sosiaalinen intranet

Sosiaalinen intranet

KAROLIINA HARJANNE

SULAVA

31.10.2012

Henkilöstö voi seurata aiheita, työkavereita tai lähteitä.

Henkilöstöllä on paikka jossa jakaa itselleen tärkeitä tiedostoja tai linkkejä.

Henkilöstön sisällöllä on paikka intran etusivulla.

Henkilöstö voi kommentoida uutista tai sisältösivua

Henkilöstö voi antaa palautetta intrasta

• Esimerkiksi ehdotuksia, kysymyksiä tai virheilmoituksia

Työntekijä voi luoda uuden intra-sivun

• Ei ehkä uutista, mutta vaikkapa pikaohjeet aiheesta X.

Montako rastia sait?

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 2

Kuinka avoin ja sosiaalinen intrasi on?

Itse ylläpidettävä henkilöprofiili, johon liitettynä saatavuustieto ja pikaviestin.

Mikrobloggaustyökalu

Mahdollisuus seurata muita työntekijöitä

Yrityksen ja käyttäjien itse luomia uutis- ja artikkelisyötteitä

Blogi

Wikisivut

Mahdollisuus jakaa ideoita sisäisesti haluamilleen ihmisille/ryhmille

Jaa-painike kaikilla sisältösivuilla

Metriikkaa jolla voi seurata sisällön suosiota

Suosituin sisältö näkyy automaattisesti etusivulla

VPN etäyhteyspääsy intraan

Pääsy mobiililaitteilla vähintään keskeisimpiin sisältöihin ja toimintoihin


Sosiaalisen intranetin keskeisimmät toiminnallisuudet


Miten ja mistä sosiaalinen intranet rakennetaan?

Tehtävä Työkalu

Uutiset Portaalit, tiimisivustot, uutiskirje

Jaa sisältöä Jakelulistat, portaalit, tiimisivustot

Kulujen hyväksyminen Kulutyökalu

Lounareiden tilaus Lounarityökalu

Uuden työpaikan löytäminen Avoimet positiot –sivusto

Vertaisarvioinnin täyttäminen HR-työkalu

Asiantuntijan löytäminen Sähköpostilista

Myyntien seuraaminen CRM

Tehtävä Työkalu

Uutiset Uutissyöte

Jaa sisältöä Uutissyöte

Kulujen hyväksyminen Hälytys

Lounareiden tilaus Applikaatio

Uuden työpaikan löytäminen Uutissyöte

Vertaisarvioinnin täyttäminen Hälytys

Asiantuntijan löytäminen Haku

Myyntien seuraaminen Uutissyöte

Intranet 1.0 Sosiaalinen intranet


Mitkä ovat sosiaalisen intranetin hyödyt? 1/2

Kannustaa jakamaan

tietoa ja osaamista

• Edesauttaa

vuoropuhelun

syntymistä

• Tekee työstä

persoonallista

• Tuo johtoa ja alaisia

lähemmäksi toisiaan

• Yhdistää ihmisiä

globaalisti ja

henkilökohtaisesti

• Synnyttää

spontaanisti

pienryhmiä

Kiinnittää tiedon ja

osaamisen yritykseen

• Auttaa

tunnistamaan

osaamista

• Vähentää

päällekkäistä

tekemistä

• Kehittää parhaita

käytäntöjä

• Auttaa siirtämään

tietoa henkilöltä

toiselle

Helpottaa toimintaa

• Auttaa

ratkaisemaan

ongelmia

nopeammin

• Osallistaa

ulkopuolisia

• Sulavoittaa

prosesseja

Voimaannuttaa

ihmisiä

• Antaa työntekijälle

äänen

• Mahdollistaa oman

aloitteellisuuden

• Lisää osallistumista,

työtyytyväisyyttä

- Eräs paikallisen toimiston käyttämä työkalu bongattu

2 vuotta aiemmin pidetyn workshopin materiaaleista

-> nyt käytössä 25 tiimillä ympäri maailmaa,

$500,000 säästöt vuodessa.

- Kaksi työntekijää tapaa workshopissa. 6kk

myöhemmin toinen bongaa tapaamansa kollegan

kehittämän uuden tekniikan intran uutissyötteistä.

Tekniikka sopii kehitteillä olevaan peliin -> $300,000

säästöt.

- Myös uusien työntekijöiden sisään ajaminen nykyään

helppoa, kun työntekijä löytää haulla samantyylisessä

roolissa olevat henkilöt, asiantuntijat, some-yhteisöt,

parhaat käytännöt ja relevantin sisällön.

Esimerkkejä sosiaalisen intran hyödyistä, case EA

Sosiaalisen intranetin hyödyt 2/2

14

26

26

33

41

37

44

56

69

18

29

28

40

44

41

52

60

77

19

26

26

31

40

40

51

58

74

Nostaa liikevaihtoa

Nostaa uusien tuote- ja palveluinnovaatioden määrää

Lyhempi tuotteiden ja palveluiden time-to-market

Pienentää operatiivisia kustannuksia

Pienentää matkustuskustannuksia

Nostaa työntekijöiden tyytyväisyyttä

Nopeuttaa sisäisten asiantuntijoiden tiedon löytämistä

Vähentää viestintäkustannuksia

Nopeuttaa tiedon löytämistä 2011

2010

2009

Sosiaalinen intranet on tuottanut mitattavia hyötyjä% vastaajista, raportoivat seuraavia hyötyjä

Lähde: McKinsey, The Social Economy: Unlocking value and productivity through social technologies

Sosiaalinen intranet vähentää rutiineihin kuluvaa aikaa

Sähköpostien lukeminen ja vastaaminen

Tiedon etsiminen ja kokoaminen

Viestintä ja yhteistyö sisäisesti

Roolikohtaiset tehtävät

Yhteensä

28

19

14

39

100

Tietotyöläisen työtehtävät% tyypillisestä viikosta

25-30

30-35

25-35

10-15

20-25

Tuottavuuden parantuminen%

Lisääntynyt tuottelias aika% työviikosta

7.0-8.5

5.5-6.5

3.5-5.0

4.0-6.0

20.0-25.0

Tiedon etsiminen, sähköposti, sisäinen viestintä ja yhteistyö vievät tietotyöläisen viikkotyöajasta tyypillisesti n. 61 %. McKinseyn tutkimuksen mukaan näihin asioihin keskittymällä voidaan nostaa tietotyöläisen tuottavuutta 20-25 prosenttia.

Lähde: McKinsey, The Social Economy: Unlocking value and productivity through social technologies

- Johdon esimerkki

- Aloitetaan yhdestä osastosta ja yhdestä työkalusta,

laajennetaan käyttäjäkuntaa kun hyviä kokemuksia saadaan

- Palkitaan jakamisesta, nostetaan jakavia ihmisiä valokeilaan

- Mietitään ensin mitä halutaan saavuttaa eikä lähdetä työkalu

edellä liikenteeseen


Miten aidosti sosiaaliseen intranetiin päästään?


Sosiaalisen intranetin työkalupakki

Henkilö-haku

Pelillis-täminen

WikiYhdessä

luominenMikro-blogi

BlogiKeskustelu ja

tiedotus

Doku-menttien

yhteis-editointi

Uutis-syötteet

Äänestä-minen ja kommen-

tointi

Joukkoista-minen

Tägää-minen

Keskustelu-foorumit

Videoiden jakaminen

Henkilö-haku

Uutis-syötteet

Suunnitelma ominaisuuksien hyödyntämisestä

Toiminnallisuus Käyttötarkoitus Kuvaus Esim. Miten eroaa…

Blogi Tiedotus Uusien ajankohtaisten asioiden viestiminen suurelle joukolle

Toimitusjohtajan / johtoryhmän katsaukset, asiantuntijoiden näkemykset uusista tuotteista / teknologioista, kaiken hiljaisen tiedon jakaminen

Microblogista: Näkemyksiä voi perustella pidemmin ja linkata blogikirjoituksen mikroblogiin. 500 sanan perustelut sille miksi yrityksen arvojen pitäisi olla kestävämmät vs. väite "yrityksen arvojen pitäisi olla kestävämmät".

Wiki Kollaborointi Isojen tietorakenteiden jäsentäminen kokonaisuuksiksi yhdessä

Kokousmuistiinpanot, tuotekehitys, myynti- ja markkinointivinkit, sisäiset ohjeistukset

Dokumentin yhteiseditoinnista: Wikisivuja voi linkata toisiinsa, wikisivuja ei tarvitse avata erillisessä ohjelmassa, wikisivuja ei voi lähettää ulkopuolelle.

Microblogi Tiedotus Lyhyet tiedotukset, linkkien jakaminen, mahdollisuus keskustella

"Facebookiin tullut uusi toiminnallisuus, jolla voi levittää tarjouksia viraalisti. Voitaisiin hyödyntää!"

Keskustelufoorumista: Voi olla vain tiedotusluonteinen, vastauksia ei aina odoteta. Blogista: yksittäiset postaukset vain lauseen, parin pituisia, sopii paremmin blogikirjoituksesta tiedottamiseen. Statuspäivityksestä: Sisältää usein linkkejä ja esim. koko yritystä koskevia näkemyksiä.

Statuspäivitys Tiedotus Lyhyet itseä koskevat tiedotukset

"Tänään kipeänä kotona." Microblogista: Statukset koskevat vain itseä.

Uutissyöte Tiedotus Kooste muiden statuspäivityksistä ja automaattisista tapahtumista

"Petteri latasi dokumentin "Myyntisoitot"." "Ray voitti Lassila & Tikanoja -tarjouksen." "Karoliina on tänään kotona kuumeessa."

Microblogista: Uutissyötteessä myös automaattisia päivityksiä järjestelmästä.

Keskustelufoorumi Kollaborointi Kysymykset joihin toivotaan kontribuutiota laajalta joukolta

"Miten IE:n äsken julkaistuun tietoturvaongelmaan tulisi reagoita?"

12

Suunnitelma ominaisuuksien hyödyntämisestä

Toiminnallisuus Käyttötarkoitus Kuvaus Esim. Miten eroaa…

Videoiden jakaminen

Tiedotus Itse tuotetun videomateriaalin jakaminen

"Näin asennat uuden Windows 8:n".

Wikistä & blogista: Kun jokin asia on helpompi näyttää kuin kirjoittaa auki.

Äänestäminen ja kommentointi

Kollaborointi Minkä tahansa materiaalin arviointiin

Peukku ylös / alas; Tähtiasteikko 1-5: "Kuinka hyödyllinen tämä artikkeli oli?"

Keskustelufoorumista: Arviointi tapahtuu samassa paikassa sisällön kanssa

Dokumenttien yhteiseditointi

Kollaborointi Wikisivun sijaan kun lopputuote lähetetään ulkopuolelle

Tarjoukset, sopimukset, ulkoiset presentaatiot

Wikisivusta: Dokumentti pitää saada siirrettyä ulkoiseen ympäristöön

Tägääminen Tiedotus Kaiken tiedon löydettävyyden parantamiseen

Kuvien, esitysten, videoiden, dokumenttien sisällön abstrakti kuvailu

Sisällön hausta: Dokumentti voi kertoa myös asioista, joita ei mainita itse dokumentissa, esim. Sulavan mittarityökalun ppt:n voisi tägätä ylätason termillä "tuottavuus" ja "tietotyö"

Pelillistäminen Kollaborointi Erinäisiä toimia arvotetaan pistein, jotka mittaavat henkilön tuotteliaisuutta ja hyödyllisyyttä

Dokumentin lataaminen = 5 pistettä; Jokainen dokumentin katselukerta = 1 piste.

Äänestämisestä: Näin saadaan tietoa myös automaattisesti avaus-, haku- ja lainauskertojen perusteella

Joukkoistaminen Kollaborointi Koko yhteisö voidaan pyytää auttamaan tietyssädigitaalisessa työssä

Ideoiden ja parhaiden käytäntöjen kerääminen

Wikistä & dokumenttien yhteiseditoinnista: Näin voidaan tuottaa myös muuta kuin yhtenäistä tekstiä, kuten ideoita, ja näitä voidaan äänestää.


Status

- Sosiaalisia applikaatioita /

liiketoiminta-applikaatioita /

teknologia-alustoja

- Käytetään henkilöiden

löytämiseen, verkostojen

kasvattamiseen ja ylläpitämiseen,

kollaborointiin, tiimiytymiseen,

työn organisointiin, tiedon

löytämiseen, tiedon

järjestämiseen, keskusteluun

21

Markkinoilla olevat työkalut ja niiden soveltuvuuden arviointi

Lähde: Gartner 2011 Magic Quadrant for Social Software in the Workplace report (PDF)

Toiminnallisuus

Blogi

Wiki

Microblogi

Statuspäivitys

Uutissyöte

Keskustelufoorumi

Videoiden jakaminen

Äänestäminen ja kommentointi

Tägääminen

Pelillistäminen

Joukkoistaminen


Markkinoilla olevat työkalut ja niiden soveltuvuuden arviointi


Mikroblogi


Mikroblogi

http://yammeralternatives.com/

26

Mikroblogi

http://yammeralternatives.com/


Pelillistäminen SharePoint 2013:ssa


Joukkoistaminen SharePointissa Sulava Innovation Acceleratorilla


Haluatko kuulla aiheesta lisää?

sosiaalinen intranet

Technology