Seminaarin ohjelma

12.00 Seminaarin avaus, pääjohtaja Elli Aaltonen

12.10 Kelan hankintatoiminta, hankintapäällikkö Hannamaija Haiminen

12.25 Uudistamisselvitys: kuulemisten ja kyselyjen tulokset, muutosjohtaja Tomi Ståhl

13.05 Tauko

13.15 Palveluntuottajien ja järjestöjen odotukset uudistustyölle

13.45 Kohti rekisteröintimenettelyä

14.05 Tauko

14.15 Vaihtoehtoja uusiksi hankintamenettelyiksi– Esimerkkinä rekisteröintimenettely

– Palvelusetelit

– Dynaaminen hankintajärjestelmä

14.45 Loppukeskustelu ja loppusanat, johtaja Kari-Pekka Mäki-Lohiluoma

15.00 Seminaari päättyy

Kelan hankintojen uudistamisselvitys-kuulemisten ja kyselyiden tulokset

27.2.2019 Hankintaseminaari

Tomi Ståhl

muutosjohtaja

Kelan vision mukaan luomme palvelujen edelläkävijänä hyvinvointia ja oman elämän hallintakykyä.

Strategisena tavoitteena on, että olemme aloitteellinen ja luotettava kumppani eri verkostoissa.

Asiakkaille hankittavien palvelujen onnistuminen yhdessä kumppanien kanssa on aivan keskeinen osa Kelan kokonaisonnistumista.

Selvitys hankintojen uudistamisesta

• Taustalla kilpailutusten haasteet ja toisaalta tärkeys Kelan asiakkaille.

• Tavoitteena

• varmistaa, että Kelan hankinnat ovat kokonaistaloudellisesti edullisia, vastaavat

mahdollisimman hyvin asiakkaiden tarpeita ja tuottavat korkealaatuisia sekä vaikuttavia

palveluita.

• Painopiste on suoraan asiakkaille tehtävissä etuushankinnoissa.

• Kehittämistarpeita tarkastellaan muun muassa jo toteutettujen merkittävien

hankintojen kokemusten perustella.

• Selvitystyötä johtaa muutosjohtaja Tomi Ståhl

• Raportti valmistuu maaliskuussa 2019

• Hankinnoista saadut palautteet

• Haastattelut ja kuulemiset (lokakuu-tammikuu)

• Tilastotieto, tutkimukset, selvitykset

• Kysely Kelan sisäisille hankinnan asiantuntijoille

(7.-15.1.2019)

• Kysely asiakasjärjestöille, palveluntarjoajille ja

asiantuntijoille (29.1.-5.2.2019)

• Kuulemistilaisuudet 4.-12.2.2019

• Seminaari 27.2.2019

• Ulkopuolisten hankinta-asiantuntijoiden

kuuleminen

Selvitysmenetelmät

Hankintojen tasapainotteluhaaste- hankintakohtaisesti ratkaistava mm.

Laatu• valintakriteerinä

• palvelukuvauksessa

Hinta

Asiakkaan asioinnin

helppous – erinomainen

asiakaskokemus

Vaikuttavuus• arviointi ja

mittaaminen

Asiakkaan

valinnanvapaus

Vaikutukset

markkinoilleVaikutukset

palveluntuottajille

Toimeenpano-

kustannukset

Vastuullisuus• ekologinen

• sosiaalinen

• taloudellinen

Kysely asiakasjärjestöille, palveluntarjoajille ja asiantuntijoille

Tietoa kyselystä

• Kyselylinkki on lähetetty

525 asiantuntijalle,

asiakasjärjestön edustajalle

ja palveluntarjoajalle

• Erilaisten hankintojen

palveluntarjoajista on tehty

hankintajärjestelmästä

otos.

• Vastauksia on saatu 270 kpl

• Suurin osa (yli 90 %)

vastaajista palveluntarjoajia

Kyselyn tuloksia, kaikki vastaajat, N 260

Tavoitteiden toteutuminen/ ICT-hankinnat (keskiarvot, N 18)

Tavoitteiden toteutuminen/ ICT-hankinnat, N 18

Koettuja vahvuuksia ja kehittämiskohteita mm.

• Lainmukaisuus

• Avoimuus

• Syrjimättömyys

• Puitesopimukset

• Markkinakartoitus

• Selkeät tarjouspyynnöt

• Kelan hankintatapa pitkälti kuten muillakin

• Sopimusaikainen yhteistyö

• Laatukriteerit jäävät hinnan jalkoihin

• Kokonaistaloudellinen edullisuus

• Markkinatuntemus

• Palvelun sisällön ja laadun

määrittelyosaaminen (Tarjouspyynnöt eivät

vastaa aina todellista tarvetta)

• Tarjouspyynnöt on tiukasti rajattu (eivät

mahdollista innovatiivisten ratkaisujen

tarjoamista)

• Kommunikointi, tarjoajien kuuleminen

Tavoitteiden toteutuminen/ Kuntoutushankinnat (keskiarvot, N 166)- sisältää avoterapiat ja laitosmuotoisen kuntoutuksen

Tavoitteiden toteutuminen/ Kuntoutushankinnat, N 166

Koettuja vahvuuksia ja kehittämiskohteita mm.

• Sähköisen palvelut oli pääosin koettu

toimiviksi ja virheitä vähentäviksi

• Aikaisemmat kilpailutukset saivat kiitosta.

Niiden nähtiin ohjanneen alan kehitystä.

• Viestintä, informointi, ohjeiden selkeys

• Selkeät palvelukuvaukset

• Aikataulujen pitäminen

• Auditoinnit

• Kokemus, osaaminen

• Laadun painoarvo, erityisosaaminen

• Yhteistyö ja vuorovaikutus

• Asiakkaiden tarpeiden huomiointi

• Pitkien terapiasuhteiden jatkuvuus

• Kokonaiskustannusten huomiointi (esim.

matkakustannukset)

• Markkinavaikutusten huomioiminen

• Suuret vs. pienet palveluntuottajat

• Vastuullisuus

• Kumppaneiden arvostus

Tavoitteiden toteutuminen/ Taksien välityskeskukset (keskiarvot, N 8)

Tavoitteiden toteutuminen/ Taksien välityskeskukset, N 8

Koettuja vahvuuksia ja

• Lainmukaisuus

• Hankinnat vastaavat hyvin

asiakkaiden tarpeita

• Syrjimättömyys ja avoimuus

• Tarjouspyyntöjen yksityiskohtaisuus ja

selkeys

kehittämiskohteita mm.

• Kokonaistaloudellinen edullisuus

• Markkinatuntemus,

markkinavaikutusten arviointi

• Hankinnan suuruus, alueellisuus

• Aikataulu

• Ympäristönäkökohtien huomiointi

• Asiakasviestintä

Tavoitteiden toteutuminen/ Tulkkauspalvelut (keskiarvot, N 35)

Tavoitteiden toteutuminen/ Tulkkauspalvelut (keskiarvot, N 35)

Koettuja vahvuuksia ja

• Selkeät ohjeet, tiedotukset

• Selkeä tarjouspyyntö

• On hyvä, että on yksi maksaja ja tilaaja.

• On hyvä, että koulutus on huomioitu

• Sähköinen kilpailutus

• Suora tiedotus tuottajille tulevasta hankinnasta.

Kela on pyrkinyt tarjoamaan osallistumisen

mahdollisuuksia

• Laadun painoarvo 50/50

• Pyrkimys on ollut asiakaslähtöisen toteutuksen

suuntaan. Myös lähitulkkipalvelu on hyvä

• Kelan kilpailutus on parantunut kerta kerralta.

Osaaminen on karttunut.

kehittämiskohteita, mm.

• Yhteistyö

• Alan ymmärrys

• Kokonaistaloudellisuus (mm. matkat)

• Markkinavaikutukset (Kela ostaa lähes koko

tuotannon), suuri merkitys ammattikunnalle

• Tiukoiksi koetut palvelukuvauksen ehdot, mm. tulkin

työskentelyalueet/ hankinta-alueet

• Peruuntuneiden tilausten huomioiminen

• Työntekijöiden vaihto- tai tilausten

siirtomahdollisuus

• Tuotteiden rajoittaminen (2 tulkkausmuotoa/tulkki)

Tavoitteiden toteutuminen/ Äitiyspakkaus (keskiarvot, N 17)

Tavoitteiden toteutuminen/ Äitiyspakkaus N 17

Koettuja vahvuuksia

• Lainmukaisuus

• Laatuun panostetaan (painotus 70 %)

• Arvioidut kulutusmäärät pitävät hyvin

paikkansa

• Sähköinen tarjousjärjestelmä toimii hyvin ja sitä

on helppo käyttää

• Ympäristönäkökohtia ja vastuullisuutta on

painotettu, erityisesti viimeksi.

• Kilpailutuksesta tiedotetaan hyvin

• Tarjouspyynnöt ovat melko selkeitä

kokonaisuuksia

• Pitävät aikataulut

ja kehittämiskohteita mm.

• Vaaditaan melko paljon erilaisia dokumentteja,

mikä aiheuttaa yrityksille ajoittain melkoisesti työtä

• Vaaditut referenssit hankaloittavat mukaan

pääsemistä

• Pitkät tarjouspyynnön ja toimitusten väliset ajat,

raskas prosessi pienille yrityksille

• Ympäristönäkökohdat ja vastuullisuus edelleen,

niiden varmistaminen ja esim. tuotanto-

olosuhteiden valvonta

• Tarjottavien tuotteiden mallien ja kuosien

vaatimukset ovat joskus epäselviä tai

tulkinnanvaraisia

• Toivottu mm. kotimaisuuden arvostamista

Hankintamenettelyt/ kuntoutus (keskiarvot, N 166)

Hankintamenettelyt/ kuntoutus (N 166)

Hankintamenettelyt/ Äitiyspakkaus (keskiarvot, N 17)

Hankintamenettelyt/ Äitiyspakkaus (N 17)

Hankintamenettelyt/ Tulkkauspalvelut (keskiarvot, N 35)

Hankintamenettelyt/ Tulkkauspalvelut (N 35)

Hankintamenettelyiden koettuja kehittämistarpeita mm.

• Yhteistyö ja vuorovaikutus

• Aito vaikutusmahdollisuus

• Palveluntuottajien ja asiantuntijoiden osaamisen hyödyntäminen

valmisteluvaiheessa

• Tekninen vuoropuhelu

• Palautteiden kerääminen

• Viestintä

• Sopimushallinta

Osaamisen kehittäminen (kaikki vastaajat, N 260)

Teemakohtaiset kuulemiset- syventävää tietoa ja ymmärrystä

1. Julkisten hankintojen hyvät käytännöt avoimessa menettelyssä, rajoitetussa

menettelyssä ja neuvottelumenettelyssä sekä sopimusaikana

•• Uudet järjestämis- ja hankintamenettelyt; innovatiiviset hankinnat,

rekisteröintimenettely, palveluseteli ja hankinnan vaikutukset markkinoihin

• Vastuulliset hankinnat

1.

2.

3.

Teema 1. Kuulemis- ja yhteistyöprosessi

• Palautteet palveluntuottajilta

• Palautteet asiakkailta- miten kerätään?

- laadunvalvonta

- tulospalkkio

• Keskustelu palvelujentuottajien

ja Kelan välillä- uusia palveluja?

- palvelujen laatutaso

- hankintojen kehittämistarpeet

• Kehittämistarpeet

tarjouspyyntöluonnokseen

• Kuulemistilaisuus (live)- etukäteen lähetetty

materiaali (tarjouspyyntö v.1) riittävällä

kommentointiajalla

- mahdollisuus kommentoida myös

sähköpostitse

luottamuksellisesti

• Tarjouspyyntöluonnos v.2

- kommentointimahdollisuus

• Tarjouspyynnön julkaisu- kysymykset <-> vastaukset

• Hankintapäätöksen esittely

tarvittaessa- tarvittaessa voidaan ottaa

kantaa muun muassa, miksi

palveluntuottajan ehdotusta

x ei otettu tarjouspyyntöön

• Palveluntuottajille ja

asiakkaille informointi-> neuvottelut

1.

2.

3.

4.

5.

6.Sopimus-

yhteistyö Tarjouspyynnön

valmistelu

Tarjousvertailu

ja hankintapäätös

Hankintapäätöksen

esittely

Sopimusneuvottelu

Sopimuskausi

alkaa

2. Uudet järjestämis- ja hankintamenettelyt; innovatiiviset hankinnat, rekisteröintimenettely, palveluseteli ja hankinnan vaikutukset markkinoihin

• Uudet menettelyt, etenkin rekisteröintimenettely, kiinnostivat ja saivat laajasti kannatusta

• Esim. rekisteröintimenettelyn hyötyinä pidettiin mm.

• Asiakkaiden valinnanvapauden ja vallan lisääntymistä

• Asiakassuhteiden jatkuvuutta

• Palveluntuottajien joustavaa mahdollisuutta päästä mukaan

• Nykyistä nopeampaa reagointia muutoksiin

• Työllistävän ja stressaavan kilpailutuksen välttämistä

• Suuria haasteita ovat mm.

• Hinnan määrittely

• Tuotteistus

• Laatukriteerien määrittely

• Matkojen huomioiminen

• Kannustimet

• Portinvartijuus jne.

3. Vastuulliset hankinnat

Vastuulliset hankinnat- palaute ja teemakohtaisen keskustelun perusteella syvennettyä pohdintaa

• Vastuullisuutta on huomioitu erityisesti äitiyspakkaukseen ja ict-hankintoihin liittyen, kehitettävää on edelleen.

• Muissa hankinnoissa arviot olivat huonommat tai vastaaja ei osannut sanoa (kertoo, että asia ei ole ollut

hankinnassa juurikaan esillä).

• Suurin osa vastaajista on palveluntuottajia. Käyttäjien/asiakkaiden ja asiantuntijoiden vastaukset voisivat painottua

eri tavalla.

• Kuntoutusmatkat nousivat vahvasti esille -> myös ympäristönäkökulma tässä yksi keskeinen

• Sosiaalinen vastuullisuus on yleisesti ottaen hankalammin arvioitava asia kuin konkreettisempi

ympäristönäkökulma. Esimerkiksi tarjoajien syrjimättömyys kytkeytyy myös sosiaaliseen vastuullisuuteen.

• Sosiaalinen vastuullisuus kytkeytyy moniin hankintoihin, ei pelkästään äitiyspakkaukseen.

• Vastuullisuutta pitää tarkastella hankintalajeittain, niissä ei voi soveltaa yhtä vastuullisuuden kaavaa. Ovat osin

arvovalintoja myös.

• Vastuullisuutta on hankinnoissa hyvä miettiä myös riskien kautta: mitkä asiat ovat keskeisiä missäkin hankinnassa ja

minkälaisia hallintatoimenpiteitä tarvitaan

• Vastuullisuus kehittyy koko ajan. Tänä vuonna ajateltuja vastuullisuusnäkökohtia voi olla tarpeen kehittää jo

lähitulevaisuudessa.

Kyselyn ja kuulemisten perusteella keskeisiä kehittämiskohteita

• Keskeisiä kehittämistarpeita Kelan hankinnoissa, yhteisiä/ yleisiä mm.

• Yhteistyö ja vuorovaikutus

• Asiakkaiden roolin vahvistaminen

• Markkinatuntemuksen parantaminen

• Laadun määrittely ja tunnistaminen, vaikuttavuuden arviointi

• Laadun varmistaminen

• Riskienhallinta

• Saatu eri hankintoihin myös huomattava määrä yksityiskohtaisia

kehittämisehdotuksia

• Jatkosuosituksena on, että nämä käydään vielä tarkemmin läpi

hankintakohtaisesti tulevaa kehittämistä varten.

Perhe

Ystävät ja tukiverkostot

Palvelut ja etuudet

Työ

Vaikuttavuuden ekosysteemi ja hankintojen vaikuttavuusketju

Asiakas

Kelan palvelut ja

etuudet

Palveluntuottajan

palvelut

Kustannusvaikuttavuus

- toimintakyky,

elämänlaatu

Alustavia kehittämissuosituksia

✓ Osaamisen vahvistaminen

✓ Luottamuksen rakentaminen mm. avoimuus ja yhteistyö sekä viestintä

✓ Yhteistyössä moniammatillisesti✓ hankinnan kohteen määrittely,

✓ laatukriteerien määrittely,

✓ markkinatuntemus yhteistyössä

✓ Laadun määrittäminen ✓ Laatukriteerien tulee edistää asiakkaalle korkealaatuista/kustannus vaikuttavaa palvelua (mittaaminen)

✓ Laadun varmistaminen auditointi ja asiakaspalautteet

✓ Riskienhallinta, riskien ennakointi ja hallintatoimenpiteet

✓ Oppiva kone – edellisen hankinnan opit hyödynnetään (kyselyt…)

✓ Datan hyödyntäminen, analyysit muutoksista…

✓ Vastuullisuus – vaiheittaisuus/tiekartta

? Mitä muuta! – anna palautetta

Jatkotyö

• Vielä asiantuntijakuulemisia

• Edellä kuvatut arviot vahvuuksista ja kehittämiskohteista ovat vasta alustavia

ja niitä tullaan syventämään ja varmistamaan arvioiden oikeellisuutta

• Selvityksen loppuraportti valmistuu maaliskuun aikana

• Raportissa on tarkoitus tuoda selkeästi esille suurimmat haasteet ja

suositukset kehittämistoimenpiteiksi.

• Yhtenä suosituksena on alustavasti, että Kelan sisällä tilaajat ja

hankintaryhmä yhdessä perehtyvät tarkemmin hankintakohtaiseen

palautteeseen, jotta sitä voidaan hyödyntää jatkokehittämisen apuna.

Suuri kiitos aktiivisesta osallistumisesta Kelan hankintojen kehittämiseen!