strategisches ressourcenmanagement diese schritte … · schritte führen sie zum erfolg ... basis...

Consulting | Solutions | Products | Training

Strategisches Ressourcenmanagement – diese

Schritte führen Sie zum Erfolg

TPG Webinar-Serie 2016 zum „PPM Paradise“ – Thema 6.0

Mit Johann Strasser


Agenda

Kurze Firmenvorstellung

Überblick Strategisches Ressourcenmanagement

Definition und Nutzen

Prozess

Projekte

Ressourcen

Optimierung

Schritte zur Einführung

Ihre Fragen


Kurze Firmenvorstellung


TPG The Project Group

Unser Fokus ist Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf

Basis von Microsoft SharePoint und PPM sowie die Integration mit ERP

Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics

PPM Methodik und

Prozesse

Microsoft PPM und

SharePoint

PPM Integration

BERATUNG PRODUKTELÖSUNGEN TRAINING

PPM Einführung und

Erweiterung

PPM Integration

PPM Support

AddIns und Apps für

Microsoft PPM und

SharePoint

PPM Integration

Offene und

kundenspezifische

Seminare

Coaching

Deutschland – Österreich – Schweiz – Spanien – UK – USA – AfrikaPPM Partner in 10 Ländern


Einige TPG Kunden verschiedener Branchen

Öffentlicher Sektor

Automotive

Konsumartikel

Anlagen-/Apparatebau

Energie-/Grundstoffe

IT/Telekommunikation

Aerospace/Verteidigung

Finanzdienstleistung

Dienstleistungen

Life ScienceAnlagen-/Apparatebau Automotive Life Science Finanzdienstleistung

Konsumartikel Öffentlicher Sektor Dienstleistungen Aerospace/Verteidigung

IT/Telekommunikation

Energie/Grundstoffe

http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:Br-logo-alt-ohne-arddachmarke.svg

http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:Br-logo-alt-ohne-arddachmarke.svg

http://www.lonza.ch/group/en.html

http://www.lonza.ch/group/en.html


Projektliste

PPM Paradise

Pipeline RessourcenStatus Portfolio KostenRisiko Strategie

Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt C

Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d

Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu

ProjektePROJEKT A

Vorgang 1

MST 1

Vorgang 2

MST 2

Vorgang 3

Vorgang 4

MST 3

Vorgang 5

Kommentar

TeamsControlling

Budget 10000 10000 10000 10000

Work

Internal

4000 4000 4000 4000

Work

External

3000 3000 3000 3000

Others

External

3000 3000 3000 3000

Ressourcenpool

Firma

Abteilung A

Team A.1

Team A.2

Abteilung B

Team B.1

Team B.2

Team B.3

Abteilung C

Team C.1

Team C.2

Abteilung D

Team 4.1

Abteilung E

Team 5.1

Team 5.2

Abteilung F

Team 6.1


Überblick Strategisches Ressourcenmanagement


Definition

Strategisches Ressourcenmanagement = Kapazitätsplanung

Vorausschauendes Bereitstellen von Mitarbeitern mit den notwendigen Skills

Gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt

mit geeigneten Mitarbeitern umgesetzt werden können


Strategisches und taktisches Ressourcenmanagement

Team/Skill A

Team/Skill B

Laufende

Projekte

Neue Projekte

Vorgänge

Strategische

Planung

Taktische

Planung

Team B JAN FEB MAR APR MAI

Schuster 80 160 160 200 160

Schreiner 80 80 80 200 160

Burger 80 120 80 160 160

Team A JAN FEB MAR APR MAI

Müller 160 160 160 200 100

Meier 160 180 200 200 160

Berger 160 160 180 160 50


Nutzen von Strategischem Ressourcenmanagement

Sie stellen sicher, die meisten Ressourcen für die wichtigsten Projekten zu

reservieren, anstatt unwichtige Projekte zu versorgen

Durch eine vollständige Übersicht aller Ressourcen und deren Aufgaben aus

Projekten und Linie sind Sie immer über die Gesamtauslastung informiert

Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet

werden kann

Sie erkennen Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf

entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren

Viele Ressourcenkonflikte müssen nicht gelöst werden, weil sie erst gar

nicht entstehen

…


Risiken ohne strategisches Ressourcenmanagement

Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht

pünktlich abgeschlossen

Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind

Geschäftschancen können nicht genutzt werden, weil die nötigen Skills nicht

rechtzeitig beschafft wurden

Deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von

Ressourcenkonflikten

Unzufriedene Kunden

…


Prozesse


Projektlebenszyklus

Projekt anlegen

PM

OP

roje

ktle

ite

rT

ea

mle

ite

r

Priorisieren &

auswählen

PPM-Meeting

Grobplanung Detailplanung Anforderung

Fähigkeiten

Planung

Restaufwand

Statusbericht

(Abschlussbericht)

Zusicherung

Personen

Bereitstellung

Kapazitäten

Initiierung Durchführung

Project A

Project B

Project C

Project A 1

Project B 2

Project C 3

Mita

rbe

ite

r Erhebung Ist-Daten


Taktvolle Koordination der Rollen

Q1 Q2

Geschäftsleitung Strategiemeeting(Quartalsweise)

PMO Portfoliomeeting(Monatlich)

TeamleiterRessourcen-

abstimmung(2-Wöchentlich)

Projektleiter Statusmeeting(Wöchentlich)

Mitarbeiter Ist-Erfassung (Wöchentlich)


Häufigkeit der Kapazitätsplanung

Eigenentwicklung 1- 4 x / Jahr (?)

Setzen von Prioritäten und Start von Projekten selbstbestimmt

Auftragsprojekte monatlich (?)

Zusagen zu Angeboten und Start von Projekten fremdbestimmt

Großprojekte nach Bedarf (?)

Keine Regelmäßigkeit, große Zeitabstände zwischen den Projekten


Das PMO als Taktgeber und Vermittler

Controlling

Geschäftsleitung

Teamleiter

Projektleiter

PMO


Umfrage

Ist ein Prozess zur vorausschauenden

Ressourcenabstimmung etabliert ?

Ja, alles gut

Jein, nicht zufriedenstellend

Nein, hätten wir gerne

Nein, brauchen wir nicht

Weiß ich nicht


Projekte


Aggregation von Vorgängen auf Projekte

Team/Skill A

Team/Skill B

Laufende

Projekte

Neue

Projekte

Vorgänge

Strategische

Planung

Taktische

Planung


Schuster 80 160 160 200 160

Schreiner 80 80 80 200 160

Burger 80 120 80 160 160


Müller 160 160 160 200 100

Meier 160 180 200 200 160

Berger 160 160 180 160 50


Projektdaten

Vollständige Liste laufender und neuer Projekte

Aktualisierte Planung des Restaufwands laufender Projekte

Grobplanung der neuen Projekte

Prioritäten für laufende und neue Projekte

Abhängigkeiten der Projekte


Projekte priorisieren

Persönliche Auswahl der Projekte durch Entscheider

Direkte Angabe der Priorität / Wichtigkeit / Dringlichkeit / Strategiebeitrag pro

Projekt und Sortierung

Bestimmung und Reihung von strategischen Treibern und Ermittlung des

strategischen Beitrags durch gewichtete Zuordnung der Projekte

…


Die meisten Ressourcen an die wichtigsten Projekte

Wichtigkeit

Aufwand

Treiber A

Treiber B

Treiber C

Prio

ritä

t

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

Projekt 5

Projekt 6

Tre

ibe

r A

Tre

ibe

r B

Tre

ibe

r C

3 1

2 3

3 2

1 2 1

1 2

1 2


Abhängigkeiten

Terminliche Abhängigkeiten

Erst Projekt A, dann Projekt B

Inhaltliche Abhängigkeit von anderen Projekten

Projekt B und Projekt C haben Projekt A als Voraussetzung

Inklusion von zusammenhängenden Projekten

Projekt A , Projekt B und Projekt C können nur gemeinsam umgesetzt werden

Exklusion von Alternativen des selben Vorhabens

Entweder Projekt X oder Projekt Y


Umfrage

Gibt es eine vollständige, aktuelle und

priorisiert Projektliste samt Abhängigkeiten ?

Ja, alles gut




Weiß ich nicht


Ressourcen


Aggregation von Personen auf Teams / Skills

Verfügbarkeit

Verfügbarkeit

Team/Skill A

Team/Skill B

Laufende

Projekte

Neue

Projekte

Vorgänge

Strategische

Planung

Taktische

Planung


Schuster 80 160 160 200 160

Schreiner 80 80 80 200 160

Burger 80 120 80 160 160


Müller 160 160 160 200 100

Meier 160 180 200 200 160

Berger 160 160 180 160 50


Ressourcendaten

Pflege eines vollständigen Ressourcenpools

Bildung von Teams / Skills

Zuordnung der Ressourcen zu Teams / Skills

Planung von Grundlasten / Linientätigkeiten

Ermittlung der tatsächlichen Verfügbarkeit für Projekte


Kapazität & Projektverfügbarkeit

Grundlast und Projekte gegen Kapazität

Nur Projekte gegen tatsächliche Projektverfügbarkeit

Abwesenheiten

Individuelle Linientätigkeiten

RessourcenKapazität

ProjektVerfügbarkeit

Projekt A

Projekt C

Allgemeine Linientätigkeiten

Projekt B

Grundlasten


Umfrage

Sind die zur Verfügung stehenden

Kapazitäten und Skills bekannt ?

Ja, alles gut




Weiss ich nicht


Optimierung


Einlastung neuer Projekte nach Ressourcenverfügbarkeit

Wenn in ein volles System was rein soll, muss auch was raus


Einlastung neuer Projekte nach Ressourcenverfügbarkeit

Aggregieren der Projekte und Ressourcen in einer geeigneten Ansicht

Bestätigung von Projekten mit hohen Prioritäten

Unwichtige Projekte deaktivieren

Verschiebung der Projekte mit niedrigeren Prioritäten

Füllen von Lücken mit passenden Projekten

Rechtzeitige Beschaffung fehlender Ressourcen

Umplanung von Projekten / Phasen

Abspaltung von Vorprojekten zur Klärung von Machbarkeiten


LAUFENDE PROJEKTE

Projekt A

Projekt B

Projekte und Ressourcen aggregieren

TPG PortfolioPlanner

Team / Skill B

NEUE PROJEKTE

Projekt C

Projekt D

Team / Skill A

Mehrfaches

Ressourcen-

Histogramm

Unterscheidung

laufender und

neuer Projekte


LAUFENDE PROJEKTE

Projekt A

Projekt B

Unwichtige Projekte deaktivieren


Team / Skill B

NEUE PROJEKTE

Projekt C

Projekt D

Team / Skill A


LAUFENDE PROJEKTE

Projekt A

Projekt B

Projekte verschieben


Team / Skill B

NEUE PROJEKTE

Projekt C

Projekt D

Team / Skill A


Kapazitäten anpassen

LAUFENDE PROJEKTE

Projekt A

Projekt B


Team / Skill B

NEUE PROJEKTE

Projekt C

Projekt D

Team / Skill A


Umfrage

Ist ein Werkzeug im Einsatz, mit dem Projekte entsprechend der

verfügbaren Kapazitäten optimal geplant werden können ?

Ja, alles gut




Weiß ich nicht


Schritte der Einführung


Probleme

Projektliste nicht aktuell

Projektliste nicht priorisiert

Ressourcenpool unvollständig und nicht richtig strukturiert

Planung der Ressourcenanforderungen unvollständig und ungenau

Grundlasten nicht geplant, unpassend pauschaliert

Prozess nicht etabliert, hoher Aufwand für Vorbereitung der Meetings

Willkürliche Entscheidungen gegen transparente Datenlage

Keine Information über Entscheidungen an die Betroffenen

Unübersichtliche Tools

…


Vorschlag

Einsetzen eines PMOs mit entsprechenden Kompetenzen

Identifikation der betroffenen Rollen und deren beteiligter Vertreter

Werbung für den Nutzen bei allen Beteiligten

Festlegung der Taktung in Abhängigkeit der Möglichkeiten und Notwendigkeiten

Festlegung der Vorbereitung und des Ablaufs der Planungsmeetings

Identifikation der Skills / Teams für die Kapazitätsplanung

Definition der Mindestanforderungen der Projektplanung mit den Skills / Teams

Bereitstellung der tatsächlichen Verfügbarkeiten der Skills / Teams

Definition der Regeln für die Priorisierung von Projekten

Definition der Regeln für die Vergabe von Ressourcen / Bestätigung der Projekte


Hinweis

Besser vollständig und grob planen,

als unvollständig und zu detailliert

Die größten Fehler entstehen, wenn nicht

alle Projekte und Ressourcen geplant werden

Besser mit geringer Funktionalität starten und zulegen,

als mit maximaler Funktionalität gleich zu Beginn scheitern


Fragen ?

strategisches ressourcenmanagement diese schritte … · schritte führen sie zum erfolg ... basis...

Documents