tai lieu-kt

HƯỚNG DẪN LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS [Xuất bản lần I Tài liệu lưu hành nội bộ] Tài liệu này chỉ nên sử dụng để thực hành trên lớp với sự phân tích chi

tiết của giảng viên.

Nguyễn Duy Tuân [08/05/2011]

Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán trên Excel & A-Tools

Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 2 Website: www.bluesofts.net Email: [email protected]

MỤC LỤC PHẦN I: LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS ............................................................................ 3

1. Tạo tên – Define Name .................................................................................................................................. 3

2. Kiểm soát nhập liệu - Data Validation ......................................................................................................... 5

3. SUMPRODUCT và Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện ..................................................... 10

4. Kỹ thuật lọc dữ liệu - AutoFilter ................................................................................................................. 12

5. Phương pháp tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán trên Excel. Phân tích nghiệp vụ và luồng dữ liệu kế

toán. Mối quan quan hệ dữ liệu giữa các sổ .................................................................................................... 14

5.1. Thiết lập các sổ danh mục .................................................................................................................. 14

5.2. Sổ nhật ký (NKC - Details) .................................................................................................................. 15

5.3. Sổ kho (KHO – Details) ........................................................................................................................ 16

5.4. Tổng hợp chứng từ (ChungTu-Header) ............................................................................................ 16

5.5. Mối quan hệ giữa các sổ kế toán của một doanh nghiệp ............................................................... 17

6. Phân tích nghiệp vụ và lập sổ kế toán tổng hợp TK: 131, 331, 156 - Ứng dụng công thức mảng . 22

6.1. Lập sổ tổng hợp 131 ............................................................................................................................ 22

6.2. Lập sổ tổng hợp 331 ............................................................................................................................ 24

6.3. Lập sổ tổng hợp 156 ............................................................................................................................ 24

7. Phân tích nghiệp vụ và lập sổ cái - Ứng dụng AutoFilter ....................................................................... 25

8. Tìm hiểu hàm BS_SQL của A-Tools và phương pháp khai báo SQL ..................................................... 28

Hướng dẫn sử dụng hàm BS_SQL ......................................................................................................................... 31

9. Ứng dụng hàm các hàm BS_SQL, IF, SUM để lập các sổ kế toán ........................................................ 32

Ví dụ về làm sổ cái. .............................................................................................................................................. 32

PHẦN II: CHIA SẺ FILE EXCEL CHO NHIỀU NGƯỜI DÙNG CHUNG TRÊN MẠNG, PHÂN QUYỀN

TRUY CẬP CỦA NGƯỜI DÙNG ................................................................................................................ 34

1. Tạo máy chủ và Quản trị máy chủ .................................................................................................................... 34

2. Chức năng máy khách (Excel Client) - Kết nối tới máy chủ .......................................................................... 39

Các chức năng hỗ trợ soạn thảo và cập nhật dữ liệu lên máy chủ ............................................................................... 43



PHẦN I: LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS

1. Tạo tên – Define Name

Cách tạo Name: + Name là một tên được định nghĩa bởi người dùng, nó tham chiếu tới một địa chỉ ô trong bảng tính – Gọi là Name tĩnh, hay gán tên cho một công thức – Gọi là Name động. Trong công thức, thay vì dung địa chỉ thì ta dung Name sẽ dễ hiểu và linh động hơn. Để tạo Name chúng ta làm theo các bước dưới đây: Bước 1: Chọn vùng địa chỉ cần gán Name

Bước 2: Vào menu Insert->Name->Define… ta được màn hình dưới đây:

Mục “Names in workbook:” bạn đặt tên, ví dụ THANH_TIEN , nhấn nút “Add” để hoàn tất việc tạo Name. Lưu ý: ký tự đầu của tên bắt buộc phải là chữ (A, B, ..Z). Để tính tổng cột thành tiền, bình thường ta dung công thức.



=SUM(I4:I63) Vậy ta có thể dùng công thức sau để thay thế =SUM(THANH_TIEN) Tạo Name động Name động là địa chỉ tham chiếu của nó tư thay đổi theo tình huống nào đó của dữ liệu người dùng. Ví dụ dưới đây là tạo Name có tên DanhSachMa. Name này sẽ tham chiếu vào vùng MaHang nếu ô C4 trong sổ cái là “1561”, tham chiếu vào MAKH – Mã khách hàng nếu C4 là “131”. Trong thiết kế Sổ kế toán SQL, tác giả thiết kế sổ cái động với sự tham gia của Name động. Danh sách đối tượng theo dõi chi tiết sẽ thay đổi tự động khi tài khoản thay đổi.

Tại sao chúng ta lại nên dùng Name trong Excel? + Linh hoạt: trong thực tế ta có nhiều công thức tham chiếu vào vùng địa chỉ I4:I63, nếu vùng nayàthay đổi thì trong các công thức đó ta phải thay đổi lại, sẽ mât nhiều time cho việc này. Theo phương pháp dung Name thì ta chỉ cần làm

một việc duy nhất là sửa lại Name tham chiếu lại vào vùng địa chỉ thay đổi tất cả các công thức tự thay đổi ngay. + Trực quan: nhìn vào công thức =SUM(THANH_TIEN) ta biết ngay là tính tổng cột thành tiền. Còn =SUM(I4:I63) đến lúc nào đó ta có thể không còn nhớ tính tổng của cái gì. + Linh động: Chúng ta xem ví dụ về Name động thấy rõ điều này.



2. Kiểm soát nhập liệu - Data Validation

Data Validation là chức năng cho phép người dùng kiểm soát giá trị nhập vào bảng tính theo điều kiện rang buộc nào đó, nếu không thỏa mãn thì cảnh báo hoặc không cho nhập. Chức năng này rất quan trọng, giúp cho chúng ta nhập dữ liệu đúng giá trị cần nhập, tránh nhập dữ liệu sai. Ví dụ: cần nhập số lượng bán hàng từ 1->10; ngày phải <= ngày hiện tại; nhập mã hàng trong một danh sách xác định;… Để tạo Data Validation, làm theo trình tự như sau: Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm soát

Bước 2: Vào menu “Data”->”Validation”

Sau khi chọn xong ta được màn hình dưới đây:



+ Allow: chúng ta chọn loại kiểm soát:

Whole number: kiểm soát số nguyên

Decimal: kiểm soát số lẻ List: kiểm soát trong danh sách Date: kiểm soát giá trị ngày

Time: kiểm soát giá trị kiểu thời gian Text length: kiểm soát số ký tự/độ rộng của văn bản Custom: kiểm soát bằng công thức.

+ Input Message: thông báo khi nhập dữ liệu tại ô. + Error Alert: thong báo khi nhập sai, tức là không đúng điều kiện thiết lập. Bây giờ chúng ta sẽ làm thử 3 ví dụ về ứng dụng Validation dưới đây:

Ví dụ 1.1: Chỉ cho nhập số nguyên từ 0->10 trong vùng A3:A8 Bước 1: Chọn vùng A3:A8 Bước 2: Vào menu Data->Validation Mục Tại tab “Setting” thiết lập như sau: + Mục “Allow” chọn “Whole number” + Mục “Data” chọn “between” + Mục “Minimum” chọn 0 + Mục “Maximum” chọn 10

Bỏ qua giá trị trống

Loại kiểm soát

Nhấp nhận những thay đổi cho tất cả các ô có cùng thiết lập.

Xóa Validation



Về cơ bản thế là xong, chọn nút “Ok” để kết thúc. Đầy đủ hơn ta làm tiếp các thiết lập dưới đây: Chọn tab “Input Message”, thiết lập theo màn hình dưới đây:



Chọn tab “Error Alert”, thiết lập theo màn hình dưới đây:

Mục “Style” người dùng có thể chọn 1 trong 3 giá trị:

+ Stop: thông báo với biểu tượng “ngừng” và không cho nhập tiếp.

+ Warning: thông báo với biểu tượng “cảnh báo” và vẫn cho nhập liệu giá trị.

+ Information: thông báo với biểu tượng “thông báo” và vẫn cho nhập giá trị. Ví dụ đặt con trỏ trong vùng ta sẽ thấy thông báo “Lưu ý” đó là do ta thiết lập trong “Input Message”. Nhập giá trị 15 Màn hình “Lỗi nhập liệu” xuất hiện.



Ví dụ 1.2: Chỉ cho phép nhập giá trị ngày <= ngày hiện tại của máy tính. Chúng ta thiết lập theo như màn hình dưới đây:

Ví dụ 1.3: thiết lập cho phép chọn mã hàng trong danh sách Chúng ta thiết lập theo như màn hình dưới đây:

MAHH là tên đặt (Define Name) tham chiếu tới vùng có danh sách mã hàng. Vùng chỉ được phép có một cột.



Màn hình nhập mã hàng như dưới đây:

3. SUMPRODUCT và Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện

Hàm SumProduct: Cấu trúc SUMPRODUCT(array1,array2,array3, ...) Array - Mảng dữ liệu là một tập hợp dãy giá trị liên tiếp trong một khảng nào đó. VD A1:C1 hoặ A1:A10,... Phép tính này cho phép chúng ta tính tổng của tích array1*array2*array3* ...array30. VD: A: Số lượng; B: Đơn giá A1 =2 B1=20 C1="Cam" D1="Giống lai" A2 =3 B2=10 C2="Bưởi" D2="Không" A3 =4 B3=25 C3="Cam" D3="Không" Bây giờ cần tính doanh thu của các loại hoa quả array1=A1:A3 array2=B1:B3 Công thức =SumProduct(A1:A3, B1:B3) = 170 Bản chất công thức làm việc như thế này =A1*B1+A2*B2+A3*B3 kết quả là 170 Nhắc lại về phép tính logic: Giá trị kiểu logic chỉ cho ra 1 trong 2 giá trị là TRUE/1, FALSE/0 Phép toán logic:<, >, <>, =, >=, <=, Not() VD: 2>3=False 3>1=True 4>3=True *) Logic và - AND =(2>3)*(3>1)*(4>3)=False*True*True=0*1*1=False/0 tương đương với hàm



AND(2>3,3>1,4>3). Ít nhất một logic=False thì kết quả sẽ là False hay 0. * Logic hoặc - OR =(2>3)+(3>1)+(4>3)=False+True+True=0+1=True/1 tương đương với hàm OR(2>3,3>1,4>3). Ít nhất một logic=True thì kết quả sẽ là True hay 1. Lưu ý tổng của các giá trị là True=True=1). *) Tính tổng có nhiều điều kiện: Cách 1: dùng SUMPRODUCT Tính tổng doanh thu của loại là "Cam" =SUMPRODUCT(A1:A3,B1:B3*(C1:C3="Cam")) hoặc =SUMPRODUCT(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) = 140 Công thức tính như sau: =A1*B1*(C1="Cam")+A2*B2*(C2="Cam")+A3*B3*(C3="Cam" ) =2*20*True+3*10*False+4*25*True =2*20*1+3*10*0+4*25*1= 140 Cách 2: dùng Công thức mảng - "Formula Array" =Sum(IF(C1:C3="Cam",A1:A3*B1:B3,0)) Kết thức nhẫn tổ hợp CTRL+SHIFT+ENTER. Với cách làm này EXCEL sẽ phân tích như sau: Xét trên từng dòng trong mảng (array) dòng1: (c1="Cam")=true nên lấy A1*B1=2*20 dòng2: (c2="Cam")=false nên lấy 0 (theo cách của lấy của hàm IF) dòng3: (c3="Cam")=true nên lấy A3*B3=4*25 Sau khi chạy hết các dòng, EXCEL sẽ dùng hàm SUM để tính tổng kết quả tính được ở từng dòng=2*20+0+2*25=140. Nếu trong công thức là hàm khác hàm SUM thì cách tính sẽ theo hàm đó. Như vậy có 2 cách tính: =SUMPRODUCT(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) và =Sum(IF(C1:C3="Cam",A1:A3*B1:B3,0)) *) Vậy tại sao không dùng là

=SUM(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) mà phải dùng hàm

=SUMPRODUCT(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) ? Các bạn nhớ lại cấu trúc của SUM là SUM(number1,number2, ...) Còn SUMPRODUCT là SUMPRODUCT(array1,array2,array3, ...)



number <> array Khác nhau về kiểu giá trị. Nếu SUMPRODUCT(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) rồi ENTER là đúng vì đối số của nó phải là mảng - Array. Nếu công thức =SUM(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) rồi ENTER kết quả là #VALUE! -lỗi vì A1:A3 là một array chứ không phải là một number. Nếu nhấn tổ hợp CTRL+SHIFT+ENTER. Với cách làm này EXCEL sẽ phân tích như sau: Xét trên từng dòng trong mảng (array) dòng1: A1*B1*(c1="Cam")=2*20*True=2*20*1 dòng2: A2*B2*(c2="Cam")=3*10*False=3*10*0 dòng3: A3*B3*(c3="Cam")=2*25*True=4*25*1

Sau khi chạy hết các dòng, EXCEL sẽ dùng hàm SUM để tính tổng kết quả tính được ở từng dòng=2*20*1+3*10*0 +4*25*1=140. Vậy vẫn dùng được =SUM(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) với điều kiện nhấn tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER Như vậy đến đây chúng ta có có 3 cách tính: =SUMPRODUCT(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) nhấn phím ENTER =SUM(IF(C1:C3="Cam",A1:A3*B1:B3,0)) nhấn phím CTRL+SHIFT+ENTER =SUM(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) nhấn phím CTRL+SHIFT+ENTER Chúng có thể kết hợp rất nhiều điều kiện vào trong hàm thông qua phép toán logic nhân-và- And, cộng - hoặc - Or. *) Dùng hàm SUMPRODUCT hay dùng SUM kết hợp CTRL+SHIFT+ENTER đều cho ra được kết quả như nhau chính là do phép toán logic của bạn. *) Hàm SUMPRODUCT chỉ có thể tính tổng theo nhiều điều kiện *) Công thức mảng - Formula Array ngoài việc tính tổng có nhiều điều kiện còn làm rất

nhiều phép tính khác do cách sử dụng hàm mà thôi.

4. Kỹ thuật lọc dữ liệu - AutoFilter

Chức năng AutoFilter giúp cho chúng ta tạo lọc dữ liệu ngay trên bảng tính theo điều kiện nào đó. Cách làm theo các bước dưới đây: Bước 1: chọn toàn bộ bảng dữ liệu (gồm cả dòng tiêu đề)



Bước 2: vào menu Data->Filter->AutoFilter

Sau khi thực hiện lệnh trên menu ta có màn bảng với dòng tiêu đề có nút trỏ xuống để lọc. Chúng ta làm ví dụ lọc NOTK (nợ tài khoản) là “131”, MA_KH (mã khách hàng) là “KH001”.

Kết quả lọc như màn hình dưới đây:

Dấu hiệu bảng lọc là các nút có màu xanh là có điều kiện lọc ở đó, các dòng không thỏa mãn điều kiện bị ẩn. Để hiện lại toàn bộ dữ liệu, vào menu Data->Filter->Show All

1 – Chọn vùng

2 – Chọn menu



Để bỏ chức năng AutoFilter trên bảng tính này, vào menu Data->Filter, bỏ chọn AutoFilter. Các tính năng khác cũng như vận dụng AutoFilter tôi sẽ trình bày kỹ hơn trên lớp “Học sổ kế toán trên Excel & A-Tools” do công ty Cổ phần BLUESOFTS tổ chức.

5. Phương pháp tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán trên Excel. Phân tích nghiệp vụ và luồng dữ liệu kế toán. Mối quan quan hệ dữ liệu giữa các sổ

5.1. Thiết lập các sổ danh mục

Trong doanh nghiệp có nhiều đối tượng để quản lý như: khách hành, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa, tài khoản, ngân hàng,…các đối tượng này sẽ tham gia trong các giao dịch và thể hiện trên các chứng từ tài chính. Chúng cần thiết phải tạo, mỗi loại đối tượng ta cần một sheet để tạo sổ cho chung, gọi là danh mục. Cấu trúc của sổ danh mục thường, cột đầu tiên là cột mã (giá trị mã không dduwwocj trùng nhau), cột thứ 2 là tên đối tượng, từ cột thứ 3 sẽ thể hiện các thông tin cũng như đặc tính của đối tượng. Ví dụ cấu trúc của danh mục nhà cung cấp (người bán)

http://bluesofts.net/forum/threads/131-To-chuc-lop-hoc-quot-Huong-dan-lap-so-ke-toan-tren-Excel-amp-A-Tools-?p=191#post191

http://bluesofts.net/forum/threads/131-To-chuc-lop-hoc-quot-Huong-dan-lap-so-ke-toan-tren-Excel-amp-A-Tools-?p=191#post191



Quy trình tạo một sổ danh mục: Tạo sheet mới, đặt tên sheet theo tên của danh mục bằng chữ viết tắt, như là

DMNB (danh mục người bán). Các sổ danh mục nên đặt tên với 2 ký tự đầu là DM làm cơ sở phan biệt.

Tạo cấu trúc sổ, hãy nhớ là cột đầu tiên nên là Mã. Vì hàm VLOOKUP với nguyen tắc tìm là ở cột đầu tiên trong bản dữ liệu.

Đặt tên cho vùng dữ liệu (Define Name). Theo như hình vẽ trên, ta chọn vùng A3:F7, và menu Insert->Name->Define Name và đặt một cái tên là DMNB.

Mối quan hệ giữa các sổ. Các sổ danh mục khác bạn tạo tương tự như như với DMNB. Các bạn hãy tham khảo file “Sổ kế toán SQL”. http://bluesofts.net/forum/threads/124-So-ke-toan-SQL-Bo-so-ke-toan-tren-Excel-amp-A-Tools-Cong-thuc-mo-amp-Mien-phi-?p=182#post182

5.2. Sổ nhật ký (NKC - Details)

Sổ NKC - Details dùng để ghi lại các giao dịch cùng với định khoản kế toán. NKC là nguồn dữ liệu để tạo ra các sổ kế toán khác. Cấu trúc sổ NKC theo hình dưới đây:

Theo như file “Sổ kế toán SQL” thì đặt tên NKC=A3:J63.

Lưu ý: Các đối tượng tham gia vào giao dịch, phải ghi vào sổ NKC bằng mã của nó, mã này có trong danh mục. Số dư đầu kỳ được định khoản một vế trong sổ NKC. Các bạn không nên để số dư đầu kỳ trong sổ danh mục. Mỗi một chứng từ phát sinh, cần ít nhất 1 dòng để ghi, thường là 2 dòng với chứng từ mua hàng, 3 dòng với chứng từ bán hàng. Ví dụ: Mua hàng nhập kho.

http://bluesofts.net/forum/threads/124-So-ke-toan-SQL-Bo-so-ke-toan-tren-Excel-amp-A-Tools-Cong-thuc-mo-amp-Mien-phi-?p=182#post182






Dòng 1: 1561 | 331| 5.000.000 Giá mua hàng Dòng 2: 1331 | 331 5.00.000 Thuế VAT 10% Các cột SO_CT, NGAY_CT, MA_NB phải điền đủ và giống nhau giữa các dòng trong một nghiệp vụ. Các cột trong sổ NKC cần thiết phải được đặt tên để sau này dùng công thức. Tên các cột nên trùng với tên ở dòng tiêu đề cột để đảm bảo sự thống nhất và dễ nhớ.

5.3. Sổ kho (KHO – Details)

Sổ kho được dùng để ghi chi tiết các mặt hàng nhập, xuất. Cơ sở ghi chép từ các phiếu nhập, phiếu xuất. Về cơ bản giống như NKC nhưng nó được thêm các cột + MA_VLSPHH: để nhập mã hàng

+ SLG: số lượng trên phiếu + Dongia: giá nhập/xuất đơn vị + DTCF: để ghi mã thanh phẩm, nếu trong sản xuất thì khi xuất NVL cho sản xuất thành phẩm vào thì phải chỉ rõ mã thanh phẩm trong cột DTCF để làm cơ sở sau này tập hợp chi phí theo đối tượng. + KHO: chỉ ra nhập hay xuất ở kho nào.

Các cột trong sổ KHO cần thiết phải được đặt tên để sau này dung công thức. Tên các

cột nên trùng với tên ở dòng tiêu đề cột để đảm bảo sự thống nhất và dễ nhớ.

5.4. Tổng hợp chứng từ (ChungTu-Header)

Nếu làm kế toán một cách bài bản thì nên ghi các thông tin chung của chứng từ như: so_ct ,ngay_ct, ma_kh, ma_nv, ma_vlsphh, kho, dien_giai. Theo cách này thì quy trình nhập 1 chứng từ như sau. Nhập các thông tin chung váo sổ ChungTu-Header, sau đó định khoản vào NKC-Details, nếu là chứng từ liên quan tới phiếu nhập, xuất thì vào sổ



KHO-Details nhập chi tiết từng mặt hàng. Vậy một chứng từ chúng ta phải nhập ít nhất 2 sổ đó là ChungTu-Header, NKC-Details. Nếu bạn muốn đơn giản thì chỉ cần 2 sổ NKC-Details và KHO-Details cũng được.

5.5. Mối quan hệ giữa các sổ kế toán của một doanh nghiệp

Trong file “Sổ kế toán SQL” thì chúng ta có các sổ để nhập dữ liệu gồm: + Các sổ danh mục: DMTK, DMKH, DMNB, DMNV, DMVLSPHH + Các sổ ghi chứng từ: ChungTu-Header, NKC-Details, KHO-Details Thực tế các đối tượng khi ghi vào các sổ chứng từ thì chỉ ghi mã của chung, tức là khi nhập hóa đơn mua hàng của công ty TNHH Bắc Á thì chỉ nhập mã NB001 vào cột MA_NB chứ không phải nhập tên. Các báo cáo sau này ta dùng hàm VLOOKUP hay

BS_SQL của A-Tools để lấy thông tin chi tiết của đối tượng. Mối quan hệ của các sổ danh mục và chứng từ như bảng dưới đây:




Tên sheet Nội dung Quan hệ

DMNV Nhập danh sách các nhân viên: Ma_NV, Ten,…

Ma_NV quan hệ với cột Ma_NV trong sổ NKC, KHO.

DMKH Nhập danh sách các khách hàng: Ma_KH, Ten,…

Ma_KH quan hệ với cột Ma_KH trong sổ NKC, KHO.

DMNB Nhập danh sách các người bán: Ma_NB, Ten,… (danh mục nhà cung cấp)

Ma_NB quan hệ với cột Ma_NB trong sổ NKC, KHO.

DMVLSPHH Nhập danh sách các hàng hóa: Ma_VLSPHH, Ten,…

Ma_VLSPHH quan hệ với cột Ma_VLSPHH trong sổ KHO.

DMTK Nhập danh sách các tài khoản: MaTK, Ten,…

MaTK quan hệ với cột NOTK, COTK trong sổ NKC, KHO.

ChungTu-Header

+ Nhập các thông tin cơ bản của chứng từ như: So_CT, Ngay_CT, Dien_Giai, Ma_KH, Ma_NV, Ma_NB,…

+ Cột So_CT quan hệ với cột So_CT trong sổ NKC – Details. + Các cột nhập mã trong sổ này có quan hệ với các cột mã trong các sổ danh mục.

NKC-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản, chi tiết cho các đối tượng. Ngày của dư đầu phải < ngày đầu kỳ (NGAY1). + Nhập các chứng từ - định khoản các số tiền phát sinh. (Tóm lại, sổ NKC ghi tất cả các số dư đầu kỳ và các giao dịch bằng tiền trong kỳ.)

+ Cột So_CT quan hệ với cột So_CT trong sổ “ChungTu-Header” – Tổng hợp chứng từ. + Các cột nhập mã trong NKC có quan hệ với các cột mã trong các sổ danh mục.

KHO-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản kho 15*, chi tiết cho các vật liệu, hàng hóa. Ngày của dư đầu phải < ngày đầu kỳ (NGAY1). + Nhập các chứng từ kho chi tiết: mã hàng, số lượng, đơn giá, thanh tiền.

+ Cột So_CT quan hệ với cột So_CT trong sổ “ChungTu-Header” – Tổng hợp chứng từ. + Các cột nhập mã trong NKC có quan hệ với các cột mã trong các sổ danh mục.



Ví dụ đơn giản dùng SQL Builder của A-Tools để lấy ra trong sổ NKC: SO_CT,NGAY_CT,THANH_TIEN, Tên người bán. Tên người bán không có trong NKC, trong NKC có MA_NB (mã người bán), vì thể chúng ta cho 2 sổ DMNB và NKC quan hệ với nhau thong qua trường (cột) MA_NB. Với việc liên kết này chúng ta có thể lấy dữ liệu từ các sổ để ra một sổ mới.

Chọn nút “Run Query” trên màn hình SQL Builder ta có bảng kết quả dưới đây:

Run Query



Trước khi thực hiện lập sổ sách và làm công thức, chúng ta cần thực hiện việc đặt Name cho các sổ chứng từ và danh mục.

STT Tên Name Tham chiếu vùng Ứng dụng

1 CDTK_CKCO =CDTK!$I$6:$I$19 BCTC

2 CDTK_CKNO =CDTK!$H$6:$H$19 BCTC

3 CDTK_DKCO =CDTK!$E$6:$E$19 BCTC

4 CDTK_DKNO =CDTK!$D$6:$D$19 BCTC

5 CDTK_MATK =CDTK!$B$6:$B$19 BCTC

6 CDTK_PSCO =CDTK!$G$6:$G$19 BCTC

7 CDTK_PSNO =CDTK!$F$6:$F$19 BCTC

8 CDTK_STT =CDTK!$A$6:$A$19 BCTC

9 CDTK_TENTK =CDTK!$C$6:$C$19 BCTC

10 CHUNGTU ='ChungTu-Header'!$A$4:$G$38 In sổ NKC

11 DMKH =DMKH!$A$3:$G$100 Các sổ

12 DMKH_MA_KH =DMKH!$A$4:$A$100 Data Validation-List

13 TU_TAO_NAMES ='SETUP-SHEET MỚI'!$A$4:$C$30 Tự tạo Name trong VBA

14 DMNB =DMNB!$A$3:$F$100 Các sổ

15 DMNB_MA_NB =DMNB!$A$4:$A$100 Data Validation-List

16 DMNV =DMNV!$A$4:$G$100 Các sổ

17 DMNV_MA_NV =DMNV!$A$5:$A$100 Data Validation-List

18 DMTK =DMTK!$A$4:$C$267 Các sổ

19 DMTK_MATK =DMTK!$A$5:$A$267 Data Validation-List

20 DMVLSPHH =DMVLSPHH!$A$4:$D$100 Các sổ

21 DMVLSPHH_MA_VLSPHH =DMVLSPHH!$A$5:$A$100 Data Validation-List

22 GIAMDOC =SETUP!$C$16 Tên người in trong sổ

23 KETOAN =SETUP!$C$19 Tên người in trong sổ



24 KETOANTRUONG =SETUP!$C$17 Tên người in trong sổ

25 THUQUY =SETUP!$C$18 Tên người in trong sổ

26 TKDM ='SETUP-TKDM'!$F$17:$J$30 Dùng cho Name động

27 NGAY1 =SETUP!$C$6 Lọc ngày BC

28 NGAY2 =SETUP!$C$7 Lọc ngày BC

29 NGAYBC =SETUP!$C$8 Ngày BC

30 KHO ='KHO-Details'!$A$4:$R$100 BS_SQL

31 KHO_COTK ='KHO-Details'!$L$5:$L$100 Dùng cho các sổ kho

32 KHO_DONGIA ='KHO-Details'!$I$5:$I$100 Dùng cho các sổ kho

33 KHO_NGAY_CT ='KHO-Details'!$B$5:$B$100 Dùng cho các sổ kho

34 KHO_NGAY_GHI ='KHO-Details'!$Q$5:$Q$100 Dùng cho các sổ kho

35 KHO_NOTK ='KHO-Details'!$K$5:$K$100 Dùng cho các sổ kho

36 KHO_SLG ='KHO-Details'!$H$5:$H$100 Dùng cho các sổ kho

37 KHO_THANH_TIEN ='KHO-Details'!$M$5:$M$100 Dùng cho các sổ kho

38 KHO_VLSPHH ='KHO-Details'!$G$5:$G$100 Dùng cho các sổ kho

39 MAKH =IDs!$B$5:$B$9 Data Validation-List

40 MANB =IDs!$C$5:$C$9 Data Validation-List

41 MANV =IDs!$D$5:$D$8 Data Validation-List

42 MATK =IDs!$A$5:$A$19 Data Validation-List

43 MAVLSPHH =IDs!$E$5:$E$9 Data Validation-List

44 NKC ='NKC-Details'!$A$3:$J$100 BS_SQL

45 NKC_COTK ='NKC-Details'!$H$4:$H$100 Dùng cho các sổ KT

46 NKC_MA_KH ='NKC-Details'!$D$4:$D$100 Dùng cho các sổ KT

47 NKC_MA_NB ='NKC-Details'!$E$4:$E$100 Dùng cho các sổ KT

48 NKC_MA_NV ='NKC-Details'!$F$4:$F$100 Dùng cho các sổ KT

49 NKC_NGAY_GHI ='NKC-Details'!$J$4:$J$100 Dùng cho các sổ KT

50 NKC_NOTK ='NKC-Details'!$G$4:$G$100 Dùng cho các sổ KT

51 NKC_THANH_TIEN ='NKC-Details'!$I$4:$I$100 Dùng cho các sổ KT

52 SC_NKC_TEN_COT

=IF('So Cai'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,5,0)))

Sổ cái

53 SC_TK_DM

=IF('So Cai'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,2,0)))

Sổ cái

54 SC_TK_MA

=IF('So Cai'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,3,0)),"",INDIRECT(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,3,0))))

Sổ cái

55 SC_TK_NKC_MA

=IF('So Cai'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,4,0))))

Sổ cái

56 SCT_NKC_TEN_COT

=IF('So Chi Tiet'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi

Sổ chi tiết



Tiet'!$C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,5,0)))

57 SCT_TK_DM

=IF('So Chi Tiet'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,2,0)))

Sổ chi tiết

58 SCT_TK_MA

=IF('So Chi Tiet'!$C$4="","",INDIRECT(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,3,0)))

Sổ chi tiết

59 SCT_TK_NKC_MA

=IF('So Chi Tiet'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,4,0))))

Sổ chi tiết

6. Phân tích nghiệp vụ và lập sổ kế toán tổng hợp TK: 131, 331, 156 - Ứng dụng công thức mảng

6.1. Lập sổ tổng hợp 131

Trình tự làm như sau: + Nhập STT, Mã KH + Cột “TÊN” đặt công thức

=VLOOKUP(B8;DMKH;2;0)



Tất cả công thức dưới đây là công thức mảng, trừ cột dư cuối. + Cột ĐẦU KỲ - NỢ

=SUM(IF(NKC_NGAY_GHI<NGAY1; IF(NKC_NOTK=$E$4; IF(NKC_MA_KH=$B8;NKC_THANH_TIEN;0);0);0))

+ Cột ĐẦU KỲ - CÓ =SUM(IF(NKC_NGAY_GHI<NGAY1;

IF(NKC_COTK=$E$4; IF(NKC_MA_KH=$B8;NKC_THANH_TIEN;0);0);0))

+ Cột PHÁT SINH - NỢ =SUM(IF(NKC_NGAY_GHI>=NGAY1;IF(NKC_NGAY_GHI<=NGAY2;

IF(NKC_NOTK=$E$4; IF(NKC_MA_KH=$B8;NKC_THANH_TIEN;0);0);0);0))

+ Cột PHÁT SINH - CÓ =SUM(IF(NKC_NGAY_GHI>=NGAY1;IF(NKC_NGAY_GHI<=NGAY2;

IF(NKC_COTK=$E$4; IF(NKC_MA_KH=$B8;NKC_THANH_TIEN;0);0);0);0))

+ Cột DƯ CUỐI - NỢ =MAX(D8-E8+F8-G8;0) + Cột DƯ CUỐI - CÓ =-MIN(D8-E8+F8-G8;0) Sau khi lập công thức xong ở dòng 8, hãy copy cho tất cả các khách hàng còn lại. Với sổ tổng hợp 131 chúng ta ứng dụng công thức mảng trên là thành công. Tuy nhiên đây là phương pháp Excel truyền thống mặc dù tôi đã ứng dụng kỹ thuật công thức mảng. Chúng ta thực sự không biết trước có bao nhiêu khách hàng có trong sổ NKC, vì thế chúng ta cho tất cả mã khách hàng từ DMKH và lập công thức cho tất cả, sau này trong NKC phát sinh khách hàng nào thì bên sổ TH131 tự động xuất hiện. Việc làm này tưởng thế là xong nhưng phương pháp này không tối ưu vì chúng ta để dư thừa công

thức cho những mã không thực sự phát sinh trong NKC, số công thức nhiều điều này làm tăng số phép tính của ExcelTốc độ máy chạy chậm. Bài sau tôi sẽ trình bày các bạn giải pháp tối ưu là dùng hàm BS_SQL trong add-in A-Tools để lập sổ. Với phương pháp của A-Tools hàm BS_SQL tự cho ra kết quả ứng với những mã khách hàng thực sự phát sinh, chỉ sử dụng duy nhất một công thức cho cả sổ TH131.




(Phần này thực hành trên lớp)


(Phần này thực hành trên lớp)



7. Phân tích nghiệp vụ và lập sổ cái - Ứng dụng AutoFilter

Để làm sổ cái, ta chú ý các vấn đề sau: + Dữ liệu lấy từ sổ NKC + Tính sổ dư đầu bằng Công thức mảng + Dùng kỹ thuật hàm IF để lấy giá trị bên NKC sang khi thỏa mãn điều kiện về thời gian lập, điều kiện về tài khoản lập. + Dùng kỹ thuật AutoFilter đê lọc lấy chứng từ phát sinh thực sự.



Trình tự làm như sau: + Tồn đầu tại G8 – CT mảng: =MAX(SUM(IF(NKC_NOTK=$C$4;IF(NKC_NGAY_GHI<NGAY1;NKC_THANH_TIEN;0);0)) -SUM(IF(NKC_COTK=$C$4;IF(NKC_NGAY_GHI<NGAY1;NKC_THANH_TIEN;0);0));0)

+ Tồn đầu tại H8 – CT mảng: =-MIN(SUM(IF(NKC_NOTK=$C$4;IF(NKC_NGAY_GHI<NGAY1;NKC_THANH_TIEN;0);0)) -SUM(IF(NKC_COTK=$C$4;IF(NKC_NGAY_GHI<NGAY1;NKC_THANH_TIEN;0);0));0)

+ Cột “Ngày ghi sổ”: =IF(AND('NKC-Details'!J4>=NGAY1;'NKC-Details'!J4<=NGAY2;OR('NKC-Details'!G4=$C$4;'NKC-Details'!H4=$C$4));'NKC-Details'!J4;"")

+ Cột “Chứng từ - Số”: =IF(AND('NKC-Details'!J4>=NGAY1;'NKC-Details'!J4<=NGAY2;OR('NKC-Details'!G4=$C$4;'NKC-Details'!H4=$C$4));'NKC-Details'!A4;"") + Cột “Chứng từ - Ngày” =IF(AND('NKC-Details'!J4>=NGAY1;'NKC-Details'!J4<=NGAY2;OR('NKC-Details'!G4=$C$4;'NKC-Details'!H4=$C$4));'NKC-Details'!B4;"") + Cột “Diễn giải”: =IF(AND('NKC-Details'!J4>=NGAY1;'NKC-Details'!J4<=NGAY2;OR('NKC-Details'!G4=$C$4;'NKC-Details'!H4=$C$4));'NKC-Details'!C4;"") + Cột “TK đối ứng”:

=IF(AND('NKC-Details'!J4>=NGAY1;'NKC-Details'!J4<=NGAY2); IF('NKC-Details'!G4=$C$4;'NKC-Details'!H4;IF('NKC-Details'!H4=$C$4;'NKC-Details'!G4;""));"") + Cột “Phát sinh – Nợ”:

=IF(AND('NKC-Details'!J4>=NGAY1;'NKC-Details'!J4<=NGAY2); IF('NKC-Details'!G4=$C$4;'NKC-Details'!I4;"");0)

+ Cột “Phát sinh – Có” =IF(AND('NKC-Details'!J4>=NGAY1;'NKC-Details'!J4<=NGAY2);

IF('NKC-Details'!H4=$C$4;'NKC-Details'!I4;"");0) Sau khi hoàn tất công thức các cột ở dòng 11 chúng ta copy tới dòng thứ 73 (11+63-1), vì bên NKC có số dòng là 63 (theo Sổ kế toán SQL). Tiếp theo, lập công thức tính các chỉ tiêu ở cuối sổ cái.



+ Cộng “Phát sinh – Nợ”: =SUM(G11:G74) + Cộng “Phát sinh – Có”: =SUM(H11:H74) + Tồn đầu tại G76:

=MAX(G10-H10+G75-H75;0) + Tồn đầu tại H76:

=-MIN(G10-H10+G75-H75;0) Như vậy, ở dòng nào mà không thỏa mãn điều kiện sẽ trống, số tiền ở cột Nợ, Có đều bằng 0. Nếu thỏa mãn thì hiện đủ nội dung của chứng từ và có số tiền bên Nợ hoặc bên Có. Chúng ta không thể in hay xem sổ đang ở trạng thái này vì nó chưa lọc lại những chứng từ của sổ cái. Công việc tiếp theo là tạo cột phụ - Cột I, tại dòng I9 gõ “LOC”, ở các chỉ tiêu bắt buộc phải hiện trong sổ cái gõ giá trị 1. Đặt con trỏ tại I10 và đặt công thức: =IF(SUM(G11:H11)>0;1;0) Công thức trả về 1 nếu có số tiền bên Nợ hoặc bên Có, còn lại là 0. Copy công thức này cho các dòng và đến dòng 73. Bây giờ chúng ta dùng AutoFilter để lọc lấy giá trị 1 ở cột I. Chọn G9:I9, vào menu Data->Filter->AutoFilter. Bây giờ bạn hãy chọn số 1 của cột I để lọc lấy các chứng từ phát sinh thực sự. Công việc làm sổ cái đến đây là kết thúc. Như vậy chúng ta đã hoàn tất việc tạo sô cái. Đây cũng là phương pháp lập công thức Excel truyền thống. Tại buổi học tôi sẽ phân tích tại sao đây vẫn chưa phải phương pháp tốt, vì tốc độ máy chạy chậm. Giải pháp tối ưu sẽ là dung hàm BS_SQL của add-in A-Tools. Trong tài liệu này tôi trình bày với các bạn 2 phương pháp làm sổ:

+ Công thức Excel truyền thống: giúp các bạn có kiến thức Excel trong lập sổ + Công thức BS_SQL của add-in A-Tools: các bạn sẽ thấy một phương pháp mới với tư duy mới và đạt hiệu quả cao.



8. Tìm hiểu hàm BS_SQL của A-Tools và phương pháp khai báo SQL

Trước khi tìm hiểu hàm BS_SQL, chúng ta tìm hiểu qua về công cụ SQL Builder của A-Tools. Đây là công cụ tạo cho chúng ta công thức với hàm BS_SQL mà chỉ cần dùng chuột để kéo thả, với công cụ này bạn sẽ tự học được ngôn ngữ SQL. Một nguyên tắc khi sử dụng hàm BS_SQL cua A-Tools, trong vùng lập công thức tuyệt đối không được Merge Cell. Các bảng dữ liệu nguồn phải đặt tên, các dòng dữ liệu trong bảng, từ dòng tiêu đề cũng không được Merge Cell, tiêu đề cột nên để chữ viết tắt ngắn gọn.

Từ menu “A-Tools” chọn “SQL Builder”

Với Excel 2003 vào menu “A-Tools”->“Truy vấn dữ liệu” chọn “SQL Builder”



\ (1) DBKEY – Khóa kết nối: chọn CSDL hoặc DBKEY (mã kết nối với CSDL bên ngoài).

Để kết nối với CSDL bên ngoài, người dùng phải tạo DBKEY, cách tạo sẽ hướng dẫn ở trang sau.

(2) Danh sách các tên vùng hoặc tên bảng (table, query) dữ liệu trong CSDL chọn ở (1). Người dùng hãy nhấp đúp chuột hoặc kéo tên vùng dữ liệu từ (2) sang (3) để làm nguồn dữ liệu.

(3) Nối các khóa quan hệ giữa các bảng (table) nếu có (trong hình vẽ là “MA_VLSPHH”). Chọn các trường dữ liệu để hiển thị và làm điều kiện.

(4) + Output: nếu chọn, trường dữ liệu đó sẽ hiển thị

+ Expression: tên trường dữ liệu hoặc biểu thức tính + Aggregate: chọn tên hàm thống kê: Sum; Count; Min; Max;… + Alias: đặt tên cho trường hoặc biểu thức ở “Expression” + Sort Type: chọn kiểu sắp xếp tăng (Ascending) hay giảm (Descending) dần + Sort Order: đặt ưu tiên trường sắp xếp + Grouping: chọn các trường dữ liệu được nhóm theo. Mục này được sử dụng khi

người dùng chỉ định hàm thống kê ở “Aggregate”. Tất cả các trường nếu không có chỉ định hàm thống kê thì ần được chọn “Grouping”.

1

2 3

4

5



Criteria: mục đặt điều kiện lọc. Người dùng có thể dùng chuột để chọn dữ liệu trong một ô của bảng tính làm điều kiện động, thực chất là sử dụng hàm RANGE(..).

(5) Sau khi thực hiện 4 mục trên, A-Tools sẽ tự động tạo câu lệnh T-SQL cho hàm BS_SQL. Sau khi thiết lập xong, người dùng chọn nút “Tiếp tục” sẽ xuất hiện màn hình

dưới đây

+ Tên bảng kết quả: A-Tools sẽ tự động tạo tên cho vùng kết quả.

+ Tự động tạo tên các cột: A-Tools tự đặt tên các vùng theo mỗi cột trong vùng kết

quả. Những tên được tạo sẽ được sử dụng trong các công thức của Excel.

+ Chèn dòng: nếu được chọn, bảng kết quả sẽ chèn các dòng dữ liệu sau con trỏ. Nếu không, dữ liệu dẽ bị ghi đè lên.

+ Địa chỉ đặt tham số SQL: ô chứa câu lệnh SQL. Cần thiết sử dụng khi chuỗi lệnh SQL dài (số ký tự > 128 ký tự).

+ Địa chỉ ô/vùng đặt công thức: ô đầu tiên trong bảng tính chứa giá trị của bảng kết quả.



Sau khi hoàn tất, chọn nút “Thực hiện” để A-Tools chạy hàm BS_SQL trong bảng tính.

Công thức có hàm BS_SQL được tạo ra bởi “SQL Builder” như sau:

=BS_SQL("SELECT DMHH.TEN, Sum(KHO.SLG) AS SLG

FROM DMHH INNER JOIN KHO ON KHO.MA_VLSPHH = DMHH.MA_VLSPHH

GROUP BY DMHH.TEN, KHO.LOAI_PHIEU

HAVING KHO.LOAI_PHIEU = 'N'" , "INSERT=YES;AutoNames(THHH);")

Hướng dẫn sử dụng hàm BS_SQL

Hàm BS_SQL trong A-Tools là một hàm đa năng và rất đặc biệt. Kết quả trả về của hàm là một bảng dữ liệu được lọc theo các điều kiện phức tạp, dữ liệu được móc nối với nhau mà nguồn dữ liệu có thể từ nhiều loại CSDL khác. Chỉ cần một hàm BS_SQL, người dùng có thể tạo ra các loại báo cáo động.

Hàm BS_SQL có cấu trúc:

BS_SQL(SQL [,OPTIONS])

+ SQL: Là một chuỗi khai báo câu lệnh truy vấn SQL. SQL là một ngôn ngữ truy vấn CSDL như trong Access, Foxpro, dBASE, SQLServer, Oracle…

Câu lệnh SQL trong hàm BS_SQL được phối hợp thêm các hàm: RECNO, CELL, RANGE, DATA, GetOnce, FORMULA, FieldIf, VTC,…Nhờ phối hợp các hàm này trong khai báo SQL, hàm BS_SQL có thể trả về kết quả rất linh động.

+ OPTIONS: Là tham số tuỳ chọn (có thể không có), tham số này là một chuỗi,

cho phép khai báo thêm các tham số cho hàm, các tham số được ngăn cách nhau bởi dấu chấm phảy (;)

Các tham số sử dụng trong OPTIONS bao gồm: DBKEY, HR, NAME, AUTONAMES, INSERT, SERVERSOURCE.

Có thể lập trình các macro trong VBA để chạy trong các sự kiện của hàm BS_SQL, khai báo chạy các macro thực hiện trong tham số OPTIONS. Các tham số được khai báo như sau:

+ Cho phép chạy một macro trước khi cập nhật dữ liệu vào bảng tính

OnBeforeUpdate = YourMacro

+ Cho phép chạy một macro sau khi dữ liệu được cập nhật

OnAfterUpdate = YourMacro



+ Cho phép chạy một macro khi nhấp đúp chuột vào vùng dữ liệu (có hàm BS_SQL)

OnDblClick = YourMacro

+ Cho phép chạy một macro khi con trỏ ô di chuyển

OnSelectionChange = YourMacro

+ Cho phép chạy một macro (hàm) để thay đổi giá trị trong quá trình nhận dữ liệu từ kết quả truy vấn SQL.

OnGetValue = YourMacro

Ví dụ: lấy toàn bộ dữ liệu sổ kho vào bảng tính Excel, sổ kho nằm trong tệp Access “Examble.mdb” đã được kết nối với mã DBKEY là MDB.

=BS_SQL(“SELECT * FROM KHO” , “DBKEY=MDB”)

Tham số SERVERSOURCE dùng để lấy dữ liệu từ máy chủ.

Ví dụ: =BS_SQL(“SELECT * FROM KHO” , “DBKEY=MDB; SERVERSOURCE=YES”) Để học ngôn ngữ SQL, chúng ta hãy mở 2 file quan trọng trong bộ cài A-Tools “Bai 1 - Huong dan su dung ham BS_SQL” “Bai 2 - Cac ham ho tro nhom ham Database Functions”

9. Ứng dụng hàm các hàm BS_SQL, IF, SUM để lập các sổ kế toán

Ví dụ về làm sổ cái.

Tại ô A6 nhập công thức dưới đây: ="SELECT NGAY_GHI, SO_CT, NGAY_CT, DIEN_GIAI, '' AS [TNK], IIF(NOTK='"&C4&"',COTK,IIF(COTK=CELL(C4),NOTK,'')) AS [TKDU],

IIF(NOTK=CELL(C4),THANH_TIEN,0) AS [NO], IIF(COTK=CELL(C4),THANH_TIEN,0) AS [CO] "& "FROM NKC WHERE (NOTK=CELL(C4) OR COTK=CELL(C4)) AND (NGAY_GHI>=CELL(NGAY1)) AND NGAY_GHI<=CELL(NGAY2)" Tại ô A11, lập công thức BS_SQL =bs_sql(A6;"HR=NO;INSERT=YES")

../../../A-Tools/DATA_DEMO/Examble.xls

../AppData/A-Tools/HELP%20&%20DEMOS/Bai%202%20-%20Cac%20ham%20ho%20tro%20nhom%20ham%20Database%20Functions.xls



Sau khi ENTER, hàm BS_SQL trả về một bảng dữ liệu theo cấu trúc sổ cái. Việc tiếp theo chúng ta lập công thức cho dòng cuối cùng.

+ Cộng “Phát sinh – Nợ”: =SUM(G11:G29) + Cộng “Phát sinh – Có”: =SUM(H11:H29) + Tồn đầu tại G31:

=MAX(G10-H10+G30-H30;0) + Tồn đầu tại H76:

=-MIN(G10-H10+G30-H30;0)

Công thức BS_SQL của add-in A-Tools rất linh hoạt, bạn chỉ cần thay đổi tài khoản thì sổ cái lập tức thay đổi, số dòng tự co giãn theo đúng phát sinh của tài khoản đã chọn. Tốc độ lập nhanh hơn phương pháp truyền thống rất nhiều. Các sổ khác ứng dụng BS_SQL tôi đã làm trong file “SoKeToanSQL.xls” tương đối đầy đủ các loại sổ kế toán, các bạn sẽ thực hành trên lớp.



PHẦN II: CHIA SẺ FILE EXCEL CHO NHIỀU NGƯỜI DÙNG CHUNG TRÊN MẠNG, PHÂN QUYỀN TRUY CẬP CỦA NGƯỜI DÙNG

1. Tạo máy chủ và Quản trị máy chủ 1.1. Tạo máy chủ

Từ menu A-Tools, bấm chọn chức năng “Tạo máy chủ”

Màn hình tạo máy chủ hiện lên và cho chúng ta biết các thông tin sau:

+ Tên máy chủ: A-Tools chỉ ra tên của máy tính đang dùng làm máy chủ (chính là Computer Name của máy). Ở dưới có hiển thị địa chỉ IP mạng LAN của máy đang dùng làm máy chủ.

+ Tên người dùng: mặc định là “admin”. Sau khi truy cập vào bằng tên này, người dùng có thể tạo lại danh sách các tên được truy cập.

+ Mật khẩu: với tên “admin” thì mật khẩu để trống.



Chỉ những người có tên truy cập (tài khoản) và mật khẩu thì mới chạy được chức năng máy chủ và máy khách (Excel Network: Excel Server; Excel Client).

1.2. Đưa các file Excel cần kết nối qua mạng vào máy chủ

Từ menu A-Tools, chạy chức năng “Quản trị máy chủ”. Khi màn hình hiện ra, từ cửa sổ bên trái hãy chọn mục “Cơ sở dữ liệu”, màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng quản trị cơ sở dữ liệu.

Một số chức năng cần lưu ý:

+ Thêm: thêm tệp Excel vào danh sách quản trị của máy chủ

+ Gỡ bỏ: gỡ bỏ tệp Excel khỏi danh sách quản trị của máy chủ

+ C&A: Nếu được chọn các vùng dữ liệu trong file Excel này sẽ được quản lý theo quy tắc quản trị báo cáo – “Checking and Approval”/ Chấp nhận và Phê chuẩn.

(Đối với những người dùng thông thường, tốt nhất nên bỏ chọn ở ô C&A này)



+ Xem: nếu được chọn, workbook này sẽ được nhìn thấy trong máy chủ, trường hợp khác nó bị ẩn.

+ K. hoạt động: viết tăt của từ “Không hoạt động”. Nếu được chọn thì các máy tính trong mạng không thể kết nối vào file Excel này được, trừ khi được cấp quyền từ máy chủ. Các vùng dữ liệu trong màn hình phân

quyền sẽ bị ẩn nếu nó bị chọn “K. hoạt động”.

1.3. Tạo các vùng dữ liệu được chia sẻ trong mạng

Trong màn hình “Quản trị máy chủ”, từ cửa sổ bên trái hãy chọn tên tệp dữ liệu, tên bảng tính (worksheet), màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng “Vùng cho phép kết nối”.

Các máy khách (clients) được cấp quyền sẽ mở những vùng dữ liệu này để soạn thảo.

Một số tính năng cần lưu ý:

+ Thêm: thêm mới một bảng tính hay một vùng dữ liệu.

+ Gỡ bỏ: gỡ bỏ vùng dữ liệu khỏi danh sách chia sẻ.

+ Tên vùng: vùng dữ liệu được đặt tên bởi người dùng.

+ Địa chỉ: địa chỉ vùng trong bảng tính, trong phạm vi này người dùng có thể soạn thảo.

+ Số người kết nối: chỉ ra số người được kết nối tối đa vào vùng dữ liệu này. Nếu để giá trị “-1” có nghĩa là không giới hạn số người kết nối.

+ Số người đã kết nối: số người hiện tại đang kết nối vào vùng dữ liệu đó.

+ Tham chiếu: nếu được chọn, các công thức trong vùng này được liên kết tới các vùng dữ liệu ở các

sheet khác trong workbook của nó.



+ Xác nhận: nếu được chọn, vùng dữ liệu sẽ không sửa được, không in được. Nếu không chọn vùng dữ

liệu được sửa. Nguyên tắc này được thược hiện nếu CSDL của nó được chọn “C&A” – “Checking and Approval” /Chấp nhận và Phê chuẩn. Trường thông tin này cho phép người dùng từ các máy khách xác lập nếu được cấp

quyền.

+ Phê chuẩn: nếu được chọn và “Xác nhận” cũng được chọn thì vùng dữ liệu sẽ không sửa được và được

phép in. Nếu không chọn vùng dữ liệu không được in. Nguyên tắc này được thược hiện nếu CSDL của nó được

chọn “C&A” – “Checking and Approval” /Chấp nhận và Phê chuẩn. Trường thông tin này cho phép người dùng từ các máy khách xác lập nếu được cấp quyền.

+ K.hoạt động: nếu được chọn, vùng này bị khóa và không cho phép người dùng kết nối

1.4. Xây dựng danh sách các nhóm, người dùng được kết nối tới máy chủ

Trong màn hình “Quản trị máy chủ”, từ cửa sổ bên trái chọn “Nhóm và Người dùng”, màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng quản trị nhóm và người dùng.

Chức năng này cho phép tạo các Groups (nhóm) và Users (người dùng). Chỉ người nào có tên truy cập và mật khẩu mới có thể khởi tạo máy chủ hoặc kết nối tới máy chủ.

+ K. hoạt động: nếu được chọn, tên truy cập này sẽ không được phép kết nối tới máy chủ.

Các tên người dùng có màu xanh, đỏ và được chọn “Đã kết nối” có nghĩa là chúng đang kết nối tới máy chủ.

1.5. Thiết lập các quyền cho Nhóm người dùng

Trong màn hình “Quản trị máy chủ”, từ cửa sổ bên trái chọn “Thiết lập quyền sử dụng”, màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng phân quyền.



A-Tools thực hiện việc phân quyền theo nhóm, những người trong nhóm đó sẽ có các quyền như nhau.

Một số tính năng cần lưu ý:

+ Chỉ đọc: nếu chọn, nhóm chỉ xem, không soạn thảo được trong vùng dữ liệu đó

+ Định dạng: nếu chọn, nhóm sẽ được phép chạy lệnh định dạng vùng tới máy chủ

+ Xem tất cả: nếu chọn, nhóm sẽ được xem những thay đổi ngoài vùng xác định trong cột địa chỉ.

+ Xác nhận: nếu chọn, nhóm sẽ được chạy chức năng “Xác nhận” để quản trị báo cáo. Chức năng này

chỉ có hiệu lực nếu CSDL của vùng dữ liệu này được chọn “C&A”.

+ Phê chuẩn: nếu chọn, nhóm sẽ được chạy chức năng “Phê chuẩn” để quản trị báo cáo. Chức năng

này chỉ có hiệu lực nếu CSDL của vùng dữ liệu này được chọn “C&A”.

Khi người dùng từ máy khách, mở các vùng dữ liệu được cấp quyền “Xác nhận”, “Phê chuẩn” thì bên

máy khách sẽ có các nút chọn “Xác nhận”, “Phê chuẩn” ở dưới đáy màn hình.

+ Lọc theo: lọc các vùng dữ liệu để phân quyền nhanh theo các dạng.

Tất cả: hiện ra tất cả các vùng dữ liệu.

Vùng loại Workbook: chỉ hiện ra các vùng kiểu workbook (cả file)

Nếu chọn một workbook (file) nào thì sẽ lọc các vùng dữ liệu thuộc workbook đó.

Các vùng hiện ra còn theo cơ chế xem: All/Active/Inactive của “Server Manager”.

Chức năng này cho phép lọc dữ liệu nhanh, thao tác phân quyền cho các workbook, cho các nhóm nhanh và thuận tiện.



1.6. Quản trị danh sách người dùng kết nối

Trong màn hình “Quản trị máy chủ”, từ cửa sổ bên trái chọn “Danh sách người dùng kết nối”, màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng quản trị người dùng kết nối.

Từ danh sách này, máy chủ có thể không hoặc cho phép người đang kết nối tiếp tục can thiệp vào máy chủ. Cho phép những người dùng chat với nhau.

2. Chức năng máy khách (Excel Client) - Kết nối tới máy chủ 2.1. Kết nối tới máy chủ

Từ menu A-Tools, bấm chọn chức năng “Kết nối”



Trong màn hình kết nối cần lưu ý:

+ Tên máy chủ: người dùng có thể nhập tên hoặc địa chỉ IP của máy chủ. (Chú ý: Nên nhập địa chỉ IP để đảm bảo chính xác)

+ Tên người dùng: tên hệ thống cung cấp ban đầu là “user”.

(Tên người dùng phải có trong danh sách người dùng mà máy chủ đã tạo)

+ Mật khẩu: với tên “user” thì mật khẩu để trống.

Chỉ những người có tên truy cập (tài khoản) và mật khẩu thì mới chạy được chức năng máy chủ và máy khách (Excel Network: Excel Server; Excel Client).

2.2. Kết nối vào vùng dữ liệu trong trong máy chủ Sau khi kết nối tới máy chủ thành công, người dùng sẽ mở được danh sách các

vùng dữ liệu mà mình được phép kết nối. Việc người dùng có thể sửa, xoá, định dạng trong vùng tuỳ thuộc vào quyền được cấp trong nhóm.

Người dùng có thể mở vùng dữ liệu từ menu A-Tools chọn ”Quản trị máy khách”.



Để mở một vùng, chọn vùng cần mở sau đó chọn nút “Mở vùng”.

A-Tools quản lý 3 loại vùng:

Vùng địa chỉ - cho phép soạn thảo trong một vùng địa chỉ đã định. Vùng bảng tính – cho phép soạn thảo trong toàn bộ bảng tính. Vùng workbook – cho phép soạn thảo trong toàn bộ workbook.

Lưu ý: Nếu một tệp CSDL mà vừa có vùng địa chỉ vừa có vùng bảng tính và vùng workbook thì nếu người dùng mở vùng workbook thì chỉ có thể xem được mà không soạn thảo được. Quyền của một vùng phụ thuộc vào quyền của vùng cấp cao hơn. Ví dụ quyền của vùng địa chỉ phụ thuộc vào quền của vùng bảng tính và workbook.



Nếu mở vùng dữ liệu thành công, người dùng sẽ thấy được vùng dữ liệu như hình dưới đấy.

+ Nếu chọn nút “Xác nhận” thì những người dùng khác trong mạng không thể sửa nhưng có thể in vùng dữ liệu này tùy theo quyền được in.

+ Nếu chọn nút “Phê chuẩn” thì những người dùng khác trong mạng không thể sửa nhưng được in vùng dữ liệu này.

Chức năng “Xác nhận” và “Phê chuẩn” chỉ có hiệu lực nếu CSDL của nó đã được tick chọn ở ô “C&A”



2.3. Quản trị danh sách người dùng kết nối

Trong màn hình “Quản trị máy khách”, từ cửa sổ bên trái chọn “Danh sách người dùng kết nối”, màn hình bên phải sẽ xuất hiện chức năng quản trị người dùng kết nối.

Từ danh sách này người dùng có thể chat với những người có trong danh sách. Những người có trong danh sách là những người đang kết nối tới máy chủ.

Các chức năng hỗ trợ soạn thảo và cập nhật dữ liệu lên máy chủ

+ Xem thay đổi: nếu được chọn, khi máy tính từ xa thay đổi giá trị tại địa chỉ ô nào đó thì máy của người dùng sẽ chọn ô đó và thông báo sự thay đổi. Chức năng này chỉ nên dùng khi người dùng cần theo dõi con trỏ ô của máy tính khác đang kết nối chung một vùng dữ liệu.

+ Tự động cập nhật: nếu chọn (ngầm định), khi người dùng thay đổi giá trị trong vùng kết nối thì máy chủ sẽ cập nhật ngay.

Nếu dữ liệu soạn thảo không nhất thiết phải cập nhật ngay lên máy chủ thì người dùng nên bỏ chọn để đảm bảo tốc độ soạn thảo nhanh hơn. Khi cần cập nhật dữ liệu lên máy chủ, chỉ cần chọn vùng dữ liệu cần cập nhật, chọn “Cập nhật dữ liệu”. Nếu muốn cập nhật định dạng thì chọn “Cập nhật định dạng”. Nếu muốn cập nhật cả giá trị lẫn định dạng, chọn “Cập nhật định dạng và dữ liệu”.

2.4. Ngắt kết nối tới máy chủ Từ menu A-Tools, chọn “Ngắt kết nối”.



2.5. Tùy chọn cho A-Tools Từ menu A-Tools, chọn nút “Tùy chọn” hoặc tại màn hình “Quản trị máy

chủ/khách” chọn mục “Tùy chọn”.

Người dùng nên thiết lập thông số của máy chủ theo màn hình trên!

+ “Chia sẻ Visual Basic for Application” – Máy khách có thể sử dụng macro từ file trong máy chủ. Chọn mục này, người quản trị máy chủ cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi cho người dùng kết nối!

+ “Open the database if the client requests”: nếu được chọn, khi khởi động máy chủ A-

Tools không mở các database dạng (active), database chỉ được mở nếu máy khách yêu cầu kết nối,

khi máy khách ngắt kết nối thì máy chủ sẽ kiểm tra database này xem còn máy khách nào kết nối nữa

không, nếu không sẽ tự đóng database này lại.

Tính năng này tối ưu cho máy chủ, tiết kiệm bộ nhớ RAM, tốc độ chạy nhanh hơn.



Lưu ý: khi chọn chức năng này người dùng cần đảm bảo các database thực sự mở được bình

thường, không đặt cơ chế bảo mật gì tới việc mở, cấu trúc. Nếu database (workbook) bị đặt mật khẩu

mở hoặc bảo về cấu trúc workbook thì A-Tools không làm việc được.

Vì thời gian chuẩn bị buổi học này gấp rút, chúng tôi đã cố gắng soạn tài liệu cho học viên một các cẩn thận nhưng có thể không tránh được những sai sót nhất định, rất mong các bạn thông cảm.

Tác giả: Nguyễn Duy Tuân

tai lieu-kt

Education