TALLER SOBRE ORGANIZACIÓN DE TALLER SOBRE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ARCHIVOS

Dirección General de Dirección General de Tecnologías de la InformaciónTecnologías de la Información

Centro de DocumentaciónCentro de DocumentaciónInstitucional Institucional

Marzo 2004Marzo 2004

TALLER SOBRE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

•Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) y los archivos

•Contexto de la LFTAIPG

•Lineamientos de Archivos y el Manual de Operación de Archivos

de la Secretaría de Salud

•Breve Introducción a la archivística y administración de documentos

•Procesos básicos en la organización de archivos e instrumentos técnicos

•Manejo y disposición de otros materiales documentales

•Compromisos de trabajo

UNIDAD DE ENLACE

•Recibe y tramita solicitudes de información

•Propone procedimientos al Comité de información

•Lleva registros de solicitudes

•Coordina las obligaciones de transparencia

COMITÉ DE INFORMACIÓN

•Coordina y supervisa acciones tendentes a proporcionar información

•Instituye procedimientos para acceso a información

•Confirma, modifica o revoca la clasificación de información

•Realiza gestiones a través de la U. de Enlace para localizar información

•Establece criterios específicos para la conservación organización de archivos

•Elabora Informe

INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Órgano de l Administración Pública Federal, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión, encargado de promover y difundir el ejercicio del derecho de acceso a la información; resolver sobre la negativa a de solicitudes de acceso a la información y proteger los datos personales en poder de dependencias y entidades.

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A

LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL

Órganos para su instrumentación y vigilancia

LFTAIPGCONTEXTO

ACCESO A LA INFORMACIÓN INFORMACIÓN

RESERVADA

ARCHIVOSINFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Solicitudes deInformación

Obligaciones detransparencia

Datos Personales

La entregadaComo tal por

terceros

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL

ARTICULO 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencia y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia.

Los titulares de las dependencia y entidades de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización de sus archivos.

LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS

DISPOSICIONES GENERALES

DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Control de gestión documental

Archivos de trámite, de concentración e históricos

Instrumentos de consulta y control archivístico

Expedientes de archivoDE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

TRANSITORIOS

LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS

MANUAL DE OPERACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DE LA SECRETARÍA DE SALUD

De las disposiciones generales

Objetivos y alcance

Políticas Generales

Términos y definiciones

Introducción a la administración de documentos y archivos

De la organización de archivos

De los documentos electrónicos

Organización y funciones básicas de los archivos de trámite

Procesos para la operación de archivos

Vigencias documentales

Guía simple de archivos

Transitorios Compromisos de trabajo

Información Conocimiento que es comunicado

Documento

Documento de Archivo

Una unidad de información registrada en un soporte, sirve de consulta

Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o función

ARCHIVISTICA

Estudio teórico práctico de los principios, Estudio teórico práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las procedimientos y problemas concernientes a las

funciones de los archivos, entendiendo por funciones de los archivos, entendiendo por archivos tanto a documentos como su entorno, archivos tanto a documentos como su entorno,

es decir, su organización en edificios e es decir, su organización en edificios e instalaciones adecuadasinstalaciones adecuadas

Consejo Internacional de ArchivosConsejo Internacional de Archivos

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Aquellos que tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de

una actividad o función, son únicos, tienen autoridad y se interrelacionan

entre si

PRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOS

El Principio de Procedencia establece que los documentos de cualquier naturaleza

producidos por una institución, organismo o individuo no deben mezclarse con los de otros.

La procedencia proporciona la base para la recuperación de la información contenida en

los archivos

El Principio de Respeto al Orden Original, establece que los documentos de archivo

deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOSOrganizar y poner en servicio la documentación administrativa en apoyo a la toma de decisionesAsegurar la transferencia de archivos de uso esporádico Aplicar principios y técnicas de valoración, selección y baja de documentosClasificar y mantener organizada la documentación en sus diferentes etapas.Elaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descripción documental que facilite el acceso a la inforamción Ubicar a los archivos en áreas y locales adecuados para garantizar su conservaciónEstablecer manuales y procedimientos para lograr el desarrollo adecuado de estas funciones

José Ramón Cruz MundetManual de Archivística, 2a. Edición

Madrid 1996

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de principios y procedimientos destinados a planear,

controlar, dirigir y organizar las actividades destinadas al manejo

eficiente y eficaz de los documentos de archivo desde su creación, circulación, conservación, uso,

selección y hasta su disposición final

FASESFASES VALORESVALORES USOSUSOS USUARIOSUSUARIOS ARCHIVOARCHIVO

ActivaPrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales

Institucional

Constante

Área productora en atención a sus actividades y público conforme a LFTAIPG

Trámite

Semactiva

PrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales

Institucional

Ocasional

Área productora y público conforme a LFTAIPG

Concentración

InactivaInactiva

SecundarioSecundarioEvidencialEvidencialTestmonial Testmonial Informativo Informativo

Social Social Investigador Investigador y público en y público en general general

Histórico Histórico

TP

E

TS

TP, Transferencia primaria, E: Eliminación, TS: Transferencia Secundaria

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

SISTEMA DE ARCHIVOS SISTEMA DE ARCHIVOS

¿QUÉ ES?

Sistema de información que recibe,

registra, describe, clasifica, integra,

preserva proporciona acceso a los

documentos de archivo de acuerdo

con sus vigencias documentales

CÓMO SE CONSTITUYE?

Conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas destinados a la conservación,

tratamiento y difusión del patrimonio documental. Componen el sistema

archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la administración de

archivos, los recursos e insumos, y la

legislación archivística.

CÓMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS DE TRAMITE

OPERACIÓN CENTRALIZADAOPERACIÓN CENTRALIZADA

En la unidad administrativa existe En la unidad administrativa existe una sola área y un una sola área y un

responsable de llevar a cabo responsable de llevar a cabo los procesos archivísticos los procesos archivísticos

OPERACIÓN DESCENTRALIZADAOPERACIÓN DESCENTRALIZADA

En la unidad En la unidad administrativa existe existe una sola área y un responsable una sola área y un responsable de llevar a cabo la recepción y de llevar a cabo la recepción y despacho de correspondencia, despacho de correspondencia,

transferencias al archivo de transferencias al archivo de concentración y coordinar la concentración y coordinar la operación de los archivos que operación de los archivos que se establezcan, donde existirá se establezcan, donde existirá un encargado por cada uno de un encargado por cada uno de

los mismoslos mismos

PROCESOS ARCHIVISTICOS

INSTRUMENTOS TECNICOS

Recepción y despacho de correspondencia

Elementos de descripción

Elementos de descripciónSeguimiento de asuntos en trámite

Apertura y descripción del expediente de archivo

Elementos de descripción

Cuadro de Clasificación

Control de archivos

Formatos de control de préstamos de expedientes

Inventarios

Transferencias documentales

Vigencias documentales

Guía simple Elementos de descripción

RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA

ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN OBLIGATORIOS

Número identificador Número identificador

AsuntoAsunto

Fecha y hora de recepción o Fecha y hora de recepción o salidasalida

Generador del documento Generador del documento

Receptor del documento Receptor del documento

Folio consecutivo de ingreso o Folio consecutivo de ingreso o salida (puede ser el mismo o salida (puede ser el mismo o diferente, renovable anualmente) diferente, renovable anualmente)

Breve descripción del contenido del Breve descripción del contenido del documentodocumento

Puede ser diferente al del propio Puede ser diferente al del propio oficio o documento, sobretodo en oficio o documento, sobretodo en caso de comunicación electrónicacaso de comunicación electrónica

Nombre, en su caso, cargo y puestoNombre, en su caso, cargo y puesto

Nombre, en su caso, cargo y puesto Nombre, en su caso, cargo y puesto

RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN. INFORMACIÓN RESERVADA Y

CONFIDENCIAL

Carácter de la informaciónCarácter de la información

Fecha de clasificación Fecha de clasificación

Descripción de partes o secciones Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales reservadas o confidenciales

Fundamento legal Fundamento legal

Período de reservaPeríodo de reserva

Ampliación del período de reservaAmpliación del período de reserva

Rúbrica del titular de la U. Admva.Rúbrica del titular de la U. Admva.

Fecha de desclasificaciónFecha de desclasificación

Rúbrica y puesto del responsable de Rúbrica y puesto del responsable de la desclasificaciónla desclasificación

Pública____ Reservada ___Pública____ Reservada ___Confidencial ____Confidencial ____

Fecha en la que la unidad Fecha en la que la unidad administrativa clasifica la informaciónadministrativa clasifica la información

Describir partes o si es todo el Describir partes o si es todo el documentodocumento

Nombre de ordenamientos jurídicos, Nombre de ordenamientos jurídicos,

fracción y/o párrafosfracción y/o párrafos Número de años por el se reserva la Número de años por el se reserva la

información información

Número de años de ampliaciónNúmero de años de ampliación

Espacio para firmaEspacio para firma

Día, mes y añoDía, mes y año

Espacio para firma y nombre Espacio para firma y nombre

LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVOS SE ABREN CUANDO…

No existen antecedentes sobre el asunto

o materia

El asunto o materia son

nuevos

Cuando la acción corresponde a gestiones

gubernamentales diferentes y se trate de programas o proyectos

CÓMO SE INTEGRAN LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO

Por asunto o materia

Vacunas

Por tipo de documentos

Actas del Consejo Nacional de Salud

Por actividad sustantiva

Cruzada Nacional de Salud

Por actividad administrativa interna o logística

Viáticos al personal

ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVOOBLIGATORIOS

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Nombre y clasificación del expediente

Clave y nombre de la sección Clave y nombre de la serie Clave y nombre de la subserie* Clave y nombre del expediente

*opcional

Resumen del contenido

Fechas extremas

Formato o soporte

Valor documental

Plazos de conservación

Vigencia completa ___

Número de años en archivos de trámite ___

Número de años en archivo de concentración ___

Número de fojas

ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO . ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO . INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIALINFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIAL

Carácter de la informaciónCarácter de la información

Fecha de clasificación Fecha de clasificación

Descripción de partes o secciones Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales reservadas o confidenciales

Fundamento legal Fundamento legal

Período de reservaPeríodo de reserva

Ampliación del período de reservaAmpliación del período de reserva

Rúbrica del titular de la U. Rúbrica del titular de la U. Admva.Admva.

Fecha de desclasificaciónFecha de desclasificación

Rúbrica y puesto del responsable Rúbrica y puesto del responsable de la desclasificaciónde la desclasificación

Pública____ Reservada ___Pública____ Reservada ___Confidencial ____Confidencial ____

Fecha en la que la unidad Fecha en la que la unidad administrativa clasifica la administrativa clasifica la informacióninformación

Describir partes o indicar si es todo Describir partes o indicar si es todo el el

expedienteexpediente

Nombre de ordenamientos jurídicos, Nombre de ordenamientos jurídicos,

fracción y/o párrafosfracción y/o párrafos Número de años por el se reserva la Número de años por el se reserva la

información información

Número de años de ampliaciónNúmero de años de ampliación

Espacio para firmaEspacio para firma

Día, mes y añoDía, mes y año

Espacio para firma y nombre Espacio para firma y nombre

CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

Proceso de identificar y organizar archivos en categorías de acuerdo

con esquemas previamente establecidos, métodos y reglas determinados en un sistema o

cuadro de clasificación

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARIA CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARIA DE SALUD. DE SALUD.

Secciones que reflejan funciones comunesSecciones que reflejan funciones comunes

1C.1C. LEGISLACIÓNLEGISLACIÓN

2C2C ASUNTOS JURIDICOSASUNTOS JURIDICOS

3.C3.C PROGRAMACIÓN, PROGRAMACIÓN,

ORGANIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN Y

PRESUPUESTACIÓNPRESUPUESTACIÓN

4C.4C. RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS

5C.5C. RECURSOS FINANCIEROSRECURSOS FINANCIEROS

6C.6C. RECURSOS MATERIALES Y RECURSOS MATERIALES Y

OBRA PUBLICAOBRA PUBLICA

7C.7C. SERVICIOS GENERALESSERVICIOS GENERALES

8C.8C. TECNOLOGIAS Y TECNOLOGIAS Y

SERVICIOS DE INFORMACIÓNSERVICIOS DE INFORMACIÓN

9C.9C. COMUNICACIÓN SOCIALCOMUNICACIÓN SOCIAL

10C.10C. CONTROL Y AUDITORIA DE CONTROL Y AUDITORIA DE

ACTIVIDADES PÚBLICASACTIVIDADES PÚBLICAS

11C.11C. PLANEACIÓN, INFORMACIÓN PLANEACIÓN, INFORMACIÓN

Y EVALUACIÓNY EVALUACIÓN

12.CTRANSPARENCIA Y ACCESO 12.CTRANSPARENCIA Y ACCESO

A LA INFORMACIÓNA LA INFORMACIÓN

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARIA DE SALUD

Secciones que reflejan funciones sustantivas de la Secretaría de Salud

1S.1S. CALIDAD Y EDUCACIÓN EN CALIDAD Y EDUCACIÓN EN SALUDSALUD

2S.2S. DESARROLLO EN SALUDDESARROLLO EN SALUD

3S.3S. ECONOMIA DE LA SALUDECONOMIA DE LA SALUD

4S.4S. PROMOCIÓN DE LA SALUDPROMOCIÓN DE LA SALUD

5S.5S. SALUD REPRODUCTIVA Y SALUD REPRODUCTIVA Y EQUIDAD DE GENEROEQUIDAD DE GENERO

6S.6S. VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICAVIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA

7S.7S. SALUD DE LA INFANCIA Y LA SALUD DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA ADOLESCENCIA

8S.8S. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL PREVENCIÓN Y CONTROL DEL VIH/SIDAVIH/SIDA

9S VINCULACIÓN, 9S VINCULACIÓN, COORDINACIÓN Y COORDINACIÓN Y PARTICIPACIÓN SOCIALPARTICIPACIÓN SOCIAL

10S.10S.TRASPLANTESTRASPLANTES

11.S TRANSFUSIÓN SANGUÍNEA11.S TRANSFUSIÓN SANGUÍNEA

12S.12S. ADICCIONESADICCIONES

13S. BENEFICENCIA PÚBLICA13S. BENEFICENCIA PÚBLICA

14S. PROTECCION CONTRA 14S. PROTECCION CONTRA RIESGOS SANITARIOSRIESGOS SANITARIOS

15S.ARBITRAJE MÉDICO15S.ARBITRAJE MÉDICO

16S.16S. ATENCIÓN MÉDICA Y ATENCIÓN MÉDICA Y HOSPITALARIAHOSPITALARIA

17S.INVESTIGACIÓN EN SALUD17S.INVESTIGACIÓN EN SALUD

18S. SALUD MENTAL18S. SALUD MENTAL

19S. PROTECCIÓN SOCIAL EN 19S. PROTECCIÓN SOCIAL EN SALUDSALUD

20S.TECNOLOGÍA EN SALUD20S.TECNOLOGÍA EN SALUD

21S.BIOÉTICA 21S.BIOÉTICA

16S ATENCIÓN MÉDICA Y HOSPITALARIA

16S.1 Institutos Nacionales de Salud

16S.2 Hospitales Federales de Referencia

16S.3 Registro médicos

16S.4 Consulta externa

16S.5 Hospitalización

16S.6 Servicios de diagnóstico y gabinete

16S.7 Servicio de cirugía

16S.8 Servicios extramuros

16S.9 Servicios de rehabilitación

16S.10 Promoción de la salud en centros de salud y unidades médicas

16S.11 Estadísticas hospitalarias

17S INVESTIGACIÓN EN SALUD

17S.1 Disposiciones en materia de investigación

17S.2 Programas y proyectos de investigación en salud

17S.3 Registro de proyectos de investigación

17S.4 Registro de investigadores

17S.5 Registro de Investigación en Salud

5S.12 Atención y Prevención de Cáncer Mamario

CLASIFICACIÓN A NIVEL DE SERIE (dos niveles)

5S.9 Atención del Recién Nacido

5S.19 Derechos Sexuales y Reproductivos

3.10.1 Subsecretaria de Innovación y Calidad. Dictamen técnico de estructuras.

3.10.2 Dirección General de Planeación y Desarrollo

3.10.3 Dirección General de Recursos Humanos

CLASIFICACIÓN A NIVEL DE SUBSERIE. (tres niveles)

18.16.2 Encuesta Nacional de …..

18.16.2/4 Levantamiento de encuestas

18.16.2/3 Formas de Captura

18.16.2./2 Concentrados de la encuesta

18.16.2/3 Productos de la encuesta

CLASIFICACIÓN A NIVEL DE EXPEDIENTES. (cuatro niveles)

Elementos de descripción del expediente de archivo

Nombre y clasificación del expediente

Clave y nombre de la sección

Clave y nombre de la serie

Clave y nombre de la subserie*

Clave y nombre del expediente

*opcional

VIGENCIAS DOCUMENTALES

Establecimiento de períodos de conservación de los archivos en las instituciones con base en sus valores documentales o conforme disposiciones específicas.

PARA QUE?

•Establecer los tiempos máximos de conservación de archivos para lograr un manejo racional y óptimo de los mismos

•Facilitar el flujo de archivos para evitar su acumulación innecesaria en oficinas

•Facilitar el proceso de valoración y disposición de archivos

VIGENCIAS GENERALES. Conforme a valores

documentales

Contable.

•Original 6 años Copias 3 años

Administrativo

•Original 6 años Copias 3 años

Jurídico o Legal

•Original Durante su vigencia + 12 años después de su vigencia

•Copia Durante su vigencia

*Original y copia = original

VIGENCIAS ESPECIFICAS

Expedientes de personal

•Conservación indefinida

•Expediente Clínico

•Mínimo 5 años después del último contacto del paciente

Permisos de importaciones

•Hasta un año después de la vigencia del permiso

Licencias sanitarias

•Conservación indefinida

VIGENCIAS DOCUMENTALES E INFORMACIÓN RESERVADA

Plazo de reserva 4 añosVigencia documental 3 añosSe conserva por un período adicional de 4 añosVIGENCIA COMPLETA 8 años

Plazo de reserva 2 añosVigencia documental 6 añosSe conserva por un período adicional de 6 añosVIGENCIA COMPLETA 12 años

VIGENCIAS DOCUMENTALE S Y SOLICITUDES DE INFORMACION

Expedientes que contienen documentos que fueron objeto de una solicitud de información se conservan por dos años mas

Vigencia documental 6 años

Objeto de solicitud de información 2 años

VIGENCIA COMPLETA 8 años

16S ATENCIÓN MÉDICA Y HOSPITALARIA      

16S.1 Institutos Nacionales de Salud Administrativo General  

16S.2 Hospitales Federales de Referencia Administrativo General

16S.3 Registro médicos Administrativo Específico SI

16S.4 Consulta externa Administrativo General  

16S.5 Hospitalización Administrativo General  

16S.6 Servicios de diagnóstico y gabinete Administrativo General  

16S.7 Servicio de cirugía Administrativo General  

16S.8 Servicios extramuros Administrativo General  

16S.9 Servicios de rehabilitación Administrativo General  

16S.10 Promoción de la salud en centros de salud y unidades médicas

Administrativo General  

16S.11 Estadísticas hospitalarias Administrativo General  

17S INVESTIGACIÓN EN SALUD      

17S.1 Disposiciones en materia de investigación Jurídico General  

17S.2 Programas y proyectos de investigación en salud Administrativo General SI

17S.3 Registro de proyectos de investigación Administrativo General  

17S.4 Registro de investigadores Administrativo General  

17S.5 Registro de Investigación en Salud Administrativo General  

17S.6 Fondo Sectorial de Investigación en Salud Administrativo General  

17S.7 Becas y estímulos a investigadores Administrativo General  

Elementos de descripción del expediente de archivo

Plazos de conservación

Vigencia completa ____

Número de años en archivos de trámite ____

Número de años en archivo de concentración ____

GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS Elementos de descripción

IdentificaciónIdentificación

• Unidad administrativa Unidad administrativa • Nombre del responsable Nombre del responsable

de archivos y puestode archivos y puesto• DomicilioDomicilio

Contexto Contexto

4.4. Sección/ProcedenciaSección/Procedencia5.5. Serie/Área responsable Serie/Área responsable

de archivosde archivos6.6. Fechas Fechas 7.7. VolumenVolumen

Actualización a partir de 2006

Transferencias de la serie si ____ no____

Número de expedientes transferidos ___

Expedientes abiertos en el año ___

Total de expedientes de la serie ___

Cifra igual la reportada en Volumen

LO QUE NO ES UN EXPEDIENTE DE ARCHIVO

Los controles o formatos de registros

Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna

Las carpetas con copias de faxes, de vales al almacén, tarjetas utilizadas para registro de asistencia

Las carpetas con fotocopias de diversos temas y sin interrelación

Publicaciones y revistas, que no forman parte de un expediente de archivo

Fotografías o cualquier material gráfico aislado que no fue integrado a un archivo o a un sistema de archivos

Transitorios del Lineamientos

•Publicación de la Guía Simple en el Portal de Transparencia. 1o. de enero de 2005

•Inventario de archivos a nivel de series documentales, de archivos abiertos a partir de junio de 2003, 31 de diciembre de 2004

•Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Vigencias Documentales. Octubre de 2004. Se entrega al Archivo General de la Nación a en Febrero de 2005

•Inventario de archivos a nivel de expedientes se inicia a partir de enero de 2005

•Calendario institucional con fechas para la organización total de archivos así como informe sobre la situación para cumplir con los lineamientos. Noviembre de 2004

Compromisos de Unidades Administrativas

GUIA SIMPLE. A partir de agosto de 2004 se instala en internet aplicación para prueba y ejercicios

INVENTARIO POR SERIES

Se elaborará a partir de la aplicación para la Guía

CUADRO DE CLASIFICACION Y VIGENCIAS DOCUMENTALES Cada unidad administrativa elabora su cuadro específico

INVENTARIO POR EXPEDIENTE

Se entrena a personal operativo

CALENDARIO DE ORGANIZACIÓN Y REPORTE DE CUMPLIMIENTO

Se entrega en la primera semana de octubre de 2004, conforme al formato que se determine

A fin de iniciar la capacitación a personal operativo, las unidades administrativas

a) Identifican el modelo de organización y en su caso a encargados de archivob) Elaboran su cuadro de clasificación especifico c) Entregan en reunión de trabajo: Nombres y datos de encargados y cuadro de

clasificación a más tardar 15 días hábiles posteriores al Taller.