7/8/2010

1

TATACARA PENGURUSAN STOR

Disediakan oleh :

Puan Fadzillah binti RahmanUnit Belanjawan & Stor Pusat

Pejabat Bendahari, UTM

DEFINISI STOR

Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian danpengeluaran stok.

7/8/2010

2

BARANG-BARANG STOR

3

DEFINISI STOK

Stok bermaksud barang-barang belumStok bermaksud barang barang belumguna dan perlu disimpan untuk tujuanoperasi atau penyelenggaraan termasukbekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti,keselamatan, makmal, bengkel, dangsebagainya.

7/8/2010

3

PENGURUSAN BARANG BARANG STOR

DELIVERY ORDER

Semak:

BIN KAD, STOK KAD

REKODPEMBELIAN

Semak:Pesanan Tempatan , Invois, Jumlah barangTandatangan:Borang Penerimaan Barang

PENERIMAAN BARANG Pastikan:

Rekod-rekod dokumen dicatitkan Jumlah Barang

BIN KAD, STOK KAD

Pastikan:LAPORAN

PT

Tandatangan:Borang Pengeluaran

5

Baki di Bin Kad bersamaan dengan baki barang yang ada

REKOD

1. Laporan pemeriksaan2. Baki fizikal barang

dalam simpanan3. Barang yang rosak dan

berlebihan PENGGUNAAN/ KELUARAN

BARANG

Pengeluaran Barang

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secarat t k d b k b i tikteratur, cekap dan berkesan bagi memastikan :-

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan

menepati kehendak pelanggan; dan

(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara

memberi perlindungan, penjagaan dan

penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam

simpanan.

7/8/2010

4

FUNGSI STOR

Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalankepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugasp p gg g g gberikut :-

(a) Menerima barang-barang yang dipesan denganmengesah dan memperaku serahan barang-barangoleh pembekal.

(b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakanruang stor secara optimum.

(c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasadalam keadaan baik dan boleh digunakan.

(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluanpelanggan.

(e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksikeluar masuk stok secara tepat, teratur dankemaskini.

(f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagimemastikan kedapatan stok mengikut paras yangditetapkan.

7/8/2010

5

(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stokkepada pelanggan.

(h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan danmengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkanb l k li ih t k t k k l t t hberlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempohpenggunaan dan tidak bergerak.

(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaranserta penyelenggaraan kebersihan stor.

(j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang/ b l t k l t t h tid kusang/obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak

boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak ataumelebihi keperluan.

(k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

Bahagian utama Stor Pusat iaitu :-

PENGURUSAN ORGANISASI STOR

Bahagian utama Stor Pusat iaitu :

(a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun

(b) Bahagian Terimaan

(c) Bahagian Simpanan dan

(d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran( ) g g g

7/8/2010

6

Pengurusan kawalan stok yang cekap danb k d b ik f d h f d h

PENGURUSAN KAWALAN STOK

berkesan dapat memberikan faedah-faedahberikut :-

(a) Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluanpemesan dapat dipenuhi.

(b) P d l l bih k ik(b) Penggunaan modal yang lebih ekonomik sertakurangnya wang terikat dalam bentuk stok.

(c) Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya.

(d) Stok yang tidak bergerak, tamat tempohpenggunaan, rosak dan usang dapatdikurangkan dan

(e) Ruang simpanan dapat dioptimumkan.

7/8/2010

7

Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa dan ditentukan seperti berikut :-

PARAS STOK

(a) Paras Stok Maksimum

Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa.

(b) Paras Menokok Stok

Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untukmemesan stok baru kerana baki stok yang ada hanyacukup untuk menampung pengeluaran dalam tempohcukup untuk menampung pengeluaran dalam tempohpesanan dan serahan.

(c) Paras Stok Minimum

Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.

Paras stok yang harus disimpan pada satu-satu masa :

(i) Kuantiti Stok Maksimum 3 bulan penggunaan

(ii) Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan

(iii) Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan penggunaan

7/8/2010

8

PENERIMAAN BARANG-BARANG MASUK DALAM STOR

BARANG AM & LAIN-LAIN

REKOD

REKODBARANG DITERIMA

KEMASKINIKAN STOK KAD /BIN

KAD

ALATULIS/KERTAS

Semua barang stor yang diterima hendaklah direkod mengikut jenis barang

Dokumen penerimaan barang ditandatangani

Semak:Pesanan Tempatan, Invois, Jumlah barang

DELIVERY ORDER

15

mengikut jenis barang stor dengan segera

barang ditandatangani oleh:1. Pembekal2. Penyelenggara Stor3. Pegawai

PENERIMAAN

Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikank k b ik t di hiperkara-perkara berikut dipenuhi :-

(a) Memastikan setiap barang-barang stor yangditerima menepati spesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan danpesanan dan

(c) Memastikan barang-barang stor diterima dalamkeadaan yang baik, sempurna dan selamatdigunakan.

7/8/2010

9

MEREKOD STOK

Semua jenis stor hendaklah merekodkan stokd i d k k dyang dterima dengan menggunakan kad yang

telah ditetapkan bagi tujuan :-

(a) Mengetahui kedudukan stok simpanan

(a) Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasat t dtepat dan

(a) Mengawal paras stok

PENYIMPANAN YANG SESUAI

KERTAS

18

UBAT-UBATANBAHAN-

BAHAN KIMIA

7/8/2010

10

JENIS-JENIS REKOD

Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenisi istor iaitu :

(i) Kad kawalan Stok KEW.PS-3 di Stor Pusatdan Stor Utama; dan

(ii) Kad Petak KEW.PS-4 di Stor Pusat, StorUtama dan Stor Unit

Pindaan atau pemadaman pada rekod tidakdibenarkan. Sekiranya apa-apa pembetulandiperlukan, langkah-langkah berikut perludi hidipatuhi :-

(a) Angka asal hendaklah digaris dengan satugarisan sahaja

(b) Angka yang betul ditulis dibahagian atasangka asal dan

(c) Pembetulan ditandatangan ringkas olehPegawai Stor.

7/8/2010

11

PENGELUARAN

Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-D h l K l D h l (MDKD) Si t lDahulu-Keluar-Dahulu (MDKD). Sistem pengeluaranyg. cekap penting untuk mengelakkan :-

(a) Pengeluaran tanpa kebenaran

(b) Pengeluaran tidak mengikut kuantiti dan tidak

seperti yg dipesan/pohonseperti yg. dipesan/pohon.

(c) Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan

PENGELUARAN BARANG-BARANG STOR

REKOD

Menyediakan barang stor yang hendak dikeluarkan mengikut kelulusan

BORANG PERMOHONAN YANG

TELAH LENGKAP

Borang Permohonan Barang ditandatangani

l h

22

oleh:1. Penerima barang2. Penyelenggara Stor3. Pegawai atasan

KEMASKINIKAN STOK KAD / BIN KAD

7/8/2010

12

PERMOHONAN STOK

Bahagian Bekalan Kawalan Dan Akaun :-

(a) Mendaftarkan permohonan dan memberi nomborrujukan pengeluaran

(b) Meluluskan kuantiti pengeluaran

(c) Merekodkan pengeluaran di Kad Kawalan Stok

B h i S Bahagian Stor :-(a) Menerima dan menyemak borang permohonan

(b) Menyediakan barangan yang dpohon

(c) Merekod dalam Kad Petak

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan Konsep 5S iaitu sisih,d ti lsusun, sapu, seragam dan sentiasa amal.

Amalan ini dipraktiskan supaya :- stok tidak mudah rosak

- senang dikeluarkan

- penggunaan ruang yang optimum

7/8/2010

13

SUSUN ATUR

Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya denganmengambilkira faktor keselamatan, kemudahangpengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor.

Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik danpraktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan storberjalan dengan lancar, selamat, mudah danmenjimatkan masa.menjimatkan masa.

Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruanguntuk memudahklan kakitangan dan alat pengendalianbarang-barang bergerak dengan selamat.

Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklahdigunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikutjenis disusun pada setiap rak tingkat petak atau arahjenis, disusun pada setiap rak tingkat, petak atau arahsupaya teratur dan kemas.

Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklahmempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuankeselamatan.

7/8/2010

14

Signboard Nama Barangan diStor Alatulis

Susunan Barang di Stor Perabot

28

7/8/2010

15

SUSUN ATUR STOR YANG TIDAK KEMAS

Gambar ihsan Unit Audit Dalam, UTM

PEMERIKSAAN

Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenisi iiaitu :-

(a) Pengiraan Stok

(b) Pemeriksaan Stok

(c) Verifikasi Stor

7/8/2010

16

PENGIRAAN STOK Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan secara terus

menerus sepanjang tahun. Perkara-perkara berikuthendaklah dipatuhi :

(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stokapabila berlaku transaksi penerimaan danpengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasabertepatan dengan rekod, dan

(b) Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah(b) Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merahhendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petakdan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan olehPegawai Stor.

PEMERIKSAAN STOK

Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusatdan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah melantikpegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yangpegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yangdiperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklahmematuhi perkara-perkara beikut :-

(a) Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atassemua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahunsemasa.

(b) Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarangtransaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaranPegawai Pemeriksa.

7/8/2010

17

(c) Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merahhendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad KawalanStok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkanoleh Pegawai Pemeriksa.g

(d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalamLaporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14

(e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untukdisemak dan disahkan oleh Pegawai PemverifikasiStor danStor dan

(f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasilpemeriksaan stok

VERIFIKASI STOR

Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepasik t k l h P i P ik kpemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa sekurang-

kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut :-

(a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secaraseratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stokfizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stokfizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok

(b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan

7/8/2010

18

(c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh gunaatau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempohpenggunaan diambil tindakan pelupusan

(d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong,ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanyaditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanyadiambil tindakan hapus kira

(e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkanKEW.PS-14 dan

(f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaituorganisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod,g , , p , ,penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan,kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakanLaporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

KEW.PS-15

KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR

Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiridaripada :-

(a) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai

(b) Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi

(c) Pegawai mempunyai pengetahuan atau( ) g p y p gberpengalaman dalam pengurusan stor dan

(d) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesionalserta Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf

7/8/2010

19

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan keStor berasaskan kepada program/jadual verifikasi yangStor berasaskan kepada program/jadual verifikasi yangdisediakan.

Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stokyang disenaraikan di KEW.PS-14 (LaporanPemeriksaan/Verifikasi Stor) dan melengkapkan serta

hk b i kl di i bmengesahkan butiran maklumat disenarai tersebutseterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan.

Pemverifikasi stor hendaklah mengira danmerekodkan baki fizikal stok dan kemudiannyamengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan Kadg p gKawalan Stok.

Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stoksemasa verifikasi dilaksanakan.

Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan KEW.PS-15 dan mengemukakan kepada Ketua Jabatan.

7/8/2010

20

PELARASAN STOK

Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasanstok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangandisebabkan silap pengiraan semasa pengiraandisebabkan silap pengiraan semasa pengiraan,pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan denganmenggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17

KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusanKetua Jabatan.

P i S h d kl h k d k i l k Pegawai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stokdiruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluarbagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B)dan Kad Petak serta ditandatangan.

KAWALAN KESELAMATAN STOR

Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkanb i d i d b l i ksecara berasingan daripada bangunan lain untuk

mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna danberkesan.

Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantungkepada keperluan dan kesesuaian penempatan StorPusat, Stor Utama dan Stor Unit dengan mematuhiciri-ciri berikut :-

7/8/2010

21

(a) Sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar

(b) Kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan

(c) Pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) padawaktu malamwaktu malam

(d) Pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera)

(e) Tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu

(f) Penggunaan pas kebenaran keluar masuk dan

(g) Peraturan penjagaan dan penyimpanan kuncimematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan yangberkuatkuasa

KAWALAN KEBAKARAN

Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaranyang sesuai dan memadai seperti fire alam, smoked t t t i kl d l i l idetector, water sprinkle dan lain-lain

Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hosereel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksaoleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamatmengikut peraturan yang berkuatkuasa

Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluarmasuk dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT)

7/8/2010

22

Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti DilarangMerokok, Mudah Terbakar dan sebagainya

Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JabatanPerkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagimendapatkan pandangan dan nasihat dalam mematuhikawalan kebakaran

Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepadaP i P i StPegawai-Pegawai Stor

SUMBERRUJUKAN

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009

TATACARA PENGURUSAN STOR(http://www.treasury.gov.my)

7/8/2010

23