tatacara pengurusan stor kerajaan - moe.gov.my - pengurusan... · stor unit hendaklah mendapatkan...

B P P A , K P M

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM

1Pekeliling Perbendaharaan AM 6.1

B P P A , K P M

Tujuan

TPS bertujuan untuk menguruskan stok

yang meliputi Penerimaan, Merekod,

Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan,

Keselamatan, Kebersihan, Pelupusan,

Kehilangan dan Hapus Kira.

2

B P P A , K P M

Tatacara Pengurusan Stor

KP 6.4/2013 - Penyimpanan

KP 6.2/2013 – Penerimaan

KP 6.3/2013 – Merekod Stok

KP 6.5/2013 - Pengeluaran

KP 6.1/2013 – Pendahuluan

KP 6.6/2013 – Pemeriksaan

KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan

KP 6.8/2013 – Pelupusan

KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira

B P P A , K P M

Definisi Stor & Stok

STOR STOK (INVENTORI)

Tempat melaksanakan :

i. Penerimaan;

ii. Perekodan;

iii. Penyimpanan;

iv. Penyelenggaraan;

v. Pengendalian; dan

vi. Pengeluaran STOK.

Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan atau

untuk digunakan terus untuk tujuan operasi atau

penyelenggaraan. Antara kriteria :

i. Dalam bentuk barangan dan bekalan untuk

digunakan dalam proses pengeluaran;

ii. Dalam bentuk barangan atau bekalan untuk

digunakan atau diedarkan dalam pembekalan

perkhidmatan;

iii. Dipegang untuk dijual atau diedar dalam operasi

biasa; atau

iv. Dalam proses pengeluaran untuk dijual atau

diedarkan.

B P P A , K P M

BekalanPejabat

Ubat-ubatan Alat Ganti Makmal

Contoh Stok

Dapur Sukan Pertanian

B P P A , K P M

Bagi menentukan kategori / sub-

kategori / jenis stok sebelum

pendaftaran dilakukan Kementerian /

Jabatan / PTJ hendaklah menyemak

maklumat tersebut melalui laman

sesawang

http://knowledgebase.treasury.gov.my

Kategori Stok

B P P A , K P M

Kategori Stor Kerajaan

B P P A , K P M

Stor yang menyedia, mengurus dan membekalbarang-barang kepada pelanggan melalui rangkaianstor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan

unit

Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Material Spesifik(SMS) PDRM dan Depoh Bekalan Pusat Kementerian

Pertahanan


B P P A , K P M

9

Menyedia, mengurus dan membekal barang kepadaStor Unit

Membuat perolehan sendiri dan membekal terus kepadapelanggan akhir.

Stor yang mempunyai peruntukan berdasarkan aktivitidalam Belanja Mengurus Tahunan walaupun bukan

bertaraf PTJ / Pusat Kos.


B P P A , K P M

10

Di Kementerian / Ibu Pejabat Jabatanhendaklah mempunyai sekurang-kurangnya

1 Stor Utama

Membekalkan stok kepada Bahagian / Cawangan / Ibu Pejabat

Jika Bahagian / Cawangan buat perolehansendiri maka Bahagian / Cawangan tersebut

adalah Stor Utama

Di PTJ seperti Institusihendaklah mempunyai 1

Stor Unit yang dibahagikan mengikut

seksyen/bahagian sepertibekalan pejabat,

domestik, alat ganti dll


Permohonan stok kepada Stor Utama hendaklah menggunakan BorangPermohonan Stok.

Contoh: Stor JKR, JPS, JBPM, Hospital, Institusi Latihan & SU BekalanPejabat di Kem/Jab.

B P P A , K P M

11


Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluanjangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan

penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor Pusat danStor Utama serta tidak membuat perolehan sendiri.

Permohonan stok daripada pelanggan akhir kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok.

Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-

unit kecil

B P P A , K P M

12

Organisasi Stor

Pembekal

Stor

Unit

Stor

Unit

STOR UTAMASTOR PUSAT

Contoh Stor

SMS PDRM

Depoh Bekalan

Peralatan

KEMENTAH

Contoh Stor

JKR / JPS /

Hospital

Stor Utama di

Kementerian

Contoh Stor

Stor Wad /

Makmal /

Bahagian / Unit /

Bengkel

Stor

Unit

B P P A , K P M

Objektif / Asas Pengurusan Stor

Pengurusan Stor

• Stok sentiasa ada

• Menepati kehendakpelanggan

Kawalan Stok

• Stok boleh diguna

• Kaedah penjagaan & penyelenggaraan yang sempurna

B P P A , K P M

Fungsi Stor

Terima▪ Barang dipesan

▪ Sah dan perakukan barang diterima

Simpan Stok

Penjagaan

▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan

▪ Mengoptimumkan ruang stor

▪ Jaga & selenggara stok dengan baik

▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan

Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan

▪ Selenggara rekod setiap transaksi

Perancangan▪ Rancang & urus penokokan stok

▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan

B P P A , K P M

Pemeriksaan▪ Stok dalam simpanan

▪ Kelemahan / usang / terlebih dll

3K

Pelupusan

▪ Pastikan keselamatan, kebersihan & keceriaan

▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan

▪ Stok usang/obsolete, rosak, expired, melebihi

keperluan & elak pembaziran

Hapuskira▪ Dilaksanakan mengikut peraturan

▪ Untuk stok yang hilang

Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan

Fungsi Stor

B P P A , K P M

STOR

Bhgn Bekalan, Kawalan & Akaun

Rancang & uruspembelian

Kawalan Stok

Akaun

Pangkalan Data

BahagianTerimaan

Terima & periksabarang dibekal

BahagianSimpanan

Terima, Simpan & keluar Stok

Catat dalam KadPetak

Keselamatan

Pengiraan Stok

BhgnPembungkusan &

penghantaran

Bungkus & hantarkpd pelanggan

Pengurusan Organisasi Stor

B P P A , K P M

17

Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat

dipenuhi.

Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya terikat

dalam bentuk stok.

Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya terikat

dalam bentuk stok

Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan

usang dapat dikurangkan

Ruang simpanan dapat dioptimumkan

Objektif Pengurusan Kawalan Stok

B P P A , K P M

18

Senarai barang-barang dalam pegangan Stor Pusat danStor Utama mengandungi maklumat mengenai nombor kod,

perihal barang, unit ukuran dan harga

Rujuk kepada laman sesawanghttp://knowledgebase.treasury.gov.my/knowledgebase/

untuk mendapatkan maklmat bagi penyediaan katalog barang-barang

Jika barang-barang dibeli/disimpan tiada dalamKnowledgebase maka Kem/Jab perlu mengemukakan

permohonan kepada Perbendaharaan menggunakan *BorangPermohonan Kod Baharu SPA/SPS dan emel kepada

[email protected]

Katalog Stok

*Borang boleh didapati dalam AM6.1 Lampiran D atau melalui SPA Kit di bawah tab Informasi

dalam Knowledgebase

http://knowledgebase.treasury.gov.my/knowledgebase/

B P P A , K P M

19

Penambahan Item Katalog

Barang-barang baharu yang hendak dimasukkan ke dalam

katalog hanya boleh dilakukan setelah mendapat kelulusan

Pegawai Katalog/Stor dan kelulusan daripada Pegawai Pelulus

Permohonan menggunakan borang Penambahan Barang

(KEW.PS-6) bagi Kem/Jab yang belum menggunakan Sistem

Pengurusan Stor (SPS) Perbendaharaan Malaysia

Katalog disediakan oleh semua stor :

Diedarkan kepada pemesan bagi tujuan pemesanan stok

Menyeragamkan barang-barang yang disimpan supaya

penjenisan barang-barang yang serupa dapat dikurangkan

B P P A , K P M

20

JUSTIFIKASI

Tiada barangpengganti yang

memuaskandalam stok;

Barang barulebih ekonomik;

Barang tersebutkerap digunakan

dalamjangkamasa lama

BAHAGIAN BEKALAN, KAWALAN DAN AKAUN

(BBKA)

Memesan atau membeliuntuk permintaan itu

sahaja;

Memberitahu pemohonbahawa terdapat barang-barang lain dalam katalog

yang boleh digunakansebagai pengganti;

Menolak danmemulangkan

permohonan tersebut

PERATURAN PENGELUARAN ITEM DARIPADA KATALOG

Kelulusan Pegawai Pelulushendaklah diperolehsebelum stok lama

dikeluarkan drpd katalogdengan memastikan baki

stok dihabiskan dantindakan menokok stok

tidak dilakukan

Pembelian stok yang seakan-akan atau hampir

serupa dengannyahendaklah dihentikan

pembelian dan dikeluarkandaripada katalog

Penambahan Item Katalog

dan

atau

dan

B P P A , K P M

Ku

mp

ula

n S

tok

Dilaksanakan oleh Stor Pusat /Utama

Kump. A (30 %) stok yang disimpan yang mempunyai nilaipembelian tahunan tertinggi. Kump. B (70 %) stok bakinya

Kew.PS-7 – Penentuan Kumpulan Stok

Senarai ikut nilai pembelian untuk tempoh dua tahun

Kajian pembahagian kumpulan dibuat pada setiap awal tahun

Tumpuan lebih diberi kepada stok Kump. A untuk elak stok bernilai tinggi disimpan secara berlebihan

Pengurusan Stor

B P P A , K P M

Paras Stok Jumlah stok disimpan pada satu-satu masa

Paras Maksimum – kuantiti stok tertinggi(3 bulan penggunaan)

Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok(2 bulan penggunaan)

Paras Minimum – kuantiti stok terendah(1 bulan penggunaan)

Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12 bulan terakhir

Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras

Paras Stok

B P P A , K P M

Kadar Pusingan Stok

•Pengiraan setiap suku tahun & tahunan

•Perlu capai sekurang-kurangnya 2 kadar pusingan

•Lebih tinggi lebih bagus

•Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obsolete)

•Stok pembangunan/projek khas tidak diambilkira

Paras Simpanan

• Petunjuk pengurusan stor yang baik.

• Stok tidak melebihi paras simpanan.

• Kecuali keperluan darurat spt vaksin ular.

Paras Perkhidmatan

• Stor memenuhi semua pesanan.

• Stor mencapai paras perkhidmatan yang baik

Prestasi Stor

B P P A , K P M

Ketua Jabatan di Stor Pusat danStor Utama hendaklah

menyediakan Laporan KedudukanStok KEW.PS-13 setiap suku tahundan mengemukakan kepada UPA Kem/Jab untuk dilaporkan dalam

JKPAK

Ketua Jabatan hendaklah menandatangani KEW.PS-13 bagi tahun semasa yang telah lengkap dan mengemukakan kepada UPA

Kem/Jab sebelum 15 Februari tahun berikutnya.

Laporan Kedudukan Stok

Penyediaan

Pelaporan

B P P A , K P M











B P P A , K P M

Bidang Tugas

▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

terima dan sahkan stok yang diperolehi

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Objektif

▪ Spesifikasi barang-barang stor

▪ Kualiti/Kuantiti

▪ Keadaan barang-barang stor

Pelantikan

Pegawai

Penerima

▪ Tanggungjawab Ketua Jabatan.

▪ Bagi barang teknikal, pegawai penerima

hendaklah ada kemahiran mengenainya

Penerimaan

B P P A , K P M

Barangan diterima berserta LO / Inbois / Dokumen Kontrak dll

Diperiksa, diukur, ditimbang oleh Pegawai Penerimadengan serta merta

Pengesahan penerimaan dalam pada dokumen rasmi

Isi Kew.PS-1

Isi Kew.PS-2 (2 salinan) jika ada perselisihan ( sesalinansimpanan dan sesalinan kepada pembekal)

Pengesahan bersyarat jika tidak berkesempatan. Cop “diterima dengan syarat …….”

Penerimaan Daripada Pembekal

B P P A , K P M

Pengujian Kualiti

Pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah

menepati spesifikasi dalam perjanjian. Pegawai

Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara

berikut dipatuhi:

Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal;

Sampel barang dihantar ke agensi teknikaluntuk diuji;

Barang-barang yang tidak menepati kualitidikembalikan; dan

Menuntut penggantian semula mengikut termakontrak.

B P P A , K P M

29

Pelaksanaan

dalam situasi

berikut:

Penerimaan Di Luar Kawasan Stor

B P P A , K P M

Semak butiran(LO / Inbois /

Nota serahan dll )

Periksa(kira / ukur / timbang / uji)

Terima – Kew.PS-1

(Stor Unit – KadPetak)

Terima – Kew.PS-2

(jika adaperselisihan)

Perekodan

▪ Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB)

▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang

▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak

(catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,

dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

Penerimaan Daripada Pembekal

B P P A , K P M

31

Penerimaan Daripada Stor Pusat /

Utama

Barangan diterima berserta SenaraiPembungkusan dan Salinan BorangPesanan dan Pengeluaran Stok (StorUtama & Unit)

Diperiksa dan disahkan barang diterimaadalah seperti yang dipesan

Jika ada perselisihan rujuk kepada storpengeluar dengan serta merta

B P P A , K P M

Semak butiran(Kew.PS-10 & Kew.PS-12)

Semak (samadengan

pesanan)

Terima – KadPetak

Tidaksempurna –Kew.PS-2

Perekodan

▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang

▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan

▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak

Penerimaan Daripada Stor Pusat /

Utama

B P P A , K P M

33

Direkodkan semuladalam Kad KawalanStok dan Kad Petakasal sebagai barang

belum guna

Bagi stok separa gunahendaklah direkoddalam borang yang disediakan oleh Storbagi tujuan kawalan

Keluar-Masuk

Barang Dikembalikan oleh Stor

Penerima

B P P A , K P M

34

Pegawai Penerima di Stor Pusat

dan Stor Utama hendaklah

melabelkan nombor kod dan nama

barang kepada semua barang yang

diterima atau bekasnya bagi

memudahkan penyimpanan

Pelabelan Barang-barang Diterima

B P P A , K P M

35

Bungkusan barang tidakmempunyai tanda rosak atau

terusik

Jika terdapat tanda makahendaklah dibuka serta merta

di hadapan agen / wakilpenghantaran serta

dibandingkan dengan butir-butiryang terdapat dalam inbois

atau nota hantaran / pembungkusan

Sekiranya berlaku kerosakan / kehilangan / tidak cukup bekalke atas konsainan maka sijil /

perakuan kerosakan hendaklahdiperolehi daripada pembekal

Penerimaan Barang-barang Import

di Tempat Pendaratan

B P P A , K P M

36

Barang-barangmudah

terbakar ataukimia perlu

dihantar teruske stor

Penerimaan Barang Mudah

Terbakar atau Kimia

B P P A , K P M











B P P A , K P M

Merekod Stok

– Kad Kawalan Stok & Kad Petak

PERKARA STOR PUSAT / UTAMA STOR UNIT

Rekod di .. Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)

Kew.PS-4 (Kad Petak) Kew.PS-4 (Kad Petak)

Warna Kad

Kew.PS-3 (Putih)

Kew.PS-4 (Hijau & Merah

Jambu untuk stok bertarikh

luput)

Kew.PS-4 (Hijau & Merah

Jambu untuk stok bertarikh

luput)

Lokasi Kad

Ditempatkan bersama stok

Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan

dalam bilik beku simpan di tempat berasingan

Tatacara

Merekod

Penerimaan – Pen dakwat merah

Pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam

1 kad 1 item & no. kad berturutan

silap (tidak boleh padam – garis, repair & initial)

B P P A , K P M

39

Semua Kem/Jab hendaklah

menggunakan Sistem Pengurusan Stor (SPS) yang telah dibangunkanoleh Perbendaharaan

Malaysia

Borang LaporanTerimaan Barang-Barang

KEW.PS-2 & BorangPermohonan Stok

KEW.PS-11 hendaklahdicetak dan

ditandatangani olehPegawai yang

Bertanggungjawab

Borang-borang lain boleh dicetak mengikut

keperluan

Penggunaan Rekod Melalui

Sistem Elektronik

B P P A , K P M

40

Komponen atau alat gantiyang diluluskan melalui

proses pelupusan melaluikaedah tukar ganti

(cannibalize) hendaklahdimasukkan ke dalam stor

untuk penempatan sementarasebelum dipasang kepadaperalatan lain yang samajenis atau kegunaannya

Satu senarai berasinganhendaklah disediakan bagi

tujuan rekod

Rekod Komponen Alat Ganti

yang Masih Boleh Diguna

B P P A , K P M

Merekod Stok

Kew.PS-4 – Disimpan Bersama Stok

B P P A , K P M

Merekod Stok

Kew.PS-4 – Tidak Disimpan Bersama Stok

B P P A , K P M











B P P A , K P M

46

Susun atur

•Menggunakan ruang semaksima mungkin

•Pelan Lantai yang sistematik

•Ambil kira faktor pergerakan keluar masuk

•Penggunaan tempat simpanan yang praktikal

•Jarak 50cm dari siling atas faktor keselamatan

Lokasi dan letakan stok

•Dipetakan dan sentiasa dikemaskini

•Amalkan Letakan Stok Tetap

•Letakkan Stok Sementara jika :

Stok akan dikeluarkan kepada pemesan

Baru diterima

Ruang terhad (faktor saiz dll)

•Dicatat perihal stok untuk memudahkan penyimpanan danpengeluaran

Penyimpanan

B P P A , K P M

47

Penyimpanan

•Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)

•Tempat simpanan ambil kira jenis stok

Bilik hawa dingin

Bilik bersiling

Ruang kering dan ada laluan angin

•Ruang penyimpanan perlu dibahagi mengikut seksyen / baris/ rak / tingkat / petak

•Stok yang memerlukan cara simpanan khas hendaklahdipatuhi / dipenuhi kehendaknya

Penyimpanan

B P P A , K P M

48

Stok dalam bekas asal

•Dikekalkan dalam bekasnya

•Label dipastikan boleh dilihat dengan jelas

Barang-barang tercerai

•Dimasukkan dalam bekas yang sama

•Simpan ikut bilangan atau unit untuk memudahkanpengeluaran

Barang-barang berharga dan menarik

•Tempat selamat dan sentiasa di bawah pengawasan

•Kawalan pengeluaran diketatkan

Penyimpanan

B P P A , K P M

49

Penyimpanan dadah merbahaya, racun dan bahanpsikotropik

•Patuhi peraturan penyimpanan di bawah Akta DadahBerbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 danPeraturan Bahan Psikotropik 1989

Penyimpanan stok unsur keselamatan

•Senjata atau peta-peta

•Patuhi Peraturan Keselamatan yang ditetapkan

Stok mudah terjejas akibat hawa panas danlembap

•Simpan ditempat bersesuaian (bilik hawa dingin / biliknyah lembapan)

Penyimpanan

B P P A , K P M

50

Stok tahan pada cuaca panas dan hujan

•Tahan panas atau hujan dan sukar dialih

•Simpan ditempat lapang dan berpagar

Stok barang-barang berat

•Pada rak paling bawah

•Ambil kira faktor berikut waktu simpanan

MDKD

Elak paling bawah ditindih dengan stok

berat

Mudahkan urusan kiraan, pemeriksaan

dan verifikasi•Alas dengan palet,belantan atau landasan

•Ruang simpanan bersesuaian

•Tinggi susunan sederhana untuk urusan pergerakandll

Penyimpanan

B P P A , K P M

51

Stok bertarikh luput

•Pembekal perlu label tarikh luput (catat pada bekas/kotaksupaya mudah dilihat)

•Rekod pada kad petak warna merah jambu

•Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)

• Jika MDKD tidak dapat diamalkan guna label MDKD (Kew.PS-8)

•Senarai stok bertarikh luput (KEW.PS-9) disediakan olehPegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luputdalam bulan yang sama

•KEW.PS-9 dikemaskini enam bulan sebelum tamat tarikh luput

• Jika tidak dapat dihabiskan perlu ambil tindakan berikut:

Maklumkan kepada stok pusat/utama untuk agih

kepada stor lain

Laksanakan pengeluaran bagi tujuan yang berkaitan

spt latihan,pembangunan dll

Pulangkan kepada pembekal (rujuk perjanjian jika

ada)

Laksana pelupusan

Penyimpanan

B P P A , K P M

Penyimpanan

- Stok Tersusun & Ada Pengenalan

B P P A , K P M

Penyimpanan

- Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

B P P A , K P M











B P P A , K P M

Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)

Elak pengeluaran tanpa kebenaran

Pengeluaran tidak ikut kuantiti kelulusan

Stok lama tersimpan dan tidak dikeluarkan

Kebenaran oleh Pegawai Pelulusatau Pegawai diberi kuasa secara

bertulis oleh Ketua Jabatan

Kebenaran Pengeluaran

B P P A , K P M

Pemesanan Stok

Gunakan Borang KEW.PS-10 (Stor Pemesankepada Stor Pengeluar)

Pesanan kepada Stor Pusat perlu 5 salinanKEW.PS-10. Pesanan kepada Stor Utama (jumlahsalinan ikut keperluan agensi)

1 salinan disimpan oleh pemesan, 4 salinan kepadastor pengeluar

Pengendalian di stor pengeluar mengikut fungsi setiap seksyen stor

1

2

3

4

B P P A , K P M

Permohonan Stok

Pesanan stok kepada stor utama yang bekalkan terus kepadapelanggan dan stor unit guna KEW.PS-11

Disediakan dalam 2 salinan

1 salinan simpanan pemohon dan 1 salinan kemukakan kepada stor unit

Tindakan perlu diambil bila terima KEW.PS-11

i. Daftarkan dan beri no. permohonan

ii. Tentukan kuantiti pengeluaran

iii. Dapatkan kelulusan pengeluaran

iv. Catat pengeluaran pada kad petak

v. Keluarkan stok

1

2

3

4

B P P A , K P M

Sekiranya pesanan disahkan tidak

dapat dibekalkan oleh Stor Pusat

maka Stor Utama hendaklah

membuat perolehan Mengikut

tatacara perolehan semasa yang

berkuat kuasa

Pesanan Tidak Dapat Dibekalkan

B P P A , K P M

Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan

dengan Kebenaran Pegawai Pelulus yang diberi

kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan

Pengeluaran Stok

Pegawai Pelulus hendaklah menurunkan

tandatangan dan tarikh di KEW.PS-10 atau

KEW.PS-11

Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut

kuantiti yang diluluskan

B P P A , K P M

Barangkerap

digunakan;

atau

Barangmudahrosak;

atau

Barangbernilairendah;

atau

Barang tidak ekonomik dikesan.

Contoh :Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen / pemutar skru / tali / gelas / bakul sampah/ sudu / garfu.

• Rekod dan keluarkan terus daripada stok

• Tidak perlu buku kawalan dalaman

Barang Gunahabis

B P P A , K P M

Barang guna habis bagi tujuanguna sama disimpan di lokasitertentu selepas digunakan

Sediakan borang kawalandalaman

Jika tidak diperlukan tetapimasih ada nilai jualan bolehbuat jualan sisa stok ataubarang terpakai

Kawalan Keluar Masuk Barang

Guna Habis

B P P A , K P M

Perlu kelulusan Ketua Jabatan

Jika kategori Bahan Buangan Terjadual, ikut peraturan ditetapkan

Jika lain-lain boleh jual sisa kepadasyarikat berdaftar dengan MOF dan permit barang lusuh (berat kurang1000kg)

Jika lebih 1000kg ikut tatacarapengurusan aset alih atau lain-lain yang berkaitan

Hasil jualan dikredit dalam hasilKerajaan

Jualan Sisa Stok Atau Barang

Terpakai

B P P A , K P M

Direkod secaraberasingan

Jika hendak dijual perlukelulusan Ketua

Jabatan

Harga ditetapkan oleh Jabatan

Hasil jualan dikreditdalam hasil Kerajaan

Produk Hasilan Stok

B P P A , K P M











B P P A , K P M

PemeriksaanStor

PengiraanStok

PemeriksaanStok

VerifikasiStor

Jenis Pemeriksaan

B P P A , K P M

Soalan Jawapan

Di mana dilaksana ?

Stor Pusat

Stor Utama

Stor Unit

Bila ? Sepanjang Tahun

Bila ada transaksi masuk atau keluar

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor

Apa perlu dibuat ?

Kira baki selepas transaksi

Buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak

Tandatangan & tarikh oleh Pegawai Stor

Stor Utama perlu sediakan Laporan kedudukan Stok

(Kew.PS-13)

Dilaporkan kepada Urusetia JKPAK

Pengiraan Stok

B P P A , K P M

Soalan Jawapan

Di mana dilaksana ? Stor Pusat

Stor Utama

Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober

Pemeriksaan terhadap semua stok

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai tidak kena mengena dengan stor

Apa perlu dibuat ?

Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor

Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai

Pemverifikasi Stor

Buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan

Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)

Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan

Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

Pemeriksaan Stok

B P P A , K P M

70

Soalan Jawapan

Di mana dilaksana ? Stor Pusat

Stor Utama

Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember

Selepas Pemeriksaan Stor dibuat

Tanggungjawab siapa ?

Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU/

Pengerusi JKPAK Kementerian

Tempoh pelantikan 2 tahun

Apa perlu dibuat ?

Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan

Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ

Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan

Pengurusan Stor dan serah kepada KJ

Keanggotaan

Pemverifikasi Stor

Sekurang-kurangnya 2 orang

Tidak bertugas di stor

Kump. P&P atau sokongan

Verifikasi Stor

B P P A , K P M

Soalan Jawapan

Pelarasan Stok ? Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan

Bila ? Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor

dilaksanakan

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor

Kuasa Melulus Ketua Jabatan

Borang Diguna Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok

Apa perlu buat ?

Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B)

Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang

Catat di Kad Petak

Tandatangan dan tarikh

Pelarasan Stok

B P P A , K P M











B P P A , K P M

73

Patuhi Arahan Keselamatan

Suasana stor yang kondusif

Pelabelan yang jelas & mudah difahami

Tujuan

B P P A , K P M











B P P A , K P M

Pelupusan Stok

Dilaksanakanpada stok yang usang, rosak, expired, tidak

boleh diguna, tidakdiperlukan dll

Laksanaberdasarkan syor

PegawaiPemeriksa atau

Pemverifikasi Stok

Mematuhiperaturan

berkuatkuasadalam Tatacara

Pengurusan AsetAlih Kerajaan

LembagaPemeriksa

Pelupusan Stokguna Lembaga

PemeriksaPelupusan Aset Alih Kerajaan

sedia ada

Guna KEW.PS-19yang disediakan

oleh Pegawai Stor

Catat keadaan stok serta syor

kaedah pelupusan yang sesuai

Kuasa melulus ikut akta sedang

berkuatkuasa

Pegawai stor kemaskini rekod

KKS dan KP

PerakuanPelupusan tidak

diperlukan

Dilaporkan dalamKEW.PS-20

B P P A , K P M











B P P A , K P M

77

Dilaksana bila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan

dan seumpamanya

Perlu mematuhi peraturan ditetapkandalam Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan

Kecuali Kekurangan Stok Bernilai Rendah

Hapus Kira Kehilangan Stok

B P P A , K P M

78

Kekurangan Stok Bernilai Rendah

Jumlah keseluruhan NPA kurang RM250

Susut disebabkan olehkekurangan akibat

dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat dll

Bukan disebabkan olehkecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus Seksyen 5 Akta Pewakilan Kuasa

1956 yang sedangberkuatkuasa

Pegawai Stor sediakanLaporan Hapus Kira

Kekurangan Stok gunaKEW.PS-21

KEW.PS-21 hendaklahdisahkan oleh KJ sebelum

diangkat kepada KuasaMelulus

Kemaskini KKS dan KP

Laporan Polis, LaporanAwal dan Laporan Akhir

tidak diperlukan

B P P A , K P M

Unit Pengurusan Aset AlihBahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Kementerian Pendidikan MalaysiaAras 5, Blok E2, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya

Tel : 03 – 88849400 03 – 8884683403 – 8884687303 – 8884683603 – 8884 6846

Fax : 03 – 88846824

[email protected]@moe.gov.my

[email protected]@moe.gov.my

[email protected]

mailto:[email protected]





B P P A , K P M

tatacara pengurusan stor kerajaan - moe.gov.my - pengurusan... · stor unit hendaklah mendapatkan...

Documents