Penyimpanan, Pengurusan, Penfailan

Update : 24 Oktober 2008Slide ini dibuat menggunakanMPP 2007.

Mempelajari cara pengurusan berkenaan ubat-ubatan secara efektif supaya tidak berlaku sebarang lambakan, kekurangan & kecurian stok.

Keseluruhan jenis ubat di klinik merupakan Aset mutlak syarikat. Anda bertanggungjawab sepenuhnya terhadap aset tersebut.

Kehilangan Stock = Mencuri !

= Pecah Amanah !

Tindakan Perundangan NegaraPenggantian StockTindakan Disiplin

1. Kebersihan2. Susunatur & tag nama ubat3. Kuantiti (stok)

1. Seluruh persekitaran stor, rak.

1. Seluruh persekitaran, rak

1. Jumlah ubat yang perlu ada (standard) untuk satu minggu bersesuaian dengan penggunaan.

1. Kebersihan & bebas dari segala kekotoran dan sisa makanan.2. Jangan campur antara makanan & minuman.3. Dilarang meletakkan ubat dibahagian pintu peti sejuk.4. Ubat-ubatan yang berkenaan sahaja.

Rekod ubat-ubatan1.Rekod DDA2.Rekod OTC3.Rekod OCP4.“Stock Audit” bulanan .

NAMA ALAMAT LOKASIJUMLA

HBAKI NAMA DOKTOR T/T

ZAKI YAMANINO. 19 JLN. SENA 1, TMN

RINTING, MASAI.Z-01-08 5 10 DR. SYUKOR /

FAIRUZ OSMANN0. 13 JLN REMBIA, TMN

REMBIA, SKUDAIF-02-44 3 7 DR SYUKOR /

OSMAN KERING PASIR GUDANG O-22-33 2 4 DR SYUKOR /

1. Rekod mesti dikemaskini setiap hari sekiranya ada pengeluaran .2. Sekiranya tiada pengeluaran, tempoh kemaskini sekurang-kurangnya 5 hari.3. Rekod ini wajib dijaga dengan baik kerana dibawah pemantauan KMM 100%.

BIL

TARIKH

NAMA IN OUTBALANC

E

1. 12/8/08 KEMASKINI 1 10

2. 14/8/08 KEMASKINI 1 9

3. 15/8/08 KEMASKINI 2 7

4. 20/8/08 SN 09865 5 12

1. Rekod dikemaskini sekurang-kurangnya 1 minggu sekali. Jalan yang mudah ialah Kemaskini pada setiap hari.

BIL

TARIKH

NAMA IN OUTBALANC

E

1. 2/9/08 M. RASHID 1 9

2. 4/9/08 SN 28711 5 14

3. 4/9/08 MAKMUR 2 12

4. 5/9/08 TAT 2 101. Rekod dikemaskini sekurang-kurangnya 1 minggu sekali. Jalan yang mudah ialah Kemaskini pada setiap hari.

BIL

ITEMUNI

TOPENING

AUGIN1

IN2

IN3

IN4

TOTAL IN

CLOSING AUG

TOTALUSAGE

TOTALPERUNI

T

ANGGARAN UNIT

1. TAB PONSTAN BIJI 1000100

0 0 1000 0 3000 1000 2000 1000 1 BTL

I S R K J S A

1 2 3 4 5 6

7 8 910

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

JumlahUbat yang

Telah digunakanPada bulan

tersebut

Jumlah keseluruhanUbat yang masuk

Jenis pembilangUntuk sesuatu item

Nama ubat Jumlah ubatAtau unit yang

Ada didalam satuBotol/jar/kotak

Ubat yangsampai JUMLAH

UBAT

1. Buat pemeriksaan keseluruhan ubat di dalam stor, bilik doktor, bilik rawatan dan dispensari.

2. Tulis secara kasar jika anda mendapati ada ubat yang tinggal sedikit dan habis. JANGAN lupa untuk rekodkan sekali baki yang tinggal.

3. Order ubat secara online di alamat www.penawargroup.com/inventory atau www.penawargroup.com/mystock

4. Sekiranya internet tidak boleh digunakan, guna FAKs

5. Print P/O yang telah anda buat sebagai rekod.6. Pemesanan ubat dibuat pada setiap minggu. Ini

tertakluk kepada perubahan dari pihak pengurusan.

1. P/O yang telah dihantar tadi akan diproses oleh HQ.

2. Proses pembukusan akan dibuat, dan sekurang-kurangnya ubat akan sampai pada hari khamis atau jumaat.

3. Penghantaran ubat akan disertaka bersama D/O. Anda dikehendaki untuk COP D/O tersebut dengan cop rasmi klinik ketiga-tiga helai D/O. Ceraikan 1 copy daripada D/O tersebut untuk tujuan rujukan dan penfailan.

4. D/O yang telah diceraikan tadi hendaklah dikepilkan bersama P/O yang telah anda cetak tadi. Kemudian failkan.

5. Periksa dengan segera ubat yang sampai tadi dengan D/O. Jika tedapat sebarang kesalahan sila hubungu HQ dengan segera.

1. Ubat lebih/banyak.• Kes ini berlaku sekiranya pemeriksaan semasa proses

semakan tidak dibuat dengan teliti.1. Isi borang yang telah disediakan dan pulang ke HQ

dengan segera .

1. Ubat hampir kepada tarikh luput.1. Kes ini terjadi sekiranya terdapat lambakkan ubat di

klinik yang tidak dipulang ke HQ. semua staff diklinik akan didenda denda kuantiti ubat tersebut pada harga jual 2kali ganda.

Kumpulan Perubatan Penawar telah melantik PANTAI MEDIVEST untuk tujuan pembuangan sisa klinik.

Tong Kuning telah disediakan untuk membuang semua peralatan klinik yang tidak diperlukan dan setiap bulan akan dikutip oleh PANTAI MEDIVEST dan dihantar tong kuning yang baru.

Tidak dibenarkan membuang jarum di tong sampah biasa @ dalam plastik. Jika tiada tong kuning boleh gunakan botol ubat syrup yang kosong dan di patahkan jarumnya terlebih dahulu.

Pihak kementerian kesihatan akan menghantar wakil untuk membuat pemeriksaan di klnik. Pemeriksaan yang dibuat ialah :

• Buku Psychrotrophic sama baki dengan pengiraan stok.• Buku DDA sama baki dengan pengiraan stok.• Kotak DDA & Psychrotrophic dalam keadaan baik dan berkunci.• Kebersihan stor ubat.• Suhu peti sejuk.

1. KUMPULAN UBAT GASTRIK,CIRIT BIRIT2. KUMPULAN UBAT JANTUNG ,MIGRAIN3. KUMPULAN UBAT BUASIR4. KUMPULAN UBAT ASMA5. KUMPULAN UBAT BATUK & SELSEMA6. KUMPULAN UBAT TAHAN BISA,DEMAM 7. KUMPULAN UBAT TAHAN MUNTAH,MABUK/PENING8. KUMPULAN UBAT PERANCANG9. KUMPULAN UBAT ANTIBIOTIK10. KUMPULAN UBAT ANTI VIRAL, KULIT & CACING11. KUMPULAN UBAT HORMON & STEROID12. KUMPULAN UBAT VITAMIN & MINERAL13. KUMPULAN UBAT MATA ,TELINGA & MULUT14. KUMPULAN UBAT TOPIKAL15. KUMPULAN UBAT KEBAS16. KUMPULAN UBAT ALAHAN / ALERGI

1. Bertanggungjawab kepada ketiadaan stok ubat. 2. Membuat pesanan ubat daripada ibupejabat3. Memastikan kebersihan stor dan stok ubat tersusun.4. Memastikan semua ubat-ubatan disimpan mengikut keperluan penstoran tertentu. 1. Menyelenggara rekod dan akauntabiliti semua ubat-ubat di klinik.2. Memastikan sisa-sisa toksik dikumpul dan dihantar untuk pelupusan

mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan (untuk Rekonstitusi Ubat Sitotoksik sahaja).