taulukkolaskennan perusmateriaali - microsoft excel 2007 ... leikepöytä on yleisin tapa siirtää...

Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright © 2008–2009 Piuha

Tekstinkäsittely PERUSMATERIAALI

Microsoft Word 2007

Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.1

päivitetty 20.1.2010

www.piuha.fi [email protected]

Tekstinkäsittely – Microsoft Word 2007 2/30

© 2008–2009 Piuha www.piuha.fi

Materiaalin tekijänoikeus

Tämän materiaalin tekijänoikeuden omistaa Piuha – Atk-koulutus- ja suunnittelu Iisakki Pirilä. Materiaalin tekstin ja kuvien jäljentäminen ilman lupaa painamalla, monistamalla, skannaamalla tai muilla tavoin kielletään tekijänoikeuslain mukaisesti. Myös materiaalin jakaminen verkkopalvelussa sekä materiaalin osien julkaiseminen verkkosivuilla ilman tekijän lupaa on kielletty. Materiaalissa käytetyt valmistaja- ja tuotenimet ovat omistajiensa rekisteröityjä tavaramerkkejä.

Mahdolliset korjaukset ja parannusehdotukset

Mahdolliset korjaukset ja parannusehdotukset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen [email protected]

mailto:[email protected]



Sisällysluettelo

MATERIAALIN VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI .............................................................. 5

WORDIN KÄYNNISTÄMINEN ............................................................................................... 5

UUDISTETTU KÄYTTÖLIITTYMÄ ......................................................................................... 6

OFFICE-PAINIKE (OFFICE BUTTON) .................................................................................................... 7 VALINTANAUHA (RIBBON) JA VÄLILEHDET ........................................................................................... 8 PIKATYÖKALURIVI (QUICK ACCESS TOOLBAR) .................................................................................... 8 PIKAVALIKOIMA (MINI TOOLBAR) ........................................................................................................ 8 PIKANÄPPÄIMET ................................................................................................................................ 9 PIKAVALIKOT JA PIKAVALIKOIMA – HIIREN OIKEA PAINIKE ...................................................................... 9 REAALIAIKAINEN ESIKATSELU............................................................................................................. 9

KIRJOITTAMINEN JA LIIKKUMINEN TEKSTISSÄ ............................................................ 10

QWERTY-NÄPPÄIMISTÖ JA ERIKOISMERKIT ..................................................................................... 10 KOHDISTIMEN HALLINTA JA AUTOMAATTINEN RIVITYS ......................................................................... 10

MUOTOILEMINEN ............................................................................................................... 11

VINKKEJÄ ALUEVALINTOIHIN............................................................................................................. 11 KAPPALEMUOTOILUT ....................................................................................................................... 11 MUOTOILUJEN KOPIOINTI MUOTOILUSIVELTIMELLÄ............................................................................. 12

SISENNYKSET .................................................................................................................... 12

VASEN SISENNYS ............................................................................................................................ 12 1. RIVIN SISENNYS........................................................................................................................... 12 RIIPPUVA SISENNYS ........................................................................................................................ 12 SISENNYKSET VIIVAIMELLA .............................................................................................................. 13 SISENNYSTEN MUOKKAAMINEN ........................................................................................................ 13

LEIKEPÖYDÄN KÄYTTÖ .................................................................................................... 14

TIEDON KOPIOIMINEN/LEIKKAAMINEN JA LIITTÄMINEN ......................................................................... 14 LIITTÄMISASETUKSET JA LIITÄ MÄÄRÄTEN ......................................................................................... 14

TYYLIT ................................................................................................................................. 15

MITÄ HYÖTYÄ ON TYYLEISTÄ? .......................................................................................................... 15 TYYLIEN KÄYTTÖ ............................................................................................................................. 15 TYYLIJOUKON VAIHTAMINEN ............................................................................................................ 15 SISÄLLYSLUETTELON LUOMINEN OTSIKKOTYYLEISTÄ ......................................................................... 16

KAAVION LISÄÄMINEN ...................................................................................................... 16

SMARTART-GRAFIIKKAOBJEKTIT ................................................................................... 17

SIVUNVAIHTO, TYHJÄ SIVU JA KANSILEHTI .................................................................. 17

KUVAT ................................................................................................................................. 18

KUVATIEDOSTON LISÄÄMINEN .......................................................................................................... 18 CLIPART-KUVAN LISÄÄMINEN ........................................................................................................... 19 KUVATYÖKALUJEN KÄYTTÖ .............................................................................................................. 20

TAULUKOT .......................................................................................................................... 20

TAULUKON LISÄÄMINEN ................................................................................................................... 20



YLÄ- JA ALATUNNISTEIDEN LISÄÄMINEN ............................................................................................ 21 SIVUNUMEROINTI ............................................................................................................................ 21

SIVUN ASETTELU JA TULOSTAMINEN ............................................................................ 22

POSTITUKSET JA YHDISTÄMINEN ................................................................................... 23

ASIAKIRJAN KOMMENTOINTI JA TARKISTAMINEN ...................................................... 26

TALLENNUSMUODOT JA PDF-LUONTI ............................................................................ 27

WORD 2007:N TALLENNUSMUOTO JA YHTEENSOPIVUUS .................................................................... 27 TIEDOSTON MUUNTAMINEN PDF-MUOTOON ...................................................................................... 27

NÄPPÄINKOMENTOJA ...................................................................................................... 28

ESIMERKKI SFS 2487 -VAKIOASETTELUSTA ................................................................ 29

NÄPPÄIMISTÖKARTTA ...................................................................................................... 30



Materiaalin versiosoveltuvuus ja kieli

Materiaalin kuvat ja esimerkit ovat suomenkielisen Microsoft Wordin versiosta 2007. Toimintojen ja termien englanninkieliset nimet on pääosin jätetty pois, jotta materiaali pysyisi tiiviinä. Uuden käyttöliittymän avaintermit löytyvät myös englanniksi. Mikäli käytössä on Office-paketin monikielinen versio, saa käyttöliittymän halutessaan vaihdettua kokonaisuudessaan suomenkieliseksi apuohjelmalla, joka löytyy:

Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Tools → Microsoft Office 2007 Language settings Uusi kieli tulee käyttöön, kun Office-sovellukset seuraavan kerran käynnistetään.

Wordin käynnistäminen

Saat käynnistettyä Word-tekstinkäsittelyohjelman mm.

1. Käynnistä-valikosta Saat uuden tyhjän asiakirjan. 2. Kaksoisnapsauttamalla Word-asiakirjaa tiedostohallinnassa Word käynnistyy ja

avaa suoraan valitsemasi asiakirjan. (Joihinkin koneisiin on työpöydälle lisätty myös pikakuvakkeet Wordiin ja muihin Office-sovelluksiin.)



Uudistettu käyttöliittymä

Office 2007:n uudistetussa käyttöliittymässä on luovuttu perinteisistä valikoista. Niiden sijaan käyttäjälle pyritään järjestämään helposti saataville aina kuhunkin työvaiheeseen läheisimmin kuuluvat työkalut. Myös jokaisen ohjelman (Word, Excel, PowerPoint, Access…) ominaispiirteet on pyritty ottamaan huomioon käyttöliittymäsuunnittelussa. Tämän toteuttamiseksi Word 2007:n käyttöliittymässä on uusia elementtejä. Näkymät ovat tutut edellisestä, mutta niiden vaihtamisen painikkeet ovat nyt oikeassa alakulmassa:

Valintanauha (Aloitus-välilehti avoinna)

Office-painike

Pikatyökalurivi

Näkymät Zoomaus-säädin

Tilarivi

Vierityspalkki



Office-painike (Office Button)

Vasemmasta kulmasta löytyvä, kaikille Office 2007 -ohjelmille yhteinen Office-painike sisältää tyypillisimmät työtiedostoihin liittyvät toiminnot:

Avaaminen

Tallentaminen

Tulostaminen ja esikatselu

Sähköpostin liitteenä lähettäminen

Julkaiseminen mm. PDF-muotoon Lisäksi Office-valikosta pääsee säätämään ohjelman asetuksia mieleisekseen (aiemmin valikkokomennolla Työkalut Asetukset)

Myös Wordin asetukset löytyvät nyt

täältä!



Valintanauha (Ribbon) ja välilehdet

Tehtäväkohtaisesti näkyviin tulee myös muita lisävälilehtiä – esim. kuvan ollessa valittuna tulee näkyviin Kuvatyökalujen Muotoile-välilehti.

Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar)

Office-painikkeen vierestä löytyvä pikatyökalurivi sisältää monissa työvaiheissa tarvittavia yleisiä toimintoja. Kuvassa ovat oletustyökalut Tallentaminen, Kumoa ja Tee uudelleen – pikatyökaluriville voi myös itse valita haluamansa useimmin käytetyt toiminnot.

Pikavalikoima (Mini Toolbar)

Tilannekohtaisesti näkyviin tulee läpikuultava työkalurivi, josta voi nopeasti tehdä esimerkiksi muotoiluja. Työkalurivi muuttuu asteittain näkyvämmäksi, kun hiiri viedään sen päälle. Jos esimerkiksi valitset osan tekstistä, niin pikavalikoimasta voit nopeasta vaihtaa sen muotoilua:

Wordin välilehdet Aloitus (Home) Usein tarvittavia perustoimintoja

Lisää (Insert) Sivunvaihtojen, kuvien, kaavioiden, taulukoiden, tunnisteiden ja erikoismerkkien lisääminen

Sivun asettelu (Page Layout) Teeman vaihtaminen. Sivun suunnan, koon ja reunusten muuttaminen. Sisennykset ja tekstin rivitys

Viittaukset (References) Sisällysluettelon, hakemiston, alaviitteiden, lainausten, hakemiston ja lähdeluettelon lisääminen

Postitukset (Mailings) Kirjekuoret, osoitetarrat ja yhdistäminen

Tarkista (Review) Kieliasun tarkistus, kommentointi ja muutosten seuranta

Näytä (View) Näkymät, viivaimen näyttäminen ja ikkunoiden järjestys

Nuolesta klikkaamalla pääset mukauttamaan pikatyökaluriviä!

Wordin komennot ja toiminnot on järjestetty valintanauhalle tehtäväkohtaisiksi välilehdiksi. Välilehdet sisältävät komennoista ja toiminnoista muodostuvia loogisia ryhmiä.

Aloitus-välilehden Fontti-ryhmä



Pikanäppäimet

Yleisimmät aiemmista versioista tutut pikanäppäinkomennot on säilytetty (esim. CTRL + S tallentaa, CTRL + P tulostaa). Tämän lisäksi ALT-näppäimen painaminen tuo työkalun päälle näkyviin kunkin työkalun uuden näppäinkomennon, joka toimii ALT-näppäimen kanssa yhtä aikaa tai erikseen ensin ALT ja sitten haluttu kirjan/numero. Materiaalin lopussa on taulukko, josta löydät perinteisiä näppäinkomentoja tekstinkäsittelyn avuksi.

Pikavalikot ja pikavalikoima – hiiren oikea painike

Hiiren oikea painike (2-painike) on edelleen nopea tie moniin toimintoihin. Asiakirjan sisällön päällä se tuo esiin pikavalikon, josta löytyy tilanteeseen ja valittuun objektiin liittyviä hyödyllisiä toimintoja. Kun napsautat hiiren oikeaa painiketta, perinteisen pikavalikon yläpuolelle tulee näkyviin myös uusi pikavalikoima.

Reaaliaikainen esikatselu

Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) tarkoittaa, että näet muotoilut ja tehosteet asiakirjassa heti, kun liikutat hiirtä eri muotoilujen päällä. Esim. vaihtaessasi fonttia tai tyyliä Aloitus-välilehdeltä näet jo ennen muotoilun valitsemista, miltä se näyttäisi. (Reaaliaikaisen esikatselun erityistapauksissa ottaa pois käytöstä Wordin asetuksissa Office-valikosta, jos esimerkiksi tietokoneen nopeus ei tahdo riittää sen sujuvaan käyttöön.)



Kirjoittaminen ja liikkuminen tekstissä

QWERTY-näppäimistö ja erikoismerkit

Löydät tietokoneen kirjoituskoneajoilta periytyvän QWERTY-näppäimistokartan materiaalin viimeiseltä sivulta (suomalainen näppäimistöasettelu).

Pitämällä Shift- eli Vaihto-näppäintä pohjassa saat isot kirjaimet (lukitus: Caps Lock) ja erikoismerkit, jotka ovat kunkin näppäimen vasemmassa yläkulmassa: ! ” # ¤ % & / ( ) =? * ; : Pitämällä Alt Gr -näppäintä (Alternate Graphic) pohjassa saat erikoismerkin, joka on kunkin näppäimen oikeassa alakulmassa: @ £ $ € { [ ] } \ |

Kirjainten päälle tulevat aksentit saadaan esille painalla ensin erikseen haluttu aksenttimerkki ja sitten varsinainen kirjain: ü ë é. Lisää-välilehden Merkki-työkalulla löydät kaikki mahdolliset merkit.

Kohdistimen hallinta ja automaattinen rivitys

Kohdistimen hallintaan ja liikuttamiseen on kaksi perustapaa:

1) Hiirellä osoittaminen ja napsauttaminen

2) Näppäimistön nuolinäppäimillä liikkuminen

Eräitä perussääntöjä

Word hoitaa tekstikappaleen rivityksen! Älä vaihda itse riviä, Enteriä käytetään ainoastaan kappaleenvaihdoissa

Älä siirrä tekstiä vaakasuunnassa välilyönneillä

Älä vaihda sivua painamalla monta kertaa Enter, vaan käytä sivunvaihtoa (CTRL + Enter)

Välimerkkien jälkeen yksi tyhjä välilyönti

Ennen välimerkkejä ei tyhjää väliä

Tavuviivaa pidempi ajatusviiva: CTRL + numeronäppäimistön miinus Word 2007:n oletusvälistys kappeleen jälkeen Ennen Word 2007:aa kappaleen jälkeen oli usein tapana painaa 2 kertaa Enter tyhjän rivivälin jättämiseksi kappaleiden väliin. Oikea tapa olisi ollut painaa vain kerran Enter ja säätää välistys kappaleen jälkeen suuremmaksi kuin 0 pt. Word 2007:ssa oletusvälistys jälkeen on 10pt. Välistyksen asettaminen: Hiiren oikea painike ja apuvalikosta Kappale…

Kohdistin tunnetaan myös latinasta juontuvalla nimellä kursori – Lat. cursor, juoksija.



Muotoileminen

Word 2007:ssä on useita tapoja muotoilla tekstiä. Kirjoitetun tekstin muotoileminen aloitetaan valitsemalla (”maalaamalla”) haluttu alue ja käytetään esim. Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän painikkeita:

Vinkkejä aluevalintoihin

Kaksoisklikkaus sanan päällä valitsee sanan

Kolmoisklikkaus tekstissä valitsee koko kappaleen

Klikkaus rivin edessä marginaalissa valitsee rivin

Koko asiakirjan valinta: CTRL + A

Alueen valinta voidaan tehdä myös näppäimistöllä: SHIFT + nuolinäppäimet.

CTRL-näppäin pohjassa voi valita useita erillisiä alueita samalla kertaa

Kappalemuotoilut

Aloita-välilehden Kappale-ryhmän painikkeet muotoilevat sen kappaleen, jossa kohdistin on sitä kappaletta, jossa kohdistin:

Fontti Fonttikoko Suurenna/pienennä fonttikokoa

Poista muotoilut

Fontin väri

Tekstin korostusväri

Muuta kirjainkoko

Yläindeksi, alaindeksi

Yliviivaus

Lihavointi

Kursivointi Alleviivaus

Tekstin tasaus

Luettelo

Luettelomerkin vaihtaminen

Numeroitu luettelo

Monitasoinen luettelo Suurenna/pienennä

sisennystä Lajittele

Näytä kaikki muotoilumerkit

Reunaviiva

Taustaväri Riviväli

Avaa Kappale-valintaikkuna

Avaa Kappale-valintaikkuna



Muotoilujen kopiointi muotoilusiveltimellä

Muotoilusivellin on korvaamaton työkalu, jonka avulla kerran tehdyn muotoilun voi nopeasti monistaa paikasta toiseen:

1. Valitse tekstistä kohta, jossa on oikeanlainen muotoilu 2. Kaksoisnapsauta muotoilusivellintä Aloitus-välilehden

Leikepöytä-ryhmästä tai pikavalikosta 3. Valitse hiirellä ne kohdat, joihin haluat tämän muotoilun

kopioida 4. Lopeta muotoilusiveltimen käyttö napsauttamalla kerran

muotoilusivellintä Muotoilusivellin toimii myös mm. kuvien muotoilujen kopioinnissa! Jos haluat kopioida muotoilun vain yhteen paikkaan, niin voit napsauttaa muotoilusiveltimen (kohta 2) päälle napsauttamalla työkalua vain kerran. Tällöin voit kopioida muotoilun yhteen paikkaan, jonka jälkeen työkalu lähtee itsestään pois päältä.

Sisennykset

Sisentämällä muutetaan tekstin etäisyyttä reunuksesta. Voit sisentää haluamasi tekstikappaleet erikseen, jolloin yhdellä sivulla voi olla useita erilaisia sisennyksiä. Tasausten tapaan sisennykset ovat kappalemuotoiluja. Sisennys on voimassa koko siinä kappaleessa, jossa se tehdään ja sama sisennys tulee voimaan myös seuraavaan kappaleeseen, kun painetaan ENTER. Sisennys on näin voimassa siitä kohdasta eteenpäin, kunnes se poistetaan tai muutetaan toiseksi.

Vasen sisennys

Suurenna/pienennä sisennystä -painikkeilla voidaan sisentää koko kappaletta vasemmasta reunasta 2,3 cm vakioaskel kerrallaan. (Näppäimistöllä CTRL + M ja CTRL + SHIFT + M)

1. rivin sisennys

Ensimmäisen rivin sisennystä käytetään erottamaan kappaleita, kun niiden väliin ei ole jätetty tyhjää tilaa. Ensimmäisen kappaleen ensimmäistä riviä ei kuitenkaan sisennetä.

1. Valitse muotoiltavat kappaleet ja hiiren oikealla pikavalikosta Kappale 2. Valitse kohdasta Mukautettu sisennykseksi 1. rivi 3. Määritä kohtaan Sisennys sisennyksen määrä ja napsauta OK.

Riippuva sisennys

Riippuvaa sisennystä käytetään, kun halutaan käyttää sivuotsikkoja tekstin vasemmassa laidassa ja aloittaa varsinainen tekstikappale näiden kohdalta samalla rivillä. Materiaalin



lopusta löydät mallin suomalaisesta asiakirjastandardista, jossa käytetään riippuvaa sisennystä. Riippuvan sisennyksen voi tehdä kirjoittaessa seuraavasti:

1. Kirjoita ensimmäinen sivuotsikko. 2. Paina CTRL + T niin monta kertaa, kun haluat sisennysaskelmia. 3. Paina SARKAIN, jolloin kohdistin hyppää riippuvasti sisennettyyn kohtaan 4. Kirjoita tekstikappale ja paina ENTER vasta kappaleen lopussa. 5. Voit kirjoittaa seuraavan sivuotsikon, SARKAIN vie kohdistimen tekstikappaleeseen.

Sisennykset viivaimella

Tekstiä voi sisentää myös viivaimen sisennysmerkeillä. Saat viivaimen näkyviin laittamalla ruksin Viivain-kohtaan Näytä-välilehdellä. Word 2007:ssa on uusi painike viivaimen näyttämiseksi/piilottamiseksi heti pystysuoran vierityspalkin yläpuolella, oikeassa yläkulmassa.

1. Vie kohdistin haluamaasi kappaleeseen tai valitse useampi kappale. 2. Tartu viivaimella haluaamaasi sisennysmerkkiin riippuen siitä, minkä sisennyksen

haluat kappaleeseen tehdä:

3. Raahatessasi näet pystysuuntaisen katkoviivan, joka kertoo sisennyskohdan. ALT-

näppäimellä saa vetämisen aikana tarkemman kohdan.

Sisennysten muokkaaminen

Sisennykset voi ottaa käyttöön tai niitä voi muuttaa myös Kappale-valintaikkunassa, jonka saat avattua hiiren oikealla pikavalikosta tai Aloita-välilehden Kappale-ryhmän painikkeella:

Voit tehdä mm. vasemman/oikean sisennyksen tai kohtaan Mukautettu riippuvan tai 1. rivin sisennyksen. Syötä sisennyksen määrä lukuna. Jos haluat nollata kaikki sisennykset, valitse Vasemmalla: 0, Oikealla 0 ja Mukautettu: Ei mitään. Saman saa tehtyä pikanäppäimellä CTRL + Q. Löydät muut sisentämisen pikanäppäimet materiaalin lopusta!

Ensimmäisen rivin sisennys

Vasen sisennys Riippuva siennys



Leikepöydän käyttö

Tiedon kopioiminen/leikkaaminen ja liittäminen

Leikepöytä on yleisin tapa siirtää tietoa ohjelmien välillä ja se on kätevä myös silloin, kun halutaan kopioida sisältöä paikasta toiseen: Tiedon kopioiminen leikepöydän kautta sisältää kolme vaihettaa:

1. Valitse halu kohde (esim. tekstin, kuva, taulukko, kaavio) 2. Kopioi (CTRL + C) 3. Siirry haluamaasi kohtaan ja Liitä (CTRL + V)

Tiedon leikkaaminen eli siirtäminen paikasta toiseen sujuu muuten samoin, mutta 2. kohdassa kopioinnin tilalle tulee Leikkaa (CTRL + X). Tietoa voidaan siirtää myös asiakirjasta toiseen tai ohjelmasta toiseen.

Liittämisasetukset ja Liitä määräten

Välittömästi liittämisen jälkeen liitetyn kohteen oikeaan alakulmaan jää useissa tilanteissa näkyviin Liittämisasetukset-painike. Siitä napsauttamalla saa luettelon erilaisista liittämistavoista. Vaihtoehdot riippuvat liitettävästä kohteesta, kokeilemalla löytää sopivan. Esim. valitsemalla Sama muotoilu kuin kohteella saat liitetyn sisällön usein suoraan kohtaan sopivalla muotoillulla.

Office 2007 -ohjelmissa leikepöydän käytössä tarvittavat komennot ovat kunniapaikalla Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmässä.

Löydät leikkaamisen, kopioimisen ja liittämiseen myös pikavalikosta, napsauttamalla valitsemasi kohteen päällä hiiren oikealla (2-painike).

Napsauttama Aloita-välilehden Liitä-painikkeen alareunasta löydät myös vaihtoehdon Liitä määräten. Se avaa valintaikkunan, josta löydät kaikki mahdolliset liittämistavat leikepöydällä olevalle kohteelle.



Tyylit

Mitä hyötyä on tyyleistä?

Tyylien käyttö nopeuttaa ja yhdenmukaistaa muotoilua. Yhteen tyyliin on nimittäin koottu kaikki siinä kohdassa tarvittavat muotoilut – niin sisennys, fontti, fonttikoko, väri kuin reunaviivakin. Tyypillisiä kohteita, joissa tyylejä käytetään, ovat tekstin pääotsikot (Otsikko 1), alaotsikot (Otsikko 2) sekä erilaiset korostukset ja lainaukset. Myös mitkä tahansa usein tekstissä toistuvat elementit kannattaa muotoilla tyyleillä. Tyylejä käyttämällä koko asiakirjan ulkoasua voidaan vaihtaa nopeasti. Samalla asiakirja saa myös jäsennellyn rakenteen, jolloin Word pystyy tekemään mm. sisällysluettelon automaattisesti.

Tyylien käyttö

1. Valitse teksti, jonka haluat muotoilla tietyllä tyylillä. Voit esimerkiksi valita tekstin, josta tulee otsikko. Jos haluat muuttaa koko kappaleen tyyliä, napsauta mihin tahansa kohtaan kappaletta.

2. Valitse Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmästä haluamasi tyyli.

Napsauttamalla Lisää-nuolesta saat laajennetua Pikatyylit-valikoiman, jolloin näet lisää tyylejä. Jos esim. valitsit pääotsikkona käytettävän tekstin, napsauta Otsikko 1 -tyyliä.

Jos haluat muokata jotakin valikoiman tyyliä enemmän mieleiseksesi, napsauta sen päällä hiiren oikealla painikkeella ja valitse Muokkaa…

Tyylijoukon vaihtaminen

Word 2007 sisältää oletustyylin lisäksi monia muita valmiita tyylijoukkoja. Kun olet muotoillut asiakirjan tyyleillä (esim. Otsikko 1, Otsikko 2, korostukset...), voit kokeilla, miltä asiakirjasi näyttäisi eri tyylijoukoilla (Elegantti, Moderni, Muodollinen...). Löydät tyylijoukot Vaihda tyyliä -painikeen takaa.



Sisällysluettelon luominen otsikkotyyleistä

Kun olet muotoillut asiakirjan otsikot tyyleillä, voit helposti lisätä automaattisen sisällysluettelon. Oletuksena Word käyttää sisällysluettelossa kolmen tason otsikoita ja tyylejä Otsikko 1, Otsikko ja Otsikko 3.

1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä sisällysluettelon (esim. asiakirjan alussa)

2. Napsauta Viittaukset-välilehdeltä Lisää sisällysluettelo ja valitse haluamasi sisällysluettelolaji:

Kun teet muutoksia asiakirjaan tai lisäät uusia otsikoita, voit aina halutessasi päivittää sisällysluettelon napsauttamalla mm. Sisällysluettelo-ryhmästä löytyvää painiketta Päivitä taulukko.

Kaavion lisääminen

Word 2007 käyttää monipuolista kaavio-ohjelmaa, joka on yhteinen Excelin kanssa. Lisää kaavio -painikkeella saat auki valintaikkunan, josta voit valita haluamasi kaaviotyypin. Tiedot voidaan kirjoittaa aukeavaan Excel-taulukoon.

Kaavion muokkaamisesta löydät lisätietoja Excel-perusmateriaalista.



SmartArt-grafiikkaobjektit

Office 2007:n uusi SmartArt-kaavio on tekstin ja grafiikan yhdistelmä, jolla voidaan havainnollistaa mm. prosessin kulkua, organisaation hierarkiaa tai osien keskinäisiä suhteita. Aloita napsauttamalla SmartArt-painiketta Lisää-välilehdellä.

Voi kirjoittaa tekstin suoraan muotoihin tai aukeavaan erilliseen tekstiruutuun. SmartArt-työkalujen Rakenne-lisävälilehdeltä löydät mm. Lisää muoto -painikkeen, jolla voit lisätä kaavioon uuden kohdan. Joihinkin kaaviotyyppeihin on varattu paikka myös kuvan lisäämiselle.

Sivunvaihto, tyhjä sivu ja kansilehti

Lisää-välilehden Sivut-ryhmästä löydät kolme hyödyllistä painiketta. Kun et halua sivulle enää enempää sisältöä, napsauta Sivunvaihto, niin saat kohdistimen kohdalle sivunvaihdon. Tämän pikanäppäin on CTRL + ENTER. Kohdistin hyppää seuraavan sivun alkuun.

Sivunvaihdot näkyvät tekstissä omana pisteviivamerkintänään, kun kaikki muotoilumerkit ovat näkyvissä (Aloitus-välilehden Näytä kaikki)

Saat poistettua sivunvaihdon esim. napsauttamalla kohdistimen Sivunvaihto-merkin eteen painamalla DELETE.

Kokonaisen uuden tyhjän sivun saat Tyhjä sivu -painikkeella. Valmiita kansilehtimalleja löydät puolestaan napsauttamalla Kansilehti – valitsemasi kansilehti lisätään automaattisesti asiakirjan alkuun.



Kuvat

Kuvatiedoston lisääminen

Kuvien lisääminen tapahtuu Lisää-välilehden Kuvat-ryhmän painikkeilla. Kun haluat lisätä kuvan kuvatiedostosta (esim. JPG-muotoa), napsauta Kuva-painiketta. Nyt avautuu valintaikkuna kuvatiedoston valitsemikseksi:

Selaa kansioon, josta haluamasi kuva löytyy

Voit myös etsiä kuvaa kirjoittamalla hakusanan

Valitse haluamasi kuva ja Lisää (tai kaksoisnapsauta kuvaa)



Kun olet lisännyt kuvan, se jää valituksi – näkyvissä ovat kuvan koonmuutoskahvat:

ClipArt-kuvan lisääminen

ClipArt-painikeella voit lisätä kuvan leikekirjastosta. Oikeaan laitaan tulee ClipArt-tehtäväruutu. Kirjoita hakusana ja ENTER/napsauta Siirry. Saat luetteleon hakusanaa vastaavista kuvista ja voit lisätä niistä haluamasi napsauttamalla. ClipArt-kuvan käsittely onnistuu samalla tavalla kuin kuvatiedostosta lisätyn kuvan käsittely edellä. ClipArt-kuvien määrä vaihtelee Office-paketin asennuksen mukaan. Lisää kuvia löydät netin kautta napsauttamalla alalaidassa näkyvää Office Online -linkkiä:

Koonmuuttokahvoista voit kaksisuuntaisella nuolella vetää kuvaa isommaksi tai pienemmäksi. Kulmasta vetäminen säilyttää

kuvan mittasuhteet.

Tarttumalla neljäsuuntaisella nuolella kuvan keskeltä voit raahata kuvan toiseen väliin. Huomaa, että Wordissä vapaa kuvan asettelu vaatii kuvan rivityksen!

Vihreästä kahvasta tarttumalla voit kääntää kuvaa ympäri 0-360 astetta.



Kuvatyökalujen käyttö

Kuvatyökalujen Muotoile-lisävälilehti näkyy kuvan ollessa valittuna:

Täällä voit käyttää kuviin valmiita kuvatyylejä mm. reunusten tai varjostusten lisäämiseksi sekä mm. säätää kuvan kirkkauta, kontrastia, värejä tai rajausta.

Taulukot

Taulukon lisääminen

Lisää-välilehdeltä löydät myös Taulukko-painikkeen, jota napsauttamalla pääset valitsemaan lisättävän taulukon koon. Lisätyn taulukon soluissa pääset liikkumaan mm. sarkaimella eteenpäin, nuolinäppäimillä tai hiirellä napsauttamalla. Taulukkoa napsauttamalla esiin tulevat Taulukkotyökalujen lisävälilehdet. Rakenne-välilehdeltä löydät mm. valmiita taulukkotyylejä:

Asettelu-välilehdeltä voit mm. lisätä ja poistaa taulukon rivejä tai sarakkeita.



Ylä- ja alatunnisteiden lisääminen

Ylä- ja alatunnisteilla tarkoitetaan sellaisia tietoja, jotka toistuvat sivujen ylä- ja alareunoissa. Tällaisia voivat olla esim. sivunumerointi, päiväys, yhteystiedot tai logo. Voit lisätä ylä- ja alatunnisteen Lisää-välilehden painikkeilla. Valittavaksi tulee useita valmiita tunnistemalleja, joissa on valmiit kentät tiedoille. Kun olet valinnut haluamasi tunnisteen, voit tekstin kirjoittamisen lisäksi käyttää Ylä- ja alatunnistetyökalujen Rakenne-lisävälilehden painikkeita:

Sivunumerointi

Napsauttamalla Lisää-välilehdeltä Sivunumerointi voit lisätä sivunumeroinnin joko sivun ylä- tai alareunaan valmiiden mallien avulla. Word lisää sivunumeroinnin tällöin automaattisesti ylä- tai alatunnisteeseen. Uutena mahdollisuutena voit myös lisätä sivunumeron reunukseen, jolloin Word lisää sillä automaattisesti sivunumerolle paikkamerkkin reunukseen. Vaihtoehtoisesti voit lisätä sivunumeroinnin itse kohdistin nykyiseen sijaintiin käyttämällä Nykyinen sijainti -valintaa.

Sivujen numerointi

Päivämäärän lisäys

Kuvan (esim. logon) lisäys

Erilaisen tai tunnisteiltaan tyhjän kansilehden käyttäminen

Pikaosien valikoima (kentät)

Sivunumerojen lukumuoto ja aloittava numero

Sivunumerojen poistaminen kokonaan



Sivun asettelu ja tulostaminen

Sivun asettelu -välilehdeltä löydät Sivun asetukset -ryhmän, jossa on monta hyödyllistä toimintoa:

Samalla välilehdellä pääset myös vaikuttamaan asiakirjan ulkoasuun käyttämällä valmiita teemoja tai vaihtamalla sivun taustaväriä ja reunaviivoja.

Saat tulostusvalintaikkunan auki valitsemalla Office-painike Tulosta Tulosta:

Reunusten koon muuttaminen

Sivun suunnan vaihtaminen

Paperin koon valitseminen

Sarakkeiden (palstojen) lukumäärä

Mm. automaattisen tavutuksen käyttöönotto

Tulostimen valinta

Tulostettavat sivut

Aloita tulostus

Kopioiden määrä

Useampi sivu arkille



Postitukset ja yhdistäminen

Yhdistämistoiminnon avulla on helppo hoittaa joukkopostituksia, kun vastaanottajien yhteystiedot ovat jo jossakin olemassa. Yhdistäminen voidaan tehdä mm. kirjepohjaan, osoitetarra-arkkiin tai sähköpostiviesteihin. Yhdistämisen vastaanottajat voidaan valita esim. olemassa olevasta Excel-taulukosta, Office Outlook -yhteystiedoista, Access-tietokannasta tai muusta datalähteestä. Word 2007 sisältää edelleen edellisistä versioista tutun ohjatun yhdistämistoiminnon, mutta osoitetarrat tai tyypillinen joukkokirje on helppo luoda Postitukset-välilehden uusilla loogisesti etenevillä painikkeilla. Luodaan esimerkkinä osoitetarrat Excel-työkirjassa olevan asiakasrekisterin perusteella:

1. Avaa uusi tyhjä asiakirja (CTRL + N) 2. Valitse Postitukset-välilehdeltä Aloita yhdistäminen ja Tarrat…:

3. Valitse tulostinlokero sekä tarra-arkin koko valmistajan ja koodin mukaan. (Jos et tiedä valmistajaa, voit luoda mukautetun tarran valitsemalla Uusi osoitetarra…):



4. Napsatuta Valitse vastaanottajat ja Käytä aiemmin luotua luetteloa… Etsi sitten tiedosto, josta vastaanottajien luetteloa

löytyy. Esimerkissä valitaan Excel-työkirjassa oleva asiakasrekisteri.

Mikäli Excel-työkirja sisältää useamman taulukon, valitse oikea taulukko (yleensä ensimmääinen ) ja kuittaa napsauttamalla OK:

5. Jos et halua tehdä tarraa kaikista asiakasrekisterin yhteystiedoista, valitse seuraavaksi Muokkaa vastaanottajaluetteloa. Valintaikkunassa voit lajitella tai suodattaa vain tietyt vastaanottajat. Jos esim. haluat tehdä tarrat vain porvoolaisille asiakkaille, napsauta Suodata… ja tee suodatusehto kuvan mukaan:

6. Kohdistimen pitäisi olla nyt asiakirjan alussa – lisää tähän ensimmäinen osoite napsauttamalla Osoitelohko-painiketta:



Esikatselu-ikkunassa tulisi näkyä nyt vastaanottajan koko osoite. Jos osa osoiteen tiedoista puuttuu (kuten kuvassa), täytyy vielä napsauttaa Täsmää kentät… ja kertoa yhdistämistoiminnolle, minkä nimisistä kentistä puuttuvat osoitetiedot löytyvät. Esimerkin Excel-taulukossa katusosoite

kohtaan Osoite 1 löytyy kentästä nimeltä Lähiosoite. Vastaavasti Kaupunki Postitoimipaikka ja Postinumero Postinro.

Nämä täsmäysasetukset voidaan tallentaa jatkokäyttöä varten ruksaamalla Muista tämän tietolähdejoukon täsmäys tässä tietokoneessa.

Hyväksy täsmäykset napsauttamalla OK, jolloin etsikatselussa tulisi näkyä osoite kokonaisuudessaan. Hyväksy osoitelohko napsauttamalla OK.

Napsauta vielä Päivitä otsikot, jolloin

osoitelohko kopioidaan muihinkin tarroihin.



7. Saat tarrat näkyviin napsauttamalla päälle Esikatsele tuloksia:

Nuolilla voit selata ja tarkistaa myös muiden sivujen tarrat. Kun olet tyytyväinen yhdistämiseen, voit halutessasi tallentaa työn normaalisti jatkokäyttöä varten. Näin uudet tarrat päivitetään automaattisesti, kun osoitetiedot lähteenä käytetyssä asiakasrekisterissä muuttuvat.

8. Saat tulostettua tarrat napsauttamalla Viimeistele yhdistäminen ja Tulosta asiakirjat… ja OK. (Halutessasi saat lopullisen yhdistyksen myös uuteen tavalliseen asiakirjaan napsauttamalla Viimeistele yhdistäminen ja Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja. Tällöin voit myös tehdä muokkauksia yksittäisiin tarroihin manuaalisesti ja tallentaa asiakirjan normaalisti. Yhdistetty tavallinen asiakirja ei enää sisällä yhdistämisen tietokenttiä, joten se ei päivity osoitetietojen muuttuessa.)

Asiakirjan kommentointi ja tarkistaminen

Tarkistaminen-välilehdeltä voit käynnistää Kieliasun tarkistuksen eli oikoluvun. Toiminto käy läpi kaikki sanastolle tuntemattomat sanat (punainen aaltoviiva sanojen alla) ja kielioppivirheet (vihreä aaltoviiva). Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa tekstissä em. alleviivausten päällä hiiren oikealla ja katsoa korjausehdotukset pikavalikosta.

Kommenttien lisääminen on hyvä tapa lisätä tekstiin huomioita ja kommentteja sekä muistilapuksi itselle että tiedoksi muille. Kommentit pysyvät näin erillään sotkemasta varsinaista tekstiä. Kommenttikentän lisääminen tapahtuu viemällä kohdistin haluttuun kohtaan tai tekemällä valinta ja napsauttamalla Uusi kommentti. Komenttien poistaminen tapahtuu valitsemalla kommentti ja napsauttamalla Poista.

Kommentit näkyvät asiakirjan reunassa. Kommenttien ja muutosten näkymistä hallitaan omalla valintakohdallaan:

Valinnalla Lopullinen kommentteja tai muutosmerkintöjä ei näytetä



Jos halutaan jäljittää, millaisia muutoksia asiakirjaan tehdään, voidaan ottaa käyttöön Jäljitä muutokset. Tästä on hyötyä etenkin ryhmätyössä. Kun Jäljitä muutokset on päällä asiakirjaan tehdyt muutokset, korjaukset ja poistot tallentuvat. Tällaisen asiakirjan voi tallentaa ja lähettää tarkistettavaksi toiselle henkilölle. Vastaanottaja saa asiakirjan ja näkee tehdyt muutokset punaisella:

Vastaanottaja voi nyt käydä läpi muutoskohdat Muutokset-ryhmän painikkeilla (Edellinen, Seuraava) ja Hyväksyä (muutos astuu voimaan) tai Hylätä (alkuperäinen palautetaan). Huomaa siis, että jos jätät Jäljitä muutokset -toiminnon päälle, asiakirjaan tallentuu poistettukin tieto! Toiminto poistetaan käytöstä napsauttamalla painiketta uudelleen.

Tallennusmuodot ja PDF-luonti

Word 2007:n tallennusmuoto ja yhteensopivuus

Office 2007 esitteli uudet XML-pohjaiset tiedostomuodot. Word 2007:n oletusarvoinen tallennusmuoto saa tiedostopäätteen .docx. Siirtymävaiheessa kannattaa huomioida,että vanhemmat Office 2000–2003 -versiot pystyvät lukemaan ja tallentamaan Word 2007:n tiedostomuotoa vain, jos niille on asennettu Office Compatibility Pack -yhteensopivuuspaketti. Tämän saa ladattua ilmaiseksi Microsoftin www-sivuilta (www.microsoft.fi ja hakusanaksi Office Compatibility Pack). Halutessaan Word 2007:n käyttäjä voi tallentaa asiakirjan Word 97-2003 -yhteensopivaksi valitsemalla näin Office-painikeen Tallenna nimellä -kohdassa.

Tiedoston muuntaminen PDF-muotoon

Microsoftin www-sivulta voit ladata ilmaiseksi myös apuohjelman Microsoftin PDF- tai XPS-tiedostona tallentaminen (www.microsoft.fi ja hakusanaksi Office PDF). Tämän avulla voit muuntaa tiedoston suoraan PDF-muotoon: Office-painike Tallenna nimellä PDF tai XPS. Vaihtoehtoisesti voit käyttää jotakin muuta PDF-muunninta (esim. Adoben maksullinen AdobePDF tai avoimen lähdekoodin ilmainen PDFCreator). Ne asentavat koneelle tyypillisesti uuden PDF-virtuaalitulostimen, jolloin PDF:n luonti voidaan tehdä: Office-painike Tulosta Tulosta ja valitsemalla tulostimeksi PDF-tulostin.

http://www.microsoft.fi/

http://www.microsoft.fi/



Näppäinkomentoja

Yleisiä näppäinkomentoja Wordissa Näppäinkomento Toiminta CTRL + F Käynnistä Wordin Etsi ja korvaa -toiminto

CTRL + A Valitse kaikki

CTRL + C Kopioi leikepöydälle

CTRL + X Leikkaa leikepöydälle

CTRL + V Liitä leikepöydältä

CTRL + P Tulosta

CTRL + S Tallenna

CTRL + N Uusi tiedosto

CTRL + O Avaa tiedosto

CTRL + Z Kumoa

Näppäinkomentoja kirjoittamisen avuksi Näppäinkomento Toiminta CTRL + Enter Sivunvaihto

CTRL + VAIHTO + Enter Palstanvaihto

CTRL + - (numeronäpp. miinus) Ajatusviiva, en-viiva (En Dash)

CTRL + - (tavuviiva) Tavutusvihje Wordille

CTRL + _ Sitova välilyönti

CTRL + M Suurenna sisennystä

CTRL + VAIHTO + M Pienennä sisennystä

CTRL + T Riippuva sisennys (suurenna)

CTRL + VAIHTO + T Pienennä riippuvaa sisennystä

CTRL + Q Poista sisennykset kappaleesta

Kohdistimen liikuttamisen näppäinkomentoja Näppäinkomento Toiminta CTRL + Nuoli oik./vas. Seuraava/edellinen sana

CTRL + Nuoli alas/ylös Seuraava/edellinen kappale

Home, End Rivin alkuun, rivinloppuun

CTRL + Home, CTRL + End Asiakirjan alkuun, asiakirjan loppuun

Page Down, Page Up Näytöllinen alas, näytöllinen ylös

CTRL + Page Down/Page Up Seuraava sivu, edellinen sivu

CTRL + ALT + Page Down/Page Up Ikkunan alareunaan, ikkunan yläreunaan

ESIMERKKI SFS 2487 -VAKIOASETTELUSTA

Huomioi, että Word 2007:ssa oletusväli kappaleen jälkeen on 10 pt (ennen 0 pt). Tällöin käy tarpeettomaksi tässä esimerkissä käytetty ylimääräinen Enter tyhjän rivin jättämiseksi kappaleen jälkeen. Voit säätää kappaleiden välistyksen mm. napsauttamalla hiiren oikealla ja valitsemalla apuvalikosta Kappale…

taulukkolaskennan perusmateriaali - microsoft excel 2007 ... leikepöytä on yleisin tapa siirtää...

Documents