táblázatkezelés - oktatas.bentopc.hu · okj elméleti kérdések táblázatkezelés 4 2...

OKJ elméleti kérdések Táblázatkezelés

2

Táblázatkezelés

Tartalomjegyzék

1 A táblázatkezelés alapfogalmai .........................................................................................21.a A táblázatkezelõ programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik. .............................21.b A táblázatkezelõ adattípusai, az egyes adattípusokkal végezhetõ mûveletek. ..............31.c A munkafüzet felépítése. ............................................................................................3

2 HIVATKOZÁSOK ..........................................................................................................42.a A hivatkozás típusai: abszolút, vegyes és relatív hivatkozás........................................42.b A távoli hivatkozás fogalma. ......................................................................................42.c Hivatkozás tartományokra, cellák tartományok elnevezése.........................................4

3 Táblázatok szerkesztése ...................................................................................................53.a Mozgás a táblázatban, tartományok kijelölése, mozgatása, másolása ..........................53.b A munkalap megosztása, fagyasztás ...........................................................................53.c Sorozat- szerkesztés, automatikus összegzés .............................................................63.d Gyorsbillentyûk az Excel-ben.....................................................................................6

4 Táblázatok formázása.......................................................................................................74.a a, Tartalmi formázás, formátum-kódok ......................................................................74.b Adatok elrendezése cellán belül..................................................................................84.c 6, Cellavédelem .........................................................................................................9

5 Függvények képletek........................................................................................................95.a Képletek szerkesztése, javítása:................................................................................105.b Újraszámolási funkció:.............................................................................................11

6 Az adatbázis-kezelés eszközei ........................................................................................116.a Az adatbázis-táblázat fogalma:.................................................................................116.b Adatok rendezése, szûrés.........................................................................................116.c Részösszeg-számítás................................................................................................12

7 Grafikonok készítése ......................................................................................................127.a Grafikon típusok, a típus kiválasztásának szempontja. ..............................................127.b Grafikonok készítése: ..............................................................................................137.c Grafikonok beszerkesztése szövegszerkesztõvel készült iratokba. ............................13

8 A grafikon szerkesztése..................................................................................................148.a A grafikon részei: ....................................................................................................148.b Mintázat, szín, beállítás, feliratozás. Léptékek módosítása........................................148.c Adatsor törlése. Új adatsor beillesztése. Trendvonal fogalma, beillesztés. .................15

9 Táblázatok nyomtatása...................................................................................................159.a nyomtatási terület kijelölése, ismétlõdõ címsorok, oszlopok .....................................159.b fejléc, lábléc meghatározása .....................................................................................16

1 A táblázatkezelés alapfogalmai

1.a A táblázatkezelõ programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik.Ismert tÆblÆzatkezelı programok:


3

• Quattro Pro (Borland vállalat)• Lotus 123 (Lotus cég)• Excel for Windows 2.1; 3.0; 4.0; 5.0; 7.0; 8.0 (az utóbbi kettõ már csak az Office ’97 alatt

mûködik)Magyarországon a ma leggyakrabban használt táblázatkezelõ program, az Excel 4. 0 forWindows, de terjed az újabb változat, az Excel 5.0 for Windows is.A táblázatkezelõk nagy segítséget nyújtanak minden olyan feladat megoldásában, amelyet kézimunkával, négyzetrácsos papíron végzünk.A táblázatkezelõk viszonylag kevés adat feldolgozására szolgálnak az adatbáziskezelõprogramokhoz képest.A tÆblÆzatkezelık fontos elınyei:− matematikai mûveleteket végezhetünk velük− a számok megváltoztatása esetén az eredményeket is módosítja (automatikus újraszámolás)− számításainkhoz függvényeket használhatunk− adatainkból grafikont és nyilvántartást is készíthetünk− az adatokat valamilyen szempont szerint sorba rendezhetjük, feltételtõl függõenválogathatunk közöttük, kimutatásokat készíthetünk róluk− számításainkat elemezhetjük, több változatot megvizsgálhatunk− táblázataink áttekinthetõek és tetszõleges formátumot adhatunk nekik

1.b A táblázatkezelõ adattípusai, az egyes adattípusokkal végezhetõmûveletek.

A cella ØrtØke lehet:• Szöveg: balra rendezett és max. 256 karakter lehet• Logikai: középre rendezett és lehet: -fals (hamis)

-true (igaz)

• Szám: jobbra rendezett: (-10)308-(-10)-308 és 10-308-10308

mûveletek: -; +; *; /; hatványozás (15 értékes számjeggyel számol)• Dátum adattípus megadása: megadjuk az évszámot (ha az utolsó két helyiértéken lévõ

számot adjuk meg, akkor kiegészíti 19-el) hónapot, napot ponttal elválsztvaDátum adattípussal végezhetõ mûveletek: két dátumot ki lehet vonni, az eredmény a kétdátum között eltelt napok száma, dátumhoz egy számot hozzá lehet adni, vagy kivonni, azeredmény az adott napokkal mrgnövelt, vagy csökkentett dátum.

1.c A munkafüzet felépítése.A munkafüzet az Excel for Windows a 5.0 egy ablaknyi egysége. Egy munkafüzet több,alapértelmezésben 16 munkalapból áll. A munkafüzet lapjain egymástól független táblázatoklehetnek. Egy munkalap 16384 sorból és 256 oszlopból áll. A lapokon a telefonregiszterhezhasonló fülek vannak. A munkafüzet ablakának a tetején a munkafüzet neve található, a fülekenpedig a munkalap neve van.A táblázat felsõ részén oszlopazonosító betûk, a bal oldalon pedig sorazonosító számokvannak. A munkalap cellákból áll, melyek alkalmasak arra, hogy adatokat írjunk be, képleteketszerkesszünk, illetve adatainkat nyilvántartsuk.


4

2 HIVATKOZÁSOK

2.a A hivatkozás típusai: abszolút, vegyes és relatív hivatkozás.A cellákba írt adatainkkal matematikai, logikai vagy szövegmûveleteket végezhetünk. Egy

cellába maximum 256 karakternyi adat írható.A képletek számokat, cellahivatkozásokat, függvényeket tartalmaznak mûveleti jelekkel

összekapcsolva. Képleteinket minden esetben egyenlõségjellel, plusz vagy mínuszjellel kellkezdenünk, ez jelzi a programnak a képletet. Aztán beírjuk a cella hivatkozási címét és amegfelelõ mûveleti jelet. Azt a cellát amire hivatkozunk, villogó szaggatott keret veszikörül. A képletekben a számok, hivatkozások közé mûveleti jeleket teszünk.

ABSZOLÚT.

Vannak olyan adataink, amelyeket nem szeretnénk többször leírni, mert minden képletnekugyanazzal az értékkel kell számolnia. Ilyen pl: ÁFA. Ha ezt a fix értéket beírjuk egy cellába éshivatkozni szeretnénk rá képleteink írása során akkor a cél, hogy másolás után is ugyanerre acellára hivatkozzon minden képletünk. Ez az Abszolút hivatkozás. Ebben az esetben mind azoszlopunkat meghatározó betû, mind a sorszám elé $ jelet kell írnunk. Eredménye: bárhovámásoljuk a képletet mindig ugyanarra a cellára hivatkozik.

VEGYES.

A képlet másolása után ugyanabból a sorból de más-más oszlopból vett értékkel, vagyfordítva, ha egy fix oszlopból, de más-más sorból vett adattal számolunk.

RELATIV

Egy átmásolt cella címe az ugyanolyan távolságra esõ cellára hivatkozik, mint az eredetiképletben. Vagyis a képlettõl mért relatív távolságot jegyzi meg. Megadási módja:oszlophivatkozás és utána a sorhivatkozás.

2.b A távoli hivatkozás fogalma.

Egy munkafüzet egyik lapjáról ugyanezen munkafüzet másik lapjára hivatkozom, vagy egymunkafüzet egyik munkalapjáról egy másik munkafüzet bármely munkalapjára.

Szerkesztõlécben megjelenik: =[állománynév, munkalapnév!] állandó hivatkozás

2.c Hivatkozás tartományokra, cellák tartományok elnevezése.CELLA: a táblázat legkisebb címezhetõ egysége, amely az oszlop és a sorazonosítóval adhatómeg.TARTOMÁNY. Több egymással szomszédos cella.

A cellákat és tartományokat háromféleképpen is elnevezhetjük.

1) Szerkesztõléc használatával2) Beírt címkék felhasználásával3) Név megadásával

1) A szerkesztõléc bal oldalán mindig megjelenik annak a cellának a címe, amelyik ki vanjelölve. Igy információt kaphatunk és meghatározhatjuk egy tartomány vagy cella nevét

2) A táblázat szélére írt azonosító feliratot használjuk.fel a tartományok elnevezésére. Ennekkettõs elõnye van: az egyik az, hogy egy gyorsabb módszer, a másik a nevek egyeznifognak azzal az elnevezéssel amit elõzõleg adtunk a sorainknak, oszlopainknak.


5

3) Beszúrás-Név-Név megadása (insert/name/define/name) utasítás használata. Igy nemcsakcellákat és tartományokat, hanem képleteket vagy állandó számokat is elnevezhetünk.

Ha a táblázataink tartományait késõbb neveztük el, mint ahogy a képleteket létrehoztuk, akkora képleteket utólag is átalakíthatjuk olyanokká, amelyek névvel hivatkoznak a celláinkra,tartományainkra (insert/name/create).

3 Táblázatok szerkesztése

3.a Mozgás a táblázatban, tartományok kijelölése, mozgatása, másolásaAz Excel táblázat oszlopokból és sorokból épül fel, ezeket cellák alkotják. A táblázatotszerkeszthetjük azáltal, hogy sorokat szúrhatunk be (CTRL +), illetve vehetünk ki (CTRL -), akijelölt résztõl jobbra fekvõ cellákat behúzza vagy az alatta levõ cellákat felhúzza a kijelöltcellák helyére a Shift cells left illetve a Shift cells up menükkel, Entire row és Entire columnmenükkel nem csak cellákat hanem teljes sorokat vagy oszlopokat húzhatunk fel, illetve be. Acellákat a szerkesztõléc segítségével szerkeszthetjük, itt írhatjuk át vagy bõvíthetjük a cellatartalmát. A szerkesztõlécben láthatjuk a beírt képleteket (tartalmát), míg az értékét magában acellában láthatjuk.A táblázatban az egérrel való mozgás a legegyszerûbb de használhatjuk a kurzormozgató- és afölöttük található funkció billentyûket is (Page Down,Page Up, Home, End),illetve ezek és aCtrl és az Alt kombinációit(Ctrl+Home- vissza az elejére,Alt+Page Up- jobbra, Alt+PageDown- balra),de a gördítõsáv is segítségünkre lehet. Háromdimenziós mozgást biztosítanak aCtrl+Page Down és a Ctrl+Page Up billentyûkombinációk a munkafüzet lapjai közt. Gördítõsávval való mozgás esetén a kurzor ott marad ahova tettük, míg Page Down és Page Up-altörténõ lapozás esetén a kurzor is elmozdul. A táblázat kitöltésekor a leghatékonyabban(gyorsabban) az Enter (le), a Tabulátor (jobbra), a Shift+ Enter (fel) és a Shift+ Tabulátor(balra) segítségével haladhatunk, ezek használata esetén nem szükséges jóváhagyni a beírtadatokat a szerkesztõléc és az egér segítségével, mivel ez megtörténik a következõ cellábavaló átlépéskor. Ezen billentyûk segítségével folyamatosan mozoghatunk cellatartományokonbelül is anélkül, hogy a kijelölés megszûnne; a cellák sorban követik egymást. Egymással nemérintkezõ cellákat, tartományokat a Ctrl billentyû és az egér együttes használatával (amegfelelõ helyre való kattintással) jelölhetünk ki. Ctrl+ Enter- el egy beírással több (kijelölt)cellába vihetjük be ugyanazt az adatot. Teljes sorokat és oszlopokat a sor ésoszlopazonosítókra kattintva jelölhetünk ki.A cellák másolásakor a tartalmuk (függvények, kifejezések, hivatkozások esetén) relatívanváltozik: átírja a cellák címeit, míg mozgatáskor a beírt tartalom kerül át a kívánt cellába.Szomszédos cellákba való másolás esetén a legegyszerûbb, ha a kitöltõ négyzetet használjukennek le vagy jobbra húzásával illetve kétszeres kattintással másolhatunk, ha felfele vagy balrahúzzuk kitörli a cella tartalmát. A cella tartalmának törlésével a formátuma nem szûnik meg.

3.b A munkalap megosztása, fagyasztásA munkalapok megosztása a nagyméretû táblázatok kezelésének eszköze. Segítségével amunkalap bármely távol esõ részét korlátlanul egymásmellé rendezhetjük (pl. ha együttszeretnénk látni egy táblázat elsõ tíz sorát a kétszázadikkal). A táblázat vízszintesen ésfüggõlegesen egyaránt megosztható (függõleges megosztáskor az elsõ oszlopot, vízszintesesetén pedig az elsõ sort fagyaszthatjuk táblázat fejlécként). A munkalapot egérrel, a megosztósáv segítségével oszthatjuk meg. A megosztó sávot a vízszintes és függõleges gördítõsávokontaláljuk. Ha a felosztó vonalra kettõt kattintunk megszûnik a felosztás. Menübõl az Ablak /


6

Felosztás- sal osztható fel a munkalap. A megosztás során kapott táblázat részekben a kurzorönállóan mozgatható.Fagyasztásra az adatbázis táblák esetében van szükség, ahhoz, hogy a mezõnevek mindigláthatóak legyenek, az ezt tartalmazó rekordot, rekordokat fagyasztani kell, ez hosszú listákesetén ajánlott (window/freeze panes).

3.c Sorozat- szerkesztés, automatikus összegzésSorozatot készíthetünk úgy, hogy az elsõ cellába beírjuk az elsõ sorszámot majd a Ctrl-tnyomva, lehúzzuk a kitöltõ négyzetet, vagy az elsõ két érték beírásával megmutatjuk atendenciát amit kövessen, a kitöltõ négyzetre kettõt kattintva eszerint tölti ki a következõcellákat. Menübõl (edit/fill/series) több fajta sorozatot hozhatunk létre: lineáris, mértani, dátumés az Auto fit menüponttal a fentiekben leírtakkal megegyezõ sorozatokat készíthetünk.Automatikus összegzést a ∑∑ ikon (Auto Sum) segítségével készíthetünk, erre kattintva azaktuális cella fölötti vagy a tõle balra található cellák értékeit (kijelöli; ezen változtathatunk)összeadja. Az összeadandó cellák címeit, szomszédos cellák esetén, kettõsponttal (pl.∑∑(B1: B5)),míg egymástól távol levõ tartományok összegzésekor a tartományok címeit pontosvesszõvelválasztja el egymástól (pl.∑∑(B1: B5; B9: B11)). Több sort és több oszlopot egyszerreösszegezhetünk, ha az alattuk található sort illetve a jobbra következõ oszlopot kijelöljük. Azösszegzés eredményét egy tetszõlegesen választott távoli mezõben is elhelyezhetjük, úgy, hogya kiválasztott cellába állunk és a ∑∑-ra kattintva kijelöljük az összeadni kívánt cellákat. Azösszegzõ függvény csak az elõzõ összegzésig ad össze, azt és a fölötte található adatokat nemveszi figyelembe. Ha a sokadik összegzés után következõ cellában akarunk összesíteni itt azelõzõ részeredményeket fogja összeadni.

3.d Gyorsbillentyûk az Excel-benTab cellák közti mozgás jobbraShift+Tab balraEnter cellák közti mozgás lefeleShift+Enter felfeleKurzormozg. bill. cellák közti mozgásCtrl + sor beszúrásaCtrl - sor kivételeCtrl+Enter azonos adat bevitele több kijelölt cellábaPage down egy képernyõnyivel lejjebb ugrik a kurzorPage up feljebbCrtl+Home a munkalap elejéreCtrl+End a munkalap végéreCtrl+Page down következõ munkalapCtrl+Page up elõzõ munkalapCtrl+F6 átlépés másik munkalapraCtrl+Shift+* az aktuális terület kijelölése az aktív cella körülCtrl+9 rejtett sorokCtrl+0 rejtett oszlopokDupla kattintás a választóvonalra optimális oszlopszélesség, sormagasságAlt+’ stílus formázásaCtrl+1 cellák formázásaCtrl+Shift+ ~ általános számformátumCtrl+Shift+ $ pénznemCtrl+Shift+ % százalék formátum


7

Ctrl+Shift+ # dátum formátumCtrl+Shift+ @ idõCtrl+Shift+ ! számformátum, ezres elválasztás, negatív számokCtrl+Shift+ & külsõ keretCtrl+Shift+ _ keretek megszûntetéseCtrl+B félkövér betûkCtrl+I dõlt betûkCtrl+U aláhúzásCtrl+/ az aktuális tömb kijelöléseCtrl+jobbra,balra nyíl a sor utolsó ill. elsõ cellájára ugrikShift+jobbra nyíl cellánként jelöl kiShift+Ctrl+jobbra nyíl kijelöli a kívánt területetMozgás a táblázatban:

Ctrl+jobbra nyíl a sor utolsó cellájára ugrikCtrl+balra nyíl visszaCtrl+lefele nyíl az oszlop utolsó cellájaCtrl+felfele nyíl visszaCtrl+Shift+kurzormozgató nyilak a teljes táblázat kijelölése

4 Táblázatok formázása

4.a a, Tartalmi formázás, formátum-kódokHa a kijelölt cellára állunk és elõhívjuk a cellaformázás utasítást, akkor egy párbeszédpanel fogmegjelenni , amelynek lapjain formai jegyek találhatóak.1, Szám(Number) lapon a számok formai megjelenítésén változtathatunk

Kategória: felsorolja a választható számformák csoportjaitFormátumkód: itt találjuk a már létezõ számformákatKód:. A kijelölt cellák azt a számformát veszik fel, amelyik a Kód szerkesztõdobozban

vanHelyiérték formázása --megjelenítésére 0, ?, # jelek szolgálnak

0-megjeleníti az értéktelen nullákat# csak az értékes számjegy jelenik meg?- értéktelen nullák helyére szóközt tesz

Ezres megjelenítés – számokat három helyértékenként csoportosíthatjuk#. jel mögött a pont jelöli az ezresek kerekítését

Elõjelek formátuma:+#.##0; -#.##0Törtek formátuma: #?/?Szöveg beírása számformákba: - számforma beállításánál a szöveget idézõjelek közé kell tenni,akkor a számok megjelennek a számforma mellé írt szöveg mögött, de a szám továbbra is számmaradSzöveg forma elhelyezése cellában:

ha formázással illesztünk szöveget egy szám mellé, az

alapértelmezésben a szöveggel együtt jobb oldalra igazodik

-a* segítségével beállíthatjuk a cellán belüli bal oldali rendezéstIdézõjelek nélkül beírható karakterek: $, - , +, /, : szóköz –pl. telefonszám kifejezése(00-000)0 000 000


8

Tudományos számforma : ##0,0E+0 -értéke:12000000000000 , formátuma:12.0E+12

-E betû jelöli , hogy tíznek hányadik hatványával kell szorozni a

számot, hogy a szám tényleges értékét megkapjuk

Dátum és idõ formátumok− Megjelenítésének alapértékét a Control Panel – International beállítása határozza meg− Alapértelmezésben a cella jobb oldalára igazodik , szám jellege miatt− Írásmód: 98/06/20 vagy 98-06-20− A számforma átállítása képletre, az egy a dátumtól látszólag teljesen eltérõ értéket jelenít

meg, ami 1900.jan.1-jétõl eltelt napok számát jelzi− Megjelenítésének formái –helyértékek értéket, hónapokat napokat jelöl− év jelölése é(y);hónap h (M);nap n(d) betû− Mai dátumot beírhatjuk a TODAY függvénnyel , a pontos idõt a NOW függvénnyel, vagy

a CTRL+SHIFT+.

4.b Adatok elrendezése cellán belülszöveges adatot balra rendezszámokat jobbra rendez„elérési útvonala”--FORMAT menü----CELLS ---FORMAT CELLS

párbeszédpanel ---IGAZÍTÁS (Alignment)− Vízszintesen (Horizontal) cella tartalmának vízszintes elhelyezése− Függõlegesen (Vertical) függõlegesen irányít− Írásirány elforgatva jeleníti meg az adatotA szöveg nem lépi túl a cellahatárt, a program a cella szélességéhez tördeli sorba a szöveget,ha kell a sorok magasságát is megnöveli.Sortörés : a szöveget a cellában tartja, de úgy , hogy több egymás alatti sorba rendezi, a cellákmagasságát automatikusan növeli (cellán belüli sor Alt+Enter)3, Betûformák (Font)− Fontstílus---félkövér, dõlt, félkövér dõlt− A Font lap Minta (Preview) területén találhatóak a betûkombinációk− Méret listájából méretet választhatjuk ki− Torzítások (Effects)---Áthúzás itt valósítható meg4, Cellák keretezése− Munkalapon a cellákat egyforma vékony vonalak határolják, ezeket a Tools (Eszközök)—

Egyebek (Options)—Látvány (View) lapon kapcsolhatjuk ki a Gridlines (Cellarácsok)segítségével

− Cellaformázás a Szegély(Border) lap eszközeivel történik− Szegély csoportból kiválaszthatjuk, hogy a kijelölt tartomány melyik részén legyen vonal− Stílus csoportból választhatunk vonalat a szegélyhez− Szín listapanel a kiválasztott szegély színét állítja be

5, Háttérminta és színezésCellák formázása párbeszádpanel Mintázat lapon találhatóCellák tónusozása (Cell Shading)—egy kiválasztott szín lesz a háttérszínMintázat ------ lenyíló listapanelbõl háttérmintát választhatunk


9

4.c 6, Cellavédelem− Alapértelmezésben a cella védett állapotban van (felülírás ellen)− Védelem bekapcsolása után azokba a cellákba, amelyeknek a cellavédelme be van

kapcsolva, nem írhatunk be− Védelem beállítása--- Cellaformázás---Védelem (Protection) lapnál állíthatjuk be− Kikapcsolása a Zárolt (Locked) választókapcsolóval történik− Rejtett(Hidden) kapcsoló beállításával alapvédelem bekapcsolása után a cellának csak az

értéke látható, a képeknek még a szerkesztõlécen sem jelennek meg.− Aktivizálás—Tools—Protection—Protect Sheet utasítás

5 Függvények képletek− A függvény fogalma, függvénycsoportok− Képletek szerkesztése, másolása− Az automatikus újraszámolás fogalma

Függvény:Egy megadott számítási eljárásra, adott algoritmus alapján elõre beprogramozott

képlet.Pl.: átlag – egy számcsoport összegét elosztom a csoport számávalA függvénynek van neve és van paraméterei. A paramétereket a név után zárójelben

kellfelsorolni vesszõvel vagy pontosvesszõvel elválasztva. Paraméterek lehetnek

kötelezõekvagy opcionálisak.

Függvénycsoportok:− Statisztikai függvények:

=STDEV(becsült értékek alapján), STDEVP(egész populációra vonatkozólag) – szórás=MODE – módusz. A leggyakrabban elõforduló érték megadása egy sorozatból.=MEDIAN – medián (felezõ érték) Egy csoport két részre való osztásának átlaga.=MAX, MIN – maximum és minimum érték megadása,

különbségüket terjedelemnek nevezzük: max-min=terjedelem=FREQUENCY – gyakoriság (tömbfüggvény)

Megmutatja, hogy az elõforduló értékekbõl hány darab van.=COUNT – darab (számok száma) Egy megadott részen belül hány szám van.=COUNT A – darab (kitöltött cellák száma)

A számmal és szöveggel egyaránt kitöltött cellákat számolja meg.− Gazdasági függvények:

A gazdasági függvényeknél figyelni kell a periódusra és az elõjelre.=RATE – ráta A kamatláb %-ban való megadása.=NPER – periódusszám A kamat ideje.=PMT – részlet Egy periódus alatti pénzmozgás.=PV – mé A mostani, (jelenlegi) kezdõ érték.=FV – jbé Egyenleg a periódus után. (jövõbeni érték)

− Logikai függvények:=AND – és=IF – ha Nem minden esetben végzi el, van egy feltétel, amihez kapcsolódik egy igaz


10

és egy hamis ág=OR – vagy=NOT – nem=FALSE – hamis=TRUE – igaz

− Kikeresõ függvények:=HLOOKUP – vízszintesen keres=VLOOKUP – függõlegesen keres

− Matematikai függvények:=PI – pí-3,14 (tizenöt értékes jegyig)=RAND – véletlen szám 0-1 között=ROUND – kerekítés=ROUNDDOWN – lekerekít (0-255 között)=ROUNDUP – felkerekít (1-256 között)=SUM – összeadás=SUMPRODUCT – szorzatösszeg=PRODUCT – szorzat=SUBTOTAL – részösszeg

− Dátum függvények:=TODAY – mai dátum=NOW – mostani idõ és dátum=DATE – dátum=YEAR – év=MONTH – hónap=DAY – nap=TIME – idõ=HOUR – óra=MINUTE – perc=SECOND - másodpercA betûk számával megadhatok hosszú, rövid és rövidített dátumot.

− Szöveges függvények:=LOWER – mindent kisbetûvel ír=PROPER – a tulajdonnevek kezdõbetûit naggyal írja=UPPER – mindent nagybetûvel ír

5.a Képletek szerkesztése, javítása:A munkalapon mindig csak egy aktív cella van. A cellában mindig a cella értéke látható, a cellatartalmát a szerkesztõsorban tekinthetjük meg. A képleteket mindig a szerkesztõsorbanszerkeszthetjük: begépeléssel, vagy egérmutatóval (a zárójel vagy mûveleti jel begépelése utánaz egérrel rámutatok a cellára) A cellákban lévõ értéket vagy képletet bármikor felülírhatjuk,de utána jóvá kell hagyni (enter vagy pipa), mert csak akkor érvényesül. A képleteket mindigegyenlõségjellel (=) kezdjük beírni a szerkesztõ sorba.

Tartalmazhat:- mûveleti jeleket (+,-,×,÷,^,&)- hivatkozást- cellaneveket- függvényeket

Másolás:


11

- CTRL V + CTRL C- Lehúzás- Dupla kattintás a kitöltõ keresztreMásoláskor a relatív és a vegyes hivatkozások változnak.Speciális beillesztés másolásnál:- csak érték- csak formátum- mûveletek (+,-,×,÷,^,&)

5.b Újraszámolási funkció:A táblázatkezelõ programok egyik leglényegesebb szolgáltatása az újraszámolás. Tehátbármilyen változás történik a cellák értékeiben, az Excel újraszámolja az összes

képletet. Ez a funkció minden egyes jóváhagyásnál frissíti az adatokat. Ezt az újraszámolásifunkciót bármikor kikapcsolhatom, ha túl nagy a táblázat, mert idõigényes.

6 Az adatbázis-kezelés eszközei

6.a Az adatbázis-táblázat fogalma: Az adat-nyilvántartási területen létrehozott táblázat, melynek elsõ sorában a mezõnevekszerepelnek, ezek lesznek az oszlopok, a sorok pedig rekordok. Az egyes oszlopokba csakazonos típusú adatok kerülhetnek.

6.b Adatok rendezése, szûrésAz Excel adatbázis kezelése lehetõvé teszi bizonyos mûveletek elvégzését, mint pl. adatbevitel,rendezés, szûrés, keresés, válogatás. Jelöljük ki a táblában, ahol dolgozni akarunk, de elegendõa kurzorral egy cellába állni.

Az adatok rendezése (sort) Data/ Sort párbeszédpanelen történik. Háromféle rendezésiszempontot adhatunk meg. Beállíthatjuk a növekvõ vagy csökkenõ sorrendet, valamint, hogylátszódjanak ezen a rovatfejek (mezõnevek) vagy ne.

A szûrés lehet automatikus, vagy irányított. Automatikus: A rekordok kigyûjtése valamilyen szempont szerint történik. Data/Filter/Autofilter menübõl. Több szûrési feltételt is megadhatunk, a megjelentett rekordokközött logikai ÉS kapcsolat jön létre.Irányított: Advanced filterEhhez a szûrési fajtához meg kell adni válogatási szempontokat, feltétele-két továbbá akigyûjtés helyét. Ezekbe a létrehozott táblákba betûrõl betûre pontosan be kell írni amezõneveket. Az irányított szûrést választva megjelenik a párbeszédpanel háromszerkesztõdobozzal. Itt megjelenik a listatartományra a hivatkozás a másolás helye, és itt kellmegadni a szûrõfeltétel hivatkozását is. A szûrési feltételek sokfélék lehetnek.Egymás mellé írva a mezõkbe a kapcsolatot ÉS, egymás alá írva VAGY logikai kapcsolat állfenn az adatok közt.Pl.

Eladási ár Dátum Helye


12

<1000 97. 01. 01 Vác

GödöllõEz megjelenti az 1000-nél olcsóbb és 97. 01. 01 napon eladott árut, melynek helye Vác, vagyGödöllõ volt.

6.c Részösszeg-számításEgy bizonyos szempont szerint csoportosítunk (pl. osztályok,) ezt a mezõt kiválasztjuk,megadjuk a mezõt, melynek értékeivel számolni akarunk (pl. jegyek osztályonként) ésvégezetül kiválasztjuk milyen mûveletet, akarunk (pl. a jegyek átlaga).Párbeszédpanelen (DATA/SUBTOTAL) történik a szempontok megadása.Kereszttábla készítéseEz tulajdonképpen kimutatás készítés, akkor használjuk, amikor két dimenzióban szeretnénklátni a kigyûjtött adatainkat.DATA/PIVOT TABLE menüt választjuk ki, 4 lépésbõl álló párbeszéd-panelen kell megadni,hogy melyik sor és oszlop függvényében adjuk meg az adatokat. Összesen háromcsoportosítási szempontot választhatunk.

Példa:

Sportoló matek fizika magyar rajz átlag

3

4

5

Ez a kimutatás kigyûjti a sportoló diákok tantárgyankénti osztályzatait, és az átlagokatszámítja ki.

7 Grafikonok készítése

7.a Grafikon típusok, a típus kiválasztásának szempontja.A grafikon vagy diagram tulajdonképpen arra szolgál, hogy a táblázatkezelõben a

számsorainkat képszerûvé, áttekinthetõbbé tegye.

A diagramok alapvetõ típusai: terület (area), sáv (bar), oszlop (column), vonal (line),kör (pie), perec, sugár (radar), XY, kombinált, 3D -terület, -sáv, -oszlop, -szalag, -sajt, -felület. A választék igen nagy, mert minegyik típus további altípusokkal rendelkezik. Hogymikor, melyiket választjuk, azt a feladat határozza meg:


13

− Halmozott adatok megjelenítése (azadatsorok mintegy egymásra rakódvajelenítik meg az összeredményt):

− terület+3D terület− sáv+3D sáv− oszlop+3D oszlop

− Százalékgrafikont választunk, ha nem aszámsorok értékét, hanem azokszázalékos arányát szeretnénkszemléltetni:

− terület− kör− perec− sajt− sáv+3D sáv− oszlop+3D oszlop

− Ha az értékek egymáshoz viszonyítottarányára vagyunk kiváncsiak, ezeket adiagramtípusokat választhatjuk:

− vonal− sáv+3D sáv− oszlop+3D oszlop

− Ha az adatok valamilyen tendenciát,idõbeli alakulást mutatnak, akkor alegcélszerûbb diagramok:

− terület+3D terület− szalag−

− Mérnöki és tudományos mérési eredmé-nyek szemléltetésére, matematikaifüggvények ábrázolására szolgál.

− XY diagram−

7.b Grafikonok készítése:Lépései:

1. Adattáblázat létrehozása, amely a grafikon alapjául szolgál majd.2. Az ábrázolni kívánt adatok kijelölése (a táblázatban ezeket „ összetolva” téglalapotkell, hogy alkossanak).3. Fügvényvarázsló ikon vagy Beszúrás / Diagram menüpont.4. A képernyõn megjelenõ egérmutató megváltozik. Kattintsunk oda a munkalapon,ahová a di agramot ágyazni szeretnénk.5. Diagramtípus kiválasztása ( a fent felsorolt kiválasztási szempontokat figyelembevéve).6. Altípus kiválasztása.7. A kiválasztott diagram megszerkesztése:

− adatsorok helyzetének (oszlop, sor) meghatározása,− kérünk-e jelmagyarázatot vagy sem,− diagram címe,− tengelycímek.

A kész grafikon szerkesztési állapotba hozva bármikor tovább formázható, kiegészíthetõ(szín, méret, feliratozás,...).

7.c Grafikonok beszerkesztése szövegszerkesztõvel készült iratokba.A számítógépes szövegszerkesztés nagy elõnye, hogy könnyedén szerkeszthetünk be egy

dokumentumba képet, objektumot.A grafikon (mint objektum) csatolással vagy beágyazással illeszthetõ be dokumentumba.,


14

A csatolt objektumot (grafikont, táblázatot) elõzõleg elkészítjük és tároljuk, majd avágólapon keresztül illesztjük be a dokumentumba. A táblázatkezelõben lévõ grafikonon vagya hozzá tartozó táblázatban tett késõbbi változtatásokat a csatolt grafikon a dokumentumbanaktuálisan követi. A csatolás nem növeli a dok. méretét, mert csupán egy mezõkódnyi helyetfoglal el!A csatolás lépései:

− Diagram vágólapra tétele (Ctrl + C).− Word elindítása, a kívánt dokumentum betöltése.− Ha a kurzor a word dok.-ban a beillesztés helyén áll: Edit / Paste Special... / Paste

Link (csatolás). A beillesztett grafikont kijelölve (a szöveghez hasonlóan) igazíthatjuk.

Beágyazás:A beágyazás során nem keletkezik új, különálló fájl, azonban a word dokumentumba

ágyazott objektumra (grafikonra) 2x kattintva betöltõdik az aktuális (Excel) alkalmazás.

A beágyazást elvégezhetjük:

− a Beszúrás(Insert) / Objektum beszúrása menüponttal− Vágólap használatával ( Ctrl C, Edit / Paste Special )

8 A grafikon szerkesztése

8.a A grafikon részei:A diagramot -grafikont a diagramvarázsló ikonnal hozzuk létre.A megkapott diagram, grafikon több részbõl áll. Ezek a részek adatsorozatokat

tartalmaznak. Adatsorozat: egy vonalhoz tartozó értékek.Részei:

− X tengely à kategóriatengely− Y tengely à értéktengely− kategória címkék− értékjelölõ− jelmagyarázat− grafikoncím

8.b Mintázat, szín, beállítás, feliratozás. Léptékek módosítása.Ahhoz, hogy ezeket végre tudjuk hajtani egy grafikonon, szerkesztési állapotba kell

hoznunk. (2x katt. a grafikon területére.) A menüsor ilyenkor megváltozik és legfontosabb aBeszúrás(Insert) és Formátum(Format) menüpontok lesznek. Csak a kijelölt részt tudjukátalakítani!

A mintázatot, a színt és a feliratot a Format menüben a megfelelõ menüponttal állíthatjukbe.(pl. Mintázat, Font)

A léptékek módosítását csak matematikai fügvények esetében tudjuk használni.Azelkészített függvény bármej része utánszerkeszthetõ, így a skála is. Megadható a kezdõ- ésvégérték, illetve közötte a kis- és nagy lépésköz. Mindig ki kell jelölni azt a tengelyt, amit(vagy amin) változtatni akarunk.


15

8.c Adatsor törlése. Új adatsor beillesztése. Trendvonal fogalma, beillesztés.Új adatsort beilleszthetünk, ha a táblázatban kijelöljük, s vontatásos módszerrel

behúzzuk a grafikon területére. Ha az objektum körvonalai megvastagodnak, elengedhetjük azadatsort.

A külön kijelölt adatsort formázhatjuk, kitörölhetjük,módosíthatjuk. Az értéket át lehetállítani, de akkor a táblázat értékei is változnak. Ki lehet törölni a már meglévõ adatsort, haelõtte kijelöltük.

Az adatjelölõ pontjaiból közelítõ görbét készíthetünk, amit trendvonalnak is nevezünk. Atrendvonal csak két dimenziós diagramhoz rajzolható. Ezeket a vonalakat az Excelautomatikusan elnevezi. A név a kijelölt közelítõgörbe típusának megnevezésébõl és a hozzátartozó adatjelölõ nevébõl áll össze. Ha ez nem megfelelõ, akkor a Megadott (Custom)szerkesztõdobozban másik nevet adhatunk neki.

Azt, hogy milyen távlatot szeretnénk megjeleníteni, az Elõre (Forward)szerkesztõdobozban állíthatjuk be. Az Excel kiszámítja a diagram megjeleníti a közelítõgörbét.S, hogy ez a görbe az Y tengely melyik pontjából induljon el, azt a Legyen metszéspont (SetIntercept) kapcsolóval állíthatjuk be.

9 Táblázatok nyomtatása

9.a nyomtatási terület kijelölése, ismétlõdõ címsorok, oszlopokA teljes dokumentum nyomtatásához elegendõ az ikonra rákattintani. Ellenben, ha nem azegészet szeretnénk nyomtatni, illetve más egyebet is be akarunk állítani, válasszuk ki a Fájlmenü Nyomtatás(Print) parancsát.A leglényegesebb különbség a Word és az Excel között a nyomtatás szempontjából, hogy mígWord-ben mindig egyértelmû, hogy a dokumentumot laponként, egymás után kell nyomtatni,addig az Excel táblázat egy végtelen lepedõ, amit a programnak kell lapokra tördelni. Excelbentehát a legtöbb esetben ki kell jelölni a nyomtatandó területet. A kijelölésnek van egy ikonja,ezt célszerû feltenni. Ha nem jelölünk ki semmit, akkor azt a tartományt nyomtatja, aholadatokat talál.Kiválasztható hogy mit szeretnénk nyomtatni.Példányszám: beállítható, hogy hány példányt kivánunk nyomtatni, bár nem célszerû anyomtatónkat másológépként használni.Oldaltartomány keretben határozhatjuk meg, hogy a dokumentumunk mely részét szeretnénknyomtatni:Mindent (All): az összes oldal nyomtatásra kerül.Aktuális oldal (Current Page): Csak az az oldal kerül nyomtatásra, amelyikben a kurzor áll.

Kijelölt szöveg(Selection): Csak az elõzõleg kijelölt rész kerül nyomtatásra. Ha nemjelöltünk ki semmit, ezt a lehetõséget nem kínálja fel a rendszer. A nyomtatás továbbibeállításai Eszközök/Egyebek kiválasztásával juthatunk el a nyomtatás beállító lapjához.

Címsorok (Heading)Ha a táblázat elején kijelölünk néhány sort, melyet címsornak szeretnénk, és rákattintunk aTáblázat/Címsorok (Tablr/Headings) parancsra, több oldalas táblázatnál minden oldal tetejénautomatikusan megismétli a címsorokat. Ha nem jelölünk ki sort a parancs kiadása elõtt, azelsõ sort veszi címsornak


16

9.b fejléc, lábléc meghatározásaA Fejléc (Header) egy dokumentumon belül az oldal tetején, a Lábléc (Footer) pedig az oldalalján jelenik meg, a szokásos beállítás esetén a margó felett, illetve alatt. A fejléc és lábléclehet több soros. Meghatározhatjuk, hogy más legyen az elsõ oldalon, és más a páros, illetvepáratlan oldalon. A képernyõn csak Nézet/Nyomtatott forma (Print Preview) nézetbenlátható a fej -vagy lábléc.A cellarácsokkal (Gridlines) kijelölése esetén a munkalap alapértelmezésben beállítottcellarácsait, a Jegyzetekkel (Notes) a cellába írt megjegyzéseket is kinyomtathatjuk. APróbanyomatként (Draft Quality) választókapcsoló bekapcsolásával egyszerüsítve, agrafikus elemeket elhagyva nyomtathatunk. Ezzel gyorsítható a nyomtatás, de a keretezéseknem jelennek meg. Elõnye a gyorsaság.Az EXCEL képes a nyomtatandó anyagot kicsinyíteni, nagyítani. Legjobb szolgáltatása:a Fit To. Itt megadhatjuk, hogy hány lap magas, hány lap széles területre akarjukzsugorítani a nyomtatási területet. Nem kell vacakolni a formázgatással, ha éppen egykicsit lépjük túl az A4-es lapot.


2

Táblázatkezelés

Tartalomjegyzék

1 A táblázatkezelés alapfogalmai .........................................................................................21.a A táblázatkezelõ programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik. .............................21.b A táblázatkezelõ adattípusai, az egyes adattípusokkal végezhetõ mûveletek. ..............31.c A munkafüzet felépítése. ............................................................................................3

2 HIVATKOZÁSOK ..........................................................................................................42.a A hivatkozás típusai: abszolút, vegyes és relatív hivatkozás........................................42.b A távoli hivatkozás fogalma. ......................................................................................42.c Hivatkozás tartományokra, cellák tartományok elnevezése.........................................4

3 Táblázatok szerkesztése ...................................................................................................53.a Mozgás a táblázatban, tartományok kijelölése, mozgatása, másolása ..........................53.b A munkalap megosztása, fagyasztás ...........................................................................53.c Sorozat- szerkesztés, automatikus összegzés .............................................................63.d Gyorsbillentyûk az Excel-ben.....................................................................................6

4 Táblázatok formázása.......................................................................................................74.a a, Tartalmi formázás, formátum-kódok ......................................................................74.b Adatok elrendezése cellán belül..................................................................................84.c 6, Cellavédelem .........................................................................................................9

5 Függvények képletek........................................................................................................95.a Képletek szerkesztése, javítása:................................................................................105.b Újraszámolási funkció:.............................................................................................11

6 Az adatbázis-kezelés eszközei ........................................................................................116.a Az adatbázis-táblázat fogalma:.................................................................................116.b Adatok rendezése, szûrés.........................................................................................116.c Részösszeg-számítás................................................................................................12

7 Grafikonok készítése ......................................................................................................127.a Grafikon típusok, a típus kiválasztásának szempontja. ..............................................127.b Grafikonok készítése: ..............................................................................................137.c Grafikonok beszerkesztése szövegszerkesztõvel készült iratokba. ............................13

8 A grafikon szerkesztése..................................................................................................148.a A grafikon részei: ....................................................................................................148.b Mintázat, szín, beállítás, feliratozás. Léptékek módosítása........................................148.c Adatsor törlése. Új adatsor beillesztése. Trendvonal fogalma, beillesztés. .................15

9 Táblázatok nyomtatása...................................................................................................159.a nyomtatási terület kijelölése, ismétlõdõ címsorok, oszlopok .....................................159.b fejléc, lábléc meghatározása .....................................................................................16

1 A táblázatkezelés alapfogalmai

1.a A táblázatkezelõ programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik.Ismert tÆblÆzatkezelı programok: