t.c. orman ve su İşleri bakanlığı

1

T.C. Orman ve Su İşleri Bakanlığı

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

2

İnternet adres satırına ebys.ormansu.gov.tr yazarak internet olan her yerden sisteme girebilirsiniz.Kullanıcı adı alanına domain adınızı ve şifre kısmında şifrenizi yazarak sisteme giriş yapabilirsiniz.

1. EBYS Giriş Ekranı


3

2. Ana Sayfa Uygulamaya ilişkin güncel duyuruların, görsel videoların, evrak işlemleri ve mesajlaşma için kısa yolların bulunduğu ve genel yardım konularına hızlı erişim bağlantılarının bulunduğu bir ekrandır.


Ayrıca sistem yöneticileriyle herhangi bir konuda iletişim sağlayabilmek için e-posta gönderme ve hata/öneri bildirme işlevleri bulunmaktadır.

4

3. Evrak Arşivleme

Açılan pencereden arşive kaldırma türü ve açıklama yazdıktan sonra Arşivle butonuna basarak evrak arşivlenmiş olur. (Şekil 3.3)

Şekil 3.1

Şekil 3.2Şekil 3.3


İşlemi biten bir evrakı arşive kaldırmak için. Evrakı zimmete almanız gerekmektedir. Zimmetinizdeki evrakın üzerine basarak (Şekil 3.1) açılan menüden Arşive Kaldır butonuna basılır. (Şekil 3.2).

5

4. Arşivden Evrak Çıkartma

Şekil 4.1

Şekil 4.3

Şekil 4.2

Sabitlenen menüden ilgili arşiv seçilir. (Şekil 4.3)


Arşive atılan bir evrakı Arşivden çıkarmak için;Ana Sayfada yer alan Birimimdekiler menüsüne basılır. (Şekil 4.1).

Açılan Sayfadan Sol üst köşede yer alan Klasörler menüsüne basılır ve raptiye simgesinden sayfa sabitlenir. (Şekil 4.2)

6

4. Arşivden Evrak Çıkartma

Açılan Sayfadan Arşivden Çıkar butonuna basılarak ilgili evrak kullanıcının zimmetine alınmış olur. (Şekil 4.5)Önemli Not: Evrakı arşivden yalnız arşive atan kullanıcı çıkarabilir.

Şekil 4.4

Şekil 4.5


Filtrele seçeneğinden yararlanılarak ilgili evrak arşivden bulunur ve üzerine basılır. (Şekil 4.4 )

7

5. Birimimdekiler

Ana Sayfada yer alan Birimimdekiler menüsü;Biriminize gelen, giden tüm evrakları detaylı bir şekilde görmek ve arşive atılan evrakları çıkarmak için kullanılan menüdür.


Şekil 5.1

8

6. Evrak Arama

Evrak arama menüsüne Evrak İşlemleri ana menüsünden ulaşılır. (Şekil 6.1) Doküman ve belgeleri bulmaya yarayan menüdür. Bir kullanıcının bir evrakı bulup görüntüleyebilmesi için o evrakı hazırlaması, havale sürecinde bulunması, koordinasyon alması ya da görevlendirilmesi gerekmektedir. Birçok evrak bilgisine göre kullanıcılar evrak arayabilmektedir.

Şekil 6.1


9

6. Evrak AramaEvrak Arama menüsü, Hızlı Arama ve Gelişmiş Arama olmak üzere 2 çeşittir. Hızlı Arama menüsünde sınırlı sayıda filtreleme imkânı vardır. Türü, Tarih, Sayı, Konu ve Özet bilgilerinden bir veya birkaçı girilerek aranan evrak bulunur. (Şekil 6.2)

Şekil 6.2


10

6. Evrak Arama

Gelişmiş Arama menüsünde çok geniş bir filtreleme imkânı vardır. Geldiği kurum, Tarih aralığı, Alan Birim, vb gibi alanlardan iki veya daha fazlası girilerek aranan evrak bulunur. (Şekil 6.3)

(Şekil- 3)

Şekil 6.3


11

6. Evrak Arama

Son İşlemlerim menüsü kullanıcının daha önce yaptığı tüm işlemlere daha hızlı ulaşmasını sağlayan menüdür. (Şekil 6.4)

Şekil 6.4


12

6. Evrak Arama

Vekâlet Geçmişi menüsü kullanıcının bıraktığı vekaletlere ulaşmasını ve vekaleten bakan kullanıcının yaptığı işlemleri görmesini sağlayan menüdür. (Şekil 6.5)

Şekil 6.5


13

7. Evrak Detay BilgileriEvraka sistem içi/sistem dışı ilgi ekleme, kullanıcının bilgisayarından, başka bir evraktan, epostadan, tarayıcıdan ek ekleme, not ekleme gibi işlevlerin yerine getirilebileceği aşamadır. İlgiler sistem içi veya dışı olarak sisteme eklenebilir. Ancak sistem dışı ilgi eklerken ilgili belgeye ait tarih mutlaka belirtilmelidir. Dilekçe gibi belgelerin sayı alanı olmadığı için sayı belirtmek zorunlu değildir.


14

7.1 Ek eklerken dikkat edilecek hususlar

Evraka ek eklerken dikkat edilecek en önemli husus; ekin boyutunun 15 MB geçmemesidir. Çünkü KEP nedeniyle 15 MB’ dan büyük evraklar EBYS sistemine eklenemeyecektir. Taranan dokümanı veya bilgisayarda kayıtlı bir dokümanı EBYS’ ye eklerken boyutunu kontrol ederek yükleyiniz.


15

7.2 Evraka dağıtım ve koordinasyon nasıl eklenir

Dağıtım ve koordinasyon adımında evrakın dağıtılacağı birimler, dağıtım planları, dış birim yada kişiler, koordinasyon onayı verecek kişiler belirtilebilir. Bu adımda hangi dağıtım yerinin evraka ait hangi ekleri görebileceklerini belirlemek de mümkündür. Dağıtım listesinin en sağında bulunan ‘Ekler’ bölümü tıklandığında açılacak olan ek listesinden, seçilen dağıtım yerinin hangilerini görmesi gerektiği belirlenebilir.


16

7.2 Evraka dağıtım ve koordinasyon nasıl eklenir

İç birim ekleme

İç birim tabında, dağıtım yapılacak birimler, birim türlerine göre gruplanmış olarak listelenmiştir. Bu listeden eklenmesi istenen birimlerin sol tarafındaki kutular işaretlenir, dağıtım türü, dağıtım sebebi ve varsa cevap tarihi bilgisi girilir. Ekle düğmesine tıklanır.


17

7.2 Evraka dağıtım ve koordinasyon nasıl eklenir.

Dış birim eklemeEvrak dağıtımına kurum dışından birimleri eklemek için dış birim/Kişi tabına tıklanır. açılan bölümden seç düğmesine tıklanır ve arama kutusuna birim adı yazılır. Listelenen birimlerden istenen birimi seçmek için listenin sağındaki ok işaretine tıklanır ve dış birim seçilmiş olur. Ardından dağıtım türü, dağıtım sebebi, varsa cevap tarihi bilgisi girilir ve ekle düğmesine tıklanır.


18


Dağıtım planı ekleme

Dağıtım planı eklemek için dağıtım planı tabına tıklanır. Açılan bölümden dağıtım planlarından uygun dağıtım planı seçilir, Dağıtım türü, dağıtım sebebi ve varsa cevap tarihi bilgisi girilir ve ekle düğmesine tıklanır.


19


Diğer

Evrak dağıtımına veri tabanında kayıtlı olmayan kamu kurum/kuruluş/şahıs yada firmaları eklemek için kullanılan alandır.


20

8. Genel ve Özel Dizin Oluşturma ve Kullanma

Kullanıcılar oluşturdukları evrakı kendilerine özgü bir klasörde saklamak istediklerinde kullanılan alandır.Not: İsteyen her kullanıcı Klasörler menüsünü kullanarak Özel Dizin oluşturabilir.


Şekil 8.1

8.1. Özel Dizin Oluşturma ve Kullanma

21

8.2 Genel Dizin Oluşturma ve Kullanma

Kullanıcıların oluşturdukları evrakları aynı şubede çalışan tüm personellerin görmesi için tasarlanan alandır.

Not: Genel Dizin açılmasını için ilgili birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına resmi yazı yazarak Klasör yapısını açmayı talep etmesi gerekmektedir.


Şekil 8.2

22

9. Yerel Yetkiler9. 1 Kullanıcı Tanımlama:

Yeni bir personel tanımlamak için kullanılan menüdür.İlgili alanlar doldurularak Kaydet butonuna basılır.

Not: Kullanıcı tanımlama tanımlandıktan sonra ROL yetkisi vermeyi unutmayınız.


Şekil 9.1

23

9.2 Vekalet Verme:

İlgili kullanıcının izinli, hasta vb. gibi durumlarında yerine bakacak personelin tanımlandığı menüdür.

Not: Vekalet verirken Başlangıç ve Bitiş Tarihlerini belirtmeyi unutmayınız.


Şekil 9.2

24

10. Evrak İletim Raporları


Şekil 10.1

İki tarih arası birim veya kullanıcı bazlı zimmete bekleyen/zimmete alınmış evrakların sayısının içeriğinin görüntülenebildiği rapordur.

25

11. Görevler ve Bilgi Notları

Görevler; bağlı olunan üst makamlar tarafından gönderilen talimatları içermektedir. Bu talimatlar bir üst makamdan geleceği gibi daha üst makamlardan da hiyerarşi içerisinde veya direkt olarak da gelebilmektedir. Direkt olarak gelen Görevlerin cevapları aynı şekilde geri iletilmektedir. Bütün bunların yanı sıra Görevler ve Bilgi Notları; Bilgi olarak da iletilmiş olabilmektedir. (Şekil 11.1)


Şekil 11.1

26


Görevler ekranı Şekil 11.2’de görüldüğü gibi; Görev Oluştur, Taslaklar, Gelen Görevler, Giden Görevler, Görev Cevapları, Tamamlanmış Görevler Takibimdekiler ve Arşivlenen Görevler olmak üzere 8 adet alt bölümden oluşmaktadır.

Şekil 11.2


27


Görev Oluştur Görev oluştur ile bağlı bulunan birimlere talimat verilebilmektedir. Şekil 11. 3’de gösterilmiştir.


Şekil 11.3

28

11. Görevler ve Bilgi NotlarıBilgi NotlarıBilgi Notları ise size bağlı olan alt birimler tarafından gönderilen bilgi notlarını içermektedir. Bilgi notları hiyerarşi içerisinde iletilmektedir.


Şekil 11.4

29

12. İstatistikler


Birimlerin yazılan, zimmet bekleyen, zimmette bekleyen vb. gibi evrak sayılarının görüntülendiği rapordur.

30

13. Dizindeki Evraklar

Havale edilen evrakların takibinin daha kolay yapılabilmesi için kullanılabilecek ekrandır. Zimmete Aldıklarım menüsünde iken Klasörler seçeneği seçilerek ilgili klasöre basıldıktan sonra üst menüde yer alan Dizindeki evraklara basılarak kullanıcının göndermiş olduğu tüm evraklara ulaşması sağlanılır. Gönderilmiş bir evrak daha sonra bu ekrandan takip edilebilir.


Şekil 13.1

31

14. Özel ve Genel Not Ekleme

Evrakları personellere havale ederken sadece ilgili bir personele özgü bir açıklama ve not yazmak için Özel not kullanılır. (Şekil 14.1)

Not: Evrakı Havale ederken kullanıcıyı seçip eklemeden NOT yazılır ve EKLE butonuna basarak ilgili personel ve Notu eklendikten sonra Havale edilir.


Şekil 14.1

32

14. Özel ve Genel Not Ekleme

Evrakları personellere havale ederken yazılan not tüm havalelerde gözükmesi isteniyorsa genel not olarak eklenir. (Şekil 14.2)

Not: Evrakı Havale ederken kullanıcıyı seçip eklemeden NOT yazılır ve EKLE butonuna basarak ilgili personel ve Notu eklendikten sonra Havale edilir.


Şekil 14.2

33

15. Havale Listesinin Sıralanması

Evrakları birimlere veya personellere havale ederken kendine özgü bir sıralama yapılabilmektedir. Kullanıcılar, yardım masasına talep ederek sıralama yaptırabilmektedirler.


Şekil 15.1

34

16. E-imza Kuyruk İşlemleri

Evrakların listeye eklenerek zaman kaybedilmeden imzalanmasını sağlayan işlemdir. Evraklar okunarak e-imza listesine ekle butonuna basılarak listeye eklenir. İmzalanacak tüm evraklar listeye eklendikten sonra e-imza çalıştır butonuna basılır. İlk seferde bir kereye mahsus olarak şifre girilir. Şifrenin aktif kalma süresi seçenekli olarak 15 dakikadan 9 saate kadar seçilebilir. (araçlar/tercihler) İmzalama işlemleri arka planda yürütülür. Bu sırada EBYS de başka işlemler yapılabilir.e- imza kuyruk işlemi evrak yoğunluğu olan yöneticilerin kullanımı için tasarlanmıştır.


Şekil 16.1

35

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

TEŞEKKÜRLER


t.c. orman ve su İşleri bakanlığı

Documents