Tellus: cliëntregistratiesysteem binnen de Centra voor

Algemeen Welzijnswerk

Sofie Similon, StafmedewerkerRegistratieverantwoordelijke

CAW Regio Leuven

Inhoud

1. Opbouw van het registratieprogramma2. Cliëntkenmerken3. Hulpverleningsgegevens4. Bedenkingen van het huidige systeem5. Vragen

Opbouw van het registratieprogramma

AANMELDING ONTHAAL BEGELEIDING NAZORG

HULPVERLENINGSPROCES IN FASES :

REGISTRATIE VOLGT HULPVERLENING :

AANMELDING ONTHAAL

TYPEMODULE 1

NAZORG

TYPEMODULE 2

INSTAP

Registratie en hulpverlening

Op dit moment zijn enkel onthaal en begeleiding verplicht te registreren in het tellus-systeem. Aanmelding en nazorg zijn optioneel

Eenheid van registratie

• De persoon/ het individu• Koppels/ gezinnen

• Afzonderlijk registreren • Systeemnummer houdt ze samen

Aanmeldingen

• Alle vragen van personen of instanties naar hulp- en dienstverlening

• zonder dat er sprake is een hulpverleningscontact. • Diensten bv politie zonder dat er contact is met de cliënt• Niet verplicht te registreren

Onthaal

• persoonlijk hulpverlenend contact met de cliënt.

• De onthaalfiche wordt afgesloten wanneer • De hulpverlening is afgerond (er volgt

geen begeleiding)• Een begeleiding wordt opgestart.

Begeleiding en modules

• Vanaf 2008: registratie in modules. Module = pakketje hulp

• Aan één cliënt kunnen dus meerdere typemodules worden gekoppeld elk met een eigen begin- en einddatum

ONTHAAL

LEEFGROEPGERICHTE BEGELEIDING

SCHULDBEMIDDELING

BEGELEID WONEN

BUDGETBEGELEIDING

BEGELEIDING

DIRECTE OPVANG

ADMIN. HULP

voorbeeld

Nazorg

• Na het afsluiten van een begeleiding• (beperkte) opvolging van een cliënt• Niet verplicht te registreren

Cliëntkenmerken

Cliëntkenmerken

• Wat?• Gegevens van de persoon• Gegevens rond zijn situatie

• Wanneer?• In onthaal• Bij het starten van een begeleiding• NIET bij

• Aanmelding en nazorg

Cliëntkenmerken: afspraken

• Situatie onmiddellijk voorafgaand aan de hulpverlening in het CAW

• Cliëntkenmerken worden NIET geüpdate in de loop van de begeleiding.

• Wat men niet weet, wordt niet bevraagd ifv registratie

Cliëntkenmerken in onthaal

• Geslacht• Leeftijdscategorie• Etnisch-culturele minderheid

Cliëntkenmerken in begeleiding

• Geboortedatum• Burgerlijke staat• Gezinssituatie• Inkomen• Scholingsgraad• Socio-economische

situatie• Bestaanszekerheid

• Voorafgaande situatie

• Verblijfplaats• Domicilie• Nationaliteit• Origine• Verblijfsstatuut• Aantal kinderen

Hulpverleningsgegevens

Hulpeverleningsgegevens

• Wat?• Informatie over de problemen van mensen• Informatie over de hulp die geboden wordt• Hoe mensen bij ons komen• Waar ze naar toe gaan• …

De aanpak

Onthaal

• Kenmerken 1ste contact• Datum• Manier 1ste contact• Systeem 1ste contact• Verwezen door• Type vraag

• Problemen (5) en geboden hulp (5)

Onthaal

• Afsluiten onthaal• Datum• Reden stopzetten onthaal• Verwezen naar• Aantal contacten

Begeleiding

• Datum start begeleiding• Problemen (5)• Samenwerking met (5)• Geboden hulp (5)• Afsluiten begeleiding

• Datum afsluiten begeleiding• Manier van afsluiten begeleiding• Verwezen naar• Aantal contacten

Bedenkingen

Algemene bedenkingen

• Weinig controles omtrent juistheid, volledigheid van gegevens bij invoer controles en bijsturing nadien is tijdsintensief

• Registratie staat naast een dossier extra werk elektronisch dossier?

• Organisatie van onthaal verschilt tussen CAW’s vergelijkbaarheid van cijfers?

• Cliënten kunnen op verschillende diensten binnen één CAW komen zonder dat dit geweten is dubbeltelling

Algemene bedenkingen

• Belang van eenduidigheid• Binnen het CAW• Op sectorniveauVergelijkbaarheid van gegevensNood aan permanente vorming/ afstemming• Sectoroverstijgend?

• Niet verplichtte registratie van aanmeldingen en nazorg maakt dat er nog veel informatie verloren gaat

Bedenkingen inzake cliëntkenmerken

• Wat men weet wordt geregistreerd, de rest niet groot aantal onbekenden

• Momentopname: vlak voor start begeleiding geen zicht op evolutie

• Variabelen zijn niet eenduidig gedefinieerd wat tot minder valabele informatie leidtbv voorafgaande situatie

• Veel kenmerken worden pas geregistreerd wanneer cliënten in begeleiding komen van cliënten op onthaal gaat er veel informatie verloren

Bedenkingen inzake hulpverleningsgegevens

• Items zijn beperkt bv 5 problemen meer kan niet worden weergegeven. Idem geboden hulp, samenwerking met,… Men kan niet alles aanduiden waaraan werd gewerkt

• Uitgebreide lijsten met beperkte mogelijkheid tot zoeken bemoeilijken van de invoer

Vragen?