thinking portfolio 360

Sisällysluettelo

2 Hankesalkku -strategisen tason johtamisväline

3 Salkunhallinta: Prosessi ja viitekehys

4 Thinking Portfolio®-päänäkymät

5 Hankesalkun rakennus-aineet - Widgetit

5 Projektiriskit5 Projektiresurssit6 Projektiloki6 Budjettiseuranta7 Rahoitus8 Liiketoiminnan näkökulmat9 Asiakaskohtaisuus9 Mukauttaminen

10 Raportointi

11 Sovelluksen käyttöönotto

1 © 2007-2010 Thinking Business

White Paper 2010

Hankesalkku- strategisen tason johtamisvälineThinking Business

Thinking Portfolio® on strategisen tason johtamisen käytännön työväline. Salkunhal-lintamalli tukee liiketoimin-talähtöistä, kokonaiskuvaan pe-rustuvaa suunnittelua ja päätök-sentekoa.

Thinking Portfolio koostuu ns. Widget-näkymistä. Widgetit jäsentävät ja visualisoi-vat strategiseen suunnitteluun ja päätöksentekoon tarvittavat tie-dot. Salkun sisältö jäsentyy si-vuiksi, jotka koostuvat 2-4 Widgetistä.

Kehitystyön lähtökohtana ovat olleet projektityön ja salkunhallinnan kansainväliset viitekehykset kuten mm. PMBOK. Thinking Portfolio

hyödyntää toimialariippumat-tomia liiketoiminnallisten hyöty-jen ja kypsyyden määrittelymal-leja, kuten IT Value Barome-teria.

Ottamalla käyttöön Think-ing Portfolion organisaatio saa lähtökohdat nopeaan päätöksen-tekoon, ketterään muutoshallin-taan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien analysointiin.

Thinking Portfolion visuaalinen esitystapa sekä se-lainpohjainen käyttöliittymä helpottavat sen omaksumista. Järjestelmän käyttö ei edellytä teknisiä kursseja tai käsikirjoja.

Thinking Portfolio on ke-hitetty hyödyntämällä vii-meisintä Web-teknologiaa ja

.NET-arkkitehtuuria. Selain-liittymä toimii mm. Internet Explorer-, Firefox- ja Safari-selainten uusimmilla versioilla.

Tekninen ratkaisu mahdol-listaa erilaisten salkunhallinnan sovellusten toteuttamisen. Tässä julkaisussa esitellään hanke-salkkusovellus, joka on tarkoi-tettu kehittämishankkeiden strategisen tason johtamisväli-neeksi.


Salkunhallinta on johtamismalli, jossa hankkeita, kehitysideoita ja omaisuutta koskevia pää-töksiä tehdään konaisvaltaisesti ja strategiaan perustuvin kriteerein.

Whi

te P

aper

201

0

Salkunhallinta: prosessi ja viitekehysCase ICT

Salkunhallinta menetelmänä

ICT-salkunhallinta on jatkuva prosessi ja systema-tiikka liiketoimintavaatimusten mukaisten teknolo-giapäätösten tekemiseen. ICT-salkku on luokiteltu joukko projekteja tai ICT-resursseja.

ICT-salkunhallinnan perustekijät ovat seuraa-vat: 1. Prosessi ja viitekehys salkkujen suunnitte-

luun, luontiin, arviointiin, tasapainottamiseen ja viestintään.

2. Yhteinen liiketoimintakäsitteistö ja hal-lintatapa, jonka mukaisesti salkkujen sisältö muodostetaan ja jonka mukaisesti päätösten tuloksia kontrolloidaan ja niistä viestitään.

3. Työvälineet, joilla pystytään arvioimaan liiketoiminta-arvoa, riskejä, kustannuksia, hyötyjä, suhdetta ICT- arkkitehtuuriin sekä liiketoimintastrategiaan.

Menetelmän mukaisesti esim. ICT-projektit kuva-taan sovitun arviointikehyksen mukaisesti. Kaikille projekteille yhteisen kriteeristön avulla määritellään mm. investoinnin strateginen merki-tys, suorat liiketoimintahyödyt, riskit ja vaaditut panostukset.

Kun kaikkien projektien vastaavat tiedot kootaan yhteen, saadaan ICT-investointisalkku. Salkkuun otetaan uusia projekteja tai siitä pois-tetaan niitä salkutusstrategian mukaisesti. Salku-tusstrategia määrittelee tasapainottamisen keinot. Tasapainoa haetaan esim. seuraavilla “akseleilla”: • Suuret riskit - pienet riskit• Suuret panostukset - pienet panostukset• Ylläpitävä - uutta luova• Paikallinen - globaali• Keskitetty - hajautettu• Nopeat tulokset - pitkän tähtäimen tulokset

ICT-elinkaaren hallintaICT-salkunhallinta kattaa laajimmillaan koko ICT- ratkaisun tai -palvelun elinkaaren. Salkun-hallinta kohdistuu tällöin kolmelle aikatasolle: nykyhetkeen, lähitulevaisuuteen ja pitkään tähtäi-meen. Vastaavat salkut ovat tällöin resurssi-, pro-jekti- ja kehittämissalkku.

Kehittämis- tai ideasalkkua hyödyn-netään uusien mahdollisuuksien, ideoiden ja kon-septien liiketoiminnallisuuden arviointiin, priori-sointiin ja tasapainottamiseen. Onnistunut ICT- kehittämissalkutus edellyttää erittäin kiinteää suh-detta liiketoiminnan ja ICT:n johtamisen välillä. Ideaalitapauksessa kaikkea liiketoiminnan uudis-tamista tarkastellaan kehittämissalkun avulla.

Projektisalkku (tai hankesalkku) sisältää käynnistyvät, käynnistyneet ja väliaikaisesti keskeytetyt investointi- ja kehittämisprojektit. Kaikki projektit on luokiteltu yhdenmukaisilla kriteereillä, jotka ilmaisevat mm. projektin hyödyt, riskit, laajuuden ja resurssitarpeen.

ICT-resurssisalkku (englanniksi mm. As-sets Portfolio) sisältää projektien ja investointien tulokset, jotka on otettu käyttöön. Tyypillistä salkutettavaa ei-aineellista tai aineellista omaisuutta ovat sovellukset ja tietojärjestelmät, henkilöt ja osaaminen, prosessit ja palvelut sekä data ja tietovarastot.

Thinking Portfolio®-ratkaisu on rakennettu edellä kuvattuihin johtamistarpeisiin. Se tarjoaa työvälineet ICT-omaisuuden, hankkeiden ja ke-hittämisideoiden salkunhallintaan.


THIN

KIN

GPO

RTFOLIO®

Whi

te P

aper

201

0

Salkutusmalli

Thinking Portfolio® -päänäkymät

Sisältö

Projektiluettelo on yleisnäkymä hankesallkkuun (ks. sivu 9). Se näyttää projektit, joihin sovelluksen käyttäjällä on katselu- tai muokkausoikeus. Väri-koodatut kentät osoittavat yhdellä silmäyksellä esim. projektit, joiden aikataulu tai budjetti ovat ylittymässä.

Otsikkorivi mahdollistaa luettelon järjestelyn tai suodatuksen valittujen kriteerien mukaisesti. Projektit järjestyvät esimerkiksi kriittisyyden tai budjetin koon mukaan yhdellä klikkauksella. Käyttäjä pystyy lisäksi suodattamaan näkyviin vain häntä kiinnostavat projektit usean yhtäaikaisen kriteerin mukaisesti. Tehdyt valinnat ovat voi-massa vaikka käyttäjä poistuisi välillä sovelluksesta.

Salkkunäkymä voi olla myös hierarkkinen. Tällöin luettelossa näkyvät esim. hankkeet ja niiden alaisuudessa olevat projektit.

Laatu

Thinking Portfolion laatusivu kertoo värikoodien avulla projekteista tallennetun tiedon statuksen: • Onko projektille määritelty tarvittavat tiedot,

kuten budetti ja aikataulu?• Onko riskianalyysi tehty?• Minkä projektien tietoja ei ole päivitetty kuu-

kauteen?

Aika

Aikanäkymä on projektiluettelo, jonka jokaisella rivillä on ao. projektin aikataulu janakaaviona. Projektin vaiheet ja päätöspisteet erottuvat selvästi.


THIN

KIN

GPO

RTFOLIO®

Whi

te P

aper

201

0

Aikajana

Laatunäkymä

Salkun rakennusaineetWidgetit

ProjektiriskitRisk Widget

Risk Widget mahdollistaa investointeihin ja kehi-tyshankkeisiin liittyvien riskien nopean analyysin. Riskit jäsentyvät hankkeen toteutumiseen liittyviin ja hankkeen liiketoimintaan kohdistamiin riskei-hin.

Tunnistamalla ja salkuttamalla toiminnalliset ja teknologiariskit voidaan määritellä hankesalkun projektien riskitase, päättää hyväksyttävä liike-toiminnallinen riskitaso ja arvioida helposti keskeytyksen tai tekemättä jättämisen vaikutukset liiketoimintaan.

Riskianalyysi

Aikataulu ja avainresurssien hallinta

ProjektiresurssitResource Widget

Thinking Portfolio visualisoi hankesalkun projek-tien ja kehitysohjelmien eri vaiheissa tarvitsemat avainresurssit sekä niiden kuormitusasteen määritellyissä hankkeissa.

Tavoitteena on optimoida organisaation kan-nalta arvokkaiden resurssien käyttöä ja yhdistää oikea osaaminen oikeaan vaiheeseen. Salkun tasa-painottaminen, tulevien hankkeiden ja projektien vaatimien resurssien ja käynnissä olevien aktiivis-ten hankkeiden välillä on hyvän salkunhallinnan yksi tärkeimmistä tavoitteita. Thinking Portfolio havainnollistaa hankkeiden ja projektien optimaa-lisen vaiheistuksen suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin.

Tarvittavat kehityspanoksen määritellään hankkeen tai projektin laajuuden, henkilöstötar-peet ja ohjauksen mukaan.

Avainresurssien käyttöaste


THIN

KIN

GPO

RTFOLIO®

Whi

te P

aper

201

0

ProjektilokiDiary Widget

Diary Widget on yksinkertainen tapa kirjata muis-tionomaisesti projektin historiatiedot, kuten

• kokousten päätökset• projektissa tapahtuneet muutokset• tavoitteiden seurantatiedot

Projektiloki voi sisältää linkkejä esim. intranet-sivuille tai projektidokumentteihin.

Projektiloki tulostuu projektikirja-dokumenttiin, kuten kaikki muutkin widgettien tiedot.

BudjettiseurantaBudgeting Widget

Budgeting Widget esittää projektin budjetin euromääräisenä. Budjetti kirjataan projektin käynnistyttyä. Se voi sisältää sekä henkilötyötä (oma työ, ostopalvelut) sekä hankintoja/investointeja.

Projektipäällikkö päivittää toteutumatietoja esim. kuukausittain. Toteutuma kertoo todellisen tilanteen raportointihetkellä. Projektipäällikkö arvioi “liikennevaloilla” budjetin toteutumisen raportointihetkestä projektin loppuun.


Budjetti ja seuranta

Projektiloki

Rahoituksen näkökulmatFinance Widgets

Finance Widgetit kuvaavat liiketoiminnallisen pe-rustelun kannattavuuslaskelmien informaatiota kuten

• Kassavirtalaskelma• Diskonttokorko• Sisäinen korkokanta• Takaisinmaksuaika• Rahoitussuunnitelma

KassavirtalaskelmaKassavirtalaskelma on taulukkomainen esitys pro-jektin aikaisesta ja käyttövaiheen tuotoista ja kus-tannuksista. Esitetyt luvut ovat nykyarvoja.

Kassavirtalaskelmassa esitetään projektin käyn-nistymisestä alkaen viiden ensimmäisen vuoden kassavirta. Jos laskenta ulotetaan pidemmälle, lop-puvuosien luvut esitetään yhteenvetona viimeisessä sarakkeessa.

TunnusluvutLiiketoiminnallinen perustelu tuottaa joukon tun-nuslukuja, jotka esitetään omassa Widgetissään. Näitä ovat esim. sisäinen korkokanta ja takaisin-maksuaika.

RahoitussuunnitelmaHankkeen tai projektin rahoitustilanne ja lyhyt kuvaus rahoitussuunnitelmasta on esitettävissä omassa Widgetissään.

Laskelmat ja muut liitteetThinking Portfolio esittää talouslaskelmat yhteen-vedonomaisina. Tarkempi erittely ja perustelu on yleensä erillisissä dokumenteissa esim. Excel-taulukkoina. Linkit ao. liitteisiin kirjataan doku-menttikenttään.


Kassavirta

Tunnusluvut ja rahoitus

Liiketoiminnan näkökulmatBusiness View Widgets

Thinking Portfolio Business View Widgetit jäsentävät liiketoiminnallista kohdennusta ja panostuksia. Salkunnäkymässä jäsennetään ja visualisoidaan mm.

• Hyödyntämisen laajuus• Kehittämisen aste• Ennakoidut hyödyt ja toteuttamiskeinot• Vaikutukset kehittämisalueisiin

Hyödyntämisen laajuusHyödyntämisen laajuuden määrittelyssä lähtökoh-tana ovat yrityksen toiminnot ja niihin kytkeytyvät prosessit. Toiminnot ja prosessit määritellään asiakkaan organisaation tarpeiden mukaisesti salkunhallinnan käyttöönottovaiheessa.

Kehittämisen asteKehittämisen asteen jäsennyksenä ovat näkemyk-set siitä luodaanko hankkeella organisaatiolle jo-tain uutta, laajennetaanko olemassa olevaa vai onko projektin tavoitteena korvata vanhaa. Kehit-tymisen mahdollisuudet liittyvät uuden liike-toiminnan mahdollistamiseen, nykyisen kasvat-tamiseen tai vahvistamiseen.

Liiketoiminta-arkkitehtuurinmukaisuusEhdotettu hanke tai projekti voi saada aikaan muutoksia liiketoiminta-arkkitehtuurissa tai se voi tukea sitä. Liiketoiminta-arkkitehtuuritarkastelu ottaa kantaa seuraaviin tasoihin:

• Yritysarkkitehtuuri• Informaatioarkkitehtuuri• Sovellusarkkitehtuuri• Teknologia-arkkitehtuuri

Toteutuskeinoina ja kehittämisen painopisteenä voivat olla

1. Johtaminen2. Prosessit3. Osaaminen4. Informaation hallinta5. Teknologiaratkaisu6. Tuotannolliset ratkaisut

VaikutuksetVaikutukset kehitysalueisiin jäsentyvät organisaa-tion määrittelemien strategisten tavoitteiden mu-kaisesti. Kehitysalueita voivat olla esimerkiksi

• Kannattavuus• Kasvu• Asiakastyytyväisyys• Prosessien tehokkuus• Oppiminen


Liiketoiminnan näkökulmia projektiin

AsiakaskohtaisuusParametersThinking Portfolio mukautuu asiakkaan salkutus-tarpeisiin sekä salkunhallintaprosesseihin ja -käsit-teistöihin. Käyttöliittymä voi olla esim. suomen- ja englanninkielinen.

Thinking Portfolio tietokantarakenteen lähtökohtana käsiteriippumattomuus ja para-metroitavuus. Erilaisten käyttöliittymässä näkyvien luettelokenttien ylläpitoon on työkalu, jolla asiakas voi muokata niitä itse.

MukauttaminenCustomizationThinking Portfolion peruskomponentit “Widgetit” mahdollistavat erilaisten salkkumallien rakentami-sen. Widgetien sisältö on parametroitavissa asiak-kaan käyttämin käsittein.

Sovelluksen tietokantaratkaisu on tehty jousta-vaksi. Asiakaskohtainen räätälöinti ei edellytä tie-tokannan rakenteen muuttamista.

Rakenneratkaisunsa ansiosta sovelluksen asiakaskohtainen mukauttaminen esim. pilot-tikäyttöä varten on nopeaa. Räätälöintityön to-teuttaa Thinking Business Group yhteistyössä asiakkaan kanssa


Hankesalkkusivu, jolla on neljä Widgettiä

Luettelonäkymä salkkuun

Raportointi: näkymiä salkkuun

Thinking Portfolion raportit kiteyttävät johdolle salkun tilanteen ja tulevaisuuden. Raporttien näkökulma ja esitystapa riippuu käyttötarkoituk-sesta ja ne määritellään asiakaskohtaisesti.

Jokaisesta projektista on tulostettavissa ns. Projek-tikirja. Se sisältää yhdessä raportissa kaikki projek-tista järjestelmään tallennetut tiedot.

Esimerkkeinä salkunhallinnan muista mahdollista raporteista ovat mm.

• Kehittämisen painopisteet• Projektiriskit• Ennakoidut hyödyt suhteessa tavoitteisiin• Vaikutukset kehitysalueisiin• Budjettiennuste – tavoite suhteessa toteumaan• Kehityspanostukset• Aikataulut

10

© 2007-2010 Thinking Business

THIN

KIN

GPO

RTFOLIO®

Whi

te P

aper

201

0

Sovelluksen käyttöönotto:hallinta ja teknologiat

KäyttäjähallintaUser Widget

Thinking Portfolion käyttöoikeudet määritellään roolipohjaisesti. Hankesalkussa rooleja voivat olla esim. johtoryhmän jäsen, ohjausryhmän jäsen, projektipäällikkö jne. Roolinimikkeistö määritellään asiakaskohtaisesti.

Salkkusovelluksella on yksi tai useampi ylläpi-tokäyttäjä, jolla on laajimmat oikeudet esim. uusien projektien perustamisoikeus. Ylläpi-tokäyttäjä voidaan nimetä koko sovellukselle tai esim. tietyn liiketoimintayksikön salkulle.

Projektikohtaisessa työnkulkumallissa kuva-taan kunkin käyttäjäroolin oikeudet projektin tie-tyssä vaiheessa. Kirjauduttuaan järjestelmään käyttäjä saa kussakin projektissa roolinsa mukaan joko vain selata ja raportoida, muokata tai hyväksyä projektivaiheen tulokset.

KäyttäjätunnistusUser Authentication

Sovellus tukee kahta eri käyttäjien tunnistustapaa: Windows-tunnistusta ja sisäistä käyttäjätunnus-salasana -tunnistusta.

Windows-tunnistuksessa järjestelmän käyttäjänimi on sama kuin ActiveDirectoryssä. Perinteisiä käyttäjätunnuksia voidaan käyttää esim. silloin, kun sovelluksella on ulkopuolisia Internet-käyttäjiä.

SovellusarkkitehtuuriMicrosoft .NETThinking Portfolio on toteutettu Microsoftin .NET-teknologialla. Käytettävä WWW-palvelin on IIS 5.0 tai uudempi. Sovelluksen data ja käyttöliit-tymän parametrit tallennetaan SQL Server -tieto-kantaan.

Käyttöliittymänä on moderni WWW-selain (Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari). Selai-meen ei tarvitse asentaa mitään plugin-ohjelmia tai lisäkomponentteja.

Sovelluksella tallennettavat dokumenttitie-dostot sijaitsevat hakemistorakenteessa tiedostoina. Tarvittaessa dokumentit voidaan tallentaa ulkoiseen dokumentinhallintajärjestelmään, jos siihen on mahdollista järjestää liittymä salkkuso-velluksesta.

Liittymät muihin järjestelmiinThinkLinkThinking Portfolioon on rakennettavissa liittymiä ulkoisiin järjestelmiin, esimerkiksi projektinhallin-taohjelmistoihin tai dokumenttienhallintajärjes-telmiin. Ratkaisut toteutetaan Web Services-teknologialla (SOAP Interface).

PalvelumallitSaaS tai palvelinasennusThinking Portfolion saa käyttöönsä kahdella ta-valla. Thinking Business tarjoaa vaivatonta hosting-ratkaisua yhteistyössä Crescom Oy:n kanssa. Tällöin asiakkaan ei tarvitse asentaa mitään sovelluksen osia omaan ympäristöönsä ja käytössä on aina tuorein versio sovelluksesta. Käyttö ja ylläpito hoituvat selaimella SSL-suojattua yhteyttä pitkin. Asiakas saa käyttöönsä oman tietokantansa, joten eri asiakkaiden tiedot eivät missään vaiheessa voi sekoittua.

Sovelluksen asentaminen asiakkaan omaan ympäristöön on myös mahdollista. Jos käyttö on aloitettu hosting-palveluna, siirrämme asiakkaan tietokannan ja dokumentit omalle palvelimelle.

Molempiin palvelumalleihin sisältyy puhelin- ja sähköpostituki asiakkaan pääkäyttäjälle.

YhteystiedotThinking Business

AE Thinking Business GroupInsinöörinkatu 3 B00880 Helsinkiwww.thinking-business.net

Aarni Heiskanen, puh. [email protected]

Esa Toivonen, puh. 040-733 [email protected]

11

© 2007-2010 Thinking Business

THIN

KIN

GPO

RTFOLIO®

Whi

te P

aper

201

0

http://www.thinking-business.net

http://www.thinking-business.net

mailto:[email protected]




thinking portfolio 360

Documents