Potilastiedon arkisto Käyttöönottoprojektien toteuttaminen terveydenhuollon toimintayksiköissä

Anna Kärkkäinen 3.10.2013

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 2

Resepti- keskus

Potilas- tiedonarkisto

THL koodisto-palvelu

Valviran attribuuttipalvelu

Lääketietokanta

VRK:n varmennepalvelut

Apteekki

Sairaalat

Omien tietojen katselu

Terveyskeskus B

Terveyskeskus A

Kansallisten tietojärjestelmäpalveluiden kokonaisuus

Tiedonhallintapalvelu

Keskeiset terveystiedot

Suostumus ja tahdonilmaukset

31.1.2013

Arkistoivat potilasasiakirjat

2014 Erikoisala- ja palvelukohtaiset,

ammatilliset näkymät sekä hoitotyön yhteenveto

Perusterveydenhuollon näkymät

Riskitiedot, lääkitys, pitkäaikaisdiagnoosit

Tahdonilmaukset

Labrat ja radiologian pyynnöt ja lausunnot

Terveys- ja hoitosuunnitelma

2016

Mielenterveyslain mukaiset asiakirjat: MI-MIII +yhteydenpidon rajoittamispäätös

Suun terveydenhuollon asiakirjat

Todistukset

Lausunnot

Ostopalvelun rekisteröinti-ilmoitus

> 2016

Ilmoitukset kansallisiin rekistereihin

Paikallinen lomake

Hoitotyön päivittäismerkinnät

Elinluovutuspöytäkirja

Ym. asiakirjat

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 3

* lääkitys- ja rokotustiedot näytetään tiedonhallintapalvelun kautta 2016, arkistointi 2014

31.1.2013

Valtakunnallisen arkiston käyttöönoton edellytykset 1. Potilastietojärjestelmien valmistuminen arkistokelpoisiksi

– Järjestelmien kehittäminen, yhteistestaus Kelan kanssa ja auditoinnin läpäisy

2. Liittyjien valmius arkiston käyttöönottoon – Liittymisen tehtäväluettelo ml. Auditointi, henkilöstön koulutus,

potilastietojärjestelmän päivittäminen.. – Aluehankkeen tuki ja koordinaatio

3. Kansallisesti tarjottava tuki – Alueelliset erikoissuunnittelijat (Varsinais-Suomi: Outi Lehtokari) – Liittymisaikataulujen koordinointi – Yhteistyöryhmät ja -seminaarit (Varjo- ja Viila-työryhmät) – Kansalliset koulutusrakenteet – Toimintamallit – Viestintä

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 4 31.1.2013

Käyttöönottojen organisointi

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 5

31.1.2013

Vastuut eri toimintatasoilla

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 6

Kansallinen taso/ OPER Kansallinen taso/ KELA

Alueellinen taso Paikallinen taso

Kansallisen kokonaisuuden koordinointi ja aikatauluttaminen

KanTa-palveluihin liittymisen hakemusprosessi

Alueellisten käyttöottosuunnitelmien laatiminen

Käyttöönottojen suunnittelu ja valmistelu

Alueellisten hankkeiden tukeminen ja seuranta

Käyttöönottokokeen ohjeistaminen

Tarvittaessa hankintojen koordinointi

Resursointi ja budjetointi

Koulutusmateriaalin ja arkiston käyttöön liittyvien toiminnallisten ohjeiden tuottaminen

Tekninen tuki liittymiselle

Alueellinen tiedotus ja koulutus

Käyttöönoton edellyttämien tehtävien organisointi

Kansallinen viestintäsuunnitelma ja tiedotusmateriaalin tuottaminen

Kansalaisviestinnän suunnittelu ja toteutus

Paikallisten projektien koordinointi käyttöönottojen tukeminen, seuranta ja raportointi

KanTa-palveluihin liittymisen hallinnolliset toimenpiteet (hakemus)

Konkreettisten ”työohjeiden” tuottaminen alue- ja paikallisprojektien tueksi

Potilastietojärjestelmien yhteistestaus

KanTa-palveluihin liittyminen (jos tehdään alueellisesti)

Potilastietojärjestelmän päivittäminen

Kansallisten toimijoiden toimenpiteiden yhteensovittaminen

Tekninen liittyminen (jos ei tehdä alueellisesti)

Tiedottaminen ja koulutus paikallisesti

31.1.2013

Toimijoiden roolit ja vastuut paikallisessa käyttöönottoprojektissa

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 7

31.1.2013

Mitä liittyminen edellyttää?

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 8

31.1.2013

Mitä on jo tehty eReseptiin liittyessä?

• Paljon arkistoon liittymistä edistävää työtä tehty jo eReseptiin liityttäessä – Tekninen ympäristö: liittymispiste voi olla sama kuin reseptissä

• Myös tietoliikenneyhteydet (kapasiteetti?) – Henkilöstövarmenteet: henkilöstöä kortitettu ja kortitusprosessi

valmis -> kannattaa jatkaa kortittamista!! • Varmennekortti tarvitaan aina kun haetaan Kantasta jotain • Myös informointi-, kielto- ja suostumuslomakkeiden sekä

tahdonilmaisujen kirjaaminen muokkaaminen edellyttää korttia – Auditointi: tietoturva- ja tietosuojavaatimuksissa paljon kaikkia

terveyspalveluita koskevaa mm. lokivalvonta, käyttövaltuudet, tietosuojavastaava, tietoturvapolitiikka

– Projektin organisointimallit ja alueellisen yhteistyön käytännöt

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 9 31.1.2013

Mitä vielä tehtävä arkistoon liittymiseksi? • Hallinnolliset päätökset ja käyttöönottoprojektien käynnistäminen • Teknisen ympäristön/ potilastietojärjestelmien päivitys • Auditointi –varmistettava, että vaatimukset täyttyvät myös arkiston

osalta • Toimintamallit -> kansallisten toimintamallien ottaminen käyttöön

organisaatioissa • Sote-organisaatiorekisterin päivitys ja rekisterinpitäjärekisterin

tietojen toimittaminen • Henkilöstön koulutus (kts. Tarja Kaliman esitys) • Viestintä (kts. Hilkka Miettisen ja Pirjo Ikävalkon esitys) • Häiriötilanneohjeistus ja jatkuvuussuunnitelmat • Liittymishakemus ja käyttöönottokoe

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 10 31.1.2013

Teknisen ympäristön/ potilastietojärjestelmien päivitys

• Tieto järjestelmävaatimuksista potilastietojärjestelmän toimittajalta – Järjestelmäkohtaiset muutokset tekniseen ympäristöön – Esim. palvelinratkaisuja järjestelmän versiopäivityksen lisäksi

• Myös mahdollisuudet alueellisiin hankintoihin esim.

edustapalvelimet • Järjestelmäallekirjoitusvarmenne –uusi varmenne vrk:lta

– Asiakirjojen allekirjoitus – Jos organisaatioilla yhteisiä järjestelmiä käytössä, varmenteen voi

hankkia joku toimija muidenkin puolesta (valtuutus oltava) • Erillisjärjestelmien arkistointimallin päättäminen

– nykytilan analyysi integrointimalleista pohjana – Arkistointimalleja järjestelmänäkökulmasta työstetty työpajassa

13.9.2013

31.1.2013 Anna Kärkkäinen, THL/OPER 11

Muutokset auditointivaatimuksissa terveydenhuollon organisaatioille

- Ohjeet potilastietojen käsittelystä - Henkilökunnan koulutus - Salaukseen käytettävät avaimet.. - Tietoliikenneyhteydet ja toiminta teleoperaattoreiden kanssa - Käyttöoikeuksien jako ja hallinta - Tunnistautuminen järjestelmiin - Istunnon katkaisu - Potilaan informointi - Sosiaalihuollossa syntyvien potilastietojen Kantaan

tallentamisen estäminen Seuraavilla sivuilla tarkemmin

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 12 31.1.2013

5. Ohjeet potilastietojen käsittelystä Vaatimus/Kontrolli: Organisaatiossa on käytössä kirjalliset ohjeet potilastietojen käsittelystä henkilökunnalle. Organisaatio on huolehtinut henkilökunnan kouluttamisesta ja osaamisesta potilastietojen käsittelyssä.

2.10.2013 KanTa-palvelut 13

STM julkaisu: Potilasasiakirjojen laatiminen ja käsittely Potilasasiakirjojen laatiminen ja käsittely • Kirjalliset ohjeet potilastiedon käsittelystä ja niiden jalkauttaminen

henkilökunnalle. (muistisäännöt seinälle tiedon käsittelystä!) • Jatkuvuuden varmistaminen uusien työntekijöiden ja keikkalaisten

kohdalla • Uudet vaatimukset:

• Opiskelijoiden tekemien merkintöjen hyväksyminen. • Sanelujen hyväksyminen

6. Henkilökunnan koulutus Vaatimus/Kontrolli: Organisaatio on kouluttanut henkilökunnan potilastiedon arkiston ja sähköisen lääkemääräyksen toimintamallien käyttöönottoon ja organisaation käytössä olevien potilastietojärjestelmien käyttöönotettaviin toiminnallisuuksiin.

2.10.2013 KanTa-palvelut 14

• Koulutussuunnitelmapohja kässärissä • Koulutuksen tulee sisältää toimintamalli- ja sovelluskoulutukset. • Käytön alussa on hyvä järjestää ns. vierihoitoa toimintayksiköihin ja

seurata sitoutumista KanTa-palveluiden käyttöön • Verkkokoulun hyödyntäminen ja asiasta informointi

(ammattilaisviestintä) • Osaamisen varmistaminen verkkokoulun testien avulla, seuranta? • Uusi vaatimus: Sovittava toimintamalli uusien työntekijöiden

kouluttamiseen

10. Tietoliikenneyhteydet ja toiminta tele-operaattoreiden kanssa Vaatimus/Kontrolli: Käytettävien tietoliikenneyhteyksien tietoturva tulee olla toteutettu organisaation tietoturvapolitiikan mukaisesti ja siten, että organisaation oman tietoturvapolitiikan, Kelan laatiman ”KanTa-tietoliikenteen tietoturva”- dokumentin sekä tämän kriteeristön vaatimukset toteutuvat. Tämän toteutuminen tulee myös varmistaa sopimuksin. Sopimuksista tulee ilmetä mihin toimiin osapuolet ryhtyvät jos tietoturvassa ilmenee puutteita, ongelma tai uhkaava vaara.

2.10.2013 KanTa-palvelut 15

• Tarkistakaa sopimuksista toimittajan tietoturvapolitiikka. • Sanomaliikenteenvälityskuvassa kerrottuna sanoman muoto ja salaus: Onko

salattu vai avattu ? Jos on salattu, OK. Jos on avattu, missä on avattu? Onko th yksikkö? Onko ulkoinen toimittaja? Jos, onko auditoitu välittäjä? Onko toimittaja välittäjärekisterissä kanta.fi sivuilla? Vastaako sanomaliikenne vaadittua laatua?

• Tarkastetaan, että toimintayksikön käyttämässä potilastietojärjestelmässä sanomien siirtämisessä käytetään salattua https-protokollaa ”two-way SSL” -tavalla.

• Täsmennetty ptj:n ja organisaation välisiä vastuita. Myös TSL-toteutus on hyväksyttävä. Kts. vaatimukset potilastietojärjestelmille kohta 5.

11. Salaukseen käytettävät avaimet pysyvät vain haluttujen tahojen käytössä Vaatimus/Kontrolli: Organisaation järjestelmien tulee tukea hyvien käytäntöjen mukaista salausavainten ja sertifikaattien hallintaa, jonka tulee kattaa a) Avainten/sertifikaattien luonti (tai siirto järjestelmään) b) Avainten/sertifikaattien säilytys c) Avainten/sertifikaattien käyttö d) Avainten/sertifikaattien tuhoaminen/arkistointi/poisto.

2.10.2013 KanTa-palvelut 16

• Siirretty tähän kohtaan maininta toimintayksikön varmennepolitiikan tarkistamisesta – aiemmin vaatimus oli potilastietojärjestelmien vaatimusten yhteyteen kirjattu

• Salausavainten hallintaan liittyvä dokumentaatio -> kohtien a-d toteutuminen

• Ylläpitosuunnitelmaan tieto: kuka huolehtii palvelinvarmenteen uusimisesta

• Henkilökunnan kanssa käydään läpi, miten toimikorttia on käsiteltävä. Huoneentaulu muistutukseksi.

13. Käyttöoikeuksien jako ja hallinta

Vaatimus/Kontrolli:Terveydenhuollon toimintayksikön on omalta osaltaan seurattava ja valvottava, että potilastietojärjestelmässä ja potilastiedon arkistossa sekä reseptikeskuksessa olevia tietoja voivat katsella ja käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Järjestelmät estävät ei-sallitun käytön silloin, kun se on teknisesti mahdollista, ja organisaation ohjeet ja toimintatavat ohjaavat oikeaan toimintaan ja käsittelyyn.

Tietojärjestelmäasiantuntijoilla ei ole oikeutta KanTa-palveluissa olevien tietojen käsittelyyn (esim. luovutushaku ja asiakirjan hakeminen omaan käyttöön).

Käyttöoikeuksien myöntäminen ja käyttöoikeuksienhallintaprosessien tulee perustua roolipohjaisiin käyttöoikeuksiin. Poikkeamat roolikohtaisista oikeuksista tulee asianmukaisesti hyväksyä ja dokumentoida. Ne henkilöt/roolit, joilla on oikeus hyväksyä käyttöoikeuspyyntöjä, tulee olla dokumentoitu. Organisaation tietojärjestelmästä tulee olla laadittuna dokumentoidut käyttöoikeudet rajauksineen.

2.10.2013 KanTa-palvelut 17

• Laadi prosessi: miten käyttöoikeushallintaa organisaatiossa valvotaan ja seurataan säännöllisesti.

Täsmennetty ptj:n ja organisaation vastuita yhteiskäyttöisten tunnusten osalta. Lisätty tietojärjestelmä-asiantuntijoista maininta. Huomattava, että asiakirjojen korjaaminen tapahtuu potilastietojärjestelmässä, joka toimittaa korjatun ja versioiden asiakirjan KanTaan.

23. Tunnistautuminen järjestelmiin Vaatimus/Kontrolli: Järjestelmiin tulee sallia kirjautuminen sähköiseen reseptiin ja valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon liittyviin toiminnallisuuksiin ainoastaan vahvaa tunnistusmekanismia käyttäen tai poikkeustapauksessa vahvaa salasanaa käyttäen. Salasanalla tunnistautuessa voi käyttää ainoastaan organisaation potilastietojärjestelmän sisältämiä potilastietoja.

2.10.2013 KanTa-palvelut 18

• Ei muutosta aikaisempiin auditointivaatimuksiin. Vahvan salasanan parametrit määritetty.

• Koskee myös välittäjiä. • Hallintatyökaluilla voi päästä vahvan tunnistuksen, mutta tämä oikeus

tarkoin rajattu. • Tunnistaumismenettelyt selviävät sovelluksen määrittely- ja

testausdokumentaatiosta • Vahvan salasanan parametrit: Minimipituus 8 merkkiä, vaaditaan

kompleksista salasanaa (erikoismerkkejä, numeroita ja isoja/pieniä kirjaimia), salasanahistoria min. 12 edellistä salasanaa, salasanan maksimi-ikä 40 pvä, minimi-ikä 1 pvä, väärien kirjautumisyritysten maksimimäärä 5 yritystä, jonka jälkeen tunnus lukkiutuu eikä avaudu automaattisesti. Vanhenemisvaatimukset eivät koske teknisten tunnusten salasanoja.

24. Istunnon katkaisu Vaatimus/Kontrolli: Kertomusjärjestelmän käyttöliittymä tai työasema on lukittava, kun käyttäjä ei käytä sitä aktiivisesti 30 minuutin kuluessa. 30 minuutin jälkeen pitää antaa PIN-uudelleen.

2.10.2013 KanTa-palvelut 19

• Uusi vaatimus • Tarkistettava, että toimintayksikössä on käytössä joko kertomusjärjestelmän

käyttöliittymän lukitus tai työasemakohtainen lukitus.

25. Potilaan informointi Vaatimus/Kontrolli: Terveydenhuollon toimintayksikön tai lääkkeen määrääjän on informoitava potilasta sähköisestä lääkemääräyksestä ja siihen liittyvistä potilaan oikeuksista ennen lääkemääräyksen laatimista. Potilasta tulee informoida valtakunnallisesta arkistosta ja siihen liittyvistä suostumuksista ja kielloista.

2.10.2013 KanTa-palvelut 20

• Uusi vaatimus • Informointikäytännöt on määritelty ja käyttäjien tiedossa. • Dokumentointi/huoneentaulu

26. Sosiaalihuollossa syntyvien tietojen Kantaan tallentamisen estäminen • Vaatimus/Kontrolli: Sosiaalihuollossa syntyviä ja sosiaalihuollon

rekistereihin kuuluvia potilastietoja ei toistaiseksi tallenneta Kantaan. Toimintayksikön on varmistettava, että ko. tiedot erotetaan potilastietojärjestelmässä siten, että tiedot eivät tallennu Kantaan.

2.10.2013 KanTa-palvelut 21

• Uusi vaatimus • Tarkistettava, että sosiaalihuollossa muodostuvat potilastiedot on erotettu

potilastietojärjestelmässä siten, että ne eivät tallennu Kantaan

Toimintamallit

• Valtakunnalliset kuvattu potilastiedon arkiston käyttöön liittyvät yleiset toimintamallit terveydenhuollon ammattilaisille – Kuvattu Käyttöönoton käsikirjassa ja verkkokoulussa – Päivitetään palautteiden ja kysymysten perusteella – Lisäksi kysymys-vastaus –dokumentti (UKK) tulossa

• Jokaisen organisaation sovittava tarkemmat toimintamallit tietyiltä osin ja varmistettava, että kansalliset toimintamallit otetaan käyttöön – Esim. kansallinen ohjeistus informointien, kieltojen ja

suostumusten toteutuksesta -> sovittava paikallisesti kuka tekee, missä, kuka vastaa materiaalin tilauksista jne.

- Asiakirjojen käsittelyprosessit mm. sanelut, merkintöjen hyväksyminen, asiakirjojen korjaaminen

• Arkistonhoitajien toimintamallit – Arkistonhoitajan käyttöliittymän ohje (Kela)

31.1.2013 Anna Kärkkäinen, THL/OPER 22

Rakenteinen kirjaaminen

• Osa toimintamalleja myös rakenteinen kirjaaminen – Kansalliset ohjeet, jokaisen liittyjän varmistettava

kirjaamiskäytäntöjen toimivuus – Paikalliset vs. kansalliset näkymät -> tarvittaessa mappaus

kansallisiin (paikallinen lisänäkymäksi asiakirjoille) – Muut käytettävät koodistot

• Otsikot: käytetään kansallisia – jos paikallinen jostain syystä tarvitaan oltava mapattu kansalliseen

• Muut koodistot ja luokitukset • Poikkeus: labrapyynnöissä ja lausunnossa voi käyttää tarvittaessa

paikallisia koodeja koska kansallinen ei ole kattava – arkistossa ja tiedonhallintapalvelussa kulkee mukana ”tulkintaohje”

31.1.2013 Anna Kärkkäinen, THL/OPER 23

Liittymisvalmisteluiden aloittaminen alueilla ja paikallisissa käyttöönottoprojekteissa

Liittymisvaiheen tehtävistä materiaali mm. tehtävälista, projektisuunnitelmapohjat Käyttöönoton käsikirjassa Liittymisvalmistelut voi aloittaa ainakin: • Henkilövarmenteiden hankinta • Rakenteinen kirjaaminen –nykytilan selvittäminen,

koulutustarpeiden kartoitus ja koulutuksen järjestäminen • Potilasasiakirjojen käsittelyyn liittyvät toimintamallit – nykytilan

kartoittaminen, ohjeistuksien päivittäminen ja jalkauttaminen • Koulutussuunnittelun aloittaminen – toimintamalli- ja

järjestelmäkoulutuksien suunnittelun käynnistäminen • Teknisen ympäristön muutostarpeiden selvittäminen - Yhteistyö

potilastietojärjestelmätoimittajan kanssa • Viestinnän suunnittelu, tiedottaminen potilastiedon arkistosta ja

viestiminen projektien käynnistymisestä 12.2.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER

Käyttöönottoon liittyvä tuki ja koulutus

• Alueellinen erikoissuunnittelija aluehankepäällikön ja liittyjien tukena – Liittymisen tukikokoukset 6, 3 ja 1kk

• Yhteiset seminaarit ja tilaisuudet – Mm. ensimmäisten käyttöönottajien kokemusten jakaminen,

käyttöönottoprojektien toteutus ym. Ajankohtaiset asiat

• Käyttöönoton käsikirja 2 (www.kanta.fi -sivuille) – Kokoaa käyttöönottoprojekteissa tarvittavat dokumentit ja ohjeet

• Koulutus – Verkkokoulu, toimintamallikoulutukset ja koulutusmateriaali – Tarja Kaliman esitys 3.10. seminaarissa

• Viestintä – Ammattilaisviestintä/THL ja kansalaisviestintä/Kela – Hilkka Miettisen ja Pirjo Ikävalkon esitys 3.10. seminaarissa Anna Kärkkäinen, THL/OPER 25 31.1.2013