time management presentatie linkedin
DESCRIPTION
Via deze presentatie krijgt u een indruk van de punten die tijdens mijn workshops en trainingen over Time en Zelf Management worden behandeld.TRANSCRIPT
Time Management
Verzorg door:
Wat is time management?
• Anders denken; anders werken.• Niet harder werken; slimmer!• Leiden in plaats van lijden!• Hard zijn voor de materie; zacht voor de
mens.• Persoonlijke en zakelijke discipline.• Creatief proces voor verandering/verbetering.
Kortom: Communiceren!
Waardoor komt u tijd tekort?• Laatste moment• Teveel taken• Binnenvallers• Teveel mail• Telefoon aannemen• Dringende werkzaamheden collega´s• Onverwachte zaken tussendoor• Vragen collega´s• Tussendoor overleg/klussen• Afwijken van planning• Het vasthouden van een planning• Verkeerd inschatten benodigde tijd• Te precies werken• Teveel dingen op bureau• Teveel tijd aan ´doorlopen´ /uitstellen van werk• Overbodige handelingen• Bureaucratie
Wat heeft u er voor over?
discussie
Wat is uitstel?
UITSTEL is de neiging om dingen die we NIET willen doen voor ons uit te schuiven!
Noodzakelijke instrumentenvoor
Time Management
Discipline Volharding Communicatie
DAS-profielTestje
DominantAfstand.Sociaal
Dominant Gedrag
• Hier en nu!• Impulsief• Open• Creatief• Communicatief• Emotioneel• Ego belangrijk• A-diplomatiek
• Generalisten• Drammerig• Vastbesloten• Ad hoc• Slordig• Onbewust• Zelfbewust• Actie gericht
Welke TM problemen zijn te verwachten?
Afstandelijk gedrag
• Toekomst gericht
• Afstandelijk• Zwijgen• Selectief
luisteren• Cijfers/feiten• Logisch• Rationeel
• Conservatief• Precies• Details belangrijk• Gesloten• Kat uit de boom• Hekel werkdruk• Trage beslissers
Welke TM problemen zijn te verwachten?
Sociaal gedrag
• Verleden• Sterk geheugen• Amicaal• Hak op de tak• Generalist• Emotioneel• Relatie gericht• Gezellig
• Beloven veel/presteren minder
• Hekel aan conflict
• Zoekt balans• Communicatief• Contact vaardig• Geen ‘neen’
kunnen zeggenWelke TM problemen zijn te verwachten?
Hoe werkt u?
Onderzoek werkgewoonten!
Wet van Pareto
Energie Effect0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
effectenergie
Vergaderen
Waarom niet?
• Geen agenda• Geen doelstelling• Teveel = te lang• Geen deadlines• Teveel agendapunten• Vanwege routine
Zorg voor helderheid
TransparantOpenHelder
Dat geeft duidelijkheid en richting!
Kerntaken
Moet ik doen
Moet ik doen maar ander kan helpen
Kan ik doen maar ander ook (als ze de kans krijgen!)
Wat ander zou moeten doen, maar ik kan helpen; in noodgevallen.
Wat ander moet doen
Wat is delegeren en wat niet?
Definities
Toedelen van verantwoordelijkheden aan medewerkers daarbij gebruik makend van aanwezige tijd,vaardigheden en potentieel van de medewerkers.
Maakt dat een andere persoon het recht en het vermogen krijgt om te handelen, door toewijzing van taken naar medewerkers, door toestemming (bevoegdheid) te geven om actie te nemen en door een verplichting (verantwoordelijkheid) vast te leggen voor medewerkers ten behoeve van tevreden stellende werkuitvoering.
Wat niet delegeren?
• Samenstellen van het team• Waar gaan we naar toe?• Bepalen van prioriteiten• Vinger aan de pols
Waarom delegeren?
• Tijdbesparing.• Kosten besparing.• Kennis verbreden; Opleiden• Zelf oplossend vermogen vergroten• ………………………………..
De top 10
1. Bepaal op basis kerntaken 3, 4 en 52. Bepaal op basis van tijdbesparing3. Bepaal op prioriteit4. Controleer situationeel5. Voer bij tevredenheid tempo langzaam op6. Zorg voor aanvullende kennisontwikkeling7. Deel bij tevredenheid kerntaak 28. Niet alleen rot klussen9. Zoveel mogelijk!10. Bepaal de juiste tijd!
DOE HET NU!
Prioriteiten1. Crises Problemen Deadline Dichtbij
2. Voorbereiden Waarde bepalen Planning maken Management kwaliteiten
Belang
Urgentie
3. Interrupties Veel post/mail, vergaderingen en rapporten. Werk en verwachtingen van anderen.
4. Onbenulligheden Tijdverspillers ‘Vluchtklussen’ Sommige mails telefoontjes
Moet ik dit nu doen?
Neem beslissing!
Te veel informatie
Wat ontvang je nu wat je niet wilt hebben?
Lezen
• Selectief• Met lineaal• Sleutelwoorden• Korte tekst; nu• Lange tekst; plannen• Lees in blokken• Samenvatting• Inhoudsopgave
E-mail management• Weet wat je wilt weten en wat niet.• Communiceer dit!• Doe je e-mail maximaal 3 x p/d• Wanneer wel/niet cc en bcc• Start met bijlagen• Benoem onderwerp!• Verwijder bij ‘beantwoorden’
onnodige info• Verander ‘onderwerp’!• Een onderwerp per e-mail!• Print niet automatisch al je
berichten
PrullenbakkenBeoefen het werkwoord!
Gooi weg wat kan! In geval van twijfel, gooi weg!
Regels voor planning
• Plan volgens prioriteit• Niet te krap.• Plan buffertijden.• Plan Murphy.• Plan samen!
It takes two to Time Manage!
Je hebt elkaar nodig om er iets mooi van te maken!
Plan daarom:
• Samen• Elke dag• Maak een takenlijst• Ken uw normtijden• Kijk naar de
kerntaken
Beste middel tegen werkdruk
Nee!
Tijdvreters!
Welke herken je?
13-04-2023 35
Motiveren/Demotiveren
‘Motiveren is altijd
demotiveren’R.K. Sprenger
13-04-2023 36
Demotivatie
• Beloften niet nakomen• Vage onduidelijke instructies• Laat of niet tijdig informeren• Teveel regels• Onproductieve vergaderingen• Interne competitie• Negatieve terugkoppeling• De worst aan de stok• Waarop zij wel en ik niet?• Toenemende werkdruk• Uitblijven waardering• Altijd maar toekomstgericht
13-04-2023 37
Motivatie
Incentives; kort effectWaardering =afhankelijk van expressieZinvolheid; hoog en langdurig effectZelfstandigheid; hoog en langdurig effectGeld in relatie tot extra werk; kort effectCreativiteit; lang effectCreëer gemeenschappelijke ‘vijand’
13-04-2023 38
Hoe motiveren
• Moedig aan• Geef voorbeeld• Laat ze zelf bepalen• Wees positief; ook over het negatieve• Maak tijd voor mensen• Sta fouten toe• Kom afspraken/beloften na• Kom op voor je mensen• Geef ruimte aan frustraties
13-04-2023 39
Krachtigste instrument
De 72 uur regel van Dr. Phil
Contact: [email protected]
06-81189397http://rentapen.nl/bestellen