Caso : simplificación del Proceso de Licencia de Funcionamiento

Municipalidad Provincial de Piura

Diagnóstico y solución a los trámites

• Diagnóstico– Falta de orientación estructurada– Procesos complejos – Requisitos excesivos– Elevados costos para ciudadanos y Municipalidad– Numerosa cantidad de trámites

• Soluciones– Unidad de atención al ciudadano– Optimización de procesos– Reducción de requisitos– Automatización– Indicadores– Virtualización

Retos de la información y del procesamiento de los trámites

Solicitudes TUPA por escrito 259 alternativas 13,541 14,687

Solicitudes no TUPA por escrito Diversos agrupadas en 15 tipos

25,330 20,156

Visitas al Portal Electrónico Diversos 180,249 184,675

Correo electrónico tema concreto (Aprox. )

Diversos 1,000 1,500

Total de respuestas esperadas 220,120 221,018

¿ Verbal ? ¿ Teléfono ?¿ Tramitadores ?

Diversos ¿? ¿?

2005 - 2006 (oct.)

Unidad de Atención al Ciudadano

•Centro de atención y orientación de todos los trámites

•Inicio y fin de los trámites en un solo lugar

•Registro y seguimiento automatizado de todos los trámites

Registro, seguimiento y control automatizado

AVANCE DE EXPEDIENTES EN OFICINAS MAS SOLICITADAS

0

20

40

60

80

100

120

Div Circ Vial yTránsito

Div Licencias Of ImagenInstitucional

Div Licencias yControl Urbano

Of Personal Of Fiscalizacióny Control

G MedioAmbientePoblación

UnidadAtencion alCiudadano

Div Catastro

NOMBRE DE OFICINA

PO

RC

EN

TAJE

(%)

AÑO 2003

AÑO 2004

AÑO 2005

Set 2006

Virtualización de Declaración Jurada de permanencia en el Giro

Campaña 2006 : 123 virtuales

Formulario único de trámite disponible en el

Portal Electrónico

Pasos : 252 (147+zonificación) Tiempo : 150 díasLocales : 03 diferentes varias vecesRequistos: variables (15+)

Clasificación : desconocidaMisma unidad emitía y fiscalizabaCiudad desordenada

Div/Dir/Uni Ciudadano Trámite Documentario Tesorería Mercado Mesa de Partes

Total Pasos 24 11 3 38

No

Sí

No

Sí No

Sí

Sí No

No

Sí

Continúa trámite

Pago en mercado

Cola

Trab 01 revisa expediente

Trab 01 Rececpciona,sella,calif ica y

apila

Expediente conforme

Trab 02 folea

Almacena y guarda para

el dìa sgte

Trab 03 registra ingreso

en sistema

Trab 03 registra sistema dirección a derivación

Cargo de entrega

Inicio

Recepciona certif icado

de Zonif icación

Paga formato de Licencia

Funcionamiento

Cola

Comprobante pago y formato

Retorna otra

oportunidad

Ascensor Operativo

Sube al ascensor baja al primer piso

Se retira Palacio

Municipal

Dirige al Mercado 1

1

Baja por escaleras al primer piso

2

Se retira del Mercado

3

3

Continúa

trámite

Se dirige Palacio Municipal

4

x

Llena datos en formato y

adj requisitos

2

Cargo entrega

Secretaria entrega a División

5

Repartidor entrega correspondencia

Secretaria recepciona y verif ica

Secretaria f irma cargo

Sec registra ingreso sistema

Cargo entrega

Sec mesa partes entrega a Direccción

Secretaria elabora cargo

21

Se retira Palacio

Municipal

4

Sec clasif ica y separa expedientes de licencia funcionamiento

Secretaria revisa

requisitos

Secretaria recepciona

Licencia de Funcionamiento - Situación encontrada

•Unidad emite, otra inspecciona, otra fiscaliza•Automatizado y Controlado•Recuperación de orden y formalidad•Estadísticas

Licencia de Funcionamiento - Situación actual

Tipo

negocio

% Pasos Requi-

sitos

Tiempo

(días)

Pequeño 80% 9 3 1

Mediano 19% 9+10 6 7

Grandes 1% 9+INDECI 6+INDECI 45

Estadísticas por Giro de negocio

Sistema de monitoreo on-line

Licencia de funcionamiento definitiva

2005 vs. 2006

         

  AÑO 2005 AÑO 2006

Mes Emisión CANTIDAD DIAS PROMEDIO CANTIDAD DIAS PROMEDIO

ENERO 28 42.33 29 17.21

FEBRERO 31 52.27 22 23.42

MARZO 21 53.27 33 33.31

ABRIL 23 57.44 31 4.36

MAYO 28 29.33 43 0.46

JUNIO 23 54.70 52 0.56

JULIO 29 29.71 64 0.26

AGOSTO 34 23.94 52 0.35

SETIEMBRE 25 35.52 70 0.50

OCTUBRE 28 70.60 48 0.44

NOVIEMBRE 16 17.35    

DICIEMBRE 30 26.18    

TOTAL EMITIDAS 316   444  

         

Desde Febrero de 2006 nuevos aliados

• Desde hace 2 años, funcionarios de IFC nos han visitado y han estado observando de cerca nuestros esfuerzos.

• Ha sido alentador para nosotros y nos ha motivado a continuar con más esfuerzos de reforma.

• En Febrero de 2006, se firma un convenio de cooperación Intermesa – Municipalidad Provincial de Piura, para Asistencia Técnica e intercambio de experiencias con intervención de IFC.

• Asistencia Técnica para la mejora continua del proceso de Reingeniería y simplificación de otros trámites

• Crear sostenibilidad y perdurabilidad de los cambios realizados o por realizar en los procesos de obtención de licencias de funcionamiento y permisos de construcción.

• Difundir la labor coordinada de la IFC y la Municipalidad para el respaldo del público objetivo, generando valor permanente a sus actividades.

• Reforzar la aceptación de los cambios realizados en materia de Simplificación de Procesos Administrativos.

• Difusión de las bondades y facilidad de trámites para aumentar la demanda.

• Generar nuevas propuestas técnicas que sean replicables a otras municipalidades.

Desde Julio 2006

• Primeros resultados del apoyo de IFC: – Propiciar acercamiento y generar alianzas estratégicas con otras

instituciones vinculadas al tema: Colegio de Ingenieros, Colegio de Arquitectos, Cámara de Comercio y Producción, entre otras.

– Se está haciendo un levantamiento técnico de todos los cambios para reoptimizarlos.

– Se está preparando un plan de medios para mejor aceptación de los cambios.

¿CÓMO FUE LA ATENCIÓN EN LA UAC?

50.00%

22.36%

13.15%

14.47%

Buena

Mala

Regular

No opinan

¿CÓMO SE INFORMÓ DE ESTOS CAMBIOS?

7.84%

1.96%

13.72%

11.76%

25.49%11.76%

25.45%

TV

RADIO

PRENSA

BANNER

FOLLETO

AMIGO

MUNICIPALIDAD

15,000 folletos, 20 bannersEncuestas sobre la UAC y otras

Simplificar es posible

• Decisión política• Convocatoria de técnicos• Tenacidad• Mejor servicio e Impacto positivo sobre el Desarrollo

Económico Local: formalidad, acceso al crédito, posibilidad de asociatividad, licitaciones, etc.

• Sabemos ahora que existe Cooperación Internacional para estos esfuerzos.

• Autocrítica: mejorar sistemas de difusión al público