Canonin 24.8.2017 järjestämässä aamiaisseminaarissa käytiin läpi työsuhteen digitaalisen elinkaarenhallinnan haasteita ja ratkaisuja informaationhallinnan prosessien helpottamiseen. Tässä raportissa käymme läpi keskuste- luissa esiin nousseita asioita peilaten niitä Canonin vuonna 2016 teettämään henkilöstöhallinnon tutkimukseen.

TYÖSUHTEEN DIGITAALISEN ELINKAAREN HALLINTA

2

3

SISÄLLYSLUETTELOJohdanto:

Canon ja digitalisaatio henkilöstöhallinnon prosesseissa

TEHOKKUUTTA JA TIETOTURVAA TYÖSUHTEEN ELINKAAREN KAIKKIIN VAIHEISIIN

Rekrytointi

Työsuhteen alkuvaihe ja perehdytys

Henkilöstön hallinta ja urasuunnittelu

Työsuhteen päättyminen

Yhteenveto

1

2

3

4

4

CANON JA DIGITALISAATIO HENKILÖSTÖHALLINNON PROSESSEISSACanon järjesti 24.8.2017 aamiaisseminaarin, jossa kes-kusteltiin työsuhteen elinkaarenhallinnan haasteista suomalaisissa yrityksissä ja digitaalisista ratkaisuis-ta henkilöstöhallinnon prosessien helpottamiseen. Osallistujat edustivat monipuolisesti eri toimialoja ja niiden HR-osastoja.

Aamiaisseminaarin punaisena lankana toimi Cano-nin vuonna 2016 teettämä tutkimus HR Document Workflow Research, joka tutki henkilöstöhallinnon dokumenttisidonnaisten prosessien ja informaa-tionhallinnan haasteita ympäri Euroopan. Breaking Blue –tutkimusyhtiön toteuttamassa tutkimuksessa haastateltiin yli 50 eri kokoisen yrityksen HR-osasto-ja. Seminaarissa Euroopan laajuisia tutkimustuloksia vertailtiin suomalaisten yritysten käytännön haas-teisiin henkilöstöhallinnossa, ja mietittiin ratkaisuja niiden helpottamiseen digitaalisilla henkilöstöhallin-non järjestelmillä.

Seminaarin vetäjinä toimivat Canonin Business Deve-lopment Manager Jaakko Heinola sekä Key Account Manager Niclas Hemtman. Vierailevana puhujana oli kyberturvayritys Nixun Head of Cloud Transforma-tion Eero Öster, joka paneutui tarkemmin tietotur-vaongelmiin henkilöstöhallinnon prosesseissa sekä vuonna 2018 voimaan astuvaan EU:n tietoturva-ase-tukseen, joihin paneudutaan enemmän Business Bytes –artikkelissamme.

Canonilla on yli 80 vuoden kokemus innovaatioista ja kumppanuuksista asiakkaiden toiminnan kehittämi-sessä. Kaikkien yritysten henkilöstöhallinnon proses-sit ovat erilaisia. Canonin konsultointilähestyminen ja digitaaliset ratkaisut on kehitetty vastaamaan joustavasti juuri tähän.

Seminaariin osallistuneet yritykset:

Aktia Pankki OyjF-SecureTamroMcDonald's Finland OyMehiläinen OyHR4Huom! Kiinteistönvälitys OyOutokumpuSkandinaviska Enskilda Banken (SEB)UnikulmaYhtyneet Medix laboratoriot Oy

5

HR Document Workflow Research -tutkimuksen mukaan eniten ongelmia työsuhteen elinkaarenhallin-nassa aiheuttavat monimutkaiset asiakirjatyönkulut, riittämättömät informaationhallinnan ohjelmistoratkai-sut, asiakirjojen sijainti monessa eri paikassa ja säädös-ten vaikea noudatettavuus nykyisillä toimintatavoilla.

Useissa seminaariin osallistuneissa yrityksissä on osallistujien mukaan käynnissä muutosvaihe, jossa tavoitellaan paperitonta toimistoa, toimivampia keskitettyjä dokumentinhallinnan ratkaisuja ja vä-hemmän turhaa manuaalista työtä, joka vie aikaa ja sitoo resursseja lisäarvoa tuottavalta työltä.

HR-osastoilla koettiin olevan liikaa töitä, ja työ pitäisi saada tuottavammaksi ja tehokkaammaksi jokaises-sa työsuhteen elinkaaren vaiheessa. Myös HR-pro- sessien mitattavuus koettiin ongelmaksi, kun käy- tössä ei ole tarpeeksi toimivia ja automatisoituja järjestelmiä tietojen prosessoimiseen.

Työsuhteen elinkaari on jaettavissa neljään vaihee-seen. Näistä jokaisessa koettiin toimialasta riippumat-ta samankaltaisia haasteita, jotka olivat myös linjassa tutkimustulosten kanssa.

Canonin järjestelmäasiantuntijana työskentelevä Integration Specialist Paavo Kurru kommentoi infor-maationhallinnan haasteita eri yrityksissä ja ratkaisuja niihin, ja kertoo kuinka teknologiaa voidaan hyödyn-tää palvelemaan saumattomasti käytäntöjä, jotka yrityksissä halutaan saavuttaa.

TEHOKKUUTTA JA TIETOTURVAA TYÖSUHTEEN ELINKAAREN KAIKKIIN VAIHEISIIN DIGI- TAALISILLA RATKAISUILLA

”Mitä enemmän digitaalisia järjes-telmiä käyttää, sitä suurempi nälkä niihin kasvaa ja sitä enemmän niiltä alkaa vaatia. Järjestelmät nopeut-tavat prosesseja paljon. Digitaali-nen maailma on ihana!”Tiina Lindh, SEB

”“

6

Rekrytointivaihe on Canonin teettämän tutkimuk- sen mukaan toisiksi eniten resursseja vievä henki- löstöhallinnon prosessi. Vanhanaikaisten teknologi- oiden käyttö heikentää työnantajamielikuvaa, ar-kistointiprosessit vaativat manuaalista työtä ja on vaikeaa varmistaa, että kaikki tiedot varmasti poistu-vat ajallaan.

Seminaariin osallistuneista yrityksistä rekrytointi-vaiheen digitalisoiminen on kaikkein pisimmällä, ja usealla yrityksellä oli käytössään jo jonkinlainen rekrytointiportaali. Monissa yrityksissä kuitenkin koettiin, että rekrytoinnin prosesseja tulisi yksinker-taistaa ja yhtenäistää tiedonkulun parantamiseksi.

Osassa yrityksiä koetaan, että myös työnhakijat ovat kyllästyneet täyttämään useita samankaltaisia lomak-keita kerta toisensa jälkeen, mikä aiheuttaa turhau-tumista etenkin useampaan työpaikkaan haettaessa. Tietojen siirtyminen usein ulkoistetuista rekrytointi-portaaleista yritysten omiin järjestelmiin ei toimi, ja työsopimukset ovat vielä pääsääntöisesti paperisia. Vaikka rekrytointiportaali olisikin toimiva, tiedonkulku kuitenkin monesti pysähtyy tähän. Myös rekrytoivan esimiehen vastuu tietojen poistamisesta ja säädös-tenmukaisesta käsittelystä on nykyisissä toimintata-voissa liian suuri.

REKRYTOINTI

Useissa yrityksissä koetaan, että kun rekrytointi- vaiheesta tehdään työnhakijalle liian monimutkainen, työhakemusten määrä vähenee ja työnhakijoiden kiinnostus yritystä kohtaan laskee. Ongelmaksi muo-dostuu jo rekrytointivaiheessa myös tietojen asian-mukainen poistaminen – kun tieto on hajallaan eri järjestelmissä, rekrytoivien esimiesten sähköposteissa ja paperidokumenteissa, tietoturva vaarantuu eikä saada varmuutta siitä, että henkilötiedot poistetaan kaikkialta ajallaan ja pysyvästi. Työntekijätarve on usein myös kausiluontoista, ja hallinnoitavaa materi-aalia saattaa tulla kerralla paljon esimerkiksi massa-rekrytointien muodossa.

”Hyvä digitaalinen asiakaskokemus rekrytointivaiheessa luo yrityksen kanssa kohtaamisen ja dialogin, joka luo kokemuksen siitä, että juuri tähän yritykseen haluan töihin.” Niclas Hemtman, Canon Oy

1

”“

7

Canonin asiantuntijan Paavo Kurrun mukaan rekry-tointivaihe onkin yksi vaikeimmista työsuhteen elinkaarenhallinnan vaiheista informaationhallinnan näkökulmasta. Rekrytointivaiheessa tietoa saatetaan ottaa vastaan paperilla ja sähköisessä muodossa, jolloin tieto hajaantuu ja sen riski päätyä vääriin käsiin kasvaa. Rekrytointijärjestelmät ovat usein kankei-ta, eikä oleellinen tieto, kuten ansioluetteloiden ja hakemusten sisältö, siirry tarpeeksi näppärästi oikeille ihmisille tai säilöön oikeisiin paikkoihin. Aineiston liikkuminen useiden ihmisten ja karsintavaiheiden läpi, sensitiiviset työnhakutiedot ja henkilötiedot sekä prosessien hitaus luovat omat haasteensa asiakirjo-jen tietoturvalliseen käsittelemiseen.

Digitaalinen henkilöstöhallinnon järjestelmä antaa mahdollisuuden keskitettyyn, säädöstenmukaiseen ja optimoituun tapaan käsitellä hakemusasiakirjoja, ja hakuprosessien päätyttyä helpottaa myös tieto-jen poistamista tai säilyttämistä tietoturvallisesti. Toimivilla rekrytointivaiheen digitaalisilla ratkaisuil-la voidaan asiantuntijan mukaan myös esimerkiksi kustomoida hakulomakkeita juuri kyseistä paikkaa vastaavaksi, jolloin työtehtävään vaadittavat oleelliset tiedot näkyvät helpommin eikä ylimääräistä ja posi-tiolle epäolennaista tietoa kerätä turhaan.

Rekrytointivaiheessa keskitettyyn järjestelmään tallennetut henkilötiedot ja lomakkeet siirtyvät suo-raan työntekijän tietoihin myöhempää käyttöä var-ten, eikä niitä tarvitse myöhemmin etsiä tai tallentaa uudelleen esimerkiksi työsuhteen alkuvaiheessa.

”Digitalisaatiota pitää lähestyä askel kerrallaan. Toimiva rekryportaali on jo huima muutos – ja erityisesti esi-miehet arvostavat sitä valtavasti.” Anu Kolari, Mehiläinen

”“

8

Työsuhteen alkuvaiheeseen ja perehdytykseen liittyy paljon asiakirjoja, joista Canonin teettämän tutkimuk-sen mukaan Euroopan tasolla jopa 56% on edelleen paperisia. Vain häviävän pieni osa vastaajista säilyt-tää arkistoitavia asiakirjoja, kuten työsopimuksia, pelkästään digitaalisessa muodossa. Suurimmassa osassa tutkimukseen osallistuneista yrityksistä ei ole käytössä ohjelmistoja, jotka tukisivat työsuhteen aloitusvaihetta.

Työsuhteen alkuvaihe on kuitenkin kriittistä aikaa tietojen oikeellisuuden ja tallentamisen kannalta. Jo ennen työntekijän aloittamista tilataan tunnuksia ja työvälineitä, tallennetaan henkilötietoja, arkistoi-daan työsopimuksia ja tehdään turvallisuusselvityk-siä. Perehdytysvaiheet saattavat olla pitkiä ja niiden edistymisen seuraaminen on hankalaa. Tutkimuksen mukaan useat yritykset hyödyntävät valmiita asiakir-japohjia, ja neljäsosassa yrityksiä on käytössä osin tai täysin automatisoituja prosesseja tukemassa aloitus-vaiheen sujuvuutta.

Seminaariin osallistuneiden yritysten edustajien suu-rin huolenaihe oli perehdytysprosessien etenemisen seuraaminen ja onnistuminen. Työntekijältä saate-taan kysyä, oliko perehdytys onnistunutta, mutta työntekijä ei voi seurata eri perehdyttämisen vaiheita mistään tai tarkastaa itse onko hänelle perehdytetty kaikki tarpeellinen. Jos perehdytysprosessi vie liikaa aikaa ja resursseja, työntekijän osaamisen hyödyn-täminen hidastuu. Monet yritykset käyttävät myös edelleen perinteisiä paperisia ”rasti ruutuun” –mene-telmiä.

Muutamissa yrityksissä perehdyttäminen on jo osittain digitalisoitu. Prosessikuvausten ja yleisten yritystason tietojen löytäminen keskitetysti digitaa-lisessa muodossa helpottaa perehdyttäjän tehtäviä, kun työntekijä voi perehtyä yritykseen ja tehtäviinsä osittain myös itsenäisesti. Näin voidaan myös mitata perehtymiseen käytettyä aikaa ja seurata, mitä pe-rehdyttämisen vaiheita on jäänyt tekemättä. Suurin osa toivoo kuitenkin interaktiivisempaa ja tehok-kaampaa tapaa seurata ja toteuttaa perehdyttämis-vaihe tehokkaammin.

TYÖSUHTEEN ALKUVAIHE JA PEREHDYTYS2

”Esimiehet ovat nykyään sekä opera-tiivisia toimijoita että visionäärejä. Kun ohjeistukset ja järjestelmät tehdään järkeviksi, monipuolisista toimenkuvista on helpompi selvitä.” Laura Kamtsan, Canon Oy, henkilöstöjohtaja

”“

9

Asiantuntija Paavo Kurru vahvistaa tutkimuksen havainnon siitä, että perehdytysvaiheessa kaivataan perinteisesti etenkin erilaisia pohjia ja lomakkeita, joita työntekijä laitetaan täyttämään. Digitaalisilla henkilöstöhallinnon ratkaisuilla perehdytysvaihet-ta voidaan tehostaa ja nopeuttaa huomattavasti. Työntekijän siirryttyä suoraan rekrytointivaiheesta perehdytysvaiheeseen, vastuussa oleva esimies saa perehdytyksestä kokonaiskuvan, ajantasaiset pereh-dyttämiseen tarvittavat tiedot sekä kaikki lomak-keet käyttöönsä suoraan järjestelmästä.

Lisäksi on mahdollista koota yhteen toimintakaa-vioita ja perehdytysprosessin osia, joita voidaan vastuuttaa myös työntekijälle itselleen. Näin säästyy aikaa ja resursseja, kun työntekijä voi perehdyttää osin itse itseään ja kuitata perehdytysvaiheet teh-dyksi yhdellä napin painalluksella. Valmiina järjestel-

”HR-perspektiivissäkin on hyvä osallistaa esimiehiä ja henkilöstöä jo järjestelmien kehittelyvaiheessa ja prosessien eri vaiheissa. On terveellistä kyseenalaistaa ja oppia uutta.” Tiina Mehto, F-Secure

TYÖSUHTEEN ALKUVAIHE JA PEREHDYTYS

mässä olevat perehdytyssuunnitelmat personoidaan toimenkuvan mukaan, ja vain työntekijälle oleellinen tieto sisältyy perehdytysprosessiin.

Seminaarissa nousi keskeiseksi haasteeksi myös tarvit-tavien työvälineiden ja oikeuksien hankkiminen uusille työntekijöille sekä informaation kulkeminen osastolta toiselle. Asiantuntijan mukaan henkilöstöhallinnon järjestelmän kautta myös tunnusten hallinta ja tar-vittavien työvälineiden tilaaminen helpottuvat, kun kaikki voidaan tehdä keskitetysti yhdessä paikassa ja informaatio on myös helposti löydettävissä yksittäi-sen työntekijän tietojen takaa. Tämä helpottaa myös työntekijää itseään hahmottamaan mitä työvälineitä, tunnuksia ja oikeuksia hänelle kuuluu. Järjestelmäinte-graation avulla työntekijä voidaan perustaa vain yhteen järjestelmään, ja tiedot siirtyvät automaattisesti myös muihin käytössä oleviin järjestelmiin.

”“

10

TYÖSUHTEEN AIKA

”Erilaisista toimimattomista järjes-telmistä pidetään kiinni, kun koetaan ettei organisaatio ole valmis muu-tokseen. Haasteena on saada ihmi-set motivoitumaan muutokselle.” Petri Torp, HR4

Kallein ja aikaa vievin työsuhteen elinkaaren vai-heista on sekä tutkimuksen että yritysten kokemus-ten mukaan henkilöstön hallintavaihe, johon kuuluu olennaisena osana myös urasuunnittelu. Työsuhteet voivat kestää pitkään, jolloin yhtä työntekijää koh-den saattaa olla valtava määrä erilaisia asiakirjoja kuten työsopimuksia, loma-anomuksia, sairasloma- ja palkkatodistuksia, sertifikaatteja sekä tunnuksenhal-lintadokumentteja. Keskitetyn dokumentinhallintajär-jestelmän ja -arkiston puute vaikeuttaa tiedonkulkua ja tietojen oikeellisuuden varmistamista sekä työnte-kijätietojen säädöstenmukaista hallintaa.

Tietojen ollessa hajallaan on työnhakijan, työntekijän tai yrityksen entisen työntekijän myös vaikeaa tarkis-taa tietojen oikeellisuus ja tehdä oikaisupyyntö omiin tietoihinsa. Uusi tietosuoja-asetus ja sen tarkastusoi-keus velvoittaa työnantajan antamaan työntekijälle pääsyn kaikkiin häntä koskeviin tietoihin, ja niiden kaivaminen useasta eri tietolähteestä on sekä vai-valloista, resursseja sitovaa että kallista. Tietoturva vaaraantuu myös silloin, kun ei ole selkeyttä ketkä kaikki pääsevät tietoihin käsiksi eri järjestelmissä. Yrityksissä on oltava selkeä käsitys myös siitä, missä työtehtävissä mihinkin tietoihin on tarpeellista pääs-tä. Tiedon siirtämisen ja linkittämisen järjestelmästä toiseen on oltava sekä sujuvaa että turvallista.

Seminaariin osallistuneissa yrityksissä koettiin vahvasti, että ihmisille on usein tärkeää tietää, mis-sä tiedot ja asiakirjat sijaitsevat. Perinteisissä henki-löstöhallinnon työvälineissä osallistujien kokemuksen mukaan tieto on siiloutunutta, ja sen löytäminen vaatii liikaa manuaalista työtä.

Canonin asiantuntija Kurru toteaa, että asiakirjojen keskittäminen ja liittäminen hallitusti yhteen koko-naisuuteen helpottaa oleellisesti tiedon hakemista ja hallinnoimista. Digitaaliset ratkaisut luovat mahdolli-suuden hakea asiakirjoja ja työsuhdetietoja nopeasti, oli kyse sitten salassapitosopimuksista tai eläkeasia-kirjoista. Dokumentteja voidaan hakea järjestelmästä esimerkiksi henkilön, tehtävänimikkeen, työsuhteen tai asiakirjasisällön mukaan. Käytännössä on mahdol-lista, että yksittäinen henkilö voi esimerkiksi nähdä, että työntekijä on jossain uransa vaiheessa saanut palkankorotuksen, mutta ei välttämättä näe kuinka paljon se on ollut. Tämä helpottaa urasuunnittelua, tavoitteiden asettamista ja kokonaiskuvaa työnte-kijöiden tilanteesta yrityksen sisällä. Myös tiedon elinkaarenhallinta helpottuu, kun eri tyyppisille asia-kirjoille voidaan mallintaa oma elinkaarensa.

3

”“

11

”Kun mietitään eteenpäin ja

osallistetaan myös henkilökuntaa, prosesseista tulee tehokkaampia”.

Jarmo Kippo, Unikulma

Hyvä esimerkki paljon manuaalista prosessointia ja turhaa tallentamista vaativasta paperilähtöisestä perinteisestä tavasta on asiantuntijan ja seminaarin osallistujien kokemusten mukaan sairaslomatodistus-ten käsitteleminen. Todistusten tietoturvallinen pää-tyminen oikealle henkilölle ja tallentuminen oikeaan paikkaan helpottuu huomattavasti, kun sairaslo-matodistukset voidaan laittaa sähköisesti suoraan järjestelmään, jossa esimies voi hyväksyä sairaslomat ja –todistukset sähköisesti. Sähköisen allekirjoituksen käyttäminen erityyppisissä asiakirjoissa vähentää myös ympäristökuormaa, kun jokaista allekirjoitetta-vaa asiakirjaa ei tarvitse enää tulostaa paperille.

Myös muutokset työntekijän toimenkuvassa tai vaikkapa sukunimen vaihtaminen aiheuttavat usein ylimääräistä työtä ja monimutkaistavat tunnustenhal-lintaa ja esimerkiksi kulkulupa-asioita lähes kaikissa yrityksissä. Kun työntekijöillä on mahdollisuus muut-taa ja tarkistaa omia tietojaan suoraan järjestelmään, ajantasainen tieto päivittyy yhdellä kertaa samaan aikaan kaikkialle, ja käyttökatkoja ja väärinkäsityksiä ei pääse syntymään.

”Henkilöstö on iso resurssi, jolla tulos tehdään tai ei tehdä. Yrityksen tarpeita vastaava toimiva järjes-telmä innostaa ottamaan vastuuta omista tiimeistä arjen tasolla.” Maarit Latvala, McDonald’s

”“

”“

12

Asiantuntija nostaakin esille, että lähes kaiken, mitä rekrytointivaiheessa on tallennettu ja tilattu, pitäisi toimia käänteisesti työsuhteen päättymisvaiheessa. Yrityksissä olisi hyvä mallintaa ja tunnistaa jo etu-käteen toiminnot ja toimintatavat, joilla työsuhteen päätösvaiheesta saadaan toimiva ja työnantajasta positiivisen ja tehokkaan kuvan antava prosessi. Yri-tyksissä pelättiinkin tiedon poistamisen olevan liikaa yksittäisten ihmisten muistin varassa.

Järjestelmän avulla päätösvaiheessa tarvittavat toi-menpiteet saadaan vastuutettua oikeille henkilöille ja hoidettua mahdollisimman tehokkaasti automaation avulla. Näin saadaan myös selkeä kaava sille, miten työsuhteet päätetään yrityksessä virallisesti ja aina samaa kaavaa noudattaen. Kaikenlaiset epävar-muustekijät pyritään automaation avulla saamaan minimiin.

Työsuhteen päättymisvaihe on tutkimuksen mukaan edullisin ja vähiten aikaa vievä työsuhteen elinkaaren vaihe, mutta se on tietoturvan ja positiivisen työn-antajamielikuvan kannalta myös vaiheena erittäin kriittinen. Työsuhteen päättyessä on paljon muis-tettavaa, kuten työsuhteen aikana saatujen etujen pois kerääminen, kertyneet lomat ja palkkiot sekä lähtöhaastattelun dokumentoiminen tulevaisuuden parannusehdotuksia ajatellen. Tietoturvan kannalta elintärkeää on myös tietojen poistaminen järjestel-mistä ajallaan.

Työsuhteen elinkaaren päättyessä myös tallennettu-jen tietojen elinkaari usein päättyy. Tietojen säädös-tenmukainen poistaminen ja entisten työntekijöiden pääsyn rajoittaminen yrityksen tietokantoihin on tietoturvan kannalta elintärkeää. Tulevassa tietosuo-ja-asetuksessa on määritelty erikseen myös työnte-kijän oikeus tulla unohdetuksi. Tämä aiheuttaa jo nyt useille yrityksille paljon päänvaivaa.

TYÖSUHTEEN PÄÄTTYMINEN4

13

”Työsuhteen päättymiseen liittyvien tehtävien unohtaminen tai huono hoitaminen voi johtaa heikentyneeseen työnantaja- brändiin.” Jaakko Heinola, Canon Oy

Kun työsuhteen koko elinkaaren kaikki informaatio on aikaisemmissa vaiheissa keskitetty järjestelmään työntekijän taakse, saadaan yhdellä klikkauksella myös poistettua kaikki yksittäiseen työntekijään liit-tyvät tiedot ja asiakirjat. Näin voidaan myös helposti todistaa, ettei salassa pidettäviä tietoja tai entiselle työntekijälle turhia pääsyoikeuksia työnantajan järjes-telmiin jää roikkumaan eri paikkoihin tai useamman ihmisen vastuulle.

Toimivat henkilöstöhallinnon digitaaliset ratkaisut eivät ole pelkkää tiedon säilyttämistä varten, vaan asiantuntija korostaa järjestelmien hyötyjä myös toiminnan jatkuvan kehittämisen näkökulmasta. Seminaarin osallistujat kaipaavat ratkaisuja myös tie-tojen ja työtyytyväisyyskyselyiden tulosten keräämi-seen jo ennen työsuhteen päättymistä.

Järjestelmään syötetyt lähtöhaastattelut ja niiden tulokset keräävät dataa esimerkiksi tietyn ajanjakson aikana yleisimmistä irtisanoutumissyistä.

Järjestelmä kokoaa ja analysoi tiedot, eikä yksittäis-ten ihmisten tarvitse käyttää aikaa raporttien tuot-tamiseen ja keräämiseen. Järjestelmän analysoimaa toiminnallista mittaritietoa voidaan käyttää hyödyksi henkilökunnan hyvinvoinnin kehittämisessä ja palaut-teen antamisessa oikeille osastoille. Selkeät mittarit ja taulukot helpottavat myös eri prosessien läpinä-kyvyyttä ja seurattavuutta koko työsuhteen elin- kaaren ajan.

”“

14

Tutkimuksen tulokset heijastuivat vahvasti seminaa-rin osallistujien kokemissa haasteissa työsuhteiden elinkaaren hallinnassa. Henkilöstöhallinnon proses-seihin liittyy edelleen liikaa manuaalista työtä sekä monimutkaisia asiakirjatyönkulkuja, joiden keskittä-minen yhteen paikkaan ja tietoturvallinen käsittelemi-nen on haastavaa ja vie liikaa resursseja, toimialasta riippumatta.

Useissa organisaatioissa käytössä olevia informaa-tionhallinnan ratkaisuja ei ole suunniteltu tukemaan työsuhteen elinkaaren dokumenttisidonnaisia proses-seja ja henkilöstöhallintoa. Tietoa on liikaa ja sitä on eri järjestelmissä, ihmisten muistin varassa sekä pape-

YHTEENVETOrisissa arkistoissa. Henkilöstöhallinnon prosessien tuli-si ideaalimaailmassa tukea liiketoimintaa tehokkaasti.

Toimivien informaationhallinnan ratkaisujen avulla HR-asiantuntijat voivat keskittyä tärkeimpään tehtä-väänsä: osaamisen johtamiseen, urasuunnitteluun ja työntekijöiden sitouttamiseen. Digitaaliset henkilös-töhallinnon ratkaisut koetaan ehdottomasti suurina mahdollisuuksina HR-toiminnan tehostamisessa ja henkilöstön sitouttamisessa. Tahtotila prosessien vir-taviivaistamiseen ja tehostamiseen on jo olemassa – tehokkaita, integroitavissa olevia ja helppokäyttöisiä järjestelmiä tarvitaankin vastaamaan tähän kysyn-tään, nyt ja tulevaisuudessa.

”HR on asiantuntijatyötä. Tarkoituksena ei ole, että järjestelmä tekee työt ihmisten puolesta, vaan hoitaa rutiininomaisia tehtäviä ja auttaa asiantuntijoita keskittymään tärkeisiin ja kriit-tisiin toimenpiteisiin omassa työssään.” Paavo Kurru, Integration Specialist, Canon Oy

”“

15

CANONIN RATKAISUT DIGITAALISEEN HENKILÖSTÖHALLINTAAN Canonin digitaalisen henkilöstöhallinnon ratkaisu on älykäs alusta, jonka avulla hallitaan kaikkia työsuhteen elinkaaren eri vaiheisiin liittyviä prosesseja ja niihin liit-tyviä asiakirjoja. Ratkaisu integroituu saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin ja räätälöidään yritykse-si tarpeisiin.

REKRYTOINTI

• Rekrytointipyynnöt

• Ansioluetteloiden ja hakemusten käsittely

• Valintaprosessi

• Perehdytysprosessi

• Työsuhde-etujen hallinta

• Työsopimusten hallinta

• Henkilöstörekisteri asiakirjoineen

• Suoritusten arviointi

• Henkilöstöhallinnon analytiikka

• Palkanmaksun arkisto

• Työsuhde-etujen hallinta

• Työsuhteen päättymiseen liittyvät tehtävät

ALOITTAMINEN HALLINTO PÄÄTTYMINEN

16

Canon OyHuopalahdentie 24, PL 1

00351 Helsinki

puhelin 010 544 20

www.canon.fi

www.twitter.com/CanonBusinessFI

www.youtube.com/CanonBusinessFI

www.linkedin.com/company/canon-oy

www.slideshare.net/CanonBusinessFI

www.canon.fi/business-bytes/

 

Seuraa meitä

https://www.canon.fi/business/hr-digital/https://www.canon.fi/transform/

Voit lukea lisää työsuhteen elinkaaren tietoturvallisuudesta Business Bytes -artikkelistamme.

LUE LISÄÄ CANONIN RATKAISUISTA DIGITAALISEN HENKILÖSTÖHALLINNON PROSESSEISSA