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Università degli studi di Palermo


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Relazione introduttiva

L’attuale modello organizzativo degli Uffici dell’Amministrazione

centrale dell’Università degli studi di Palermo, risulta fortemente caratterizzato

da un’ottica limitata principalmente al perseguimento di obiettivi di mera

correttezza formale delle procedure. Esso si è dimostrato eccessivamente

parcellizzato e oltremodo deresponsabilizzante. L’esigenza di procedere a una

profonda revisione dell’organizzazione del lavoro nasce, quindi, dalla necessità

di integrare tale struttura con un modello orientato alla gestione dei processi,

capace di garantire il perseguimento degli obiettivi individuati dagli Organi di

governo, in un’ottica sistemica e funzionale al soddisfacimento delle attese

dell’utenza, interna ed esterna.

L’intervento va, quindi, pianificato attraverso una prospettiva più

ampia che coinvolga anche la definizione di un sistema di pesatura delle

posizioni organizzative, in base al quale graduare le retribuzioni di posizione e

le indennità di responsabilità, la revisione dell’attuale sistema di attribuzione

degli obiettivi che dovranno essere funzionali al progetto di sviluppo

dell’Ateneo e non all’ordinaria amministrazione, la ridefinizione del processo di

valutazione della performance e la radicale modifica dell’attuale sistema

premiale che deve essere profondamente ripensato per ricondurlo alla sua

originaria natura incentivante. Senza trascurare, ovviamente, ogni intervento

che possa restituire a tutti gli operatori dell’Ateneo la necessaria motivazione

e l’opportunità di partecipazione al processo di rinnovamento.


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La proposta di organigramma è stata rielaborata dopo aver raccolto le

osservazioni dei Dirigenti e dei Funzionari dell’Amministrazione e dopo aver

consultato le Organizzazioni sindacali che hanno fatto pervenire le proprie

considerazioni. Essa mantiene un’aggregazione delle unità organizzative

articolate secondo lo schema che riconduce allo staff degli organi decisori le

funzioni strategiche e di supporto e che raccoglie in aree specialistiche

l’insieme dei processi riconducibili agli obiettivi direttamente correlati alle

attività istituzionali. I processi gestiti dalle singole aree sono articolati in sub-

processi gestiti da unità organizzative complesse, a loro volta articolate in

unità organizzative semplici alle quali è demandata la gestione di attività

amministrative e/o tecniche omogenee, sviluppate secondo procedure che ne

garantiscano l’integrazione.

Si è, quindi, ritenuto opportuno accrescere i livelli di articolazione delle

strutture. Alle posizioni dirigenziali è stata associata, per ciascuna area, una

posizione vicariale, pensata non solo per la sostituzione del dirigente in caso di

assenza o impedimento, ma anche per la delega di specifiche funzioni di cui il

vice dirigente si farà carico. Questa posizione è riservata alle elevate

professionalità che rappresentano la categoria apicale dell’attuale sistema di

classificazione del personale del comparto Università. Sempre alle elevate

professionalità è riservata la responsabilità dei settori, che possono essere

articolati in unità organizzative di base, a loro volta suddivise in due livelli, la

cui responsabilità potrà essere attribuita di norma al personale collocato nella

categoria D, senza però escludere la possibilità di attribuirla anche a personale

di categoria C che ha acquisito particolare professionalità o che sia in possesso

di titoli culturali di livello universitario.


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Si è poi ritenuto opportuno individuare posizioni organizzative

autonome, caratterizzate da un rapporto gerarchico-funzionale diretto con il

dirigente dell’area. Tali posizioni sono, pertanto, attribuibili sia a personale

della categoria EP sia a personale della categoria D, in relazione alle

competenze professionali richieste dalla materia trattata nell’ambito dell’unità

organizzativa autonoma che viene, pertanto, definita di Area. Per tali P.O. si

prevede la possibilità di istituire soltanto U.O.B di primo livello.

Le strutture poste alle dirette dipendenze del Rettore e del Direttore

Amministrativo sono state articolate in modo da ricondurre la maggior parte

delle attività nell’ambito del coordinamento dei dirigenti. La responsabilità

degli uffici di staff, per la loro peculiarità, viene affidata mediante incarico

fiduciario. Alle dirette dipendenze del Rettore risultano, inoltre, collocati il

Sistema di sicurezza, coordinato dal delegato del Rettore per la sicurezza che,

per quanto previsto dalla vigente normativa, opera in staff al datore di lavoro

e, per la sua peculiare funzione di collegamento tra Amministrazione, Azienda

e Facoltà di Medicina e Chirurgia, anche l’istituendo Servizio speciale per i

rapporti con l’Azienda ospedaliero-universitaria “Policlinico Paolo Giaccone”.

Alla Direzione amministrativa afferiscono, oltre agli uffici di staff, il

Sistema bibliotecario di Ateneo, il Controllo di gestione, le Relazioni sindacali,

l’Ufficio relazioni con il pubblico e l’Osservatorio dei contratti e delle

convenzioni. Dal Direttore Amministrativo dipende anche il Servizio ispettivo

con l’annesso Ufficio per i procedimenti disciplinari. Si è poi pianificata una

complessiva riorganizzazione del Centro universitario di calcolo, ora

denominato Sistemi informativi di Ateneo, la cui attività gestionale sarà

coordinata da un delegato del Direttore Amministrativo.


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In ciascuna area si è mantenuta una struttura di segreteria,

individuata quale unità organizzativa di area, per la gestione di attività comuni

e/o di interesse generale, alla quale è stata associata una unità operativa di

base di primo livello dedicata al supporto informatico di tutte le strutture

dell’area, che funge da interfaccia con il SIA (Servizi informativi di Ateneo). È

stata inoltre individuata in ciascuna area una unità di staff del dirigente per la

necessaria consulenza legale e interfaccia con l’Area legale per la gestione del

contenzioso, la cui responsabilità è affidata a personale in possesso di

specifiche professionalità. Si è, inoltre, ritenuto funzionale prevedere, anche

se non esplicitamente rappresentato nella proposta di organigramma di

individuare, qualora ritenuto necessario, una figura vicariale anche per i

settori.

Va comunque precisato che, in generale, la funzione vicariale non va

intesa come ulteriore posizione organizzativa, ma come attribuzione di

incarico aggiuntivo a personale già titolare di posizione organizzativa.

Va anche chiarito che nella proposta di riorganizzazione degli uffici

dell’Amministrazione centrale non risultano inclusi i Poli didattici decentrati, in

quanto si ritiene che essi siano assimilabili alle altre strutture decentrate

dotate di autonomia amministrativo-contabile piuttosto che a un semplice

settore dell’Amministrazione centrale.

Risulta poi difficile, anche se necessario, operare un raffronto tra il

modello ora proposto e l’organigramma preesistente, in quanto l’attuale

struttura ha sofferto sempre più frequentemente di interventi estemporanei,

spesso scollegati da una visione strutturale d’insieme, tali da rendere difficile

la collocazione di talune situazioni di fatto, assimilabili più che altro a vere e

proprie attenzioni verso esigenze episodiche o estemporanee.


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Essendo quindi improponibile il raffronto tra insiemi eterogenei, ispirati

a logiche organizzative del tutto dissimili, va individuato un diverso sistema di

comparazione che potrebbe più semplicemente, ma certamente più

efficacemente, riferirsi ai costi. In tale ottica va ricordato che alle posizioni

organizzative (di qualsiasi livello) è associata una specifica retribuzione e/o

indennità che grava sul pertinente fondo. Risulta allora ragionevole limitarsi

oggi ad affermare che il nuovo modello organizzativo non potrà comportare

oneri aggiuntivi rispetto a quelli attualmente sostenuti e che, anzi, dovrà

essere funzionale al processo di contenimento e razionalizzazione della spesa

già avviato.

Tutto ciò premesso, si reputa opportuno limitarsi all’esame dell’attuale

proposta che prevede 9 posizioni dirigenziali, di cui 7 riservate alle Aree in cui

è stata articolata l’attività istituzionale di line, una al Servizio ispettivo della

Direzione Amministrativa (che comprende anche l’Ufficio per i procedimenti

disciplinari) e una alla funzione di Vicario del Direttore Amministrativo che,

come si è già accennato, potrà essere associata ad altra posizione

organizzativa. Il Sistema di sicurezza dell’Ateneo e il Sistema informativo di

Ateneo vengono affidati a soggetti delegati dal Rettore (per il SSA) e dal

Direttore Amministrativo (per il SIA).

I Settori, la cui responsabilità è affidata alle Elevate Professionalità

(EP), sono 46, di cui 3 ricompresi nel SSA, 4 nel SIA, 4 posti alle dirette

dipendenze del Direttore Amministrativo e 35 distribuiti nelle diverse Aree.

Come sopra accennato, sono state poi individuate 13 posizioni non

riservate esclusivamente alle EP, denominate Unità organizzative di Area

(UOA), di cui una posta alle dirette dipendenze del Direttore Amministrativo, 7


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riconducibili alle Segreterie delle Aree e 5 a Uffici ricompresi nelle medesime

Aree.

È stato, poi, individuato un insieme di strutture, raggruppate nello

staff del Rettore e nello staff del Direttore Amministrativo, la cui

responsabilità, considerata la natura fiduciaria del rapporto, è affidata

indipendentemente dalla qualifica posseduta dai singoli soggetti interessati.

La proposta di revisione dell’attuale struttura organizzativa arriva

anche a individuare quelle che vengono definite Unità organizzative di base

(UOB), che sono state suddivise in due distinti livelli, non tanto in rapporto al

carico di lavoro (che attiene alle unità di personale assegnate a ciascuna di

esse), quanto in funzione del livello di responsabilità attribuita. Questo livello

di articolazione della proposta non è, comunque, riconducibile alla macro

organizzazione, propria delle scelte strategiche degli Organi di governo

dell’Ateneo, ma è piuttosto riferibile all’attività gestionale della Direzione

Amministrativa.

Dopo che il nuovo organigramma sarà reso operativo e dopo che

saranno stati individuati i soggetti cui assegnare la responsabilità delle diverse

posizioni organizzative (cosa che potrà avvenire anche attraverso interpelli

volti a comparare le diverse professionalità disponibili), sarà possibile

individuare una sorta di dotazione organica minimale delle singole strutture, a

condizione, però, che ciò non venga inteso come fattore di irrigidimento

dell’organizzazione del lavoro, che deve invece essere improntata a criteri di

flessibilità e rispettosa delle prerogative manageriali della dirigenza, per il

perseguimento degli obiettivi strategici individuati dagli Organi di governo.


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Come ogni processo di ristrutturazione di organizzazioni complesse, la

proposta ha carattere sperimentale e potrà essere, ovviamente, modificata

e/o implementata in relazione agli effetti della sua concreta attuazione.

“Un vero viaggio di scoperta non è cercare nuove terre ma avere nuovi occhi”

(M. Proust)


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Rettorato Ufficio di Segreteria (Staff) − Cura dell’agenda personale del Rettore − Gestione della corrispondenza personale del Rettore − Organizzazione dei viaggi del Rettore e le trasferte dei Delegati − Supporto organizzativo e amministrativo al Prorettore Vicario − Gestione delle presenze del personale dell’Ufficio di Segreteria

Sezione Cerimoniale − Cura l’organizzazione delle manifestazioni culturali che si svolgono allo Steri, con

particolare cura del cerimoniale − Cura l’agenda e la gestione delle sale del Rettorato (Sala Magna, Sala delle

Capriate, Sala Carapezza) − Cura l’organizzazione delle lauree honoris causa di concerto con l’Ufficio di

Segreteria − Supporta le attività congressuali organizzate presso lo Steri − Organizzazione dell’Inaugurazione dell’Anno Accademico − Cura dei rapporti con le Istituzioni e gli Organi istituzionali (CRUI,CRUS, ministeri,

pubbliche amministrazioni, enti territoriali) − Assistenza ai delegati del Rettore per le materie di competenza dell’ufficio − Assistenza alle delegazioni straniere in visita − Corrispondenza in uscita del Rettore per gli ambiti di competenza − Cura dei rapporti con Istituzioni e Organi istituzionali esteri

Segreteria Tecnica (Staff)

− Interfaccia tecnico-segretariale verso gli uffici dell’Amministrazione centrale e le

strutture decentrate − Ricezione, smistamento e assegnazione della corrispondenza del Rettore − Corrispondenza in uscita del Rettore, con riferimento alle materie trattate dalla

Segreteria tecnica − Istruttoria e predisposizione di atti d’ufficio di competenza del Rettore − Convocazioni riunioni, comitati consultivi e gruppi di lavoro − Supporto ai delegati del Rettore


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− Supporto di segreteria (per quanto di competenza del Rettore) a Fondazioni, Consorzi e partecipate esterne all’Università

− Monitoraggio (per quanto di competenza del Rettore) dell’attività deliberativa degli organi collegiali e delle connesse applicazioni

− Cura le pagine web del Rettorato. − Assistenza a riunioni per attività direttamente poste in essere dal Rettore e

monitoraggio delle azioni correlate − Cura i rapporti con istituzioni ed enti pubblici e privati, finalizzati alla stipula di

dichiarazioni d’intenti, protocolli di intesa e convenzioni − Rapporti con la CRUI, la CRUS ed Enti territoriali per le materie di competenza della

Segreteria Tecnica − Gestione delle presenze del personale della Segreteria Tecnica − Istruttoria relativa a trasferte e missioni del Rettore e dei Delegati − Gestione amministrativa del fondo per le spese di rappresentanza del Rettore

Ufficio stampa − Comunicazione istituzionale (Ateneo news) − Rapporti con la stampa − Iniziative editoriali studenti − Rassegna stampa − Redazione Annuario accademico − Gestione progetto “CENTRICO” − Sito web dell’Ateneo − Gestione procedura rilevazione presenze del personale

Servizio speciale rapporti con l’AOUP − Cura le relazioni con gli organi dell’AOUP e della Regione Sicilia per la stesura,

l’aggiornamento e l’attuazione dei protocolli d’intesa di cui al DPCM 24 maggio 2001


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Sistema di sicurezza di Ateneo Insieme di strutture coordinate dal Delegato del Rettore per la sicurezza

Provvede all’applicazione di tutta la normativa nazionale e dei regolamenti interni vigenti in materia di prevenzione e protezione, con particolare riferimento a quanto previsto dal D.Lgs 81/2008 e DM 363/1998.

Servizio di prevenzione e protezione di Ateneo (Settore) − Sezione ergonomia − Sezione impiantistico-strutturale − Sezione meccanica − Sezione elettrica − Sezione chimico-biologica Servizio di radioprotezione di Ateneo (Settore) − Esperto qualificato Servizio di medicina del lavoro (Settore) − Medico competente − Medico autorizzato


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Direzione Amministrativa

Ufficio di segreteria (Staff) − Supporto al Direttore Amministrativo nelle attività interne e di rappresentanza − Gestione della corrispondenza del Direttore − Gestione del personale addetto alla guida degli autoveicoli di servizio − Cura della pagina web della Direzione Amministrativa. Assistenti di Direzione (Staff) − Supporto alle attività gestionali del Direttore Amministrativo e del Vicario Gestione organizzativa Steri (Staff) − Monitoraggio, controllo e assistenza organizzativa per la migliore gestione e fruizione

di tutto il compendio dello Steri Sistemi informativi di Ateneo (SIA) Insieme di strutture coordinate dal Delegato del Direttore Amministrativo Il Sistema Informativo di Ateneo (già denominato CUC) è una struttura che fornisce servizi informatici, strategici e di base alle strutture dell’Università e dell’Azienda Ospedaliera Universitaria Policlinico.

Programmazione e sviluppo (Settore)

Unità Organizzativa II livello: Progettazione − Propone progetti avanzati di sviluppo dei sistemi e dei servizi informatici all’interno

dell’Ateneo − Acquisisce, progetta, sviluppa e mantiene sistemi e programmi per le applicazioni

tecnico-amministrative di interesse dell'Ateneo, nonché delle strutture scientifiche, didattiche e di servizio sulla base del documento di programmazione strategica redatto dal Comitato tecnico-scientifico e delle esigenze rappresentate in corso d’anno dal Direttore Amministrativo e dallo stesso Comitato tecnico-scientifico.


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Unità Organizzativa II livello: Gestione e sviluppo progetti

− Sovrintende alla realizzazione e gestione dei progetti avanzati di sviluppo dei sistemi e dei servizi informatici

− Sovrintende alla realizzazione e gestione degli applicativi esistenti.

Gestione reti, hardware e software (Settore)

Rappresenta l’Ateneo di Palermo in seno ai comitati tecnici istituiti a livello nazionale per la gestione dei problemi connessi alle reti accademiche nazionali ed internazionali. Unità Organizzativa II livello: sviluppo e manutenzione reti − Svolge funzioni di servizio e di coordinamento per quanto attiene l'uso dei sistemi

di elaborazione dell'Ateneo e delle reti che li collegano, assicurando un supporto progettuale, gestionale, organizzativo e di consulenza sui sistemi informatici e telematici agli organi di governo dell’Ateneo.

− Sperimenta nuove tecnologie nel campo della Information & Communication Technology, al fine di migliorare i servizi telematici rivolti agli utenti.

− Progetta, sviluppa e gestisce la rete di Ateneo integrata nei servizi ed assicura la connettività verso la rete GARR.

Unità Organizzativa II livello: sviluppo e manutenzione dei sistemi − Garantisce la manutenzione e il regolare funzionamento dei sistemi hardware e di

rete in uso presso l’Ateneo. − Prende in carico la programmazione, gestione e manutenzione dei sistemi di

comunicazione telefonica e telematica di Ateneo, inclusi la telefonia ordinaria e mobile (compreso VOIP), la posta elettronica (sistema LDAP) e il sito web di Ateneo.

Unità Organizzativa II livello: Banche dati e anagrafe informativa di Ateneo

− Armonizza le attività finalizzate alla centralizzazione delle informazioni che risiedono sui sistemi informatici e sui Data-Base dell’Ateneo.

− Svolge funzioni di servizio e di coordinamento per quanto attiene l’uso, la manutenzione, la gestione e l’aggiornamento dei database e delle banche dati operanti in Ateneo relative a: personale e funzionamento ordinario, ricerca e biblioteche, contabilità e patrimonio e studenti e didattica.

Unità Organizzative I livello: Webmaster − Progetta, sviluppa, programma e gestisce il sito web dell’Ateneo.


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Elaborazioni statistiche (Settore)

Il Settore (ex CINAP) fornisce elaborazioni, con finalità amministrative e scientifiche, dei dati disponibili, su richiesta degli Organi di Governo dell’Ateneo, del Nucleo di Valutazione, del Collegio dei Revisori e, previa autorizzazione del Direttore Amministrativo, delle strutture centrali e decentrate all’uopo abilitate.

Logistica e servizi generali (Settore)

Unità Organizzativa I livello: supporto informatico alle strutture d’Ateneo − Raccorda le attività del personale informatico afferente alle altre strutture

dell'Ateneo. − Fornisce assistenza e consulenza alle strutture dell’Ateneo per quel che riguarda

l'approvvigionamento di apparati o servizi informatici e/o telematici al fine di ottimizzare le condizioni d’acquisto.

− Fornisce collaborazione e supporto per lo sviluppo di progetti di interesse di Ateneo nel settore delle tecnologie dell'informazione e delle loro applicazioni.

− Supporta la formazione professionale, la qualificazione e l'aggiornamento degli operatori universitari nel settore delle tecnologie informatiche e delle loro applicazioni.

Unità Organizzativa I livello: segreteria amministrativa − Fornisce assistenza e supporto amministrativo per la gestione delle risorse umane,

tecnologiche e finanziarie del SIA. Servizio ispettivo e procedimenti disciplinari (posizione dirigenziale) − Effettua verifiche a campione sui dipendenti, finalizzate all'accertamento

dell'osservanza delle disposizioni di cui all’art. 1, commi da 56 a 65, della legge 662/96

− Organizza la verifica delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e delle autocertificazioni degli utenti interni ed esterni ai sensi del DPR 245/2000

− Effettua verifiche e accertamenti presso le strutture universitarie su indicazione della Direzione amministrativa

− Monitoraggio delle attività convenzionali e del conto terzi dell’Ateneo in raccordo interfunzionale con l’Osservatorio delle convenzioni.


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Unità Organizzativa I livello: Segreteria Ufficio procedimenti disciplinari − Segreteria amministrativa dell’Ufficio competente per i procedimenti disciplinari del

personale tecnico amministrativo, in attuazione dell’art. 55 del D.Lgs. 165/2001 e della pertinente disciplina contrattuale.

Sistema bibliotecario e archivio storico di Ateneo (Settore)

Assolve i compiti previsti dall’art. 43 dello Statuto assicurando in particolare lo sviluppo e il coordinamento dell'acquisizione, conservazione e fruizione del patrimonio librario e documentario, nonché il trattamento e la diffusione delle informazioni mediante l'impiego di tecnologie innovative.

Unità organizzativa II livello: Catalogo bibliografico d’Ateneo e trattamento del materiale − Coordinamento e monitoraggio dell’attività di catalogazione delle biblioteche − Coordinamento e monitoraggio delle emeroteche − garantisce la gestione e l'aggiornamento dell'archivio centrale dei dati catalografici. Unità organizzativa II livello: Editoria e Risorse elettroniche − gestione e consultazione delle pubblicazioni elettroniche dell’Ateneo

promuove lo sviluppo coordinato dell’editoria elettronica dell’Università, estesa a tutti i tipi di pubblicazione di particolare rilevanza per la ricerca e la didattica.

Unità organizzativa II livello: Progetti speciali, Servizi, Misurazione e valutazione − promuove e partecipa a progetti comuni con altre istituzioni, al fine di

inserire nel contesto nazionale ed europeo le istituzioni bibliotecarie e documentarie dell’Ateneo.

− Provvede alla misurazione e valutazione dei servizi resi dalle biblioteche d’Ateneo

Unità organizzativa I livello: Archivio storico − Conserva, valorizza e promuove la conoscenza del patrimonio

documentale e fotografico relativo alla storia dell’Ateneo


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Controllo di gestione e programmazione (Settore)

Unità Organizzativa II livello: programmazione − Preparazione di sistemi di report per la diffusione di dati utili agli organi direzionali

e ai portatori di interessi esterni − Collaborazione e promozione del sistema informatico, ai fini statistici degli archivi

gestionali e della raccolta dei dati amministrativi − Supporta la direzione amministrativa nella comparazione tra diverse strategie da

adottare Unità Organizzativa II livello: controllo di gestione − Supporta la direzione amministrativa per la valutazione della coerenza degli

obiettivi prefissati con le risorse disponibili − Monitoraggio dei risultati intermedi ed analisi di eventuali scostamenti finalizzati

all’individuazione di proposte di interventi correttivi al processo decisionale − Verifica del grado di realizzazione degli obiettivi individuati dagli organi di governo,

del grado di utilizzazione delle risorse impiegate e dei risultati realizzati dai singoli Centri di Costo

− Supporta l’attività di valutazione della dirigenza svolta dal Direttore Amministrativo Relazioni sindacali (Settore)

Gestisce l’insieme dei processi che concorrono a regolamentare i rapporti dell’Amministrazione universitaria con le rappresentanze sindacali. Fornisce supporto tecnico specialistico per la costituzione delle piattaforme contrattuali Svolge attività di studio e analisi delle norme contrattuali e degli accordi integrativi Supporta la delegazione trattante di parte pubblica Pianifica, di concerto con gli Uffici interessati, le applicazioni contrattuali e negoziali

Unità Organizzativa I livello: segreteria contrattazione − Cura la predisposizione degli atti istruttori e consequenziali della contrattazione

integrativa − Cura la comunicazione in materia di sciopero e di servizi essenziali − Organizza i lavori attinenti le sedute di contrattazione e ne cura la verbalizzazione − Cura l’archivio di tutti gli atti relativi alle relazioni sindacali


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Ufficio relazioni con il pubblico (unità organizzativa di Area) Unità Organizzativa I livello: accesso agli atti e partecipazione al procedimento − Gestisce tutte le competenze in materia di accesso agli atti e ai procedimenti

amministrativi − Fornisce informazioni all’utenza interna ed esterna sull’organizzazione dei servizi

amministrativi, sulla normativa di riferimento, sullo stato dei procedimenti amministrativi, sugli orari di servizio e di apertura al pubblico degli uffici (info@unipa, etc.)

− Cura la predisposizione, l’aggiornamento e l’attuazione del Regolamento disciplinante modalità di esercizio e casi di esclusione diritto di accesso a documenti amministrativi, ai sensi degli artt. 22 e seguenti, L. 7/08/1990 n. 241, e successive modificazioni e integrazioni e del D.P.R. 12/4/2006, n. 184.

Unità Organizzativa I livello: relazioni interne − Favorisce lo sviluppo e l’integrazione della comunicazione interna tra gli uffici

amministrativi e propone periodici processi di verifica della qualità dei servizi offerti.

Unità Organizzativa I livello: Ufficio per la privacy − Applicazione normativa D.lgs. 196/2003 “codice in materia di protezione dei dati

personali” − Cura l’attuazione del Regolamento per disciplina modalità trattamento dati

personali e del Regolamento per il trattamento dati sensibili e giudiziari, in attuazione del D.Lgs. 196/2003.

− Cura la predisposizione del Documento programmatico sulla sicurezza dei dati.

Osservatorio dei contratti e delle convenzioni (Settore)

Unità Organizzativa II livello: Contratti e convenzioni − Studio e analisi delle attività relative ai contratti, alle convenzioni ed alla

partecipazione a consorzi − Predisposizione delle correlate proposte di deliberazione degli Organi collegiali − Predisposizione degli atti convenzionali e dei successivi provvedimenti − Assistenza e consulenza a tutte le strutture dell’Ateneo per la stipula di

convenzioni − Verifica periodica dello stato di attuazione di tali rapporti, anche al fine di

attivare i competenti organi di vigilanza; − Individuazione di metodologie di valutazione, anche sulla scorta delle proposte e

delle osservazioni provenienti dalle diverse strutture di Ateneo; − Pubblicazione annuale del rapporto sulle attività regolate da contratti, convenzioni

e alla partecipazione a consorzi, corredandata di schede riassuntive contenenti le


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informazioni più significative quali: i contenuti, i contraenti, la struttura incaricata dell’esecuzione, costi e introiti, lo stato di attuazione ed altri elementi utili ai fini di offrirne un quadro il più possibile esauriente.

Unità Organizzativa I livello: rapporti enti partecipati − Gestione e monitoraggio degli adempimenti connessi alla partecipazione

dell’Ateneo a società di diritto privato, in qualsiasi forma giuridica costituite (aziende, fondazioni, consorzi, società, ecc.).


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Area formazione, cultura, servizi agli studenti Segreteria Area formazione, cultura, servizi agli s tudenti (Unità organizzativa di Area) Smistamento della corrispondenza, protocollo in uscita, gestione delle presenze del personale e gestione di eventuali attività comuni a più Settori della medesima Area

Unità Organizzativa I livello: Supporto informatico − Gestione pagine Web dell’Area e dei Settori afferenti secondo standard di Ateneo − Amministratore di sistema e gestore della rete, per quanto di competenza dell’Area − Consulenza a tutti gli operatori dell’Area

Segreterie studenti (Settore) La segreteria di ciascuna facoltà gestisce le iscrizioni, le carriere degli studenti, i passaggi di corso, trasferimenti da/ad altra sede, registrazione di esami, piani di studio, rinuncia agli studi, ammissione agli esami di laurea ecc., provvedimenti relativi al rimborso tasse studenti;

Unità Organizzative I livello: − Segreteria facoltà di agraria,

− Segreteria facoltà di architettura

− Segreteria facoltà di economia

− Segreteria facoltà di farmacia

− Segreteria facoltà di giurisprudenza

− Segreteria facoltà di ingegneria

− Segreteria facoltà di lettere e filosofia

− Segreteria facoltà di medicina e chirurgia

− Segreteria facoltà di scienze della formazione

− Segreteria facoltà di scienze MM. FF. NN.

− Segreteria facoltà di scienze motorie


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− Segreteria facoltà di scienze politiche

Unità Organizzativa II livello: Front office e immatricolazioni − Attività d’immatricolazione ed informazione a servizio di tutte le Facoltà

Unità Organizzativa I livello: Archivio e rilascio diplomi

− Archivio degli atti di carriera degli studenti e rilascio diplomi.

Unità Organizzativa I livello: Gestione e coordinamento segreterie remote

− Gestione e coordinamento delle segreterie remote − Consulenza e formazione agli operatori di segreteria − Gestione degli accessi al software gestionale in uso per gli operatori esterni Unità Organizzativa I livello: Tasse e contributi

− Predisposizione provvedimenti per l’attuazione delle deliberazioni adottate dagli Organi di governo dell’Ateneo in materia di tasse e contributi studenti.

Post-Lauream (Settore)

Unità Organizzativa II livello: formazione avanzata − Gestisce tutte le attività successive alla pubblicazione dei bandi per le scuole di

specializzazione, i master (compresi quelli finanziati dal FSE), la scuola delle professioni legali, corsi SISSIS.

Unità Organizzativa II livello: Scuola di specializzazione di area medica − Stipula e gestione dei contratti di formazione dei medici e le relative carriere.

Unità Organizzativa II livello: esami di stato − Gestisce l’ammissione agli esami di Stato per l’esercizio delle professioni.

Ordinamenti didattici e programmazione (Settore)

Unità Organizzativa II livello: programmazione didattica − Definizione dell’Offerta Formativa annuale mediante l’attivazione e la disattivazione

di corsi di studio (Laurea triennale, laurea magistrale, master I° e II° livello, scuole di specializzazione, ecc.).


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− Gestione dell’attività amministrativa relativa all’istituzione e modifica dei corsi di laurea e di laurea magistrale.

− Gestione delle attività amministrative relative al processo generale inerente alla riforma didattica.

− Gestione banca dati MIUR dell’offerta formativa e verifica del possesso dei requisiti minimi.

− Gestione banca dati CINECA ordinamenti dell’area sanitaria (D.M. 1.8.2005) − Gestione banca dati CINECA per la definizione degli standard e dei requisiti minimi

(D.M. 29.3.2006) − Attività relazionali con il MiUR, il CUN, il Comitato Regionale di Coordinamento, il

Nucleo di Valutazione Interno, gli Organi Accademici, i Poli Scientifici didattici e le Commissioni d’Ateneo.

Unità Organizzativa I livello: gestione corsi di studio e regolamenti didattici − Attività istruttoria funzionale alle delibere degli Organi Accademici in merito alla

definizione dei percorsi didattici. − Procedure per l’emanazione e la modifica dei Regolamenti di Ateneo inerenti alla

didattica.

Unità Organizzativa I livello: gestione accesso ai corsi di studio − Predisposizione, emanazione dei bandi relativi all’offerta formativa, − gestione delle procedure selettive e trasmissione degli atti per l’eventuale stipula

dei contratti.

Unità Organizzativa I livello: Teledidattica − Organizzazione, gestione e sviluppo dei servizi telematici per la formazione a

distanza (mod. Nettuno)

Centro orientamento e tutorato (Settore)

Unità Organizzativa II livello: Orientamento e tutorato − Promuove e svolge attività di orientamento, di consulenza e d’informazione rivolte

agli utenti dell’Ateneo di Palermo e particolarmente: agli studenti delle scuole secondarie superiori iscritti agli ultimi anni al fine di offrire loro una qualificata conoscenza dell’offerta formativa dell’Ateneo; agli studenti universitari per promuovere l’accesso ai servizi resi dall’Ateneo e dall’ERSU.

Unità Organizzativa II livello: Stage e Tirocini − gestisce le attività correlate all’organizzazione e allo svolgimento delle attività di

tirocinio post laurea dei laureati dell’Università di Palermo, ponendosi come punto di riferimento per studenti, tutor accademici, uffici interni all’ateneo (Facoltà, CCS, etc.), aziende, enti e organizzazioni esterne.


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− Promuove i tirocini curriculari per gli studenti dell’Ateneo volti all'acquisizione dei crediti formativi (CFU) la cui gestione è affidata ai CCS.

Unità Organizzativa II livello: Iniziative formative per il territorio e l’occupazione − Corsi IFTS e altre attività formative organizzate per facilitare l’inserimento dei

laureandi/laureati nel mondo del lavoro (Progetto apprendistato alta formazione) − Supporto amministrativo per la gestione di attività formative per l’occupazione e il

territorio finanziate con i fondi strutturali. Relazioni internazionali per la formazione (Settore)

Unità organizzativa II livello : Mobilità internazionale per la formazione e istruzione − Gestione del programma comunitario LLP – ERASMUS (Studio); − Informazione e supporto amministrativo agli studenti, docenti e ricercatori per la

partecipazione ai programmi comunitari LLP – Leonardo da Vinci, Comenius, Grundtvig, Trasversale e Jean Monnet;

− Gestione programmi comunitari per giovani (Gioventù in azione,ecc) − Tirocini internazionali - gestione programmi: ERASMUS placement, MAE-CRUI,

Assocamerestero - C.R.U.I., ecc. Unità Organizzativa II livello: Internazionalizzazione della didattica − Supporto amministrativo per l’attuazione da parte dell’Ateneo

dell’Internazionalizzazione del sistema universitario prevista nell’ambito dalla programmazione triennale del MIUR;

− Supporto amministrativo all’attivazione dei corsi di studio intensivi internazionali (Summer school, Winter school);

− Gestione programma comunitario ERASMUS MUNDUS; − Gestione programmi comunitari U.E. di cooperazione per l’istruzione,

TEMPUS,ecc. − Gestione di programmi finalizzati all’internazionalizzazione dei percorsi formativi di

I^, II^ e III^ livello;

Promozione culturale e sociale per gli studenti (Settore)

Unità Organizzativa I livello: abilità diverse − Gestisce tutte le attività relative al supporto agli studenti diversamente abili

(mobilità, tutor, stenotipia, gestione dell’aula informatica per i videolesi ecc.)


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Unità Organizzativa I livello: iniziative culturali, sociali e contro la criminalità organizzata − Gestisce le attività relative all’assegnazione dei finanziamenti, finalizzata alla

creazione di occasioni di socializzazione fra studenti dell’Università attraverso iniziative di promozione culturale e sociale che abbiano attinenza con gli interessi e con le esigenze reali degli studenti stessi e dell’Università.

− Iniziative antiracket. Unità Organizzativa II livello: servizio civile e studenti part-time − Gestisce i bandi per la selezione degli studenti part-time e cura tutte le fasi del

rapporto di collaborazione. − Informazione relative all’emanazione dei bandi da parte dell’UNSC − Supporto alla redazione dei progetti e raccolta delle proposte di progetti per

l’accesso al SCN. − Selezione dei candidati in base alle disposizioni dell’UNSC e dei requisiti previsti

dal progetto − progettazione, pianificazione, formazione, monitoraggio, verifica, gestione e

impiego di volontari in servizio civile. Centro Linguistico di Ateneo (Unità organizzativa di Area)

Unità Organizzativa I livello: laboratorio linguistico − Attività formative linguistiche e informatiche e relative certificazioni; − Formazione in e-learning; − Organizzazione di seminari e corsi di didattica on line.

Unità Organizzativa I livello: lingua italiana per stranieri − Programmi di lingua e cultura italiana per stranieri


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Area ricerca e sviluppo

Segreteria Area ricerca e sviluppo (Unità organizzativa di Area) Smistamento della corrispondenza, protocollo in uscita, gestione delle presenze del personale e gestione di eventuali attività comuni a più Settori della medesima Area


Ricerca istituzionale e relazioni internazionali (Settore)

Unità Organizzativa II livello: Ricerca istituzionale − Supporto tecnico e amministrativo ai docenti e ricercatori per l'attribuzione e la

gestione di finanziamenti alla ricerca erogati dall'Ateneo e dal MIUR: progetti di ricerca locali (ex 60%), progetti innovativi, PRIN, FIRB, FAR, FISR, legge 6/2000, ecc.

− Attività amministrative per la concessione di contributi per manifestazioni culturali e scientifiche;

− Attività relative all’istituzione, attivazione e adempimenti statutari per il funzionamento dei dipartimenti, dei centri interdipartimentali, dei centri di ricerca e dei consorzi interuniversitari

− Supporto amministrativo alla gestione degli stabulari d’Ateneo

Unità Organizzativa II livello: Valutazione della ricerca

− Attività amministrative relative alla valutazione triennale dell’attività scientifica per il CIVR e altre iniziative inerenti la valutazione

− Attività amministrative di supporto alla determinazione dei ricercatori attivi − Gestione del Catalogo di Ateneo CINECA − Gestione database SURPLUS.

Unità Organizzativa II livello: relazioni internazionali − Accordi di collaborazione scientifica e/o didattica stipulati dall’Ateneo;


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− Attività amministrative relative alla gestione dei contributi di Ateneo per l’attivazione e/o sviluppo di progetti di cooperazione internazionale (CoRI);

− Informazione e supporto amministrativo ai professori e ricercatori per la partecipazione ai programmi di mobilità per la cooperazione scientifica e tecnologica (Azioni Integrate Italia-Spagna, Galileo, British Council, ecc.);

− Scambi e borse di studio internazionali (Fulbright, ERA-MORE, ecc.); − Attività amministrative relative ai “Visiting Professor”; − Cooperazione allo sviluppo internazionale (MAE).

Unità Organizzativa I livello: Convenzioni di ricerca, accordi e relazioni esterne − Cura i rapporti con enti esterni pubblici e privati finalizzati alla stipula di

convenzioni e accordi per l’attivazione di programmi/progetti di ricerca anche in regime di conto terzi di concerto con l’Area affari generali e legali

− Cura le attività derivanti dalla stipula delle predette convenzioni e accordi − Individua i soggetti per la partecipazione ai programmi di ricerca − Supporta le strutture decentrate in materia di convenzioni di ricerca

Formazione per la ricerca (Settore)

Unità Organizzativa II livello: dottorati di ricerca

− Gestione attività amministrative relative all’istituzione, funzionamento rinnovo dottorati e scuole di dottorato.

− Bando annuale e procedure concorsuali per l’assegnazione delle borse. Gestione carriere dottorandi fino al rilascio del titolo e predisposizione atti per il pagamento delle borse aggiuntive.

− Gestione banca dati CINECA MIUR “anagrafe dei dottorati di ricerca”. − Predisposizione atti per la procedura di pagamento Unità Organizzativa II livello: assegni di ricerca e borse di studio finalizzate alla ricerca − Bandi e procedure concorsuali per l’assegnazione dei posti ai dipartimenti relativi

agli assegni di ricerca su fondi ministeriali e su fondi delle strutture dipartimentali e relativi rinnovi.

− Gestione carriere assegnisti di ricerca (PRIN, Enti esterni, Regione Sicilia e su progetti comunitari)

− Predisposizione atti per la procedura di pagamento − Gestione carriere borsisti fino al rilascio del certificato dell’attività.


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Servizi di supporto alla ricerca (Settore)

− Coordina la presentazione delle proposte progettuali di Ateneo e ne raccoglie e cura la relativa documentazione;

− Cura la standardizzazione delle procedure amministrative per la presentazione dei progetti

− Cura la standardizzazione delle procedure per la rendicontazione dei costi del personale e delle spese generali sui progetti comunitari, sui fondi strutturali e sui fondi nazionali.

Unità Organizzativa II livello: Informazione e promozione per la ricerca e la cooperazione − Promuove e sviluppa l’attività di ricerca dell’Ateneo; − Monitora e identifica le opportunità/bandi di finanziamento; − Aggiorna il bollettino mensile d’informazione di tutti i bandi emanati sul VII PQ. e

sugli altri programmi comunitari a gestione diretta e su eventuali altri finanziamenti nazionali, comunitari e internazionali;

− Promuove ed organizza giornate di studio o informative sui programmi di ricerca e cooperazione nazionali, comunitari e internazionali con particolare riferimento al VII PQ.;

− Provvede alla diffusione dell’informazione mirata ai docenti e ricercatori per settore d’interesse attraverso mail e altre modalità comunicative;

− Svolge attività di sensibilizzazione dei gruppi di ricerca alla partecipazione ai programmi/finanziamenti attraverso incontri specifici;

Unità Organizzativa II livello: Audit e Monitoraggio progetti − Cura il monitoraggio della gestione finanziaria dei progetti nazionali, comunitari e

internazionali dell’Ateneo e redige reports per i responsabili scientifici; − Cura il monitoraggio dei capitoli di spesa di ciascun progetto; − Effettua il monitoraggio amministrativo sullo stato di avanzamento dei progetti; − Cura i rapporti con il Settore Bilancio al fine di migliorare, in sinergia, il

monitoraggio e aggiornarlo appena si presentano nuovi stanziamenti. − Provvede alla valutazione finanziaria dei progetti ai fini della concessione di

anticipazioni; − Effettua il monitoraggio dei progetti nazionali, comunitari e internazionali delle

strutture decentrate; − Raccoglie i dati relativi ai progetti di ricerca cui partecipa l’Ateneo/Dipartimenti per

la banca dati informativa dei progetti; − Archivia i progetti di ricerca di Ateneo rendicontati.

Unità Organizzativa II livello: Supporto alla progettazione, gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca e cooperazione, relativi ai programmi comunitari a gestione diretta


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Unità Organizzativa II livello: Supporto alla progettazione, gestione e rendicontazione progetti di ricerca e cooperazione, a valere sui finanziamenti comunitari a gestione indiretta (Fondi strutturali, FEASR, FEP, ecc.) Unità Organizzativa II livello: Supporto alla progettazione, gestione e rendicontazione progetti di ricerca e cooperazione, a valere su fondi diversi (regionali, nazionali e internazionali: FAS, INDUSTRIA 2015, e-GOV, programma NATO, ecc.) − Supportano i docenti e i ricercatori nell'elaborazione di proposte progettuali, con

particolare attenzione agli aspetti gestionali e organizzativi; − Supportano i docenti e i ricercatori nell’esecuzione degli adempimenti

amministrativi connessi alla presentazione delle proposte di progetti di ricerca e cooperazione;

− Raccolgono e verificano la documentazione amministrativa dei progetti presentati dai docenti e/o ricercatori per la firma del Rettore;

− Svolgono attività di assistenza e supervisione nelle fasi di negoziazione dei progetti finanziati;

− Svolgono attività di consulenza a favore delle strutture decentrate per gli aspetti relativi alla gestione e rendicontazione finanziaria dei progetti;

− Curano i rapporti con l’Agenzia per la promozione della ricerca europea (APRE); − Curano i rapporti con i punti di contatto nazionali ed internazionali referenti dei vari

programmi. − Elaborano linee guida di Ateneo per la gestione e la rendicontazione dei progetti

nell’ambito dei finanziamenti di pertinenza dell’U.O.; − Curano la rendicontazione contabile e amministrativa dei progetti di ricerca

strategici e/o di Ateneo nell’ambito dei finanziamenti di pertinenza dell’U.O.; − Coordinano e supportano la gestione dei progetti di Ateneo tenendo i rapporti con i

Settori: contabilità, patrimonio, incarichi esterni e retribuzioni. − Curano i rapporti con gli Enti finanziatori e gli auditor esterni; − Istruiscono gli atti per eventuali modifiche dei piani finanziari previsti dai progetti di

Ateneo; − Forniscono indicazioni per migliorare l’attività di rendicontazione dei progetti.


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Industrial liaison office ILO (Settore)

Unità Organizzativa II livello: Brevetti e trasferimento tecnologico − Cura il processo di gestione della proprietà intellettuale; − Cura del licensing; − Guida e assistenza alle attività di brevettazione; − Supporto alla difesa e negoziazione della proprietà intellettuale; − partecipazione ad eventi per valorizzare e pubblicizzare i risultati delle ricerche

dell’Ateneo; − favorisce la collaborazione e lo scambio tra Università e imprese per potenziare le

caratteristiche dell'Università quale ente di sviluppo economico e di attrazione di investimenti produttivi nel territorio, interagendo con la Commissione di Accreditamento di Ateneo;

− organizzazione e promozione workshop, seminari e convegni per accrescere la cultura in merito ai temi della tutela e valorizzazione della proprietà intellettuale e del trasferimento tecnologico;

Unità Organizzativa II livello: Spin-off e start-up − supporto alla creazione di spin-off accademici e universitari − supporto alla nascita di start-up − supporto alla creazione di laboratori di ricerca misti pubblico – privati − Scouting tecnologico − Supporto alla creazione di reti di ricerca e alla costituzione di consorzi di ricerca


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Area economico-finanziaria

Segreteria Area economico-finanziaria (Unità organizzativa di Area) Rapporti con l’istituto cassiere, smistamento della corrispondenza, protocollo in uscita, gestione delle presenze del personale e gestione di eventuali attività comuni a più Settori della medesima Area. Gestione archivio mandati

Unità Organizzativa I livello: Supporto informatico − Gestione pagine Web dell’Area e dei Settori afferenti secondo standard di Ateneo − Amministratore di sistema e gestore della rete, per quanto di competenza dell’Area − Consulenza informatica a tutti gli operatori dell’Area

Bilancio e rendiconto (Settore)

Unità Organizzativa II livello: Redazione e gestione dei bilanci di previsione − Stesura bilancio di previsione annuale e pluriennale − redazione relazioni accompagnatorie

Unità Organizzativa II livello: Rendiconto e consolidamento bilancio di Ateneo − Redazione rendiconto e relative relazioni − Redazione del bilancio consuntivo e consolidato di Ateneo − Compilazione modelli ISTAT ed invio telematico prospetti MIUR/TESORO

Unità Organizzativa II livello: Predisposizione e aggiornamento dati di bilancio − Stesura atti deliberativi relativi a variazioni e storni di bilancio − Variazioni e storni di bilancio Unità Organizzativa II livello: Elaborazione, e riclassificazione del bilancio SIOPE − Redazione del rendiconto finanziario riclassificato con i codici SIOPE − Implementazione ed aggiornamento voci di bilancio con codifiche SIOPE e archivi

anagrafici


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Contabilità (Settore) − Controllo finanziario della spesa − Rapporti con il Collegio dei Revisori dei Conti, con il MIUR e il MEF − Concordanza di Cassa con l’ Istituto cassiere − Verifica l'andamento dei flussi di cassa, anche al fine di assicurare il rispetto del limite

al fabbisogno annuale di cassa fissato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze.

Unità Organizzativa II livello: Entrate ministeriali e trasferimenti da enti − Accertamenti e riscossioni delle entrate ministeriali e da altri enti pubblici e privati Unità Organizzativa II livello: Entrate proprie e relativi rimborsi tasse agli studenti − Gestione delle entrate proprie e relativi rimborsi tasse agli studenti − Accertamento e riscossione tasse relative ai corsi post laurea, summer e winter

school − Monitoraggio e incasso delle quote di Ateneo derivanti da prestazioni in conto terzi Unità Organizzativa II livello: Spese generali e spese per progetti dell’Ateneo − Assunzione impegni,liquidazioni, emissioni dei mandati di pagamento per le spese

generali e utenze dell’Ateneo − Assunzione impegni, liquidazioni, emissioni dei mandati di pagamento per spese

relative a progetti gestiti dall’Ateneo e raccordo interfunzionale con il Settore “Servizio di supporto alla ricerca” dell’Area Ricerca e sviluppo.

Unità Organizzativa II livello: Edilizia universitaria e fitti − Assunzione impegni, liquidazioni, emissioni dei mandati di pagamento per le spese

relative all’edilizia universitaria, fitti passivi − Assunzione impegni, liquidazioni, emissioni dei mandati di pagamento per le spese

relative alla manutenzione degli immobili e degli impianti

Unità Organizzativa I livello: Gestione pagamenti emolumenti − Assunzione impegni di spesa ed emissione mandati e reversali per retribuzioni e

ritenute di tutto il personale amministrato (stipendi t.a e docenti, personale a tempo determinato, assegnisti, borsisti, medici in formazione, operai agricoli,ecc)

− Gestione rapporti con l’ente cassiere relativamente alle retribuzioni − Gestione procedura CO.STI.


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Ufficio Economato e missioni (Unità organizzativa di Area) L’ufficio economato e missioni gestisce la cassa economale, la gestione e distribuzione dei buoni pasto e le anticipazioni delle missioni.

Unità Organizzativa I livello: Trattamento di missione e indennità − Controllo legittimità, liquidazione e pagamento trattamento di missioni Ateneo/sede − Liquidazioni e pagamenti gettoni di presenza organismi istituzionali,commissioni di

concorso,etc. − Liquidazione compensi seminari.

Contabilità economico-patrimoniale (Settore)

Unità Organizzativa II livello: Redazione Budget − Predisposizione del budget e relative modifiche previsionali

Unità Organizzativa II livello: Redazione Bilancio di esercizio − Contabilità economica dei costi e dei ricavi e redazione bilancio d’esercizio

Unità Organizzativa II livello: Scritture di esercizio e di assestamento − Operazioni rettificative e determinazione del risultato d’esercizio

Unità Organizzativa II livello: Piano dei conti e archivi anagrafici − Implementazione ed aggiornamento del piano dei conti e degli archivi anagrafici

Assistenza amministrativa ai centri di costo e di s pesa (Settore) − Supporto amministrativo contabile alle attività di verifica da parte del Collegio dei

Revisori presso le strutture decentrate − Determinazione e verifica degli obiettivi assegnati ai responsabili delle strutture

decentrate Unità organizzativa II livello : omogenea redazione bilanci strutture decentrate − Controllo bilancio di previsione e rendiconto finanziario delle strutture con

autonomia contabile − Coordinamento delle strutture con autonomia contabile riguardante l’omogeneità

gestionale


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Unità Organizzativa II livello: gestione dei contributi finalizzati erogati da enti pubblici territoriali su aperture di credito − Gestione fondi del funzionario delegato Unità Organizzativa I livello: assistenza amministrativa dei centri di spesa − Trasferimento fondi alle strutture con autonomia amministrativo contabile − Gestione contabile dei centri di spesa delegata

Ufficio Fiscale (Unità organizzativa di Area)

Unità Organizzativa I livello: Assistenza fiscale − Assistenza fiscale al personale dell’Ateneo − Consulenza agli studenti per individuazione fasce di reddito − Supporto e assistenza fiscale al Settore contratti, consulenze e collaborazioni

esterne − Consulenza e assistenza fiscale agli uffici dell’amministrazione centrale e alle

strutture decentrate − Dichiarazioni fiscali ed invio telematico

Unità Organizzativa I livello: Imposte − Gestione imposte dirette e indirette


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Area risorse umane

Segreteria Area Risorse Umane (Unità organizzativa di Area) Smistamento della corrispondenza, protocollo in uscita, gestione delle presenze del personale e gestione di eventuali attività comuni a più Settori della medesima Area. Rilascio tessere di riconoscimento.

Unità Organizzativa I livello : Supporto informatico − Gestione pagine Web dell’Area e dei Settori afferenti secondo standard di Ateneo − Amministratore di sistema e gestore della rete, per quanto di competenza dell’Area − Consulenza informatica a tutti gli operatori dell’Area

Unità Organizzativa I livello: Archivio dei fascicoli del personale − Tenuta archivio corrente dei fascicoli del personale docente, ricercatore e tecnico-

amministrativi, conservazione degli atti − Gestione accesso/movimentazione dei fascicoli

Carriere professori e ricercatori (Settore)

− Gestione supplenze

Unità Organizzativa II livello: carriere professori di prima e seconda fascia − Gestione stato giuridico personale docente − Gestione data base CSA CINECA

Unità Organizzativa II livello: carriere ricercatori e assistenti − Gestione stato giuridico personale ricercatore, sia a tempo indeterminato che a

tempo determinato − Gestione data base CSA CINECA

Carriere personale dirigente tecnico-amministrativo (Settore)

Unità Organizzativa II livello: carriere personale dirigente e tecnico-amministrativo universitario − Gestione stato giuridico personale dirigente e tecnico-amministrativo − Gestione data base CSA CINECA − Comunicazione avviamento al lavoro


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Unità Organizzativa II livello: carriere personale tecnico-amministrativo universitario dell’AOUP − Gestione stato giuridico personale tecnico-amministrativo in servizio presso

l’AOUP − Gestione data base CSA CINECA − Comunicazione avviamento al lavoro

Unità Organizzativa II livello: carriere personale con rapporto di lavoro a tempo determinato − Gestione dei rapporti di lavoro di tipo subordinato del personale tecnico-

amministrativo, operai agricoli, etc., dell’Ateneo e dell’AOUP − Gestione data base CSA CINECA − Comunicazione avviamento al lavoro

Presenze e trattamento accessorio (Settore)

Unità Organizzativa II livello: presenze/assenze − Gestione procedura rilevazione automatizzata delle presenze del personale

tecnico-amministrativo − Gestione visite fiscali − Provvedimenti correlati alle assenze e ai congedi parentali del personale docente,

ricercatore e tecnico-amministrativo − Gestione procedura per i permessi retribuiti per motivi di studio − Gestione data base CSA CINECA per la parte relativa ai provvedimenti di

pertinenza Unità Organizzativa II livello: trattamento accessorio − provvedimenti relativi a incarichi di posizione e/o responsabilità. − gestione del trattamento accessorio del personale TA (straordinario, produttività,

interventi a favore del personale, indennità, ecc.) − provvedimenti relativi a indennità dovute al personale docente e ricercatore

(indennità di carica, rischio, etc) − Gestione data base CSA CINECA per la successiva liquidazione dei compensi

correlati al trattamento accessorio Reclutamento e selezioni (Settore)

Unità Organizzativa II livello: reclutamento e selezioni personale dirigente e TA − Gestione procedure concorsuali per l’assunzione del personale dirigente e tecnico-

amministrativo, sia a tempo determinato sia a tempo indeterminato


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− Gestione procedure selettive per le progressioni verticali e orizzontali − Gestione procedure per la nomina delle Commissioni

Unità Organizzativa II livello: reclutamento professori e ricercatori − Gestione procedure comparative per l’assunzione di personale docente e

ricercatore, sia a tempo determinato sia a tempo indeterminato − Gestione procedure per la nomina delle Commissioni

Contratti, consulenze, incarichi e collaborazioni e sterne (Settore) − Standardizzazione procedure di selezione per la stipula di contratti di lavoro non

subordinato

Unità Organizzativa II livello: docenze a contratto e consulenze − Predisposizione e gestione contratti di lavoro non subordinato − Predisposizione e gestione contratti per l’affidamento di docenze − Gestione database CINECA − Comunicazione avviamento al lavoro Unità Organizzativa II livello: collaborazioni esterne − Predisposizione e gestione contratti di collaborazione coordinata e continuata − Supporto e assistenza alle strutture per la stipula di contratti di lavoro diversi da

quelli di tipo subordinato − Comunicazione avviamento al lavoro − Gestione data base CSA CINECA anche per i contratti delle strutture decentrate Unità Organizzativa II livello: autorizzazioni incarichi esterni − Esame delle incompatibilità − Gestione atti istruttori propedeutici al rilascio delle autorizzazioni − Gestione delle procedure relative all’Anagrafe delle prestazioni − Gestione data base Dipartimento Funzione Pubblica (immissioni e cancellazioni).

Programmazione fabbisogno personale (Settore)

Unità Organizzativa II livello: programmazione del personale − Supporto agli Organi collegiali per la programmazione del fabbisogno di personale − Gestione e monitoraggio data base procedura PROPER CINECA − definizione e gestione delle variazioni della dotazione organica − verifica e monitoraggio norme speciali in materia di assunzioni obbligatorie


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Unità Organizzativa II livello: mobilità − Budget organico personale T.A. − proposta di assegnazione delle unità di personale alle strutture − gestione della mobilità interna ed esterna

Retribuzioni (Settore)

Unità Organizzativa II livello: retribuzioni personale universitario − Elaborazioni retribuzioni mensili (fisse e accessorie) personale docente, ricercatore

(comprese supplenze) e tecnico-amministrativo, a tempo indeterminato e determinato (compresi gli operai agricoli)

Unità Organizzativa II livello: retribuzioni personale universitario in servizio presso l’AOUP − Elaborazioni retribuzioni mensili (fisse e accessorie) personale docente, ricercatore

(comprese supplenze) e tecnico-amministrativo, a tempo indeterminato e determinato (compresi gli operai agricoli)

Unità Organizzativa II livello: retribuzioni personale universitario non strutturato − Elaborazioni emolumenti dovuti a Co.Co.Co. lavoratori autonomi professionali e

occasionali, assegnisti e dottorandi di ricerca, medici in formazione e borsisti, studenti part-time e servizio civile

Unità Organizzativa II livello: oneri fiscali e rivalutazione monetaria − Gestione mensile oneri fiscali per il personale universitario, compreso quello in

servizio presso l’AOUP e quello non strutturato − Conguaglio fiscale, CUD e mod. 770S per il personale universitario, compreso

quello in servizio presso l’AOUP e quello non strutturato − Liquidazione interessi legali e rivalutazione monetaria

Unità Organizzativa II livello: oneri previdenziali e ritenute extra erariali − Gestione mensile oneri previdenziali per tutto il personale universitario, compreso

quello in servizio presso l’AOUP e quello non strutturato − Gestione ritenute extra erariali per tutto il personale universitario, compreso quello

in servizio presso l’AOUP − Gestione prestiti e attività correlate − Predisposizione mod. 51


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Unità Organizzativa II livello: monitoraggio della spesa per il personale − Redazione del conto annuale − Previsione di spesa del personale per il MEF e per il bilancio di Ateneo − Gestione banca dati DALIA e monitoraggio della spesa del personale − Determinazione e monitoraggio fondi per la contrattazione integrativa

Formazione permanente del personale (Unità Organizzativa di Area) Oltre a gestire la formazione del personale tecnico-amministrativo dell’Ateneo, promuove e coordina iniziative formative rivolte a dipendenti di altri enti pubblici e/o privati.

Unità Organizzativa I livello: programmazione e gestione formazione − Analisi dei fabbisogni formativi − Organizzazione corsi di formazione − Gestione delle autorizzazioni per la partecipazione ai corsi di formazione − Rapporti con enti per l’erogazione/acquisizione di programmi formativi

Unità Organizzativa I livello: anagrafe della formazione − Anagrafe delle formazione − Tenuta e aggiornamento Albo formatori

Ufficio pensioni (Unità organizzativa di Area)

Unità Organizzativa I livello : istruttoria pensioni e trattamento di fine rapporto − atti istruttori relativi trattamento pensionistico e di fine rapporto a seguito della

cessazione dal servizio

Unità Organizzativa I livello : riscatti e ricongiunzioni − provvedimenti relativi a riscatto e/o ricongiunzione servizi

Unità Organizzativa I livello : cause di servizio, infortuni sul lavoro, equo indennizzo − provvedimenti relativi cause di servizio, pensioni privilegiate e concessione equo

indennizzo − tenuta del registro degli infortuni e correlati rapporti con strutture e enti esterni


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Area tecnica

Segreteria Area tecnica (Unità organizzativa di Area) Smistamento della corrispondenza, protocollo in uscita, gestione delle presenze del personale, e per la gestione di eventuali attività comuni a più Settori della medesima Area


Nuove opere e manutenzione straordinaria (Settore)

Unità Organizzativa II livello: progettazione − L’U.O. svolge la propria attività per tutte le strutture dell’Ateneo, comprese quelle

della Facoltà di Medicina e chirurgia, non concesse in uso all’AOUP, in quanto non vincolate a uso prevalentemente assistenziale, operando in raccordo funzionale con l’Area logistica dell’AOUP

− Pianificazione e redazione del programma triennale delle opere − predisposizione dell’elenco annuale delle opere da realizzare − Progettazione ed esecuzione degli interventi collegati alla realizzazione di nuove

opere e/o alla manutenzione straordinaria, all’adeguamento e alla ristrutturazione degli immobili dell’Ateneo

− Attività di acquisizione e rilascio dei pareri tecnici sui progetti − Validazione, verifica ed approvazione in linea tecnica dei progetti Unità Organizzativa II livello: esecuzione opere e lavori di manutenzione straordinaria − Interventi manutentivi necessari a garantire il livello di sicurezza iniziale, raggiunto

a seguito degli interventi già ultimati − Regolare esecuzione o collaudo degli impianti installati e dei lavori effettuati − Attività connessa alla sicurezza nei cantieri mobili − Certificazione di collaudo − Verifiche periodiche per il mantenimento del livello di sicurezza delle strutture − Autorizzazione subappalti, noli e cottimi − Accordi bonari


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Unità Organizzativa I livello: esecuzione opere e lavori di manutenzione straordinaria strutture Facoltà di Medicina − Interventi manutentivi necessari a garantire il livello di sicurezza iniziale, raggiunto

a seguito degli interventi già ultimati, relativamente alle strutture della Facoltà di Medicina e chirurgia, non concesse in uso all’AOUP, in quanto non vincolate a uso prevalentemente assistenziale, operando in raccordo funzionale con l’Area logistica dell’AOUP

− Regolare esecuzione o collaudo degli impianti installati e dei lavori effettuati − Attività connessa alla sicurezza nei cantieri mobili − Certificazione di collaudo − Verifiche periodiche per il mantenimento del livello di sicurezza delle strutture − Autorizzazione subappalti, noli e cottimi − Accordi bonari

Gestione e manutenzione ordinaria immobili (Settore) Il Settore svolge la propria attività per tutte le strutture dell’Ateneo, comprese quelle della Facoltà di Medicina e chirurgia non concesse in uso all’AOUP, in quanto non vincolate a uso prevalentemente assistenziale (v. CdA 23/12/2008), operando in raccordo funzionale con l’Area logistica dell’AOUP.

Unità Organizzativa II livello: manutenzione ordinaria immobili − Progettazione ed esecuzione degli interventi connessi alla manutenzione ordinaria

e all’adeguamento degli immobili alle normative vigenti in materia − Interventi manutentivi necessari a garantire il livello di sicurezza iniziale raggiunto

a seguito degli interventi già ultimati − Verifiche periodiche per il mantenimento del livello di sicurezza delle strutture

Unità Organizzativa II livello: verifiche, pareri e assistenza ai collaudi − Attività connessa alla sicurezza nei cantieri mobili − Attività di collaudo − Attività di acquisizione e rilascio dei pareri tecnici sui progetti − Validazione, verifica ed approvazione in linea tecnica dei progetti − Autorizzazione subappalti, noli e cottimi − Accordi bonari


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Unità Organizzativa I livello: Ufficio gestione aree universitarie − Cura del verde e degli spazi di uso comune del parco d’Orleans e di tutte le aree

dell’Università − Coordina l’attività del personale adibito alla cura dei predetti spazi.

Restauri architettonici e consolidamento edifici st orici e monumentali (Settore) − Attività di natura tecnica nell’istruttoria formale di atti e provvedimenti, attività di studio,

ricerca ed elaborazione finalizzate al restauro e manutenzione del patrimonio monumentale storico ed artistico

− Programmazione, progettazione e direzione dei lavori di consolidamento statico, miglioramento, adeguamento sismico e restauro degli edifici storici

− Accordi bonari Supporto energy & mobility manager (Settore) − Controllo sul rendimento e sul risparmio energetico degli impianti termici e sull’uso

razionale dell’energia − Interventi cofinanziati dalla C.E. sul risparmio e l’efficienza energetica nell’edilizia − Ricerca di sistemi di produzione di energia da fonti rinnovabili − Interventi inerenti l’applicazione dei principali criteri per la bioedilizia in termini di

risparmio energetico e salvaguardia ambientale − Attività rientrante tra gli interventi a supporto del mobility manager − Mobilità interna al Parco d’Orleans − Rapporti con associazioni per le finalità correlate alla mobilità (es.: bike sharing)


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Area Patrimoniale e negoziale

Segreteria Area patrimoniale e negoziale (Unità organizzativa di Area) Smistamento della corrispondenza, protocollo in uscita, gestione delle presenze del personale, e per la gestione di eventuali attività comuni a più Settori della medesima Area


Appalti opere e lavori (Settore)

Il settore ha come finalità la cura dell’intero procedimento unitario costituito da tutte le procedure volte all’incremento e alla manutenzione del patrimonio immobiliare e mobiliare dell’Ateneo, tranne la parte specificatamente demandata alla competenza dell’Azienda ospedaliero-universitaria, dei Dipartimenti e di Centri Servizi di Facoltà, mediante il ricorso ai vari sistemi acquisitivi e selettivi previsti dalla normativa vigente

Unità Organizzativa II livello: appalti, opere e lavori dell’ateneo − Cura le procedure giuridico-amministrative relative alla realizzazione di opere o

all’esecuzione di lavori, concernenti l’Ateneo, dalla fase delle deliberazioni approvative dei progetti a quella dell’approvazione del certificato di collaudo o di regolare esecuzione.

− Gestione dei fondi finalizzati per l’edilizia generale e sportiva assegnati dal MIUR e/o dalla Regione Siciliana

Unità Organizzativa II livello: appalti, opere e lavori del Policlinico − Cura le procedure giuridico-amministrative relative alla realizzazione di opere o

all’esecuzione di lavori, concernenti la Facoltà di Medicina e Chirurgia, dalla fase delle deliberazioni approvative dei progetti a quella dell’approvazione del certificato di collaudo o di regolare esecuzione, operando in raccordo funzionale con l’Area negoziale dell’AOUP.


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Provveditorato d’Ateneo (Settore) Unità Organizzativa II livello: acquisizione beni e servizi − Acquisizione e gestione di forniture e servizi per le necessità dell’Ateneo − Predisposizione capitolati speciali correlati alle suddette acquisizioni − Approvvigionamento combustibile per riscaldamento − Procedure negoziate e procedure negoziate in economie per l’acquisizione di beni

e servizi − Ricorso alle convenzioni CONSIP e al mercato elettronico − Stipula le polizze assicurative di beni e persone Unità Organizzativa I livello: Gestione del magazzino − Carico e scarico del materiale di consumo e controllo merci − Consegna materiale alle strutture delle sede centrale.

Unità organizzativa I livello: Centro stampa − Cura la stampa e la riproduzione di documentazione dell’amministrazione − Elabora il materiale divulgativo di convegni e manifestazioni organizzati dall’Ateneo

Sistema museografico (Settore) Promuove la conservazione, l'arricchimento e la fruizione del patrimonio culturale e scientifico, attraverso il Sistema Museografico dell'Università di Palermo. Gestione patrimonio immobiliare e mobiliare (Settore)

Unità Organizzativa II livello: Gestione patrimonio immobiliare − Gestione amministrativa del patrimonio dell’Ateneo − Gestione economica del patrimonio: gestione dell’inventario dei beni immobili,

valorizzazione economica del patrimonio e ammortamenti − Acquisizione, alienazione dei beni immobiliari − Anagrafe patrimoniale − Trascrizione atti – catastazione immobili − Espropriazioni


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Unità Organizzativa II livello: Gestione locazioni − Gestione dei contratti di locazione − Pagamenti canoni, aggiornamenti, rimborsi, risarcimenti danni relativi ad immobili

condotti in locazione o occupati dall’Università − Istruttoria amministrativa preliminare finalizzata alla locazione o al rilascio di

immobili − Osservatorio costi canoni di locazione ed eventuale rinegoziazione dei contratti

Unità Organizzativa I livello: Gestione patrimonio mobiliare e inventario − Gestione informatizzata dell’inventario generale dei beni

Unità Organizzativa I livello: Gestione parco autov etture − Gestione del parco autovetture dell’Ateneo


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Area affari generali e legali Segreteria Area affari generali e legali (Unità organizzativa di Area) Smistamento della corrispondenza, protocollo in uscita, gestione delle presenze del personale e gestione di eventuali attività comuni a più Settori della medesima Area; Centralino telefonico


Segreteria Organi collegiali di governo (Settore) − Predisposizione calendario delle sedute; − Redazione degli ordini del giorno; − Predisposizione del format delle proposte di delibera − Gestione delle procedure per le elezioni degli organi di governo monocratici e

collegiali − Supporto per le procedure di elezione degli organismi elettivi delle strutture decentrate − Monitoraggio esecuzione delibere degli organi collegiali.

Unità Organizzativa I livello: Supporto Consiglio di Amministrazione − Attività di supporto agli Organi collegiali e alle pertinenti Commissioni; − Attività di supporto al Collegio dei Direttori di Dipartimento − Predisposizione delle convocazioni e verbalizzazione delle sedute Organi collegiali

e Commissioni − definizione delle delibere e trasmissione delle stesse agli uffici competenti;

gestione archivio delibere e verbali

Unità Organizzativa I livello: Supporto Senato Accademico − Attività di supporto agli Organi collegiali e alle pertinenti Commissioni; − Attività di supporto al Consiglio degli Studenti − Predisposizione delle convocazioni e verbalizzazione delle sedute Organi collegiali

e Commissioni − definizione delle delibere e trasmissione delle stesse agli uffici competenti;

gestione archivio delibere e verbali


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Unità Organizzativa I livello: Supporto Nucleo di Valutazione e Collegio dei revisori dei conti − Attività di supporto al Collegio dei Revisori e al Nucleo di Valutazione; − Attività di supporto al Collegio dei Direttori di Dipartimento, dei Comitati consultivi e

delle Commissioni di Ateneo − Predisposizione delle convocazioni e verbalizzazione delle sedute; − trasmissione dei verbali agli uffici competenti e gestione archivio documentale − Istruttoria missioni Collegio dei revisori e Nucleo di valutazione.

Unità Organizzativa I livello: monitoraggio applicazione delibere − Segue l’iter procedurale conseguente alle determinazioni adottate dagli Organi

collegiali di governo e cura, in raccordo funzionale con gli Uffici dell’Amministrazione, la loro attuazione.

Archivio e protocollo (Settore)

Unità Organizzativa I livello: protocollo − Gestione del protocollo in entrata e smistamento della corrispondenza − Cura della spedizione della corrispondenza − Gestione del software del protocollo informatico e abilitazione degli accessi − Manutenzione delle anagrafiche (persone e strutture) Unità Organizzativa I livello: Archivio generale − Tenuta e gestione dell’archivio corrente e di deposito − Tenuta dell’albo ufficiale dell’Ateneo

Comunicazione, (Settore) Il settore cura, dall'ideazione alla realizzazione, le attività correlate alla comunicazione, affinché l'identità dell'Ateneo possa essere riconosciuta all'esterno, sotto tutti i suoi molteplici profili.

Unità Organizzativa II livello: marketing e promozione − Attività di marketing intesa anche come supporto al fund raising nella

valorizzazione dell’immagine dell’Ateneo − Organizzazione e realizzazione di indagini esplorative sui mercati d’interesse − Elaborazione di specifici progetti promozionali − Ricerca di partner commerciali e/o produttivi − Attività di merchandising − Iniziative di attrazione degli studenti.


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− Produzione, in collaborazione con l’URP, di materiale avente finalità e pubblicitaria;

Unità Organizzativa II livello: fund raising − Ideazione, progettazione e promozione di attività di corporate fund raising − Organizzazione del direct marketing intesa come modalità di raccolta dei fondi da

utilizzare nei confronti di ogni possibile mercato del fund raising pubblico e privato mediante eventi, sponsorizzazioni, investimenti sociali, attività di tipo commerciale, presentazione di progetti a bandi di concorso, ecc.

− Analisi dell’offerta di opportunità alle aziende − Analisi della domanda di partnership delle aziende − Gestione delle relazioni con i partnership

Ufficio contenzioso del lavoro (Settore)

− Assicura l'efficace svolgimento di tutte le attività stragiudiziali e giudiziali inerenti le

controversie relative ai rapporti di lavoro per il personale, devolute alla giurisdizione del giudice ordinario

− Cura le procedure di conciliazione previste dall’art. 410 del c.p.c. e dai CCNL − fornisce assistenza all’Avvocatura dello Stato e agli avvocati del libero foro per le

cause ad essi affidate; − esamina le questioni attinenti controversie stragiudiziali (esposti, diffide,

inadempimenti contrattuali, ecc.) e raccoglie elementi utili alla risoluzione delle pratiche.

− Formulazione di pareri legali e indicazioni di tipo tecnico giuridico su richiesta degli Organi dell’Ateneo e dei Dirigenti

Ufficio contenzioso (Settore)

− Gestisce le procedure connesse al contenzioso amministrativo, civile e penale e

fornisce assistenza all’Avvocatura dello Stato e agli avvocati del libero foro per le cause ad essi affidate;

− esamina le questioni attinenti controversie stragiudiziali (esposti, diffide, inadempimenti contrattuali, pignoramenti, ecc.) e raccoglie elementi utili alla risoluzione delle pratiche.

− predispone transazioni giudiziali stragiudiziali, d’intesa con i competenti Organi dell’Ateneo;

− Formulazione di pareri legali e indicazioni di tipo tecnico giuridico su richiesta degli Organi dell’Ateneo, dei Dirigenti e dei Responsabili dei Centri Autonomi di Spesa

− recupero dei crediti vantati dall’Amministrazione nei confronti di soggetti terzi − cura le procedure relative a precetti e pignoramenti


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Ufficio studi e consulenza legislativa (Settore) − Attività continuativa di studio e di ricerca correlata alla necessità di assicurare a tutte

le strutture dell’Amministrazione un permanente aggiornamento legislativo e giurisprudenziale

− Assistenza e consulenza legale per la redazione di contratti, convenzioni, protocolli e accordi, formulazione e linee guida sui capitolati;

− Assistenza contrattuale e normativa agli Organi istituzionali e ai Dirigenti, partecipando, ove richiesto, a commissioni e conferenze di servizio

Unità Organizzativa I livello: documentazione normativa e banche dati giuridiche − Cura la raccolta organica della disciplina legale, contrattuale e regolamentare − Ricerca informazioni relative agli atti documentali richiesti dagli Uffici

dell’Amministrazione e dalle strutture dell’Ateneo − Gestione delle banche dati relative alle Gazzette Ufficiali della Repubblica e della

Regione Siciliana, ecc. − Bollettino legislativo.

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