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1Dialogo GIA-Aleph, Univ. di Verona 11.06.2010

Università degli Studi di Verona – Servizi bibliotecari d’Ateneo – Gruppo di Lavoro Circolazione

Dialogo GIA-Aleph. Prima fase: come inserire/aggiornare gli utenti della Circolazione dal 14.06.2010

Revis. del 17 giugno 2010


Dialogo Aleph – GIAConsiderazioni generali

• In seguito agli accordi presi con le segreterie per la gestione centralizzata degli utenti, da parte delle biblioteche UniVR che usano Aleph Circolazione si inizia un lavoro di gestione degli utenti in cui si usa il codice GIA come identificativo principale dell’utente.

• Se temporaneamente si continueranno a iscrivere gli studenti a mano, si pianifica che per fine dicembre 2010 essi siano iscritti in automatico dalla segreteria. Verranno iscritti in automatico gli studenti (in Aleph status 01 e 02) e il personale docente e TA (status 03). La possibile iscrizione automatica degli esterni (status 04) avverrà successivamente.


Dialogo Aleph – GIACosa devono fare gli operatori delle

bibliotecheGli status utente attualmente definiti in Aleph:

01 studenti 02 laureandi 03 docenti e TA 04 esterni 05 utenti ILL 06 sanitario non univer07 professioni legali 08 cultori, dottorandi ecc. 73 rilegatore


Operazioni preliminariEliminazione da Aleph degli Status utente 07 (professioni legali) e 06 (personale sanitario non universitario). Per questi utenti si utilizzerà il codice 04 (esterni). La bonifica degli utenti che

riportavano tali status è stata già fatta, quindi si tratta di NON UTILIZZARE più questi codici (comunque a breve il SAB procederà a far scomparire i valori 06 e 07 dal menu a tendina del campo ‘Status utente’ della GUI modulo Circolazione).


• Entro il 2 luglio 2010, CILEA effettuerà l’eliminazione da Aleph degli utenti che non risultano più attivi (prestito – restituzione – prenotazione – SDI) dal 01/01/2009.

• Dopo il 2 luglio 2010: RICHIESTA A CILEA di estrazione degli utenti che sono iscritti alle varie sottobiblioteche con status diversi. Ottenuto l’elenco, si procederà a bonifica (a seconda del numero di utenti, “manuale” tra il GdL CIRCOLAZIONE, oppure “automatica” da parte di CILEA). Probabilmente, si sceglierà lo status con privilegi maggiori, valutando data d’iscrizione e/o scadenza.


• Dopo il 2 luglio 2010: RICHIESTA A CILEA di verificare la possibilità che tutte le password degli operatori circolazione siano abilitate a iscrivere l’utenza tramite UVR50 a tutte le sottobiblioteche che effettuano CIRCOLAZIONE

• N.B.: naturalmente i REGOLAMENTI delle singole biblioteche e le loro politiche di gestione saranno prioritarie rispetto a questa che sarà solo una opportunità tecnica (spiegare bene in riunione agli operatori che formeranno anche i 150ore-circolazione veloce)IN ATTESA DI VERIFICA


• Dopo il 2 luglio: alcune ipotesi operative sullo status 08:• punto A) Estrazione di tutti gli 08 associati ad ogni singola sottobiblioteca che

effettua circolazione (o Gdl CIRCOLAZIONE o gruppo ristretto).• punto B) Chiedere a CILEA di passarli tutti da 08 → a 04.• punto C) Chiedere preliminarmente – tramite i direttori delle bibl. centralizzate –

gli elenchi dei DOTTORANDI alle Scuole di dottorato, dei CULTORI alle Facoltà, degli ASSEGNISTI e BORSISTI ai Dipartimenti;

• Confrontando gli elenchi del punto A) con quelli del punto C) si individueranno quelli da modificare “manualmente” da 04 → a 03 (a carico del GdL circolazione o ristretto)

• Lo status 08 verrà così eliminato da Aleph (menù a tendina status utente)• Status 08 da non usare più da lunedì 14/06/2010, vedere slide specifica.

STATUS 08 (CULTORI, DOTTORANDI, ASSEGNISTI, BORSISTI, ECC)


Per quanto riguarda gli status, il risultato sarà:

01 studenti 02 laureandi 03 docenti e TA 04 esterni 05 utenti ILL 06 sanitario non univer 0407 professioni legali 0408 cultori, dottorandi ecc. 0373 rilegatore


Da lunedì 14 giugno cambierà il modo di inserire gli utenti:STUDENTI e SPECIALIZZANDI (01)LAUREANDI (02)ERASMUS (attualmente 01 per BM, 04 per BF)Personale strutturato (DOCENTI, TA, CULTORI, DOTTORANDI, ASSEGNISTI, BORSISTI) (03)ESTERNI (04)

Inoltre bisognerà effettuare alcune modifiche per gli utenti già inseriti


Maschera di inserimento dati anagrafici e pw


Una novità:Gli ID ulteriori


•Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave:(inserire i dati, esempio GIA, Codice Fiscale)Tipo Chiave 02 GIA/LDAP – 03 CODICE FISCALETipo Verifica: 00Status: ACVerifica: DA VEDERE CASO PER CASO.

Dati chiaveVerifica


STUDENTI (01) NUOVI

ID UTENTE

BARCODE VERIFICA BARCODE

CODICE PINID012345

VR012345

Pw

Pw

ID GIA NON PIU’ VR012345

Quanto scritto sul tesserino in uso

SCELTA AL MOMENTO con possibilità di cambiarla

Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l’ID GIA, ID012345Tipo Chiave 02 GIA e LDAPTipo Verifica: 00Status: ACVerifica: Non mettere nulla, non verrà mai usata.


N.B.: se non vogliono comunicare la pw per PRIVACY, inserirne una temporanea e invitare a cambiarla in opac WEB con quella corretta


STUDENTI (01) GIA’ INSERITI

ID UTENTE


CODICE PIN

VR012345

Pw

Pw

Controllare che corrisponda alla matricola scritta sul tesserino in uso


LAUREANDI (02) NUOVISi tratta di studenti che stanno lavorando alla tesi, di solito si tratta di cambiare lo status da 01 a 02.

Può succedere che uno si iscriva direttamente come laureando.

ID UTENTE

BARCODEVERIFICA BARCODE

CODICE PINID012345

VR012345

Pw

Pw

ID GIA NON PIU’ VR012345



Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l’ID GIA, ID012345Tipo Chiave 02 GIA e LDAPTipo Verifica: 00Status: ACVerifica: Non mettere nulla, non verrà mai usata.


LAUREANDI (02) GIA’ INSERITI

ID UTENTE


CODICE PIN

VR012345

Pw

Pw

Controllare che corrisponda alla matricola scritta sul tesserino in uso


STUDENTI ERASMUS NUOVI (DA ORA IN POI SEMPRE 01)Gli Erasmus da quest’anno (2010) non hanno più la matricola ER012345 ma matricola tipo VR012345; hanno però identificativo GIA simile a quello del personale Docente e TA (simile al codice fiscale). Vanno cancellati quando chiedono il nulla osta.

ID UTENTE


CODICE PINRNTSRC12

VR012345

Pw

Pw

ID GIA (TIPO CODICE FISCALE)


Scelta al momento con possibilità di cambiarla

Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l’ID GIA, RNTSRC12Tipo Chiave 02 GIA e LDAPTipo Verifica: 00Status: ACVerifica: Non mettere nulla, non verrà mai usata.


STUDENTI ERASMUS GIA’ INSERITI (DA ORA IN POI SEMPRE 01)Vanno cancellati quando chiedono il nulla osta.

ID UTENTE


CODICE PIN

VR012345

Pw

Pw



DOCENTI E TA NUOVI (03)La nuova modalità d’inserimento sarà con ID GIA, simile al codice fiscale. Alcune categorie prima differenziate verranno gestite come questa categoria

ID UTENTE


CODICE PINFNCRNT12 Pw

Pw

ID GIA SIMILE AL CF

ID GIA SIMILE AL CF

FNCRNT12


Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l’ID GIATipo Chiave 02 GIA e LDAPTipo Verifica: 00Status: ACVerifica: Non mettere nulla, non verrà mai usata.


DOCENTI E TA GIA’ INSERITI (03)CON CODICE TIPO: D880, DBF00152, DBIG0145, ND1542

ID UTENTE


CODICE PINDBF880

DBF880

Pw

Pw



DOTTORANDI ESTERNI (04)

ID UTENTE


CODICE PIN

dovranno essere iscritti come esterni 04. Gli operatori BF, chiedendo all’utente, dovranno continuare a dare 5 libri a prestito IGNORANDO il limite

Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere Codice FiscaleTipo Chiave 03 Cod. FiscaleTipo Verifica: 00Status: ACVerifica: REINSERIRE LA PW IN USO.


DOTTORANDI INTERNI, CULTORI, BORSISTI, ASSEGNISTI NUOVI (03)Queste categorie vanno trattate come i ‘Docenti e TA’. Se non hanno l’ID GIA bisogna chiedergli di richiederlo. Per i nuovi non fare l’iscrizione finché non danno l’ID GIA. Per quelli già inseriti non compiere operazioni fino a quando non forniscono l’ID GIA.

ID UTENTE


CODICE PIN

ID GIA SIMILE AL CF

ID GIA SIMILE AL CF

FNCRNT12

FNCRNT12



25

• A CHI CHIEDERE CREDENZIALI GIA:• 1) SPECIALIZZANDI = STUDENTI. Hanno un numero di matricola e una pw

GIA fornite dalla segreteria (es: SSV12345). Eventualmente la pw GIA può essere richiesta ai Tecnici informatici della Facoltà

• 2) DOTTORANDI, ASSEGNISTI, BORSISTI, CULTORI:• - DEVONO RIVOLGERSI AL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

SENSIBILI DELLA PROPRIA STRUTTURA (es. Segretaria di Dip), che inserisce i dati in dbERW.

• - Il giorno dopo vanno dai Tecnici informatici di Facoltà per avere gli account GIA

• Per sapere quali sono i referenti per l’inserimento in dbERW e per la richiesta di account GIA, dalla home page dell’Università cliccare su Area Amministrativa e poi sul link “referenti web di dipartimento”, da qui è possibile vedere gli elenchi dei referenti:

• web di Facoltà• web di Dipartimento• tecnici di Facoltà


DOTTORANDI INTERNI, CULTORI, BORSISTI, ASSEGNISTI GIA’ INSERITI (03)

ID UTENTE


CODICE PIN



SPECIALIZZANDI DI MEDICINA NUOVI (01)

ID UTENTE


CODICE PINSSV12345

SSV12345

dovranno essere iscritti come 01

ID GIA = matricola


Come la matricola


SPECIALIZZANDI DI MEDICINA GIA’ INSERITI (01)

ID UTENTE


CODICE PIN

MSV12345

Pw

Pw

Controllare che corrisponda alla matricola

NUOVI ISCRITTI A MASTER, CORSI POST LAUREA PERFEZIONAMENTO DI ATENEO E INTER ATENEO 1) Conoscono il codice GIA (STATUS 01)


ID UTENTE


CODICE PIN

ID GIA ID12345 non più VR12345


QUANTO RIPORTATO SUL TESSERINO IN USO

• Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l’ID GIA• Tipo Chiave 02 GIA e LDAP• Tipo Verifica: 00• Status: AC• Verifica: Non mettere nulla, non verrà mai usata.


NUOVI ISCRITTI A MASTER, CORSI POST LAUREA PERFEZIONAMENTO DI ATENEO E INTER ATENEO 2) NON Conoscono il codice GIA (STATUS 04)

ID UTENTE


CODICE PIN

dovranno essere iscritti come esterni 04

Codice attuale

Codice attuale


Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere il codice fiscaleTipo Chiave 03 Cod FiscaleTipo Verifica: 00Status: ACVerifica: METTERE LA PW SCELTA AL MOMENTO.

ISCRITTI A MASTER, CORSI POST LAUREA PERFEZIONAMENTO DI ATENEO E INTER ATENEO

GIA’ INSERITI

• Non fare nulla


ESTERNI NUOVI (04)Con gli esterni per ora bisogna solo raccogliere il codice fiscale, non ci sono altri cambiamenti.Un volta messo in produzione il carico automatico dell’anagrafica per studenti e docenti, allora si penserà di fornire gli esterni di ID GIA

ID UTENTE


CODICE PIN

dovranno essere iscritti come esterni 04

Codice attuale

Codice attuale


Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere il codice fiscaleTipo Chiave 03 Cod FiscaleTipo Verifica: 00Status: ACVerifica: METTERE LA PW SCELTA AL MOMENTO.


ESTERNI GIA’ INSERITI (04)

ID UTENTE


CODICE PINCodice attuale

Codice attuale

Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere il codice fiscaleTipo Chiave 03 Cod FiscaleTipo Verifica: 00Status: ACVerifica: REINSERIRE LA PW IN USO


Un sogno? Una carta di Ateneo (ho detto di Ateneo!) per l’accesso a tutti i servizi delle Biblioteche


A CHI RIVOLGERSI PER SUPPORTO:dal 14 giugno

Costanza Curi [email protected] Tel. 8831Emanuele Poli [email protected] Tel. 7115

Dal 7 luglio anche:

Luigina Armentano [email protected] Tel. 8458, 8542

Renato Fianco [email protected] Tel. 8126415

mailto:[email protected]




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