GARIS PANDUAN MENGEMASKINI ASET UNTUK STAF YANG AKAN MENAMATKAN

PERKHIDMATAN

1. TUJUAN

Tujuan garis panduan ini adalah untuk menerangkan pelaksanaan mengemaskini aset

untuk staf yang akan menamatkan perkhidmatan (STP) di UPM.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Berdasarkan para 3, AM 2.3 Pendaftaran dan di dalam Pekeliling Bursar Bil 4

Tahun 2019: Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti yang telah diluluskan

pelaksanaannya melalui Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Ke-135 pada 9

Ogos 2019 (minit 135/03), semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah

memastikan butiran maklumat dalam Daftar Aset Alih FAMS hendaklah diisi

dengan lengkap dan tepat.

2.2 Berdasarkan pekeliling tersebut, daftar aset hendaklah dikemaskini apabila

berlaku perkara-perkara seperti perubahan lokasi umum dan lokasi sebenar,

perubahan nama pengguna umum dan pengguna sebenar penambahan

/penggantian /naik taraf aset, pemeriksaan aset, pelupusan /pindahan dan

hapus kira.

3. PELAKSANAAN

3.1 Semakan awal dilaksanakan iaitu Pegawai Aset PTJ menyediakan senarai

aset bagi STP dua belas bulan sebelum tarikh STP menamatkan

perkhidmatan dan melaksanakan kemaskini daftar aset yang

sewajarnya.

(a) Senarai aset STP yang diterima daripada Bahagian Kewangan Pengurusan

Aset perlu disemak oleh Pegawai Aset PTJ bersama-sama dengan STP bagi

mengenal pasti status aset dan staf terkini yang akan menerima aset

berkenaan.

(b) Satu senarai aset STP perlu diwujudkan oleh Pegawai Aset PTJ mengikut

format seperti di Lampiran A.

(c) mengemaskini rekod aset STP dalam Sistem FAMS.

3.2 Aset yang didaftarkan atas nama STP dikemaskini kepada nama

Pegawai Aset PTJ atau Pegawai lain yang dikenalpasti

Semakan :

(a) Berdasarkan laporan pemeriksaan aset alih tahun sebelum PTJ, aset yang

berstatus baik dan boleh digunakan ;

(b) Berdasarkan laporan pemeriksaan aset alih tahun sebelum PTJ, aset yang

berstatus untuk dilupuskan; dan

(c) Aset berkenaan tidak dikemaskini dalam tempoh sebulan sebelum

menamatkan perkhidmatan.

3.3 Bagi aset yang dilaporkan hilang dan masih didaftarkan atas nama

STP, bayaran GCR STP ditangguhkan sehingga Naib Canselor membuat

keputusan berkenaan kehilangan tersebut atau meluluskan STP

membuat penggantian aset berkenaan dan juga tindakan bayaran

balik /penggantian aset oleh STP selesai (jika berkaitan).

Semakan pada tarikh tamat perkhidmatan STP :

(a) Aset dilaporkan hilang oleh PTJ masih didaftarkan atas nama STP;

(b) Laporan Awal Kehilangan dikemukakan kepada Pejabat Bursar kurang

daripada tempoh empat (4) bulan sebelum tarikh tamat perkhidmatan

STP;

(c) Keputusan berkaitan kehilangan berkenaan belum ditetapkan;

(d) Tindakan bayaran balik/ penggantian aset yang hilang berkenaan belum

dilaksanakan (jika berkaitan); dan

(e) Menetapkan penangguhan pembayaran GCR dilaksanakan bagi

keseluruhan jumlah GCR atau hanya bagi nilai ganti maksima aset yang

hilang

3.4 Aliran proses terperinci pelaksanaan adalah seperti di Lampiran B.

4. PEMAKAIAN DAN TARIKH KUATKUASA

Arahan ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Putra Malaysia dengan serta merta

selepas kelulusan dan terpakai untuk semua rekod aset pegawai yang telah

menamatkan perkhidmatan atau yang akan menamatkan perkhidmatan.

Senarai Aset STP diserahkan kepada STP dan Pegawai Aset melalui emel oleh Bahagian Kewangan Pengurusan Aset (BKPA) dalam tempoh 12 bulan sebelum tarikh STP tamat perkhidmatan

STP sediakan senarai penyerahan aset alih mengikut format di Lampiran A

STP semak dan kenalpasti status aset dan lengkapkan nama pengguna terkini pada senarai penyerahan aset alih

Serah senarai penyerahan aset alih kepada Pegawai Aset PTJ untuk tindakan mengemaskini

Rosak Untuk dilupuskan

Laksana proses pelupusan dengan segera

Kemaskini nama pengguna umum dan sebenar kepada Pegawai Aset PTJ/Pegawai lain yang dikenal pasti 1 bulan sebelum tarikh tamat perkhidmatan

Aset tidak dijumpai

Buat Laporan Kelamatan/Polis

dan Laporan Awal dengan

segera, iaitu selewat-lewatnya 4

bulan sebelum tamat

perkhidmatan

Kemukakan dokumen berkaitan

ke BKPA selewat-lewatnya 4

bulan sebelum tamat

perkhidmatan

Nama pengguna kekal pada STP

Pegawai Aset PTJ kemaskini maklumat aset dan maklum pada BKPA

BKPA akan kemukakan maklum balas kepada STP, Seksyen Kewangan Staf dan Pejabat Pendaftar Selesai kemaskini - Makluman status Belum kemaskini- Tahan bayaran gantian cuti rehat

Pemantauan status aset oleh BKPA dibuat

secara berperingkat dalam tempoh 6 bulan, 3

bulan, 1 bulan sebelum tamat perkhidmatan

Lampiran B

ALIRAN PROSES MENGEMASKINI ASET UNTUK STAF YANG AKAN MENAMATKAN PERKHIDMATAN