uno dei problemi del protocollista è la solitudine: attiva

Un problema anche di psicologia del lavoro

Uno dei problemi del protocollista è la solitudine:

❑ attiva

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‘, Il regolamento Unipd 1997

li regolamento UniPd ha previsto un requisito minimo per la redazione dell'oggetto

Il regolamento Unipd 1997

art. 51 Oggetto del documento in arrivo

Ogni documento in arrivo deve essere protocollato con

l'indicazione dell'oggetto utilizzando non meno di trenta caratteri non ripetibili.

0,300 OtRO CM'

L'oggetto (come standard nella soglia minima e nel thesaurus)

II sistema informatico deve obbligare l'operatore ad inserire almeno trenta caratteri. i quali rappresentano "una soglia minima' di decoro linguistico.

I trenta caratteri s'intendono non ripetibili.

Il campo oggetto può essere collegato ad un thesaurus o a delle opzioni (caselle di spunta) per la scelta degli oggetti utilizzati piú frequentemente.

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TAR Umbria 31 gennaio 1998, n. 130 Scrivere bene l'oggetto

È ammissibile il ricorso avverso un atto amministrativo di cui non vengano indicati la data ed il numero di protocollo, qualora siano comunque desumibili l'ente che lo ha adottato, l'oggetto ed il dispositivo.

Scc. Afif costrur c Opera Pia 8anolomel Castori o altro

Foro amm. 1998.2515 (a m

~PIM CeAS)

Consiglio di Stato, VI, 27 ottobre 2006, n. 6441 Scrivere bene l'oggetto

L'onere di specificazione dei documenti per i quali si esercita il diritto di accesso non comporta la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi (organo emanante. numero di protocollo. data di adozione dell'atto), ma può ritenersi assolto con l'indicazione dell'oggetto e dello scopo cui l'atto è indirizzato, in modo da mettere rAmministrazione in condizione di comprendere la portata ed il contenuto della domanda.

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TAR Sicilia, Palermo, III, 8 gennaio 2009, n. 7 Scrivere bene !'oggetto

In tema di accesso ai documenti amministrativi, (onere di specificazione dei documenti richiesti non comporta la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi dei documenti (organo emanante, numero di protocollo, data di adozione dell'atto), ma può ritenersi assolto con l'indicazione dell'oggetto e dello scopo cui ratto è indirizzato, cosi da mettere la p.a. in condizione di comprendere la portata ed il contenuto della domanda.

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TAR Piemonte, Il, 31 luglio 2009, n. 2128 Scrivere bene l'oggetto o il corrispondente

I limiti del diritto di accesso dei consiglieri comunali, previsto dall'art. 43, 2 comma, del Testo Unico sugli Enti locali, sono da rinvenire: a) nella formalità minima, dell'esatta indicazione dei documenti richiesti, dei quali. ancorché non sia necessaria la menzione degli estremi identificativi precisi, occorre peraltro fornire almeno gli elementi identificativi LI.

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Uff. Indagini preliminari Milano, 8 novembre 2004 W- (non si protocollano atti "in bianco")

Nel caso di presentazione all'ufficio protocollo del Comune di moduli in bianco di atti amministrativi - nella specie emendamenti alla proposta di bilancio - e della loro restituzione al fine di compilarli successivamente, alterazione non perfezionata a causa di un intervento esterno, gli atti posti in essere sono sicuramente in grado di tradursi nella commissione del reato progettato e realizzano la soglia minima del tentativo punibile del reato di falso materiale per alterazione.

Foro ambrosiano 2004. 312 (s.m.)

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IL REGIO PROCURATORE Presso i Tribunali , e Giudici nel Dipartimento della Brenta .

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Il riscontro d«ve riferire sicumera e riguarldfC un solo oggetto .a.res

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Corte Conti sez. conto, 13 settembre 1994, n. 61 (L'oggetto va scritto bene, come nei contralti)

Il principio civilistico della detenninabilità dell'oggetto del contratto (art. 1346 c.c.) assume connotati ancor più rigorosi allorché uno dei contraenti é una p.a., in quanto l'esatta determinazione del contenuto della prestazione è indispensabile non solo al fine di valutare l'equità del sinallagma contrattuale, ma diviene anche parametro per giudicare l'uso che in concreto è stato fatto della discrezionalità amministrativa: non é pertanto legittima la convenzione con la quale vengono affidati ad una società privata generiche attività di supporto (istruttoria, documentazione, archivio ecc.) relativamente ai compiti attribuiti a un organo dell'amministrazione.

L'oggetto (come operazione intellettuale)

Si tratta di un'operazione intellettuale e non di mera e pedestre trascrizione dell'oggetto del documento in arrivo (se presente), della quale l'operatore si assume la responsabilità rispetto al decoro linguistico. Il punto cruciale riguarda l'attenzione alle esigenze della ricerca, che si manifesta soprattutto come:

S. normalizzazione delle informazioni per uguali tipologie di documenti scrittura esplicita delle informazioni (evitare le indicazioni mute della normativa)

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Ed infine:

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Sono cena ddla vostra aollakornaonc txr il bon %azzannammo del arni/I0, dm dimostri. anche ai oolkghi. la vota* commienta. prokssionalirl ed natemi.

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SiomPezan

L'oggetto (come supporto ai processi decisionali)

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L'oggetto serve agli organi di governo, che sanno leggere il registro giornaliero di protocollo e dal quale riescono a comprendere cosa è accaduto in determinati affari o procedimenti amministrativi.

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«La correttezza della lingua è la premessa della chiarezza morale e dell'onestà. Molte mascalzonate e violente prevaricazioni nascono quando si pasticcia la grammatica e la sintassi e si mette il soggetto all'accusativo o il complemento oggetto al nominativo, ingarbugliando le carte e scambiando i ruoli tra vittime e colpevoli, alterando l'ordine delle cose e attribuendo eventi a cause o a promotori diversi da quelli effettivi, abolendo distinzioni e gerarchie in una truffaldina ammucchiata di concetti e sentimenti, deformando la verità».

(Affini:, Magi CR, Mlf.YOCOSO»

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Leggi N *mal*

Progetto AURORA Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti

e la Registrazione delle Anagrafiche nel protocollo Informatico

www.unipdiVarchivlo/progettUaurora

(11,n Atuallkn.

La definizione del problema - Anagrafica

L'assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario) provoca:

a) proliferazione di record contradditori o incompleti

b) inefficienza nella ricerca

c) perdita di dati storici relativi alla persona (fis. o giu.)

La definizione del problema - Oggetto

L'assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione dell'oggetto provoca:

a) iper-sintesi o iper-analisi

b) inefficienza nella ricerca

c) mediocrità nelle descrizioni

d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi

Gli effetti

Cinviliento nr»

tr . Il perimetro di un piccolo problema

•

Nell'ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di gestione informatica dei documenti), la redazione dell'anagrafica e la redazione dell'oggetto rappresentano un piccolo problema, ma non un problema piccolo,).

Un piccolo problema, però. che genera enormi effetti negativi sulla organizzazione e la ricerca documentale

Gli obiettivi del progetto

Condividere regole. policy e procedure per la redazione delle anagrafiche e degli oggetti.

ca i o

Condivisione di lessico e metodo 1/3

Il mittente e il destinatario (o i destinatari) sono definibili come corrispondente/i

[oggetto é un regesto, diplomaticamente inteso

Gli allegati non fanno parte dell'oggetto, ma vanno conteggiati e descritti separatamente

GS M ~i CCM


La redazione di un oggetto non è la trascrizione dell'oggetto già presente effettuata acriticamente.

Il dettato interiore deve enucleare:

• la parola o le parole chiavi

• razione amministrativa (atto) o l'espressione di una volontà (provvedimento)

• descrivere dal generale al particolare, come in una massima giurisprudenziale

Citéffire, CM"


Il registro di protocollo va conservato a lungo termine

La conservazione a lungo &mine del registro di protocoho

I

La conservazione del registro 112

«La conservazione dei protocolli. che ieri trovava universale consenso, oggi - a nostro modo di vedere - può dirsi superata dal tenore di vita delle nuove generazioni. [..I 11 protocollo, adesso, si riduce a registro di carico e scarico, tenuto in maniera sintetica e criptografica, tale che - molto spesso - nessuno riesce a leggerci tranne lo stesso ufficio o, peggio, Io stesso impiegato, che ha effettuato le registrazioni».

V. Gionlano, Tre OSseivezionl ~214 Saftl, «RAZ•, XVV3 (1956k pp. 317-316

La conservazione del registro 212

«L'inutilità della conservazione può essere sostenuta considerando che il "protocollo", quale registro di carico di un archivio, perde questa sua qualificazione dopo effettuate le operazioni di scarto degli atti. in quanto le sue registrazioni analitiche non trovano più alcuna corrispondenza con la consistenza del materiale archivistico depauperato dallo scarto: la stessa ricerca si avvale, poi, solo del Molarlo o quadro di classificazione e del repertorio dei fascicoli, o degli altri mezzi esistenti. Appare inoltre inutile conservare indefinitivamente registri la cui redazione viene condotta affrettatamente (con l'uso di sigle ed abbreviazioni indecifrabili) e nei quali la registrazione dell'oggetto del documento é estremamente sommaria, imprecisa ed insufficiente a rappresentare il contenuto della documentazione».

DO F•11C*, L'arth1 ■10 MOdomo.... p 51

aste So» Cur:,

45$ 0 I costi del fare?

Quanto costa ?

Per scrivere bene un oggetto é necessario leggere il documento in forma integrale, tranne i formulari e i modelli della propria amministrazione, facendo attenzione ai verbi che identificano razione (actum) o la volontà (Mapositio), attiva o passiva.

a I costi del non fare? 112

Quanto costa ?

Non c'è peggior situazione di quella in cui si pensa che un documento non sia arrivalo solo per aver utilizzato criteri di ricerca sbagliati o insufficienti.

O scambiare il campo mittente o oggetto per la ricerca della pratica (il fascicolo).

Glin ~o i..

a I costi del non fare? 2/2

Quanto costa non fare?

I costi indotti sono di tipo organizzativo e di topo economico sbagliare le decisioni a causa del non rinvenimento di un documento

0 tempo esponenziale perso nella ricerca 0 proliferazione delle fotocopie

I compiti del gruppo di lavoro

1 Policy e Raccomandazioni 1 Atlante diplomatico, con studio di casi I Modelli comuni alle istituzioni coinvolte per le

funzioni comuni alle amministrazioni pubbliche espresse nel titolario in uso: (Personale. Beni immobili. Beni mobili, Servizi. etc.)

Numero e descrizione degli allegati

Il numero e la descrizione degli allegati sono elementi essenziali per l'efficacia della registrazione. Va riportata la descrizione degli allegati e non singolarmente il loro oggetto. Se non vi sono allegati, il campo assume un valore O (zero) che certifica l'assenza verificata degli allegati .

Olmi tWI4 OH.

Il compito degli allegati 112

❑ supportare l'azione amministrativa (ad es. come documento a corredo della motivazione per relationem);

❑ esplicitare concretamente una proposta (pezzo di stoffa allegata a un documento di partecipazione a una gara come campione)

❑ perfezionare un iter con successivi adempimenti (polizzino, marca da bollo, assegno, contanti);

Il compito degli allegati 2/2

❑ dimostrare gli adempimenti connessi a un incarico (registro delle lezioni);

❑ corredare una prova, un'azione o una narrazione (fotografia);

❑ supportare i processi decisionali (materiali statistici, tabelle riepilogative);

❑ fungere da memoria aggiuntiva o esplicativa di un atto o di un fatto.

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L'allegato dell'allegato: l'annesso

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U L'allegato di un allegato viene definito annesso O L'annesso di norma non va descritto, ma ne

comunque va data menzione: «Delibera con due annessi»; «Curriculum con ventitré annessi».

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G12 Cassazione penale sez. IL 12 marzo 1997. n. 9209 Scarto abusivo dogli allogali

In tema di falso documentale, le planimetrie catastali che siano state allegate alla domanda di vollura e presentate al competente ufficio assumono la natura di atti pubblici, in quanto costituiscono atti fondamentali attraverso i quali l'amministrazione finanziaria dello Stato determina la consistenza e la destinazione dell'immobile a vari fini. Ne consegue che l'alterazione degli originali di tali documenti ovvero la loro soppressione integra i delitti di cui agli ad .

476 e 490 c.p.

Cass pen 1996 1620 (s.m.,

TAR Lazio sez. III, 26 aprile 1982 n. 479 Raccomandala e allegali desco«,

Nel caso in cui il contenuto di un plico indirizzato alla P.A .

risulti certificato sulla base del protocollo in arrivo del competente ufficio e del relativo timbro apposto sulla missiva contenente la specificazione degli allegati, la mera affermazione di fatti contrastanti e non comprovati da elementi di data certa da parte del mittente non è idonea a superare la presunzione di veridicità connessa alla certificazione.

crcenno c. emanasse»

I A R 1932.1.1 495 ($ )

TAR Lazio sez. I , 23 novembre 1990, n. 1150 Raccomandata e allegati descritti

La ricevuta di spedizione di un plico raccomandato determina una presunzione di veridicità delle asserzioni del mittente in ordine al contenuto del plico (superabile dalla prova che in pari data il destinatario ha ricevuto plico di diverso contenuto inviato dalla medesima persona) soltanto nel caso in cui il mittente sia in grado di provare l'avvenuta recezione. mediante il mezzo qualificato della ricevuta di ritorno, fermo restando che, in difetto di cartolina di ricevimento, l'omessa inserzione nel protocollo di arrivo dell'amministrazione destinatala crea una presunzione di mancata ricezione superabile soltanto dalla querela di falso, attesa la natura pubblica del registro di protocollo tenuto dagli uffici della p.a.

Astuto c. Min esteri e oso T A R 1990,1.4113.

oomi Pene 000

,t „ Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188 -,- rimo o ~O anale Sughi aVegOri

É illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera (nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della delibera stessa. atteso che, ai sensi dell'art. 5 del DPR 27 giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi «l'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o regolamento».

DPR 12 aprile 2006, n. 184

art. 7, comma 2

2. L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento. fatte salve le eccezioni di legge o di regolamento.

ClOWNtupl u .

Validità degli elementi obbligatori del protocollo (forma tradizionale cartacea)

Gli elementi obbligatori del protocollo sono validi solo se viene dimostrata (e tutelata) la loro immodificabilità:

In via tradizionale: h. inchiostro indelebile S. registro con fogli progressivi numerati

assenza di abrasioni e/o presenza di correzioni leggibili

Validità degli elementi obbligatori del protocollo (supporlo informatico)

Gli elementi obbligatori del protocollo sono validi solo se viene dimostrata (e tutelata) la loro immodificabilità:

In via informatica: L campi riempibili una sola volta

(irreversibilità) La stampa giornaliera del protocollo vistato dal

direttore dell'archivio generale schermatura e blocco di campi determinati

I dati devono essere registrati in un'unica soluzione e resi contestualmente immodificabili dal sistema informatico

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 62 1/2

1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.

2. È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

Archivio di deposito

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 62 2/2

3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine. il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche. con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporli informatici.

4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

0.(02 Otigo INY

te) Il registro giornaliero DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 53

2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo. costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.

t Non è la stampa su "carta"

Garanzia di immodificabilità

Registrazione senza soluzione di continuità DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 53

3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione. con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.

to/ Annullamento di una registrazione 114 P' 4

DPR 28 dicembre 2000, n. 446 - art. 64

1. Le informazioni non modificabili di cui all'articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e e sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.

2. La procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.

Gon htu4 Or

Annullamento di una registrazione 214 DPCM 31 ottobre 2000 - art. 8

1. Fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile l'annullamento anche di una sola di esse determina l'automatico e contestuale annullamento dell'intera registrazione di protocollo.

0,0,0 ...

gjAnnullamento di una registrazione 3/4 DPCM 31 ottobre 2000 - art. 8

2. Delle altre informazioni registrate in forma non modificabile l'annullamento anche di un solo campo. che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data. l'ora e all'autore della modifica; cosi analogamente per lo stesso campo. od ogni altro, che dovesse poi risultare errato.

Prdgeraa della gerardia delle fedi! Glatwi Pera

t) Annullamento di una registrazione 4/4 DPCM 31 ottobre 2000 - ad. 8

3. Le informazioni originarie, successivamente annullate vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell'ad. 5, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998.

DPR44512000l art.541 comma1e2

II registro di emergenza

II registro di emergenza (1/4) DPR 28 dicembre 2000, TI. 445 - art. 63

1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico. della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)

01111 h:

II registro di emergenza (2/4) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art 63

2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore. per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo puó autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)

3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)

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Il registro di emergenza (3/4) DPR 28 dicembre 2000, n. 446 -art. 63

4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea. (R)

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li registro di emergenza (414) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 63

5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. (R)

Il registro di emergenza

Firestall Registro

di eineractica Application seccar

Il registro di emergenza (1/5)

Ogni registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Il responsabile del servizio di protocollo informatico dovrà annotare nel protocollo unico i periodi di attivazione del registro di emergenza. Qualora nel corso di un anno non si sia fatto ricorso al registro di emergenza, deve annotarne anche il mancato uso.

G lone lNehrel>>I L

Il registro di emergenza (2/5)

Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel registro di emergenza. anno di registrazione. UOR, numero di protocollo in formato AIPA / CNIPA;

ad es.: RE01-2004-UA010000R-0003456

Il registro di emergenza (315)

Si tratta di utilizzare il software su uno o più computer stano' alone. cioè non collegati alla rete. identificati dal responsabile del servizio di protocollo informatico con un numero cardinale sequenziale di due cifre, preceduto dalla sigla RE (Registro di emergenza);

ad es., RE01, RE02, etc.

Prima di autorizzare l'avvio della procedura. il responsabile del servizio di protocollo informatico deve impostare prima e verificare poi la correttezza di data e ora sui rispettivi registri di emergenza.

G I F 1:1ba

tà Il registro di emergenza (4/5)

Il registro di emergenza viene sostanzialmente a configurarsi come un repertorio del protocollo unico: ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di protocollo. seguendo senza soluzioni di continuità la numerazione del protocollo unico raggiunta al momento dell'interruzione del servizio.

A tale registrazione sarà associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza.

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Jet :

Qb II registro di emergenza (5/5)

I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno. pertanto, due numeri: 1) Numero del protocollo di emergenza

2) Numero del protocollo generale

L'efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal registro di emergenza e a quel numero deve farsi riferimento per l'avvio dei termini del procedimento amministrativo; l'efficienza invece, verrà garantita dall'unicità della catena documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali. comprese la classificazione e la fascicolazione archivistica.

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Il protocollo gestionale

CPROTOCOLLO»

(/ GESTIONE GESTIONE <

GESTIONE DELLE BANCHE DATI

GESTIONE N \ DEGLI AFFARI NN>

E DEI PROCEDIMENTI ~MOSTRATIVI

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Protocollo gestionale Affari e procedimenti amministrativi

ETC.

[ L; I Al IONE DEGLI »FARI R DEI PRIX:EDISI ENTI AMMININT RAT

LIC41 (UNITA ORGANIZZAMI«

RE SPONSAIMLE

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TERMINI PER LA CONCLUSIONE

DEL PROC. ARMAVO

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ANNINTSIRATIVO

STATO E TEMPI DELLE PROCEDURE DEL FROC.AMMAID

DATA E IL PROT. DATA TIPO DI ARRIVO CEL DOCUMENTO

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DI SPEDIZIONE ~MITO

INDICAZIONE DEGLI INIALIORIE ALL FORTI SU SUPPORTO

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DEL DOCUMENTO "C )

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41èProtocollo gestionale

Gestione dell'archivio

CLASSIFICAZIONE T nolo, cime. SmEloolo

I NUMERO E DESCRIZIONE t DEL S0110FASCICOL O

C, REPERTMEZIONE DEL FASCICOLO

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GPSnOSE DEWARCRIVIO

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DATA DI ISTRUZIONI) DEL FASCICOLO

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REFERTOMAZIORE E FASCI:01~HE

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( INDICAZIONE J7DEI TERMINI

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Protocollo gestionale Gestione delle banche dati

/ NUMERO DI MATRICOLA

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RECAPITI VARI FAX, E.MAIL, ETC.

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ej La normativa sul protocollo " DPR 20 ottobre 1998, n. 428 (cassato ne/ DPR 445/2000)

Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte

delle amministrazioni pubbliche

1. Ai fini del presente regolamento s'intende: a) per «amministrazioni», le pubbliche amministrazioni indicate dall'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993. n. 29

... e cioè

D. l..gvo n. 29/93 (ora 165/2001) ad. I comma 2

Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende e le

amministrazioni dello Stato, ad ordinamento autonomo, le regioni. le province, i comuni. le comunità montane. e i loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, industria. artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, le amministrazioni, le aziende c gli enti del Servizio sanitario nazionale.

Gtatre-E t<t11

Inefficacia e inefficienza del protocollo interno

4101 Il protocollo interno

Cinque motivazioni principali: r Inefficienza del protocollo generale

> Attribuzione di una data certa per la fine di una procedura del procedimento amministrativo in corso di trattazione

> Disseminazione degli uffici

> Diffidenza verso i colleghi degli altri uffici

> Proprietà delle informazioni

<tori

404 Le ragioni del protocollo unico

(A00 e UOR)

Ogni Area Organizzativa Omogenea (A00) deve utilizzare un proprio protocollo unico.

Ogni area organizzativa omogenea è un insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi di gestione e governo per adempiere a determinate funzioni primarie.

04 Le ragioni del protocollo unico (A00 e UOR)

Ogni A00 è articolata in una serie di Unità Organizzative Responsabili (UOR) alle quali sono attribuite competenze omogenee.

Crprazirrir7.i.• •

JCA lRH Crganzutio Rumntabli

VOR Unti Noiosi:1a Rognutile

1.10Q Utili enprozìlraRegerutlit

DPCM 31 ottobre 2000 4.0 Eliminazione dei protocollo interni

Ad. 3, comma 1, lett. d)

... modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto. dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo 'unico

420(1~ 0;o1.3

Art. 1 contata I

I. I:attività amministrativa persegue i tini determinati dalla leggo ed e retta da criteri di economicità, di efficacia e di pubblicità secondo le modalità previste dalla presente legge e dalle altre disposizioni che disciplinano singoli procedimenti.

44whenr,

Legge 7 agosto 1990, n. 241 el Principi generali

V 1 Principi generali .4 ~a D. Lgs. 3 febbraio 1993, n. 29 (165/2001)

Art. 2 comma (modificato dal D. Lgs. 31 marzo 1998. n. 801

1. Le pubbliche amministrazioni (...) ispirano la loro organizzazione ai seguenti criteri:

a) funzionalità rispetto ai compiti c ai programmi di attività, nel perseguimento degli obiettivi di efficienza, efficacia ed economicità (...):

h) °misto'

c) collegamento delle attività degli uffici, adeguandosi al dovere di comunicazione interna ed esterna, ed interconnessione mediante sistemi informatici.

(41 0 :•.r vi i n O.

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64 Efficacia, efficienza, economicità e pubblicità

2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma I finalizzata al miglioramento dci servizi e al potenziamento dci supponi conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.

Il protocollo, pertanto, deve ispirarsi a ..

II protocollo, come atto pubblico di fede privilegiata e come strumento di organizzazione, deve ispirarsi a criteri di

:40elea Penò OcAi

Il protocollo

come funzione di efficacia probatoria

eit II protocollo interno non riveste alcuna

•~I rilevanza di efficacia probatoria. cioè di

Cioè attestazione notarile delle registrazioni

CZ: effettuate.

ead) Una registrazione effettuata con un CI protocollo interno non ha alcun valore.

{~4

Il protocollo come funzione di efficacia probatoria

Il protocollo interno, nel caso di documenti

Ct plurimi provoca una ridondanza delle • _ ‘Iml registrazioni:

gai.

CiZt Uno stesso documento è protocollato pin volte anche in date diverse, dai vari uffici,

Cr) determinando:

tizi 0 un'incertezza sulla data di avvio di un

Nml procedimento amministrativo;

W 19 un maggiore carico di lavoro; e la frammentazione della responsabilità.

Mal Peno Can

Il protocollo come funzione organizzativo-gestionale

Il protocollo interno rappresenta un ostacolo

C3 al coordinamento dei flussi documentali e

N delle informazioni.

= CI) e imit

e

Non può esserci trasversalità dell'azione amministrativa (output del Fascicolo).

n reI

ll protocollo come funzione organizzativo-gestionale

Il protocollo interno provoca la doppia

Ce registrazione del caso di un documento

N scambiato tra gli uffici della stessa

0 amministrazione.

•iias

Cliè Ciò significa un carico di lavoro doppio.

Cm> Il protocollo unico, invece, permette la

tzl condivisione di una medesima registrazione

10•4 tra uno o più uffici.

W


Il protocollo interno provoca la necessità di avere piú titolari di classificazione: per ciascun

N titolario dovranno essere infatti ripetute le funzioni di carattere generale.

°el Il titolario di classificazione rinuncia ad una

Ce) delle sue caratteristiche piú importanti: la

t mil stabilità.

WA

11~4 Essendo legato all'organizzazione degli uffici, cambierà ad ogni riorganizzazione; sarà un titolario instabile poiché l'organizzazione è caduca e sempre in movimento per sua intrinseca natura.

ari) CWISPOr.


Il protocollo interno provoca una ent frammentazione delle risorse umane e N strumentali e quindi:

MI 0 impedisce un'economia di scala

• MI O determina sforzi maggiori nella

z ent)

riconversione, aggiornamento e E ill formazione del personale

e~4 ki•

© genera una difficoltà nella

normalizzazione dei comportamenti


Con diversi titolari di classificazione, la normalizzazione è pressoché impossibile.

N Ci sono maggiori costi, poiché devono essere gestiti piú archivi.

•~

▪

It I a ricerca del pregresso dovrà essere sulle C? competenze che, nel tempo e nello spazio, tzil hanno avuto le varie UOR. anziché sulle

41 funzioni generali dell'ente produttore.

PTA ata kowt•

4 4 Il protocollo

come funzione organizzativo-gestionale

Con il protocollo interno non esiste un Ce efficiente controllo dell'azione amministrativa. N poiché gli organi di governo e gestione devono ti fare riferimento a più registri.

eal C? Vi possono essere potenzialmente piú azioni

Ce> scoordinate rispetto ad un medesimo affare o

titsil procedimento amministrativo.

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G•twiNeirt.Lket ■

Il protocollo come funzione di pubblicità legale

Con documenti plurimi, conservati in uffici r diversi, l'esercizio del diritto di accesso è im) • al disarticolato.

Cali) Ci sono più luoghi potenzialmente dotati di = pubblica fede; viene meno il concetto di

unicità dell'Albo Ufficiale di Ateneo.

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arti'

Il Records management prima di Titulus 97

Arth

13 mordi, di protocollo' Il repertori det dea ch

omonottot Coro

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Records management dopo di Titulus 97

11,10211.,

La normativa sul protocollo informatico e la sua rilevanza strategica

per l'organizzazione

Gli adempimenti strategici della normativa il Servizio archivislico

> Istituzione di un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi per ogni grande area organizzativa omogenea:

» Direzione del Servizio affidata a un dirigente o a un funzionario di idonea professionalità tecnico-archivistica

> Il Servizio è in una posizione organizzativa di staff

arsi•ennoow

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 61 (1/3)

1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentati e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente .

t) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 61 (2/3)

3. Il servizio svolge i seguenti compiti:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico:

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e. comunque, nel più breve tempo possibile:

=.. Rine Cm


e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;

O garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo. di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse Io funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di

gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;

g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54.

h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato o degli incaricati.


1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile. 2. È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

040% hIt1U


3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.


Carni P0110 n>ri3

a Si tratta cioè di puntare sulla ...

• ... qualità professionale degli operatori

e non sull'amplificazione

• o sull'ipertrofia dei controlli

Un riconoscimento

CCNL Regioni - Autonomie locali

Parte normativa 2002 - 2005 e Parte economica 2002 - 2003

ad. 36

Riconosce la somma di E 300,00 annui ai cosiddetti 'archivisti informatici' di categoria 8, C e D riconosciuti con atto formale

DM 14 ottobre 2003: § 5.6 Obblighi per la PP.AA. per -Nucleo Max"

Tipologia dei documenti Relazioni tra documenti e procedimenti Struttura dei fascicoli relativi ai procedimenti Iter dei procedimenti

P Sistema di ricerca dei documenti e dei fascicoli

eiva Seno Ctrik

DM 14 ottobre 2003 (DPR 445 — art. 50): § 2. Gli adempimenti delle amministrazioni

a) provvedere ad introdurre, nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico (DPR 445/2000, arr. sa corami I):

b) predispone appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici

(DPR 445/2000, art. 50, camma 2)

c) realizzare o revisionare i propri sistema informatici (DPR 44512000, ari. 50, camino 3)

DM 14 ottobre 2003: § 2. In dettaglio le PP.AA. devono: 1/3

Individuare le Aree Organizzative Omogenee (A00) e i relativi uffici di riferimento; Comunicare al Centro Tecnico la casella ufficiale di posta elettronica per l'iscrizione delle AOO nell'indice delle P.A. (IPA) Comunicare al Centro Tecnico, per ogni AOO istituita, il nominativo del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

4t DM 14 ottobre 2003: § 2. In dettaglio le PRAA. devono: 2/3

Adottare, per ogni AOO istituita. il manuale di gestione Pubblicare e rendere accessibile tramite internet il manuale di gestione, che descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico

GlIcerNmeach

DM 14 ottobre 2003: § 2. In dettaglio le PP.AA. devono: 3/3

Predispone un progetto operativo per la progressiva messa in opera di sistemi di protocollo informatico integrati con la posta certificata e la firma elettronica nel rispetto dei principi di Interoperabilità Predisporre correlate attività di formazione Fornire informazioni al CT Rupa sull'avanzamento dei progetti, per permettere rilevazioni periodiche sullo stato di attuazione della normativa

DM 14 ottobre 2003: alcuni concetti chiave

• A00 + UOR + Responsabile • Manuale di gestione:

Regole e procedure • Titolari° • Massimario

• Interoperabilità • Formazione • Statitiche e reporting

<;•,(n. Poi

Cos'è la AOO? 1/3

Direttiva PCM 28 ottobre 1999 §5

Settori dell'amministrazione che, per tipologia di mandato istituzionale. di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentino esigenze di gestione della documentazione tendenzialmente omogenee.

ora 'flutto .

té Cos'è la AOO? 213

DM 14 ottobre 2003 paragrafo 2.1

Insieme di unità organizzative dell'Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato. degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali.

Lawille,

té Cos'è la AOO? 313

Insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi di governo e gestione per adempiere a determinate funzioni primarie.

gpd

Gootilenns

Esempi di AOO

Comuni e Province (di norma, 1 A00; Istituzione) Università (AC, Facoltà, Dipartimenti, Centri, etc.) ASL (Ospedali, Presidi, Distretti, Dip. sanitari) Regioni (di norma 2 A00) Regioni autonome ?

Regione Autonoma della Sardegna A00- UOR - RPA

Regione Autonoma i della Sardegna

, L . . I

ACO A00 i i A00 Presidenza Asses.sorato XX Assessorato YY

uOR Ueloo Relazioni con o Potale)

f5erAzi3 M CC e laituzionati

UOR Senno Sun M Dationizione

Elisabetta Ca. -• tuta Guai

FlarMICUO taccole

nazda OrUrele kaltlia Marce. •—• abete MeV Massimo Firan

%In Poni, frist

Regione Autonoma della Sardegna 1 Assessorato o 2 A00

Assessorato Affari Generali, Personale e Riforma della Regione

A001 Direzione Generale

Organizzazione e metodo e del personale

SemzciAffan generali Semzo Prevdenza

UOR Servizio Gestione del personale Servizio formazione. organizzazione Servizio relatori sindacali Servizio aseunzicnr e concorsi Senna FITO

1 A002 Direzione Generalo degli Affari Generali

Regione del Piemonte 146 UOR

• Nel maggio 2009 la Regione del Piemonte conta 146 UOR

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Adempimenti strategici della normativa il Servizio archivistico

Istituzione di un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi per ogni grande area organizzativa omogenea;

Direzione del Servizio affidata a un dirigente o a un funzionario di idonea professionalità tecnico-archivistica

Il Servizio è in una posizione organizzativa di staff

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k. DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 61 (113)

1 Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico. della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50 Il servizio é posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

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Q DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 61 (2/3)

3. Il servizio svolge i seguenti compiti:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo Ira abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;

e) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53:

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque. nel più breve tempo possibile;

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u(7. ) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - ad. 61 (3/3)

e) conserva le copie di cui agli arLCOli 62 e 63. in luoghi situo

differenti;

f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali. incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;

g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54

h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

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DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 62 112

1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile. 2. à consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 61 213

3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - ad. 61 3/3


Adempimenti strategici della normativa: I flussi documentali, il titolari° e il massimario

le Pubbbche amministrazioni hanno ora l'obbligo di introduire

la gestione dei flussi documentali integrata con il protocollo informatico

il titolaho di classificazione

il massimario di selezione

la fascicolazione dei documenti

6.11111"ee, 1»..1


3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti

sistema Informativo documentai.

rotocollo

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..

.....

ainn: Iuta.


4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee. le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

I Titolario e Fascicolo

DM 14 ottobre 2003: § 2.2.8. 11 sistema di classificazione

; 7 Omogeneità tematica che caratterizza la stessa A00 (omogeneità funzionale) e che da questa viene prodotta a sua volta: Autonomia dei documenti rispetto alla struttura organizzativa di riferimento che nel tempo può anche mutare di denominazione, articolazione e funzioni

I i Reperibilità del documento, in primo luogo, rispetto all'argomento ed ai contenuti, e, in secondo luogo, rispetto alla struttura organizzativa di riferimento

NO alla classificazione decimale!

atiel W60

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (113)

1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R)

I Repertorio dei fascicoli

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2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente. (R)

Vincolo archivistico (Principio di provenienza)

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (313)

3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito. (R)

Elenco di versamento I Inventario


1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggioma il piano di conservazione degli archivi, integrato con Il sistema di classificazione

per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.

I Direttiva PCM 28 ottobre 1999

(lira Pesa) Orn.

el? DPR 30 settembre 1963, n. 1409 - art. 35

ubblici stabiliscono con provvedi o spettivi organi deliber- quali

archivi si- - • da scartare. o all'approvazione

a la anza sull'ente, del competente = 'ntendente

*•ri fate DM>

Gli e motivato documenti dei p Il provvedimento è so dell'autorità che es previo nulla o archivis

113 D.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 - art. 21

4. Gli archivi non possono essere smembrati, a qualsiasi e devono essere conservati nella loro orga

Il tras nto di complessi organici di documentai di archivi di persone diche a soggetti diversi da rietario, ssore o detentore è subordinato orizzazione del soprintendente.

5. Lo scarto di do enti degli archivi ti pubblici e degli arc ' ' .nvati di notevole interesse s è sub ato ad autorizzazione del soprintende a chivistico.

ara Penso",

D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 - art. 21

1. Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero:

(...) d) lo scarto di documenti degli archivi pubblici e privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13.

(-3 Codice penale, art. 490 (Scarto abusivo)

Art. 490 Soppressione, distruzione e occultamento di atti veri

Chiunque in tutto o in parte distrugge, sopprime o occulta un atto pubblico o una scrittura privata veri soggiace rispettivamente alle pene stabilite negli articoli 476, 477, 482 e 485, secondo le distinzioni in esso contenute .

Si applica la disposizione del capoverso dell'articolo precedente.

Codice penale, art. 616 (Violazione o distruzione di comspondenza)

art. 616 - Violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza

Chiunque prende cognizione del contenuto di una cornspOndenza chiusa, a lui non diretta. ovvero sottrae o distrae. al fine di prendere o di farne da altri prendere cognizione. una corrispondenza chiusa o aperta. a lui non diretta, ovvero. in tutto o in parte, la distrugge o sopprime, é punito, se il fatto non é preveduto come reato da altra disposizione di legge, con ta reclusione fino a un anno o con la multa da lire sessantamila a un milione. Se il colpevole, senza giusta causa, rivela, in tutto o in pane, il contenuto della corrispondenza, é punito. se dal fatto deriva nocumento ed il fatto medesimo non costituisce un pii, grave reato. con la reclusione fino a tre anni. Il delitto é puntile a querela delta persona offesa. Agli effetti delle disposizioni di questa sezione, per "corrispondenza" s'I intende quella epistolare. telegrafica, telefonica. informatica o telematica ovvero effettuata con ogni altra forma di comunicazione a distanza.

c.*innto rmn,

Dove si progetta Io scarto? (1/2)

C- 7 differito (effettuato al momento del passaggio dall'archivio di deposito a quello storico anche da persone diverse dal produttore) in Itinere (effettuato durante la formazione dell'archivio dal produttore) preordinato (deciso prima della formazione dell'archivio)

(A. Romiti)

inanittia

Dove si progetta lo scarto? (212)

È necessario progettare lo scarto durante la formazione dell'archivio. creando per ogni tipologia documentaria un profilo che contenga l'indice di classificazione e i tempi di conservazione.

È un momento di delicatezza estrema per il quale è irrinunciabile una preparazione rigorosa dell'archivista e anche una sensibilità in chiave istituzionale e storiografica.

alfa: Suo Uv..

È pur sempre una proposta...

Si tratta di una proposta per lo scarto, da rivisitare in chiave storiografica sempre e comunque come passaggio critico del lavoro dell'archivista, in collaborazione con gli organi di vigilanza e sorveglianza.

Adempimenti sulla selezione (archivi °vigilati",

l D

•

ecisione (periodica) di aware le operazioni di selezione •

• Istruzione del procedimento e redazione dell'elenco •

Provvedimento che approva l'elenco dei documenti •••.

l

▪

Autorizzazione della Sopiintendenza archivislica

(consegna materiale alla CRI • Onlus / Termodistruzione

Adempimenti sulla selezione (archivi "sorvegliati")

Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001. n. 37

Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999)

Principali caratteristiche del Massimario (1)

Deve essere integrato con il titolario di classificazione

Deve essere integrato con la tabella dei procedimenti amministrativi

Le decisioni spettano alla Direzione archivistica, ma deve essere condiviso con gli uffici

E diviso in due park

Massimario

Prontuario

Cjenelhrz.c. tvia

Principali caratteristiche del Massimario (2)

U Massimario: contiene le disposizioni di massima, i criteri di selezione, le serie prese in considerazione e i casi particolari

L.1 Prontuario: contiene l'elenco dettagliato delle tipologie documentali e il fascicolo! affare 1 procedimento

di riferimento

I■mn ■ orv

È un report del protocollo informatico...

Si tratta di un report periodico elaborato dal sistema di protocollo informatico.

L'informazione più importante è quella della Motivazione agganciata alla contestualizzazione normativa


1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso. negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.

Gates: itmo Colo

I punti strategici della Dir. PCM 28.10.1999: Modelli organizzativi e tecnologici

Le amministrazioni sono quindi chiamate a intervenire direttamente nella fase attuativa del dPR n. 428 del 1998 per lo sviluppo del "aovemo elettronico" nelle pubbliche amministrazioni, anche nella prospettiva del loro effettivo ingresso nella Rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.

Il raggiungimento degli obiettivi indicati dipende, innanzi tutto, dalla capacita di progettare in ciascuna amministrazione un vero e proprio programma di interventi di natura organizzativa e tecnolouica correttamente dimensionato alle effettive esigenze operative.

cgrni Fvlo, oars

I punti strategici del DPCM 31.10.2000: Il Manuale di gestione

Le Pubbliche amministrazioni hanno ora l'obbligo di introdurre:

ED- un manuale di gestione che descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti, fornendo le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio

17-7 il manuale deve essere reso pubblico

I Piano della qualità documentale

Per iniziativa ANAI

Per iniziativa dell'Assomazrone Nazionale Aichivistica Italiana V stata redatta la Carta della qualità nel servir, archivistici. E in bozza datata 29 settembre 1997.

<tra x.<, .e ■

tel DM 14 ottobre 2003: 2.2 Manuale di gestione

Il Manuale descrive le

Procedure operative di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti Responsabilità delle UOR e dei RPA Informazioni necessarie a un efficiente trattamento dei documenti

o411...11M1(1..)••..

Qualche sito web di riferimento per il Manuale di gestione

DPCM 31 ottobre 2000: ad. 5 - Manuale di gestione

L'art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000 contiene l'indice del Manuale (cfr.).

Non si tratta di un documento contenente le strategie. ma le procedure operative.

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Due o più sistemi di protocollo informatico interoperano quando è consentito al sistema ricevente di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema mittente al fine di automatizzare le attività e le procedure

Gine. Agnre

L'interoperabilità: oXtra (Emissione XML tra registratore di Ateneo)

kleneo X Ateneo

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eXtra

Xer, kvaalX,I4

I punti strategici del DPCM 31.10.2000: I tosnits.vono o mosir anon° dei docamonh informatici

Le Pubbliche amministrazioni hanno ora l'obbligo di.

dotarsi di una casella di posta elettronica

introdurre lo standard XML come linguaggio di marcatura

iscriversi all'Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee per trasmettere documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo

a.m. leno Cero

I tempi della registrazione

Le operazioni

> Decisione sulla protocollazione > Apertura e Timbratura > Individuazione dell'Anagrafica > Redazione dell'Oggetto D Classificazione (e fascicolazione) > Individuazione dei dati gestionali > Smistamento alla UOR > Verifica del record prima della registrazione D Apposizione dei dati sul documento

Main» Dar

Decisione sulla protocollazione

Per ogni documento in arrivo bisogna verificare:

V La responsabilità dell'ente (oppure restituirlo all'ufficio postale)

• Il grado di riservatezza. distinguendo tra posta personale e posta per l'ente

1 L'ammissione o la non ammissione al protocollo

r591,

Apertura e timbratura

Per ogni documento in arrivo bisogna:

Aprire la busta o il plico con la cautela necessaria a non tagliare il documento

I -1 Apporre il timbro di registrazione, individuando uno spazio idoneo

o

61 a

Individuazione dell'Anagrafica


Individuare il mittente, distinguendo tra persona fisica e persona giuridica

7 - 1 Incrementare in maniera normalizzata la banca dati anagnifica

o

Redazione dell'Oggetto


El Leggere con attenzione1052 il documento, evitando letture superficiali

I Redigere l'oggetto con un'operazione intellettuale di analisi e sintesi

e

Classificazione e fascicolazione o


Individuare la funzione di riferimento e 25,,, classificarlo sulla base del titolario

Individuare il fascicolo o crearne uno nuovo (25,0 consultando il repertorio dei fascicoli

Individuazione dei dati gestionali

Per ogni documento in arrivo bisogna trascrivere:

I «? I dati relativi alla gestione dell'archivio 20"

I _7. I dati relativi alla gestione delle banche dati 20"

I I dati relativi ai procedimenti amministrativi i 20"

Smistamento alla UOR o

Per ogni documento in arrivo bisogna verificare:

1 . -' La responsabilità dell'affare o del (-1-5;'.: procedimento amministrativo \-_-,"

I -' Individuare gli uffici o gli organi da ri-5-;>: informare per conoscenza \ -___.i

I -': Decidere l'istituzione di una conferenza di , ii,\, 1 servizi \ ,/

Verifica del record prima della registrazione

o Per ogni documento in attivo bisogna verificare:

721 La congruità dei dati immessi, soprattutto

15" per i dati non modificabili

03ent Pensi MA,

Apposizione dei dati sul documento


1_1 Trascrivere i dati relativi al numero di protocollo, la classificazione e la UOR

o

Il totale o

Circa 7 minuti

♦ Decisione sulla protocollazione g ♦ Apertura e Timbratura g ♦ Individuazione dell'Anagrafica g ♦ Redazione dell'Oggetto

♦ Classificazione (e fascicotazione) g ♦ Individuazione dei dati gestionali e ♦ Smistamento alla UOR 4) ♦ Verifica del record prima della registrazione (te ♦ Apposizione dei dati sul documento e

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Altri tempi...

Per ogni documento possono essere previste altre procedure di carattere geslionale:

Acquisizione digitale di un documento

Fotoriproduzionc meccanica

I Verifica sulla precedente proiocollazione

nrol Owno Osa

Acquisizione digitale del documento

Per ogni documento è prevista l'acquisizione informatica, che può avvenire in due modi:

I Scansione ottica

19 Associazione di un file in formalo nativo

i: 15"

GLIM PINO CION.

o Fotoriproduzione

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www.unipd.it/archivio

Cere fellatr.

Può avvenire per:

H Migliorare la lettura dell'originale

I Scansionare un documento rilegato

Archivio Generale di Ateneo

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Pos.19 otottronet

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uno dei problemi del protocollista è la solitudine: attiva

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