Toimittaja- jakuljetussopimuksetSaima JoutsiniemiLääketukkukauppatiimin vetäjäDRA Consulting Oy

Mitä miettii vastuunalainen johtaja?

• Mistä vastuuni alkaa ?

• Miten varmistun tuotteidenlaadusta ?

• Miten varmistun tuotteidensaatavuudesta ?

Toimittaja- ja kuljetussopimukset

• Montako toimittajaa?

• Montako kuljetussopimusta?

• Kenen vastuulla kuljetukset?

23.9.2014 3

Sopimusten merkitys

• Toimittaja- ja kuljetussopimuksilla varmistutaan, että tuotteetostetaan lailliselta toimijalta ja että eri osapuolten vastuut onkuvattu ja dokumentoitu

• EU GDP –ohjeessa näitä aiheita koskevat kohdat:• 5.2 Tavaran tai palvelujen toimittajien kelpuuttaminen• 7 Ulkoistetut toiminnot• 9 Kuljetus

• Sopimukset ovat vastuunalaiselle johtajalle erittäin tärkeätapa varmistua, että tuotteiden laatu säilyy kokohankinta- ja kuljetusketjun ajan

23.9.2014 4

Lääkkeiden toimitusketjut

• Lääkkeiden toimitusketjut vaihtelevat nykyisin huomattavasti• Perinteisessä mallissa toimitukset tulevat Suomeen suoraan

erävapautuksen tehneeltä eurooppalaiselta tehtaalta

23.9.2014 5

Lääkkeiden toimitusketjut

• Nykyisin yleistyvä malli on niin sanottu 3PL (3rd party logistics),joissa eri tehtailta tulee tuotteita eurooppalaiseenkeskusvarastoon ja sieltä toimituksia edelleen Suomeen

• Tällaisessa mallissa on tärkeä hahmottaa kuka onsopimuskumppani, mistä asioista hän vastaa itse ja mitkä asiat onulkoistettuja

• Esim. keskusvaraston toiminta voi olla ulkoistettu.• Vastuut ja ulkoistukset oltava selkeästi sopimuksessa mainittuna.

23.9.2014 6

Toimittajasopimukset,mitä vastuunalaisen tulee tehdä• Katselmoi toimittajasopimus läpi ja tarkasta seuraavat seikat:

1) Kuka on toimittaja?• Etsi toimittajan toimilupa unionin tietokannasta.• Jos et löydä lupaa tietokannasta selvitä luvan olemassaolo suoraan

toimittajalta.• Dokumentoi luvan tarkastaminen.• Toista vuosittain.

eudragmdp.ema.europa.eu

23.9.2014 7

Toimittajasopimukset,mitä vastuunalaisen tulee tehdä2) Tarkasta, että sopimustekstissä kerrotaan

• Osapuolten väliset vastuut toimittamista, toimituksen aikaistavarastoimista ja kuljetuksia koskien.

• Osa sopimuksista on laajoja yleissopimuksia, joissa määritelläänmyyntilupien ylläpitoon tai pakkausmateriaaleihin liittyviä vastuita.Oltava tarkkana, että tällöin toimittamisesta ja kuljetuksista ontodettu riittävällä tarkkuudella.

23.9.2014 8

Kuljetukset toimittajan vastuulla,mitä vastuunalaisen tulee tehdä• Tarkasta toimittajasopimuksesta mitä kuljetusvastuista todetaan

• Tyypillisimmin lähettäjä (=toimittaja) vastaa kuljetuksesta• Kuljetuslauseke DDP (delivered duty paid)• Tämä lause kertoo vain rahdin ja verojen maksajan. Lisäksi sovittava

kuljetukseen liittyvistä laatuvaatimuksista• EU GDP-ohjeen luku 9 koskee kuljetuksia ja toimittajan vastatessa

kuljetuksista sopimuksesta tulisi löytyä maininta, että kuljetuksetsuoritetaan EU GDP –ohjeen mukaisesti

23.9.2014 9

Kuljetukset toimittajan vastuulla,mitä vastuunalaisen tulee tehdä

• Kuljetuksen aikaisen lämpötilaseurannan toteutus suunniteltavayhteistyössä lähettäjän ja vastaanottajan kanssa

• Loggerien pysäyttäminen ja purkaminen• Tietojen arviointi• Erien myyntiin vapauttaminen tai myynnistä

pidättäminen selvitysten ajan

23.9.2014 10

Kuljetussopimukset yleisesti

• Kuljetusliike on erittäinmerkittävä kumppanilaatuasioissa, koska ongelmatkuljetuksessa koskevat yleensäisoa tuotemäärää kerralla jakuljetuksissa ilmenneet ongelmataiheuttavat helposti ongelmiatuotteiden saatavuudessa.

• Sen vuoksi kuljetusjärjestelyjä on aiheellista arvioida kriittisestimyös vastaanottajan toimesta, vaikka vastuu kuljetuksistaolisikin lähettäjällä.

23.9.2014 11

Kuljetukset vastaanottajan vastuulla

• Myös vastaanottaja voi vastata kuljetuksista• Vaatii yleensä enemmän työtä toimintaa aloitettaessa, mutta

mahdollistaa sopimuskumppanin valinnan ja toiminnan suoranohjaamisen

• Solmittava sopimus jonkin kuljetusliikkeen kanssa• Arviointi ja valinta• Sopimuksen solmiminen ja vastuiden määrittely• Toiminnan seuranta ja palaute säännöllisesti• Poikkeamiin puuttuminen välittömästi

• Asianmukainen ohjeistus aiheesta toimintaohjeisiin• Vastuunalaisen oltava aktiivisesti mukana toimintaa

käynnistettäessä sekä myöhemmin toiminnan seurannassa.

23.9.2014 12

Yhteenveto

• Toimittaja- ja kuljetussopimusten merkitys kasvanut

• Ovat vastuunalaiselle johtajalle tärkeitä dokumentteja, jotkaaiheellista tuntea

• Sopimusten laatimiseen, tarkastamiseen ja muokkaamiseenkäytetty aika voi maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin,koska hyvin laadittujen sopimusten avulla voidaan välttäälaatupoikkeamia.