valueframe projektijohtaminen - haaga-helia
DESCRIPTION
Sain kunnian pitää Haaga-Helian projektijohtamisen opintojaksolla luennon kahdelle opiskelijaryhmälle asiantuntijaorganisaation johtamisesta. Ohessa muutamia vinkkejä huomioitavista asioista ja käytännöistä esim. seurannan ja raportoinnin tehostamiseksi.TRANSCRIPT
Asiantuntijaorganisaation johtaminen Projektijohtamisen opintojakso, Haaga-Helia Harri Kanerva, ValueFrame Oy
Aika on rahaa?
Jos 16 hengen asiantuntijayritys, jonka keskimääräinen veloitus on 52 eur / h jättää päivittäin laskuttamatta tehdystä työstä 15 minuuttia / henkilö, kuinka paljon yrityksen kannattavuus heikkenee vuositasolla?
Vastaus: 48 533 EUR
ASIANTUNTIJAYRITYKSEN RESURSSIT
SISÄLTÖ
2. Asiantuntijatyön organisoinnista
3. Asenteiden merkityksestä
4. Tunnusluvuista ja strategiasta
5. Raportoinnista johtamisen tukena
1. ValueFrame Oy – Rise of the Cloud
6. Kysymyksiä
VALUEFRAME OY
- RISE OF THE CLOUD
• Perustettu 2001
• CRM ja PSA pilvipalveluna
0
500 000
1 000 000
1 500 000
2 000 000
2 500 000
2006 2007 2008 2009 2010
Liikevaihto
Voitto ennen veroja
ValueFrame Oy
• 300 asiakasta, 12 000 käyttäjää
• Käyttäjiä 14 eri maassa
• 93% asiakkaista suosittelee
ValueFrame Oy
Palvelut ja asiakastoimialat
Pilvipalveluna eli SaaS-palveluna tarjottavat ValueFrame PSA, CRM ja PSA Pro –tuotteemme tehostavat toimintaa ajasta ja paikasta riippumatta mm. seuraavilla aloilla:
Arkkitehtitoimistot
Asianajotoimistot
Insinööritoimistot
IT-alan yritykset
Konsulttiorganisaatiot
Myyntiorganisaatiot
Mainos- ja viestintätoimistot
Tilitoimistot
Henkilöstövuokrausyritykset
ValueFrame Oy
Professional Services Automation
L E A D S
KONTAKTIT
ValueFrame
Verkko-levyt
Työ-asemat
Sähkö-postit
Paperi-dokumen-
tit
Tieto-järjestelm
ät
Liiketoimintaan perehtyminen
Keskeisten ongelma-kohtien tunnistaminen
Raportointitarpeiden kartoitus
Olemassaolevan tiedon tuonti
Esim. asiakkaat, projektit, laskutus
Neuvontapalve-lut puhelimitse ja sähköpostilla
Täydellinen yllä-pito ja kehitys
Konsultointi ja käytön kehittä-mispalvelut
Järjestelmän mukautus kartoi-tuksen perusteella
Parametroimalla, ei ohjelmoimalla
Koulutusmateriaalien laatiminen
Koulutukset roolin mukaan esim. johto, myynti, talous, projektipäälliköt
Kartoitus Mukautus Tiedon-siirrot
Koulutus Tuki ja ylläpito
1 vko – 3 kk
Käyttöönotto
ValueFramen asiakkaiden tunnus-luvut selvästi asian-tuntijapalvelualan yritys-ten keskimääräisiä tunnuslukuja paremmat
Vertailu perustuu tilasto-keskuksen ja Suomen Asiakastieto Oy:n julkaisemiin tilinpäätös-tietoihin vuodelta 2007
10,42
6,86
13,413,19
10,31
35,7
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Käyttökate-% Nettotulos-% Pääoman tuotto-%
Kaikki yritykset ValueFramen asiakkaat
Asiakkuus kannattaa
ASIANTUNTIJATYÖN
ORGANISOINNISTA
Järjestelmät eivät yksin riitä
25% ihmisten työajasta kuluu tiedon
hallintaan ja etsintään (Fakta 1/2011)
75 %
12,5 %
12,5 % 12,5 %
Työaika Tieto löytyy Tietoa ei löydy
Määrittele prosessit ja roolit
Selkeät raportointirakenteet ja vastuualueet
Suunnittelu- toimisto Oy
Rakenne- suunnittelu
Arkkitehti- suunnittelu
Ympäristö- suunnittelu
Liiketoiminta-alueet
Sisustus- suunnittelu
Suunnittelu
Toimitus
Suunnittelu
Toimitus
Suunnittelu yhteensä
Sisustussuun. yhteensä
Liiketoiminta- alue-ryhmät
Projekti X
Omien projektien seuranta-vastuu jalkautettu projekti-päälliköille
Toimitusjohtaja
Liiketoiminta-alueen / palvelukokonaisuuden seurantavastuu palvelujohtajilla
ASENTEIDEN MERKITYKSESTÄ
Ei tästä 15 minuutin hommasta kehtaa tunteja kirjata. Ei niillä minuuteilla ole
mitään väliä kuitenkaan...
Tulipa paljon tunteja, jätetäänpäs laskuttamatta tuo yksi puolikas...
Taas tunnit kirjaamatta kolmelta päivältä. Teinköhän tiistaina
asiakastyötä? Menköön hallintoon niin ei tarvitse riidellä asiakkaan kanssa...
Pienillä valinnoilla...
On suuri merkitys
Laskutusaste Katteen lisäys Min/Pv/Hlö
71 % 13 057 4,5
72 % 26 114 9
73 % 39 171 13,5
74 % 52 228 18
75 % 65 285 22,5
Keskituntihinta Katteen lisäys Eur/Pv/Hlö
47.63 19 600 5,25
48.63 39 200 10,50
49.63 58 800 15,75
50.63 78 400 21,00
51.63 98 000 26,25
“Logic clearly dictates that the needs of the many outweigh the needs of the few” - Mr. Spock
Jokainen voi vaikuttaa
TUNNUSLUVUISTA JA
STRATEGIASTA
Työtunnin kustannusrakenne
TAVOITE-TUNTIHINTA
Tavoitetuntihinta
Nostamme keskituntihintaa
3 EUR
Parannamme laskutusastetta
2%
84 914 EUR lisää tulosta
Pidä tavoitteet yksinkertaisina
Esimerkkejä painopistealueista
1. Myyntityön uudelleenorganisointi ja myyntikulttuurin luominen. Yrityksen myyntivastuu ja asiakasrajapinnassa työskentelyä siirretään toimitusjohtajalta muulle henkilöstölle. Muodostetaan toimiva myyntiorganisaatio.
2. Palvelujen tuotteistaminen. Kasvua tuotteistettujen palveluiden avulla. Tuotteistamisella pyritään myös nostamaan laskutusastetta, keskituntihintaa ja sitä kautta yrityksen kannattavuutta.
3. Asiakkuuksien kehittäminen kohti kannattavia ja pitkäkestoisia asiakassuhteita. Etsitään tyypilliset hinnoitteluvirheet ja tunnistetaan asiakkuuksien laatu. Aloitetaan asiakaskannattavuuden aktiivinen seuranta.
Strategioiden jalkauttaminen vaatii jatkuvaa seurantaa ja ohjausta
Seuranta ja ohjaus edellyttää selkeitä mittareita
Mittarit ovat ne yrityksen keskeiset tunnusluvut (KPI = Key Performance Indicators), jotka tukevat yrityksen strategioiden mukaista toimintaa
Huom! Väärien tai yksittäisten tunnuslukujen käyttö voi johtaa ei- toivottuihin seurauksiin. Esimerkki:
Keskeinen tehokkuuden mittari = Laskutettavuusaste
• Tuntikirjauksien paisuttelu • Suunniteltujen työmäärien käyttäminen täysimääräisesti
• Alhaisempi keskituntihinta • Heikentynyt kannattavuus
Strategia ja tunnusluvut
RAPORTIT JOHTAMISEN
TUKENA
Projektien ja palvelujen johtaminen ja jatkuva kannattavuuden seuranta muodostavat kulmakiven koko yrityksen kannattavuuden varmistamiselle
Omien projektien kannattavuuden seuranta tulee vastuutta projektipäällikkötasolle
Seurantakulttuurin myötä tapahtuu oppimista, jonka avulla projektipäälliköt:
Kykenevät paremmin arvioimaan projekteja
Kykenevät tunnistamaan mahdollisia riskitekijöitä
Ymmärtävät jatkuvan seurannan ja projektien kannattavuuden / onnistumisen välisen yhteyden
Operatiivinen projektijohto
Keskeisiä kysymyksiä:
• Kuka on asiakas? • Miten projekti jakautuu vaiheisiin? • Projektin status? • Paljonko laskutettu?
Projektin yhteenveto
• Miten projekti jakaantuu vaiheisiin / osaprojekteihin? • Ketkä ovat projektille resursoidut henkilöt ? • Mikä on resursoitu vs. toteutuma? • Miten resurssit jakaantuvat ajallisesti? • Onko projekti aikataulussa?
Projektin resurssikuvaaja
• Mikä on projektin kate nyt? Entä suunniteltu kate? • Miten projektin kustannukset jakautuvat? • Paljonko on projektin keskituntihinta?
• Entä keskituntihinta vs. tavoitetuntihinta?
Projektin kannattavuus
Resursointien ja maksuerien perusteella voidaan muodostaa erilaisia ennusteita
Yksi tärkeimmistä ennusteista on laskutusennuste
Tärkeä seurantakohde on myös kertynyt laskuttamaton laskutus, eli ns. varasto
Ennustamisessa voidaan myös hyödyntää eri tasoja:
Asiakas
Tiimi
Liiketoiminta-alue
Projekti
Ennusteet
• Mikä on toteutuma vs. tavoite? • Paljonko laskutuksemme on ensi kuussa? • Mikä on laskuttamattoman työn arvo? • Paljonko on tilauskantamme?
Laskutusennuste
• Mikä on henkilöiden kuormitus? • Kenellä ei ole töitä? • Koska voimme myydä seuraavan projektin? • Milloin henkilö vapautuu seuraavaan projektiin?
Kuormitusennuste
ValueFrameen kertynyt tieto mahdollistaa liiketoiminnan analysoinnin ja kehittämisen. Tyypillisesti analysoinnissa tarkastellaan liiketoiminnan keskeisiä mittareita kuten: Absoluuttista tai suhteellista kannattavuutta
Asiakkaiden painoarvoja asiakassalkussa
Keskituntihintaa
Jne.
Käytettävissä olevia tarkastelunäkökulmia eli dimensioita on useita, riippuen organisaation tarpeista, esim. Liiketoiminta-alue tai näiden ryhmät
Tiimi tai kustannuspaikka
Asiakas, projekti tai osaprojekti
Projektipäällikkö tai yksittäinen henkilö
Analyysit ja kehittäminen
• Ketkä ovat TOP 10 asiakastamme?
• Onko panos/tuotos –suhde kunnossa? • Asiakaskohtainen tavoitehinta vs. keskihinta • Asiakaskohtaiset kannattavuudet • Asiakkaan painoarvot asiakassalkussa? • Laskuttamattomien töiden kertymät?
Muista huomioida: • Referenssiarvo • Kehittymisarvo • Volyymiarvo • Asiakkuuden kesto
Asiakaskannattavuus
• Mikä on laskutettavuusasteemme? • Miten työt jakaantuvat eri työtyypeille? • Mikä on asiakastyön osuus? • Paljonko asiakastyöstä on laskuttamatonta?
Laskutettavuusaste
• Miten eri palvelumme kannattavat? • Miten kannattavuus on kehittynyt? • Onko palvelut hinnoiteltu oikein? • Miten strategiset ydinpalvelut pärjäävät? • Palvelukohtaiset keskituntihinnat vs. Tavoitehinnat • Onko meillä lisämyyntimahdollisuuksia nykyasiakkaille?
Liiketoiminta-alueen kannattavuus
www.valueframe.com Lautatarhankatu 6 00580 HELSINKI Harri Kanerva Toimitusjohtaja ValueFrame Oy 040 549 6594 [email protected]
KYSYMYKSIÄ?