Vastaaminen verkkotietopalvelussa

Nina GranlundKirjastot.fi

2008

Vastausperiaatteet

Vastausperiaatteet Kysy kirjastonhoitajalta –palvelussa näkyvissä asiakkaille julkisesti: ne sisältävät tiedon siitä, mihin palvelussa sitoudutaan ja mitkä ovat vastaajien/kysyjien ”vastuut”.

Tietoa palvelusta

Vastausohjeet vastaajille

Vastausliittymässä on selkeät ohjeet vastaajille. Niissä käydään läpi palvelun toiminta, tiedottaminen, vastuualueet, ylläpidon käyttö sekä annetaan ohjeita vastauksen laatimiseen.

Verkkotietopalvelu

Vastauksen laatimiseen ja muotoiluun enemmän aikaa.

Keskustelu asiakkaan kanssa siirtyy sähköpostiin.

Arkisto

Julkinen arkisto: Vastaukset laaditaan yhden asiakkaan lisäksi muille tiedonhakijoille.

Kysymys

Kysymyksen tulkinta: mitä kysyjä haluaa tietää?

Kysymyslomakkeessa oleva Tarkenna-kenttä on hyvä lukea tarkkaan.

Kysymys

Kysymystä voi muokata julkista arkistoa varten (kirjoitusvirheet, epämääräisyydet).

Esimerkiksi Tarkenna-kentässä annettuja tietoja voi lisätä varsinaiseen kysymykseen tarvittaessa.

Pääasia on, että julkiseen arkistoon tallennettavat kysymys ja vastaus sopivat yhteen.

Esimerkki 1

Kysymys: Koska kirjasto rakennettiin?Muut tiedot: Kokkolan pääkirjasto

Esimerkki 1

Vastaus: Kirjasto rakennettiin 1998-1999. Rakennus vihittiin käyttöön Kokkola-päivänä 7.9.1999. Lisätietoa rakennuksesta: http://lib.kokkola.fi/kirjastotalohanke/index.asp

Esimerkki 1

Kysymys: Koska Kokkolan pääkirjasto rakennettiin?

Vastaus: Kirjasto rakennettiin …

Kysymys

Usein asiakkaat allekirjoittavat kysymyksensä.

Asiakkaan tietoja ei saa jäädä kysymyksiin eikä vastauksiin julkiseen arkistoon.

Lähteet

Painetut lähteet,digitaaliset lähteet,asiantuntijat.

Esimerkki 2

Kysymys: Albert Edelfeltin ainoa alttaritaulu on Vaasan kirkossa. Löytyykö tietoa sen syntyvaiheista? Kävikö taiteilija paikan päällä, mitä mieltä hän siitä oli?

Esimerkki 2

Vastaus: Kirjastossamme olevan Lakeuden kirkot teoksen mukaan Vaasan kirkko oli alunperin saanut alttaritauluksi lahjoituksen […] Kirjallisuudesta en löytänyt tietoa siitä, oliko Edelfelt itse käynyt taulua katsomassa, mutta välitän mielenkiintoisen kysymyksesi Vaasan seurakunnan tiedottajalle, ehkäpä kirkon oppaat osaavat kertoa asiasta enemmän. Ks. myös http://www.vaasa.fi/271034.shtml

Vastaus

Jos kysytään faktatietoa, annetaan vastaus ja viitteet suositeltaviin lähteisiin.

Ei kirjoiteta esseitä asiakkaille.

Esimerkki 3

Kysymys: Mikä on dokumenttielokuvan määrite? Mitä eroa on dokumenttielokuvalla ja tavallisella dokumentilla, mitä eroa taas on elokuvalla ja dokumenttielokuvalla?

Esimerkki 3

Vastaus: Otavan suuri ensyklopedia määrittelee sanan dokumenttielokuva seuraavasti: "Dokumenttielokuva on […] Kannattaa lukea koko artikkeli ja myös artikkelia Elokuva. Dokumentti tarkoittaa […] (Nykysuomen sanakirja). Kaikista kirjastoista löytyy hyviä hakuteoksia, joita voi käyttää kun selvittää käsitteiden merkitystä.

Esimerkki 4

Kysymys: Voisitko kertoa minulle Hellevi Salmisen kirjan Viidestoista yö juonen?

Esimerkki 4

Vastaus: Hellevi Salmisen Viidestoista yö kuvaa 16-vuotiaan Jukan elämää aikana, jolloin hänen vanhempansa eroavat. Parhaiten saat juonen selville lukemalla kirjan, itse en ole sitä lukenut. Kirjassa Suomalaisia kirjailijakuvia (Kirjayhtymä, 1987) kerrotaan Hellevi Salmisesta ja hänen teoksistaan. Siinä on myös lyhyt kuvaus Viidestoista yö -kirjasta. Voit kysyä kirjaa lähikirjastostasi. Lisäksi Salmisen kirjaa on käsitelty Virke-lehden numerossa 5 vuodelta 1982.

Vastaus

Aineistopaikannus vain poikkeustapauksessa, sen sijaan opastetaan, miten asiakas voi itse tarkistaa, mistä aineisto löytyy.

Esimerkki 5

Kysymys: Onko jonkun kaunokirjallisen teoksen (osittaisena) tapahtumapaikkana Kangasniemi?

Esimerkki 5

Vastaus: Eeva Norénin dekkareiden sekä Teuvo Masalinin teosten tapahtumapaikkana pidetään Kangasniemeä, vaikka sitä ei suoraan teoksissa mainita. Kangasniemeläiset lukijat kuitenkin tunnistavat kuntansa teksteistä.[…] Voit tarkistaa aineiston sijainnin aineistotietokannasta, osoite www.helmet.fi .

Vastaus

Jos kysymys koskee erikoistietoa, ja siihen ei pystytä vastaamaan, ohjataan asiantuntijoiden puoleen.

Esimerkki 6

Kysymys: Ovatko kaupasta ostettavat raskaustestit luotettavia? Eli siihen tuli näkyviin melkein kokonainen plus. Miten niitä testataan?

Esimerkki 6

Verkkoklinikan lääkäri vastaa samantapaiseen kysymykseen, jonka sinä esität, seuraavasti: "Jos epäilet raskautta, osta apteekista raskaustesti, joka kertoo, oletko raskaana. Jos testi näyttää plussaa, kannattaa heti varata aika terveyskeskuksesta tai lääkäriltä, joka varmistaa asian.” Eli testit ovat suhteellisen luotettavia, mutta täyden varmuuden saa vasta asiantuntijan tutkimuksen jälkeen. Apteekki tai lääkäri osaa varmasti kertoa sinulle myös, miten näitä testataan.

Erikoiskirjastoissa vastaus usein on asiantuntijoiden laatima.

Tekijänoikeudet

Pitkiä sitaatteja vastauksissa olisi hyvä välttää, mieluummin kerrotaan omin sanoin ja annetaan viite.

Tekijänoikeudet on otettava huomioon.Ks. tekijänoikeusohjeet Ohjeissa.

Asiasanoitus

Kysymys-vastausparit asiasanoitetaan arkiston hakua varten.

Kysymys-vastaus –parin oleellinen sisältö.Yso:n mukainen (tai erikoisalojen ”virallisten”

ontologioiden/asiasanastojen).

Esimerkki 7

Kysyisin mitä kirjasarjaa olen lukenut. Luin sitä 1976-1978 ja sarja oli moniosainen fantasiakirjasarja, kirjat normaalikokoisia ja kovakantisia. Kirjojen tapahtumat olivat maan alla.

Esimerkki 7

Lukemasi fantasiasarja on luultavasti Ursula Le Guinin Maameren tarinat. Sarja ilmestyi ensimmäisen kerran suomeksi […]

Esimerkki 7

Asiasanoitus: Le Guin Ursula K., Maameren tarinat, fantasiakirjallisuus

Vastauksen täydentäminen ja korjaus

Korjauksia voi tehdä myös jälkikäteen. Tällöin ne lähetetään asiakkaalle sekä tallennetaan arkistoon.

Vastauksen täydentäminen ja korjaus

Vastaaja pääsee muokkaamaan omaa vastaustaan.

Muista toimipisteen vastauksia editoivat paikalliset vastuuhenkilöt.

Myös toimittajat ja Kirjastot.fi-toimitus voivat muokata

vastausten sisältöä, toimitus@kirjastot.fi .

Vastausten muokkaaminen

Kaikkien vastaajien on mahdollista korjata arkiston vastauksista vanhentuneita Internet-osoitteita ja viitteitä.

Myös asiakkaiden nimet on voi kuka tahansa poistaa, jos niitä on jäänyt arkiston vastaukseen näkyviin.

Jos vastaus on kokonaan vanhentunut, sen voi siirtää suljettuun arkistoon.

Toimitus

Toimitukseen voi ottaa yhteyttä kaikissa ongelmatilanteissa,

toimitus@kirjastot.fi.