vedlegg 2 - steinkjersteinkjer.kommune.no/getfile.php/688243.1003.dafdawbura/... · web...

Vedlegg 2 Steinkjer kommune Anbud 24/08

KRAVSPESIFIKASJON

NYTT BARNEVERNSYSTEM

STEINKJER KOMMUNE

STEINKJER KOMMUNE

1.1 Bakgrunn.........................................................................................................41.2 Forkortelser og Utrykk...................................................................................41.3 Organisering av innføringsprosjektet..........................................................41.4 Tidsfrister........................................................................................................41.5 Forventninger til ny IT-løsning......................................................................51.6 Overordnede krav til IT-løsningen................................................................51.7 Forutsetninger for anskaffelse av ny IT-løsning.........................................51.8 Målsetningen anses nådd..............................................................................51.9 Krav til besvarelse av kravspesifikasjonen.................................................6

2.0 Generelle krav til systemet...........................................................................7

2.1 Generelle krav.................................................................................................72.2 Organisatorisk tilpasning..............................................................................72.3 Brukertilgang til moduler og funksjoner......................................................82.4 Organisering av systemvedlikehold og drift...............................................82.5 Brukertilpasning/vennlighet..........................................................................82.6 Databaseintegritet/validering av data...........................................................82.7 Krav til rapporteringsverktøy........................................................................9

3.0 Teknisk miljø...............................................................................................10

3.1 Generelle teknisk krav..................................................................................10

4.0 Sikkerhet/Autentisering..............................................................................10

4.1 Krav til pålogging..........................................................................................104.2 Krav til loggføring.........................................................................................114.3 Krav til validering/datakvalitet.....................................................................114.4 Sikkerhetslogikk...........................................................................................12

5.0 Krav til dokumentasjon..............................................................................12

5.1 Generelle krav til dokumentasjon...............................................................125.2 Krav til dokumentasjon av backuprutiner..................................................125.3 Kontrakt.........................................................................................................13

6.0 Utveksling av data/grensesnitt mot andre systemer.................................13

6.1 Grensesnitt/integrasjon mot andre systemer...........................................13

7.0 Tjenester i forbindelse med leveransen.....................................................13

7.1 Installasjon....................................................................................................147.2 Konvertering av data til nytt system...........................................................147.3 Opplæring......................................................................................................147.4 Innføringsprosjekt........................................................................................157.5 Godkjenningstest.........................................................................................157.6 Konsulentbistand..........................................................................................157.7 Support, brukerstøtte og vedlikehold.........................................................157.8 Support avtale...............................................................................................15

8.0 Krav til funksjoner i barnevernsystemet..................................................16

8.1 Planfunksjonalitet.........................................................................................16

Kravspesifikasjon Nytt Barnevernssystem Side 2 av 25Steinkjer kommune

STEINKJER KOMMUNE

8.1.1 Journalnotater / Loggføring.................................................................................168.1.2 Kladd....................................................................................................................168.1.3 Dokumentliste......................................................................................................16

8.2 Planlegging og oversikt over arbeidsoppgaver........................................168.2.1 Kalender og Huskeliste........................................................................................16

8.3 Brukergrensesnitt og tilgang på sentral info.............................................168.3.1 Kontaktinformasjon/grunnopplysninger..............................................................178.3.2 Arbeide med hele familier....................................................................................178.3.3 Fra melding til tiltak.............................................................................................178.3.4 Tiltaksplan...........................................................................................................20

8.4 Sentral og lokal rapportering.......................................................................218.4.1 Status....................................................................................................................218.4.2 Analyse / styring / internkontroll.........................................................................218.4.3 Kvalitetssikring....................................................................................................21

8.5 Roller, rettigheter, drifting m.v....................................................................228.6 Annen funksjonalitet....................................................................................22

9.0 Økonomi, arkiv og merkantile funksjoner..............................................22

9.1 Overordnede mål..........................................................................................229.1.1 Regnskapssystem generelt...................................................................................229.1.2 Remittering/overføring regnskap/revisjon...........................................................239.1.3 Lønn.....................................................................................................................239.1.4 Arkiv....................................................................................................................23

9.2 Krav til styringsdata og ledelse..................................................................239.2.1 Styringsdata.........................................................................................................239.2.1 Vedtakssystem / beslutningssystem.....................................................................249.2.2 Saksbehandling....................................................................................................24

10 Andre funksjoner.........................................................................................24

10.1 Adopsjon....................................................................................................24

10.2 Annet utstyr.................................................................................................2510.3 Godkjenninger.............................................................................................25

11 Opsjoner........................................................................................................25

11.1 Invest.............................................................................................................25


STEINKJER KOMMUNE

1.1 Bakgrunn

Steinkjer kommune er i et interkommunalt samarbeid med nabokommunene Inderøy og Verran på flere områder.Det arbeides nå med en felles IKT-strategi for INVEST-kommunene, hvor felles arkitektur, systemvalg og standardisering av fagsystemer for INVEST er hovedelementer.

Inderøy kommune benytter i dag systemet BvPro, og har 5 ansatte fordelt på 3,9 årsverk innen barneverntjenesten.

Verran kommune har tidligere fått installert fagsystemet Familia som en del av en pakke med fagsystem fra Unique, men har ennå ikke tatt systemet i bruk. Verran har 2 ansatte/ 1,6 årsverk.

Steinkjer kommunes barneverntjeneste benytter i dag produkt fra Visma, siste oppdatterte versjon.Barneverntjenesten i Steinkjer har i dag 14,3 stillingshjemler og totalt 18 brukere av systemet. På sikt kan en se for seg en mulig økning i antall brukere til 21.

1.2 Forkortelser og Utrykk.

I kravspesifikasjonen benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk.

STK Steinkjer kommuneSystem Nytt Barnevernsystem. Leverandør Ansvarlig for leveranse og vedlikehold av systemet iht kontraktSystemeier Ansvarlig bla. for at systemet benyttes iht lov- og avtalverk, prosjekter, utvikling,

gevinstrealisering, planer og budsjetter knyttet mot systemetSystemkoordinator Ansvarlig for den operative delen av systemeierskapet, herunder bla. etablere og

følge opp brukerstøtteapparatet, dokumentasjon, håndbøker, rutiner og kurstilbudApplikasjonsansvarlig IT-faglig ansvar for applikasjonen, kontaktperson mot bestiller-leddet og

underleverandør, koordineringsansvar internt i IT-seksjonenBrukerenhet Enhet som benytter systemet Ansvarlig i brukerenhet Ansvarlig for innlegging og vedlikehold av opplysninger for egne ansatte samt

opplæring/brukerstøtte overfor egne ansatte.Bruker Arbeidstaker ansatt i enhet som benytter systemet

KOSTRA Kommunalt og statlig rapporteringssystem

1.3 Organisering av innføringsprosjektet.

Innføring av nytt barnevernssystem skal skje i form av at Barnevernstjenesten i Steinkjer kommune har prosjektansvaret selv. Prosjektansvarlig som er oppnevnt i STK er barnevernskonsulent Siri Strand (i nært samarbeid med Barnevernsleder Toril Ertsaas).

Prosjektansvarlig STK og aktuell leverandør legger opp en framdriftsplan i samarbeid.

1.4 Tidsfrister.

Nytt system er innført og tatt i bruk ved barneverntjenesten i Steinkjer Kommune innen 2008


STEINKJER KOMMUNE

1.5 Forventninger til ny IT-løsning.

Kravspesifikasjonen er for et nytt dataverktøy for barneverntjenesten i Steinkjer kommune med tanke på kjøp av nytt it-system.

Hensikt: Sikre effektiv og korrekt saksbehandling innen barneverntjenesten. Ivareta rettssikkerheten i barneverntjenesten. Ivareta behovene for internkontroll i barneverntjenesten Sikre tilgjengelighet til gode styringsdata for tjenesten Ivareta rapporteringsbehov til fylkesmannen / departementet, SSB / KOSTRA og styringskortet for

barneverntjenesten i Steinkjer. Ivareta behovet for regnskapsføring / kostnadskontroll – kommunikasjon opp mot Agresso. Klientregnskap (utgifter og refusjoner) Mulighet til å benytte systemet som redskap til styring og evaluering av arbeid i enkeltsaker (prosess /

saksgang med journaler, tiltaksplaner, evalueringer og beslutninger) Arkiv / postsystem Saksutredning for fylkesnemnd og lignende. Maler for effektiv saksbehandling

Prosjektmål /resultater:1. Kravspesifikasjon utarbeidet våren 2008. 2. Vurdere forhold rundt teknisk løsning, drift og eierskap av it-systemet, samt brukerstøtte, opplæring og

systemadministrasjon. 3. Nytt system er innført og tatt i bruk ved barneverntjenesten i Steinkjer Kommune innen 31.10.2008.

1.6 Overordnede krav til IT-løsningen.

Løsningen skal være strategiorientert og ha tilfredsstillende funksjonell kvalitet for å støtte kommunens arbeidsprosesser.

Systemet skal dekke krav til ytelse, stabilitet, brukervennlighet, sikkerhet, fleksibilitet og dataintegritet.

Systemet skal være kostnadseffektivt mht anskaffelse/utvikling, drift, vedlikehold og support

Løsningen skal ha stor fleksibilitet mht. effektiv organisering av bruker- og driftsløsninger tilpasset den til enhver tid gjeldende organisasjonsstruktur i kommunen.

Data skal kun registreres en gang. Løsningen skal gjennom tett integrasjon av moduler og grensesnitt mot andre systemer sikre engangsregistrering av data.

1.7 Forutsetninger for anskaffelse av ny IT-løsning.

Anskaffelsen bygger på følgende grunnleggende forutsetninger:

Ny systemløsning skal baseres på anskaffelse av et standard system levert av ekstern leverandør. Eventuelle tilpasninger til kommunens krav skal ikke ha større omfang enn at leverandøren aksepterer åvedlikeholde systemet etter standard vedlikeholdskontrakt.

1.8 Målsetningen anses nådd.

Målsetningen med systemanskaffelsen/prosjektet anses nådd når:


STEINKJER KOMMUNE

Ny systemløsning fungerer i samsvar med definerte krav til funksjoner, kjøretider, sikkerhet mv. på kommunens maskin- og kommunikasjonsplattform.

Brukerne behersker prioriterte systemfunksjoner og administrative rutiner i samsvar med definerte krav til kvalitet og sikkerhet.

Ny systemløsning er tatt i bruk innenfor den valgte organisatoriske løsning.

System og tjenester levert iht. kontrakt.

Når leverandørs support, brukerstøtte og vedlikehold er etablert iht. vedlikeholdskontrakt

1.9 Krav til besvarelse av kravspesifikasjonen.

Kravspesifikasjonen er utformet med sikte på at kommunen så langt mulig skal anskaffe ett standard system, dvs. et system som allerede er i bruk hos kunder med tilsvarende behov som Steinkjer kommune.

Det enkelte krav er listet med nummer og type krav:

M: Krav som må oppfylles.B: Krav som bør oppfylles.

Kolonnen J/N/T/B/? i kravtabellen skal fylles ut av leverandør med følgende koder:

Kode ForklaringJ Ja Krav er oppfylt i den versjon som tilbys.N Nei Krav er ikke oppfylt i den tilbydde versjonen.T Tilpasses Krav som kan oppfylles og tilpasningsarbeidet er inkludert i tilbudet.B Betinget Krav som kan oppfylles, men dette betinger tilpasningsarbeid som ikke

er inkludert i tilbudet.? Mer informasjon Det kreves mer informasjon/presisering før kravet kan besvares. Det

bør ikke forekomme for mange ? da spørsmål kan avklares med Steinkjer kommune i tilbudsperioden.

Krav som av leverandøren er besvart med tilpasses (T) eller betinget (B), skal kommenteres i separat dokument som følger anbudet.

I tillegg er det satt X i kolonnen ytterst til høyre under UK (utfyllende kommentar) for de krav hvor STK ønsker at leverandør skal gi utfyllende kommentarer. I tillegg kan leverandør selv velge å avkrysse under UK ved behovfor utfyllende kommentarer.

Steinkjer kommune vil vurdere leverandørenes tilbud ut fra en total vurdering av i hvilken grad de tilbydde systemer dekker kravene samt de punkter som fremgår under Valg av leverandør i Innkjøpsseksjonens anbudsdokument.


STEINKJER KOMMUNE

2.0 Generelle krav til systemet

2.1 Generelle kravUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Systemet skal være en standardløsning, dvs. at implementert versjon med eventuelle opsjoner skal være designet slik at nye versjoner kan installeres og tas i bruk uten krav til systemendringereller konfigureringsendringer (både klient og tjener).

2 M Systemet må enkelt kunne samhandle med MS Office 2000/2002/ 2003 samt også nyere versjoner - Office 2007 - produktene ved avgivelse/mottakelse av data.

3 M Samtlige moduler og funksjoner skal være integrert slik at data kunskal registreres en gang.

4 M Systemet skal ivareta nåværende og fremtidige krav og standarder mht til rapportering til sentrale myndigheter.

5 B Det må ved behov være mulig å definere et begrenset antall frie felt.

6 M Systemet skal være basert på anerkjent teknologi og internasjonale standarder.

7 B Systemet skal ha en solid posisjon i markedet, med dokumenterte referanser (vedlegges).

8 M Leverandør må gi en kort historisk beskrivelse av utviklingen av systemet.

9 M Leverandør må gjøre greie for hvilke planer en har for framtidige, planlagte versjoner.

10 M Systemet skal benytte norsk språk i alle deler av systemet med brukergrensesnitt.

11 M Ved søk må en kunne søke på deler av felt, såkalt ”wild card” søk (* eller ?)

12 M Leverandør skal redegjøre for kvalitetssikringssystemet som er benyttet i systemutviklingsarbeidet

13 M Leverandør skal redegjøre for organisering av kundesupport (teknisk support og brukerstøtte), herunder dokumentere den kapasitet og kompetanse som anses nødvendig.

14 M Leverandør skal redegjøre for eventuelle utviklingsplaner som innebærer endringer i grunnleggende oppbygging, funksjonalitet, teknologi, arkitektur, database/verktøy mv. Planene spesifiseres med tidspunkt og hvilke konsekvenser endringene vil kunne medføre i tiden etter en leveranse til STK

15 M Ved enhver systemmessig endring skal det ved implementeringstidspunktet foreligge den nødvendige dokumentasjon, både som spørrefunksjon og som skriftlig dokumentasjon

16. M Dokumenthåndtering må være slik at dersom flere forsøker å åpne samme dokument skal man få ett varsel om at dokumentet er åpnet av andre

17. M Programmet må være slik at man kan Åpne flere vinduer uten å måtte lukke ett vindu før man kan åpne et annet.

2.2 Organisatorisk tilpasning.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Data tilknyttet ulike organisatoriske nivå må valgfritt kunne aggregeres til ønsket nivå for rapporterings- og styringsformål Resultatenhet/gruppe/avdeling

2 M Data tilknyttet ulike organisatoriske nivå må valgfritt kunne


STEINKJER KOMMUNE

aggregeres til ønsket nivå for rapporterings- og styringsformål Resultatenhet/gruppe/avdeling

3 B Det må kunne foretas maskinell omorganisering av administrative enheter og enkeltpersoner til andre eller nye administrative enheter.Dvs. personell/brukere fra en gruppe må samlet kunne overføres til en annen gruppe i-fm en evt. omorganisering.

2.3 Brukertilgang til moduler og funksjoner.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Systemets moduler og funksjoner skal kunne tilpasses ansattes behov ved enhver administrativ enhet, styrt gjennom systemets tilgangskontroll.

2.4 Organisering av systemvedlikehold og drift.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 B Systemvedlikehold må kunne ivaretas fra en sentral driftsfunksjon (systemadministrator), men med mulighet for desentralisering av deler av vedlikeholdet.

2.5 Brukertilpasning/vennlighet.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Systemet må inneholde systematisk oppbygde skjermbilder med relevante og fullstendige opplysninger i forhold til den aktuelle modul/funksjon

2 M Det må være mulig å tilrettelegge et rolletilpasset brukergrensesnitti forhold til aktuelle moduler og funksjoner.

3 M Brukerne skal oppleve et enhetlig grensesnitt mot samtlige modulerog funksjoner slik at operasjonene utføres på lik måte uavhengig avmodul/funksjon.

4 M Samtlige brukere skal, uavhengig av organisatorisk plassering og tilgangsnivå, ha en tilfredsstillende responstid til aktuelle moduler og funksjoner.

5 M Hjelpfunksjon skal være tilgjengelig på kommando- og feltnivå med norsk tekst. Informasjonen skal kunne skrives ut.

6 M Samtlige brukere skal ha tilgang til skriftlig brukerdokumentasjon (håndbøker) på norsk. Leverandør må opplyse om dokumentasjonen er/vil bli tilrettelagt for WEB/intranettløsninger.

2.6 Databaseintegritet/validering av data.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 B Alle koder i kodetabeller må kunne settes som utgått. Disse utgåtte kodene skal ikke kunne nyttes ved ny registreringer, men kun som historisk informasjon.

2 B Muliggjøre og midlertidig stenge verdier eller koder i tabeller ved å sette en dato i et datafelt som indikerer gyldig til eller både gyldigfra-dato og til-dato.

3 B Tabeller må inneholde kolonner som indikerer hvor data kommer fra (kilde) og nøkkel (tabell og identifikator). Dette er nyttig f.eks. når data lastes inn i databasen ved en konvertering, eller ved andre automatiserte rutiner. Alternativet er at informasjonen blir logget i loggtabeller

4 M Systemet skal ha et feilmeldingssystem som gjør det enkelt for leverandøren å gjenskape aktuell feil i systemet, samt ha diagnoser for de forskjellige feilmeldingene. Unngå generelle feilmeldinger som Feil, kontakt systemansvarlig, det bør benyttes for eksempel feilmeldingskoder samt en tilhørende tekst.

5 M I forbindelse med saksbehandling skal dokumenter lagres i databasen, ikke som filer i kataloger. Dokumentet må videre kunnelagres som standardisert format, ikke i proprietære format som Word el.


STEINKJER KOMMUNE

Eks. på standardiserte/åpne dokumenterte standarder:Ren tekst: ISO Latin-1 8859-1:1987SGML ISO 8879_1986 (herunder subbet-formatene HTML og XML)TIFF versjon 6PDF RTF

6 B Saksbehandling skal følge krav/regler som er definert i NOARK4.7 B Systemets kodeverk skal i størst mulig utstrekning være

selvdokumenterende, og der det finnes standarder skal disse brukes(eks NOARK4). F.eks kjønnkode = M og K ikke 1 og 0.

8 M Systemet må ha CDV11-kontroll ved personnr registrering. Algoritme for registrering av personnummer for utenlandske personer.

9 M Klienter må ha et unikt identitetsbegrep (primary key) i tillegg til personnummer. Dette er en fordel dersom registrene skal anonymiseres.

10 M Systemet må ha recovery mulighet. Dvs å kunne til enhver tid "rulle" registreringssystemet/databasen tilbake til et veldefinert punkt i tilfelle systembrudd.

11 M All referanseintegritet skal legges i databasen.Dette innebærer for eksempel: o Ingen poster som refereres fra andre tabeller kan slettes.o Ingen andre verdier enn de som finnes i referansetabellen kan

legges inn i felt som har slik referanse.12 M All validering og sikkerhet skal legges på databasen i form av

triggere, prosedyrer og constraints.Dette medfører en gjennomført kontroll og validering også ved oppdateringer som ikke utføres fra applikasjonen. Eks ved konverteringer og tilpasninger.

13 M Alle transaksjoner/hendelser vedr. viktig informasjon skal logges, type (sletting, endring, registrering), når (dato og tid), hvem (brukere initialer), hva (hva som ble endret, slettet, registrert)Det skal legges ved oversikt over alle opplysninger som loggføres av systemet ved endring.

14 M Systemet må gi mulighet for å kunne eksportere ALLE data i systemet til standardiserte formater.

15 B Ved import av data skal det kunne etableres brukerdefinert kontrollnivå på alle innkomne transaksjoner (tilsvarende relevante kontroller ved manuelle registreringer).

17 M Systemet må gi melding dersom ugyldige koder benyttes.

2.7 Krav til rapporteringsverktøy.1 M Det må fremgå i alle skjermbilder hvilke felter det er mulig å

spørre på. 2 M Verktøyet må inneholde/det må være mulig å bygge opp standard

rapporter. Verktøyet må være fleksibelt mht. utvalgs- og sorteringskriterier.

3 M Verktøyet må inneholde/det må være mulig å bygge opp rapporter tilpasset plan-, styrings- og kontrollformål på samtlige organisatoriske nivå. Verktøyet må være fleksibelt mht. utvalgs- ogsorteringskriterier.

4 M Det må være mulig å regulere tilgangen til rapporteringsverktøyet gjennom systemets tilgangskontroll.

5 M Tilrettelagte rapporter må kunne forhåndsvises på skjerm før utskrift.

6 M Data i rapporten skal være tilgjengelig et nivå ned ved å klikke på aktuell rapportlinje.


STEINKJER KOMMUNE

3.0 Teknisk miljø.

3.1 Generelle teknisk krav.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Alle data for alle enheter som benytter systemet må kunne lagres i en sentral database.

2 M Et fundamentalt krav til ny systemløsning, er at den skal kunne kjøres vha WTS (Windows Terminal Server) / Citrix teknologi, tradisjonell klient tjener teknologi og/eller web teknologi. Nyeste testede og sertifiserte plattform.

Leverandør må beskrive forslag til implementering av systemløsningen i blandet miljø hvor tradisjonell klient tjener, WTS teknologi og/eller web teknologi benyttes. Alle forutsetninger og forbehold som løsningsforslaget er basert påskal tas med.

X

3 M Angi minneforbruk pr. klient som er tilkoblet en WTS-server. Minneforbruk skal oppgis for alle aktuelle moduler og programmersom løsningen består av.

X

4 M Angi krav til operativerativsystem, database og versjon, evt. odbc- drivere, sql-net versjoner, etc.

X

5 M Angi krav til maskinvarekrav for server(e).Det stilles krav til akseptabel responstid. For en sentral integrert serverløsning skal leverandør oppgi minimumsspesifikasjonen på server(e) for det antall brukere som tidligere er oppgitt. Systemet skal ikke ha mer enn gjennomsnittlig 1 - ett - sekunds responstid på spørring/oppslag mot databasen og for lagring av endrede skjermbilder ("insert" med retur av prompt).

X

6 M Angi krav til maskinvarekrav til arbeidsstasjoner.7 M Angi hvilket verktøy applikasjonen er utviklet i både på klient- og

tjenersiden.X

8 M Systemet må kunne driftes på Windows 2000/200310 M Systemet skal kunne benytte de vanligste

nettverksoperativsystemer.12 M Systemet må kunne benytte MS SQL database13 B Ved tegning av vedlikeholdsavtale bør systemet kunne leveres på

ny versjon av operativsystem og database i løpet av maksimalt et halvt år etter at kommersiell versjon av operativsystemet/databasenforeligger.

14 B Systemet skal kunne driftes som et integrert system lokalisert til et driftssted med alle moduler og for alle administrasjonsenheter (sentral løsning), jf pkt. 2.1.3.

15 M Angi hvilke brukergrensesnitt som benyttes. X16 M Angi hvilken systemarkitektur applikasjonen har. X17 M Angi hvilke programvarelisenser som forutsettes på klient- og

tjenerside.X

4.0 Sikkerhet/Autentisering.

4.1 Krav til pålogging.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Steinkjer kommune har på brukernivå standardisert på operativsystemet Windows 2000/2003. Leverandøren må skissere hvilke planer/løsninger som foreligger mht å tilpasse løsningen til katalogtjenesten Active directory og LDAP i windows 2000/2003.


STEINKJER KOMMUNE

Dette for at brukerne skal slippe pålogging på selve fagsystemet. Denansattes brukerid må kunne registreres i fagsystemet for å kunne skille tilgangen til den ansatte vha roller.

2 M Når en oppretter påloggings-id’er skal påloggings-id gis en default minimums tilgang (eks bare lesetilgang) på database nivå. Dette for å hindre uautorisert tilgang via andre verktøy.

3 M Enhver bruker av systemet skal autentiseres individuelt før han/hun gis tilgang til systemet. Autentisering skal skje ved at brukeren oppgiret passord. Enhver brukeridentitet i systemet skal være entydig knyttet til en - og bare en - fysisk person.

4 M Systemet skal etter en periode - definert av systemadministrator - uten aktivitet fra en bruker, gjennomføre ny autentisering før brukeren får ny tilgang til systemet.

5 M Brukeridentiteten skal være nøkkelen for tilgang til moduler, skjermbilder, funksjoner, menyer, felt og organisasjonsnivå.

6 B Adgangen må kunne reguleres i forhold til hva den enkelte bruker kan gjøre med datafelt (lese, skrive, endre eller slette).

7 B Driftsfunksjoner og vedlikehold må kunne begrenses slik at disse bare kan utføres fra bestemte terminaler.

8 B Mulighet for å begrense/sladde menyer/bilder i forhold til de funksjoner brukeren skal ha tilgang til.

9 M Systemet skal sikre at all tilgang fra autoriserte brukere skjer gjennom menyvalg, og bruker skal ikke slippe til operativsystem prompt - med mindre dette bestemmes av systemadministrator.

10 M Systemet må kunne autorisere brukerne etter roller. Dvs. at systemet må bygge maler som angir hvilke bilder og utskrifterden enkelte skal få tilgang til.

4.2 Krav til loggføring.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Systemet skal logge endringer i brukernes autorisasjon. Loggen skal inneholde utførende brukers id, id for bruker med endret autorisasjon og tidspunkt for endring. Opprettelse og sletting av brukerkonto regnes som endring i autorisasjon.

2 M Systemet skal logge forsøk på uautorisert tilgang, feil i autentisering og andre hendelser som har betydning for sikkerheten. Loggen skal inneholde de opplysninger som er nødvendig for dette formålet, og systemadministrator skal enkelt kunne hente ut rapporter fra loggen.

3 B Systemadministrator skal kunne begrense loggens volum ved å kunnebestemme at bare enkelte hendelser skal logges for enkelte brukere eller grupper av brukere.

4 B Systemet skal til enhver tid kunne produsere rapporter som sikrer fullstendighet uten mulighet til manipulasjon; dvs. at rapportene skal kunne skrives til WORM-disk, CD-ROM eller til papir. Disse bør ha unik identifikasjon.Et viktig element i denne forbindelse er logg av:- Endringer i dataelementer.- Endringer i registre i alle delmoduler.- Angivelse av sidenummer og totalt antall sider/siste side.- Loggen skal på en effektiv måte kunne brukes til kontroll og rapportformål. Av sikkerhetshensyn bør Transaksjonslogg/Redo-logglagres på en annen disk enn selve datadisken.

5 M Systemet må kunne logge endringer som utføres av bruker vedr. enkeltpersoner. Loggen må dokumentere når og hvem som har utført endringen.

4.3 Krav til validering/datakvalitet.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Ved import av data skal det skrives ut en feilliste som viser hvilke transaksjoner som er avvist og hvilke feil som er oppdaget i transaksjonene.


STEINKJER KOMMUNE

4.4 Sikkerhetslogikk.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Uansett aksessmetode og aksessverktøy til databasen, så skal definerte sikkerhetskrav være ivaretatt. Business-logikk som angår sikkerhet skal ligge i databasen.

5.0 Krav til dokumentasjon. Det er nødvendig at brukerdokumentasjon er tilgjengelig for all funksjonalitet i systemet, i form av elektroniske hjelpefiler, fortrinnsvis med kontekstsensitivitet, slik at relevant hjelp er tilgjengelig i forhold til den delen av systemet brukeren er inne i. Det forutsettes at leverandør kan tilby brukerdokumentasjon som til enhver tid er oppdatert og relevant. Brukergrensesnitt til applikasjonens hjelpefunksjoner skal ha en standardisert, konsistent fremtoning.

5.1 Generelle krav til dokumentasjon.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Alle applikasjoner skal inneholde overordnet IT-rutinebeskrivelse og referanse til bibliotek/rutiner som den enkelte rutine er avhengig av.

2 M Datamodell over den logiske strukturen i systemet, med sammenhenger og liste over egenskaper.

3 M Oversikt over manuelle og maskinelle kontroller i systemet med henvisning til flytdiagrammet.

4 M Datamodell over den fysiske strukturen i systemet (tabeller) - med oversikt over datafelt og registre.

5 M Dokumentasjon av i hvilken grad regler er realisert i databasesystemet - i form av triggere, lagrede prosedyrer eller views

6 M Bekreftelse av om datastrukturen er normalisert i samsvar med tredje normalform.

7 M Beskrivelse av om referanseintegritet er anvendt i databasehåndteringssystemet for å sjekke konsistens.

8 M Beskrivelse av adgangskontrollsystemet.9 M Beskrivelse av systemutviklingsmetode.10 M Beskrivelse av prosjektstyringsmetode.11 M Beskrivelse av utviklingsmiljø/utviklingsspråk.12 M Beskrivelse av revisjonsapparat, dvs. hvordan man kan følge

transaksjonen fra den oppstår til den er ferdigbehandlet i systemet.13 M Beskrivelse av rutiner for vedlikehold og videreutvikling av systemet.14 M Beskrivelse av testplan, testopplegg - med modultester og

integrasjonstester.15 M Beskrivelse av hvordan systemet er designet mht. design. F.eks.

klient-/tjener-løsning, WTS løsning eller web løsning16 M Beskrivelse av hvilke standarder som er anvendt ved design av

brukergrensesnitt.17 M Brukerhåndbok.

Må kunne legges på intranett og nås fra applikasjonen.18 M Systemdokumentasjon og driftsdokumentasjon skal kunne gjøres

tilgjengelig for revisjonen ved forespørsel - eventuelt på maskinlesbart medium.

5.2 Krav til dokumentasjon av backuprutiner.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Teknisk beskrivelseSystemkrav (krav til operativsystem, database og versjon, evt odbc-drivere, sql-net versjon, etc) Maskin-/utstyrkravNettverk og integrasjon (eksterne)

2 B Brukermanual, bør også finnes online.


STEINKJER KOMMUNE

3 M Driftshåndbok- feilmeldingsoversikt med aksjoner

4 M Plan for gjennomføring5 M Plan for opplæring6 M Plan for feilhåndtering

5.3 Kontrakt.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Alle aktuelle kontrakter som gjelder for systemet skal legges ved.2 M Liste over aktuelle kontrakter som må vurderes, usortert:

- Kjøpskontrakt- Vedlikeholdskontrakt- Oppgraderingskontrakt- Kontrakt for konvertering av data (om det er aktuelt)- Kontrakt for utførelse av gjenstående leveranse- Kontrakt for gjennomføring av opplæring- SLA (eller tilsvarende) for systemet

6.0 Utveksling av data/grensesnitt mot andre systemer.

6.1 Grensesnitt/integrasjon mot andre systemer.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M For å effektivisere de administrative rutinene og for å sikre engangsregistrering av data, må systemet kunne kommunisere med andre systemer ved å hente og avgi data.Data må kunne eksporteres / importeres mellom systemene på nærmere spesifisert format. Systemet skal også kunne kobles direkte mot nærmere spesifiserte systemer og kommunale registre. Systemet skal settes opp, via nærmere spesifisert kommunikasjon med følgende datasystemer:

- Agresso2000- Fellesdata/Folkeregisteret- MS Office kontorstøtteprod. (Word, Excel og Outlook)

Konverteringsmodulen for import/eksport og for konvertering av datafiler fra/til de oppgitte systemene skal være brukerstyrt.Formatering og layoutspesifikasjon skal kunne gjøres vha. f.eks. tabellstyring /parametersetting.

2 M FolkeregisteroppslagSystemet må kunne gjøre oppslag i Folkeregister-løsninger ved nyregistrering og ved rutinemessig bruk. Opplysninger som finnes skalkunne overføres til barnevernsystemet, styrt av bruker . Hvis opplysninger mangler skal manuell registrering kunne utføres i barnevernsystemet. Også bruker-kontrollert retting skal være mulig av allerede registrerte data i barnevernsystemet. Leverandør må være villig til å foreta tilpasninger som gjør dette mulig.

3 M MS Office produkterSystemet må ha grensesnitt mot office – produktene og kunne levere rapporteringsdata til office-produktene, minst til Word og Excel, for videre bearbeiding.


STEINKJER KOMMUNE

7.0 Tjenester i forbindelse med leveransen.

7.1 Installasjon.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Leverandør skal gjennomføre kontroll av de tekniske forutsetninger for implementering av systemløsningen på kundens datautstyr, kommunikasjonsløsninger og generelt i kundens tekniske miljø.Der systemet er avhengig av programvare levert og installert av Steinkjer kommune eller av tredjepart, er det leverandørens oppgave ågjøre kunden oppmerksom på forholdet. Dette vil kunne omfatte versjoner av operativsystem, terminalemulator, nettverksprogramvare,database m.m. Dvs. alt som må inngå for å oppnå avtalt funksjonalitet.Dette gjelder både klienter, mellomvare og servere.

2 M Leverandør skal, hvis kunden ønsker det, gjennomføre installasjonen hos kunden ved: Avtalefestede testinstallasjoner ved anskaffelse av system.

3 M Leverandør foretar installasjon på det/de anlegg som defineres som anlegg for godkjenning i samsvar med kontrakten og/eller det/de anlegg som er definert som testanlegg.

Følgende tjenester inngår i installasjon, ihht. kontrakt: Installasjon av basis programvare som database, evt.

rapporteringsverktøy og annen programvare på operativsystemsnivå.

Applikasjonsprogrammene skal installeres med korrekte parametere.

Brukermenyer skal være lagt inn. Alle periferenheter skal være gjort tilgjengelige. Installasjon av utarbeidet/dokumentert backup-/recovery-

rutine. Samtlige punkter under installasjonsprosessene

dokumenteres skriftlig og overleveres kunden. Ev. klientinstallasjon skal dokumenteres skriftlig og

overleveres kunden.

7.2 Konvertering av data til nytt system.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M STK ønsker opsjon på konvertering av data fra gammel løsning til det nye systemet.Leverandøren og Steinkjer kommune må bli enige om konverteringsformatene.STK er ansvarlig for at det blir lagt data fra de gamle systemene ut på et avtalt format. Leverandør er ansvarlig for at data blir videre tilrettelagt og lagt inn i det nye systemet.

STK ønsker opsjon på at leverandøren påtar seg et totalansvar for konverteringsprosessen.

Tilbudet må utformes med tanke på at konvertering kan bli foretatt flere ganger. Dvs. testinstallasjon på 1 – 2 test-bydeler og en endelig overgang, kanskje i flere faser.

X

7.3 Opplæring.Underpunkt M/B J/N/

T/B/?UK

1 M 1. Leverandør skal levere forslag til komplett opplæringsprogram mednødvendig kursmateriell. Forslaget skal inneholde pris pr. kursdag,


STEINKJER KOMMUNE

basert på det antall kursdeltagere som leverandør mener er hensiktsmessig pr. kurs. Kursene avholdes på kurslokaler hos kunde på lokalt sted.

2 M 2. Leverandør skal levere forslag til optimal arbeidsdeling mellom leverandør og kunde ut fra forutsetningen om at kunden selv skal stå for den rutinemessige masseopplæringen.

7.4 Innføringsprosjekt.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Steinkjer kommune vil selv ivareta prosjektlederfunksjonen, i samhandling med valgt leverandør. Leverandør med sine erfaringer fra lignende innføringsprosjekter er en viktig samarbeidsressurs. Slik samhandling med leverandør under innføringsprosessen ansees derfor å være et viktig suksesskriterium.

2 M Leverandør skal med utgangspunkt i de overordnede målsettinger for prosjektet, samt føringen i pkt. 7.4.1, skissere:

Suksessfaktorer for innføring av systemet. Eventuelle særlige krav til kunden i forbindelse med

innføringen. Fremlegge forslag til aktivitets- og ansvarskart

(kunde/leverandør) med tidsplan, estimert timeforbruk pr. aktivitet for hhv. kunde og leverandør og totalt.

X

3 M Leverandør må komme med forslag for oppbygging av systemets kodeverk.

7.5 Godkjenningstest.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Leverandøren skal levere forslag til godkjenningsprosedyre og godkjenningstest med blanketter for testene.

X

7.6 Konsulentbistand.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Det kan oppstå behov for konsulentbistand i tillegg til de tjenester som er beskrevet ovenfor. Leverandør må redegjøre for hvilken type bistand som kan tilbys samt oppgi prismatrise etter personellkategori og uttak av timer. Oppgi også eventuelle andre kostnader.

X

7.7 Support, brukerstøtte og vedlikehold.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Leverandør skal ha et veldefinert apparat og opplegg for telefonisk brukerstøtte og teknisk support, der leverandør skal kunne dokumentere tilstrekkelig kapasitet og kompetanse for nødvendig bistand til kunden.

X

2 M Leverandør skal tilby avtale om brukerstøtte basert på Statens standardavtale. Regler om omfanget skal oppgis. X

3 M Leverandør skal tilby avtale om telefonisk teknisk support for kundens tekniske driftspersonell (dvs. applikasjonsansvarlig) og systemkoordinator basert på Statens standardavtale. Teknisk support skal kunne eskaleres til support hos kunden. Regler knyttet til omfanget skal oppgis.

X

4 M Leverandør skal tilby avtale om programvareoppgradering basert på Statens standardavtale. X

5 M Leverandør skal tilby deltagelse i brukerforum/fagutvalg for tilpasning og videreutvikling av systemet.

X

6 M Kursmateriell, system- og brukerdokumentasjon skal fritt kunne kopieres av kunden.


STEINKJER KOMMUNE

7.8 Support avtale.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Ved oppgraderinger/versjonsendring eller lignende, skal leverandøren levere ny oppdatert dokumentasjon samtidig. Ved større endringer av systemet skal leverandør også tilby kurs for berørtpersonell.

2 M Leverandøren skal deponere/utlevere kildeprogrammer m.v. til STK itilfelle hvor f.eks at leverandør går konkurs.

X

3 M Leverandøren skal snarest og seinest innen ½ år tilby å tilpasse det leverte systemet til de siste aktuelle releaser av systemprogramvare.

8.0 Krav til funksjoner i barnevernsystemet.

8.1 Planfunksjonalitet

8.1.1 Journalnotater / LoggføringUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Det ønskes en egen funksjon for å kunne registrere aktiviteter i en sak.Denne funksjonen kaller vi for journalnotat. Journalnotater skal inneholde et fritekstfelt.

2 M En eller flere journalnotater må kunne merkes for fletting til tekstdokument, for innlemming i rapporter m.v.

3 M Det må være mulig å endre status på journalnotatene fra midlertidige interne dokumenter (uten innsynsrett) til journalføring med innsynsrett. Interne journalnotater bør kunne slettes dersom de ikke har betydning for saken

8.1.2 Kladd1 M All registrert aktivitet på enkeltbarn (inkl. meldinger, undersøkelser,

journalføring, dokumenter/post, vedtak, arbeidsplaner og tiltaksplaner), med mulighet for filtrering på aktivitetstype, dato m.v. skal vises i en liste med mulighet for utskrift.

8.1.3 Dokumentliste1 M Ved innregistrering av post skal det være mulig å velge kopiering av

post til aktuelle søsken.

8.2 Planlegging og oversikt over arbeidsoppgaver

8.2.1 Kalender og HuskelisteUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 B Kalender-interface bør være en integrert del av systemet. Kalenderen bør ha huskelistefunksjonalitet. Via kalenderen bør bruker få direkte inngang til journal. Kalenderen bør være lett tilgjengelig, som et oppstart-vindu eller som del av dette.

2 B Brukere må ha mulighet til, via rollebegrepet (f.eks. merkantile), å få innsyn i andre saksbehandleres kalendere.

3 B Kalenderen skal vise status/frister/varsling av vedtak som snart går ut m.v. Også varsel på frist for søknad om refusjon/fornyet søknad om refusjon.Mulighet for å ta ut oversikt over vedtak/søknader som nærmer seg frist.Kalenderen bør ha funksjonalitet som gjør at elementene ikke fjernes fra huskelisten før de faktisk er utført.


STEINKJER KOMMUNE

8.3 Brukergrensesnitt og tilgang på sentral info

8.3.1 Kontaktinformasjon/grunnopplysningerUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1. M Faglige tiltak/tiltaksplan/journal/utbetaling/etc. bør være lett tilgjengelige og synlige (ikke skjult i en tiltaksplan mange tastetrykk inni programmet).

2. M Søk og registrering av barn/foreldre (og i forbindelse med oppretting av ny sak/melding) skal være mulig via direkte folkeregisteroppslagDet må være muligheter for å Begrense slik tilgang ved administreringav Brukertilgang i systemet.

X

3. M Det må være mulig å registrere andre foreldre, samarbeidspartnere m.v. på barnets søsken (nødvendig når det for eksempel er halvsøsken)

4. M Vise adresse og tlf. til foreldrene i første bilde5. M Foreldres adresseendring skal kunne arves til barnet. Men, dersom

foreldre og barn har forskjellig adresse, skal det være mulig å sette kryss blant alternativer for hva som skal velges.

6. M Vise foreldreansvar (Fra folkereg.)7. M Registrering av barnets nettverk må være mulig og brukervennlig8. M Registrering/endring i liste over samarbeidspartnere m.v. må kunne

tilgangsstyres9. M Foreldre må kunne registreres uten at de ligger i liste over

samarbeidspartnere først10. M Differensierte adresselister og etiketter må kunne taes ut for andre

former for masseutsendelsersom generell informasjon, brukerundersøkelser eller lignende

11. M Det må kunne angis at det finnes en IP (Individuell plan på aktuell bruker). Dette for senere enkel rapportmulighet

12. M Tilgjengelig valg i hovedbilde på bruker for valg på å sette Aktiv eller Passiv

8.3.2 Arbeide med hele familierUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1. M Det ønskes god funksjonalitet i fht å arbeide med en hel familie. Det må være enkelt og intuitivt å bevege seg mellom søsken i samme familie.

2. M Det må være enkelt å åpne hovedkort eller lignende på annen klient, uten å måtte avbryte arbeidet man holder på med. Det betyr at man måkunne ha flere saker åpne samtidig.

3. M Det må være mulig å kopiere et hovedkort fra et søsken til et annet. Ved slik kopiering ønsker vi at minimum følgende elementer blir med:• Foreldre• Søsken• Bosted• Samarbeidspartnere• Bankkontonr.

De elementer som ønskes medtatt ved kopiering bør kunne velges manuelt ved avhaking for hvert av elementene.

4. M Det må være så enkelt som mulig å kopiere vedtak, tiltaksplan, dokumenter (ut/inn), melding, undersøkelse og journalnotat til søsken.Dette må kunne gjøres fra samme bilde elementet registreres inn i, for eksempel ved å kunne velge hvilke søsken som skal få kopi av elementet samtidig som det registreres/skrives. Det betyr at man må slippe å gå inn i en egen kopieringsmeny, et annet barns hovedkort eller lignende for å registrere et slikt element på to ulike barn.


STEINKJER KOMMUNE

8.3.3 Fra melding til tiltakUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1. M Innregistrering av melding: Barnets personalia (minimum):

o Navn, f.nr., adr, statsborgerskap, evt. fødeland, ankomstdato, foreldre med foreldreansvar, sivil status i barnets familie

Registreringsdato for melding Registrering av melder Registrering av innmeldt problematikk

Behandling av melding: Vurdering av melding; konklusjon:

o Melding henlagto Melding går til undersøkelse

Dato for konklusjon Tidsfrist kontroll / varsling Mulighet for å innarbeide sletterutine for henlagte meldinger

etter 1 år.Ikke relevante felt skal holdes skjult inntil de blir aktuelle. Eksempler på dette er fristoverskridelses-felt, som bør være grået ut/skjult inntil fristen har blitt overskredetNår slik frist overskrides skal det vises med varsling.

2. M Det skal være veivisere der hvor dette kan kvalitetssikre rapport-kritiske koblinger og lette flyten i arbeidet, som for eksempel mellom melding og undersøkelse.

3. M Det skal være veivisere med valg for delelementer som blir med, ved kopiering av et element fra et barn til et annet, for eksempel ved kopiering av melding til søsken.

4. M Enhver form for manuell dobbeltregistrering av databasefelt må unngås. Det må videre unngås at data, som åpenbart skal inn i databasefelt på et senere tidspunkt, først registreres inn i fritekstfelt.

5. M Det skal være enkle og logiske rutiner for etablering av melding.6. M En melding må kunne registreres på/kobles til flere barn.7. M Det må kunne kobles dokumenter til en melding, selv om det ikke er

opprettet mappe. Dette må kunne slettes / Legges bort hvis ikke sak blir opprettet

8. M Også skannede dokumenter må kunne lagres sammen med en melding.

9. M Det må manuelt kunne defineres automatiserte rutiner og funksjoner for sletting av henlagte meldinger i saker hvor det ikke er registrert mappe.

10. M Det må være en veiviser som understøtter opprettingen av mappa og undersøkelse, ved konklusjon av melding.

11. M Hvis oppretting av mappe først skjer etter registrering av melding, må dokumenter knyttet til meldingen automatisk legges inn i postlista når mappe opprettes.

12. M Gjennomføring av undersøkelser:Innregistrering av barnets personaliaHerunder også barnets statsborgerskap, foreldres fødelandRegistreringsdato for oppstart av undersøkelse = konklusjonsdato for melding.Registrering av korrespondanse knyttet til undersøkelsen (inn- og utgående dokumenter)Journalsystem for føring av notater, logg, interne notater som følger av arbeidsprosessen Vurdering av undersøkelsen og konklusjon Registrering av resultat av undersøkelsenDato for undersøkelse konkludert.Tidsfristkontroll / varsling


STEINKJER KOMMUNE

13. M Når en undersøkelse avsluttes og besluttes fulgt opp med vedtak, ønskes en veiviser som letter opprettelsen av vedtak og kobling mellom undersøkelse og vedtak.Veiviser må kunne velges bort ved behov.

14. M Det må være mulig å fatte vedtak i undersøkelsesfasen som ikke kobles mot undersøkelsen (frister / avslutning)

15. M Saksutredning:Effektivt utredning av sak for fylkesnemnd:Det må være mulig å legge inn mal for utredning av sak for fylkesnemndMalen må kunne redigeres slik at den tilpasses den aktuelle saksutredningInformasjon fra klientopplysninger, meldinger, undersøkelser, tiltaksplaner, vedtak, korrespodanse, journal og lignende må kunne kopieres inn i saken eller vedlegges saken.

16. M Etablering av tiltaksplan, foreløpig omsorgsplan og omsorgsplanInnregistrering av personer som barnet har et forhold til; parter, oppdragstakere, samarbeidsparterMal for tiltaksplanRegistrering og kontroll av gyldighetsperioder for planperiode, og delmål.Evaluering / justering av mål og planperioder (gyldighetsdatoer)

17. M Vedtak:Innregistrering av vedtak knyttet til TiltakKostnader – totalt og / eller periodisertType tiltak (hjelpetiltak / omsorgstiltak)Funksjon (innenfor / utenfor opprinnelig familie)Lovhjemmel + evt. jfr. lovhjemmelGyldighetsperiodeGrunnlag for vedtak, jfr. Kostraskjema 15, pkt. 5a, b.Bakgrunnsopplysninger og vedtaksbegrunnelser må kunne knyttes til vedtaket.Innregistrering av slutning fattet av fylkesnemndInnregistrering av dom fra TingrettenInnregistrering av dom fra LagmannsrettInnregistrering av dom fra HøyesterettVedtak vedr. avslag på søknad om tiltakInnregistrering av vedtak fra fylkesmannenDet må fremgå av innregistreringen hvem som har vedtakskompetanse(barneverntjenesten, fylkesnemnda eller rettsinstans) samtidig som vedtakene må kunne rapporteres til ssb/ fylkesmann som barn under omsorg / barn som har tiltak utenfor hjemmet / samt at plasseringsstedet framgår.

18. M Det må være funksjonalitet for å kunne skille mellom vedtak og administrative beslutninger som følger av lovpålagte oppgaver og forpliktelser i hht. avtaler. Det skal være skille både i fht. kodeverk ogmaler. Det ønskes mulighet til å kunne velge hvem som er part i fht. en administrativ beslutning (f.eks. fosterforeldre). Foreldre skal ikke automatisk settes som part.

19. M Betalingsforpliktelser i hht vedtak:Etablering av betalingsplan - innregistrering av betalingsforpliktelser som følger av vedtak

20. M Av vedtak følger avtaler og betalingsforpliktelser. Det må være mulig å innregistrere avtaler som følger av vedtak:Oppdragsavtale med støttekontaktOppdragsavtale med avlastningsfamilierOppdragsavtale med tilsynsførerOppdragsavtale med private aktører som f. eks. miljøarbeidere, frivillige organisasjoner o.s.v.Avtale med selvstedig næringsdrivende om oppdrag.


STEINKJER KOMMUNE

Fosterhjemsavtale, samt tilleggsavtaleSamværsavtale med foreldreAvtale mellom kommuner vedr. tilsyn i fosterhjemAvtale med staten vedr. barn i institusjon. .

21. M Betalingsforpliktelser i hht avtaler: Etablering av betalingsplan – innregistrering av betalingsforpliktelser som følger av avtaler – se punkt 20.

22 M God funksjonalitet i fht vedlikehold av vedtak, avtaler og betalingsplaner:Mulighet til å stoppe vedtak / avtaler og / eller betalingsplaner på grunn av endringer. Mulighet til å endre beløp i betalingsplan som følge av indeksregulering av satser, endring som følge av aldersbestemte satser, eller endring i avtaler som følger av vedtak.

23 God funksjonalitet vedrørende refusjonsarbeid:På bakgrunn av vedtak må det kunne etableres et system for avtaler ogbetalingsplaner for refusjoner mellom stat og kommune, og mellom kommuner og egenbetaling fra foreldre:Utsending av kravRegistrering av innbetalingPurresystem ved manglende innbetalingVarslingssystem for avtaler som utløperMaler for søknad om styrkningstiltak fra staten og lignende.

24

25 M Hvis vedtak gjelder et barn i en familie hvor flere søsken er registrert som klient, må det komme spørsmål om vedtaket skal kopieres, og da med veiviser for kopiering

26 M Skal være direkte overgang fra vedtaksbilde til tiltaksplanen. Hvis undersøkelse er konkludert og det ikke er registrert gyldig tiltaksplan, må det komme varsel om dette.

27 M Det må være mulig å endre ytelser/planlagte utbetalinger og evt. leggeinn nye i vedtak som er ferdigstilt/låst. Det bes om beskrivelse om hvordan slike behov er løst i applikasjonen.

28 M I saker hvor undersøkelse er avsluttet og konkludert med tiltak, må detregistreres både vedtak og tiltaksplan.. Hvis tiltaksplan ikke er registret, må det komme fram en varsling om dette. I forbindelse med registrering av nye tiltak (vedtak), må de kunne knyttes opp i mot nye eller eksisterende delmål i tiltaksplanen.

29 M Rutine for henleggelse etter undersøkelse.30 M Ved masseregistrering og også enkeltregistrering skal det være mulig

å få opp igjen de felter som skal gjenbrukes.

8.3.4 TiltaksplanUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Må kunne ta ut oversikt over barn som skal ha/mangler tiltaksplanMå også kunne ta ut barn som skal ha omsorgsplan/mangler omsorgsplan Har tiltaksplan/omsorgsplan må overføres til "kvalitetssikringsskjema" med angivelse av dok nr (og mappenr). Dette gjelder barn i fosterhjem §§ 4-12 og 4-4,5 ledd.

2 M Minst ett hovedmål med tilhørende fra- og til-dato, kodeverk m.v.3 M Ett eller flere delmål med tilhørende fra- og til-dato, kodeverk m.v.4 M Ett eller flere tiltak med tilhørende fra- og til-dato, kodeverk m.v.,

koblet i mange-til-mange relasjon til delmål, slik at det samme tiltaketkan kobles mot flere delmål og vice-versa.

5 M Fletting til tekstdokument basert på ulike mal-typer, for videre bearbeiding og lagring.

6 M Kopiering fra forrige tiltaksplan til ny tiltaksplan7 M Arkivering av tidligere tiltaksplaner i for eksempel pdf-format8 M Evalueringsfunksjon for tiltaksplan


STEINKJER KOMMUNE

9 M Eksport av tiltaksplan (i standardisert format, f.eks. xml-format) til eksternt kvalitetssikringsverktøy, evt. integrering av kvalitetssikringsverktøy i systemet

10 M Gjeldende sett av delmål (og evt. tiltak) skal gjøres tilgjengelig for visning i for eksempel oppstartsbilde knyttet til hvert enkelt barn.

11 M En tiltaksplan må kunne knyttes til flere vedtak pr barn.

8.4 Sentral og lokal rapportering

8.4.1 StatusUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 MM Oversikt (og utskrift) over status tiltaksplan, vedtak, undersøkelse osv.På enkeltbarn og utvalg av barn, for eksempel pr saksbehandler. Sortering etter alle parametre.

2 MM Kvalitetssikringsverktøy3 MM SSB (Kostra)/Fylkesmannen. Gode rapporter med mangellister som er

lette å filtrere/bruke4 MM Vi må kunne definere egne rapporter / lage tabeller fra systemet

8.4.2 Analyse / styring / internkontrollUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 MM o Ivareta rapportering til SSB/Kostra – med mulighet for kommunen åta ut SSB-rapporten til eget bruk.

o Ivareta halvtårsrapportering til fylkesmanneno Ivareta rapportering i hht styringskortet for barneverntjenesten. (de

fleste indikatorene til styringskortet hentes fra fylkesmannsrapportene, men i tillegg ønskes:

Antall barn fordelt på type tiltak f. eks. barn med støttekontakt, avlastningshjem, familiesentertiltak, mødrehjem m.m..

Antall barn i institusjon Hvor lenge har disse barna bodd i institusjon (sammenlagt

antall dager og måneder). Gjennomsnittlig botid i institusjon (antall måneder og dager

delt på antall brukere). Endret tiltak for barn under omsorg for å måle: Barn under

omsorg som utilsiktet må flytte fra fosterhjem. Evt. kunne telle søknad om nytt tiltak fra BUF-etat.

Mulighet til å ta ut rapporter som viser gjennomsnittskostnader for barn på funksjonsområde 251 og 252.

Mulighet for å ta ut rapporter over vedtak med refusjonskrav,refusjonstilsagn, tilsagnsdato, innbetalinger og utestående krav.

Ulike økonomirapporter med kostnader pr. barn.o Mulighet til å videreutvikle systemet i tråd med endring i

rapportbehov Interne tiltak som råd / veiledning / familierådslag utført av

egne saksbehandlere Nye tiltak som familiesentre, DUE, m.v. Rapportering på antall klagesaker til fylkesmannen Rapport på antall saker til fylkesnemnd, tingrett og høyere

rettsinstanser. Rapportering vedr. slutninger fra fylkesnemnd /

rettsinstanser.

8.4.3 Kvalitetssikring1 MM Når det gjelder kvalitetssikring og internkontroll er det

ønskelig at en gjennom systemet skal kunne ta ut


STEINKJER KOMMUNE

statusrapporter / avviksrapporter og ha et varslingssystem føravvik registreres – for eksempel varsling før fristoverskridelser.

Kvalitetssikring av lovkrav knyttet til tilsyn, tidsfrister og plankrav. Varsling før fristoverskridelse meldinger og undersøkelser og

iverksettelse av vedtak. Varsling av manglende tilsynsfører og gjennomført tilsyn. Varsling på manglende tiltaksplan/omsorgsplan.

Avviksanalyser knyttet til lovkravene: tilsyn, tidsfrister, tiltaksplaner /omsorgsplaner og evaluering.

Kvalitetssikring av lønnsarbeid:o Varsling på utløp av lønnsavtaler.o Varsling på lønn og utgiftsdekning etter aldersbestemte satser når

aktuell alder oppnåes. Evt. at satsene endres automatisk når riktig alder er oppnådd.

Kvalitetssikring av funksjonskoder:o Varsling på pågående vedtak når barn bytter funksjonskode (i

hjemmet/utenfor hjemmet).

Kvalitetssikring av refusjonsarbeid:o Varsling på samtlige refusjonskrav (Bufetat og andre kommuner).o Varsling før tilsagn om refusjon utgår (varsling 6 uker før).

8.5 Roller, rettigheter, drifting m.v.Underpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Rollebasert tilgangsstyring X2 M Mulighet for ulike oppstartsbilder knyttet til de ulike rollene X

8.6 Annen funksjonalitetUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 BM Historikk på saksbehandlere som har sluttet (dvs at informasjon beholdes på saker osv selv om saksbehandler har sluttet)

2 MM Historikk på både foreldrenes og barnas bostedsadresser3 MM Pålogget ident må legges inn som standard-verdi der dette kreves for

dataregistrering4 BM Hensiktsmessig sortering/visning av info i bildene i fht. en rasjonell

arbeidsflyt for saksbehandlerne5 MM Det skal være enkelt og intuitivt å søke opp opplysninger i systemet.6 BM Systemet skal ha mulighet for vising av nyheter og driftsmeldinger i

åpningsbildet

9.0 Økonomi, arkiv og merkantile funksjoner

9.1 Overordnede målDet ønskes at lønn håndteres i systemet. I tillegg stilles det krav til samkjøring mot kommunensregnskapssystem, styringsdata og arkiv.

9.1.1 Regnskapssystem genereltUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/ UK


STEINKJER KOMMUNE

T/B/?1 M - Effektiv kommunikasjon med Agresso

- Mulighet for økonomirapporter knyttet til tiltakskategorier (innenfor og utenfor familien) og tiltakskoder (type tiltak) og arter (jfr. artskontoplan).

- Prognoseverktøy knyttet til vedtakstype og –varighet

9.1.2 Remittering/overføring regnskap/revisjonUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Systemet skal håndtere direkte remittering og overføring til STK’s regnskapssystem.

2 B Det må være funksjon for mottak av returtransport (1. og 2. gangs) fra bankene. Systemet må støtte bankenes standardformat.

3 M Ved anvisning bør det være en kontroll for om mottaker (leverandør) krever KID eller melding.

4 M Det ønskes en transaksjonsrapport tilsvarende i Agresso.5 BM Et kodeverk må gjøre det mulig å knytte betalingskategori mot

resultatenhet / team6 BM Grensesnitt mot kommunens Telebankløsning.7 M Transaksjonskodeverk som skiller mellom de fire betalingsformene:

Faktura, lønn, kontantutbetaling telebank og innbetaling.8 M Oppslag i kommunens leverandørregister. 9 M Oppslagsbildet for transaksjoner må inneholde alle opplysningene

om transaksjonen. (Dato, beløp, remitteringsform, mottaker, tekst).

9.1.3 LønnUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Systemet skal være et forbehandlingssystem for kommunens lønnssystem (Agresso).

2 M Programmet skal avlevere tilstrekkelig data til at lønn kan kjøres fra lønnssystemet uten ekstra registreringer i lønnssystemet.

3 M Steinkjer kommune benytter i dag Agresso som lønns- og personalsystem. Systemet må kunne eksportere data som gjelder oppdragstakere for import til Agresso og fremtidige lønnssystemer.

4 M Ved nyregistrering av oppdragstaker, skal systemet kunne foreta søketter oppdragstaker i lønnssystemet for automatisk overføring av personellopplysninger.

5 M Når vi lager utbetalingsplan, må systemet kunne beregne arbeidsgiveravgift (sosiale utgifter) og innlemme dette i systemets styringsdata.

6 M Utskrift av kontrollrapport som benyttes før overføring til lønnssystemet

7 M Kontroll av at nødvendige data er innregistrert, både på feltnivå og/eller i form av en feilrapport.

8 M Systemet må kunne avstemme lønnsutgifter mot returdata fra lønnssystemet.

9.1.4 ArkivUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 MB Systemet må til enhver tid være àjour med gjeldende NOARK -standard. Dette innebærer bl.a. at journalføring og elektronisk avlevering ivaretas.

2 M Systemet må ha gode og enkle rutiner for innskanning, behandling og lagring av klientpost.

3 M Systemet må ha god løsning for arkivering av post som ikke er del av saksbehandling for identifisert klient.

9.2 Krav til styringsdata og ledelse


STEINKJER KOMMUNE

9.2.1 StyringsdataUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Systemet skal gi enhetsledere et lesbart bilde for rask oversikt over status på enheten.

2 M Fra lønn/engasjementsdelen i systemet:-Arbeidsgodtgjøring-Utgiftsdekning-Bilgodtgjørelse -Sosiale utgifter-Refusjon av utlegg

3 M Kvalitetssikret system for beslutningstaking, minimum 2 personer skal bekrefte vedtak og utbetalinger.

4 M Det ønskes en beskrivelse av prosedyren/enhetens arbeidsprosess systemet legger opp til i fht. godkjenning og ferdigstilling av vedtak

9.2.1 Vedtakssystem / beslutningssystem1 M

Kvalitetssikret og effektiv beslutningsprosess knyttet til vedtak. Kvalitetssikret og effektiv prosess ved etablering av avtaler

(fosterhjemsavtalen, oppdragsavtaler, besøksavtaler for barn i fosterhjem).

Kvalitetssikret og effektiv arbeidsprosess ved for anvisning / utbetalinger.

9.2.2 SaksbehandlingUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 MM Kvalitetssikrede og effektive saksbehandlingsrutiner knyttet til arbeid med: o Meldinger og undersøkelsero Tiltaksplaner / omsorgsplaner / plan for framtidige tiltak.o Varsling for vedtak og tiltaksplaner som går ut og bør

evaluereso Kvalitetssikret og effektiv saksbehandling knyttet til sak for

fylkesnemnd, rapport- og journal skriving og annen korrespondanse

Ivareta behovet for dokumentregistrering / postregistrering Mulighet for å utvikle et system for bruk av maler (brev,

internkontrollskjema, skjema og lignende). System for innføring av slutninger fra fylkesnemnd /

rettsinstanser.

10 Andre funksjoner

10.1 AdopsjonUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Systemet skal ha modul for behandling av adopsjonssaker.2 M Blankettene til Barne- og familiedepartementet (minst sosialrapport-

skjema, Q-0297, inkludert veiledningsskjema, Q-1046) skal være tilgjengelige i systemet.Modulen skal ivareta alle typer adopsjon. Modulen skal også håndtere ny adopsjonssøknad fra tidligere søkere, både ved nytt barn og ved klage på avslag.Modulen skal sikre at adopsjonssøker har levert alle påkrevde attester og erklæringer.

3 M Saksbehandlingen skal minst dekke følgende områder:


STEINKJER KOMMUNE

Innregistrering av søknad Registreringsdatoer, med mulighet for kontroll av tidsbruk Saksbehandlermodul for utarbeidelse av sosialrapport, samt

videre saksbehandling for søker ift. adopsjonsforening og Barne- og familiedepartementet

Saksbehandlingsmodul skal også gi mulighet for føring av annen relevant korrespondanse.

10.2 Annet utstyrUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 B Ved registrering av Fosterhjem og Besøkshjem, skal en også kunne registrere utstyr som anskaffes til hjemmet.

10.3 GodkjenningerUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M Systemet skal ha en modul for godkjenning av oppdragstaker og oppretting av oppdragsavtaler.

2 M Systemet skal ha en modul for godkjenning av fosterhjem:Saksbehandlermodul for utarbeidelse av godkjenningsrapporterSaksbehandlingsmodul for annen korrespondanseInternkontroll – avkryssing for forevist politiattest og helseattest.Mulighet for innleggelse av mal til bruk ved utarbeidelse av godkjenningsrapport.

3 M Systemet skal ha en funksjon for direkte oppslag i interne veiledere, retningslinjer og Lovverk.

4 M Mulighet for innlegging av prosjekter/tiltak med kostnader utover individkostnader. Mulighet for direkte remittering.

5 B Oppdragstakerbank6 B Oversikt over godkjente oppdragstakere med mulighet for skille på

aktive/aktive med ledig kapasitet/ikke aktive oppdragstakere.Det må skilles mellom ulike oppdragstyper i oversikten.

11 Opsjoner

11.1 InvestUnderpunkt M/B Beskrivelse J/N/

T/B/?UK

1 M / B Det vil også være aktuelt at samarbeidende kommuner innen INVEST-samarbeidet (Inderøy kommune og Verran kommune) kan tilslutte seg bruk av denne kravspesifikasjonen.

X


vedlegg 2 - steinkjersteinkjer.kommune.no/getfile.php/688243.1003.dafdawbura/... · web...

Documents