verbinden van mens en buurt

Korte evaluatie werkatelier adviescommissie

faciliteren vrijwilligersinitiatieven,

6 november en 2 december 2014

Locatie: Wennekerpand, Schiedam

verbinden van mens en buurt

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding 2

2. Werkwijze 2

3. Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen commissie 2

4. Aanbevelingen EN de Buurt 4

5. Afspraken 4

Slotwoord 4

verbinden van mens en buurt

-2-

1. Inleiding

De gemeente Schiedam heeft op 6 november en 2 december 2014 voor de derde keer een

werkatelier gefaciliteerd voor de Adviescommissie Faciliteren Vrijwilligersinitiatieven.

De rol van de adviescommissie, verder commissie, is het beoordelen van – en adviseren over

subsidieaanvragen in het kader van de Subsidieregeling ‘Faciliteren van Vrijwilligers’.

2. Werkwijze

De commissie kwam bijeen in een werkatelier van 2 dagdelen, verspreid over de maanden

november en december. Ook nu weer in het Wennekerpand.

3. Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen van de commissie

De commissie keek ook nu weer positief terug op dit werkatelier. Er is sprake van openheid,

onderling respect en waardering. Deelnemers hebben het leuk. Het oordeel van de

commissie was verder gebaseerd op de volgende elementen:

Samenstelling commissie

De commissie bestond uit 10 vrijwilligers en 7 ambtenaren. Tijdens het werkatelier waren 8

vrijwilligers en 6 ambtenaren aanwezig.

Tweede dagdeel: toelichtingsronde

De commissie heeft deze keer één aanvrager uitgenodigd voor een mondelinge toelichting.

Het 2e dagdeel is ook benut om te reflecteren op aanvragen uit de 1e beoordelingsronde.

Het belangrijkste doel was het beoordelen op mogelijke inconsequentie in de beoordeling en

het verkrijgen van een scherpere motivering.

Externe begeleiding

Ook deze keer is gewerkt met twee externe begeleider(s). De 2e dag is er 1 begeleider

ingezet. De commissie ervoer dit als positief.

-3-

verbinden van mens en buurt

Bevindingen van de commissie

Bij enkele aanvragen oordeelde de commissie dat kosten voor eten, drinken of

catering aan de hoge kant waren. De commissie vond dat kosten voor eten en

drinken in principe niet gehonoreerd dienden te worden, tenzij de aanvrager

aannemelijk maakt dat deze kosten echt ondersteunend zijn aan de hoofdactiviteit

en daarmee een dergelijke post ook laag bleef. Ondanks deze bevinding, heeft de

commissie gemeend het al dan niet vergoeden van eten en drinken, niet als extra

criterium op te nemen in de regeling. De commissie hechtte er aan de regeling open

en flexibel te houden en het niet teveel dicht te timmeren.

Bij aanvragen waarbij een groot bedrag werd gevraagd, was vaak sprake van inzet

van (dure) professionals waarbij de aspecten voor en door bewoners en het

faciliteren van vrijwilligers (eigen kracht) niet of onvoldoende werd aangetoond. Ook

bleek dat de aanvrager vanuit bevlogenheid en/of ‘engagement’ een initiatief

voorstelde, maar niet of onvoldoende aantoonde dat er draagvlak was bij de

doelgroep of betrokkenheid van onderop

De commissie vond het nuttig om te ontdekken hoe veelsoortig en divers de

initiatieven zijn, waarmee de meerwaarde van de regeling ook is gebleken

Enkele leden van de commissie waren niet in de gelegenheid zich vooraf goed voor

te bereiden op het beoordelen van de aanvragen.

De commissie gaat graag door met deze regeling, ook nu deze subsidieronde minder

aanvragen zijn gehonoreerd.

Er zijn weinig aanvragen voor en door jongeren.

Aanbevelingen commissie

De gemeente en de commissie gaan de subsidieronde 2016 eerder starten. Daarmee

wil de commissie bereiken dat er meer voorbereidingstijd is en ontstaat er ook

ruimte de commissie te betrekken vanaf de voorkant van het proces.

De gemeente maakt voorafgaand aan het werkatelier een groepsindeling en geeft

aan hoe de aanvragen over de groepen verdeeld worden en verstuurd de aanvragen

10 dagen voor aanvang van het werkatelier aan de commissie

De gemeente geeft meer bekendheid aan de regeling, ook tussentijds. De commissie

stelt voor regelmatig een project te publiceren waaraan een bijdrage is toegekend.

Daarmee ontstaat bij Schiedammers een beeld welke soort initiatieven de stad heeft

en waarvoor een bijdrage mogelijk is. Dit biedt inspiratie en kan aanvragen uitlokken.

Voeg aan het aanvraagformulier een vraag toe hoe de aanvrager het initiatief na het

1e jaar financiert (bevorderen van duurzaamheid en continuïteit)

-4-

verbinden van mens en buurt

Verder onderzoeken hoe de aanvraagprocedure kan verbeteren met als doel meer

rendement te halen uit de regeling.

Overweeg het stimuleren van aanvragen op basis van een thema of gemeentelijke

ambitie (bijv. aanpak van eenzaamheid)

Organiseer een ‘event’ voor en door jongeren om aanvragen uit deze groep te

stimuleren

De aanvrager verzoeken geen identiteitsbewijzen mee te sturen bij de aanvragen.

Geef een aanvrager als ‘voorwaarde’ mee dat zij zorgdragen voor publiciteit over het

initiatief met een verwijzing naar de subsidieregeling ‘faciliteren vrijwilligers’

Kom als commissie in maart/april weer bij elkaar voor de voorbereidingen van de

nieuwe regeling. Er kan dan o.a. samen kritisch gekeken worden naar het

aanvraagformulier.

4. Aanbeveling EN de Buurt Stimuleer dat een aanvrager die handelt vanuit een grote bevlogenheid of

maatschappelijk ‘engagement’ de beoogde doelgroep betrekt en/of de aanvraag

mede-ondertekent dan wel de aanvraag zelf indient. Dit versterkt het

draagvlakcriterium.

5. Afspraken De gemeente nodigt de commissie uit voor een overleg in april 2015. In dit overleg

bespreken gemeente en commissie het aanvraagformulier en de –procedure.

In het overleg in april 2015 verdeelt de commissie zich in koppels. Deze koppels gaan projecten bezoeken waaraan subsidie is verleend. De eerste aanvraag die bezocht gaat worden is Tha New Generation.

Slotwoord EN de Buurt heeft de samenwerking met de commissie en gemeente als heel plezierig

ervaren. De leden van de commissie zijn inmiddels goed op elkaar ingespeeld. Er is een open

en veilige sfeer. Tijdens dit werkatelier is het ‘eigenaarschap’ van de commissie verder

versterkt. Een goed voorbeeld is de ‘gespreksleiding’ door een vrijwilliger tijdens de

mondelinge toelichting van een aanvrager (Tha New Generation). De commissie ontving de

aanvrager, stelde de vragen en bereidde zich ook serieus voor op deze verantwoordelijkheid.