Side 1 af 45

Fællesindkøb Nord

EU-UDBUD2017/S 177-362096

Varer

Offentligt udbud

På levering af

Kaffe, te og tilbehør samt maskiner og service

_________________________________________

Indholdsfortegnelse1. Indledning.....................................................................................................................................42. Ordregiver.....................................................................................................................................43. Forventet Tidsplan.......................................................................................................................44. Spørgsmål.....................................................................................................................................5

4.1. Spørgsmål og svar..................................................................................................................................5

5. Udbuddets omfang......................................................................................................................56. Udelukkelse og egnethed............................................................................................................6

6.1 Tilbudsgivers personlige forhold.............................................................................................................6

6.2 Økonomisk og finansiel formåen............................................................................................................6

6.3 Konsortier...............................................................................................................................................7

6.4 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen.............................................................................7

7. Brug af rammeaftaler...................................................................................................................77.1. Rammeaftaler........................................................................................................................................7

8. Tildelingskriterium og underkriterier........................................................................................78.1 Pris...............................................................................................................................................88.2 Kvalitet........................................................................................................................................99. Afgivelse af tilbud........................................................................................................................9

9.1 Tilbudsfrist..............................................................................................................................................9

9.2 Vedståelsesfrist....................................................................................................................................10

10. Tilbuddets indhold...................................................................................................................1010.1 Tilbuddets indhold..............................................................................................................................10

10.2 Sprog...................................................................................................................................................10

10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud.....................................................................................................11

10.4 Forbehold...........................................................................................................................................11

11. Tilbudsevaluering....................................................................................................................1111.1 Tildelingskriterium og underkriterier..................................................................................................11

De tildelte point, vil i den samlede evaluering blive ganget med 45%......................................1111.2 Forbehold og konditionsmæssighed...................................................................................................12

11.3 Udelukkelse og egnethed...................................................................................................................12

11.4 Vareprøver og Smagstest....................................................................................................................13

12. Orientering om resultatet af udbuddet...................................................................................1313. Aktindsigt..................................................................................................................................14Udbudsbilag A – ESPD..................................................................................................................15Udbudsbilag B – Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere............................16Udbudsbilag C – Forbehold..........................................................................................................17

Side 2 af 45

EU-UDBUD2017/S 177-362096

Varer

Offentligt udbud

På levering af

Kaffe, te og tilbehør samt maskiner og service

_________________________________________

Rammeaftale...................................................................................................................................181. Parterne.......................................................................................................................................182. Aftalegrundlag............................................................................................................................183. Aftaleperiode...........................................................................................................................194. Rammeaftalens omfang.............................................................................................................205. Samarbejde.................................................................................................................................206. Kvalitet........................................................................................................................................217. Priser og prisregulering............................................................................................................218. Bestilling.....................................................................................................................................239. E–handel.....................................................................................................................................2310. Levering....................................................................................................................................2511. Fakturering...............................................................................................................................2512. Betalingsbetingelser................................................................................................................2513. Statistik.....................................................................................................................................2614. Leverandørens misligholdelse...............................................................................................2615. Ordregivers misligholdelse.....................................................................................................2816. Force majeure...........................................................................................................................2817. Produktansvar og forsikring...................................................................................................2918. Etik.............................................................................................................................................2919. Overdragelse............................................................................................................................3020. Tavshedspligt...........................................................................................................................3021. Lovvalg og værneting..............................................................................................................3022. Underskrifter.............................................................................................................................31Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet..................................................32Bilag 2 – Kravspecifikation...........................................................................................................33Bilag 3A og 3B - Tilbudsliste.........................................................................................................34Bilag 4 - Støtteerklæring................................................................................................................35Bilag 5 – E-handelsbilag................................................................................................................37

Side 3 af 45

1. IndledningUdbuddet vedrører levering af Kaffe, te og tilbehør samt maskiner og service til Vesthimmerlands, Hjørring, Frederikshavn og Jammerbugt kommuner.

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens § 56 (Lov nr. 1564 af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6 og opfylder eventuelle minimumskrav, kan afgive tilbud.

Udbudsmaterialet består af:

Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser med udbudsbilag A, B og C Rammeaftale med bilag 1,2,3A, 3B, 4 og 5

Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på den vedlagte rammeaftale.

Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.

Udbudsmaterialet er offentliggjort på/via:

https://www.jammerbugt.dk/kommunen/nyheder-og-annoncer/annoncer/udbud/

Ordregiver har offentliggjort en papir version af I sammen med udbudsmaterialet. Nærmere oplysning om, hvordan denne version af ESPD anvendes og udfyldes, kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning: ESPD Dokumnetation og e-Certis. Vejledningen findes på følgende hjemmeside:

http://www.kfst.dk/media/46438/espd-dokumentation-og-ecertis.pdf

2. OrdregiverUdbuddet gennemføres af Jammerbugt Kommune på vegne af Fællesindkøb Nord. Ordregivers kontaktperson fremgår af pkt. 4.

3. Forventet TidsplanAfsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED: 13.09.2017

Spørgefrist: 06.10.2017

Svarfrist: 13.10 kl. 10.00

Tilbudsfrist: 19.10.2017 kl. 10.00

Indlevering af vareprøver: Se afsnit 11.4 25.10.2017Brygning af kaffe til smagstest Se afsnit 11.4 30.10.2017 kl. 8.00Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 47. 2017

Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives.Leveringsstart: Hjørring, Frederikshavn, og Vesthimmerland Kommuner.

01.03.2018

Side 4 af 45

Leveringsstart: Jammerbugt Kommune 01.04.2018

4. Spørgsmål

4.1. Spørgsmål og svarOrdregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og pr. e-mail rettes til:

Anne Fanøe Nilsson, aen@jammerbugt.dk

Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.

Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via

https://www.jammerbugt.dk/kommunen/nyheder-og-annoncer/annoncer/udbud/

5. Udbuddets omfangUdbuddet vedrører indkøb af Kaffe, te og tilbehør samt maskiner og service til samtlige ordregivers enheder og institutioner.

Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler:

Delaftale 1: Kaffe, te, tilbehør, maskiner og service.

Produktgruppen filtre er frivillig for alle kommuner. (Bilag 3B Fane 1B pos. 28-31.)

Det forventes at Vesthimmerland og Frederikshavn kommuner primært vil købe maskiner og Jammerbugt og Hjørring kommer primært vil leje maskiner.

Forventet omsætning:

Jammerbugt Kommune: ca. 0,5 mio. kr.

Vesthimmerland: ca. 1.mio. kr.

Frederikshavn: ca. 0,7 mio. kr.

Hjørring: ca. 1,5 mio. kr.

Side 5 af 45

Delaftale 2: Flydende kaffe, maskiner, samt vederlagsfri opsætning af maskiner

Forventet omsætning:

Forventet omsætning:

Jammerbugt Kommune: ca. 25.000 kr.

Vesthimmerland: ca. 25.000 kr.

Frederikshavn: ca. 10.000 kr.

Hjørring: ca. 130.000 kr.

Der kan afgives tilbud på én eller begge delaftaler.

For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til tilbudslisten (bilag 3A og 3B) og kravspecifikationen (bilag 2) samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.

Den forventede omsætning for hver delaftale er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.

Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 2 år. Rammeaftalen kan forlænges i op til 2 x 1 år. Opsigelsesvilkår fremgår af Rammeaftalens pkt. 3.

6. Udelukkelse og egnethedTilbudsgiver skal vedlægge et udfyldt 6 til sit tilbud. ESPD’en skal indeholde de oplysninger, der kræves i pkt. 6.1 og 6.2.

Oplysningerne danner grundlag for ordregivers vurdering af, om tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet, og om tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte opgave.

6.1 Tilbudsgivers personlige forholdTilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136 (se ESPDs afsnit: ”Udelukkelse”).

Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af samtlige frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137 (se ESPDs afsnit: ”Udelukkelse”):

Hvis tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen.

6.2 Økonomisk og finansiel formåenTilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:

Nøgletal: positiv egenkapital i 2 af de sidste 3 år.

Side 6 af 45

Gyldig erhvervs-, person- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10.000.000 på personskade pr. skadesbegivenhed og tingskade på minimum DKK 5.000.000. Leverandørens ansvar er dog ikke begrænset hertil.

Tilbudsgiver skal bekræfte opfyldelse af ovenstående krav ved at sætte x i Ja i afsnit a i del IV i ESPD’en. (Bilag A)

6.3 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 og 6.2 afgives for hver deltager i konsortiet. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (udbudsbilag B), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

6.4 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåenHvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for samtlige enheder. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.

Tilbudsgiver skal i øvrigt – jf. Udbudslovens § 144 Stk. 2 – fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation der godtgør, at den enhed, som tilbudsgiver baserer sig på, er juridisk forpligtet overfor tilbudsgiver. Den juridiske forpligtelse skal medføre, at den enhed som tilbudsgiver baserer sig på, stiller sin økonomiske og finansielle formåen til rådighed for kontraktens opfyldelse. Den enhed, som tilbudsgiver baserer sig på, skal oplyse i hvilken grad, der stilles økonomisk og finansiel formåen til rådighed.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes.

7. Brug af rammeaftaler

7.1. Rammeaftaler De udbudte aftaler er rammeaftaler, som forudsættes indgået med 1 leverandører for hver delaftale.

8. Tildelingskriterium og underkriterierDelaftale 1:

Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Underkriterier Vægtning

Side 7 af 45

1. Pris 45 %

2. Kvalitet

Herunder smag, farve og duft.

55 %

Delaftale 2:

Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomiske mest fordelagtige tilbud i forhold til tildelingskriteriet pris.

8.1 Pris

Delaftale 1:Udfyld venligst Bilag 3A. Pris vil blive evalueret relativt i forhold til de øvrige tilbud. Det er den samlede tilbudspris for 1A, 1B, 1C og 1D, der er afgørende for delaftale 1.

1A (Kaffe)Vurderes på baggrund af tilbudsgivers oplysninger i fane 1A. Kaffen vurderes ud fra den færdig brygget literpris x forbrug.

1B (Te, kakao og tilbehør) Vurderes på baggrund af de tilbudte priser på fane 1B. Te og øvrige produkter det årlige forbrug x tilbudsprisen.

1C (Køb og leje af maskiner) Vurderes på baggrund af tilbudsgivers oplyste priser i tilbudslisten fane 1C. Der er i tilbudslisten oplyst, hvor mange af de forskellige maskiner ordregiver forventer at købe eller leje. Køb og leje af maskiner vurderes ud fra antal maskiner ordregiver forventer at købe eller leje x nettopris.

1D (Service og reparation af maskiner) Vurderes på baggrund af tilbudsgivers oplyste priser i fane 1D. Der er i tilbudslisten oplyst en estimeret volumen som ganges med henholdsvis listeprisen på service eller listeprisen på timeløn.

Delaftale 2:Udfyld venligst Bilag 3B (Flydende kaffe samt vederlagsfri opsætning af maskiner) Vurderes på baggrund af tilbudsgivers oplysninger på tilbudslisten bilag 2. Den flydende kaffe vurderes ud fra den færdigbrygget literpris x forbrug. For delaftale 2 er det den totale tilbudspris for 3B som er afgørende.

Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og gebyrer. Priserne på leveringstidspunktet skal til enhver tid ligge under tilbudsgivers officielle listepris og må ikke overstige eventuelle kampagnepriser. Tilbudsgiver skal i tilbudslisten angive dosering kaffe pr. liter i gram.

På delaftale 1 bedes der anføres dosering ud fra en kolbemaskine 1,8 ltr. (med manuel vandpåfyldning) med et brygudtag og en varmeplade.

Side 8 af 45

8.2 KvalitetDelaftale 1:

Underkriteriet kvalitet vil blive evalueret på baggrund af en smagstest på kaffe – se pkt. 11.4 Smagstest.

Der vil blive vurderet på udvalgte kaffeprodukter fra tilbudslisten. Smag, farve og duft vurderes særskilt. Smag, farve og duft vægtes således:

Smag – vægter 60%

Det vægtes det positivt hvis smagen er kraftig, blød, afrundet og uden bitterhed.

Farve – vægter 20%

Det vægtes det positivt hvis farven er kraftig, klar, indbydende og uden ”olielignende” pletter.

Duft – vægter 20%

Det vægtes positivt hvis duften klart signalerer friskbrygget kaffe.

9. Afgivelse af tilbud

9.1 TilbudsfristDer skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet:

1 underskrevet originaleksemplar i papirform, indeholdende tilbud samt dokumentation/produktbeskrivelse.

1 USB stik indeholdende det samlede tilbud inkl. dokumentation/ produktbeskrivelse. (Elektronisk tilbudskopi)

Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med originaleksemplaret af tilbuddet. I tilfælde af modstrid mellem dokumenterne vil det være den underskrevne, originale papirversion, der har forrang. Såfremt et dokument ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion, men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid.

Den elektroniske tilbudskopi må ikke være skrivebeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning.

Tilbuddet skal afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original samt USB stik mm) mærkes tydeligt med følgende tekst:

Tilbud vedrørende: Kaffe, te og tilbehør samt maskiner

Side 9 af 45

og service

Sagsnr. 88.12.00-Ø54-2-17

Att. Indkøbsskoordinator

Anne Fanøe Nilsson

Toftevej 43, 9440 Aabybro

FORTROLIGT

Må ikke poståbnes

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

9.2 VedståelsesfristTilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.

10. Tilbuddets indhold.

10.1 Tilbuddets indholdTilbuddet skal indeholde følgende:

Udfyldt ESPD (udbudsbilag A), herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske formåen på, samt eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere (udbudsbilag B)

Evt. bilag C Udfyldt tilbudsliste bilag 3A og/eller 3B Bilag 4 – Evt. støtteerklæring

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.

10.2 SprogTilbuddet skal være på dansk.

Bilagsmateriale af generel karakter kan dog også være på engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning.

10.3 Ejendomsret og betaling for tilbudTilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.

Side 10 af 45

10.4 ForbeholdTilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.

Forbehold skal tydeligt beskrives i bilag C med henvisning til konkret punkt i udbudsmaterialet. Såfremt bilag C ikke er udfyldt eller medsendt tilbuddet, går udbyder ud fra at alle mindstekrav accepteres.

11. TilbudsevalueringEfter tilbudsfristens udløb evalueres på følgende punkter i henhold til Udbudslovens §160 stk. 1.

11.1 Tildelingskriterium og underkriterier

Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterierne pris og kvalitet, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale.

Pris 45%

Delaftale 1:

Ved vurderingen af tilbuddene anvender ordregiver følgende point evalueringsmodel:

Primær model

Tilbuddene tildeles point på en skala fra 0 – 8, hvor 8 tildeles laveste tilbudspris.Prisen vil blive omregnet til point, hvor laveste pris får 8 point og laveste pris plus 50% får 0 point. Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolering mellem ovennævnte yderpunkter.Point vil blive afrundet til to decimaler.

De tildelte point, vil i den samlede evaluering blive ganget med 45%.

Sekundær model

Såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære model ovenfor tillader – dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 50% højere end prisen i tilbuddet med laveste pris – anvendes i stedet følgende model i evalueringen: 

Tilbuddene tildeles point på en skala fra 0 – 8. Prisen vil blive omregnet til point, hvor laveste pris får 8 point og højeste pris får 0 point. Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolering mellem ovennævnte yderpunkter.Point vil blive afrundet til to decimaler.De tildelte point, vil i den samlede evaluering blive ganget med 45%Denne sekundære evalueringsmodel, anvendes udelukkende på underkriteriet pris.

Side 11 af 45

Kvalitet 55%

I forbindelse med evalueringen af underkriteriet Kvalitet tildeles der point efter følgende skala baseret på brugergruppens test af smag, farve og duft:

Point Beskrivelse

8 Bedst mulig

7 Glimrende

6 God

5 Over middel

4 Middel

3 Under middel

2 Mindre tilfredsstillende

1 Utilstrækkelig opfyldelse

0 Uacceptabel

Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag samt afprøvning af de tilbudte produkter.

11.2 Forbehold og konditionsmæssighedDet vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv., jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 10.4.

Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 10.1 Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftale.

11.3 Udelukkelse og egnethedDen vindende tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven, jf. udbudslovens § 159, stk. 4, vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. Udbudsloven § 159, stk. 2.

11.4 Vareprøver og Smagstest Til brug for vurdering af underkriteriet kvalitet, skal tilbudsgiver levere vareprøver på 3 typer kaffe.

Side 12 af 45

Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende anmodning til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud.

Tilbudsgiver skal inden datoen for smagstesten sende vareprøver samt produktdatablade på de 3 typer kaffe til Jammerbugt Kommune. Der skal være tale om fuldstændig identiske produkter med de i tilbudslisten tilbudte. Posestørrelsen skal svare til den tilbudte.

Endelig dato for indsendelse af vareprøver samt hvilke typer kaffe der skal testes udmeldes i evalueringsperioden.

Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven.

Afprøvningen finder sted den 30. oktober 2017 i Jammerbugt Kommune. Den enkelte tilbudsgiver forestår selv brygning af kaffen. Den enkelte tilbudsgiver skal selv medbringe en Kaffemaskine Bravilor Bonamat Novo 2, 1,8 liter med manuel vand påfyldning til brygning af kaffen.

De enkelte kaffetyper brygges af alle leverandører samtidigt således at der ikke er forskel i den tid, den enkelte kaffetype har stået på termokande.

Dosering af kaffen vil blive opmålt af udbyder hvorved det sikres, at doseringen er i overensstemmelse med det tilbudsgiver har anført i tilbudsarket.

De færdigbryggede produkter vil blive hældt på rengjorte termokander og anonymiseret inden smagstesten.

Produkterne vil i et andet lokale blive prøvesmagt og vurderet samtidigt for hver kaffetype af en brugergruppe med relevant personale fra Vesthimmerlands, Hjørring, Frederikshavn og Jammerbugt kommuner.

Smagstesten vil foregå som blindtest. Der vil blive vurderet på smag, farve og duft. Kaffen vurderes efter at have stået på termokande i 1 – 2 timer.

Det præcise forløb af smagstesten herunder kaffetyper og tilhørende maskiner vil blive udmeldt i forbindelse med anmodning om vareprøver.

Tilbudsgiver kan ikke opkræve betaling for vareprøver eller vederlag for kaffebrygning.

12. Orientering om resultatet af udbuddetAlle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.

13. AktindsigtOrdregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.

Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt.

Side 13 af 45

Side 14 af 45

Udbudsbilag A – ESPD

ESPD er vedlagt udbudsmaterialet som et separat bilag.

Side 15 af 45

Udbudsbilag B – Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagereNedenstående virksomheder har i ESPD erklæret at udgøre et konsortium.

Konsortiet er benævnt ____________________________________:

Virksomhed 1

Virksomhedens navn:

CVR-nr.:

Navn og titel på underskriver:

Dato og underskrift:

Virksomhed 2

Virksomhedens navn:

CVR-nr.:

Navn og titel på underskriver:

Dato og underskrift:

Virksomhed 3

Virksomhedens navn:

CVR-nr.:

Navn og titel på underskriver:

Dato og underskrift:

(Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov).

Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed ___________________________ i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen.

Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 10.1 vedrørende beskrivelse af de oplysninger konsortiedeltagerne skal afgive.

Side 16 af 45

Udbudsbilag C – Forbehold

Henvisning til konkret punkt i udbudsmaterialet

Tilbudsgivers beskrivelse af

forbeholdet

Begrundelse for forbeholdet

Virksomhedens navn:

Virksomhedens

kontaktperson:

Side 17 af 45

Rammeaftale

1. ParterneMellem

[Indsæt navn på ordregiver]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet ordregiver)

og

[Indsæt navn på leverandør]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet leverandøren)

Er der indgået aftale vedrørende levering af Kaffe, te og tilbehør samt maskiner og service til ordregiver.

2. Aftalegrundlag2.1 Rammeaftalens grundlag

Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af

Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter:

1. Denne rammeaftale2. Bilag 1 – spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet3. Bilag 2 – kravspecifikation4. Bilag 3 – Tilbudsliste 5. Bilag 4 – Evt. Støtteerklæring6. Bilag 5 – E-handel7. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]

Side 18 af 45

Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.

2.2 ÆndringerEnhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.

2.3 UnderleverandørerLeverandøren har til rammeaftalen tilknyttet følgende underleverandører:

[indsæt navn på de underleverandører, der er oplyst i tilbuddet]

Disse underleverandører kan kun udskiftes med ordregivers forudgående samtykke.

Leverandøren er berettiget til at anvende yderligere underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale.

Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør.

Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.

Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes.

3. AftaleperiodeRammeaftalen er gældende fra den 01.03.2018 til den 29.02.2020 og er uopsigelig for begge parter.

Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med op til 2 x 1 år på uændrede vilkår. Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden, jf. dog pkt. 14.

Aftalens første 6 måneder betragtes som en prøveperiode. I denne periode kan ordregiver opsige aftalen med 1 måneds varsel, hvis leverandøren ikke opfylder mindstekrav og betingelser for aftalen.

Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen, erklærer rammeaftalen for ”uden virkning”, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen.

Side 19 af 45

4. Rammeaftalens omfang

4.1 Omfang

Denne rammeaftale omfatter levering af Kaffe, te og tilbehør samt maskiner og service til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3a/3B). De forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende.Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i Udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen.

Kommunerne forpligter sig til at foretage indkøb af de i tilbudslisten omfattede produktkategorier hos den valgte leverandør i aftaleperioden. Ud over de konkrete produkter i tilbudslisten ønsker kommunerne evt. at købe leverandørens øvrige sortiment indenfor produktkategorierne, på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår. Dette aftales mellem leverandøren og den enkelte kommune. Kommunerne har p.t. forskellige leje og serviceaftaler på maskiner, med forskellige opsigelsesvarsler. Kommunerne har til hensigt at opsige de forskellige aftaler, men forbehold for de respektive opsigelsesvarsler.

4.2 Sortimentsændringer

Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen uden forudgående godkendelse fra ordregivers indkøbsafdeling.

Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter overfor andre kunder dog maksimalt til samme pris, som det produkt der udskiftes.

5. SamarbejdeParterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.

Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution.

Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver.

Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 14.

På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 4 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden.

Side 20 af 45

6. Kvalitet

6.1 GenereltDe af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.

Produkter skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.

Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.

6.2 CE-mærkning mv. Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.

6.3 MiljøLeverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.

Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt.

6.4 Garanti[Indsæt eventuelle oplysninger om, hvilken garanti der kræves eller er tilbudt af leverandøren.]

6.5 KvalitetssikringLeverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.

Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres.

7. Priser og prisregulering

7.1 PrisPriserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af leverandørens tilbud (bilag 3).

Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage. Priserne er inkl. omkostninger til levering, dog undtaget ordrer under 300 kr. der kan pålægges et leveringsgebyr på 75 kr.

Side 21 af 45

Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.

7.2 Prisregulering

Stk. 1 Prisregulering på Kaffe og flydende kaffe

Der tages udgangspunkt i ICO coffee Prices, samt USD kurs. Oplysninger findes på http://www.ico.org/coffee_prices.asp og http://nationalbanken.statistikbank.dk/statbank5a/default.asp?w=1920 

Der skal ved afgivelse af tilbudspriser tages udgangspunkt i gennemsnitlig råkaffepris for august måned 2017, der således danner udgangspunkt for første prisregulering. Første prisregulering sker med virkning fra 1. juni 2018. Derefter reguleres priserne kvartalsvis. Der reguleres både i op- og nedadgående retning.  

Ved varianter af 100 % Arabica tages der udgangspunkt i råkaffepriserne for Other Milds. Ved varianter af Arabica/Robusta tages der udgangspunkt i råkaffepriserne for Other Milds, samt Robusta svarende til produktets andel af henholdsvis Arabica og Robusta.  

Første prisregulering 1. juni 2018Gennemsnitspris råkaffe DKK pr. kg august 2017 – gennemsnitspris råkaffe DKK pr. kg fra september 2017 til april 2018 = stigning/fald DKK pr. kg 

Anden prisregulering 1. september 2018Gennemsnitspris råkaffe DKK pr. kg fra september 2017 til april 2018 – gennemsnitspris råkaffe DKK pr. kg maj, juni og juli 2018 = stigning/fald DKK pr. kg 

Tredje prisregulering 1. december 2018Gennemsnitspris råkaffe DKK pr. kg maj, juni og juli 2018 – gennemsnitspris råkaffe DKK pr. kg august, september og oktober 2018 = stigning/fald DKK pr. kg 

Efterfølgende prisreguleringer, foretages hver 3. måned, efter samme metode som tredje prisregulering.

Prisreguleringen kan udelukkende foretages, såfremt råvareprisen svinger med mere end +/- 0,50 DKK kr. pr. kg med basiskurs i den gennemsnitlige pris for Arabica (Other Milds) og RobustaLeverandøren kan ikke indregne nogen former for ristesvind i prisreguleringen.

Leverandøren kan ikke indregne nogen former for ristesvind i prisreguleringen..

Stk. 2 Regulering på te, kakao, tilbehør

Prisregulering på te reguleres efter nettoprisindeks 01.2.1.2 Te i Danmarks statistik, (200=100) efter varegruppe og tid. Reguleringen kan fortages én gang årligt, første gang den 1. marts 2019 og skal svare til nettoprisindekset fra Danmarks Statistik offentliggjort i december 2017 til indeks offentliggjort i december 2018.

Prisregulering på kakao produkter reguleres efter nettoprisindeks 01.2.1.3 Kakao i Danmarks statistik, (200=100) efter varegruppe og tid. Reguleringen kan fortages én gang årligt, første gang

Side 22 af 45

den 1. marts 2019 og skal svare til nettoprisindekset fra Danmarks Statistik offentliggjort i december 2017 til indeks offentliggjort i december 2018.

Prisregulering på øvrige produkter reguleres efter nettoprisindeks i Danmarks statistik, (200=100) efter varegruppe og tid. Reguleringen kan fortages én gang årligt, første gang den 1. marts 2019 og skal svare til nettoprisindekset fra Danmarks Statistik offentliggjort i december 2017 til indeks offentliggjort i december 2018.

Stk. 3 Prisregulering på Maskiner og Service

Priserne skal være faste, regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. marts 2019, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset 13.2 Tjenester fra Danmarks Statistik offentliggjort i december 2017 til indeks offentliggjort i december 2018.Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.

Stk. 4 Prisregulering generelt

Parterne kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til raadhus@jammerbugt.dk Att. Anne Fanøe Nilsson

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste i Excel formatfremsendes pr. e-mail til raadhus@jammerbugt.dk att. Anne Fanøe Nilsson inden ændringens ikrafttræden. Prisændringers ikrafttræden er desuden betinget af, at kontrakthaver senest 7 dage inden ændringens ikrafttræden fremsender et opdateret elektronisk varekatalog til ordregiver. 7.4 Bonus og godtgørelseOmsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.

8. BestillingBestilling skal kunne afgives via kommunens eget e-handelssystem, mail, telefon og gennem salgskonsulenten i tidsrummet mandag til torsdag kl. 8.00-15.00 og fredag kl. 8.00-14.00.

9. E–handel

Leverandøren skal levere elektronisk vare- og priskatalog til den/de til enhver tid anvendte e-handelssystemer hos ordregiver. Ordregiver anvender p.t. følgende e-handelssystemer, jf. Bilag 5 E-handel og fakturering:

Kommune E-handelssystem

Side 23 af 45

Hjørring Kommune TrueTradeFrederikshavn Kommune TrueTradeVesthimmerlands Kommune RakatJammerbugt Kommune Anvender ikke e-handelssystem

9.1 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger

Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren:

Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos ordregiver.

Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.

Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.

Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.

Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor 10 arbejdsdage uploade e-kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger.

Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.

Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed) krav til opbevaring/mål/materialer, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: http://gs1denmark.net.dynamicweb.dk/default.aspx?AreaID=1

E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord.

9.2 Procedure ved ændringer i e-katalogerNye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver.

Side 24 af 45

Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.

Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. pkt. 9.1. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr. 

10. Levering

10.1 LeveringsbetingelserLevering af produkter skal foretages inden 3 hverdage efter bestilling. Levering af maskiner se Bilag 2.

10.2 FølgeseddelMed hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:

Reference EAN-lokationsnummer Leveringsadresse Dato Antal (stk., kg., liter mv.) Varenummer og navn Restordrer

10.3 ReturvarerHar ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 14 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.

Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved.

11. Fakturering

Se e-handelsbilag 5.

12. BetalingsbetingelserBetalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter modtagelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11.

Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.

Side 25 af 45

13. StatistikLeverandøren skal på anmodning, inden 30 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om f.eks. varenavn, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.), antal maskiner pr. enhed, omfanget af miljøcertificerede ydelser e-ordrer genereret i ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder]. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.

Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.

Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.

14. Leverandørens misligholdelse

14.1 GenereltDansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne rammeaftale.

14.2 Forsinkelse af enkelte ordrerSåfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.

Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.

Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.

14.4 Mangler

14.4.1 Generelt

Side 26 af 45

Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.

Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.

14.4.2 Afhjælpning og omleveringLeverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet senest 5 hverdage efter modtagelse af ordregivers reklamation.

Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Omlevering skal foretages senest 10 dage efter, at ordregivers reklamation er modtaget af leverandøren.

Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.

Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.

14.4.3 Ophævelse af ordreOrdregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:

• Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i pkt. 14.4.2.

• Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. pkt. 14.4.2, såfremt ordregiver accepterer dette.

• Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.

Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.

14.5 Ophævelse af rammeaftalenOrdregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang.

Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:

Side 27 af 45

• Forhold, der er omfattet af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at

ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.

• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og at ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.

• Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 18.• Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller

leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.

• Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.

• Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.

• Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.• Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter

svækker tillidsforholdet mellem parterne.• Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare.

Ovenstående punkter er ikke udtømmende.

Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.

14.6 ErstatningLeverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.

15. Ordregivers misligholdelseOrdregivers misligholdelse bedømmes efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse.

16. Force majeureLeverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.

Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren

Side 28 af 45

foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.

Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående.

Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.

Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.

Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.

Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.

17. Produktansvar og forsikringLeverandøren er, i overensstemmelse med lov om produktansvar (lovbekendtgørelse nr. 261 af 20. marts 2007 med senere ændringer) og dansk rets almindelige regler, ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.

Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.

Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

18. EtikOrdregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til

afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og

135) inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Side 29 af 45

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.

19. Overdragelse

19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelserLeverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.

Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.

19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligterOrdregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.

20. TavshedspligtLeverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.

Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.

Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.

Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.

21. Lovvalg og værneting Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder derfor ikke anvendelse på rammeaftalen.

Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.

Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.

Side 30 af 45

22. Underskrifter

For ordregiver For leverandøren

Dato Dato

__________________________________ __________________________________

Underskrift Underskrift

__________________________________ __________________________________

Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver

Side 31 af 45

Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet

Side 32 af 45

Bilag 2 – KravspecifikationSe separat bilag.

Side 33 af 45

Bilag 3A og 3B - Tilbudsliste

Se separat excelark.

Side 34 af 45

Bilag 4 - Støtteerklæring

Støtteerklæring

Undertegnede (indestående virksomhed)

Virksomhedens navn

CVR-nummer:

erklærer herved, at vi i tilfælde af, at (tilbudsgiver)

Virksomhedens navn

CVR-nummer:

indgår rammeaftale om levering af Kaffe, te og tilbehør samt maskiner og service.

stiller økonomisk og finansiel formåen til rådighed for tilbudsgivers opfyldelse af sine forpligtelser i henhold til den indgåede rammeaftale, og således hæfter indestående virksomhed solidarisk for tilbudsgivers gennemførelse af rammeaftalen.

Nedenfor oplyses indestående virksomheds ydelse/roller samt i hvilken grad, der stilles økonomisk og finansiel formåen til rådighed:

Side 35 af 45

De i Udbudsbetingelserne efterspurgte oplysninger i pkt. 6.1 til 6.3 skal fremsendes for den indestående virksomhed via et udfyldt ESPD, ligesom ordregiver forud for tildeling af rammeaftale vil kræve, at den indestående virksomhed fremsender dokumentation for oplysningerne, jf. pkt.6.4 i Udbudsbetingelserne.

Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift:

1. bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen

2. bekræfter på tro og love korrektheden af oplysningerne i erklæringen

Virksomhedens navn:

CVR-nummer:

Adresse:

Postnummer og by:

Navn og titel på underskriver:

Underskrift og dato:

Side 36 af 45

Bilag 5 – E-handelsbilag.

Vejledning omkring Hjørring Kommunes E-handelssystem:

E-handel

Til e-handel benytter Hjørring Kommune TrueTrade katalogsystemet.

Systemet er baseret på 2 kataloger: Henholdsvis Katalog og Prisbog (både nettopriser og prislister).

Katalog

Et bruttokatalog, som indeholder alle Tilbudsgivers aktuelle varer, med tilhørende billeder, informationer m.m. Herfra trækkes alle informationer om de enkelte produkter over i prisbogen. Der kan således anvendes det samme bruttokatalog til flere aftaleområder, og også til andre kunder, som anvender samme system.

Kataloget skal indlæses én gang når aftalen oprettes, og det vil ikke være synligt for kommunerne.

Bruttokataloget skal indeholde en række obligatoriske informationer, blandt andet:

Tilbudsgivers varenummer

evt. Tilbudsgivers udvidet varenummer

varenavn

varebeskrivelse

vejledende pris inkl. afgifter med 2 decimaler

vejledende pris ekskl. afgifter med 2 decimaler

pakningsstørrelse (f.eks. 12 - hvis salgsenheden er én blyantæske med 12 stk.)

enhedsbetegnelse på salgsenheden (kasse, æske, karton, stk., pakke eller lignende) (her skal der ikke stå 1 kasse á to poser, men kun enheden)

billede via URL

UNSPSC kode på commodity niveau

Etc.

Prisbog

Prisbogen er kunde- og aftalespecifik, og indeholder kun de produkter, der er omfattet af aftalen.

Prisbogen indeholder kun ganske få informationer udover varenummer og nettopris, idet resten af informationerne trækkes fra kataloget. Såfremt der er ændringer til et varenummer, ændres det i katalog, for derved vil det slå igennem til alle prisbøgerne.

Side 37 af 45

Katalog og prisbog kan leveres i OIOUBL eller som komma-separeret fil.Se de detaljerede specifikationer på www.truelink.dk/e-katalog.

Tilbudsskema med de til Hjørring Kommune angivne priser skal umiddelbart efter godkendelse af tovholderkommunen, udvides med pris med to decimaler pr. salgsenhed henholdsvis med og uden afgifter. Salgsenhederne skal oplyses jf. IT og Telestyrelsens enhedsliste, desuden skal evt. variant ID påføres.

Det udvidede excel-ark skal tilsendes den e-handelsansvarlige i Hjørring Kommune.

Det skal påregnes at Hjørring Kommune skal have 10 arbejdsdage til at gennemgå og godkende e-katalog.

Tilbudsgiveren skal kunne håndtere bestillinger via kommunens e-handelssystem, hvor der er afvigelse mellem fakturaadresse og leveringsadresse.

For at sikre korrekt levering, er Tilbudsgiver forpligtet til, enten at afløfte samtlige felter vedr. leveringsadressen inkl. mark att., alternativt skal levering styres via det på ordren oplyste unikke leverings ID.

Fakturering:

Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Jf. bekendtgørelsen om elektroniske regninger til offentlige myndigheder – fra 1. april 2010, skal fakturaer og kreditnotaer fremsendes i OIOUBL format og via Nemhandel infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-BilSim-1.0. Er der tilhørende e-ordre, skal profilen som min. være Procurement-OrdSim-BilSim-1.0.

Faktura fremsendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling, eksempelvis kode for økonomiske tilhørsforhold.

Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i udbyders e-handelssystem:

Alle ordrer skal leveres fuldt ud. Ikke komplette leverancer kan kun fremsendes efter forudgående aftale.

Mængde:

Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Enhederne skal være genkendelige i forhold til katalogets bestillingsenhed. Bestilles varen f.eks. i en bestillingsenhed kasser med 10 stk., og prisenheden på fakturaen er i pakker á 5 stk., så skal der i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau.

Varenummer:

Side 38 af 45

De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten og som fremgår af Tilbudsgivers e-katalog. Har Tilbudsgiverens valgt udvidet vareID i kataloget, så skal fakturaen også have dette udvidede vareID.

Entydige varelinjer:

Tilbudsgiver må ikke indsætte ekstra varelinjer med ekstra oplysninger, såsom afgifter, tillæg, fradrag eller rabatter. Er der afgiftsbelagte varer skal disse udspecificeres særligt jf. OIOUBL formatet.

Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af ordren.

Supplerende oplysninger:

Kontakt Hjørring Kommunes e-handelsansvarlige: Tina Pilgaard, tlf. 72 33 32 17

Eller direkte via True Trade:

Se de detaljerede specifikationer på www.truelink.dk/e-katalog.

Side 39 af 45

Vejledning omkring Frederikshavn Kommunes E-handelssystem og fakturering:

E-handel

Frederikshavn Kommune anvender e-handelssystemet True Trade. Leverandøren forpligter sig til at levere elektronisk varekatalog/er. Kataloget må kun indeholde de produkter/produktområder, der er omfattet af udbuddet.

Senest 30 dage efter rammeaftalens ikrafttræden skal e-handelskataloget, endelig godkendt af både Leverandør og Ordregiver, være tilgængeligt for kommunens disponenter.

Ændringer i priser og/eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når leverandøren har fremsendt et korrekt opdateret e-katalog.

Varenumrene i e-kataloget, skal være unikke, identiske og i samme format som dem, der fremgår af tilbudslisten.

Detaljerede specifikationer kan ses på www.truelink.dk/e-katalog.

Fakturering

Leverandøren skal, i henhold til Lov om Offentlige Betalinger mv. (LBK nr. 798 af 28/6 2007) med senere ændringer samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL fremsende elektronisk faktura til den bestillende enhed.

Den elektroniske faktura skal udarbejdes i det fælles offentlige format OIOUBL og fremsendes via en VANS leverandør eller via NemHandel-infrastrukturen OIORASP.

Leverandøren skal selv afholde alle omkostningerne ved elektronisk fakturering. Der kan ikke opkræves gebyr af nogen art for elektronisk faktura.

Fakturaer skal opfylde gældende lovgivning med hensyn til indhold og udformning.Fakturaer sendes til bestillende afdeling/institution i henhold til EAN-nummer med angivelse af:

Ordrenummer Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Bestillers navn Varenummer pr. varelinje – varenumrene skal være unikke, identiske og i samme format

som varenumrene på tilbudslisten Mængde og beskrivelse af de leverede produkter/ydelser. Mængderne skal være identiske

med e-katalogets bestillingsenhed. UNSPSC kode pr. produktlinje – hvis leverandøren anvender disse koder Pris – enhedspris og totalpris. Enhedspriser skal være fuldstændig identiske med

tilbudslisten

Side 40 af 45

Leverandøren må kun, i det omfang det fremgår af kontrakten, indsætte ekstra varelinjer som f.eks. afgifter, gebyrer, tillæg eller fradrag/rabatter.

Ved handel via e-handelssystemet True Trade skal det ordrenummer, som systemet generer, fremgå af fakturaen.

I tilfælde af evt. kreditnota skal indkøbsordrenummer påføres kreditnotaen. Det er indkøbsordrenummeret, der binder ordre, faktura og kreditnota sammen.

Side 41 af 45

Fakturering og E-handel Vesthimmerlands Kommune Fakturering Leverandøren skal, i henhold til Lov om Offentlige Betalinger mv. (LBK nr. 798 af 28/6 2007) med senere ændringer samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL fremsende elektronisk faktura til den bestillende enhed.

Den elektroniske faktura skal udarbejdes i det fælles offentlige format OIOUBL og fremsendes via en VANS leverandør eller via NemHandel-infrastrukturen OIORASP.

Leverandøren skal selv afholde alle omkostningerne ved elektronisk fakturering. Der kan ikke opkræves gebyr af nogen art for elektronisk faktura. Fakturaer skal opfylde gældende lovgivning med hensyn til indhold og udformning.

Hver ordre skal faktureres for sig.

Fakturaer sendes til bestillende afdeling/institution i henhold til EAN-nummer med angivelse af:

Rekvisitionsnummer (ordrenummer) Udstedelsesdato (fakturadato) Forfaldsdato Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Bestillers navn Varenummer pr. varelinje – varenumrene skal være unikke, identiske og i samme

format som varenumrene på tilbudslisten (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer).

Mængde og beskrivelse af de leverede produkter/ydelser. Mængderne skal være identiske med e-katalogets bestillingsenhed.

UNSPSC kode pr. produktlinje – hvis leverandøren anvender disse koder Pris – enhedspris og totalpris. Enhedspriser skal være fuldstændig identiske med

tilbudslisten

Leverandøren må kun i det omfang det fremgår af kontrakten, indsætte ekstra varelinjer som f.eks. afgifter, gebyrer, tillæg eller fradrag/rabatter. Alle gebyrer skal angives med varenummer jf. tilbudslisten. Ved handel via e-handelssystemet KMD Opus RAKAT, skal det rekvisitionsnummer, som e-handelssystemet generer, fremgå af fakturaen.

I tilfælde af evt. kreditnota skal rekvisitionsnummeret påføres kreditnotaen. Det er rekvisitionsnummeret, der binder ordre, faktura og kreditnota sammen.

Krav til e-katalogerLeverandøren forpligter sig til at levere elektronisk varekatalog til KMD Opus RAKAT.

E-kataloget skal være tilgængeligt og godkendt senest i forbindelse med kontraktens ikrafttræden.

Ændringer i priser og/eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når leverandøren har fremsendt et korrekt opdateret e-katalog. E-kataloget skal udelukkende indeholde de produkter/produktområder, der er omfattet af

Side 42 af 45

udbuddet. Det er et krav, at der er en produktbeskrivelse og billeder på samtlige produkter. Tilbudsgiver kan ikke opkræve en højere pris end prisen i det senest fremsendte e-katalog.

E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord.

Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver.

Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.

Varenumrene i e-kataloget, skal være unikke, identiske og i samme format som dem, der fremgår af tilbudslisten.

E-kataloget til KMD Opus RAKAT skal benytte den offentlige standard OIOUBL via NemHandel og kan evt. fremsendes via CC Bizisland.

Der er følgende minimums krav til E-kataloget:

Stamdata

Varenummer

Varenavn

Enhed

Minimum antal enheder

Billedlink

Beskrivelseslink

Lang varebeskrivelse

Varegruppe

UNSPSC kode version 7.0401

Søgeord

 

Prisfelter

Antal enheder

Pris pr. enhed

Side 43 af 45

Sammenligningsenhedsbetegnelse

Sammenligningspris

Miljømærket

E-handel

Bestilling skal kunne afgives på leverandørens hjemmeside. Leverandøren skal oprette et unikt log-on til hver bestiller/rekvirent efter aftale. Når bestilleren/rekvirenten er logget på leverandøren hjemmeside skal aftale- og rabat priser være synlig på hjemmesiden og tilbudslistens produkter skal være mærket efter udbyders ønske.

Såfremt Jammerbugt Kommune i aftaleperioden indfører sit eget E-handelssystem, skal tilbudsgiver vederlagsfrit levere prisblad, samt yderligere materiale til e-handelssystemet.

Fakturering

Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv.

Faktura fremsendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers eventuelle ordrenummer eller navn og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling, eksempelvis kode for økonomiske tilhørsforhold.

Side 44 af 45

Fakturering og E-handel Jammerbugt Kommune E-handel

Bestilling skal kunne afgives på leverandørens hjemmeside. Leverandøren skal oprette et unikt log-on til hver bestiller/rekvirent efter aftale. Når bestilleren/rekvirenten er logget på leverandøren hjemmeside skal aftale- og rabat priser være synlig på hjemmesiden og tilbudslistens produkter skal være mærket efter udbyders ønske.

Såfremt Jammerbugt Kommune i aftaleperioden indfører sit eget E-handelssystem, skal tilbudsgiver vederlagsfrit levere prisblad, samt yderligere materiale til e-handelssystemet.

Fakturering

Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv.

Faktura fremsendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers eventuelle ordrenummer eller navn og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling, eksempelvis kode for økonomiske tilhørsforhold.

Side 45 af 45