viisi tapaa, joilla sharepoint voi säästää...

Viisi tapaa, joilla SharePoint voi säästää rahaa

2 Viisi tapaa, joilla SharePoint voi säästää rahaa

Yhteenveto

Nykyisessä epävarmassa taloudellisessa tilanteessa yritysten päätöksentekijöillä on entistä kovemmat paineet toimia kannattavasti. Yritykset kaikkialla kiristävät menojaan kaikilla liiketoiminnan alueilla. Silti niiden on pystyttävä toimimaan tehokkaasti ja tuottavasti. Aiemmat lamat ovat osoittaneet, että haastavassa taloustilanteessa älykkäitä sijoituksia tekevät yritykset nousevat usein hallitsevaan asemaan laman jälkeen.

Miten tuottavuus ja tehokkuus sitten tavoitetaan? Jos työnkuvaan kuuluu tiedonhallinta, tuottavia ja tehokkaita työtapoja tavoitellaan todennäköisesti käyttämällä useita keskeisiä yritysratkaisuja, kuten portaaliratkaisuja, hakutyökaluja, yhteistyöympäristöjä ja Business Intelligence ‐toimintoja.

Käyttämällä näitä yritysratkaisuja tehokkaasti säästetään rahaa tuottavuuden kärsimättä, sillä niillä voi

• vähentää IT‐infrastruktuurin kokonaiskuluja • maksimoida yritysratkaisuihin tehtyjen sijoitusten tuoton.

Tässä artikkelissa tarkastellaan, miten Microsoft SharePoint ‐tuotteet ja ‐tekniikat voivat auttaa pienentämään kokonaiskustannuksia ja maksimoimaan yritysratkaisuihin tehtyjen sijoitusten tuoton. SharePoint‐tuotteet ja ‐tekniikat sisältävät kattavasti eri tiedonhallinnan alueilla käytettäviä ominaisuuksia, ja niiden avulla kaikki yritysratkaisut voidaan yhdistää yhdeksi hallittavaksi ympäristöksi. Monet maailman johtavista yrityksistä, kuten MTV ja Bank of America, ovat jo huomanneet näiden tekniikoiden antamat edut.

Tässä artikkelissa keskitytään viiteen tapaan, jolla SharePoint‐tuotteet ja ‐tekniikat auttavat säästämään rahaa. SharePoint‐tuotteiden ja ‐tekniikoiden käyttöönoton vaikutukset yrityksessä:

• IT‐kustannukset pienenevät ja IT:n käyttö yksinkertaistuu, kun useita tuotteita yhdistetään samaan infrastruktuuriin, infrastruktuurin ja tuen kustannuksia vähennetään ja yksi käyttöoikeus kattaa kaikki yritysratkaisut.

• Kehittämiskulut pienenevät, kun käytetään kattavia käyttövalmiita osia, Microsoft Office 2007 ‐integrointia ja .NET Framework ‐objektimalleja, mikä vähentää opetteluun ja kehittämiseen käytettyä aikaa.

• Hallinta ja koulutus yksinkertaistuu, kun käyttäjillä, IT‐hallinnolla ja johtajilla on sama helppokäyttöinen käyttöliittymä.

• Työntekijöiden tuottavuus paranee, kun käyttöön otetaan yhteistyötilat, käyttäjien omatoiminen Web‐julkaiseminen, sosiaaliset tietojenkäsittelyominaisuudet sekä liiketoimintaprosessien työnkulut ja lomakkeet.


• Asiakaspalvelun ja myyntitiimien toiminta tehostuu, kun koko yrityksen keskeiset tiedot on kerätty yhteen ja ne ovat helposti ja nopeasti käytettävissä.

Jokaisesta edellä olevista kohdista on olemassa asiakasratkaisukuvauksia, joissa kerrotaan yksityiskohtaisesti, miten suuret, tunnetut yritykset ovat saavuttaneet tällaisia säästöjä ja etuja.

RAPORTIN KOHDERYHMÄ

Raportissa kerrotaan, miten SharePoint‐tuotteilla ja ‐tekniikoilla voi pienentää kokonaiskustannuksia ja maksimoida yritysratkaisuympäristöihin tehtyjen sijoitusten tuoton. Ympäristöt voivat sisältää portaaliratkaisuja, yhteistyötyökaluja, tiedostonhallintaympäristöjä ja hakutyökaluja. Nämä tiedot ovat tärkeitä yritysjohdolle ja teknisten päätösten tekijöille, jotka harkitsevat tai suunnittelevat infrastruktuurin yhdistämistä, tukikustannusten pienentämistä ja liiketoimintaprosessien yksinkertaistamista.


Tämän asiakirjan tiedot ilmentävät Microsoft Corporationin kantaa käsiteltyihin kysymyksiin julkaisuhetkellä. Koska Microsoftin on kyettävä vastaamaan markkinoiden muutoksiin, Microsoft ei sitoudu näihin mielipiteisiin eikä takaa asiakirjan tietojen virheettömyyttä julkaisuhetken jälkeen.

Tämä tekninen raportti on tarkoitettu vain tiedoksi. MICROSOFT EI ANNA MITÄÄN TÄMÄN ASIAKIRJAN TIETOJA KOSKEVIA NIMENOMAISIA, OLETETTUJA TAI LAKISÄÄTEISIÄ TAKUITA.

Kaikkien soveltuvien tekijänoikeuslakien noudattaminen on käyttäjän vastuulla. Tekijänoikeuslakeja rajoittamatta mitään tämän asiakirjan osaa ei saa jäljentää, tallentaa tai viedä hakujärjestelmään eikä siirtää missään muodossa, millään tavalla (sähköisesti, mekaanisesti, valokuvaamalla, nauhoittamalla tai muuten) tai mitään tarkoitusta varten ilman Microsoft Corporationin erityistä kirjallista lupaa.

Microsoft voi omistaa tämän asiakirjan sisältöön liittyviä patentteja, patenttihakemuksia, tavaramerkkejä, tekijänoikeuksia ja muita immateriaalioikeuksia. Ilman Microsoftin erityistä kirjallista sopimusta tämä asiakirja ei anna sinulla mitään oikeutta näihin patentteihin, tavaramerkkeihin, tekijänoikeuksiin tai muuhun immateriaaliomaisuuteen.

© 2009 Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään.

Microsoft, SharePoint, Microsoft Office, .NET Framework, Windows SharePoint Services, ASP.NET, Office SharePoint Server, Business Data Catalog, Windows Workflow Foundation, InfoPath, InfoPath Forms Services ja Office Outlook ovat joko Microsoft Corporationin tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa.

Tässä mainittujen oikeiden yritysten ja tuotteiden nimet ovat omistajiensa tavaramerkkejä.


YHTEENVETO .............................................................................................................................. 2

RAPORTIN KOHDERYHMÄ .................................................................................................................... 3

NYKYISEN TILANTEEN ARVIOINTI ................................................................................................ 6

YRITYSRATKAISUT JA NIIDEN HEIKKOUDET ............................................................................................... 6 MITEN SHAREPOINT ON AVUKSI? ......................................................................................................... 7

YKSINKERTAISEMMAT JA HALVEMMAT IT‐JÄRJESTELMÄT ......................................................... 9

INFRASTRUKTUURIN YHDISTÄMINEN ...................................................................................................... 9 KÄYTTÖKUSTANNUSTEN PIENENTÄMINEN ............................................................................................. 10

KEHITYSKUSTANNUSTEN PIENENTÄMINEN .............................................................................. 11

KATTAVAT VALMIIT OSAT ................................................................................................................... 11 TUTTU KEHITYSYMPÄRISTÖ ................................................................................................................ 12 OFFICE‐INTEGROINTI ........................................................................................................................ 12

HALLINNAN JA KOULUTUKSEN YKSINKERTAISTAMINEN ........................................................... 13

YLLÄPITO JA HALLINTA ...................................................................................................................... 13 KÄYTTÄJIEN KANNUSTAMINEN ............................................................................................................ 14 HELPPOKÄYTTÖISYYS ........................................................................................................................ 14

TYÖTEKIJÖIDEN TUOTTAVUUDEN PARANTAMINEN ................................................................. 16

YHTEISTYÖN PARANTAMINEN ............................................................................................................. 16 LIIKETOIMINTAPROSESSIEN AUTOMATISOINTI ........................................................................................ 16 TIIMIEN YHDISTÄMINEN .................................................................................................................... 18 VERKKOSISÄLLÖN HALLINTA ............................................................................................................... 19

ASIAKASPALVELUN JA MYYNNIN TOIMINNAN TEHOSTAMINEN ............................................... 19

TIETOJEN KÄYTTÄMISEN PARANTAMINEN .............................................................................................. 19 TÄRKEIDEN TIETOJEN KOOSTAMINEN ................................................................................................... 20

LOPUKSI ................................................................................................................................... 21


Nykyisen tilanteen arviointi

Nykyinen taloustilanne on luonut kaikkien toimialojen yrityksille aivan uudenlaisia haasteita. Organisaatioiden päätöksentekijöiden on vähennettävä menoja, kuten IT‐sijoituksia ja ‐menoja. Samaan aikaan yritysten on pyrittävä ylläpitämään ja parantamaan tuottavuuttaan ja tehostamaan toimintaansa, jotta kilpailukyky säilyisi kutistuvilla markkinoilla.

YRITYSRATKAISUT JA NIIDEN HEIKKOUDET

Monet organisaatiot tehostavat tuottavuutta ja toimintaa keskeisillä alueilla organisaation laajuisten sovellusten avulla. Yrityksissä on otettu käyttöön esimerkiksi seuraavia ratkaisuja:

• Sisällönhallintaratkaisut. Nämä ratkaisut sisältävät yhteistyökaluja, kuten asiakirjojen versionhallinnan ja työnkulun mahdollistavat jaetut työtilat, ja liiketoimintaprosessien integrointiratkaisuja, joilla tiedonkulkua voidaan tarkkailla ja hallita yrityksen sisällä.

• Portaaliratkaisut. Portaaleista voi käyttää keskitetysti yrityksen yhteiseen infrastruktuuriin perustuvia sivustoja, työtiloja ja verkkosisältöä. Portaaliratkaisut on voitu suunnata työtekijöille, kumppaneille tai asiakkaille.

• Hakuratkaisut. Nämä ratkaisut ovat ympäristöjä, joissa työntekijät voivat hakea tarvitsemaansa ajantasaista tietoa kattavisti koko yrityksen erillisistä lähteistä. Tehokkaat hakuratkaisut ovat jatkossa entistäkin tärkeämpiä työvälineitä suurille tai tietoon perustuville yrityksille. IDC:n riippumaton tutkimus osoitti, että yhdysvaltalainen tietotyöläinen käyttää tiedonhakuun keskimäärin noin yhdeksän ja puoli tuntia viikossa (IDC: The Hidden Costs of Information Work, huhtikuu 2006, asiakirjanumero 201334).

• Business Intelligence ‐ratkaisut. BI‐ratkaisuilla voidaan kerätä ja tiivistää tärkeitä tietoja liiketoimintakohtaisista työkaluista, kuten varastonhallinta‐ tai asiakkuudenhallintajärjestelmistä. BI‐ratkaisuilla voidaan luoda selkeitä ja visuaalisia elementtejä käyttäviä raporttinäkymiä esim. asiakaspalvelun, myyntijohtajien ja ylemmän johtajiston käyttöön.

Näillä ratkaisuilla suoritetaan yritysten tärkeitä päivittäisiä toimintoja, mutta ne aiheuttavat myös lisäkustannuksia ja uudenlaisia vaatimuksia IT‐resursseille. Yritysratkaisut ovat yleensä kalliita. Ohjelmistojen käyttöoikeuksien lisäksi tarvittavan infrastruktuurin toteuttamiseen kuluu aikaa ja rahaa. Jokainen uusi ratkaisu kuormittaa IT‐osastoa uusilla vaatimuksilla, sillä heidän on ensin opittava, miten ratkaisu otetaan

IT-menot uutisissa

Forrester Research alentaa IT-menojen vuoden 2009 kasvuennusteen 1,6 prosenttiin

Lisätietoja...

IDC alentaa USA:n yritysten teknologiaostojen ennusteita 4,2 prosentista 0,9 prosenttiin.

Lisätietoja...

Gartner laskee maailmanlaajuisten teknologiaostojen kasvuennusteen 5,8 prosentista 2,3 prosenttiin.

Lisätietoja…


käyttöön ja miten sitä hallitaan, ja myöhemmin heidän on paneuduttava sen ylläpitoon. Käyttäjät tarvitsevat koulutusta ja opastusta jokaisen uuden järjestelmän käytössä.

Yritysratkaisujen sovittaminen toimimaan yhdessä voi olla hankalaa ja kallista, mutta se on usein välttämätöntä, jos yritykseen halutaan todella toimiva BI‐ratkaisu. Näiden ratkaisujen laajentaminen ja mukauttaminen yrityksen tarpeita vastaaviksi saattaa edellyttää kallista erikoisosaamista.

Yritysratkaisujen etuja ja haittoja kannattaakin miettiä käyttäjien kannalta:

• Työntekijöiden työssään käyttämien erilaisten järjestelmien lukumäärä.

• Aika, joka työntekijöiltä kuluu kunkin ohjelman tehokkaan käytön opetteluun.

• Miten helposti työntekijät voivat etsiä, jakaa tai koota tietoja eri lähteistä?

Yritysratkaisun käyttöönottamisesta saattaa kulua useita kuukausia, ennen kuin työntekijät osaavat käyttää sitä hyvin ja ennen kuin he ymmärtävät täysin, mitä ominaisuuksia siinä on.

MITEN SHAREPOINT ON AVUKSI?

SharePoint‐tuotteet ja ‐tekniikat vastaavat moniin yritysratkaisujen haasteisiin.

Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) on kaikkia SharePoint‐tuotteita ja –tekniikoita tukeva perusteknologia. WSS:n ansiosta käyttäjä voi luoda verkkosivuja nopeasti keskeisillä yhteistyö‐ ja dokumentinhallintatoiminnoilla. WSS perustuu ASP.NET‐ ja .NET Framework ‐ympäristöön. Sillä voi käyttää kattavaa ja helppokäyttöistä objektimallia, jonka ominaisuuksia ASP.NETin ja hallitun koodin tuntevat kehittäjät voivat helposti laajentaa ja mukauttaa.

WSS:ään perustuva Microsoft Office SharePoint Server 2007 on kokonaisvaltainen käyttövalmis tiedonhallintaratkaisu. Tämän vuoksi pohjana olevan ympäristön kaikki laajennettavuus‐ ja ohjelmoitavuusominaisuudet ovat käytettävissä. Office SharePoint Server 2007:n tärkeimmät ominaisuudet:

• Monipuoliset yhteistyöominaisuudet, kuten työtilat, asiakirjojen hallinta, wiki‐sivustot ja sosiaaliset tietojenkäsittelyominaisuudet.

• Täydellinen portaaliympäristö, jota voidaan käyttää tiedon kokoamiseen ja hallintaan sekä näiden tietojen käytön rajoittamiseen.

• Todellinen yritystason haku kaikista SharePoint‐sivustoista, etäsivustoilta, asiakirjasäilöistä ja liiketoimintakohtaisista järjestelmistä.

Lisätietoja SharePoint-tuotteista ja tekniikoista

Tuotetiedot:

Microsoft Office SharePoint Server

Tekniset tiedot:

SharePoint Server TechCenter

Kehittäjät:

Windows SharePoint Services Developer Center


• Kokonaisvaltainen yrityksen sisällönhallintajärjestelmä, jonka työkalut soveltuvat kaikentyyppisen verkkosisällön Web‐julkaisujen luomiseen, kohderyhmille räätälöimiseen ja tallenteiden hallintaan.

• Liiketoimintaprosessien integroinnin ja työnkulkujen kattava tuki.

• Monipuolinen Business Intelligence ‐ympäristö, jolla voidaan koota liiketoimintakohtaisia tietoja ja luoda BI‐raporttinäkymiä.

Office SharePoint Server 2007 yhdistää useita yritysratkaisuja yhdeksi hallittavaksi järjestelmäksi. Yhdistettävyys ja laajennettavuus auttavat vähentämään IT‐infrastruktuurin kokonaiskustannuksia

• vähentämällä infrastruktuurin käyttöönottokustannuksia ja yksinkertaistamalla sitä

• vähentämällä kehittämiskuluja

• yksinkertaistamalla hallintaa

• minimoimalla koulutustarpeet.

Samanaikaisesti monipuoliset ominaisuudet ja helppokäyttöisyys auttavat maksimoimaan sijoituksen tuoton, sillä

• työntekijöiden toiminta tehostuu

• tiimien tehokkuus paranee.

Raportissa käsitellään kutakin edellä olevaa kohtaa yksityiskohtaisesti. Lisäksi kerrotaan esimerkkejä tavoista, joilla yritykset ovat vähentäneet kustannuksiaan SharePoint‐tuotteilla ja ‐tekniikoilla.


Yhdysvaltalainen sairaus-vakuutusyhtiö säästää vuodessa noin 2 miljoonaa dollaria jättämällä vakuutuskirjat painamatta

Haaste

Independence Blue Cross (IBC) käytti vuosittain yli 4 miljoonaa dollaria vakuutuskirjojen painamiseen ja lähettämiseen. Yritys halusi siirtyä käyttämään sähköisiä vakuutus-kirjoja, mutta tämä aiheutti uusia haasteita. IBC:n täytyi pohtia, miten asiakirjat säilytetään tai noudetaan, miten tietoturvaa hallitaan ja miten työntekijät voivat suorittaa hakuja vakuutuskirjojen nykyisissä ja vanhoissa versioissa.

Ratkaisu

IBC loi Office SharePoint Server 2007:ään perustuvan dokumentinhallinta-, yhteistyö- ja julkaisuratkaisun. Järjestelmä luo ja tallentaa vakuutuskirjat asiakirjasäilöön, josta käyttäjien on helppo löytää ja noutaa tiettyjen vakuutuskirjojen tietyt versiot nopeasti monipuolisten metatietojen hallinnan ja Office SharePoint Serverin hakuominaisuuksien ansiosta. Vakuutussopimuksen tehneet käyttäjät pääset suojattuun jäsenportaaliin, josta he voivat ladata vakuutuskirjan uusimman version.

Edut

IBC arvioi, että yritys säästää vuodessa painatus- ja kuljetuskuluissa noin 2 miljoonaa dollaria. Samalla jäsenet saavat parempaa palvelua, koska he voivat ladata vakuutuskirjan välittömästi, eikä heidän tarvitse odottaa postitse saapuvaa lähetystä.

Lisätietoja…

Yksinkertaisemmat ja halvemmat IT‐järjestelmät

Viime vuosina monet yritykset ovat sijoittaneet yritysratkaisuihin, joilla voi hallita tiedonkulkua. Nämä yritysratkaisut keskittyvät yleensä tärkeisiin alueisiin, kuten yrityksen sisällönhallintaan, yhteiskäyttöön, hakuihin, portaaliratkaisuihin, liiketoimintaprosessien integrointiin ja Business Intelligence ‐tietoihin. Tällaiset ratkaisut ovat usein eri valmistajien tekemiä, joten ne perustuvat erilaisiin tekniikoihin, mikä rasittaa infrastruktuuria ja talon sisäistä osaamista. Ratkaisut otetaan käyttöön yksittäisinä, erillisinä sovelluksina. Niitä on myös hankala integroida muihin sovelluksiin, jotta tietotyöntekijät saisivat tarvitsemiaan tietoja.

INFRASTRUKTUURIN YHDISTÄMINEN

Office SharePoint Server 2007 yhdistää kaikki ratkaisut yhdeksi skaalautuvaksi liiketoimintaympäristöksi. Välittömät edut ovat selvät, sillä yritys voi

• suunnitella ja ottaa käyttöön yhden ratkaisun infrastruktuurin monien sijasta

• hankkia vain yhden ratkaisun käyttöoikeuden monien sijasta

• tarjota palveluja ja tukea vain yhdelle ratkaisulle monien sijasta.


Palvelimen tallennuskapasiteetti puolittui, kun hajautetut tiedostonjakojärjestelmät yhdistettiin

Lisätietoja…

Erillisten tallennusjärjestelmien yhdistäminen vähensi soittoja tuotetukeen 30 %

Lisätietoja…

Verkko- ja sisällönhallintapalvelimien vähennys säästää 600 000 dollaria vuodessa

Lisätietoja…

Elintarvikevalmistaja parantaa yhteistyötä ja prosesseja – käyttöoikeuskulut alenevat 492 000 dollaria.

Lisätietoja…

Useita asiakirjaversioita ei enää tarvitse säilyttää – säästö 500 000 dollaria vuodessa

Lisätietoja…

Jokainen Office SharePoint Server 2007:n osa perustuu yhteisiin palveluihin, mikä varmistaa joustavuuden ja saumattoman integraation muiden osien kanssa. Liiketoimintaprosessit ja lomakkeet voi esimerkiksi viedä yhteistyöympäristöön ja BI‐tiedot voi sisällyttää portaalin aloitussivulle. Lisäksi sisältöä voi indeksoida SharePoint‐käyttöönoton aikana ja sen jälkeen, joten hakujen tekeminen on nopeaa ja tehokasta ilman integroinnista ja mukauttamisesta yleensä aiheutuvia rajoituksia.

Jokainen osa on suunniteltu toimimaan yhdessä muiden ohjelmistojen ja tekniikoiden kanssa. Esimerkiksi Office SharePoint Server 2007:n Business Data Catalog (BDC) on työkalu, joka kokoaa tietoja liiketoimintakohtaisista tietokannoista, kuten yrityksen ERP‐ tai CRM‐järjestelmistä, hakujen indeksointia sekä BI‐raporttinäkymiä ja ‐toimintoja varten. Käyttäjät voivatkin koota ja käyttää tietoja useista tietolähteistä ja sovellusympäristöistä tutulla, helppokäyttöisellä käyttöliittymällä.

YLEISKUSTANNUSTEN PIENENTÄMINEN

Kun yritys käyttää tehokkaasti Office SharePoint Server 2007:n sisällönhallinta‐ominaisuuksia ja yhteistyötiloja, sen tukikustannukset pienevät tuntuvasti. Yhteistyöprojektin puolivalmiita töitä ei tarvitse lähettää sähköpostin liitteinä, vaan asiakirjat, laskentataulukot ja esitykset voidaan ladata jaettuun yhteistyötilaan, jossa on käytössä versionhallintatoiminto. Sisältö voidaan hyväksyttää liikeprosessien integroinnin ja työnkulkuominaisuuksien avulla verkossa sen sijaan, että asiakirjat ja lomakkeet tulostettaisiin ja kierrätettäisiin eri henkilöille. Tärkeitä tietoja ei myöskään


Työntekijöiden käytössä BI-, työnkulku- ja yhteistyötyökaluja

Haaste

Suurella paristojen, taskulamppujen ja parranajovälineiden valmistaja Energizer Holdingsilla on maailman-laajuisesti yli 14 000 työntekijää. Energizerin tietotyöntekijät käyttävät Microsoft Office -tuotteita päivittäisissä tehtävissään. Lisäksi he käyttävät kymmeniä liiketoimintakohtaisia sovelluksia, kuten yritysresurssien suunnittelun ja tuotantoketjun hallintatyökaluja. Heidän suurin haasteensa oli yksinkertaistaa ja yhdistää tietojen käyttäminen koko yrityksessä.

Ratkaisu

Energizer on nyt vähentänyt integ-rointikustannuksia ja tehostanut työntekijöiden toimintaa Office SharePoint Server 2007:n moni-puolisilla ominaisuuksilla. Excel Services ja Business Data Catalog auttavat yritystä etsimään tietoja liiketoimintakohtaisista järjestelmistä ja integroimaan nämä tiedot Microsoft Office -ohjelmiin. Verkko-lomakkeisiin sisältyvät työnkulut yksinkertaistavat liiketoiminta-prosesseja. Lisäksi Office SharePoint Server on perusta koko yrityksen kattavalle intranetille, jonka kautta kootuissa tiedoissa voi tehdä hakuja.

Edut

Energizer on tehostanut tietotyön-tekijöidensä tuottavuutta yksinkertaistamalla päivittäisiä tehtäviä ja mahdollistamalla ajantasaisten liiketoimintakohtaisten tietojen käytön. Myös kehittämis-kulut ovat laskeneet, koska IT-työntekijät käyttävät vähemmän aikaa tietojen integrointiin.

Lisätietoja…

enää tarvitse tulostaa ja lähettää asiakkaille, vaan ne voi julkaista verkkoportaalissa, jossa asiakkaat voivat käyttää viimeisimpiä versioita milloin tahansa. Tämä puolestaan yksinkertaistaa tarkistuksia ja poistaa painatus‐ ja lähetyskulut.

Tällä tavoin voidaan säästää kaistanleveyttä merkittävästi ja leikata palvelimen tallennus‐, painatus‐ ja kuljetuskuluja.

Kehittämiskulujen pienentäminen

Office SharePoint Server 2007 voi pienentää yrityksen kehittämiskuluja eri tavoin. Kuten aiemmin mainittiin, WSS sisältää dokumentinhallinnan ja yhteiskäytön perustoimintoja, kuten sivustomalleja, Web‐osakehyksen, tietoluetteloita, asiakirjakirjastoja ja Windows Workflow Foundation (WF) ‐suorituspalvelun. Näiden toimintojen pohjalta Office SharePoint Server 2007 on luonut keskeiset yritystason ominaisuudet, joita ovat esimerkiksi käyttäjäsivustojen valmistelu ja yhteisöverkkojen käyttö, BI‐työkalut, liiketoimintaprosessien integrointi ja lomaketuki, yrityksen sisällönhallinta sekä koko yrityksen kattava haku. Koska nämä ominaisuudet perustuvat yhteiseen ympäristöön ja koska niissä on yhteiset peruspalvelut, ne integroituvat sellaisenaan saumattomasti yritysratkaisuihin.

KATTAVAT VALMIIT OSAT

Web‐osakehys on keskeinen WSS:n ja Office SharePoint Server 2007:n toiminnalle ja monissa tapauksissa se mahdollistaa ratkaisujen mukauttamisen omien vaatimusten mukaiseksi ilman erillistä kehittämistä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kuka tahansa, jolla on riittävät käyttöoikeudet, voi lisätä osia verkkosivulle tai poistaa niitä sieltä. Luetteloiden ja kirjastojen mukautettavien näkymien lisäksi Office SharePoint Server 2007:n mukana toimitetaan yli 50 Web‐osaa. Näitä osia voi lisätä omiin sivustoihin tai sivuihin ja niiden avulla voi lisätä monia toimintoja, kuten hakutyökaluja, suodattimia, sisällön koostetoimintoja, sivuston hakemisto‐ominaisuuksia ja BI‐raporttinäkymien osia. Lisäksi suuri ja alati kasvava Microsoft‐kumppaneiden ja kolmansien osapuolien yhteisö kehittää Web‐osia moniin tarkoituksiin, jotka kaikki on suunniteltu sopimaan sellaisenaan SharePoint‐infrastruktuuriin.


"…intranet valmistui alle viidessä kuukaudessa – portaalin toteutus sujui siis puolet nopeammin ja edullisemmin kuin tavallisesti."

Lisätietoja…

Argus arvioi, että se säästi 500 000 dollaria uuden portaalin kehittämisessä ja että kehittämisaika oli 8 kuukautta lyhyempi

Lisätietoja…

Office SharePoint Server 2007 lyhensi kehittämisaikaa ja säästi rahaa

Lisätietoja…

TUTTU KEHITTÄMISYMPÄRISTÖ

Vaikka SharePoint‐tuotteet ja ‐tekniikat ovat itsessään toimivia ja joustavia, monet yritykset haluavat käyttää SharePointia omien ratkaisujensa luontiympäristönä. WSS ja Office SharePoint Server 2007 ovat pohjimmiltaan ASP.NET‐verkkosovelluksia, joten kehittämisen kannalta tärkeimmät asiat, kuten pääsivut, ohjausobjektien toiminta ja sivun elinkaari ovat tuttuja monille Web‐kehittäjille. Tämän lisäksi sekä WSS:n että Office SharePoint Server 2007:n avulla voi käyttää laajoja objektimalleja, joiden ansiosta osien, kuten luetteloiden, kirjastojen, sivustojen ja käyttäjien, välinen toiminta on helppoa .NETin hallittujen koodikielten avulla. Toisin sanoen kehittäjät voivat laajentaa WSS:ää ja Office SharePoint Server 2007:ä tutuilla kielillä, kehitystyökaluilla ja objektimalleilla, joten kehitysajat ja ‐kustannukset voivat pienentyä merkittävästi.

WSS:n ja Office SharePoint Server 2007:n käyttäjä voi myös käyttää monipuolisia Web‐palveluja kummassakin sivustossa. Siten kehittäjät voivat käyttää ja käsitellä SharePoint‐palvelimeen tallennettuja tietoja muista sovelluksista ja ympäristöistä.

OFFICE‐INTEGROINTI

Jos yrityksessä käytetään Microsoft Office ‐sovelluksia, SharePoint‐tuotteet ja ‐tekniikat muodostavat saumattoman tallennus‐ ja yhteistyöympäristön. Microsoft Office 2007 ‐ohjelmistopaketin sovellukset integroituvat tiiviisti Office SharePoint Server 2007:ään. Käyttäjä voi esimerkiksi tilata SharePoint‐luetteloita tai katsella Outlookin tehtäviä ja ilmoituksia, muodostaa tai poimia tietoja Excel‐laskentataulukoista portaalin käyttöliittymässä sekä laatia InfoPath‐lomakkeita selaimessa käyttäjätietojen keräämistä varten.

Comment [A1]: SAP‐sisällön etäkäyttö iView‐Web‐osan kautta. Etäsivun HMTL‐sieppaus Sivun tarkastelu ‐Web‐osalla Keskeisten suorituskykyilmaisimien suora valinta HTML‐etälohkon käyttäminen ympäristöstä riippumattomalla WSRP:llä


Fortune 500 –rakennus-yhtiö säästää aikaa, pienentää kustannuksia ja parantaa koordinointia yhteistyöportaalin avulla

Haaste

Skanska on yksi maailman suurimmista rakennus- ja projekti-kehitysyrityksistä. Yritys tarvitsi yhteistyöportaalin, joka kykenisi käsittelemään yli 1 500 suurta ja monimutkaista aktiivista projektia, joiden talousarviot vaihtelevat 15 miljoonan ja 1 miljardin dollarin välillä. Projektitiimeissä voi olla tuhansia jäseniä, kuten alihankkijoita, insinöörejä, arkkitehteja, konsultteja ja asiakkaan tiimejä.

Ratkaisu

Skanska kehitti Office SharePoint Server 2007:ään perustuvan yhteis-työratkaisun. Yritys on luonut erittäin suurille ja monitahoisille projekteille portaaleja ja tiimisivustoja. Yksi näistä projekteista on Meadowlands-stadionin suunnittelu ja rakenta-minen New Jerseyssä. Arkkitehtien ja insinöörien piirustuksia ladataan valtavia määriä. Projektin tiimit saavat automaattisesti ilmoituksen muutoksista, joihin on tutustuttava tai joille on tehtävä jotain. Skanska käyttää runsaasti sovellukseen sisältyviä ominaisuuksia, kuten hajautettua suojausta, työnkulkuja ja tiedostonhallintaa.

Edut

Skanska on kehittänyt Office SharePoint Serverin avulla yhteistyö-ratkaisun, joka pystyy tukemaan yhä suurempia ja monitahoisempia projekteja. Ratkaisun etuina ovat parempi muutostenhallinta, ajan ja kustannusten säästöt sekä merkittävästi pienemmät kokonais-koulutuskustannukset.

Lisätietoja…

Hallinnan ja koulutuksen yksinkertaistaminen

Office SharePoint Server 2007:n ottaminen käyttöön yritysratkaisuympäristönä voi johtaa merkittäviin hallinta‐ ja koulutuskulujen säästöihin. Säästöjä syntyy yksinkertaisemmasta ylläpidosta ja hallinnasta, hallinnan delegoinnista ja käyttäjien itsepalvelusta sekä johdonmukaisesta, tutusta ympäristöstä, joka on suunniteltu käytettävyyttä silmällä pitäen.

YLLÄPITO JA HALLINTA

IT:n näkökulmasta hallintakulut pienenevät, koska tuettavana on vain yksi infrastruktuuri, ja koko yrityksessä on käytössä yhteen tekniikkaan perustuvien yritysratkaisujen ominaisuudet. SharePoint‐tuotteilla ja ‐tekniikoilla voidaan luoda keskitetty verkkosivusto kaikille hallinta‐, määritys‐ ja ylläpitotehtäville. Hallintakäyttöliittymä on intuitiivinen ja yhdenmukainen kaikissa tehtävissä. Samaa käyttöliittymää käytetään esimerkiksi sivustojen ja ominaisuuksien käyttöönottoon sekä hakusääntöjen määrittämiseen. Tämä yksinkertaistaa hallintaprosesseja ja vähentää koulutuksen tarvetta.


Tukipalvelujen kuormitus väheni ja tavalliset käyttäjät voivat itse julkaista sisältöä – säästöt 70 000 dollaria vuodessa

Lisätietoja…

Paperikopioihin perustuvasta prosessista täysin automaattiseen työnkulkuratkaisuun siirtyminen säästää 800 000 dollaria vuodessa

Lisätietoja…

"Nyt IT-osasto voi perustaa SharePoint-yhteistyösivuston muutamalla napsautuksella."

Lisätietoja…

KÄYTTÄJIEN TOIMINNAN TEHOSTAMINEN

Käyttäjät voivat tehdä SharePoint‐tuotteiden ja ‐tekniikoiden ansiosta tehtäviä, jotka perinteisesti jäivät IT‐tiimin tehtäväksi. Käyttäjät voivat esimerkiksi luoda, hyväksyä ja julkaista tietoja sivustossa yksinkertaisen työnkulun avulla. IT‐tiimi voi myös delegoida tärkeimmille yhteistyökumppaneille kuten projektijohtajille tai tiiminvetäjille sivustokokoelmien tai sivustojen päivittäisen hallinnan, esimerkiksi käyttäjien lisäämisen tai poiston sekä luetteloiden ja kirjastojen luomisen. Määrittämällä sivustokiintiöitä tai muita rajoituksia IT‐tiimi pitää silti kokonaishallinnan omissa käsissään.

Sivuston järjestelmänvalvojat hallitsevat täysin ympäristöä, jossa käyttäjät toimivat. Käyttäjiä voidaan vaatia kirjaamaan asiakirjat ulos, ennen kuin niitä voi muokata. Voidaan myös määrittää, kuinka monta asiakirjan vanhaa versiota säilytetään, ja vaatia käyttäjiä antamaan tarvittavat metatiedot, kun he lataavat sivustoon tietyntyyppistä sisältöä. Näin tiedostojen järjestäminen ja noutaminen helpottuu. Käyttäjät voivatkin työskennellä sivustoissa ja työtiloissa varmoina siitä, että ympäristö ohjaa heitä noudattamaan määritettyjä liiketoiminnan vaatimuksia.


"… koulutus kestää yleensä vain yhden iltapäivän."

Lisätietoja…

"…otimme käyttöön mobiililaitteet ja koulutimme poliisit käyttämään niitä viidessä minuutissa, kun he kokoontuivat puistossa."

Lisätietoja…

HELPPOKÄYTTÖISYYS

Kun yritysratkaisuympäristö luodaan yritykseen SharePoint‐tuotteilla ja ‐tekniikoilla, käyttäjät hyötyvät johdonmukaisesta, intuitiivisesta selainkäyttöliittymästä kaikissa tehtävissä, joissa tietojen käyttö on olennaista. Office‐asiakassovelluksia säännöllisesti käyttävät tietotyöntekijät pystyvät käyttämään Office SharePoint Server 2007:ää nopeasti, sillä Office‐ympäristö tuntuu tutulta. Esimerkiksi asiakirjaa Office Word 2007:ssä muokkaava käyttäjä voi kirjata asiakirjan ulos, tutustua versiohistoriaan ja muokata metatietoja suoraan asiakassovelluksessa.


SharePoint-portaaliratkaisu mahdollistaa ideoiden ja sisällön vapaan liikkumisen maailman johtavassa viihdeyrityksessä.

Haaste

MTV Networks International lähettää televisio-ohjelmia, elokuvia ja digitaalista mediaa yli 508 koti-talouteen 161 maassa eri puolilla maailmaa. Pysyäkseen kilpailu-kykyisenä MTV:n on hyödynnettävä luovuus ja autettava työntekijöitään välittämään ideoita ja sisältöä. MTV:n entinen portaaliratkaisu ei ollut skaalautuva. Se rajoitti ideoiden liikkumista, koska vain IT-henkilöstö saattoi julkaista sisältöä.

Ratkaisu

MTV otti käyttöön uuden Office SharePoint Server 2007:ään perustuvan intranetportaalin. Uuden portaalin keskeinen ominaisuus on itsepalvelulla toimiva sisällönhallinta, jonka ansiosta luova henkilökunta voi julkaista sisältöä muiden nähtä-väksi. Käyttöön saatiin myös uuden sisällön automatisoidut hyväksymistyönkulut. MTV käyttää myös muita keskeisiä SharePoint-yhteistyöominaisuuksia, kuten wiki-sivuja ja blogeja. Lisäksi käyttäjät löytävät helposti etsimänsä hakutoimintojen avulla.

Edut

Itsepalveluna toimiva sisällön julkaisu auttaa MTV:n työntekijöitä kommunikoimaan tehokkaammin sisäisten käyttäjien ja ulkoisten kumppanien kanssa. Yhteistyö-sivustot ovat puolestaan tehostaneet toimintaa. Office SharePoint Serveriin standardointi on vähentänyt merkittävästi IT-tiimin työtaakkaa.

Lisätietoja…

Työntekijöiden tuottavuuden parantaminen

Kaikkien WSS:n ja Office SharePoint Server 2007:n työkalujen ja ominaisuuksien tarkoituksena on tehostaa työntekijöiden toimintaa. Seuraavaksi kuvaillaan, miten näillä ominaisuuksilla voi tehostaa toimintaa liiketoiminnan tärkeimmillä alueilla.

YHTEISTYÖN PARANTAMINEN

SharePointin tiimisivustot ja yhteistyötilat muodostavat jäsennettyjä ympäristöjä, joissa tiimit voivat jakaa asiakirjoja, viestiä keskenään ja työskennellä tehokkaasti yhdessä. Projektinjohtajien ei tarvitse käyttää tiimityöhön sähköpostiviestejä, neuvottelupuheluita ja verkkoasemia, vaan he voivat luoda sivustoja jäsennellyksi ympäristöiksi, joita eri toimipisteiden työntekijät voivat keskitetysti käyttää. Yhteistyöominaisuudet:

• Asiakirjakirjastot ja niiden versionhallinnan mahdollistavat sisään‐ ja uloskirjaamisominaisuudet.

• Microsoft Office 2007:n integrointi helpottaa tarkistamista, muokkausta ja päivittämistä.

• Ilmoitukset, hälytykset ja RSS‐syötteet pitävät tiimit ajan tasalla.

• Tiimien Outlookin kanssa yhteensopivat kalenterit auttavat jakamaan tärkeät päivämäärät ja määräajat.

• Tehtäväluettelot auttavat jakamaan työtehtäviä tiimin jäsenille.

Office SharePoint Server 2007:n yhteistyösivustoja on helppo hallita. Käyttöoikeuksien avulla hierarkian eri tasojen käyttöä koko sivuston kokoelmista yksittäisiin tiedostoihin voi valvoa. Sivustomalleja voi mukauttaa, jolloin käyttäjät voivat luoda koko yrityksen vaatimuksia ja työtapoja vastaavia sivustoja. Office SharePoint Server 2007 sisältää myös turvallisen, kaksivaiheisen roskakorin, jonka ansiosta käyttäjä voi palauttaa vahingossa poistamansa tärkeän tiedoston tai asiakirjan itse eikä IT‐tiimiltä kulu resursseja tietojen palauttamiseen.

LIIKETOIMINTAPROSESSIEN AUTOMATISOINTI

Kaikki yritykset keräävät ja käsittelevät asiakkaiden, kumppanien, tavarantoimittajien ja työntekijöiden tietoja jollakin tasolla. Tähän tiedonkeräysprosessiin liittyy useita haasteita.

Monet yritykset yrittävät nykyisin päästä liiketoiminnallista syistä eroon paperilomakkeista, sillä se pienentäisi menoja. Prosessin tehokkuus paranee ja kulut pienenevät, kun yritys pyrkii järjestämään tiedon keräysprosessin siten, että se parantaa


"Odotamme, että Office SharePoint Server auttaa Sonnenscheinia saavuttamaan strategiset liiketoimintatavoitteensa eli kasvamaan kaksinkertaiseksi seuraavan kahden vuoden aikana."

Lisätietoja…

kerätyn tiedon laatua ja vähentää samalla käsittelyvirheitä. Kuhunkin prosessiin kuuluvat tiedonkeräyksen vaiheet kannattaa supistaa mahdollisimman vähäisiksi. Lisäksi kutakin prosessia kannattaa yksinkertaistaa siten, että käyttöön ei oteta uusia palvelimia tai että uusia koulutustarpeita ei synny.

Tiedonkeräysprosessi asettaa haasteita IT‐osastolle. IT‐tiimin pitäisi pyrkiä tarjoamaan yksi integroitu lomakeinfrastruktuuri, jossa samaa helppokäyttöistä käyttöliittymää käytettäisiin johdonmukaisesti kaikissa liiketoimintaprosesseissa. IT‐osaston on huolehdittava tietoturvasta ja luottamuksellisuudesta, kun osallistujilta kerätään tietoja, ja sen on myös integroitava tietoja liiketoimintakohtaisista järjestelmistä. Näitä tietoja ovat esimerkiksi varastotilanne ja uudelleentilaustasot. Nämä näkökohdat on otettava huomioon, jotta prosessista on hyötyä.

Office SharePoint Server 2007 auttaa vastaamaan näihin haasteisiin. Office InfoPathin lomakemalleilla sähköisiin lomakkeisiin voidaan liittää tiedon tarkistus‐ ja laskentatoimintoja, ehdollista muotoilua sekä monia muita ominaisuuksia. Tämä varmistaa, että kerätyt tiedot ovat laadukkaita. Lomakkeisiin voi myös integroida tietoja lähes mistä tahansa ulkoisesta lähteestä. Tällä tavoin käyttäjälle voidaan joko antaa tärkeitä tietoja tai heidän vastauksiaan voidaan jäsennellä.

InfoPath Forms Services on Office SharePoint Server 2007:n osa, joka valvoo sähköisten lomakkeiden integrointia SharePoint‐ympäristöön. InfoPath Forms Services mahdollistaa lomakemallien keskitetyn hallinnan, versioinnin ja käyttöönoton. Sen avulla voi myös muodostaa lomakkeita selainikkunoissa, mobiililaitteissa ja Office Outlook 2007:n sähköpostiviesteissä. Lisäksi InfoPath Forms Services integroituu täydellisesti työnkulkuihin, mikä luo kattavan liiketoimintaprosessien automatisointiympäristön.


Mainostoimisto säästää satoja tunteja viikossa integroidulla yhteistyöratkaisulla

Lisätietoja…

"SharePoint Server 2007 antoi meille yhteistyötyökalut, joilla työntekijämme muuttuivat alan edelläkävijöiksi"

Lisätietoja…

TIIMIEN TUOMINEN YHTEEN

Yrityksissä on usein monia työntekijöitä, joilla on taitoa ja kokemusta eri aloilta. Jotta nämä taidot ja kokemukset saataisiin käyttöön, kannattaa pohtia seuraavia kysymyksiä:

• Miten löydetään työntekijä, jolla on jokin tietty taito?

• Miten työntekijöitä rohkaistaan jakamaan kokemuksiaan ja siirtämään tietoaan muille?

• Miten kootaan tiimi, jossa oikeat kyvyt ja kokemukset kohtaavat?

Office SharePoint Server 2007 sisältää useita sosiaalisen tietojenkäsittelyn toimintoja, joilla voi tuoda tiimejä yhteen ja jakaa asiantuntemusta yrityksen sisällä. Käyttäjien sivustoissa työntekijät voi kertoa itsestään, taidoistaan ja kokemuksistaan, ja henkilöhakutoiminto etsii näiden tietojen perusteella sopivan asiantuntijan.

Wiki‐sivustot ja keskusteluryhmät rohkaisevat tiimejä jakamaan tietoja epävirallisesti ja rakentamaan kollektiivista älykkyyttä. Blogisivustoissa henkilöt voivat puolestaan jakaa vihjeitä, ajatuksia ja kokemuksia muiden kanssa yrityksen sisällä tai laajemminkin. Läsnäolotietojen integrointitoiminnon avulla näkee kätevästi, kuka on verkossa.


"SharePoint Server 2007:n avulla käyttäjät voivat hallita sisältöä ennennäkemättömällä tavalla."

Tavalliset käyttäjät voivat lisätä päivityksiä jopa 20 sekunnissa.

Lisätietoja…

"Office SharePoint Server 2007 antaa meille mahdollisuuden aivan uudenlaiseen markkinointiin. Pystymme ajattelemaan luovemmin ja laaja-alaisemmin sitä, kuinka voimme parhaiten tavoittaa asiakkaamme ja palvella heitä."

Lisätietoja…

Vodafone Germany on luonut SharePointin avulla työntekijöilleen helppokäyttöisen portaaliratkaisun ja foorumin uusia myyntitietoja varten.

Lisätietoja…

"Voimme määritellä muutamassa sekunnissa, ketä on palveltava, ottamalla samalla huomioon kaikki mahdolliset muuttuvat kulut."

Lisätietoja…

WEB‐SISÄLLÖN HALLINTA

Monet yritykset toimittavat suuria määriä Web‐pohjaista tietoa asiakkaille ja kumppaneille. Sisältö on ajankohtaista vain hetken ja sitä on päivitettävä jatkuvasti. Ilman tehokasta ympäristöä tämä prosessi voi kuluttaa runsaasti resursseja ja muuttua lähes hallitsemattomaksi.

Office SharePoint Server 2007:ssä on kattavat Web‐sisällön hallintaominaisuudet, joilla Web‐julkaisun elinkaarta voi hallita ja yksinkertaistaa. Pää‐ ja sivuversiointi sekä hyväksymistyönkulut auttavat käyttäjiä luomaan uutta sisältöä, jonka vain valitut hyväksyjät näkevät. Hyväksytty sisältö muuttuu sitten pääversioksi ja korvaa nykyisen julkaistun sisällön.

Muiden ominaisuuksien avulla voi määrittää sisällön käyttöönoton aikataulun esituotantoympäristöstä käytössä olevaan sivustoon. Julkaisuaikatauluissa voi olla myös päättymispäivä. Jos esimerkiksi julkaistava tarjous päättyy 1. heinäkuuta, sisällön voi määrittää poistettavaksi 2. heinäkuuta. Tiimiltä kuluukin nyt vähemmän aikaa sivuston seuraamiseen ja vanhentuneen materiaalin poistamiseen.

Monien muiden SharePoint‐tuotteiden ja ‐tekniikoiden ominaisuuksien tavoin myös näissä työkaluissa tehokas toiminta perustuu käyttäjänhallintaan. Koska toistettava käyttöönottoprosessi tapahtuu luotettavassa ympäristössä, liiketoimintayksiköt voivat itse hallita omia dynaamisia internet‐sivustojaan, mikä säästää IT‐resursseja, sillä IT‐osaston ei tarvitse huolehtia ylläpidosta tai sisällön päivittämisestä.

Asiakaspalvelun ja myynnin toiminnan tehostaminen

Yritys voi leikata kuluja auttamalla työntekijöitä käyttämään tietoja tehokkaammin. Myyntiprosessi nopeutuu, matkakulut pienentyvät, tiedonhakuun käytetty aika lyhenee ja tavarantoimittajien ja asiakassuhteiden hallintaa paranee. Monia muitakin etuja saavutetaan, kun useista hajanaisista lähteistä peräisin oleva tieto yhdistetään ja sen käyttö sallitaan mistä tahansa.

TIETOJEN KÄYTTÄMISEN PARANTAMINEN

Asiakaspalvelun toimintaa heikentää eniten heikko tiedonsaanti ja tiedon nopean löytämisen vaikeus. Kannattaa pohtia tilannetta, jossa myyntitiimin jäsen on asiakkaan tai mahdollisen asiakkaan luona. Voiko myyntiedustaja käyttää turvallisesti yrityksen resursseja palomuurin ulkopuolelta omalla tietokoneellaan? Entäpä mobiililaitteella? Kuinka helposti myyntiedustuja löytää tarvitsemansa tiedot?


Suuri tekniikkavalmistaja luo intranet-myynti-portaalin, joka tukee kentällä toimivia myynti-tiimejä, ja lyhentää myynti-prosessin keston puoleen

Haaste

CDW on yhdysvaltalainen 8,1 miljardin dollarin arvoinen teknisiä ratkaisuja toimittava yritys, joka työllistää 6 300 henkilöä. Yrityksen kentällä toimivan myyntihenkilöstön mielestä nykyisestä intranetin myynti-sivustosta ei löytänyt tietoja riittävän nopeasti, minkä vuoksi myynti-prosessit olivat pitkiä ja kalliita.

Ratkaisu

CDW loi uuden Office SharePoint Server 2007:ään perustuvan intranet-myyntiportaalin. Uudesta sivustosta näkee keskitetysti tärkeitä tietoja, kuten tuotetietoja, tarjousmalleja ja myyntitilanteen. Yritys voi hakutoiminnolla indeksoida kolmannen osapuolen myyntisovelluksen sisällön, mikä helpottaa portaalin käyttöä. Myyntiportaali käyttää myös kattavasti BI-ominaisuuksia, joilla luodaan raporttinäkymiä ja raportteja myyntiä koskevia tiivistelmiä varten.

Edut

CDW arvioi, että tiedonhaun nopeuduttua jokainen myyjä säästää 10 tuntia viikossa. Liiketoiminnan päätökset perustuvat parempiin tietoihin ja niitä tehdään älykkäämmin. Myyntisopimusten solmimiseen käytetty aika on vähentynyt 50 prosentilla.

Office SharePoint Server 2007:n avulla portaaliratkaisuihin voidaan liittää suojattu ekstranet‐käyttö. Yhdistettynä yrityshakutoimintoihin ja muista ympäristöistä kerättäviin tietoihin se voi tehostaa myyntitiimien toimintaa merkittävästi. Myyntiedustaja voi vastata asiakkaalle nopeasti paikan päällä, kun aiemmin vastaus olisi vaatinut käyntiä toimistolla. Kun myyntiedustajat saavat käyttöönsä tarvitsemansa tiedot, koko myyntiprosessi nopeutuu.

TÄRKEIDEN TIETOJEN KOOSTAMINEN

Yritysten monet työtekijät hyötyvät työkaluista, jotka koostavat tärkeitä tietoja yhteen visuaaliseen käyttöliittymään. Näiden työkalujen avulla työntekijät voivat havaita tärkeät tiedot nopeasti. Johtajat tarvitsevat tiivistä tietoa osastojen myynnistä, toiminnoista ja kannattavuudesta. Alueelliset myyntitiimit haluavat ehkä näyttää tietoja myyntisijoituksista ja seurata tavoitteiden saavuttamista. Varastopäälliköille on apua graafisista tiivistelmistä, joista selviää varastotilanne sekä eri kanavien ja tavarantoimittajien uuden tilauksen ajankohta. Asiakaspalvelu puolestaan tarvitsee käyttöliittymän, joka hakee tärkeimmät asiakastiedot liiketoimintakohtaisista sekä kirjanpito‐ ja tilaustenhallintatyökaluista.

Office SharePoint Server 2007 sisältää kattavat työkalut, joilla voidaan koostaa tietoja ja rakentaa Business Intelligence ‐raporttinäkymiä. Ratkaisun Web‐osat auttavat poimimaan ja visualisoimaan suorituskykyilmaisimet laskentataulukoista ja muista tietolähteistä. BDC auttaa keräämään ja tiivistämään tärkeitä tietoja liiketoimintakohtaisista järjestelmistä. Web‐osakehykseen ja mukauttamismahdollisuuksiin yhdistettyinä nämä toiminnot


"Tarjoamme työntekijöillemme lisää yhteyksien ylläpitotapoja, mikä helpottaa heidän elämäänsä ja auttaa heitä keskittymään asiakkaisiinsa."

Lisätietoja…

"Olemme nopeuttaneet tiedon siirtymistä, minkä ansiosta toimitamme tilaukset nopeammin ja palvelemme asiakkaita paremmin."

Lisätietoja…

auttavat luomaan BI‐raporttinäkymiä, joista työntekijät saavat tarvitsemansa tiedot silloin, kun he niitä tarvitsevat.

Lopuksi

Yhteistyö‐ ja portaaliympäristöjen, yrityshakujen sekä liiketoimintaprosessien automatisointityökalujen kaltaiset yritysratkaisut tukevat olennaisella tavalla tuottavuutta ja toiminnan tehostamista työpaikoilla. Siitä huolimatta ratkaisut voivat myös rasittaa resursseja monin tavoin. Yritysratkaisut ovat yleensä kalliita, koska kukin ratkaisu tarvitsee käyttöoikeuden, palvelimen ja verkostoinfrastruktuurin. Ratkaisua on lisäksi hallittava ja ylläpidettävä ja sen käyttö on opetettava käyttäjille. Yritysratkaisujen integroiminen tehokkaaksi tietotyöntekijöiden työympäristöksi on usein vaikeaa ja kallista.

SharePoint‐tuotteilla ja ‐tekniikoilla voidaan luoda yhdistetty yritysratkaisuympäristö, joka auttaa alentamaan kustannuksia, parantamaan tuottavuutta ja tehostamaan toimintaa monin tavoin. Kaikkien yritysratkaisujen yhdistäminen yhteen infrastruktuuriin vähentää IT‐kustannuksia ja käytettävän tietotekniikan monitahoisuutta. Enää ei tarvitse hankkia, ottaa käyttöön, ylläpitää ja hallita useita omia palvelin‐ ja verkkoinfrastruktuurivaatimuksia käsittävien ympäristöjen käyttöoikeuksia, sillä Office SharePoint Server 2007 tarjoaa yhdistetyn, keskitetyn ympäristön kaikille tiedonhallintatoiminnoille.

Kehittämiskustannukset pienenevät, sillä järjestelmän omilla työkaluilla siihen voi yhdistää liiketoimintakohtaisia sovelluksia, kuten yritysresurssien suunnittelu‐ tai CRM‐järjestelmiä. Lisäksi käytössä on kattavat valmiit osat ja täysi integrointi Microsoft Office ‐ohjelmistopakettiin. Jos SharePointiin on lisättävä ominaisuuksia, .NET Framework ‐objektimalli on tuttu ohjelmointirajapinta, mikä lyhentää kehittäjien opetteluaikaa.

Hallinta‐ ja koulutusvaatimuksetkin yksinkertaistuvat, sillä sekä tietotyöntekijöiden että IT‐tiimin tarvitsee oppia käyttämään vain yhtä tuotetta useiden erilaisten yritystason työkalujen sijasta. Järjestelmänvalvonnan keskitetty käyttöliittymä vähentää IT‐tiimin hallintaan käyttämää aikaa ja intuitiivinen käyttöliittymä puolestaan helpottaa käyttäjien sopeutumista ja vähentää koulutuksen tarvetta.

Lisäksi tietotyöntekijöiden tuottavuus paranee. Yhteistyötilat, tiedostonhallinta‐ominaisuudet, sosiaalisen verkostoitumisen työkalut, liiketoimintaprosessien automatisointi ja työnkulkuominaisuudet sekä omatoiminen sisällön julkaisu on suunniteltu siirtämään hallinta käyttäjille ja yksinkertaistamaan liiketoimintaprosesseja.

Monien eri tehtävissä toimivien työntekijöiden toiminta tehostuu, sillä niin ylempi johtajisto, asiakaspalvelu kuin myyntitiimitkin hyötyvät BI‐ominaisuuksien käytöstä. Koostamalla tietoja yrityksen kaikista liiketoimintakohtaisista sovelluksista ja muista


lähteistä BI‐raporttinäkymiin ja raportteihin voi varmistaa, että tiimit saavat tarvitsemansa tiedot helposti. Lopputuloksena on parantunut asiakaspalvelu, lyhentynyt myyntiprosessi ja kaikkien työntekijöiden tehostunut toiminta.

Sanonta "tieto on valtaa" on peräisin 1500‐luvulta, mutta se on yhä ajankohtaisempi nykyisissä tietoon perustuvissa yrityksissä. Uudet tekniikat auttavat jakamaan tietoa, edistämään yhteistyötä ja hallitsemaan tiedonkulkua ja niiden avulla voi leikata menoja, parantaa tuottavuutta ja saavuttaa todellisia etuja kilpailijoihin nähden.

Lisätietoja SharePoint‐tuotteista ja ‐tekniikoista on osoitteessa www.microsoft.com/sharepoint.

viisi tapaa, joilla sharepoint voi säästää...

Documents