volledig rapport met grafieken

Rapport: analyse vacatures OMBV

2010

Truyen Nguyen Thi([email protected])

Sanne Figoureux([email protected])

Opleidingsonderdeel: Bedrijfscommunicatie

Lector en opdrachtgever: Johan Van Den Noortgaete

Hogeschool Gent departement Bedrijfsinformatie 2 OMBV 2

Inhoudsopgave

1 Inleiding.......................................................................................................................4

2 Onderverdeling vacatures............................................................................................5

3 Startfuncties (70 vacatures)..........................................................................................5

3.1 Administratieve functie (39 vacatures)..............................................................................63.1.1 Diploma..............................................................................................................................63.1.2 Talen..................................................................................................................................63.1.3 Software.............................................................................................................................73.1.4 Communicatieve en andere vaardigheden........................................................................83.1.5 Attitudes.............................................................................................................................83.1.6 Andere vereisten................................................................................................................83.1.7 Aanbod...............................................................................................................................8

3.2 Commerciële functie (16 vacatures)..................................................................................93.2.1 Diploma..............................................................................................................................93.2.2 Talen..................................................................................................................................93.2.3 Software...........................................................................................................................103.2.4 Communicatieve en andere vaardigheden......................................................................103.2.5 Attitudes...........................................................................................................................103.2.6 Andere vereisten..............................................................................................................103.2.7 Aanbod.............................................................................................................................11

3.3 Vertaler (15).....................................................................................................................113.3.1 Diploma............................................................................................................................113.3.2 Talen................................................................................................................................113.3.3 Software...........................................................................................................................123.3.4 Communicatieve en andere vaardigheden......................................................................123.3.5 Attitudes...........................................................................................................................123.3.6 Aanbod.............................................................................................................................123.3.7 Besluit..............................................................................................................................12

4 Doorgroeifuncties (26 vacatures)...............................................................................12

4.1 Administratieve functies (14 vacatures)...........................................................................134.1.1 Diploma............................................................................................................................134.1.2 Talen................................................................................................................................144.1.3 Software...........................................................................................................................144.1.4 Communicatieve en andere vaardigheden......................................................................144.1.5 Attitudes...........................................................................................................................154.1.6 Andere vereisten..............................................................................................................154.1.7 Aanbod.............................................................................................................................15

4.2 Commerciële functies (12 vacatures)...............................................................................154.2.1 Diploma............................................................................................................................15

2

4.2.2 Talen................................................................................................................................164.2.3 Software...........................................................................................................................174.2.4 Communicatieve en andere vaardigheden......................................................................174.2.5 Attitudes...........................................................................................................................174.2.6 Andere vereisten..............................................................................................................174.2.7 Aanbod.............................................................................................................................17

4.3 Besluit..............................................................................................................................18

5 Besluit........................................................................................................................19

Bijlage: interview..........................................................................................................................21

3

Rapport analyse vacatures OMBV

1 Inleiding

In het kader van het opleidingsonderdeel Bedrijfscommunicatie kregen we de opdracht om een rapport te schrijven. Gedurende drie maanden hebben we vacatures verzameld die in de lijn van onze opleiding liggen. Deze vacatures hebben we geanalyseerd. De resultaten hiervan kan u terugvinden in ons rapport. De bedoeling van dit rapport is dat we inzicht verwerven in de basiscompetenties die door werkgevers geëist worden in startfuncties en in doorgroeifuncties.

Natuurlijk kunnen we niet de volledige arbeidsmarkt analyseren. We hebben ons beperkt tot de vacatures die gericht zijn op onze opleiding, Bedrijfsvertaler-Tolk. We hebben maar drie maanden vacatures kunnen verzamelen, dus is ons rapport een momentopname. Het is goed mogelijk dat de situatie op de arbeidsmarkt er nu anders uitziet. We kunnen de situatie ook niet vergelijken met vorige jaren.

We hebben onze vacatures gevonden in de streekkrant, Jobat, Vacature en op het internet (www. Secretaryplus.be, www.vacature.com, www.stepstone.be). Uiteindelijk hebben we samen een honderdtal vacatures verzameld. Na het bestuderen en het elimineren van de vacatures die voor ons niet van toepassing zijn, bleven er nog 96 bruikbare vacatures over. Deze hebben we ingedeeld in startfuncties en doorgroeifuncties. Ook werkten we met kleuren om de attitudes, talen, software, aanbod, … aan te duiden. Hierdoor werd het gemakkelijk om de gegevens op te zoeken. Na deze voorbereiding konden we beginnen met het analyseren en schrijven van het rapport.

Vele vacatures gebruiken nog verouderde termen. Een A1 is de verouderde term van een bachelor en een A2 is de verouderde term van een diploma hoger secundair onderwijs. Een graduaat was tot 2005 de benaming van een professionele bachelor en Secretariaat-Talen is de oude naam voor de opleiding Office Management.

We namen ook nog een interview af van mevrouw Van Parys, assistant office manager bij Secretary Plus Gent. We kozen voor een medewerker van Secretary Plus, omdat dit bedrijf zich focust op jobs die wij later zouden kunnen uitoefenen. Zij heeft dus een heel goede kijk op de huidige arbeidsmarkt. De visie van mevrouw Van Parys kan je dan ook geregeld terugvinden doorheen ons rapport. We kregen ook de enquête mee van Secretary Plus,’ het beroep managementassistant in kaart gebracht, resultaten enquête 2009’. In ons rapport zul je enkele verwijzingen en grafieken terugvinden uit deze enquête.

Het rapport is onderverdeeld in twee delen. In het eerste deel bespreken we de startfuncties en in het tweede deel de doorgroeifuncties. Verder deelden we het rapport in volgens het soort functie. We onderscheiden onder meer de administratieve functies, commerciële functies en functies die gericht zijn op vertalers of tolken. Deze categorieën zijn nogmaals opgedeeld in diploma, talen,software, communicatieve en andere vaardigheden, attitudes, andere vereisten en aanbod.

We hebben enkele belangrijke verschillen tussen startfuncties en doorgroeifuncties gevonden, maar er zijn meer duidelijke verschillen tussen administratieve functies, commerciële functies en functies voor vertalers.

We zouden ook graag mevrouw Van Parys van harte bedanken voor haar medewerking aan ons interview.

4


2 Onderverdeling vacatures

Van de 96 vacatures zijn er 70 startfuncties en 26 doorgroeifuncties. Deze onderverdeling hebben we nog eens onderverdeeld in administratieve functies, commerciële functies en functies voor vertalers. In de eerste grafiek ziet u de onderverdeling tussen startfuncties en doorgroeifuncties. In de tweede grafiek ziet u een gedetailleerdere onderverdeling. Het valt meteen op dat er bij doorgroeifuncties geen functies voor vertalers zijn en veel meer commerciële functies.

73%

27%

Verdeling vacatures

startfunctiesdoorgroeifuncties

Grafiek 2.1 Verdeling vacatures

administratieve functies

commerciële functies

vertaler

56%

23%

21%

54%

46%

Subcategorieën vacatures

doorgroeifunctiesstartfuncties

Grafiek 2.2 Subcategorieën vacatures

3 Startfuncties (70 vacatures)

Onder startfuncties verstaan we functies die bedoeld zijn voor mensen zonder ervaring. Als er staat dat ervaring gewenst is of een pluspunt is, dan gaat het ook over een startfunctie. Ook jobs waar een eerste ervaring gevraagd wordt, horen hierbij want de stage telt ook mee als een eerste ervaring.

Volgens mevrouw Van Parys van Secretary Plus houdt niets je tegen om als starter ook te solliciteren voor een job waar 3, 5 of zelfs 10 jaar ervaring wordt gevraagd. Ze legt ook uit waarom er zoveel meer vacatures zijn waar geen ervaring vereist is: bedrijven houden ervan om schoolverlaters zelf te kneden en ze zijn natuurlijk veel goedkoper. Een groot voordeel van mensen met ervaring is dan weer dat ze direct aan de slag kunnen en dat ze tips kunnen geven over hun vorige ervaringen.

5


Van de 70 startfuncties zijn er 39 voor administratieve functies, 16 voor commerciële functies en 15 voor vertalers.

56%23%

21%

Verdeling startfuncties

administratieve func-tiescommerciële functiesvertaler

Grafiek 3.1 Verdeling startfuncties

3.1 Administratieve functie (39 vacatures)

Bij administratieve functies vinden we veel verschillende functies terug: office manager, management assistant, secretaresse, administratief assistente,…

3.1.1 Diploma

In de vacatures voor administratieve functies is voor 25 van de 39 vacatures een diploma vereist. Meestal gaat het om een bachelordiploma Office Management of Marketing. Wat opvalt is dat er in sommige vacatures staat: een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring. Ten slotte waren er ook 6 vacatures voor administratief bedienden waar geen diploma vereist was.

3.1.2 Talen

Vrijwel in elke vacature wordt een zeer goede kennis van het Nederlands vereist, dit zowel mondeling als schriftelijk. In 35 van de 39 vacatures wordt een goede tot perfecte kennis van Frans gevraagd. Daarnaast merken we dat er ook zeer veel vraag is naar Engels. In 17 vacatures wordt een goede tot zeer goede kennis Engels gevraagd. In 4 vacatures is er ook vraag naar de derde landstaal Duits. Het gaat hier echter om noties of een basiskennis. Een zeer goede kennis van Duits wordt geen enkele keer vereist. Spaans werd in onze vacatures niet als vereiste teruggevonden. Het was soms wel een pluspunt.

Frans

Engels

Duits

Spaans

0 3 6 9 12 15 18 21 24 27 30 33 36 39

35

17

4

0

Startfuncties: administratieve functies (39)

aantal vacatures

Grafiek 3.2 Startfuncties: administratieve functies (39)

6


Dit komt ook goed overeen met de resultaten van de enquête:

Grafiek 3.3 Verwachte talenkennis volgens de management assistant (het beroep in kaart gebracht – Resultaten enquête 2009 – Secretary Plus)

3.1.3 Software

In 11 vacatures wordt er expliciet vermeld dat een kennis van MS Office vereist is. In 9 vacatures wordt er gevraagd dat de sollicitant een goede kennis van Word moet hebben. In 8 vacatures wordt Excel gevraagd en in 6 vacatures vragen de bedrijven een goede kennis van PowerPoint en Outlook. Hieruit kunnen we afleiden dat een kennis van MS Office belangrijk is bij administratieve functies.

Eén vacature vermeldt dat de kennis van het besturingssysteem SAP en AS400 een pluspunt is. (bediende orderadministratie Office Team/ administrative employee Fuchs Benelux)

AS 400 is de oude naam van IBM Power Systems, een server gebaseerd op IBMi, AIX en Linux besturingssystemen. SAP staat voor Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung.

Deze resultaten zien we ook terug bij de grafiek uit de enquête:

7


Grafiek 3.4 Verwachte kennis en vaardigheden: informaticakennis – volgens de manager (het beroep in kaart gebracht – Resultaten enquête 2009 – Secretary Plus)

3.1.4 Communicatieve en andere vaardigheden

Iemand met een administratieve functie moet volgens onze vacatures vooral communicatief, vlot en klantvriendelijk zijn.

3.1.5 Attitudes

Wat volgens mevrouw Van Parys wel meer en meer belangrijker wordt, dat zie je ook in de vacatures, zijn de soft skills. Enkele voorbeelden hiervan zijn betrouwbaarheid, stressbestendigheid en flexibiliteit.

Wat ook blijkt uit de vacatures is dat de werknemer zelfstandig moet kunnen werken. De sollicitant moet zelfstandig kunnen werken en organisatorisch sterk zijn. Dit is in 12 vacatures een vereiste.

Ook stressbestendigheid en zin voor initiatief is in 10 vacatures belangrijk. Daarnaast vereist men in 5 vacatures een gemotiveerde en dynamische attitude. Andere gevraagde attitudes zijn flexibiliteit, discretie, enthousiasme en efficiëntie. In 1 vacature wordt expliciet gevraagd dat de sollicitant goed kan multitasken.

3.1.6 Andere vereisten

Naast attitudes en vaardigheden worden in sommige vacatures nog extra vereisten gevraagd. Zo vinden we in een vacature voor administratief medewerker dat de kandidaat in de omgeving van Antwerpen moet wonen. (administratief medewerker Eurowaste). Andere vereisten zijn dat de sollicitant houdt van telefonische contacten en goed kan omgaan met veranderende omstandigheden. Een kennis van de sociale wetgeving (dynamische HR-Assistant voor regio Wevelgem) vormt in 1 vacature een pluspunt.

3.1.7 Aanbod

De bedrijven trekken vooral sollicitanten aan door een interessant salarispakket en extralegale voordelen aan te bieden. Wat opvalt, is dat in vrijwel geen enkele vacature vermeld wordt hoeveel de werknemer precies zal verdienen. Volgens mevrouw Van Parys komt dit omdat bedrijven het zelf

8


nog niet weten hoeveel loon ze kunnen geven. Ze weten ook nog niet zeker of ze iemand met ervaring of een starter zullen aannemen.

Eén vacature vermeldt echter wel dat de bruto aanvangswedde € 2000 - € 2500 per maand bedraagt, dit in functie van de opleiding en ervaring (drietalige assistente bij Excel careers).In 1 vacature wordt ongeveer 2500 EUR per maand aangeboden (allround administratief bediende Uniquqe Office). In 3 van de 39 vacatures vermeldt men ook dat een deel van het loon zal bestaan uit maaltijdcheques. In 2 vacatures wordt zelfs vermeld dat er sprake is van groepsverzekering en hospitalisatieverzekering (administratief medewerker dienst onderwijszaken / drietalige assistente Exel Careers). In 7 vacatures vergoeden de bedrijven allerlei onkosten. Het kan hier gaan om een volledige terugbetaling van het treinabonnement, een terugbetaling van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding, tussenkomst voor kinderopvang, extra vakantiedagen boven op de wettelijke en korting op de energiefactuur.(administratief assistant Fluxys) Een ander belangrijk en veel voorkomend voordeel is de bijkomende opleiding binnen het bedrijf met begeleiding van ervaren mensen.

Volgens mevrouw Van Parys verdient een starter met het diploma Office Management ongeveer 1500 – 1800 euro bruto. Dit lijkt misschien laag, maar er komen ook nog een hele reeks extralegale voordelen bij. En iemand met een loon van 1600 euro valt ook in een andere categorie van belasting dan iemand met een loon van 2000 euro, dus kan het soms nog op hetzelfde neerkomen.

Het loon hangt ook af van de stad waar je werkt. In Brussel verdien je bijvoorbeeld meer dan in Gent. In Gent verdien je dan weer meer dan in West-Vlaanderen. Dit komt omdat het leven ook veel duurder is in Brussel dan in West-Vlaanderen.

3.2 Commerciële functie (16 vacatures)

De vacatures voor commerciële functies zijn vooral bestemd voor sales assistants of commercieel medewerkers.

In 3 vacatures wordt er expliciet iemand gevraagd voor een startfunctie met doorgroeimogelijkheden. In 4 vacatures wordt er vermeld dat de bedrijven ofwel starters ofwel iemand met relevante ervaring zoeken. In 2 vacatures wordt iemand gevraagd met ervaring in administratie, ICT, vertalingen,brochurereizen,…

3.2.1 Diploma

In de meeste vacatures wordt een hogere opleiding vereist. Men vraagt onder andere naar mensen met een hogere opleiding in Communicatiewetenschappen, in een commerciële opleiding (Marketing, Economie), in een toeristische opleiding of in een opleiding waar talenkennis centraal staat. In 1 vacature wordt iemand met een diploma hoger secundair onderwijs gevraagd (acceptatiebediende Ritmo). In de vacatures waar men geen hoger diploma vereist, wordt wel verwacht dat de kandidaten op zijn minst tweetalig zijn.

3.2.2 Talen

Kennis van Frans is heel belangrijk, aangezien het praktisch in alle vacatures wordt gevraagd. Engels wordt in 6 van de 16 vacatures gevraagd, waarvan men in 4 gevallen een goede kennis verwacht en in 2 gevallen een operationele kennis. Verder vraagt men in 1 vacature naar kennis van het Spaans (commercieel assistente/office manager Samaca). Duits komt hier niet aan bod, terwijl dit wel bij de administratieve functies wel aan bod komt.

Hier ligt de nadruk vooral op het mondeling aspect. In deze vacatures wordt verwacht dat de sollicitant goed kan communiceren met klanten en leveranciers in de vreemde taal.

9


Frans

Engels

Duits

Spaans

0 2 4 6 8 10 12 14 16

15

6

0

1

Talen bij startfuncties: commerciële functies (16)

aantal vacatures

Grafiek 3.4 Talen bij startfuncties: commerciële functies (16)

3.2.3 Software

Slechts in 6 vacatures staat expliciet dat een kennis van informaticatoepassingen noodzakelijk is. In de andere vacatures worden er geen computervaardigheden gevraagd, waaruit we kunnen vaststellen dat dit niet altijd een belangrijke vereiste is bij commerciële vacatures. In 2 vacatures wordt expliciet naar een goede kennis van MS Office gevraagd. Excel wordt hier het meest gevraagd, namelijk 6 keer. Word komt op de tweede plaats met 5 keer. In 2 vacatures wordt een kennis van PowerPoint vereist en in slechts 1 geval een kennis van Outlook. Verder wordt een kennis van AS400 en Winbooks als een pluspunt beschouwd.

WinBooks is een volledig boekhoudprogramma dat perfect beantwoordt aan de recentste voorschriften.


Naast de commerciële ingesteldheid moet iemand die een commerciële functie bekleedt ook beschikken over administratieve en communicatieve vaardigheden. Dit komt in 13 van de 16 vacatures aan bod.

3.2.5 Attitudes

Flexibiliteit wordt in 6 van de 16 vacatures aangegeven als een vereiste attitude. Dit kan bijvoorbeeld flexibiliteit in het takenpakket en het uurrooster betekenen. Verder stellen we vast dat bedrijven een sollicitant verwachten met stressbestendigheid en creativiteit.


6 van de 16 bedrijven vragen nog extra vereisten. Deze zijn o.a. technische ervaring in hout- en bouwbranche, bereidwilligheid om in drieploegenstelsel te werken (ook weekends), interesse in de milieu- en veiligheidsaspecten van het bedrijfsleven. Ze zoeken ook iemand die zich goed voelt in een KMO en iemand die graag initiatief neemt, iemand die bereid is om in ploegen te werken en al ervaring heeft in de uitzendsector. In 1 vacature dient de sollicitant in het bezit te zijn van een rijbewijs B (acceptatiebediende Ritmo Office). In 1 vacature wordt zelfs gevraagd naar een verzorgd voorkomen (hostess luchthaven Zaventem Jetairfly).

10


3.2.7 Aanbod

Een aantrekkelijk/competitief salaris wordt in 9 van de 16 vacatures vermeld. Daarnaast geven 7 bedrijven ook aan dat er doorgroeimogelijkheden zijn in de openstaande betrekking.

Andere legale voordelen zijn:

een uitgebreide groeps- en hospitalisatieverzekering; gebruik van het bedrijfsrestaurant; deelname in de winst; comfortdiensten; ploegenpremies; bonussen.

3.3 Vertaler (15)

Naast de vacatures voor vertalers, waren er ook nog vacatures die met talen te maken hadden. Deze waren o.a. receptionist(e)/telefonist(e), junior crew member en bediende orderadministratie.

3.3.1 Diploma

In 8 gevallen wordt een diploma in een talenrichting vereist. Dit kan een masterdiploma Romaanse talen of Toegepaste Taalkunde zijn, maar ook een bachelordiploma Bedrijfsvertaler-Tolk of bachelor Communicatie of Journalistiek. In 2 vacatures wordt er vermeld dat de sollicitant ofwel beschikt over een diploma ofwel gelijkwaardig is door ervaring. In 5 vacatures wordt er niets vermeld over het diploma.

3.3.2 Talen

In 14 vacatures gaat het om een vertaler Frans en Nederlands. In 5 vacatures vereist men een vertaler die Engels kan. In 2 vacatures is een talenkennis van Duits vereist. (vertaler Plus Uitzendkrachten / vertaler Duits Data Translations Int.)

Frans

Engels

Duits

Spaans

0 3 6 9 12 15

14

5

2

0

Talen bij startfuncties: vertalers (15)

aantal vacatures

Grafiek 3.5 Talen bij startfuncties: vertalers (15)

In het interview wordt gezegd dat de belangrijkste talen voor een Bedrijfsvertaler-Tolk Nederlands en Frans zijn. Frans is heel belangrijk omdat het de tweede landstaal is van België. Engels is de derde belangrijkste taal. Dit is gemakkelijk te verklaren want Engels is een wereldtaal. Duits komt op de vierde plaats. Duits is ook een officiële taal in België en Duitsland is een buurland. Duitsland is ook

11


een economische grootmacht en is een grote handelspartner van België. Spaans wordt niet zoveel gevraagd. Dit komt omdat Spaans een aantrekkelijke taal is, die heel veel mensen uit zichzelf studeren. Veel meer mensen kunnen dus Spaans dan Duits.

3.3.3 Software

Slechts in 4 vacatures wordt MS Office vermeldt als een vereiste. In 2 vacatures wordt kennis van het softwarepakket Trados vereist. (2x vertaler interim Actief) In 1 vacature wordt kennis van Mac en Windows vereist. Andere softwarepakketten die vernoemd worden zijn Photoshop, Indesign, internet en SEO. SEO staat voor Search Engine Optimization. Het is een zoekmachine optimalisatie bedoeld om een webpagina hoog te laten scoren in de zoekresultaten van een zoekmachine.


Vertalers moeten communicatief ingesteld zijn en op een overtuigende manier kunnen schrijven. Ook wordt er vermeld dat een vertaler over organisatorische vaardigheden moet kunnen beschikken.

3.3.5 Attitudes

Ook bij de functie vertaler zien we dat je stressbestendig moet zijn, aangezien je vaak werkt met deadlines. Flexibel zijn en in team kunnen werken komt ook vaak voor bij de vacatures van een vertaler.

3.3.6 Aanbod

Een aantrekkelijk salaris en extralegale voordelen vinden we ook bij deze functie terug.

3.3.7 Besluit

Wat er opvalt bij de commerciële functies is dat de nadruk meer op het vlot communiceren ligt in de vreemde talen, terwijl we bij de administratieve functies en functies voor vertalers de nadruk meer ligt op het schriftelijk gebruik ervan. We merken dat bij de administratieve functies kennis van MS Office belangrijker is dan bij de commerciële functies en bij de vertalers. Bij de functies waar taal centraal staat en de commerciële functies zijn Word en Excel de meest vermelde programma’s. Flexibiliteit en stressbestendigheid vinden we zowel bij taalfuncties, administratieve functies als bij commerciële functies terug.

4 Doorgroeifuncties (26 vacatures)

Van de 96 vacatures zijn er slechts 26 waar expliciet ervaring gevraagd wordt. Als er op de vacature gewoon staat dat ervaring gewenst is of dat ervaring een pluspunt is, gaat het over een startfunctie en niet over een doorgroeifunctie. Als er echt expliciet een aantal jaar ervaring wordt gevraagd dan gaat het over een doorgroeifunctie.

Hieronder volgt een analyse van de vacatures onderverdeeld in administratieve en commerciële functies.

Van de 26 vacatures waar ervaring gevraagd wordt, zijn er 12 vacatures voor commerciële functies en 14 voor administratieve functies. Er is geen enkele vacature die alleen op talen gericht is. Mevrouw Van Parys zegt dat dit eerder toevallig is en dat dit komt omdat dit rapport een tijdsopname is. Het is slechts een analyse van vacatures van een paar maanden. Hieronder ziet u een grafische voorstelling van de verdeling van de doorgroeifuncties.

12


54%46%

Verdeling doorgroeifuncties

administratieve functiescommerciële func-ties

Grafiek 4.1 Verdeling doorgroeifuncties

4.1 Administratieve functies (14 vacatures)

De vacatures voor administratieve functies zijn vooral bestemd voor management assistants, receptionistes/receptionisten, secretaressen/secretarissen, administratieve medewerkers en directieassistentes/directieassistenten.

4.1.1 Diploma

In alle vacatures van administratieve jobs wordt er iets vermeld over het diploma. In 12 vacatures wordt een bachelordiploma gevraagd. Meestal vragen ze dan specifiek iemand met een bachelordiploma Office Management. Andere diploma’s die gevraagd worden zijn Vertaler Tolk of Communicatie.

In de 2 andere vacatures vraagt 1 bedrijf iemand met een diploma hoger secundair onderwijs algemene vorming of een bachelor. En het andere bedrijf vraagt een bachelor of een master. Zo blijkt dat het diploma bachelor of master voor sommige bedrijven geen verschil uitmaakt.

Eén bedrijf zet er ook bij dat ervaring belangrijker is dan een diploma. De gevraagde ervaring gaat van enkele jaren tot 20 jaar bij administratieve functies . Minimum 5 jaar ervaring wordt ook veel gevraagd. Meestal staat er ook bij vermeld dat de sollicitant ervaring in een gelijkaardige functie moet kunnen voorleggen. In de tabel kunt u duidelijk zien hoeveel ervaring de bedrijven vragen.

enkele jaren min 2 min 3 min 5 15 - 2001234567

4

21

6

1

Gevraagde ervaring bij doorgroeifuncties, administratieve

functies (14)

aantal vacatures

Grafiek 4.2 Gevraagde ervaring bij doorgroeifuncties, administratieve functies (14)

13


4.1.2 Talen

Er wordt nadruk gelegd op een goede, grondige, perfecte kennis van een taal.

Een goede kennis van de talen is belangrijk op zowel mondeling als op schriftelijk vlak. Soms vragen ze wel expliciet een correcte spelling van een taal of een goede kennis van correspondentie in de vreemde talen. Bij administratie is schriftelijke kennis dan ook belangrijk.

Frans en Engels zijn de enige vreemde talen die gevraagd worden bij de administratieve functies. Van de 14 vacatures vragen ze 13 keer Engels en 12 keer Frans.

Frans

Engels

Duits

Spaans

0 2 4 6 8 10 12 14

12

13

0

0

Talen bij doorgroeifuncties: admin-istratieve functies (14)

aantal vacatures

Grafiek 4.3 Talen bij doorgroeifuncties: administratieve functies (14)

4.1.3 Software

Uit de enquête van Secretary Plus blijkt dat voor vele werkgevers computerkennis even belangrijk is als talenkennis bij management assistants.

Van de 14 vacatures wordt 11 maal een goede kennis van MS Office gevraagd. Soms wordt er nog eens bij vermeld wat uit MS Office het belangrijkst is voor het bedrijf. 5 maal werd Excel gevraagd, 4 maal Word, 4 maal PowerPoint, 1 maal Acces en 1 maal Outlook. Als er niet specifiek bijstaat dat de sollicitant MS Office moet kennen, staat er meestal gewoon bij dat de persoon vlot overweg moet kunnen met de meest courante PC pakketten.

Internet en intranet worden soms ook vermeld, maar dit is redelijk uitzonderlijk. Waarschijnlijk vinden vele bedrijven het normaal dat iemand internet kan gebruiken.

ERP wordt ook 1 maal vermeld in een vacature voor een management assistant operations. ERP staat voor Enterprise Resource Planning, waarmee een computerprogramma wordt bedoeld. Dit soort computerprogramma wordt voornamelijk binnen organisaties gebruikt ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf.


Bij de administratieve functies is klantvriendelijkheid belangrijk. Management assistants zijn dan ook vaak het eerste aansprekingpunt in een bedrijf. Communicatieve vaardigheden worden in ongeveer de helft van de vacatures gevraagd.

14


4.1.5 Attitudes

Volgens de enquête zijn betrouwbaarheid, aanpassingsvermogen, discretie, verantwoordelijkheidgevoel, stressbestendigheid, orde en nauwkeurigheid de belangrijkste soft skills. Dit komt heel goed overeen met de attitudes die in de vacatures gevraagd worden.


Bij administratieve functies wordt 1 maal ervaring in de advocatuur of notariaat gevraagd in een vacature voor een receptioniste bij een advocaten- en notariskantoor. Diezelfde vacature vraagt ook expliciet dat de sollicitant een foto verstuurt.

In een andere vacature voor het bedrijf Overseas, een internationaal handelsbedrijf, staat dat een rijbewijs B een noodzaak is. Er wordt ook eens geëist dat de sollicitant bereid is tot punctuele verplaatsingen in België.

Voor een vacature bij de overheid (toerisme Vlaanderen) moet de sollicitant inzicht hebben in de werking van de Vlaamse Overheid en de toeristische sector.

4.1.7 Aanbod

Alleen bij de vacature voor de overheid staat er dat er middelen en kansen zijn voor permanente vorming en opleiding.

Van de 14 vacatures voor administratieve jobs staat er 5 maal iets over het salaris. Eén vacature vermeldt het exacte brutoloon. Deze vacature is de vacature van de overheid (toerisme Vlaanderen). Ze bieden een brutobasissalaris aan van 2 191,70 euro.

Volgens mevrouw Van Parys ligt het loon dat ze kunnen geven bij de overheid al vast. Daarom kunnen ze dit ook al vermelden. Er zijn wel heel weinig vacatures van de overheid. Mevrouw Van Parys zegt dat er al genoeg mensen spontaan solliciteren bij de overheid en zo moeten ze geen vacatures publiceren.

Er zijn veel extralegale voordelen bij de vacature van de overheid. Ze geven een aantrekkelijke verlofregeling, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een systeem van glijdende werktijden, mogelijkheid tot deelname aan de kinderopvang van de Vlaamse overheid tijdens de schoolvakanties en een attractiepas die de sollicitant en een tweede persoon gratis toegang biedt tot een aantal attracties.

4.2 Commerciële functies (12 vacatures)

De commerciële functies zijn vooral bestemd voor commercieel afgevaardigden, sales managers, sales assistants, customer service managers, HR assistants en administratief commerciële bedienden.

4.2.1 Diploma

Er staat niet steeds vermeld welk diploma gevraagd wordt. 9 op de 12 vacatures heeft eisen over het diploma. 7 keer wordt een bachelor gevraagd, 1 keer specifiek een professionele bachelor en 1 keer een academische bachelor. 3 keer wordt specifiek een bachelor Office Management gevraagd. Er staat 3 keer bij dat ze iemand met een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring vragen.

Eén keer vraagt het bedrijf dat de sollicitant een hogere opleiding heeft genoten en 1 keer wordt een masterdiploma (Economie, Handelswetenschappen, Handelsingenieur, Talen of andere) gevraagd.

Er wordt vooral gevraagd dat de sollicitant enkele jaren ervaring kan voorleggen. Er staat soms ook specifiek bij dat de sollicitant ervaring moet hebben in een functie als sales assistant of in een HR functie. Hier ziet u hoeveel jaar ervaring de werkgever vraagt.

15


min 1 jaar enkele jaren min 2 jaar min 3 jaar min 5 jaar01234567

1

6

1

3

1

Gevraagde ervaring bij doorgroeifuncties, commerciële

functies

aantal vacatures

Grafiek 4.4 Gevraagde ervaring bij doorgroeifuncties, commerciële functies

Als we de vacatures van de administratieve functies en van commerciële functies optellen, dan krijgen we dit resultaat:

min 1 jaar enkele jaren min 2 jaar min 3 jaar min 5 jaar 15 - 20 jaar0

2

4

6

8

10

12

1

10

34

7

1

gevraagde ervaring bij doorgroeifuncties (26)

aantal vacatures

Grafiek 4.5 gevraagde ervaring bij doorgroeifuncties (26)

4.2.2 Talen

Een vlotte communicatie is het belangrijkst bij commerciële functies. De sollicitant moet zich ook vlot kunnen uitdrukken en de taal goed kunnen spreken. Bij 1 vacature staat er dat kennis van Frans een pluspunt is, maar dat je anders bereid moet zijn om eraan te werken.

Er wordt duidelijk meer nadruk gelegd op communicatie, maar bij enkele vacatures vraagt de werkgever ook een schriftelijke kennis van de vreemde taal.

Van de 12 vacatures wordt 12 keer Frans, 9 keer Engels en 5 keer Duits gevraagd.

16


Frans

Engels

Duits

Spaans

0 2 4 6 8 10 12

12

9

5

0

Talen bij doorgroeifuncties: com-merciële functies (12)

aantal vacatures

Grafiek 4.6 Talen bij doorgroeifuncties: commerciële functies (12)

4.2.3 Software

6 maal wordt een grondige kennis van MS Office gevraagd. Excel wordt 1 maal gevraagd, Word ook 1 maal en PowerPoint 2 maal. MS Office is dus iets belangrijker bij de administratieve functies.

Bij een vacature voor een sales assistant vragen ze kennis van Lotus Notes. Lotus Notes is een geïntegreerde desktop client toepassing voor professionele e-mail, agenda en softwaretoepassingen op een IBM Lotus Domino server.

Kennis van IBM AS 400 is een pluspunt in een vacature voor een administratief commercieel bediende.

Ook hier is kennis van ERP in 1 vacature een plus.


De vaardigheden zijn duidelijk belangrijker bij commerciële functies. Enkele voorbeelden hiervan zijn contactvaardigheid, overtuigingskracht, commerciële ingesteldheid,…

4.2.5 Attitudes

Bij commerciële functies ligt de nadruk nog meer op zelfstandigheid.


Bij de commerciële functies wordt eens specifiek naar ervaring in een HR functie gevraagd. In een andere vacature moet je bereid zijn om aan je Frans en/of Duits te werken als je het niet voldoende kan. En in 1 vacature vragen ze een kennis van de wijnsector en een gevoel voor gastronomie (sales manager voor de wijnmakelaarsunie).

4.2.7 Aanbod

Er is geen enkele vacature die een exact salaris opgeeft, maar er zijn er wel 6 die er iets over vermelden. Ook hier staat er dat het een competitief, aantrekkelijk, mooi salaris is.

6 vacatures van de 12 geven hier informatie over de extralegale voordelen. Meestal wordt er vermeld dat het om een uitgebreid pakket van extralegale voordelen gaat, maar 1 maal staat er specifiek bij dat de sollicitant een bedrijfswagen krijgt ( commercieel afgevaardigde). Die persoon moet apothekers bezoeken en zal dus veel onderweg zijn.

17


4.3 Besluit

Er zijn enkele opvallende verschillen tussen administratieve en commerciële functies. Bij de vacatures voor administratieve functies staat er vaak expliciet bij dat ze iemand zoeken met een diploma Office Management, terwijl dit niet zo belangrijk is bij commerciële functies. Bij administratieve functies wordt er meer nadruk gelegd op de geschreven kennis van de talen, terwijl de mondelinge kennis van de talen belangrijker is bij de commerciële functies. Duits wordt ook alleen bij de commerciële functies gevraagd. Software is veel belangrijker bij de administratieve functies. Ook bij de vaardigheden is er een groot verschil. Bij de commerciële functies zijn de communicatieve vaardigheden veel belangrijker. Het aanbod en de ervaring zijn dan weer gelijkaardig.

18


5 Besluit

Er zijn veel meer vacatures voor startfuncties (70) dan voor doorgroeifuncties (26). Er zijn het meest vacatures voor administratieve functies. Dit is zowel het geval bij startfuncties als bij doorgroeifuncties. Het aantal vacatures voor commerciële functies komt op de tweede plaats en het aantal vacatures voor vertalers komt als laatste. Bij de doorgroeifuncties wordt er zelfs geen enkele keer een vertaler gevraagd. Bij de vacatures voor doorgroeifuncties zijn er ook veel meer commerciële functies als we dit vergelijken met de vacatures voor de startfuncties.

Voor de administratieve functies worden vooral management assistants gevraagd. Voor de commerciële functies worden vooral sales managers en commercieel medewerkers gevraagd. HR assistants en customer service managers worden enkel bij doorgroeifuncties gevraagd.

Het valt op dat er bij de startfuncties niet steeds een diploma vereist wordt. Bij de doorgroeifuncties blijkt het bezit van een diploma zelfs een beetje belangrijker dan bij de startfuncties.

Zowel bij de administratieve functies van de startfuncties als van de doorgroeifuncties wordt vooral iemand met het diploma Office Management gevraagd.

Kennis van Frans is in bijna alle vacatures een eis. Daarna komt Engels en op de derde plaats Duits. Kennis van Spaans wordt praktisch nooit gevraagd. Bij de commerciële functies (zowel bij startfuncties als bij doorgroeifuncties) is een goede kennis van Frans een vereiste bij zo goed als alle vacatures. Bij de vacatures voor vertalers is kennis van het Frans ook bijna in alle vacatures een vereiste. Engels is belangrijker bij de doorgroeifuncties dan bij de startfuncties. Dit is ook duidelijk te zien in deze grafiek.

Frans

Engels

Duits

Spaans

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

91%

40%

9%

1%

92%

85%

19%

0%

Vergelijking belang talen startfuncties en doorgroeifuncties

doorgroeifuncties startfuncties

Grafiek 5.1 Vergelijking belang talen startfuncties en doorgroeifuncties

Software is duidelijk belangrijker bij administratieve functies. Kennis van MS Office is het belangrijkst. Kennis van Excel en Word wordt het meest gevraagd. Daarna pas PowerPoint, Outlook en Acces. Bij commerciële functies is software minder belangrijk en bij vertalers wordt soms kennis van Trados gevraagd.

De communicatieve vaardigheden zijn het belangrijkst bij commerciële functies. Bij de administratieve functies primeert klantvriendelijkheid. Enkele attitudes komen steeds terug in bijna alle vacatures: stressbestendigheid, verantwoordelijkheidsgevoel, discretie,

19


nauwkeurigheid,flexibiliteit,… Bij de commerciële functies bij doorgroeifuncties is zelfstandigheid heel erg belangrijk. Bij vertalers wordt de nadruk vooral op stressbestendigheid gelegd.

De vereisten bij de subcategorie andere vereisten, hangen vooral af van de firma of het soort werk. Als bijvoorbeeld een advocatenbureau een administratief bediende zoekt, dan is kennis van wetgeving een vereiste. Interesse in een bepaald gebied (zoals milieu) wordt soms ook gevraagd. Bezit van een rijbewijs B en bereidheid om in ploegen te werken komen ook voor.

De meeste vacatures vermelden gewoon dat er een aantrekkelijk of competitief salaris is. Het is heel uitzonderlijk dat het loon vermeld wordt. Extralegale voordelen komen ook heel vaak voor bij het aanbod. Doorgroeimogelijkheden komen meer voor bij startfuncties. Vooral bij de commerciële functies wordt dit vermeld.

Als conclusie kunnen we zeggen dat er enkele belangrijke verschillen zijn tussen vacatures voor startfuncties en doorgroeifuncties. De belangrijkste verschillen zijn te vinden bij de soort functie die gevraagd wordt, de vraag naar diploma, de talen, de vaardigheden en de doorgroeimogelijkheden. De grootste verschillen zien we echter tussen administratieve functies, commerciële functies en functies voor vertalers.

20


Bijlage: interview

1 Welke talen worden het meest gevraagd bij mensen met een diploma Bedrijfsvertaler-Tolk?

De belangrijkste talen voor een Bedrijfsvertaler-Tolk zijn Nederlands en Frans. Frans is heel belangrijk omdat het de tweede landstaal is van België. Engels is de derde belangrijkste taal. Dit is gemakkelijk te verklaren want Engels is een wereldtaal. Duits komt op de vierde Plaats. Duits is ook een officiële taal in België en Duitsland is een buurland. Duitsland is ook een economische grootmacht en is een grote handelspartner van België. Spaans wordt niet zoveel gevraagd. Dit komt omdat Spaans een aantrekkelijke taal is, die heel veel mensen uit zichzelf studeren. Veel meer mensen kunnen dus Spaans dan Duits.

Je hoort soms dat Chinees belangrijker wordt, maar deze taal wordt in Gent nooit gevraagd. Leerlingen Office Management uit Hogeschool Gent kunnen Turks volgen. Dit is nogal vreemd, want Turks wordt nooit gevraagd in Gent. Soms worden er wel eens ‘native speakers’ gevraagd voor bijvoorbeeld Turks, Scandinavisch, Tsjechisch of Russisch.

Zowel de mondelinge als schriftelijke kennis van de talen is belangrijk, maar het hangt natuurlijk af van welke functie de persoon bekleedt. Voor bedrijfsvertalers zijn de talen het belangrijkst, maar voor management assistants zijn administratieve vaardigheden meestal belangrijker.

Als een werkzoekende zich inschrijft bij Secretary Plus wordt die persoon getest op zijn talen. De testen worden gedaan voor Frans, Engels, Duits en Spaans. De werkzoekende moet dan in die vreemde taal praten met een persoon van Secretary Plus die de betreffende taal heel goed beheerst.

2 Merkt u een verschil nu er crisis is: zijn er minder vacatures dan vroeger of is de situatie al weer aan het opklaren?

Voor Secretary Plus was 2009 een heel moeilijk jaar door de crisis. Minder bedrijven zochten nieuw personeel. Dit is echter regionaal gebonden. West-Vlaanderen werd het hardst getroffen door de crisis en het kantoor van Secretary Plus in Kortrijk merkte dus ook meer van de crisis dan het kantoor in Gent. De grootste klanten van Secretary Plus bleven dus weg, maar die keren nu stilletjes aan terug. Bedrijven moeten weer investeren als ze willen groeien, dus moeten ze weer nieuwe mensen aanwerven.

Management assistant is een knelpuntberoep, dus zijn er wel altijd vacatures. De studenten die vorig jaar afstudeerden met een diploma Office Management vonden bijna allemaal meteen werk. Enkele studenten vonden pas werk in september, maar dit waren de uitzonderingen. Starters moeten wel openstaan voor tijdelijke jobs, want de meerderheid van de bedrijven biedt eerst een tijdelijke functie aan. Die tijdelijke tewerkstelling wordt in veel gevallen een vaste tewerkstelling na enkele maanden.

3 Bezuinigen bedrijven op vertaalbureaus met de crisis?

De bedrijven bezuinigen zeker niet op vertaalbureaus. Het is nog steeds voordeliger voor de meeste bedrijven om de vertalingen door vertaalbureaus te laten doen dan een eigen vertaler aan te werven. Voor een multinational daarentegen is het soms voordeliger om eigen vertalers aan te werven.

21


4 Is het takenpakket van een office manager (bedrijfsvertaler-tolk) de laatste jaren veranderd? Is de talenkennis of computerkennis belangrijker geworden?

Dit hangt volledig af van de job. Talen en computerkennis zijn heel belangrijk. Wat steeds belangrijker wordt zijn de soft skills. De persoonlijkheid van de sollicitant wordt dus veel belangrijker. In de vacatures staat ook steeds een opsomming met vaardigheden en attitudes die belangrijk zijn. Enkele voorbeelden hiervan zijn betrouwbaarheid, stressbestendigheid en flexibiliteit. De belangrijkste soft skills zijn ook te vinden in de enquête 2009 ‘Het beroep management assistant in kaart gebracht’.

5 Hoe komt het dat bedrijven nooit het exacte loon in de vacature zetten?

Dit komt omdat bedrijven het zelf soms nog niet weten hoeveel loon ze kunnen geven. Ze weten ook nog niet zeker of ze iemand met ervaring of een starter zullen aannemen. Bij de overheid wordt het loon er wel soms bijgezet omdat het loon al op voorhand vastligt. Een starter met het diploma Office Management verdient ongeveer 1500 – 1800 euro bruto. Dit lijkt misschien laag, maar er komen ook nog een hele reeks extralegale voordelen bij. En iemand met een loon van 1600 euro, moet misschien ook minder belasting betalen dan iemand met een loon van 2000 euro. Dit betekent dat het netto loon van die twee personen ongeveer gelijk kan zijn.

Het loon hangt ook af de stad waar je werkt. In Brussel verdien je bijvoorbeeld meer dan in Gent. In Gent verdien je dan weer meer dan in West-Vlaanderen. Dit komt omdat het leven in Brussel ook veel duurder is dan in West-Vlaanderen.

6 In onze vacatures vragen de bedrijven vooral voltijdse medewerkers. Is dit meestal het geval?

Tijdens de economische crisis worden vooral voltijdse functies aangeboden. Elke werknemer die aangeworven wordt, kost het bedrijf heel veel geld. Het is dus logisch dat het bedrijf liever één fulltime werknemer heeft dan 2 parttime werknemers.

Het zijn vooral vrouwen die het beroep management assistant uitoefenen. Die vrouwen krijgen op een bepaalde leeftijd meestal kinderen, en wensen dan soms parttime te werken. De bedrijven moeten hierop inspelen, want een goede management assistant is heel belangrijk. Een fulltime job wordt steeds vaker ingevuld door twee medewerkers die beiden parttime werken. Meestal zijn dit twee vriendinnen die samenwerken want de personen moeten goed op elkaar ingespeeld zijn. Dit is duurder voor het bedrijf, maar beter voor de werknemers.

7 Hoe komt het dat de overheid niet veel vacatures plaatst voor administratieve medewerkers?

De overheid hoeft geen geld te besteden aan vacatures. Er zijn voldoende mensen die spontaan solliciteren voor jobs bij de overheid.

8 Slaan er veel een andere weg in na een zekere periode als office manager gewerkt te hebben?

Een beroep van een office manager is lang doenbaar omdat er veel variatie is. Je komt met veel mensen in contact en dat maakt het zo interessant. Je mag veel initiatief nemen en daar groeit dan verantwoordelijkheid uit. De meeste mensen die als management assistant werken zijn heel tevreden met hun job en met de verantwoordelijkheid die ze krijgen.

22


9 Heeft u tips voor mensen met ons diploma om te solliciteren?

Iemand met een bachelor Bedrijfsvertaler-Tolk mag zeker ook solliciteren voor een baan waar ervaring of een master gevraagd wordt. Het bedrijf dat de vacature opstelt, zet het ideale op papier. Die ideale persoon wordt nooit gevonden en het bedrijf moet altijd enkele toegevingen doen.

Vaak zoeken bedrijven iemand die meteen aan de slag kan en iemand met een bachelor kan dit beter dan iemand met een master. De opleiding Bedrijfsvertaler-Tolk is een heel praktische opleiding.

Masters krijgen steeds vaker hetzelfde loon als een bachelor. Ze krijgen dan wel sneller loonsverhogingen. Dit is vooral het geval in KMO’s. Andere grote bedrijven zoals Eandis werken soms met loonschalen. Hier wordt iemand met een master dus meteen meer betaald dan iemand met een bachelor.

10 Wij hebben bij de onderverdeling doorgroeifuncties geen enkele vacature gevonden voor vertalers. Is dit altijd zo?

Dit is heel uitzonderlijk. Normaal vragen bedrijven wel regelmatig vertalers met ervaring. Dit komt waarschijnlijks omdat jullie slechts een paar maanden vacatures verzameld hebben. Als je dit een paar maanden zou bekijken, dan zou je misschien al een heel andere situatie hebben.

23

volledig rapport met grafieken

Documents