webbrekrytering och rekryteringsmodulen · 2019-06-24 · webbrekrytering och rekryteringsmodulen...

WEBBREKRYTERING Sida 1

Webbrekrytering och Rekryteringsmodulen

Webbrekrytering finns inte i Hogia Personal för er som har programmet Hogia Lön.

Webbrekryteringen ger dig möjlighet att själv på ett enkelt sätt bygga rekryteringsannonser på

företagets hemsida. I programmet finns det flera möjligheter att anpassa utseendet utifrån

företagets profil på webben. Den arbetssökande kan sedan själv registrera sin ansökan och

bifoga CV och personligt brev via ett webb-gränssnitt, vilket leder till snabbare administration

av ansökningar och färre fel. Via e-post kan du automatiskt meddela den sökande att ansökan

nått fram.

Rekryteringsmodulen består av tre delar; Administration, Ansökningar och Rapporter. I

Administration registrerar du alla uppgifter om själva tjänsten, i Ansökningar finner du de

sökande och under Rapporter kan du sända e-postmeddelanden till många sökanden samtidigt. I

texten beskrivs hur du kan arbeta med Webbrekrytering och Rekrytering.

Observera att alla användare som använder Webbrekrytering och Hogia Personal måste ha ett

uppdaterat virusskydd på sin dator.

Att börja arbeta med Webbrekrytering För dig som är ny användare av Webbrekrytering och saknar Webbrekrytering under menyn

Register måste först och främst ha en licensnyckel som berättigar till modulen. Licensnyckeln

hämtas via internet från vår licensserver. Så snart en säljare har lagt en order på modulen och

du startar Hogia Personal på nytt hämtas licensnyckeln automatiskt under förutsättning att ni

ligger uppkopplade mot internet.

Därefter måste du aktivera komponenterna Rekrytering administration, Rekrytering ansökningar,

Webbrekrytering och Rekrytering Rapport på respektive användarnamn.

Gå till menyn Verktyg - Komponentbehörighet. Välj användarnamn och klicka därefter på Ny,

välj komponenten Rekrytering Administration, sätt en markering i kolumnen Skriv och klicka

därefter på Spara. Lägg sedan till komponenterna Rekrytering ansökningar, Webbrekrytering och

Rekrytering Rapport på samma sätt.


Rekryteringssteg I menyn Register - Rekrytering administration skapar du de Rekryteringssteg ditt företag önskar.

Klicka på Ny och skapa ditt register. De rekryteringssteg som registreras kommer du sedan att

kunna koppla till respektive ansökan under menyn Register - Rekrytering ansökningar på fliken

Ansökan i kolumnen Status.

Observera att numreringen i kolumnen Sort.ordn, sorteringsordning, styr ordningen som

raderna sorteras i under menyn Register - Rekrytering ansökningar på fliken Rekryteringssteg.

I Webbrekrytering kan du effektivisera arbetet än mer genom att koppla en inkommande

ansökan till ett rekryteringssteg per automatik.

Det innebär att om du exempelvis väljer Mottagen ansökan kommer alla ansökningar att kodas

med detta när de sparas ned i Hogia Personal vilket gör det lättare att söka och skilja ut

ansökningar för rapporter till exempel.

Jobbstatus

Nästa steg är att registrera jobbstatus under menyn Register - Rekrytering administration. De

registrerade statusalternativen återfinns sedan under fliken Jobb, när du registrerar en ny tjänst.

På så sätt ges en överskådlig bild över tjänstens status. Nedan finner du exempel på olika

jobbstatus. Klicka på Ny för att skapa en ny Jobbstatus och fyll fälten.


Jobb

Under Jobb registrerar du lediga tjänster, klicka på Ny och fyll sedan i begärda uppgifter. I

kolumnen Jobbstatus återfinner du de alternativ du registrerade under fliken Jobbstatus.

På de fält som inleds med Webb anger du den information som ska vara tillgänglig för att kunna

visas på hemsidan.

Nedan finns exempel på registrerade lediga tjänster.

Tips, namnge jobben med exempelvis Säljare okt -21, Liftvakt -21. Detta kommer

att ge dig möjlighet sortera de olika tjänsterna i framtida rapporter. Det kan även

vara bra att kunna kopiera en äldre annons vid skapandet av en ny och bara ändra

väsentliga delar.

Under fliken Jobb finns valmöjligheten att endast visa tjänster med en viss status, till exempel

position tillsatt. För att denna funktion ska fungera är det viktigt att fältet Jobbstatus

uppdateras på tjänsten så fort som rekryteringen går in i en ny fas.

Behörighet

Skulle det behövas går det att lägga in separat behörighet för rekryteringsmodulens olika jobb

och dess ansökningar. Det gör du under menyn Register - Rekrytering administration och fliken

Behörighet.


Sätt behörighet för respektive jobb och knyt det till en användare, du kan välja mellan de

användare som finns registrerade under menyn Verktyg - Användare.

Vid uppstart får alla jobb * i Användare, det vill säga alla användare får behörighet att se och

arbeta med alla jobb och dess ansökningar. Du får sedan gå in och göra begränsningar i

behörigheten på de jobb där det behövs.

I exemplet nedan har alla användare rätt att arbeta med jobb Säljare och Produktansvarig men

användaren Susanne är den enda som får arbeta med jobb Ekonomichef.

Webbrekrytering (tilläggsmodul) Inställningar för hur annonserna ska publiceras och vilka fält som ska visas finner du under

menyn Register – Webbrekrytering - Inställningar.

Annonssida

Under den första fliken Annonssida ställer du in vilka fält som ska visas i informationsrutan till

vänster om annonsen på hemsidan.

Börja med att gå till menyn Register - Rekrytering administration och välj fliken Jobb. Genom att

högerklicka och välja Systemnamn och Rubriker får du möjlighet att visa de fält som har med

annonsen att göra.

Fälten med prefixet Web är de som kan visas på annonssidan.


Markera Visa på alla fält som heter Web. De blir då valbara under menyn Register –

Webbrekrytering - Inställningar.

En markering i kolumnen Visa gör att fältet visas på webben.


Ansökningssida

På nästa flik, Ansökningssida, ställer du in vilka uppgifter de sökande ska registrera på hemsidan.

En markering i kolumnen Visa gör att fältet visas på webben. För att göra ett fält obligatoriskt

markerar du kolumnen Obl. Det gör fältet tvingande och den sökande kan inte sända in sin

ansökan utan att ha fyllt i uppgiften.

Observera att det är inte längre tvingande att lägga in ett foto eller markera kön.

En ändring som är gjord enligt GDPR.

Valbara fält är de du tänt upp under menyn Register - Rekrytering Ansökningar, fliken Person.


Det går att byta namn på fältrubrikerna i kolumnen Fältrubrik på webbsidan. Under Kategori

väljer du hur uppgifterna ska grupperas på ansökningssidan. Du kan gruppera fälten under

Personlig information, Adressinformation, Kontaktuppgifter och Övrigt.

Bilagor

Här kan du öppna upp möjlighet för de sökande att bifoga bilagor, såsom CV och personligt

brev, samt ställa in om det ska vara obligatoriskt. Det går även att ställa in hur stora de bifogade

filerna får vara.

Längst ner på fliken kopplar du ihop ansökan med ett rekryteringssteg. Välj Mottagen ansökan

så kommer alla ansökningar kodas med detta när de sparas ner i Hogia Personal vilket gör det

lättare att söka och skilja ut ansökningar för e-postmeddelanden.

E-postbekräftelse

På fliken E-postbekräftelse kan du välja att programmet direkt efter mottagen ansökan skickar

ett e-postmeddelande om att ansökan har tagits emot.

Om du vill göra detta måste du ställa in avsändaradressen som ska användas.

Övriga inställningar för servern kan du få av den som administrerar e-postservern på ert

företag.

I rutan skriver du sedan in det e-postmeddelande som du vill att den sökande ska få.


Grafisk profil

Under fliken Grafisk profil ställer du in utseendet på webbsidorna.

Typsnitt

Ställ in Typsnitt (10-talet alternativ), Storlek (du kan välja mellan Stor, Normal och Liten) och om

det skall vara Fetstil eller inte.

Sidrubrik är hela sidans rubrik, Rubrik är underrubriker och Normal innebär löpande text. Det

går även att ställa in Färger antingen genom fördefinierade färger genom Välj från lista eller att

Ange egen färg genom att skriva in hexkoder.

Bakgrunden är ramen bakom innehållet. Länkar är det man klickar på för att komma vidare och

linjer är precis vad namnet säger linjer som visas på bilder. Bakgrunden kan du välja att tona

genom att sätta en bock i rutan Tona.

Du kan välja att lägga in företagets egen logotype på webbsidorna. Notera att rekommenderad

bildstorlek är 200*60 pixlar. Större bilder krymps för att få plats inom tilldelat utrymme på

webbsidan. Kontrollera att den bild du har valt är lämplig för publicering på webben vad gäller

filstorlek och filtyp. Tillåtna filtyper är jpg, gif och png.


Det går att välja en logotype som är generell för koncernen och även en specifik för varje

företag. I rullisten i kolumnen Arbetsgivare kan du välja Generell eller det företag som du vill

knyta logotypen till.

Övrigt

För att du ska kunna förhandsgranska annonserna krävs det att du har fyllt i uppgifter till

servern om vilken www-adress som annonserna kan förhandsgranskas på. Det ska vara en

speciell sida enbart för förhandsgranskning. Här visas alla annonser både publicerade och ej

publicerade.

Ta hjälp av den som administrerar er webbserver för att få rätt information.


Annonser Gå till menyn Register – Webbrekrytering - Annonser för att administrera annonserna.

För att registrera en ny annons trycker du på knappen Ny. För att ändra en befintlig annons

klicka antingen på annonstiteln eller markera annonsen och klicka Ändra.

När du lägger upp en ny annons eller ändrar en befintlig så kommer du till nedanstående bild.

Börja med att ange Annonstitel som ska visas på hemsidan och ange sedan vilken tjänst

annonsen ska kopplas till. Publiceringsperiod, fr o m styr när annonsen läggs upp på hemsidan

och t o m styr när annonsen tas bort från hemsidan.

Skriv sedan själva annonstexten i rutan.

För att lägga till en rad eller ett stycke klickar du på och skriver sedan in texten. Det går

även att kopiera in text.

För att ta bort en rad eller ett stycke klicka på

För att flytta stycke eller rad upp eller ner använd dig av knapparna .


När slutdatum i publiceringsperioden har passerats kommer annonsen att tas bort automatiskt

från webbsidan. Om du vill förlänga tiden för en annons måste till och med datumet förlängas

här i registret.

Det går även lägga in en öppen annons utan något sista ansökningsdatum för exempelvis

spontanansökningar. Du lämnar då rutan för till och med datum i publiceringsperioden tom.

Annonsen ligger då kvar tills du tar bort den.

Klicka på Spara för att spara annonsen.

Om du vill förhandsgranska annonsen kan du klicka på .

För att du ska kunna förhandsgranska annonserna krävs det att du har fyllt i uppgifter till

servern under menyn Register – Webbrekrytering – Inställningar, fliken Övrigt.

Den sökande När den sökande går in på företagets hemsida för att titta på lediga tjänster så kommer

han/hon först till en sida där alla lediga tjänster presenteras. Om du har valt att visa en generell

logotype så är det här den visas.

Tjänsterna visas alltid i publiceringsordning med den senaste överst. Genom att klicka på

rubrikerna Tjänst, Publiceringsdatum eller Sista ansökningsdatum så sorteras de om.

Den sökande kan här välja att läsa mer om tjänsten eller gå direkt till sidan där man lägger in sin

ansökan. Nedan visas ett exempel på hur en annons kan se ut. Om du har valt en speciell

logotype till företaget som denna tjänst tillhör så visas den här.


Till höger visas själva annonsen och till vänster visas kontaktuppgifter och information om

företaget.


När den sökande trycker Ansök nu så kommer hon/han till nedanstående bild.

När den sökande sedan skickar in information från hemsidan sparas uppgifterna och

dokumenten ner i Hogia Personal i menyn Register - Rekrytering ansökningar. Efter att ansökan

är gjord skickas e-post till den sökande om att ansökan är mottagen.

Observera att det är inte längre tvingande att lägga in ett foto eller markera kön.

En ändring som är gjord enligt GDPR.


Rekrytering Ansökningar

Med tilläggsmodulen Webbrekrytering sparas de sökandes uppgifter i registret per automatik.

Arbetar du inte med Webbrekrytering får du manuellt registrera in uppgifterna.

Gå till menyn Register - Rekrytering ansökningar och gör önskade inställningar på respektive flik

Person, Ansökan och Rekryteringssteg genom att högerklicka på rubrikerna och välja

Systemnamn och rubriker.

För att registrera en ansökan klicka på fliken Person och sedan Ny. Registrera uppgifterna,

klicka sedan på Spara. Du måste spara innan du kan fortsätta på de övriga flikarna.

Om du har tilläggsmodulen Webbrekrytering finner du de sökande här, med registrerad

information samt eventuellt bifogade bilagor.

Nästa steg är att knyta personen till den/de sökta tjänsterna. Fyll i begärda uppgifter. Det är

viktigt att fylla i JobbId då den är kopplad Rekrytering administration i menyn Register. När du

har klickat på Spara, kommer du tillbaka till ursprungsläget.

För att registrera vilket rekryteringssteg personen är på, markera den aktuella personen i

vänster kolumn och klicka på Rekryteringssteg och Ny. Välj aktuellt steg exempelvis Kallelse till

intervju 1. För att kunna ta ut rapporter är det viktigt att registrera det datum när aktiviteten

utfördes eller är planerad. Tryck sedan på Spara.

Om en person söker flera tjänster markerar du personen i vänster fält och klickar på Ansökan

och sedan Ny. Registrera därefter den sökta tjänsten.

Om du har tilläggsmodulen Webbrekrytering visas den tjänst som personen sökt och ansökan är

knuten till det steg som är angivet i Webbrekryteringsmodulen, exempelvis Mottagen ansökan.

Du kan när som helst ändra rekryteringssteg. När rekryteringen är avslutad kan du exempelvis

ändra till Nej tack, vilket underlättar när du ska sända e-postmeddelanden.


Analys - Rekrytering Rapport Under menyn Analys - Rekrytering Rapport kan du maila Kallelser, Tack för ansökan och Nej

tack-svar till många sökande samtidigt. Det går även att ta ut ett antal olika rapporter ur

registret över jobb.

Rekrytering, svarsbrev

Börja med att göra urval av sökanden du vill sända e-post till. I exemplet nedan vill vi sända

Första kallelse till de som har sökt tjänsten Säljare och som ligger på rekryteringssteget

Intervju 1.

Ta fram rapporterna på bildskärm och klicka sedan på E-post.


Inställningar för E-post

Ta hjälp av den som administrerar er e-postserver för att få korrekt information för att kunna

sända e-post.


Rekrytering, Register

Jobb

Här kan du få ut rapporter över de tjänster som är registrerade i modulen samt dess status.

Klicka OK och sedan Bildskärm för att få fram rapporten.


Rekryteringsstatus

Här kan du exempelvis ta ut en rapport över vilka sökande som har blivit kallade till Intervju 1.

Rekryteringen är avslutad

När rekryteringsprocessen är klar ändrar du först status på Jobb till Tillsatt under menyn

Register - Rekrytering administration.

Sedan kan du flytta den nyanställde till registret över personer genom att under menyn Register

– Rekrytering ansökningar – markera personen och klicka på knappen Rekrytera.

webbrekrytering och rekryteringsmodulen · 2019-06-24 · webbrekrytering och rekryteringsmodulen...

Documents