[webinar] office 365: slimmer vergaderen
TRANSCRIPT
Agenda
• Het scenario ‘Slimmer vergaderen’;
• Dashboard en apps;
– De vergadering plannen met een gedeelde Outlook agenda;
– Werken met lijsten: Actiepunten, Besluiten, Agenda onderwerpen;
– Vergaderstukken delen in een bibliotheek, met extra metadata (kolommen);
• Notities
– Notuleren met OneNote, notities met elkaar delen, werken met pagina sjablonen;
• Papierloos vergaderen met een tablet
– Vergaderstukken openen, notities maken, en annoteren.
Wat / Waarom
Waarom gaan we dit doen?Hoe helpt mij dit bij mijn werk? Functies en mogelijkheden
adoptie
Scenario Slim vergaderen
Een scenario biedt handvatten om het werken met Office 365 praktisch toepasbaarte maken. Hierdoor haalt elke medewerker eruit wat erin zit voor het werk dat voor hen belangrijk is.
Het gereedschap is slechts het middel dat de groep gebruikt. Medewerkers kunnen pas slimmer vergaderen wanneer ze hun huidige vergaderwijze gaan ‘omdenken’.
Bij slim vergaderen is het noodzakelijk een combinatie te maken van het nieuwe gereedschap en bijbehorend gedrag en afspraken.
Betrokkenen
De manager De assistent De kenniswerker De mobiele werker
Mijn team moet over tijdige en juiste informatie beschikken, zich kunnen focussen op wat belangrijk is, en zelfstandig effectief en efficiënt werken. Ik wil kunnen sturen op output, overzicht houden van het werk in uitvoering,en openlijk en samen ervoor zorgen dat het werk op tijd en goed gedaan wordt.
Ik moet zorgen voor overzicht en prioriteiten stellen. Ik deel vergader stukken, plan bijeenkomsten en deel notities.
Ik heb een omgeving nodig waar ik goed informatie en stukken kan vinden.
Ik wil eenvoudig, met één overzichtelijke app toegang hebben tot alle informatie en stukken die ik nodig heb, en up-to-date blijven ,óók onderweg.
Format van een scenario
DoelgroepVergader team / project
DoelDe organisatie wil medewerkers ondersteunen met een dynamische werkplek, die aansluit bij de huidige tijd, hun wensen, en de wensen van de klant.
Verander noodzaak• e-mail en bestanden chaos• Papierloos kantoor• Mobiele toegang (BYOD)• Informatie altijd/overal nodig• Minder tijd beschikbaar (krimp) voor data
verwerking
WIIFM
Welke voordelen biedt dit de verschillende betrokkenen ?• Geen gezoek meer, altijd alle informatie up-to-date;• Meer ruimte in je agenda, door minder vaak en minder lange vergaderingen; • Altijd alle vergaderstukken bijeen, altijd de laatste versie; • Alle vergaderingen in je eigen agenda zichtbaar; • Duidelijk overzicht van de actiepunten; • Minder administratieve rompslomp;• Toegang met mijn mobiel.
WIFIU• Alle informatie centraal geborgd;• Alle vergaderinformatie voor een audit inzichtelijk; • Tijdsbesparing door meer efficiëntie; • Snelle onboarding nieuwe medewerkers;• Beveiligde toegang;
BeschrijvingWe werken met 3 fases: Voorbereiden, Vergaderen, Verwerken.
Werk afsprakenWe werken met duidelijke afspraken en komen deze na en voeren taken op tijd uit. We weten hoe we het gereedschap optimaal kunnen gebruiken.
GereedschapTeam site met Documenten, Taken, Agenda,onderwerpen, Besluiten lijst, OneNote (desktop/mobiele app), Outlook ,tablets, harmon.ie voor Outlook en mobiel.
Stoppen met / Gaan doenGeen vergaderstukken e-mailen, geen papier. Alles digitaal. Agenda is vooraf duidelijk, en men bereidt zich goed voor.Taken houd je bij en voer je uit.
De inrichting van een vergader site
• Dashboard: één gemakkelijk overzicht
– Aangepaste weergaven van apps
• Apps
• Gegroepeerde weergave ‘vergader datum’• Meta data kolommen: Vergader datum, Soort document
• Gedeelde agenda, gesynchroniseerd met Outlook deelnemers
• Gekoppeld OneNote notitieblok voor agenda en notulen
• Meta data kolommen: Eigenaar, Vergaderdatum
• Meta data kolom: Vergader datum
• Synchroniseren met Outlook agenda’s deelnemers
• Eenvoudige lijst (Titel)
De inrichting van een vergader site
Demo
Activiteit Door wie
• Plannen in gedeelde Outlook agenda (4 W’s)• Koppelen van het OneNote notitieblok aan de vergadering• Vergaderstukken delen (link in Outlook agenda)• Agenda onderwerpen in Notitieblok• Agenda synchroniseren met Outlook
Assistent
• Agenda synchroniseren met Outlook• Onderwerpen aandragen in parkeergarage• Agenda bekijken• Vergaderstukken doornemen (openen)
Kenniswerker
Demo
Activiteit Door wie
• Actiepunten noteren • Besluiten noteren
Assistent
• Notities maken en delen Kenniswerker
Demo
Activiteit Door wie
• Actiepunten uit OneNote plaatsen in de Actiepunten lijst Assistent
• Aan de slag met toegewezen taken (doen, % voltooid, of compleet)
• In contact met elkaar blijven via Nieuwsfeed
Kenniswerker
• Overzicht status van de taken: per persoon, per status De manager
Digitaal wordt papierloos
• Niet(s) meer printen!
• Geen papieren notitieblok meer meenemen.
• Niet werken met e-mail en bestanden als bijlage(n).
• Een centrale digitale werkplek voor informatie, vergaderstukken, agenda, planning en taken.
Wat kun je met een bijlage uit een e-mail ?
Hoe zou je samen kunnen werken aan een bestand dat je per e-mail hebt ontvangen?
Demo mobiele app
Activiteit Door wie
• Onderwerpen aandragen in parkeergarage• Agenda bekijken• Vergaderstukken doornemen
Kenniswerker
Demo mobiele app
Activiteit Door wie
• Actiepunten noteren • Besluiten noteren
Assistent
• Notities maken en delen• Annoteren
Kenniswerker
Demo mobiele app
Activiteit Door wie
• Aan de slag met toegewezen taken (doen, % voltooid, of compleet)
• In contact met elkaar blijven via Nieuwsfeed
Kenniswerker
• Overzicht status van de taken: per persoon, per status• In contact met elkaar blijven via Nieuwsfeed
De manager
Wat kun je verder verwachten?
• Nog 2 ebooks:
– Slimmer samenwerken in een project
– Slimmer verkopen
• Nog 1 webinar:
– Slimmer samenwerken in een project
• Workshop (in oktober)
– Iedereen aan het werk met Office 365!In de workshop ga je zelf aan de slag om voor jouw werk een scenario in Office 365 op te zetten, waarbij je gebruik gaat maken van al het gereedschap dat hierbij van toepassing is, zowel op een PC als met mobiele apps.