Website

Training

 

e Naviga

g for Both C

Ve

Octo

ation/Ge

CAs and Pr

 

 

 

 

 

ersion 1.0 

ober 24, 2008

 

 

etting Sta

rivate Prov

8 

 

arted  

viders 

October 24, 2008  Version 1.0  Page 2 

 

Website Navigation and Getting Started 

Welcome to SAP Online! 

You can access a great deal of information resources on this website without logging in.  If you were a previous SAP user on the old website (lavender and green), you may recognize some of the tabs  (formerly across the top) which have been transferred over  from the old site to this new SAP Online site setup (See below): 

 

 

 

 

 

October 24,

 

If you areAccount your acc“go to” nwill displfamiliar w

 

 

 

 

 

 

, 2008 

e a county aAccess areaount and conavigational ay informatwith its key e

uthority (CAa in the uppontact  informarea for tastion and formelements: 

V

A) or private er left.  Thismation areaking (called ms.  Take a 

Version 1.0

provider, yos area also i.   The  loweTasking Tabfew minute

ou will registncludes a Mr  left portiobs), while thes to look aro

ter and log iMy Account on of the scre right Contound the we

in/log out vilink for accereen will be tent Display ebsite to bec

Page 3 

a the ess to your Area come 

 

October 24, 2008  Version 1.0  Page 4 

 

This website’s primary reporting function is to serve the Joint Quarterly SAP Reporting Alliance.  

If you are a county authority (CA), you will: 

1. Register/validate  your  account  (Contact  KSys  Incorporated  for  your  username  and password); 

2. Grant provider access; and/or 3. View and approve/reject private provider reports. 

 If you are a private provider, you are required to report the services you provided to the LEA(s) for the year.    You (the private provider) will:  

1. Register an account online; 2. Associate yourself to the appropriate reporting CA(s); and/or 3. Report via the Quarterly Reports section. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

October 24, 2008  Version 1.0  Page 5 

 

County Authority (CA) Access 

After you  log  in with your CA account (and after the  initial registration process), you’ll see the following: 

 

In the tasking area, you’ll see the following sections: 

• Provider Forms • Reports • Provider Access • Resources 

Provider Forms  is where you,  the CA, can go  to review private provider data and approve or reject the reports, as necessary.  The Reports section is designated for viewing, printing, and/or saving reporting forms.  Provider Access is where you assign LEAs to a private provider account so the private providers can report their services provided to them.   Lastly, the Resources tab provides user documentation (in pdf format) about the tasking available on the website. 

 

October 24, 2008  Version 1.0  Page 6 

 

Private Provider Access 

After  you  log  in with  your  registered  private  provider  account  (after  the  initial  registration process), you will see the following: 

 

In the tasking area, you’ll see the following sections: 

• Quarterly Forms • Reports • Resources 

Quarterly Forms is where you, the private provider, can go to enter your data for the LEA(s) you serviced  for  the year.   The Reports  section  is designated  for viewing, printing, and/or  saving reporting forms.  The Resources tab provides user documentation (in pdf format) on the tasking available on the website. 

 

 

 

 

October 24, 2008  Version 1.0  Page 7 

 

Reports 

As previously mentioned, the Reports section is designated for viewing, printing, and/or saving already started or  finished  reporting  forms.   This  tasking  is available  to both CAs and private providers. 

For both the CAs and private providers, the left tasking area will look relatively the same (with role differentiation): 

 

Use the left navigation area in the Reports section to locate and access the report(s) you wish to view (Click on the appropriate link): 

 

 

October 24, 2008  Version 1.0  Page 8 

 

Reports [continued] 

Private Providers 

After  you  click on  the  link of  the  reporting quarter  you wish  to  view  (in  the  left),  select  the LEA(s) you wish to view reports for in the first blue box (shown below), and then click Generate Report: 

 

*You must select at  least one LEA to generate a report.    If you select more than one LEA, the data is aggregated. 

Next, select a format to export the report to (to save  locally), and then click Export.   You can also print the report via the Print icon circled below: 

 

 

 

October 24, 2008  Version 1.0  Page 9 

 

CAs 

After  you  click on  the  link of  the  reporting quarter  you wish  to  view  (in  the  left),  select  the providers  you wish  to  view  reports  for  in  the  first  blue  box  (shown  below),  and  then  click Generate Report: 

 

*You must  select  at  least  one  provider  to  generate  a  report.    If  you  select more  than  one provider, the data is aggregated. 

Next, select a format to export the report to (to save  locally), and then click Export.   You can also print the report via the Print icon circled below: 

 

  The CA’s Approve/Reject Reports help documentation will be  available on  the Resources tab of the website.  Please visit this documentation for assistance with how to approve and reject private provider reports.