wissens- und informationsmanagement im erp projektgeschäft · 2009-10-30 · ausgangslage –...
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Wissens- und Informationsmanagement im ERP-Projektgeschäft
Rudolf Obholzer, Terna Marketing
Inhalt
Unternehmensinformation
Ausgangslage
Zielsetzung
HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform
Grundstruktur
Internes Wissens- und Informationsmanagement
HELIOS Intranetportal
Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 2
Das Unternehmen
Terna GmbH – Zentrum für Business Software
4 Jahre4 Standorte60 Mitarbeiter
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ternaWien
ternaNürnberg
ternaInnsbruck
ternaZug
Differenzierung
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IT
ERP GPMEnterprise Ressource
Planning
Informationstechnologie
Geschäftsprozess
Management
Terna Struktur
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GeschäftsprozessmanagementAnalyse, Optimierung, Softwareauswahl
IT Beratung
TechnologieHardware, Netzwerke, Datenbanken, kundenspez. Entwicklung in Java, .Net, X++
M3 Dynamics AXSupportWartung
Terna Kernkompetenzen
InformationstechnologieStrategische IT-BeratungImplementierung und Optimierung InfrastrukturSoftwareentwicklung
Geschäftsprozesse Analyse und OptimierungProcess4.biz
International führende ERP-LösungenVertriebImplementierungSupport/Wartung
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 6
Inhalt
Unternehmensinformation
Ausgangslage
Zielsetzung
HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform
Grundstruktur
Internes Wissens- und Informationsmanagement
HELIOS Intranetportal
Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft
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Ausgangslage
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Papier, Akten File-Server, Gruppenlaufwerke Textverarbeitung, Tabellen
Mensch, Mitarbeiter
Outlook, E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben
Datenbanken
Papierkorb
Software
CRM
Intranet
ERP Extranet
WikiDMS
Internet
BI
Ausgangslage - Arbeitszeitnutzung
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Besprechungen20%
Generieren von Daten40%
Unterbrechungen / Störungen10%
Suchen von Informationen30%
Ausgangslage – Informationspotential
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Quelle: “The Knowledge Worker Investment Paradox” Gartner research Juli 2007
Viele der digitalen Informationen stehen auf individuellen Festplatten oder persönlichen Dateien.
Mitarbeiter bekommen relevante Information direktvon anderen Benutzern
Die einzelnen Menschen sind im Eigentum des Wissens– verlassen sie das Unternehmen, ist auch das Wissenverloren.
Inhalt
Unternehmensinformation
Ausgangslage
Zielsetzung
HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform
Grundstruktur
Internes Wissens- und Informationsmanagement
HELIOS Intranetportal
Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft
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Zielsetzung von HELIOS
zentrale und umfassende Informations- und Wissensverwaltung im Unternehmen schaffenVereinigung und Integration der Informationen verschiedenster Systeme und Technologien im Unternehmen auf eine Plattformzentrale Portallösung für einfachen, schnellen InfozugangKommunikationsplattform für Mitarbeiter, Kunden und Partner schaffenInformationen zugänglich machen und archivierenWorkflow, Workflowketten und FreigabeprozesseIntegriertes Formularmanagement für die Organisation Launch- und Linkportal für verteilte Anwendungen Gobale Volltext-Suchportale über alle Informationsbereiche
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Zielsetzung von HELIOS
E-Mail Verkehr reduzierenMitarbeiter informieren, motivieren und einbindenDokumentenarchivierung und Ablage Versionierung von Inhalten und DokumentenAktives Informationsmanagement (RSS, Notifications)Reporting auf Basis von eingepflegten Inhalten KPI-Portale und Übersichten
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 13
Inhalt
Unternehmensinformation
Ausgangslage
Zielsetzung
HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform
Grundstruktur
Internes Wissens- und Informationsmanagement
HELIOS Intranetportal
Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 14
HELIOS - Struktur
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 15
Papier, Akten
File-Server, Gruppenlaufwerk
TextverarbeitungTabellen
MenschMitarbeiter
Outlook, E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben
DatenbankenVernichtet Software
CRM
Intranet
ERP
Extranet
Wiki
DMS
Internet
BI
Sharepoint Portal Server - Bereiche
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Sharepoint Struktur
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Team
Abteilung
Unternehmen
Extranet
Internet
Individuell
Business Applications
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Sharepoint – Projektablauf
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Step-1: Grundstruktur aufbauenAnalyse der Unternehmensinformationen (IST-Analyse)Konzipierung und Definition der InformationsstrukturierungAusarbeitung der Plattformen, Berechtigungen und WorflowsInstallation der Sharepoint Plattform, InfoPath und BackOffice als Basis Anlage der Informationsstrukturen (Plattformen, Portale, Bibliotheken)
Step-2: Informationsabbildung und IntegrationTransfer der Informationen in SharepointAblöse und Erstellung von Formularen und integr. Anwendungen Anbindung von Zusatzdatenbanken über BDC (Definitions)Anbindung von Informationen aus dem ERP-System (WebParts, etc.)ggf. Modifikationen auf individuelle Bedürfnisse
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009
Inhalt
Unternehmensinformation
Ausgangslage
Zielsetzung
HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform
Grundstruktur
Internes Wissens- und Informationsmanagement
HELIOS Intranetportal
Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft
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Informationen im Marketing/Sales
Informationsinput Internet:Eigene Website
AnfragenAnalyse
NewsletterNews-RSS-FeedsAuswahlportaleBlogsForenSoziale Netzwerke(z.B. XING, Twitter, …)
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Informationen im Marketing/Sales
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Informationsinput Mensch:TelemarketingMarketingEvents/KampagnenMessenPersönliche Kontakte
Informationen im Marketing/Sales
Inputfaktoren
Internet Mensch sonstige
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ERP/CRM System
Inhalt
Unternehmensinformation
Ausgangslage
Zielsetzung
HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform
Grundstruktur
Internes Wissens- und Informationsmanagement
HELIOS Intranetportal
Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft
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HELIOS - Intranet
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„HELIOS“ steht für eine zusammenfassende, um einen gemeinsamen zentralen Kern strukturierte Umgebung für Wissens- und Informationsmanagement im Unternehmen.
HELIOS - Übersicht
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HELIOS
HELIOS/operativ
Interne Projekte Administration
IT Marketing/Sales
Dynamics AX Lawson M3
HELIOS/central
Kunden Projektmanagement
externer Zugriff
HELIOS/management
BI/KPI
Statistiken
Mitarbeiterinfo
HELIOS/mySite
Social Network
Mitarbeitermatrix
Search Workflows
DMS
Aufbau HELIOS Portale
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Ankündigungen und Neuigkeiten (neue Mitarbeiter,Geburtstage, usw.)Persönliche Aufgaben (über alle Portale hinweg)
Projektportal
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ProduktentwicklungsportalÜbersicht und Planung der in Entwicklung befindlicher interner Projekte und neuer Produkte
jeder MA hat die Möglichkeit den Stand der Entwicklung der verschiedenen Produkte zu verfolgen und kann sich einbringen
Administrationsportal
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Administrationsportal
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 29
HELIOS Administration
Mitarbeiterportal
Reisekostenabrechnung
Dokumente/Vorlagen
Urlaubsantrag
Mitarbeiter Wiki
Kundenportal
Projektanträge
Gutschriftenantrag
Dokumente/Vorlagen
Kunden Wiki
Partnerportal
Dokumente/Vorlagen
Partner Wiki
Logodatenbank
Mitarbeiter WIKI
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 30
IT Portal
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 31
Sales/Marketing Portal
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Sales/Marketing Portal
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 33
Outlook Integration
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 34
Veranstaltungsplanung
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 35
Produktportal
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 36
Alle Informationen zur ERP Lösung und sämtliche Projekterfahrungen
Modifikationsübersicht
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 37
Direkte Integration ins Ticketsystem
Inhalt
Unternehmensinformation
Ausgangslage
Zielsetzung
HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform
Grundstruktur
Internes Wissens- und Informationsmanagement
HELIOS Intranetportal
Wissens- und Informationsmanagement im Projekt
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Wissen im Projektmanagement
Wissen ist in Kontext gebrachte, handlungs- und entscheidungsrelevante Informationen
Praktische Wissen = Wissen allgemein und die Anwendung des WissensErfahrung = Anwendung des Wissens aus früheren Erfahrungen
Wissen ist dabei meist an Personen gebundenweil es von der Person entwickelt, angewandt und transferiert wirdweil Wissen Macht darstellt
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Wissen im Projektmanagement
Aufgabe des Wissensmanagement in Projektmanagement:Individuelle Zugänge zu Wissen schaffenGrundwissen dokumentierenSpezialwissen über die Projektbeteiligten weiterzugebenMöglichkeiten/Anreize zur Wissensteilung schaffen
Voraussetzungen:Technologische Plattform mit Tools
Einfach zu bedienen und zu lernenIntegrationsmöglichkeiten anderer Systeme
Motivation und Wille der beteiligen PersonenVerankerung auf Führungsebene
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Wissen im Projektmanagement
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Projektauftrag Projektstart Projektcontrolling Projektkriese Projektabschluss Projektevaluierung
Projektstart erfordert am meisten WissenAm Ende des Projektes kann sehr viel Wissen für die nächsten Projekte gewonnen werden.
Lessons learnedEvaluierung der Ziele
Wissen im Projektmanagement
MultiprojektmanagementDurch HELIOS/central PlattformLernen von vorherigen ProjektenIntegration von Projektmanagementerfahrungen in die unternehmensweite HELIOS/operative Basis.
Strategische Nutzung von projektübergreifenden WissenVernetzung vom „Know How“ aller ProjektmitarbeiterSchneller Zugang zu Informationen und Lösungen
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Wissen im Projektmanagement
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Wissen im Projektmanagement
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Wissen im Projektmanagement
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AllgemeinesProjektmanagementmaterial:ProjektorganisationProjektplanProjekthandbuch
sämtliche Projektprotokolle
Wissen im Projektmanagement
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Prozessdefinitionen (mit Integration ins Process4biz)
Wissen im Projektmanagement
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 47
Wissen im Projektmanagement
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 48
HELIOS/management
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 49
HELIOS/mySite
Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 50