Стандарт -01.05-2007 документами · 2009-01-16 · СМК- СТО-01.05-2007 ......

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Архангельский государственный технический университет»

Стандарт организации

СМК-СТО-01.05-2007 Управление документами

Должность Фамилия И.О./ Подпись Дата Разработал Документовед учебно-методического

управления Сахно Л.В./

Проверил Заместитель начальника учебно-методического управления

Коптелов А.Е./

Согласовал Начальник общего отдела Дугина О.Ю./ Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распе-

чатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 КЭ:_________ УЭ №________ Стр. 1 из 39

УТВЕРЖДАЮ Ректор АГТУ А.Л. Невзоров «___»_______________2007 г.

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Управление документами СМК-СТО-01.05-2007

Версия 1.0

Введен приказом ректора от 24.09.2007 г. № 433

СОГЛАСОВАНО Ответственный представитель руководства университета по качеству, проректор по учебной работе А.М. Айзенштадт

«___»_______________2007 г.

Архангельск 2007

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования


«Управление документами»

СМК-СТО-01.05-2007

Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 2 из 39

СОДЕРЖАНИЕ

1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СТАНДАРТА 3

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ 3

3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 4

4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 5

5 ДОКУМЕНТЫ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА 6

6 УПРАВЛЕНИЕ ВНЕШНЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ УНИВЕРСИТЕТА 14

7 УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ УНИВЕРСИТЕТА. ИДЕНТИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.

20

8 ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

26

9 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ 28

10 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ 29

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Графическое описание документированной процедуры 32




СМК-СТО-01.05-2007


1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СТАНДАРТА

1.1 Настоящий стандарт устанавливает единые формы, правила обозначения,

оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рас-

сылки документов системы менеджмента качества, правил описания процессов, порядка

управления документами системы менеджмента качества, принятыми в Государствен-

ном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Архан-

гельский государственный технический университет».

1.2 Требования данного документа обязательны для всех подразделений, должно-

стных лиц и сотрудников АГТУ.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

При составлении настоящего стандарта использованы следующие нормативные доку-

менты:

СМК-РК-1-2007. Руководство по качеству Архангельского государственного техни-

ческого университета.

СМК-СТО-01.00-2007 Порядок разработки и внедрения стандартов организации, кон-

троль за их соблюдением, внесение изменений.

СМК-СТО-01.01-2007 Управление записями.

СМК-СТО-01.02-2007 Внутренний аудит деятельности структурных подразделений

университета.

СМК-СТО-01.03-2007 Управление несоответствиями в деятельности университета.

Корректирующие и предупреждающие действия.

Инструкция по делопроизводству Архангельского государственного технического

университета

ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

ГОСТ 2.503-90. ЕСКД. Правила внесения изменений.




СМК-СТО-01.05-2007


Международный стандарт ИСО 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Ос-

новные положения и словарь».

Международный стандарт ИСО 9001:2000 «Системы менеджмента качества. Тре-

бования».

Международный стандарт ИСО 9004:2000 «Система менеджмента качества. Реко-

мендации по улучшению деятельности».

3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

СМК – система менеджмента качества.

Аудит – систематический, независимый и документированный процесс получения

свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления

степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки).

Документ – информация и соответствующий носитель.

Документированная процедура – документ, содержащий процедуру.

Запись – документ содержащий достигнутые результаты или свидетельства осу-

ществлённой деятельности.

Нормативная и техническая документация – документы, устанавливающие требо-

вания.

Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента каче-

ства.

Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм,

правил, требований к системе менеджмента качества образовательных услуг.

Прослеживаемость – возможность проследить историю, применение или местонахож-

дение того, что рассматривается.

Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины по-

тенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.




СМК-СТО-01.05-2007


Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обна-

руженного несоответствия.

Форма – внешний вид бланка на бумажном или электронном носителе, предназначен-

ного для представления и/или сбора информации.

4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1 Документы – это материальные объекты, при работе с которыми необходимо

выполнять следующие действия: создание и оформление документов, организация их

движения и обработки, систематизация и хранение документов. Совокупность всех дей-

ствий при работе с документами называют делопроизводством или документационным

обеспечением управленческой деятельности.

4.2 Деятельность университета регламентируют следующие виды локальных актов:

1) устав университета;

2) коллективный договор;

3) решения конференции научно-педагогических работников, представителей

других категорий работников и обучающихся;

4) решения ученых советов университета, филиалов, институтов, факультетов;

5) приказы и распоряжения ректора;

6) распоряжения проректоров;

7) распоряжения деканов факультетов и директоров институтов;

8) приказы и распоряжения руководителей структурных подразделений, осущест-

вляющих по выданной ректором доверенности правомочия юридического лица;

9) номенклатура дел структурных подразделений;

10) правила (приема, внутреннего распорядка, проживания в общежитии и т.д.);

11) положения (о структурных подразделениях, различных видах деятельности,

проведении студенческих олимпиад и т.д.);

12) инструкции (должностные, рабочие).




СМК-СТО-01.05-2007


5 ДОКУМЕНТЫ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

5.1 В Архангельском государственном техническом университете действует ие-

рархическая система документации, которая изображена на рисунке 1.

5.1.1 Документами руководящего и стратегического уровня являются:

- политика и цели руководства АГТУ в области качества;

- руководство по качеству;

- стандарты организации (обязательные документированные процедуры стандар-

та ИСО 9001:2000;

- документированные процедуры верхнего уровня и спецификации процессов

(положения о видах деятельности университета);

- план стратегического развития АГТУ;

- решения Учёного совета.

Документы руководящего и стратегического уровня дают ответы на следующие

вопросы: какие цели в области качества ставит перед собой руководство вуза; какие за-

дачи при этом надо решить и каким образом управляется деятельность для достижения

поставленных целей.

5.1.2 Документами тактического и оперативного уровня являются:

- документированные процедуры на уровне подразделений (положения о различ-

ных видах деятельности подразделений);

- методические инструкции;

- рабочие инструкции;

- перспективные планы развития подразделений университета;

- индивидуальные планы работы преподавателей.

Создание и применение документированных процедур управления позволяет на

всех уровнях управления АГТУ:

- распределять полномочия и ответственность;

- устанавливать порядок и взаимодействия должностных лиц и подразделений;




СМК-СТО-01.05-2007


- осуществлять управление материальными ресурсами и материальными потока-

ми при выполнении процессов.

Рисунок 1 – Иерархическая система документации СМК АГТУ

Документы тактического и оперативного уровня дают ответы на вопросы: кто, где

и в каком порядке, на основании каких документов-требований, при взаимодействии с

кем, в течение какого времени выполняет требования системы менеджмента качества и

как это документируется в рамках реализации политики и целей в области качества.

5.1.3 Записи – это документированная информация, представляющая объективное

доказательство о проделанной работе или достигнутых результатах в отношении степе-

Правовые, нормативные и технические документы

Организационно-правовые и методические документы

Записи по качеству

Документы по планированию

Спецификации процессов, ДП верхнего уровня

Политика и цели в облас-ти качества, Руководство по качеству

Уровень А

Уровень Б

Уровень В

Уровень Г

Уровень Д

Уровень Е

ДП на уровне подразделения

Руководящий и Стратегический уровень

Тактический и Оперативный уровень

Уровни управ-ления

Уровень Ж




СМК-СТО-01.05-2007


ни выполнения требований к качеству продукции или эффективности функционирова-

ния конкретных элементов СМК.

К первичным записям, подтверждающим качество, относятся следующие документы:

- ведомости успеваемости студентов;

- показатели рейтинговой оценки студентов;

- показатели для определения рейтинга кафедры;

- дополнительные показатели для определения рейтинга факультета (университета);

- журналы несоответствий в деканатах и директоратах;

- протоколы несоответствий внутренних и внешних аудитов;

- дипломы учёных степеней и званий;

- дипломы, приложения к дипломам;

- протоколы обучения и повышения квалификации персонала;

- акты состояния зданий, помещений, оборудования и рабочих мест;

- описи дел (постоянного хранения, по личному составу);

- справки, докладные записки;

- перечни оборудования, средств измерения, испытаний и контроля, номенклатура

дел и т.п.;

- регистрационные журналы, книги, карточки, книги учёта;

- списки профессорско-преподавательского состава;

- личные карточки;

- записи о выполнении планов, графиков, смет.

Результаты анализа первичных записей включают:

- годовые статистические отчёты о наличии, учёте, текучести и распределении

кадров;

- отчёты о проверке материально-технической базы АГТУ;




СМК-СТО-01.05-2007


- отчёты проверочных комиссий о выполнении решений Учёного совета АГТУ и

учёных советов факультет;

- отчёты о тестировании и анкетировании студентов;

- отчёт о рейтинге учебных структурных подразделений АГТУ по итогам работ за

учебный год;

- отчёты об анкетировании персонала;

- отчёты проверочных комиссий о выполнении решений Учёного совета АГТУ;

- отчёты о стажировках профессорско-преподавательского состава;

- отчёты по эксплуатации зданий, оборудования;

- отчёты по самооценке;

- отчёты о деятельности кафедры;

- отчёты о деятельности профессорско-преподавательского состава;

- отчёты по внутренним и внешним аудитам СМК;

- отчёты по анализу и совершенствованию процессов (отчёты о выполнении кор-

ректирующих и предупреждающих действий);

- отчёты по внутренним и внешним аудитам СМК;

- отчёты о выполнении планов, графиков и смет.

Принятие решений по улучшению процессов:

- протоколы совещаний научно-технического совета;

- протоколы заседаний комиссии по качеству;

- протоколы заседаний учебно-методического совета;

- протоколы конференций трудового коллектива;

- протоколы совещания деканов и директоров институтов;

- протоколы заседаний ректората.




СМК-СТО-01.05-2007


Документы по подтверждению качества (записи) дают ответы на следующие во-

просы:

- как документировать фактическое выполнение работ в установленных формах;

- чем подтверждается факт выполнения работ в соответствии с требованиями СМК;

- с каким качеством выполнены работы.

Процедура управления записями по качеству описана в стандарте организации

СТО-СМК-01.01-2007 «Управление записями».

5.1.4 К организационно-правовым и методическим документам относятся: внут-

ренние методические документы, внутренние нормативные документы, методические

документы, документы по стратегическому и оперативному планированию, организаци-

онно-распорядительные документы.

5.1.4.1 Внутренние методические документы:

- методики испытаний и измерений;

- инструкция по технике безопасности;

- инструкция по заполнению документов государственного образца;

- СТО-СМК-01.00–2007 «Порядок разработки и внедрения стандартов организа-

ции, контроль за их соблюдением, внесение изменений»;

- рабочие инструкции исполнителей;

5.1.4.2 Внутренние нормативные документы:

- договоры и контракты с внешними организациями о сотрудничестве, о проведе-

нии производственных практик, о намерениях и т.д.

- положения о подразделениях АГТУ, о видах деятельности, приказы о распреде-

лении полномочий и пр.

- документированные процедуры;

- стандарты организации.




СМК-СТО-01.05-2007


5.1.4.3 Документы по оперативному и стратегическому планированию:

- сметы;

- годовые планы работ по созданию и совершенствованию СМК;

- план стратегического развития АГТУ.

5.1.5 Правовые, нормативные и технические документы.

Внешние нормативные документы:

- документы органов государственного надзора;

- приказы и инструктивные письма Федерального агентства по образованию;

- решения коллегии Федерального агентства по образованию;

- приказы и инструктивные письма отраслевых министерств и ведомств, относя-

щиеся к деятельности университета;

- нормативные документы Министерства образования и науки России, Минтруда

и Минприроды и пр.;

- государственные образовательные стандарты.

Лицензионные документы:

- сертификаты и аттестаты аккредитации;

- лицензии на выполнение различных видов деятельности;

- дипломы за участие в конкурсах;

Правовые документы:

- Законы Российской Федерации;

- нормативные документы по вопросам планирования, финансирования и оплаты

труда.

5.2 Документы, требующие управления и применяемые в университете, могут

быть внешнего и внутреннего происхождения.

5.2.1 К документам внутреннего происхождения на уровне университета относятся:




СМК-СТО-01.05-2007


- документы руководящего и стратегического уровня;

- документы тактического и оперативного уровня;

- записи по качеству;

- организационно-правовые и методические документы.

5.2.2 К документам внутреннего происхождения на уровне подразделений отно-

сятся:

- перспективные и годовые планы работы структурного подразделения;

- положение о структурном подразделении;

- индивидуальные планы работы преподавателей;

- рабочие программы по дисциплинам;

- учебно-методические карты;

- планы изданий;

- должностные и рабочие инструкции;

-документированные процедуры на уровне подразделения по выполнению работы;

- приказы и распоряжения заведующего кафедрой;

- протоколы заседаний кафедры;

- сводные рабочие планы преподавателей;

- отчеты студентов о прохождении практик;

- журнал контроля учебных занятий кафедры и успеваемости студентов;

- журналы регистрации дипломных работ (проектов);

- журналы регистрации курсовых работ (проектов), расчетно-графических работ и

т.д.;

- курсовые работы (проекты), расчетно-графические работы, рефераты студентов,

контрольные работы студентов-заочников, дипломные работы и проекты;

- готовые отчеты о выполнении нагрузки преподавателей;

- отчёты о выполнении годовых и перспективных планов развития подразделения.




СМК-СТО-01.05-2007


5.2.3 К документам внешнего происхождения на уровне университета относятся:

- правовые;

- внешние нормативные;

- внешние технические документы.

5.2.4 К документам внешнего происхождения на уровне подразделения относятся:

- документы руководящего и стратегического уровня;

- правовые, нормативные и технические документы.

5.3 Управление документацией гарантирует, что:

- документы проходят проверку до их выпуска;

- по мере необходимости проводится анализ, актуализация и переутверждение

документов;

- документы и изменения к ним идентифицируются;

- рабочие экземпляры соответствующих документов доступны в местах их при-

менения;

- обеспечивается идентификация документов внешнего происхождения и их

рассылка;

- недействующие и устаревшие документы своевременно удаляются из мест

пользования;

- любые устаревшие документы, которые необходимо сохранить, соответст-

вующим образом идентифицируются.

5.4 В общем случае, процедуры по управлению документацией включают сле-

дующие действия:

- разработка;

- оформление;

- размножение;

- идентификация;

- согласование, т.е. рассмотрение, экспертиза документов персоналом, имею-

щим полномочия для проведения этой работы, до их выпуска;




СМК-СТО-01.05-2007


- утверждение документов уполномоченным персоналом;

- регистрация документов и их изменений;

- тиражирование;

- распространение (рассылка) в функциональных подразделениях АГТУ;

- внедрение;

- учет;

- экспертиза и внесение изменений в документы;

- пересмотр документов по подразделениям и по АГТУ в целом;

- отмена;

- поступление документов на кафедру (для внешних документов);

- хранение;

- изъятие из обращения устаревших документов;

- идентификация устаревших документов, оставленных для юридических целей

или в целях сохранения информации.

6 УПРАВЛЕНИЕ ВНЕШНЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ УНИВЕРСИТЕТА

6.1 Основные этапы управления внешней документацией университета:

- поступление документов в университет;

- учет и регистрация документов;

- определение контрольных экземпляров документов;

- размножение и рассылка документов;

- ознакомление персонала с поступившими документами;

- исполнение поступающей документации;

- хранение документов.




СМК-СТО-01.05-2007


6.1.1 Поступление документов в университет.

Вся документация, направленная в университет из других организаций, поступает

в общий отдел университета. Курьер общего отдела ежедневно получает корреспонден-

цию во втором городском отделении связи, к которому прикреплен университет.

При приёме корреспонденции проверяется цельность конвертов, другой упаковки

и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

На конвертах, поступающих в вуз, проставляется штамп, в который заносится да-

та поступления корреспонденции в университет.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а

так же несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа

составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному до-

кументу, а другой направляется исполнителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к доку-

ментам в следующих случаях:

- если адрес отправителя указан только на конверте;

- если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют

большие расхождения во времени;

- если конверт необходим в качестве документа для оплаты расходов по получе-

нию корреспонденции.

Документы сортируются на регистрируемые и не регистрируемые согласно пе-

речню, приведенному в приложении 9 «Инструкции по делопроизводству».

Государственные образовательные стандарты, примерные учебные планы, при-

мерные программы дисциплин по блокам гуманитарных и социально-экономических

(ГСЭ) и естественнонаучных (ЕН) дисциплин и другие нормативные документы, ка-

сающиеся качества образования, поступают в университет через официальный сайт

Министерства образования и науки РФ http://www.edu.ru. Примерные программы дис-

циплин поступают также с официального сайта ОАО «РНПО «Росучприбор»




СМК-СТО-01.05-2007


http://www.rosuchpribor.ru. В случае отсутствия необходимой примерной рабочей про-

граммы в университете разрабатываются авторские рабочие программы по форме, пре-

дусмотренной распоряжением №88 от 23.10.01

Правовые документы поступают в университет через Информационно Правовые

Системы «Кодекс», «Консультант» и «Гарант», нормативные и технические документы

– через Информационно Правовую Систему «Кодекс».

6.1.2 Учет и регистрация внешней документации.

Идентификация внешних документов осуществляется по классификатору, пред-

ложенному в типовой инструкции по делопроизводству Министерством высшего и

среднего профессионального образования в 1976 г.

На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой

страницы документа проставляется регистрационный штамп АГТУ с указанием входя-

щего порядкового номера и даты поступления документа.

Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются общим

отделом для исполнения в эти подразделения.

Зарегистрированные документы передаются руководству университета на рас-

смотрение в день их поступления. После рассмотрения руководитель ставит на доку-

менте свою резолюцию, в которую входит: фамилия исполнителя (исполнителей), со-

держание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

Распечатанные с официальных сайтов государственные образовательные стан-

дарты, примерные учебные планы, примерные рабочие программы дисциплин докумен-

товед соответствующих структурных подразделений формирует в дела с идентификаци-

ей в соответствии с «Номенклатурой дел».

6.1.3 Определение контрольных экземпляров документов.

После рассмотрения руководством документы передаются в общий отдел. Под-

линник входящего документа является контрольным экземпляром и остаётся в общем

отделе.




СМК-СТО-01.05-2007


На копиях документов в правом нижнем углу проставляется штамп «Учтенный

экземпляр».

Контрольные экземпляры государственных образовательных стандартов и при-

мерных учебных планов находятся:

- в учебно-методическом управлении в деле 02.1-06 «Государственные образова-

тельные стандарты, примерные и рабочие учебные планы специальностей университе-

та» в соответствии с номенклатурой дел университета.

- в деканатах факультетов и директоратах институтов в деле Х-8 «Государствен-

ные образовательные стандарты, примерные учебные планы направлений и специально-

стей факультета (института) в соответствии с номенклатурой дел университета.

- в деканате заочного факультета в деле 18-8 «Государственные образовательные

стандарты» в соответствии с номенклатурой дел университета. Контрольные экземпля-

ры примерных учебных планов в деканате заочного факультета не хранятся.

- в директоратах колледжей в деле Х-8 «Государственные образовательные стан-

дарты, примерные учебные планы направлений и специальностей колледжа» в соответ-

ствии с номенклатурой дел университета.

- в отделении новых образовательных технологий в деле 21.3-07 «Государствен-

ные образовательные стандарты, примерные учебные планы» в соответствии с номенк-

латурой дел университета.

Контрольные экземпляры примерных рабочих программ дисциплин находятся:

- в деканатах факультетов и директоратов институтов в деле X-14 «Примерные и

рабочие программы дисциплин по всем специальностям и специализациям, программы

практик.

Контрольные экземпляры примерных рабочих программ дисциплин в деканате

заочного факультета не хранятся

- в директоратах колледжей в деле Х-13 «Примерные и рабочие программы дис-

циплин по всем специальностям, программы практик»




СМК-СТО-01.05-2007


- в отделении новых образовательных технологий в деле 21.3-13 «Примерные и

рабочие программы дисциплин».

Доступ к контрольным экземплярам имеют декан и документовед соответствую-

щего структурного подразделения.

6.1.4 Размножение и рассылка документов.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то такие документы ко-

пируются в количестве экземпляров, соответствующем количеству исполнителей, ука-

занному в резолюции, и предаются в соответствующие структурные подразделения для

исполнения.

Копирование документов внешнего происхождения производится общим отделом

и лабораторией технической поддержки пользователей по заявке общего отдела уни-

верситета.

Выписки из государственных образовательных стандартов, примерных программ

дисциплин необходимы для разработки рабочих программ дисциплин и учебно-

методических комплексов дисциплин преподавателями кафедр. Для этой цели деканы

факультетов или директора институтов организуют рассылку выписок по электронной

почте. В список рассылаемых документов входит:

- квалификационная характеристика выпускника;

- выписка из требования к образовательному минимуму содержания основной об-

разовательной программы по направлению подготовки дипломированного специалиста

(по дисциплинам),

- примерная программа дисциплины.

6.1.5 Ознакомление персонала с поступившими документами.

Сотрудник университета, который получил входящие документы на исполнение,

должен немедленно (в день получения) ознакомиться с их содержанием, выделяя доку-

менты, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в ре-

золюции первым, является ответственным исполнителем, который должен ознакомить с




СМК-СТО-01.05-2007


документом всех других исполнителей в день поступления документа и организовать в

указанный срок его исполнение.

6.1.6 Исполнение поступающей документации.

Документы, поступающие в вуз, исполняются в течение тридцати календарных

дней после поступления. Контроль исполнения требований документа осуществляется

общим отделом университета.

Обязанности сотрудников при исполнении поступающей документации и поря-

док передачи документов из одного подразделения в другое установлены «Инструкцией

по делопроизводству».

Получив и ознакомившись с выписками из государственного образовательного

стандарта и примерной рабочей программы дисциплины преподаватель должен безот-

лагательно приступить к формированию папки учебно-методического комплекса дис-

циплины в соответствии с распоряжением №91 от 23.06.2006 г.

6.1.7 Хранение внешней документации.

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой

страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении

его в дело, соответствующее номеру в номенклатуре дел подразделения.

Порядок оформления, составления описей, оперативного хранения и передачи дел

в архив университета установлены «Инструкцией по делопроизводству».

Контрольные экземпляры государственных образовательных стандартов, при-

мерных учебных планов, а также выписки из этих документов хранятся в соответствии с

требованиями «Инструкции по делопроизводству» и «Номенклатуры дел».

Ответственным за хранение контрольных экземпляров документов является доку-

ментовед соответствующего структурного подразделения.




СМК-СТО-01.05-2007


7 УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ УНИВЕРСИТЕТА. ИДЕНТИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1 Основные этапы управления внутренней документацией:

- определение потребности в разработке документа;

- планирование разработки;

- разработка, оформление и обозначение документов;

- определение статуса документов;

- проверка;

- утверждение, введение в действие;

- регистрация и учёт;

- размножение и распределение;

- хранение;

- анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение;

- отмена;

- изъятие, утилизация;

- архивирование.

Блок-схема управления внутренней документацией приведена в Приложении А.

Управление документами типа формы (Ф) обеспечивается их разработчиками.

Отсутствие в тексте стандарта организации описания отдельных стадий управле-

ния документами, приведённых в матрице ответственности, представленной в таблице

1, означает, что их выполнение обеспечивается лицами, ответственными согласно мат-

рице.

7.2 Основными документами системы менеджмента качества университета яв-

ляются:

- руководство по качеству (РК);

- спецификации процессов (СП);

- стандарты организации (СТО);

- документированный процедуры (ДП) и положения о видах деятельности;




СМК-СТО-01.05-2007


- рабочие инструкции (РИ);

- должностные инструкции (ДИ);

- формы (Ф).

7.3 Оформление документов системы качества включает в себя:

- заполнение колонтитулов документа (при необходимости);

- разработку текста документа;

- графическое описание процедур (при необходимости) с использованием сим-

вольных обозначений, вид и назначение которых определены в разделе 8.

7.4 Реквизиты внутренних документов системы менеджмента качества:

Документы системы качества РК, СП, СТО, ДП, РИ, ДИ – оформляются в соот-

ветствии со своими электронными шаблонами, которые находятся в учебно-

методическом управлении университета. Электронные шаблоны ДИ находятся в управ-

лении кадров университета.

Титульный лист для руководства по качеству, документированной процедуры и

стандарта организации оформляется следующим образом:

Верхний колонтитул титульного листа содержит наименование и знак организа-

ции:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования «Архангельский государственный технический университет»

Вид документа

<Наименование процесса/подраздела>

Код документа <Наименование документа/процедуры>




СМК-СТО-01.05-2007


Титульный лист содержит следующие реквизиты:

Описанный далее вид нижнего колонтитула относится только к документам РК,

ДП, СТО и РИ. В нижнем колонтитуле первой страницы документа в графе «Разрабо-

тал», «Проверил», «Согласовал» указываются фамилии должностных лиц, разработав-

ших и утвердивших документ, даты и номер актуальной версии документа, кроме того,

указываются классификация документа (контрольный/учтенный экземпляр, № экземп-

ляра), номер текущей страницы и общее число страниц документа.

Должность Фамилия И.О./ Подпись Дата Разработал <Разработчик документа> Проверил <Руководитель службы качества> Согласовал <Руководитель процесса> Версия: 1.0 КЭ:_________ УЭ №________ Стр. из

УТВЕРЖДАЮ Ректор АГТУ

И.О.Ф. «___» ______________ 200_ г.

<Вид документа>

СИСТЕМА МЕНДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

<Наименование документа>

<Код документа>

Версия <00>

Дата введения: <Дата введения документа>

СОГЛАСОВАНО Ответственный представитель руководства по качеству, проректор по учебной работе И.О.Ф. «___» ______________ 200_ г.

<Место выпуска>

<год>




СМК-СТО-01.05-2007


На всех последующих листах верхний колонтитул имеет следующий вид:



<Наименование документа/процедуры>

Код документа

В нижнем колонтитуле указываются номер актуальной версии документа, номер текущей страницы и общее число страниц документа: Версия: 01 стр. 23 из 20

Порядок оформления Положений о структурных подразделениях описаны в

СМК-РИ-01.05-01-2007 «Общие требования к построению, содержанию, оформлению,

утверждению «Положения о структурном подразделении» и изменений к нему».

7.5 Для обозначения документов СМК используется следующая система иденти-

фикации:

1) для положений о структурных подразделениях (ПСП) (рисунок 1):

Рисунок 1 – Идентификация положений о структурных подразделениях

ПСП XX.X – XX

Цифровой индекс структурного подразделения по при-

казу от 28.02.2005 №39

Год разработки




СМК-СТО-01.05-2007


2) для документированных процедур и рабочих инструкций (рисунок 2)

Рисунок 2 - Система идентификации документированных процедур и рабочих инструкций

3) порядок обозначения стандартов организации приведён в СМК-СТО-01.00-

2007. Идентификационный код указывают на каждом листе документа.

Идентификационные коды документов СМК используются при ссылках на них.

Для идентификации исходящих документов производится установкой цифрового

индекса и порядкового номера документа на все исходящие документы.

На экзаменационных ведомостях устанавливается штрих-код, описание которого

представлено в СМК-СТО-01.01-2007.

На зачетных книжках, студенческих билетах, устанавливают специальный шифр-

код, описание которого представлено в СМК-СТО-01.01-07.

Классификация документа осуществляется заместителем начальника учебно-

методического управления, присвоение ему номера учтенного экземпляра, порядковый

номер документа, номер его версии устанавливает начальник общего отдела универси-

тета. Контрольному экземпляру номер не присваивается. На контрольном экземпляре

XXХ-ХХ – XX.ХХ . ХХ - XXXX

Буквенное обозначение вида доку-мента (СМК-ДП, СМК-РИ)

Идентификационный номер процесса, в соответствии с реестром процессов, ут-верждённого ректором университета от 5 октября 2006 года

Порядковый номер документа для документированных процедур вто-рого уровня

Год разработки документа




СМК-СТО-01.05-2007


документа при его регистрации проставляется штамп “Контрольный”, на всех учтенных

экземплярах проставляется штамп “Учтённый”.

Лист рассылки прикладывается к контрольному экземпляру документа.

Контрольные экземпляры документов хранятся в общем отделе университета.

Учтенные экземпляры документов рассылаются по подразделениям, которые

осуществляют деятельность, согласно этим документам, а также в учебно-методическое

управление. Представители структурных подразделений, получающие учтенный экзем-

пляр документов, должны расписаться в листе рассылки.

Наименование документа, присвоенный ему номер и количество учтенных экзем-

пляров заносится документоведом общего отдела в журнал регистрации и индексации

документов.

Документы системы менеджмента качества не подлежат перепечатке и копирова-

нию без письменного разрешения ответственного представителя руководства по качест-

ву – проректора по учебной работе.

7.6 Должностные инструкции разрабатываются и оформляются руководителями

структурных подразделений по форме, принятой в АГТУ, согласовываются с начальни-

ком управления кадров и утверждаются ректором университета. Специальных иденти-

фикационных кодов на должностной инструкции не устанавливается. Оригинал долж-

ностной инструкции находится в управлении кадров, а ее копия хранится у документо-

веда соответствующего подразделения. Начальник подразделения обязан ознакомить

работающих и вновь принятых на работу сотрудников с их должностными инструкция-

ми не позднее, чем через два дня после оформления их на работу под подпись в соот-

ветствующей графе. Копия должностной инструкции предоставляется работнику по его

просьбе.




СМК-СТО-01.05-2007


8 ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА Документы СМК вида РК и ДП, РИ содержат следующие разделы:

СОДЕРЖАНИЕ

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

«1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ».

«2 ОПИСАНИЕ».

«3 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ».

«4 НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ».

«5 ПРИЛОЖЕНИЯ».

В разделе «ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ» приводятся все используемые в до-

кументе термины и определения.

В разделе «НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ» определяется цель рег-

ламентируемой деятельности и основные задачи, решение которых обеспечивает дос-

тижение цели, а также устанавливается область применения объекта документирования.

В разделе «ОПИСАНИЕ» дается описание к объекту документирования. В зави-

симости от специфики объекта требования могут излагаться в одном или нескольких

разделах.

В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ» распределяются ответст-

венность и полномочия персонала предприятия по отношению к данному объекту доку-

ментирования, при этом подразумевается, что для реализации ответственности при вы-

полнении какой-то функции персонал наделяется соответствующими полномочиями,

которые могут быть подробно определены в других документах (например, в должност-

ных инструкциях).

В разделе «НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ» перечисляются те документы, ко-

торые используются при написании документа.




СМК-СТО-01.05-2007


В разделе «ПРИЛОЖЕНИЯ» перечисляются приложения к документу в виде таб-

лиц, шаблонов, схем, матриц, рисунков, форм документов, алгоритмов и т.п.

В документах вида ДП в разделе "ПРИЛОЖЕНИЯ" приводится графическое опи-

сание документированной процедуры (по необходимости) с использованием автофигур

из раздела «Блок-схемы Microsoft Word», при составлении которых используются сле-

дующие обозначения:

- Документ или документы. Символ отображает данные, представленные на носителе в удобочитаемой форме;

- Операция процесса. Символ отображает совокупность

взаимосвязанных видов деятельности, преобразующую входы в выходы в рамках операции процесса с указанием ответст-венного, исполнителей и ресурсов;

- Принятие решения. Символ отображает решение с воз-

можным альтернативным развитием событий (например, да/нет). В центре символа – наименование действия с возмож-ным альтернативным развитием;

- Начало или конец процесса. Символ отображает вход из внешней среды или выход во внешнюю среду;

- Стрелка. Отображает переход от одной операции к дру-

гой (направление процесса); - Комментарий. Символ используют для добавления по-

яснений, особых требований к операции (операциям) или к выходным данным;

- Типовой процесс. Символ отображает типовой или опи-

санный в каком-либо документе СМК процесс. При этом в комментарии должна быть дана ссылка на этот документ.

Наименование до-кумента

Наименова-ние действия

Начало/ Конец

Наименование операции

Ответственный Исполнитель Ресурсы

Наименование типового процесса




СМК-СТО-01.05-2007


В документах вида ДИ, ПСП, Ф наличие указанных разделов не является обяза-

тельным требованием.

В содержании ДИ должны быть указаны:

- общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, порядок

замещения на время отсутствия, квалификационные требования);

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность.

Требования к оформлению и содержанию ПСП указаны в СМК-РИ-01.05-01-2007

«Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению «Положе-

ния о структурном подразделении» и изменений к нему».

Требования к оформлению стандартов организации указаны в СМК-СТО-01.00-

2007.

Содержание и вид документа типа Ф (Форма) определяется разработчиком данно-

го документа и зависит от цели использования документа данного вида.

9 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ

9.1 Для идентификации процесса определяются:

- функциональное назначение процесса;

- ответственный за процесс, обеспечивающий его менеджмент;

- выходы процесса и потребители процесса;

- входы и поставщики процесса;

- этапы выполнения процесса;

- управление процессом;




СМК-СТО-01.05-2007


- ресурсы процесса.

9.2 Описание процесса выполняется на бланке шаблона «Спецификация процес-

са» с помощью программы Microsoft Word или Microsoft Excel.

10 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ

Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие яв-

ляется проректор оп учебной работе – ответственный представитель руководства уни-

верситета по качеству.

Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по управлению

документацией приведено в таблице 1 и 2.

Таблица 1 - Распределение полномочий по управлению документацией Отдел,

должностное лицо Полномочия

Учебно-методическое Управление (заместитель на-чальника УМУ)

Учебно-методическое управление ответственно за: - актуализацию всей документации СМК; - проверку всех документов на соответствие требованиям стандартов в области качества (ISO 9001, ENQA и др.); - актуализацию Руководства по качеству.

Общий отдел (начальник обще-го отдела)

- рассылку актуальных документов и изъятие старых документов, под-тверждение через акты сдачи-приемки; - архивирование документации.

Руководители подразделений

Каждый руководитель ответственен за: - адаптацию существующей документации изменяющимся требованиям совместно; - разработку новой документации СМК для своей области совместно с ответственным представителем руководства по качеству; - внесение изменение в документацию своей области; - рассылку актуализированной документации в пределах своей области ответственно-сти; - изъятие старых документов; - возвращение старых документов в общий отдел;

информирование и соответствующее обучение всего персонала, к которому относятся изменения.

Все сотрудники

Все сотрудники ответственны за: - применение исключительно актуализированной документации СК; - применение только оригиналов разрешенных документов и не должны копировать их, так как эти копии не будут актуализироваться.




СМК-СТО-01.05-2007


Таблица 2 – Стадии управления и матрица распределения ответственности и полномочий при управлении документами

Должностные лица Стадии управления

РК СП ДП, РИ ДИ, ПСП

1. Определение потребности в документе Ректор Руководители

процессов Руководители процессов

Ректор, Руководители процессов,


2. Планирование разработки Заместитель на-чальника УМУ

Руководители процессов


Ректор, Руководители процессов,


3. Разработка, оформление Заместитель на-чальника УМУ




4. Определение статуса до-кументов при разработке из числа:

КЭ, УЭ КЭ, УЭ КЭ, УЭ КЭ, УЭ

5. Проверка Ректор Заместитель на-чальника УМУ

Заместитель на-чальника УМУ

УМУ, Руководи-тели подразде-лений, Началь-ник юридиче-ского управле-

ния 6. Утверждение, ввод в дей-ствие Ректор Руководители

процессов Руководители процессов


7. Регистрация, учет

Заместитель на-чальника УМУ; Начальник обще-

го отдела



Отдел кадров (ДИ)

Начальник об-щего отдела

(ПСП)

8. Размножение, распределе-ние

Начальник обще-го отдела





Отдел кадров (ДИ)

Начальник об-щего отдела

(ПСП)

9.Хранение: – место хранения – сроки хранения

Начальник обще-го отдела – КЭ Руководители подразделений, зам. Начальника УМУ; должност-ные лица – УЭ,

ИЭ

До переиздания

Руководители процессов – КЭ Руководители подразделений, должностные ли-

ца – УЭ,


Руководители процессов – КЭ Руководители подразделений, должностные ли-

ца – УЭ


Отдел кадров – КЭ

(ДИ) На рабочих мес-тах – УЭ (копии) Начальник об-щего отдела – КЭ (ПСП)





СМК-СТО-01.05-2007


Продолжение таблицы 2 1 2 3 4 5 10. Анализ, актуализация, внесение изменений, переут-верждение

Заместитель на-чальника УМУ




11.Отмена Ректор Руководители процессов



12.Изъятие, утилизация Начальник обще-го отдела





Начальник отде-ла кадров (ДИ) Начальник об-щего отдела

(ПСП) 13.Архивирование: -место хранения -сроки хранения, лет

Архив

3

Архив

3

Архив

3

На усмотрение руководителей подразделений




СМК-СТО-01.05-2007


ПРИЛОЖЕНИЕ А Графическое описание процесса управления документацией

Подпроцесс 1. Разра-ботка

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ В РАЗРАБОТКЕ ДОКУМЕНТА

Ректор;

Ответственный представи-тель руководства по каче-ству – проректор по учебнй

работе Т= 1дн (трудоемкость)

ПЛАНИРОВАНИЕ РАЗРАБОТКИ

Ответственный представи-тель руководства по каче-

ству Ответственный исполни-

тель-разработчик Т= 1дн

РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТА

Ответственный исполни-тель-разработчик

Группа разработчиков

Т= 3-22 дн

НАЧАЛО

Приказ

Приказ

План разра-ботки

Проекты документа

Перечень работ, ответственные, исполнители сро-ки, трудоемкость

Несоответствия, выяв-ленные при проверке СМК, план КД и ПД. Программа качества. Требования СМК, пере-чень процессов, нуж-дающихся в документи-ровании. План перера-ботки документов

План разработки. Требования доку-ментов СМК и НД внешнего и внут-реннего происхо-ждения

К проекту прикладыва-ется график согласования

1

2




СМК-СТО-01.05-2007


ИСО 9001,СТО СМК 4.2.01, Документы СМК

Согласо-ван ?

Соответ-ствует ?

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Ответственный иполни-тель-разработчик

Руководители заинтересо-ванных подразделений

Т= 2 дн

ЭКСПЕРТИЗА ДОКУМЕНТА НА СООТВ.

ТРЕБОВАНИЯМ ДОКУМЕНТОВ СМК

Ответственны представи-тельруководства по качест-

ву Комиссия по качеству об-разовательной деятельно-сти; Совещание деканов факультетов и директоров институтов; Учёный совет

университета Т= 7-14 дн

Нет

Да

Нет

Да

Замечания

Проект документа с устраненными заме-чаниями

Замечания

Проект документа

Проекты докумен-та, сопроводительные документы

Проект с устра-ненными замечаниями

Проверка со-ответствия документа входным дан-ным

1 2

3 4




СМК-СТО-01.05-2007


ИЗДАНИЕ

Начальник общего от-дела

Т = 5 дн

Зарегистрированный документ

Тираж доку-мента

УЧЕТ ТИРАЖА

Начальник общего от-дела

Т = 0,5 дн

Тираж документа Тираж документа, внесенный в пере-чень

РАССЫЛКА Начальник общего от-

дела Документовед подраз-

деления Т = 1 дн

Тираж документа, внесенный в пере-чень

Лист регистра-ции рассылки

РЕГИСТРАЦИЯ

Начальник общего отделаТ = 0,5 дн

Утвержденный документ

Зарегистрированный документ, запись в журнале о регистрации

Подпроцесс 2. Вне-дрение и примене-ние

Утверждён ? Нет

УТВЕРЖДЕНИЕ Ректор

Ответственный предста-витель руководства по ка-

честву Т = 0,5 дн Замечания

Да

Проект до-кумента

Утвержденный документ

к п. 10

3 4

5




СМК-СТО-01.05-2007


РАЗРАБОТКА КОРРЕК-ТИРУЮЩИХ И ПРЕДУ-ПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТ-

ВИЙ Руководитель подразделе-

ния Исполнители

Т= 1 дн

Протокол о не-соответствии

План КД И ПД

Подпроцесс 3. Актуа-лизация

СМК-СТО-01.03-2007

ОБУЧЕНИЕ Ответственный испол-нитель-разработчик; Руководитель подраз-

деления Т = 1 дн

Программа обучения, до-кумент

Протокол обуче-ния; подписи в листе ознаком-ления

ПРИМЕНЕНИЕ

Документовед подразделе-ния

Персонал подразделений Т – по необходимости

Документ Предложения по доработке

Программа аудита; План аудита

Отчёт об аудите; Протоколы о не-соответствии;

СМК-СТО-01.02-2007

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ

5

6




СМК-СТО-01.05-2007


СОГЛАСОВАНИЕ ИЗ-МЕНЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Ответственный исполни-

тель-разработчик; Представители заинтересо-ванных подразделений;

Т= 2 дн

Согласо-вано?

Нет

Да

Проект измене-ния документа, требования НД и документов СК

Замечания

Проект докумен-та с устраненны-ми замечаниями

Проект изменения документа с уст-раненными заме-чаниями

РАЗРАБОТКА ИЗМЕНЕ-НИЯ ДОКУМЕНТА

Ответственный представи-тель руководства по каче-ству; заместитель началь-

ник УМУ Начальник подразделения

Т= 0,5 дн

План КД И ПД

ЭКСПЕРТИЗА ИЗМЕНЕ-НИЯ ДОКУМЕНТА НА

СООТВЕТСТВИЕ ТРЕБО-ВАНИЯМ НД НА СМК Ответственный представи-

тель руководства по качествуКомиссия по качеству обра-зовательной деятельности; Юридичекое управление

Т= 0,5 дн

Соответ-ствует?

Нет

Да

Замечания

Проект изменения документа, сопро-водительные до-кументы

Изменение документа

6

7




СМК-СТО-01.05-2007


ИЗДАНИЕ

Начальник общего отдела

Т= 2 дн

Зарегистрированное изменение докумен-та

Тираж измене-ния документа

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ

Документовед УМУ Т= 0,5 дн

Изменение документа

Документ с из-менением

РЕГИСТРАЦИЯ

Заместитель начальника УМУНачальник общего отдела

Т= 0,5 дн

Документ с из-менением

Зарегистрированное изменение документа

УЧЕТ

Начальник общего отдела Т= 0,5 дн

РАССЫЛКА

Начальник общего отдела Т= 1 дн

ОБУЧЕНИЕ

Ответственный исполнитель-разработчик;

Руководители структурных подразделений

Т= 1 дн

Тираж изменения документа

Учтенный тираж изменения доку-мента

Учтенный тираж изменения доку-мента

Регистрация в жур-нале рассылки

Программа обучения, изменение документа

Протокол обучения

7

8




СМК-СТО-01.05-2007


Подпроцесс 4. Хранение и изъятие

ХРАНЕНИЕ

Начальник общего отдела Т= 0,5 дн

ИЗЪЯТИЕ ИЗ ОБРАЩЕНИЯ

Ответственны представитель руководства по качеству; Начальник общего отдела

Руководитель подразделения Т= 0,5 дн

КОНТРОЛЬ ИЗЪЯТИЯ

Главный аудитор Внутренние аудиторы

Т= 0,5 дн

АННУЛИРОВАНИЕ

Ответственный представитель руководства по качеству; Начальник общего отдела;

земеститель начальника УМУ Руководитель подразделения

Т= 0,5 дн

Документ, слу-жебная записка

Регистрация в журнале

Решение об изъятии

Регистрация в журнале

Программа ауди-та

Распоряжение об аннулирова-нии

Акт об аннулиро-вании, регистра-ция

КОНЕЦ

Требования о поддержании условий хра-нения

Протоколы не-соответствий

СМК-СТО-01.02-2007

ПРИМЕНЕНИЕ

Персонал подразделений Т= по необходимости

Проект приказа, изменение доку-мента

Предложения по доработке (при необходимости)

8




СМК-СТО-01.05-2007


ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Номера листов Номер измене-ния заменен-

ных новых аннулиро-

ванных

Основание для внесения изменений

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Дата введения изменения

Стандарт -01.05-2007 документами · 2009-01-16 · СМК- СТО-01.05-2007 ......

Documents