Внедрение 1С:Документооборот в Группе компаний Полюс

Внедрение СЭД в группе «Полюс»

--------

2

Ситуация в компании до старта проектаВнедрение СЭД

2007. Выбор в качестве корпоративной платформы для документооборота системы DocsVision.

2007. Внедрение системы Microsoft SharePoint Server - создание общего коммуникационного пространства, в котором могли бы взаимодействовать между собой все сотрудники компании.

2008. Завершение внедрения DocsVision в корпоративном центре – решены задачи: формального документооборота (Приказы, ОРД, НМД, Служебные записки).

2009. Внедрение системы согласования договоров на DocsVision в Красноярской БЕ. 2009-2012. Внедрение DocsVision в основных БЕ в части формального

документооборота.

2007-2014

3

Ситуация в компании до старта проекта

В Компании нет единой системы электронного документооборота; Отсутствует единый инструмент контроля за исполнительской дисциплиной; Отсутствует централизованное хранение электронных документов Компании (происходит

потеря информации); Существующими ИТ-системами не обеспечиваются требования информационной безопасности

к конфиденциальному делопроизводству.

Внедрение СЭД

4

Бизнес-цели и задачиВнедрение СЭД

Бизнес-цель:

Повышение эффективности корпоративного управления и сокращение расходов на документооборот.

Бизнес-задачи:

• снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю (0,01 FTE* в месяц x на каждую 1000 пользователей = 10 FTE);

• сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и Казначейства;

• создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;

• сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;

• контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;

• сокращение доли ручного труда, снижение риска «человеческого фактора» (потеря документов, невыполнение поручений).

5

Бизнес-цели и задачиВнедрение СЭД

Задачи ИТ-проекта:

Выбор платформы для системы электронного документооборота (СЭД); Выбор подрядчика для внедрения системы электронного

документооборота; Формализованное описание управленческих бизнес-процессов в

стандартах ARIS; Внедрение подсистемы электронного согласования договоров в

корпоративном центре; Развертывание электронного архива на платформе СЭД; Внедрение подсистемы контроля исполнения поручений в корпоративном

центре; Перевод системы делопроизводства корпоративного центра на платформу

СЭД; Тиражирование в бизнес-единицы платформы СЭД и решений,

используемых в корпоративном центре; Перевод значительной части внутрикорпоративного документооборота в

электронную форму.

6

Целевая модель электронного документооборотаВнедрение СЭД

Элементы модели электронного документооборота

Модуль «Согласование

Договоров»

Модуль «Делопроизводство»

Модуль «Контроль Поручений»

Модуль «Электронное хранилище»

Поддержка процессов МТО

Поддержка процессов

казначейства

Основные характеристики:

Сотрудники всех бизнес-единиц (БЕ) группы Полюс, участвующие в подготовке, учете, исполнении и контроле документов, работают только с электронными документами.

Передача документов в электронной форме осуществляется между сотрудниками как внутри каждой БЕ, так и между БЕ и между БЕ и КЦ.

Сотрудники, участвующие в электронном документообороте, имеют доступ только к электронным документам в соответствии со своими функциональными обязанностями.

Каждый электронный документ имеет единую ссылку, по которой он может быть открыт в любой БЕ и КЦ в соответствии с правами доступа.

Сквозная интеграция с процессами МТО и Казначейства.

Перспективы развития

7

Выбор системы - 1С корпоративный стандартВнедрение СЭД

Корпоративный стандарт

Управление запасами

Нормативно-справочная информаци

я

Управление ремонтами (1С ТОиР)

Казначейство

Бухгалтерский и

налоговый учет

СЭД?

Внедрение СЭД в рамках корпоративного стандарта 1С позволяет:• Обеспечить единый контур управления;• Минимизировать затраты на интеграцию с другими

корпоративными системами;• Сократить затраты на поддержку в рамках единой ИТ-платформы;• Наличие собственной экспертизы в Компании.

8

Архитектура системыВнедрение СЭД

9

Ключевые нестандартные подсистемыВнедрение СЭД

Категоризация информации по правам доступа – автоматическая и на уровне пользователей;

Доступ к конфиденциальной информации с использованием двухфакторной аутентификации;

Для контроля доступа к конфиденциальной информации за пределами СЭД используется система RMS (Rights Management Services) – даже скачанный на компьютер документ может быть открыт только при наличии связи с системой контроля доступа;

Аудит действий пользователей.

Подсистема защиты информации

10


Обмен информацией и работа узлов в условиях нестабильных и узких каналов

Пакетный обмен информацией с гарантированной доставкой

Работа с документами в двух режимах – «безусловная доставка» или «загрузка по требованию»

Организация разрешения конфликтов Использование единой ссылки во всех узлах –

документ открывается с ближайшего узла

Территориально-распределённый обмен

11


Совместное параллельное редактирование документов.

Возможность параллельного согласования документа с одновременным внесением изменений – нет необходимости повторного пересогласования.

Интеграционное решение с MS SharePoint, позволяющее расширить возможности совместной работы с проектами документов.

Совместное редактирование документов

12

Прозрачностьбизнес-процессов

Полная автоматизация документооборота в Компании Минимизация ручного труда Перенаправление поручений по иерархии исполнения Повышение производительности труда и контроля исполнительской дисциплины Прозрачность всех бизнес-процессов Универсальное защищенное хранение электронного контента

Интеграция с процессами

Казначейства

Интеграция с процессами МТО

Экономическое обоснованиеВнедрение СЭД

13

Команда проектаВнедрение СЭД

Долгов Василий, ответственный за проект

Малакшинова Ирина, менеджер проекта

Каменский Сергей, специалист по «1С:Документооборот»

Каратаев Олег, специалист по «1С:Документооборот»

Проектная команда «1С-КПД»

14

Спасибо за внимание.

15

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ от компании «1С-КПД»

16

Внедрение СЭДУправление составом рабочих групп по документам

17

Внедрение СЭДМодернизация механизма ролевой адресации

18

Внедрение СЭДДоработки для процессов согласования

19

Внедрение СЭДСекретари подразделений

20

Внедрение СЭДОграничение возможностей работы с файлами

21

Внедрение СЭДОграничение возможностей работы с файлами

22

Внедрение СЭДСтруктура РИБ

Бодайбо, Иркутск

Красноярский край, Еруда, Назимово и т.д.

Красноярск

СЭД

Москва

КЦ

Офисы ПС

70 Мбит

Web Клиент, Тонкий клиент


100 Мбит

Офисы ПЛ


100 Мбит

Офис ППWeb

Клиент, Тонкий клиент

ЦОД МиксМак

с в Красноярс

кеMS

100 Мбит

Офисы КБЕ


100 Мбит

Локации ПЛ

Тонкий клиент, TS App Локации

КБЕ

Тонкий клиент, TS App

Локации ПС


Офисы ПС


СЭД

ЦОД Первенец в Бодайбо

BO

1-10 Мбит

1-10 Мбит

Локации Лензоло

то


Локации Первене

ц

8025590Тонкий

клиент, TS App

256К-1Мбит256К-1Мбит

Офис Лензоло

то


Офис Первене

ц


100 Мбит

АлданСЭД

ЦОД в Алдане (Якутск)

AL

Офис Алданзо

лото


100 Мбит

512 К

Омчак, РиМ, Уптар

Магадан

СЭД

Офис ПЛТонкий клиент, TS App

50 Мбит

Офис ОАО

«РиМ»


100 МбитЦОД в

МагаданеMG

Локации ПС

Тонкий Клиент, TS App

Локации ПЛ


Локации ОАО

«РиМ»


6 Мбит

1-20 Мбит

ПС- ООО «Полюс Строй»ПЛ – ЗАО «Полюс Логистика»Тонкий клиент – клиент 1С, работающий через протокол Http\httpsTS APP – Режим работы с 1С через терминальный сервер.Web Клиент - кроссплатформенный и крос браузерный клиент 1С, работающий в любом современном Web Браузере без какой либо дополнительной инсталляции компонентов 1С.

СЭД

ЦОД в Еруде

ER

1-10 Мбит

Структура РИБТиражирование системы «1С:Документооборот»

с привлечением специалистов «1С-КПД».

23

Внедрение СЭД

Центральный узел MS – 660 пользователейСЭД

MS (01)

Периферийный узел MG – 150 пользователей

СЭД

MG (02)

Периферийный узел AL – 195 пользователей

СЭД

AL (04)

Периферийный узел BO – 350 пользователей

СЭД

BO (03)

Периферийный узел ER – 560 пользователей

СЭД

ER (05)

50 Мбит/с 4 Мбит/с15 Мбит/с 512 Кбит/с

220 + 250

70

70

50

50

50

50150

100

100150

25

20400

10

150

24

Внедрение СЭД1С-КПД: сплошные плюсы!

1С-КПД – дочернее предприятие фирмы «1С» 1 место в рейтинге ЦКД Авторский курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» для

организации электронного документооборота» Авторский курс «Технология внедрения 1С:Документооборот» Электронный курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» Разрабатываем полезные приложения для 1С:Документооборот Docstore Более 100обучающих видеороликов на YouTube (более 100 000 просмотров) Более 10 000 автоматизированных рабочих мест c положительными отзывами

клиентов

25

+7 (495) 640 00 93 [email protected]

Внедрение 1С:Документооборот в Группе компаний Полюс

Software