МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ИНСТРУМЕНТ МЕНЕДЖЕРА

ТИПОВОЕ РЕШЕНИЕ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

Проектный портал и распределенное защищенное хранилище документов и задач, доступное в веб-браузере, позволяет эффективно решать задачи управления проектами, документами и бизнес процессами, а также повышать оперативность и своевременность принятия управленческих решений.

В своем составе проектный портал содержит:

модуль документоборота;

управление поручениями;

диаграммы ганта;

календари;

платформу управления неструктурированным содержимым;

хранилище документов;

внутреннюю почту;

средства коллективной работы;

средства поиска;

средства агрегирования информации;

механизмы разграничения доступа;

и многое другое..

Мировая экономика последних лет ставит перед бизнесом серьезные задачи повышения эффективности, а порой и выживаемости. Высокая конкуренция выявляет необходимость не только тщательно продумывать стратегическое направление, но и уделять внимание тактике. Активность компании определяется ее взаимодействием с другими участниками ранка. Потому особенно важны будет скорость и точность взаимодействия, четко отлаженная работа с проектными документами и удобный к ним доступ.

Информационный взрыв последних десятилетий привел к тому, что появился новый тип хранения информации - электронный. Люди не справляются со все более увеличивающимся потоком документов, с его обработкой и хранением. Но сама по себе абстрактная документация не представляет ценности - важен оперативный и регламентированный доступ к ней. И современные иформационные системы обеспечивают такие возможности.

Помимо возросшего объема информации, важной особенностью современного бизнеса является глубокая взаимная интеграция отраслей, компаний и процессов. Успешный бизнес не может развиваться изолированно. Обязательной составляющей этого успеха будет активное взаимодействие компании с другими участниками рынка.

Исторически сложилось, что все договоренности закреплялись людьми - сначала на свицовых пластинах и восковых дощечках, затем на папирусе на пергаменте и наконец - на бумаге. Все эти инструменты, помогающие вести дела и подтверждать договоренности между людьми, развивались параллельно самим экономическим взаимоотношениям.

Сейчас компании имеют возможность контролировать и поддерживать взаимоотношения с партнерами, используя удобные интерфейсы пользователя и быстрые каналы связи.

Информационный проектный портал обеспечивает возможности совместной работы сотрудников, взаимодействие с поставщиками, подрядчиками, представляя собой единое информационное пространство, позволяющее организовывать рабочие группы, управление проектной командой, календарное планирование, отслеживание сроков выполнения задач, оперативный доступ из любой точки мира в том числе и с мобильных устройств, защищенное от проникновения не прошедших аутентификацию пользователей с разграничением доступа на файлы, папки, любые другие информационные объекты.

Встроенные механизмы коллективной работы, отслеживания версий документов, механизмы согласования, подписания, исполнения позволят более эффективно управлять проектами, ресурсами и рабочим временем сотрудников, таким образом позволяя выполнять проекты в заданные сроки и без превышения бюджетов.

Для удобства использования портал содержит несколько представлений (папки с документами, категории, где сотрудник может увидеть представления - ракурсы (документы на согласование, поручения и резолюции, просроченные задачи), запросы, поиск, список сотрудников с их контактными данными, администратор имеет специализированный ракурс - ракурс администрирования, предоставляющий возможсности управления порталом: списком пользователей, механизмам аутентификации, матрицами доступа, средствам настройки поиска, файловых серверов и средств бизнес логики, в дополнение к средствам администрирования имеются специализированные приложения, позволяющие как модифицировать сам портал средствами разработки, так и система построения маршрутов прохождения документов и задач.

Пользователь имеет доступ к требуемым для работы механизмам, таким, как

согласование, отправка на подписание, рассылка внутренним сотрудникам и внешним корреспондентам документов и их проектов. Руководитель проекта и отдельные лица, которым предоставлен доступ имеют возможность видеть агрегированную отчетность и управлять проектами, представленными в виде диаграмм Ганта.

Любой документ в системе может быть создан по шаблону. Использование шаблонов проектных документов, заранее подготовленных, соответствующих корпоративному стилю и стандарту оформления имеет важное значение как для имиджа компании, так и для формирования комлекта выходных документов.

Шаблоны документов в системе ведет предметный администратор. Унификация шаблонов позволяет сотрудникам не задумываться о формате документов, создавая их из единого репозитория, не прибегая к поиску нужных файлов на своем локальном комьютере. Особую важность использование шаблонов приобретает в том случае, если расчет (смет, инженерных расчетов) ведется на основании табличных процессоров, таких, как Excel.

Каждый файл в системе может иметь несколько версий: при редактировании файла система сама запоминает, где сохранен файл у пользователя на компьютере, нет необходимости задумываться о том, "тот ли файл внесен в систему".

создавать версии документов;

разграничивать доступ на файлы и папки до уровня конечного пользователя;

комментировать файлы и папки;

создавать иные элементы (объекты), отсутствующие в файловой системе;

и многое другое..

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

Для работы с документами портал имеет представление, называемое "виртуальная файловая система", доступ к которой осуществляется через веб-браузер: удобное средство коллективной работы, видимое через веб-браузер как обыкновенный проводник Windows, являющимся однако централизованным хранилищем (репозиторием), позволяющим помимо стандартных операций хранения (свойственных файловой системе):

Коллективная работа с документом, включающия механизмы блокирования от изменений (Checkin/Checkout), позволяющая при редактировании автоматически блокировать документ от изменений другими пользователями позволяет раз и навсегда решить вопрос "где самая последняя версия файла, сметы, расчета, договора",- последняя версия (и все предыдущие) находятся в централизованном хранилище файлов: проектном портале.

После создания (путем импорта, создания по шаблону, сканирования) проект документа можно редактировать. Редактирование вызывается по правой клавише

мыши выбором соответствующего пункта меню.

Процесс записи (внесения измененной версии документа в портал) происходит без запроса о том, где находится измененный файл на компьютере пользователя (как делается в большинстве систем): специальный встроенный механизм сам определяет, где именно находится отредактированная версия, что избавляет пользователя от каких либо неудобств, связанных с запоминанием расположения многочисленных редактируемых файлов на своем компьютере.

Остальные пользователи увидят на вместо этого значка "замок", показывающий, что документ

заблокирован. По завершении

внесения необходимых изменений в документ его необходимо "вернуть" в портал, таким образом он станет доступным другим пользователям. Для записи документа в хранилище достаточно выбрать элемент "Запись" в меню и система автоматически запишет его.

По вызову элемента меню "Редактирование" документ автоматически открывается в том приложении, которое предназначено для редактирования документа. Сам докумет блокируется (на рисунке ниже можно увидеть, что слева от названия файла появился специальный значок: "ключ", который указывает на то, что в настоящий момент документ заблокирован и редактируется вами.

ВЕРСИИ ДОКУМЕНТОВ

При работе с документами часто бывает необходимо отслеживать версии и, при случае, сравнивать их, возвращаться к той, которая наиболее подходит к ситуации управления работами, переговорами.

1.0

2.0

2.1

2.2

3.0

3.1

4 (на согласование)

Значительные изменения

Незначительные изменения

При создании новой версии система отследит все связанные с данным документы (например, все связанные дополнительные соглашения к договору) и предложит пользователю варианты их стыковки с новой версией: оставлять связь, копировать связь или разорвать ее.

Версии могут быть иерархичными, их количество и уровень листьев дерева не ограничен.

Для сохранения, ведения и отслеживания версий портал содержит в себе механизмы хранения версионности. Каждая версия независима, она содержит свой файл, свои атрибуты, права доступа, параллельно несколько версий документа могут участвовать в различных бизнес -процессах (согласования, обсуждения итп).

СВЯЗАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Большинство документов не являются автономными: они прямо или опосредованно связаны с другими. Например, договор связан с дополнительными соглашениями, актами выполнения работ, счетами, счетами фактурами, перепиской по его исполнению и многими другими документами.

Система позволяет строить связи между документами с указанием типов связей, при добавлении связанного документа пользователь будет обязан выбрать тип связи.

При некоторых операциях (например, при регистрации приказа, который отменяет данный) установки связей производятся автоматически.

Менеджеру часто бывает необходимо глядя на какой-то документ быстро найти всю информационную базу, которая связывает данных документ с другими, например, понять, была ли официальная переписка по договору с поставщиками, какие счета и акты были выставлены, их статус.

Для связывания документов между собой портал содержит механизм "Связанные документы".

Для того, чтобы сотрудники были всегда в курсе внесенных в документы изменений прусмотрен специальный механизм уведомлений: пользвоатель может подписаться на информирование его об изменениях произошедших с документом, папкой: в случае, если кто - то изменил документ, удалил или добавил файлв папку - система автоматически уведомит его об этом.

ПОДПИСКА НА СОБЫТИЯ

Такая необходимость часто бывает востребованной при пополнении корпоративного хранилища информацией: например, сотрудники отдела продаж всегда будут в курсе новых презентаций, выпускаемых отделом маркетинга, сотрудники отдела проектирования узнают об изменениях в чертеже.

Богатство выбора событий подписки, предоставляемый пользователю дает возможность комбинировать различные варианты уведомлений, а наличие прикладного API позволяет разработчикам не только настраивать свои собственные события, но и обрабатывать уведомления об изменениях, например, запуская процесс workflow.

Для удобства пользователя все поступившие уведомления выносятся также и на отдельную закладку веб-клиента, обеспечивая дополнительные удобства в работе

Ряд документов всегда имеет свою степень конфиденциальности и нельзя допустить, чтобы кто - то просмотрел, или случайно их изменил. Любой объект системы (а документ является подмножеством объектов) имеет свою матрицу доступа. Права доступа разделяются на метаданные документа (карточку) и его содержимое (файл). Кроме обычных механизмов прав портал содержит возможность выдачи прав "до определенного времени"

Доступ на объекты (документы, папки, диаграммы итп) разграничиваются как путем назначения привилегий, так и путем назначения прав доступа непосредственно на объект. Управление правами доступа к объектам системы определяется специальным механизмом – матрицами доступа. Данный механизм предусматривает возможность различным пользователям и группам иметь различные права на объекты системы (создание, просмотр, редактирование, создание версий, удаление и прочие). Каждый объект, который вы видите в веб-интерфейсе (документы, папки) имеет свою матрицу доступа (ACL). ACL содержит список прав доступа для различных пользователей или групп (аксессоров).

Права в системе могут состоять друг относительно друга в следующих отношениях: образовывать иерархии и быть независимыми;

Отношение иерархии подразумевает, то, что более высокое право в иерархии включает в себя действие более низкого права. При отнимании права все права более низкого уровня остаются, а более высокого – также отнимаются.

РАЗГРАНИЧЕНИЯ ПРАВ ДОСТУПА

Предоставление мандатного доступа уместно в таких ситуациях, когда временное ограничение в правах на документ сказывается на бизнесе организации, например, для торговой компании с изменяющимся прайс-листом на товары каждую неделю будет дорого стоить, если продажи будут осуществляться по старым ценам, поэтому вновь созданному прайс-листу можно назначить мандатный гриф доступа, при котором менеджеры по продажам не смогут на следующей неделе не только продать по старым ценам, а даже и увидеть устаревшие цены. В организациях, осуществляющих ремонты хозспособом, сотрудникам, осуществляющим ремонт какого - либо агрегата можно также дать доступ к необходимым чертежам только на время выполнения ремонта, что ограничит ошибки и возможные злоупотребления.

После того, как документ создан он всегда проходит стадию коллективной работы: разные сотрудники вносят изменения, коммнентируют: для коллективной работы над документом портал имеет механизмы не только блокирования, редактирования, но и механизмы комментариев, форум.

Каждая папка может содержать различные информационные материалы, в суть которых входить подчас достаточно сложно. Чтобы пользователи ориентировались в информационном пространстве быстрее портал имеет специальные возможности по аннотированию папок, в которых содержатся документы.

КОММЕНТИРОВАНИЕ И АННОТИРОВАНИЕ

Сотрудник может в любой момент времени отослать ссылку на готовящийся проект (договора, технического задания) своим коллекам, спросив их мнения, или руководитель, просматривая готовые к передаче заказчику документы может

прокомментировать не очень хорошо смотрящиеся фразы.

Комментарии могут быть линейными (в виде простой таблицы), так и иерархическими (древовидными): организовывая обсуждения, позволяя группировывать обсуждения по темам, вопросам, замечаниям. Можно обсуждать документы и по электронной почте, однако централизованное хранилище предоставляет большие возможности как по дальнейшему использованию (вся переписка сохраняется на сервере), так и по охвату: вновь подключившийся к проекту сотрудник с ходу поймет, что «не так» с документом, какая у него история, что беспокоило коллег и какие действия были предприняты.

Зайдя в папку пользователь сразу увидит, что именно содержится, бросив взгляд на краткую аннотацию.

Однако только возможностью создания аннотаций папок функциональность портала не ограничивается: по любой папке возможны проводить обсуждения в рамках имеющегося форума.

На снимках экрана ниже видно, как более понятным становится содержимое папки после добавления краткой аннотации.

На снимках экрана ниже видно, как более понятным становится содержимое папки после добавления краткой аннотации.

Добавление пояснений (аннотирование) производится прямо из веб-браузера с помощью встроенного редактора комментариев.

Любая проектная работа связана с выдачей поручений, задач и резолюций.

Портал предоставляет возможность выдачи поручений по документу и отслеживание их выполнения, а также предоставляет возможность осуществлять контроль исполнения документа.

ИСПОЛНЕНИЕ ЗАДАЧ И ПОРУЧЕНИЙ

Резолюции и поручения могут заводиться как руководителем лично, так и его секретарем и специальным сотрудником отдела контроля и делопроизводства. Внешний вид создаваемого поручения (а они могут быть созданы как по документу, так и без оного, могут быть созданы по пришедшей задаче, позволяя руководителю делегировать свои функции согласования и подписания) представлен ниже.

Создавая поручение или резолюцию, сотрудник указывает:

Текст поручения; Срок исполнения; Приоритет; Уведомление об исполнении; Контролеры поручения; Документы (или объекты) для рассмотрения в поручении; Исполнителей поручения;

Контроль исполнительской дисциплины неотъемлимая составляющая любого управления. Сводная статистическая отчетность вкупе с представлением "сводка" покажут все просроченные задачи, а аналитическая отчетность в графическом виде укажет на "узкие горлышки" невыполненных задач, группируя их по отделам, типам задач, или иным необходимым критериям.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

С помощью встроенного механизма отчетов руководители организации всегда могут в режиме реального времени увидеть текущий статус документов и, с помощью технологии "Drill down", оценить течение бизнес - процессов, опускаясь до уровня любого подразделения и исполнителя

Для просмотра просроченных задач в рабочем месте пользователя предусмотрено специальное представление - таблица, в которым просроченные задачи выделены цветом.

Задачи, требуемые для успешного ведения и окончания проекта всегда взаимосвязаны. Руководителю проекта или группы удобно работать с единым представлением задач, последовательно связанными друг с другом. Ракурс (представление) задач в виде диаграммы Ганта позволят одним взглядом оценить текущее состояние проекта и обеспечить эффективное планирование.

Для планирования, выполнения и отслеживания регламентных работ портал имеет механизм, основанный на визуализации работ в виде диаграмм Ганта, представляющий собой отрезки (графические плашки), размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельной задаче или подзадаче. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами.

Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня».

Поднося указатель мыши к любой из задач, пользователь может видеть текущий статус задачи: начало, % выполнения.

Все задачи сотрудникам по проекту приходят в Папку входящих сообщений ("Входящие"), где открывая задачу сотрудник может вносить ежедневные или еженедельные статусы о продвижению работы по задаче.

Руководитель может увидеть сводную информацию по выполнению вплоть до отдельной задачи.

ДИАГРАММА ГАНТА ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЛАНИРОВАНИЕМ

Переходя в ракурс исполнителей можно увидеть, какие задачи назначены в разрезе сотрудников (диаграмма Ганта показывает выполнение проекта в разрезе задач).

Любое взаимодействие с контагентами, внутренняя работа так или иначе связаны с календарными датами и временем. Управления календарными событиями служат для подготовки к каким-либо мероприятиям, управления совещаниями, резервированием ресурсов (например, переговорных комнат, автомобилей итп). Сотрудники в портале могут создать столько календарей, сколько им будет необходимо для эффективного выполнения своих обязанностей: система не ограничивает их количество.

В нужное время система сообщит о приближающемся событии.

Использование календаря позволяет рациональнее планировать рабочее время.

УПРАВЛЕНИЕ КАЛЕНДАРНЫМИ СОБЫТИЯМИ

Переписка с контагентами, обеспечивающая оперативное взаимодействие обычно ведется по электронной почте. Но эта переписка не менее важна для сохранения, обработки (например, при обсуждении проекта ответа на письмо): портал имеет специальные средства для синхронизации с электронной почтой

СИНХРОНИЗАЦИЯ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Синхронизация с почтой еще один механизм, позволяющий использовать единую систему хранения корпоративной информацией, структурируя переписку, например, по определенному вопросу, проекту. Большая часть информации находится в электронной почте, уходящие из компании сотрудники уносят с собой частицу отношений с клиентами, да и, подчас, тяжело бывает вспомнить или найти всю переписку по какому - либо поводу.

Синхронизация с почтовым сервером позволяет через определенные промежутки времени специальному фоновому процессу обращаться к провайдеру электронной почты и вносить новые сообщения в хранилище. Настройки позволяют хранить не только присланные или отправленные сообщения, но и файлы в них содержащиеся. Перенос переписки на специализированный сервер не только обеспечивает гарантированную сохранность информации на сервере, но и дополнительные возможности в виде структурированного хранения по вопросам, темам, проектам, клиентам с возможностью поиска по тексту не только писем, но и вложений в них.

При сохранении или изменении любого документа системы полнотекстовый сервер обновляет информацию об объекте, храня в отдельном каталоге специальный "полнотекстовый индекс". Поддержка морфологии русского языка позволит найти слово во всех доступных словоформах, так например, по слову "документ" будет также найдено "документов", "документы" и др.

СРЕДСТВА ПОИСКА

Поиск в портале возможен как атрибутивный (по

атрибутам-метаданным документов), так и по текстам файлов документов (полнотекстовый).

Для обеспечения механизмов полнотекстового поиска архитектура портала предусматривает специальный выделенный сервис полнотекстовой индексации и поиска.

При выборе определенного типа объекта (документа), обладающего дополнительными атрибутами поисковые возможности будут автоматически расширены, предлагая выбор пользователю по заполнению дополнительных полей, свойственных только именно данному типу документа.

Кроме полнофункциональной карточки поиска, предлагающей обширный выбор атрибутов портал предлагает простой поиск, в котором пользователю достаточно ввести слово или фразу и найдутся все элементы портала, в которых это слово содержится.

Используя режим замещения при уходе в отпуск, сотрудник может не беспокоиться о порученных ему задачах при уходе в отпуск: все задачи на время его отсутствия будут перенаправлены оставленному им заместителю автоматически.

РАБОТА С "ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ"

Корзина с удаленными документами еще один удобный инструмент, имеющийся в портале.

В корзину помещаются все удаленные пользователем документы и папки. В случае необходимости или случайного удаления функциональность корзины позволяет восстановить документы и папки.

РАБОТА С КОРЗИНОЙ

Пользуясь функцией замещения, сотрудник говорит системе автоматически перенаправлять поступившие ему задачи, указанному сотруднику. Сотрудник выбирается из справочника "Оргструктура".

Если руководители не используют портал самостоятельно, а передают распоряжения через секретарей - механизм замещения позволяет перенаправлять все задачи руководителя его секретарю, тем не менее, оставляя возможность работы в системе и руководителю.

Поддержка полного жизненного цикла документа осуществляется механизмами платформы, на которой построен проектный портал. Шаблон маршрута согласования позволяет создавать как заранее предопределенные пути прохождения документов с указание конкретных лиц (или должностей) сотрудников, которым необходимо согласовать документ, так и роли пользователей (например, ответственный за проверку бюджета итп).

МЕХАНИЗМЫ СОГЛАСОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЯ

Сервисы «Согласование» и "Подписание"

предоставляют возможность направлять документ на проверку, согласование, подписание с должностными лицами, не являющимися автором документа. Согласование и подписание документов всегда завершает жизненный цикл проекта документа, после чего он переходит в стадию "Действующий".

Редактор маршрутов согласования документов позволяет создавать путь электронного одобрения, без каких либо специфических графических дизайнеров, наглядный, интуитивно понятный веб-интерфейс дает возможность в течение одной - двух минут отправить документ по маршруту.

В рамках ведения контрагента предусмотрена не только отдельная карточка для самого контрагента, но и специальная форма контактов, позволяющая видеть в табличной форме все контакты контрагентов.

Проектный портал содержит в своем составе ведение информации о контрагентах (как поставщиках и субподрядчиках, так и о клиентах.

Ведение контрагентов обычно производится в разрезе проекта, по которому ведется работа, однако возможно иметь сводный ракурс по всем контрагентам одновременно.

ВЕДЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О КОНТРАГЕНТАХ И КОНТАКТАХ

СОВМЕСТИМОСТЬ С МОДУЛЕМ ТЕХНИЧЕСКОГО АРХИВА

Для инженера, конструктора, специалиста эксплуатирующей организации очень важно иметь в структурированном виде архивную информацию, содержащую чертежи, сметы, формуляры, эксплуатационную документацию. Для конструкторского отдела важно разделить электронные документы, находящиеся на стадии проектирования/внесения изменений от готовых, которые были отправлены заказчику или переданы в производство. Для разделения рабочих и финальных документов и существует архив, в который передаются финальные версии материалов, которые далее не изменяются.

Передача в архив является финальной стадией жизненного цикла документа и производится в соответствием со специальным регламентом.

Использование технического архива вкупе с принятыми регламентными процедурами по обязательному отражению в архиве всех проводимых изменений, внесению всей монтажной, проектной документации значительно упрощает дальнейшие эксплуатацию, модернизации и ремонты. Информационный архив представляет собой единое, доступное через веб-браузер защищенное структурированное хранилище, служащее для хранения и управления всех документов, требуемых для поставки, эксплуатации, сервисного сопровождения.

Подсистема "Технический архив" является отдельным модулем, описание которого не входит в настоящий документ. Проектный портал на 100% совместим с модулем "Технический архив", интеграция проектного портала с ним бесшовна.

Используя выделенный сервер хранения записей аудита, администраторам портала предоставляется возможность полностью исключить злоупотребления, возможные в случае, если записи о действиях с документом находятся в той же системе управления базами данных, где хранятся метаданные документа.

Вся история по документу, папке отображается на отдельной закладке карточки с надписью "История".

ХРАНЕНИЕ ИСТОРИИ РАБОТЫ

Сохранение и отражения истории работы со сметами, документами имеет особую важность: часто бывает необходимо посмотреть, кто именно создавал документ, вносил в него изменения, копировал, менял права доступа: архитектура системы реализует возможность автоматического сохранения истории работы от момента создания документа его создания до его удаления.

Большой набор фильтров истории позволяет не только фильтровать события по определенному критерию, но и с помощью встроенного дизайнера отчетов формировать аналитические срезы по использованию объектов хранения технического архива, определять к каким документам был произведен доступ сотрудником за определенный период и любые иные аналитические и статистические выборки, важные для администраторов безопасности.