52№ 8` 2008 г.

Корпоративные стандарты: разработка положения о структурном подразделении

А.А. Назаренко начальник отдела консалтинга и внедрениякомпании «ИнтерТраст»

В прошлом месяце мы говорили о методике разработки и эксплуатации внутренних нормативных документов организации. Сейчас же предлагаем вам перейти к разработке конкретного документа, а именно – положения о структурном подразделении. Сделаем мы это на примере подразделения, в зону ответственности которого входят процессы общего документообо­рота и делопроизводства – так будет интереснее. Недаром говорят: «Своя рубашка ближе к телу».

Порядок разработки документаДокументы этого типа разрабатываются по направлению снизу вверх

(по оргструктуре). Это означает, что при регламентации деятельности боль­шого подразделения, состоящего из нескольких меньших, целесообразно начинать разработку с малых подразделений, переходя к более крупным. К примеру, начать с отделов, перейти к департаменту или начать с бюро, перейти к отделам.

Практика показывает, что разработка проекта одного такого докумен­та возможна в среднем за 1–7 рабочих дней. Здесь многое будет зависеть от наличия образцов аналогичных документов, опыта составителя, объема собранной информации и степени ее структурированности.

Очень важно провести опрос среди профильных специалистов и управ­ленцев подразделения с письменной фиксацией полученной информации. Здесь вам могут пригодиться опросные листы (см. Пример 1).

Затем этих же специалистов целесообразно будет привлечь к «публично­му обсуждению» разработанного проекта нормативного документа. И здесь важно перевести его в конструктивное русло. Для этого подскажем вам один нюанс. Объявите, что к рассмотрению будут приниматься только правки текста в виде окончательно выверенных формулировок (а не пожеланий и идей) с аргументацией, почему первоначальная формулировка в разрабо­танном проекте документа данного специалиста или управленца не устро­ила. Если люди поймут, что им придется выполнять положения принятого

См. статью «Корпо-ративные стандарты: тонкости разработки и использо-вания»на стр. 6журнала№ 7’ 2008

53№ 8` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

нормативного документа, им станет небезразлично, по каким правилам придется работать. В этом случае вы получите много действительно ценных предложений и дополнений, а возможно, и исправлений.

Подчеркнем, что круг участников «публичного обсуждения» должен быть шире узкой группы должностных лиц, согласующих проект доку­мента. Однако «задирать планку» не стоит, так как при большом количест­ве сотрудников, привлекаемых к обсуждению, увеличатся и временные затраты на разработку документа, а вы рискуете оказаться «заваленными» различными рацпредложениями. Оптимальным будет обсуждение только с грамотными, заинтересованными в результате специалистами.

Пример 1

ЗаКрытОЕ аКцИОНЕрНОЕ ОбщЕСтВО «ЯСНый СОКОл»

ОПрОСНый лИСт1

№ от .

Подразделение Эксперт

1. Основные задачи подразделения

2. Функции в рамках задач

3. Внутренние документы подразделения

4. Входящие документы подразделения

5. Исходящие документы подразделения

Примечания

� Безусловно,привыявлениикаких-либодополнительныхсведенийоподразделении(наличиевегодокументооборотедокументовконфиденциальноголибосекретногоделопроизводстваипр.)вопросныйлистследуетвнестисоответствующиеизменения.

54№ 8` 2008 г.

Содержание документаС общими требованиями к разработке и жизнеобеспечению внутренних

нормативных документов мы разобрались в предыдущем номере журнала. а вот особенности составления каждого из разделов положения о подраз­делении мы рассмотрим прямо сейчас. После этого покажем вам пример такого документа.

Предлагаемая в статье структура положения не является жесткой, но она уже отработана на большом количестве разнообразных организаций как в российской Федерации, так и в ближнем зарубежье. Поэтому ее с уверен­ностью можно назвать логичной и оптимальной. таким образом, взяв нашу модель себе на вооружение, вы в значительной степени сможете повысить эффективность разработки не просто единичного документа, а всей структуры аналогичных документов вашей организации. При прочтении этой части ста­тьи вам следует выделять вопросы, которым необходимо уделить особое вни­мание при интервьюировании коллег. Ведь предлагаемые нами решения могут оказаться для вас оптимальными, но, скорее всего, они потребуют адаптации под вашу корпоративную культуру и особенности бизнес­процессов.

1. Общие положения

В этом разделе должны быть описаны назначение, зона ответственности и, при необходимости, введены определения и сокращения. Отмечу дополни­тельно, что весь первый раздел посвящен самому нормативному документу, а не объекту управления (т.е. не структурному подразделению).

Первый пункт раздела «общие положения» определяет применимость документа. См. Пример 2, а также пункт 1.1 в образце документа в Примере 9.

Настоящее положение определяет структуру, управление, функции и права структурного подразделения Секретариат административного де-партамента Общества.

В дальнейшем желательно указать перечень должностных лиц организа­ции, деятельность которых напрямую связана с описываемым подразделением. Очевидно, что в этот список войдут работники самого подразделения, а также вся вертикаль управления от непосредственного руководителя до генерального директора (см. Пример 3, а также аналогичный пункт в Примере 9).

Настоящее положение о структурном подразделении должны использовать следующие должностные лица:

– генеральный директор Общества, – административный директор, – начальник и работники Секретариата, а также

Пример 2

Пример 3

55№ 8` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

– остальные работники общества, по роду деятельности связанные с подразделением Секретариат либо находящиеся в функциональном подчинении у его руководителя.

Необходимо указать и методику согласования и утверждения проекта документа, а также ввода его в действие. В статье из прошлого номера жур­нала мы говорили о целесообразности работы на предприятии целой систе­мы внутренних нормативных документов (речь шла о построении системы регулярного менеджмента). Если следовать этой логике, то в организации за методику подготовки, согласования, утверждения и ввода в действие всех локальных нормативных документов должен отвечать отдельный норма­тивный документ – регламент. В этом случае в тексте положения о струк­турном подразделении нужно будет прописать структуру должностных лиц, участвующих в каждой процедуре данного регламента:

При выполнении процедур согласно регламенту № 003.007 «Подготов-ка, согласование, утверждение и ввод в действие нормативных документов в ЗАО «Лукоморье»» исполнителями являются:

– генеральный директор Общества – утверждающее должностное лицо;– административный директор – согласующее должностное лицо;– начальник юридической службы – согласующее должностное лицо;– начальник секретариата – исполнитель по подготовке проекта и вне-

сению изменений согласно замечаниям согласующих и утверждающего должностных лиц.

Именно в этом разделе необходимо разместить небольшой глоссарий по всем словам, значения которых могут быть неочевидны читателям, либо тех слов, которые могут неоднозначно трактоваться при прочтении. Сокращения также необходимо обеспечить ясной и однозначно восприни­маемой трактовкой. Ведь, например, кадровики под аббревиатурой тК рФ однозначно будут понимать трудовой кодекс российской Федерации, а вот специалисты, связанные с внешнеэкономической деятельностью, под той же аббревиатурой без малейшего сомнения поймут таможенный кодекс российской Федерации. И подобных примеров масса!

Общество – Закрытое акционерное общество «Лукоморье».БП – бизнес-процесс. Бизнес-процессом является любая устойчивая пос-

ледовательность исполняемых работниками организации действий (процедур), приводящая в конечном итоге к созданию внутренней либо внешней ценности.

В случае ввода в документе сокращений либо терминов в остальном тексте документа следует отдавать преимущество в использовании именно этим, определенным в начале документа терминам и сокращениям.

Пример 4

Пример 5

56№ 8` 2008 г.

2. Организация подразделения

В разделе «Организация подразделения» или «Организационные по­ложения» необходимо описать управление, подчиненность, внутреннюю структуру подразделения и методику ее утверждения и изменения.

Очевидно, что при рассмотрении внутренней структуры подразделения особое внимание необходимо уделить названиям должностей. т.е. нуж­но проконтролировать соответствие штатного расписания и структуры подразделения. В этом разделе допускается использовать графическое представление информации.

Здесь же можно кратко рассказать о квалификационных и иных требо­ваниях, предъявляемых к работникам структурного подразделения, включая его руководителя.

У подразделения может быть несколько направлений деятельности. Ка­кая­то группа сотрудников подразделения при сохранении административ­ной подчиненности непосредственному руководителю одновременно может находиться в функциональном подчинении у другого руководителя. Эти особенности тоже должны найти свое отражение в положении. Например, секретарь директора по производству административно подчиняется ука­занному директору, но функциональное подчинение у нее будет закреплено за подразделением Секретариат.

Еще один вопрос, который должен найти отражение в документе, – методика замещения руководителя подразделения при его отсутствии на рабочем месте.

Кроме того, здесь желательно указать перечень внутренней и внеш­ней нормативной документации, на основании которой структурное подразделение осуществляет свою деятельность.

Как все это сформулировать, показано в Примере 9, раздел «Органи­зационные положения».

3. Задачи и функции структурного подразделения

В этот раздел простым перечнем с возможными ссылками на другие внутренние нормативные документы вносится обобщенно вся информация о задачах и функциях из соответствующих пунктов опросных листов (в нашем Примере 1 это пункты 1 и 2).

Секретариат административного департамента обеспечивает надлежащее и своевременное выполнение задач по следующим направлениям деятельности:

– прием и обработка входящей корреспонденции согласно регламенту № 004.003 «Прием и обработка входящей корреспонденции»;

– подготовка проекта, организация согласования, подписания, отправки и контроль доставки исходящей корреспонденции согласно регламенту № 004.004 «Подготовка, согласование и подписание исходящих документов»;

– контроль исполнения поручений генерального директора и кол-легиальных органов управления Обществом согласно регламенту № 004.005 «Контроль исполнения поручений»;

– <. . .>.

Пример 6

57№ 8` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

В случае если нормативные документы по процессам подразделения (регламенты) еще не разработаны, то на этапе подготовки положения о под­разделении можно просто перечислить все процессы, которые устойчиво выполняются в данном подразделении либо проходят через него.

Секретариат административного департамента обеспечивает над-лежащее и своевременное выполнение задач по следующим направлениям деятельности:

– прием и обработка входящей корреспонденции;– <. . .>.

В случае если можно четко разделить процессы подразделения на 2 груп­пы: профильные и дополнительные (в которых работники подразделения выполняют единичную функцию, например, производят регистрацию документа), – то это нужно делать.

Отдел инвестиций финансового департамента обеспечивает надлежащее и своевременное выполнение задач:

– по следующим направлениям деятельности:– контроль исполнения инвестиционного бюджета;– сбор данных и подготовка проекта инвестиционной программы;– внесение изменений в инвестиционную программу;

– а также являющихся дополнительными (не основными):– подготовка документов для тендерного комитета согласно

регламенту № 007.011 «Подготовка и проведение конкурсов»,– <. . .>.

Детализация функций работников подразделения в рамках описан­ных задач (направлений деятельности) делается в последующих разделах документа.

4. Права подразделения

Описывая права подразделения, следует отметить, что они полностью консолидированы у его руководителя.

В положение о подразделении следует включать права и обязанности лишь по тем видам деятельности и тем проектам, которыми это подразделе­ние будет заниматься в течение срока действия разрабатываемого норматив­ного документа. Например, автоматизация процессов документооборота – обычно краткосрочный проект, который не занимает более 4 месяцев. Если вы захотите детально регламентировать деятельность сотрудников, связан­ную с ним, то лучше это сделать в отдельном нормативном документе.

Способ составления данного раздела вы можете увидеть в Примере 9.

Пример 7

Пример 8

58№ 8` 2008 г.

5. Ответственность подразделения

Ответственность подразделения, аналогично правам, зачастую консо­лидирована у его руководителя. таким образом, при выявлении отклонения в работе подразделения либо иных несоответствиях ответственность прежде всего несет руководитель. Если при этом данный руководитель выявил работника в подчиненном ему подразделении, допустившего отклонения в производственном процессе, он обязан выяснить причины и принять со­ответствующие меры (от мер дисциплинарного воздействия по отношению к работнику до внесения корректив в нормативные документы).

В любом случае при описании ответственности следует максимально избегать любой конкретики, так как каждый случай несоответствия является уникальным, поэтому ответственность за него также может быть возложена на работника подразделения исключительно в индивидуальном порядке и не автоматически.

6. Взаимоотношения подразделения

Задачей этого раздела прежде всего является описание потоков докумен­тов либо иных ценностей, проходящих через описываемое подразделение. Устанавливая четкие критерии для каждого из входящих в подразделение документов, мы можем полностью стандартизировать документы как при­нимаемые подразделением, так и отправляемые им.

К примеру, если в зону ответственности нашего подразделения входит отправка исходящей корреспонденции, то отправка бухгалтерской докумен­тации должна в обязательном порядке производиться с сопроводительным письмом, составляемым по принятой в организации форме. Четкое фор­мулирование критериев качества (в нашем примере – форма и методика заполнения сопроводительного листа) позволяет:

– значительно ускорить процесс дальнейшей обработки и отправки исходящей корреспонденции;

– четко отслеживать ситуацию, не позволяя работникам подразделения доделывать работу за других, занимаясь самостоятельным выясне­нием непредоставленной информации.

Следует учитывать также размер раздела. Если он превысит одну страницу, то его лучше выполнить в виде приложения.

7. Ответственность руководства

Здесь описывается прежде всего порядок контроля выполнения поло­жений нормативного документа. Для этого устанавливаются ответственные за данный процесс должностные лица организации и методика выявле­ния отклонений и наложения дисциплинарных взысканий на виновных работников.

логику и формулировки данного раздера вы также можете увидеть в Примере 9.

59№ 8` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

8. Хранение и архивирование

Здесь нужно ответить на следующие вопросы:– где хранится бумажный оригинал документа?– где в локальной сети организации работники могут ознакомиться

с текстом актуальной версии данного нормативного документа?– где и сколько времени хранится подлинник после окончания срока

его действия?Как это можно сделать, показано в Примере 9.

9. Порядок внесения изменений

Название этого раздела говорит само за себя. тут следует описать порядок инициации процедуры внесения изменений (т.е. актуализации документа). Фактически подход к разработке этого раздела мы рассмотре­ли в предыдущем номере журнала, поэтому сейчас ограничимся образцом такого раздела, приведенном в Примере 9.

10. Приложения

Приложениями к положению о структурном подразделении могут быть различные материалы, например:

– перечень регламентов деловых процессов, в которых участвует дан­ное подразделение;

– точки взаимодействия с другими подразделениями либо со сторон­ними организациями (это могут быть документы различных типов);

– лист ознакомления с данным документом сотрудников организации;– лист регистрации изменений, вносимых в документ.

Пример документабезусловно, в этой статье предложена обобщенная модель документа

с расширенным набором функций, часть из которых в каких­то определен­ных организациях может и не понадобиться. Поскольку задач, решаемых регламентацией, великое множество, то, сконцентрировавшись на каких­то определенных из них, составители нормативного документа могут удалять из предложенной нами универсальной модели определенные разделы по своему усмотрению. либо наоборот – расширять имеющиеся и добав­лять новые, если была выявлена потребность в более детализированном рассмотрении некоторых вопросов.

В заключение хотелось бы отметить важность поддержания разработанного документа в актуальном состоянии, чтобы он не ложился «мертвым грузом» на ответственное подразделение, а оказывал постоянную помощь в работе:

– устанавливал определенные внутренние показатели качества и – позволял организовать эффективную работу подразделения.

60№ 8` 2008 г.

УтВЕрЖДЕНОприказом ЗаО «альянс­В» от 01.08.2007 № 97

Закрытое акционерное общество «альянс­В»(ЗаО «альянс­В»)

Положение о канцелярии управления делами генерального директора

Москва, 2008

Пример 9

61№ 8` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

1. ОбщИЕ ПОлОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение (в дальнейшем – Положение) определяет структуру, уп­равление, функции и права структурного подразделения Канцелярия управления делами генерального директора ЗаО «альянс­В».

1.2. Настоящее Положение должны использовать в своей работе следующие должностные лица Общества:

– генеральный директор; – управляющий делами генерального директора;– начальник канцелярии;– работники канцелярии;– а также секретари руководящих работников общества.1.3. При подготовке проекта, согласовании, утверждении и вводе в действие положения

о подразделении канцелярия, согласно регламенту № 004.003 «Подготовка, согласование и утверждение нормативных и организационно­распорядительных документов в ЗаО «альянс­В»», исполнителями являются следующие должностные лица:

– генеральный директор Общества — утверждающее должностное лицо;– управляющий делами — согласующее должностное лицо;– начальник юридической службы — согласующее должностное лицо;– начальник канцелярии — исполнитель по подготовке проекта и внесению измене­

ний согласно замечаниям согласующих и утверждающего должностных лиц.1.4. Определения:– Общество – Закрытое акционерное общество «альянс­В» (ЗаО «альянс­В»);– Канцелярия – Канцелярия управления делами генерального директора

ЗаО «альянс­В».1.5. Сокращения:– бП – бизнес­процесс. бизнес­процессом является любая устойчивая последователь­

ность исполняемых работниками организации действий (процедур), приводящая в конечном итоге к созданию внутренней либо внешней ценности.

– ДИ – должностная инструкция. Нормативный документ организации, описываю­щий требования, права, обязанности и роли, выполняемые работником в рамках исполнения своих должностных обязанностей.

2. ОрГаНИЗацИОННыЕ ПОлОЖЕНИЯ

2.1. Структурное подразделение Канцелярия возглавляет должностное лицо Общества — начальник канцелярии.

В структуру Канцелярии входят следующие должностные лица Общества, подчиненные непосредственно начальнику канцелярии:

– заместитель начальника канцелярии;– делопроизводитель канцелярии;– секретарь­референт канцелярии;– руководитель группы фондов;– инспектор группы фондов;– специалист группы фондов.2.2. В структуру Канцелярии в рамках функционального подчинения ее начальнику

входят все работники Общества, ответственные за процессы делопроизводства и документо­оборота (включая электронный). административное руководство указанными работниками Общества при этом сохраняется за непосредственными руководителями этих работников.

2.3. Канцелярия имеет в своем составе структурно подчиненную группу фондов, струк­тура, управление, функции и права которой определены в документе № 003.004 «Положение о структурном подразделении «Группа фондов»».

62№ 8` 2008 г.

2.4. Графическое представление организационной структуры Канцелярии:

2.5. Начальник канцелярии назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора Общества по личному составу.

2.6. Должностные лица канцелярии назначаются на должность и освобождаются от нее приказом генерального директора Общества по личному составу в соответствии с представлением, подаваемым управляющим делами.

2.7. Структура канцелярии утверждается приказом генерального директора по представ­лению управляющего делами в рамках утверждения организационной структуры Общества либо раздельно, с внесением соответствующих изменений в штатное расписание.

2.8. На должность начальника канцелярии назначается специалист, имеющий высшее образование, знания в области делопроизводства и документооборота, а также имеющий управленческий опыт либо не менее 1 года опыта работы на аналогичной либо замещающей должности. Остальные требования, предъявляемые к руководителю канцелярии, детально описаны в ДИ данного работника.

2.9. При возникновении расхождений в области квалификационных либо иных требо­ваний к работнику Канцелярии имеющим силу считается требование, имеющее более позд­нюю дату утверждения. Выявление такого расхождения в обязательном порядке инициирует процесс внесения изменений в подлежащий актуализации нормативный документ.

Во время отсутствия начальника канцелярии (отпуск, болезнь, командировка, обучение и прочие случаи, предусмотренные тК рФ и трудовым договором) его замещает работник, назначаемый распоряжением административного директора Общества на постоянной либо временной основе.

2.10. Квалификационные и иные требования, предъявляемые к работникам Канцелярии, детально описаны в соответствующих должностных инструкциях:

– ДИ начальника канцелярии № 003.003.01;– ДИ заместителя начальника канцелярии № 003.003.02;– ДИ делопроизводителя канцелярии № 003.003.03;

-

63№ 8` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

– ДИ секретаря­референта канцелярии № 003.003.04;– ДИ руководителя группы фондов № 003.004.01;– ДИ инспектора группы фондов № 003.004.02;– ДИ специалиста группы фондов № 003.004.03.2.11. В рамках выполнения своих функций работники канцелярии должны применять

следующие нормативные документы:– Гражданский кодекс российской Федерации;– действующее законодательство рФ;– постановления Правительства рФ;– указы Президента рФ;– государственные стандарты рФ.2.12. В рамках выполнения своих функций работники канцелярии должны применять

следующие внутренние нормативные документы Общества:– Инструкция по делопроизводству № 003.101;– альбом форм документов Организации № 003.102;– регламент № 003.103 «Обработка входящей корреспонденции»;– регламент № 003.104 «Подготовка, согласование, подписание и отправка исходящих

документов»;– регламент № 003.105 «Подготовка, согласование и утверждение нормативных

и организационно­распорядительных документов»;– регламент № 003.106 «Контроль исполнения поручений»;– регламент № 003.107 «Прием документов в архив»;– регламент № 003.108 «Выдача документов из архива»;– регламент № 003.109 «Уничтожение документов»;– ДИ начальника канцелярии № 003.003.01;– ДИ заместителя начальника канцелярии № 003.003.02;– ДИ делопроизводителя канцелярии № 003.003.03;– ДИ секретаря­референта канцелярии № 003.003.04;– ДИ руководителя группы фондов № 003.004.01;– ДИ инспектора группы фондов № 003.004.02;– ДИ специалиста группы фондов № 003.004.03.

3. ЗаДаЧИ И ФУНКцИИ

3.1. В рамках выполнения своих функций в процессе «Обработка входящей корреспонденции» работники Канцелярии выполняют следующие действия:

– вскрытие отправления, идентификация адресата и регистрация входящего документа;– подбор связанных документов;– регистрация резолюции и постановка поручений на контроль;– снятие с контроля.3.2. В рамках выполнения своих функций в процессе «Обработка исходящей

корреспонденции» работники Канцелярии выполняют следующие действия:– подготовка проекта исходящего документа;– внесение изменений в проект исходящего документа;– регистрация подписанного документа;– организация отправки документа;– контроль доставки документа.3.3. В рамках выполнения своих функций в процессе «Подготовка, согласование и ут­

верждение нормативных и организационно­распорядительных документов» работники Канцелярии выполняют следующие действия:

– подготовка проекта документа;– внесение изменений в проект документа;

64№ 8` 2008 г.

– регистрация утвержденного документа.3.4. В рамках выполнения своих функций в процессе «Контроль исполнения

поручений» работники Канцелярии выполняют следующие действия:– формирование поручения в СЭД;– контроль сроков исполнения;– подготовка отчета об исполнительской дисциплине.3.5. В рамках выполнения своих функций в процессе «Прием документов в архив»

работники Канцелярии выполняют следующие действия:– подготовка документов для передачи в архив;– экспертиза ценности;– прием документов на архивное хранение.3.7. В рамках выполнения своих функций в процессе «Выдача документов из архива»

работники Канцелярии выполняют следующие действия:– регистрация запроса;– организация выдачи документа;– контроль возврата.3.8. В рамках выполнения своих функций в процессе «Уничтожение документов»

работники Канцелярии выполняют следующие действия:– выделение документов к уничтожению;– экспертиза ценности;– организация уничтожения документов.

4. ПраВа

4.1. Права начальника канцелярии указаны в его трудовом договоре с Обществом.4.2. Начальник канцелярии при выполнении своих должностных обязанностей имеет

право в установленном порядке:– централизованно получать, в соответствии с предварительно разработан­

ными и утвержденными сметами, ресурсы, необходимые для эффективного функционирования структурного подразделения;

– организовывать выполнение решений, принятых вышестоящим руководством, по вопросам компетенции подразделения;

– требовать от руководителей иных структурных подразделений Общества своевре­менного и полного предоставления документов, необходимых для выполнения Канцелярией своих задач и функций;

– по поручению и согласованию с административным директором и в соответствии с действующим законодательством отвечать на предложения, заявления и жалобы от организаций, акционеров и граждан, относящиеся к компетенции структурного подразделения Канцелярия;

– вносить административному директору предложения, направленные на улучшение работы смежных подразделений, связанных с Канцелярией общими процессами;

– знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающимися деятельности Канцелярии;

– требовать от руководства Общества оказания содействия в исполнении функций и задач подразделения и в реализации прав, предусмотренных настоящим Положением;

– по доверенности представлять интересы Общества в органах государственного управления и иных организациях и предприятиях по вопросам, относящимся к компетенции Канцелярии;

– проводить заседания, собрания по вопросам деятельности подразделения;– в порядке и пределах, установленных генеральным директором Общества, подпи­

сывать документы, связанные с осуществлением возложенных на подразделение обязанностей.

65№ 8` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

5. ОтВЕтСтВЕННОСтЬ

5.1. Начальник канцелярии несет ответственность за:– причинение Обществу убытков в результате действий либо бездействия работников

подразделения;– некачественное либо несвоевременное выполнение своих обязанностей;– некачественное и несвоевременное выполнение задач либо функций, возложенных

на структурное подразделение настоящим Положением;– нарушение действующего законодательства, нарушение требований организаци­

онно­правовых и других документов;– достоверность предоставляемых руководству Общества сведений;– разглашение информации о сотрудниках и структуре Общества, а также иных све­

дений, имеющих конфиденциальный характер и входящих в «Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну» № 007.103.02, либо сведений, составляющих коммерческую тайну аффилированных структур;

– совершение действий, которые могут повлечь материальный ущерб либо негативно отразиться на имидже Общества и аффилированных структур;

– принятие решений по вопросам, не входящим в компетенцию начальника канцелярии, без согласования с руководством Общества.

5.2. В случае изменения условий выполнения работ начальник канцелярии готовит пред­ложения об изменении настоящего Положения, которые оформляет в виде служебной записки на имя административного директора. При утверждении изменений в настоящее Положение начальник канцелярии фиксирует их в листе регистрации изменений (дополнений).

5.3.Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего регламента:– все работники, участвующие в выполнении работ по настоящему Положению, несут

дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований, приведенных в нем;– наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или

недобросовестное выполнение своих обязанностей по настоящему Положению проводится на основании приказа генерального директора Общества по представ­лению административного директора Общества.

6. ВЗаИМООтНОШЕНИЯ

6.1. Взаимодействие Канцелярии с другими подразделениями Общества и сторонними организациями следующее:

№ п/п

Подразделение / ор­ганизация – источник

документацииДокумент

Наименование руководящего

документа

Подразделение / организация, в ко­торое передается

документация1 любая сторонняя

организацияВходящее письмо

регламент № 003.103 «Обра­ботка входящей корреспонденции»

Генеральный дирек­тор Общества, ру­ководители направ­лений деятельности

2 любое подразде­ление, работнику которого требуется, согласно служебной необходимости, от­правлять исходящую корреспонденцию

Исходящий документ либо пакет докумен­тов и сопро­водительный лист

регламент № 003.104 «Подго­товка, согласование, подписание и от­правка исходящих документов»

любая сторонняя организация

<. . .>

66№ 8` 2008 г.

6.2. В пределах своих прав и обязанностей Канцелярия реализует принятые решения через службы и подразделения Общества. При необходимости, по согласованию с административным директором, взаимодействует с организациями, не указанными в п. 6.1.

7. ОтВЕтСтВЕННОСтЬ рУКОВОДСтВа

7.1. Контроль исполнения:7.1.1. Контроль исполнения разделов настоящего Положения осуществляет

административный директор Общества.7.1.2. требования настоящего Положения являются обязательными для исполнения

всеми должностными лицам, перечисленными в п.1.2 Положения.7.1.3. При выявлении нарушений в соблюдении требований Положения админист­

ративный директор проводит детальный анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

– в случае когда нарушение вызвано личной халатностью работника, проводит с ним разъяснительную беседу и по результатам принимает решение о применении мер дис­циплинарного воздействия. Принятое решение административный директор доводит до сведения генерального директора Общества в виде докладной записки с указанием факта нарушения, нарушителя и предложением о мере дисциплинарного воздействия;

– в случае когда нарушение явилось следствием изменения условий выполнения работ, – инициирует внесение изменений в настоящее Положение и связанные с ним как нормативные документы самого подразделения, так и Общества в целом, для обеспечения его соответствия фактическим процессам.

7.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего регламента:7.2.1. Все работники, участвующие в выполнении работ по настоящему Положению,

несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований, приведенных в нем.7.2.2. Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное

или недобросовестное выполнение своих обязанностей по настоящему Положению проводится на основании приказа генерального директора Общества по представлению административного директора Общества.

8. ХраНЕНИЕ И арХИВИрОВаНИЕ

8.1. Подлинник настоящего Положения («контрольный экземпляр») подлежит хранению в Канцелярии Общества.

8.2. актуальная редакция Положения доступна в корпоративной сети Общества по адресу: \\Server\Нормативные документы\Положения о структурных подразделениях.

8.3. Подлинник Положения («контрольный экземпляр») после окончания срока действия, аннулирования либо замены хранится в ведомственном архиве Общества 3 (три) года.

9. ПОрЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИй

9.1. административный директор один раз в год пересматривает настоящее Положе­ние с целью выявления несоответствий целям и планам Общества, а также возможным изменениям реального процесса.

9.2. По итогам рассмотрения административный директор может принять решение о про­длении действия настоящего Положения без внесения каких­либо изменений. В этом случае срок действия продлевается на следующий год, при этом делается соответствующая запись в «листе регистрации изменений (дополнений)» контрольного экземпляра. В противном случае административный директор делает запись о том, что документ требует пересмотра, и продляет его действие на срок, не превышающий 1 (одного) месяца, в течение которого и должны быть внесены изменения, а также проведены процедуры согласования и утверждения.

9.3. Запись о пересмотре текста Положения инициирует процесс подготовки, согла­сования и утверждения его новой редакции.

9.4. также решение об изменении настоящего Положения может принять генеральный директор Общества на основании предложений, сделанных другими участниками процес­сов, в которых участвует Канцелярия, а также внутренними или внешними аудиторами.

67№ 8` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

Приложение № 1к Положению о канцелярии управления делами генерального директора ЗаО «альянс­В»

лИСт рЕГИСтрацИИ ИЗМЕНЕНИй (ДОПОлНЕНИй)

№ п/п

Инициатор разделВступление

в силу изменений

Старая редакция текста

Новая редакция текста

1 Системный администратор О.Д. Старцев. Основание: служебная запис-ка от 23.10.2007 №144-с

8. Хранение и архивиро-вание

01.11.2007 Основание: приказ от 25.10.2007 № 207

8.2. Актуальная редакция Поло-жения доступна в корпоративной сети Общества по адресу: \\Server\Н о р м а т и в н ы е документы

8.2. Актуальная редакция Поло-жения доступна в корпоратив-ной сети Обще-ства по адресу: \\Server\Норма-тивные докумен-ты\Положения о структурных подразделениях

2 Административный директор А.Н. Соколов

01.08.2009 Основание: приказ от 01.08.2008 № 117

Срок действия Положения про-длен на 1 кален-дарный год с 01.08.2008 по 01.08.2009

<. . .>

Приложение № 2к Положению о канцелярии управления делами генерального директора ЗаО «альянс­В»

лИСт ОЗНаКОМлЕНИЯ

№ п/п

Должность Ф.И.О.Дата и подпись пос­ле ознакомления с

Положением

1 Управляющий делами генерального директора

Л.Д. Романова

02.08.2007

2 Начальник канцелярии М.В. Оводов

02.08.2007

<. . .>