Event-management. С самого начала.

Спикер: Вероника Сысуева.

✔ Генеральный директор Zebra Company;

✔ бизнес-консультант тренингового агентства «Мастер-класс»;

✔ спикер Всероссийского форума массовых коммуникаций Fusion (г.Санкт-Петербург);

✔ спикер Межрегионального образовательного форума «Молгород» (г.Чебоксары);

✔ модератор и эксперт ряда конференций;

✔ преподаватель Санкт-Петербургского государственного университет (СПбГУ) и Института внешнеэкономических связей, экономики и права (ИВЭСЭП);

✔ и др.

Вероника Сысуева:

● подготовлено около 100 официальных и праздничных мероприятий;

● разработано более 20 PR-программ для коммерческих структур;

● организовано 32 концерта звезд эстрады;● реализовано 12 авторских проектов, 3 из которых стали

ежегодными;● бюджеты проектов от 7000 руб. до 70000$;● общее количество зрителей и участников – 29 тыс. человек.

Опыт в цифрах:

Идея мероприятия: ЧТО и КАК вы делаете?Придумайте фишки, яркую реализацию.

Цель мероприятия: ЗАЧЕМ вы это делаете?Всегда одна и четко измерима.

Задачи мероприятия: ЧТО надо сделать, чтобы добиться цели? Всегда несколько, каждая измерима (критерий достижимости). Выполнение задач = достижение цели.

Основная целевая аудитория: для кого мероприятие? Учитывайте пол, возраст, географию, образование, места сбора, источники получения информации, интересы.

Все зафиксировать письменно!

Концепция мероприятия

Возможные формы мероприятия:Коммерческие Некоммерческие Корпоративные

концерт благотворительный фестиваль

юбилей

показ модной одежды выставка Новый год

вечеринка сбор средств День открытых дверей

презентация праздник в детском доме

презентация

спортивный турнир дегустация семинар

тренинг флешмоб выезд на природу

и др. и др. и др.

Бюджет мероприятия — смета ваших расходов на подготовку, включая постоянные и переменные статьи.

Бюджет мероприятия

Постоянные статьи Переменные статьиАренда помещения Организация питания (кейтеринг)

Аренда света и звука Печать раздаточного материала

Фотограф, видео-съемка Аренда гостиницы

Аренда украшений Печать приглашений

Гонорары вип-гостей Дегустационный материал

Питание и проживание вип-гостей Организация трансфера

Трансфер вип-гостей Аренда спорт. инвентаря

Любая реклама - печать афиш, флаеров, баннеров, SMM

Изготовление отличительной символики

Охрана Подарки участникам

Прокат костюмов для артистов Изготовление сувениров

и др. и др.

ФР : (СУ — ПР) = кол-во человек

ФР — фиксированные расходыСУ — стоимость участия (билет, взнос)ПР — переменные расходы

Пример:Аренда зала для семинара 30 тыс, гонорар тренера — 70 тыс. Организация питания участника семинара 5 тыс. и мы ожидаем 20 человек. Сколько минимум должен быть взнос за обучение на 1 человека, чтобы семинар «вышел в 0»?

100 000 : (? — 5 000) = 20 человек

Внимание: формула не учитывает спонсорских средств.

Формула безубыточности

● Размещение рекламы на мероприятии (спонсоры)● Частные пожертвования (например, сбор средств)● Меценатство● Продажа билетов● Работа алкогольного бара на мероприятии● Продажа фаст-фуда, сладкой ваты, попкорна и др.● Продажа сувениров на мероприятии (с символикой или

автографами)● Платная фотография в интересном оформлении● Сдача в аренду инвентаря (спортивный и др.)

Откуда идут деньги?

Спонсор — компания или частное лицо (реже), которые дают вам денежные средства в обмен на организованную рекламную компанию.

Меценат — компания или частное лицо, которые дают вам денежные средства, не требуя ничего взамен, из личных благих побуждений и желания помочь. Обычно не работают с коммерческими мероприятиями.

Спонсорство и меценатство

Виды спонсоров

Денежные спонсоры.Дают деньги в обмен на рекламу. Обычно работают по договору оказания рекламных услуг.

Информационные спонсоры. Оказывают информационную и рекламную поддержку (СМИ, тематические сайты, службы рассылок, рекламные агентства). Часто работают без договора, предоставляют подтвержденный печатями медиа-план.

Бартерные спонсоры.Предоставляют свои услуги бесплатно в обмен на рекламу (типография, гостиницы, авиакомпании, площадки). Могут работать как по договору, так и без него.

1. Рассылка писем-заявок.2. Назначение личных встреч.3. Подписание договоров, выставление счетов.4. Перечисление денежных средств (возможно

частями).5. Организация рекламной кампании.6. Предоставление пригласительных на

мероприятие.7. Формирование отчета после мероприятия.8. Подписание акта выполнения работ.9. Изготовление благодарственного спонсору.

Порядок работы с денежными спонсорами:

1. Рассылка писем-заявок.2. Назначение личных встреч.3. Подписание договоров (?) и медиа-планов.4. Размещение вашей рекламы.5. Ваше размещение логотипов в рекламной

кампании мероприятия (одновременно с п.4).6. Предоставление пригласительных на

мероприятие.7. Формирование отчета после мероприятия.8. Изготовление благодарственного

информационному спонсору.

Порядок работы с информ. спонсорами:

Как выбрать потенциального спонсора?

Аудитория мероприятия Аудитория спонсора

Целевые аудитории совпадают

1. Определение концепции и даты мероприятия.2. Выбор VIP-гостя (спикер, шоу-звезда, топ-ведущий).3. Поиск контактов на официальном сайте или в базах.4. Проверка свободного времени в датах (на сайте).5. Запрос гонорара и райдеров (технический и бытовой).6. Отправка предоплаты гонорара.7. Подтверждение гостем брони даты.8. Перед мероприятием или сразу после — передача второй части

гонорара.

Внимание:Перелет ПроживаниеПитаниеЗвук.аппаратура

Порядок работы с VIP-гостем:

Не входят в гонорар, если не указано отдельно.Являются вашими расходами.

1. Определение концепции и даты мероприятия.2. Выбор группы, запрос гонорара/райдеров — за 3 месяца до

мероприятия.3. Поиск спонсоров (денежных и информационных).4. С первых же денег - внесение предоплаты и бронь даты.5. Начало рекламной кампании и продаж билетов.6. Поиск остальных спонсоров (одновременно с п.5), площадки и

др.7. Полномасштабная рекламная и промо-кампания, много точек

продаж билетов.8. Оплата второй части гонорара.9. Покупка билетов.10. Концерт (выполнить райдеры).11.Отчеты спонсорам.

Как подготовить концерт без бюджета:

1. Очень желательно наличие у вас юридического лица (ООО и др.) или ИП. Либо ищите у знакомых.

2. По закону вы должны заплатить налоги с продаж билетов.

3. Налоги со спонсорских средств, проходящих по банковским счетам, заплатить придется.

4. 95% денежных спонсоров заключают договора.

5. Административная и уголовная ответственность.

Юридические особенности:

✔ 4 недели, ✔ 8 онлайн-встреч, ✔ 30 реальных кейсов, ✔ опыт 7 лет организации событий, ✔ образцы спонсорских писем и

особенности работы.

Уже сейчас заявки 14 участников, 2 компании, 35 заявок на бюджет.

WWW.ZEBRACOMPANY.RU(раздел Дистанционное

обучение)

Дистанционный курс «Event-management»

Вероника Сысуева

+7 964 36 96 200www.zebracompany.ru

Ник: zebra_ya

Контакты: