19 мая 2015 Москва, Рэдиссон Славянская www.docflow.ru

Современные технологии управления информацией в бизнесеИван ЕгинМенеджер группы по управлению информационными рисками, КПМГ

19 мая 2015 Москва, Рэдиссон Славянская www.docflow.ru

КПМГ в России и СНГ

Москва

Нижний Новгород

Казань

Санкт-Петербург

Екатеринбург

Новосибирск

Ростов-на-Дону

Тбилиси

Баку

Бишкек

Алматы

АстанаЕреван

Львов

Атырау

Красноярск

ПермьКиев

25 лет в России

СНГ: 7 стран, 18 офисов

Более 4 000 специалистов

Иван Егин

Менеджер,Группа по управлению информационными рисками

T: +7 812 313 7300 ext.36085M: +7 965 090 21 68E: IEgin@kpmg.ru

4

Сбор и создание

Использование

Хранение

и удаление

Анализ

1

2

3

4

Жизненный цикл

информации

Информация

внешняя

внутренняя

структурированная

Этапы жизненного цикла информации

не структурированная

Сбор и создание информации

Создание документов в электронном или бумажном виде

Ввод данных из документов в ИТ-системы

Классификация и каталогизация документов в электронном или бумажном виде

1

Сбор и создание информации: e-Invoicingобзор передовых практик

Компания: Крупный производитель напитков и продуктов питания

Кейс: В структуру Компании входят несколько крупных заводов, а также филиальная сеть по всей территории Российской федерации. Реализация продукции Компании осуществляется через развитую сеть дистрибуторов, а также непосредственно покупателям. В связи большим потоком первичных документов как от поставщиков, так и от покупателей, в Компании было принято решение об автоматизации процесса обработки входящих и исходящих счетов-фактур, товарных накладных.

Эффект от внедрения:

Обмен электронными счетами: 80% дистрибуторов и 25% поставщиков сырья и упаковки

Своевременная оплата в связи с сокращением сроков пересылки документов

Сокращение ошибок, связанных с человеческим фактором

Сокращение затрат на распечатку, заполнение и пересылку документов

Решение:

Внедрение системы обработки счетов-фактур в электронном виде (e-Invoicing)в том числе: организация роуминга между

различными операторами ЭДО интеграция с ERP-системой

1

Использование информации2

Поиск информации

Извлечение информации

Возможность повторного использования

Совместный доступ

Распространение информации

Использование информации: Мобильностьобзор передовых практик2

Компания: Крупное предприятие в сфере черной металлургии

Кейс: Предприятие производит широкий спектр металлопродукции. На предприятии работают более 50 000 тысяч сотрудников, а количество документов, создаваемых подразделениями предприятия, составляет десятки тысяч документов в день. Сотрудники руководящих звеньев предприятия часто выезжают в командировки, участвуют в совещаниях. При этом необходимость контроля исполнения поручений, подписания документов сохраняется и в тот период, когда руководители работают без доступа к стационарному компьютеру или ноутбуку. Отсутствие такого доступа отрицательно сказывается на сроках исполнения поручений и подписания документов.

Эффект от внедрения:

Ресурс рабочего времени у руководителей в среднем увеличился на 1 – 2 часа в день

Процесс подписания документов значительно ускорился Повышенная осведомленность руководителей о статусе

выполнения поручений

Решение:

Комплексная автоматизация документооборота, включая мобильную версию приложения для руководителей

Использование информации: Collaborationобзор передовых практик2

Компания: Предприятие судостроительной отрасли

Кейс: Предприятие разрабатывает техническую документацию на строительство и модернизацию судов, осуществляет переоборудование и ремонт судов. В связи с географической удалённостью различных подразделений предприятия сотрудники проектных команд испытывали сложности с взаимодействием в рамках выполнения различных проектов. В частности, были затруднены обмен и совместная работа над документами, хранение рабочей документации и контроль ее версионности, а также не было организовано общее хранилище информации.

Эффект от внедрения: Общий доступ к файлам, календарям, рабочей

документации по проектам Возможность постановки задач, рассылки уведомлений по

электронной почте Организована внутренняя база знаний и хранилище

информации Совместная работа над документами Ресурс рабочего времени увеличился на 30% в связи с

повышением интенсивности коммуникации между сотрудниками

Решение:

Система совместной работы (collaboration software)

Хранение и удаление информации 3

Аккумулирование информации

Долговременное хранение информации

Уничтожение информации

Хранение информации: Электронный архивобзор передовых практик

Компания: Крупный производитель продуктов питания

Кейс: Компания осуществляет поставки производимой продукции покупателям в крупные города европейской части Российской Федерации с нескольких складов. Ежемесячное количество отгрузок составляет 8 000. На каждую отгрузку распечатывается комплект товаросопроводительных документов. Компании необходимо контролировать получение подписанных покупателями документов. Компания столкнулась со следующими сложностями: Высокая загрузка сотрудников склада на сортировку поступающих от покупателей документов в бумажном

виде Длительное время на пересылку документов в централизованную бухгалтерию в головном офисе Компании Сложности с хранением и поиском документов

Эффект от внедрения систем:

Высвобождение 1 штатной единицы в бухгалтерии Высвобождение 50% времени работников склада Сокращение времени на обработку и пересылку

первичных документов с 6 – 9 до 1 – 2 рабочих дней Удаленное хранение первичных документов в

бумажном и электронном виде на стороне подрядчика

Решение:

В компании было принято решение о внедрении следующих систем: Система сканирования и

распознавания первичных финансовых документов

Электронный архив

3

Анализ информации 4

Подготовка отчетов

Формирование прогнозов

Построение моделей

Анализ информации: Бизнес-аналитикаобзор передовых практик

Компания: Крупная нефтегазовая компания

Кейс: Компания имеет географически распределённые дочерние и зависимые общества (ДЗО), а также ряд общих центров бухгалтерского обслуживания (ОЦО). Контрагенты не всегда своевременно предоставляют оригиналы первичных документов, предоставляя при этом в ДЗО их копии по электронной почте или по факсу. Отражение документов в бухгалтерском учете может осуществляться бухгалтерами ОЦО на основании копий документов из электронного архива. Однако, важен контроль за получением оригиналов первичных документов и загрузке оригиналов в электронный архив. Также, Компании необходимо четко идентифицировать сотрудника ДЗО, ответственного за предоставление и загрузку в электронных архив оригиналов первичных документов.

Эффект от внедрения:

Улучшенный контроль предоставления поставщиками оригиналов первичных документов, улучшенная собираемость оригиналов.

Высвобождение рабочего времени бухгалтера ОЦО на анализ информации.

Решение:

Внедрение отчета в системе электронный архив, содержащего в себе различные аналитики, включая привязку к центрам финансовой ответственности, номер заявки на расход, имя ответственного сотрудника и пр.

4

Неструктурированные данные

ЭДО

Big data

BI

Бумажные документы отсутствуют, или их число сведено к минимуму

Архивы бумажных документов отсутствуют

Высокая ориентация на мобильные технологии

Обмен документами в электронном виде

Широкое применение Big Data и BI

Применение облачных технологий

Управление информацией - взгляд в будущее5

Назад Вперед

Спасибо!

Иван Егин

Менеджер,Группа по управлению информационными рисками, КПМГ

T: +7 812 313 7300 ext.36085M: +7 965 090 21 68E: IEgin@kpmg.ru