M-Files – легкое архивирование и управление документами

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Введение

► M-Files – входит в топ-20 лучших СЭД (Gartner)► 16 000 клиентов в 100 странах мира► Партнер в России и странах СНГ – компания FTS

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

M-Files - это мощная и, в тоже время, простая в

использовании система электронного

документооборота, решающая проблемы

хранения, поиска и совместной работы с

документами

Что такое M-Files?

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

НЕДОСТАТКИБОЛЬШИНСТВА СЭД

ECM

ERP

CRM

DMS

СВЯЗИ

ИТ-СИСТЕМАМИ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИПРИНЯТИЕ

ОТ ИТ-ОТДЕЛАЗАВИСИМОСТЬ

В ЭКСПЛУАТАЦИИ

IT TASKSset up workflows

manage document permissions

allow sharing for contractors

re-organize server folder structure

create internal system training

СЛОЖНОСТЬ НИЗКОЕ

ОТСУТСТВИЕ

С ДРУГИМИ

СИЛЬНАЯ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

ОТЛИЧИЯСЭД M-FILES

ERP

CRM

DMS

make staff better.IT TASKS

ИНТЕРФЕЙСПРОСТОЙ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИПРИНЯТИЕВЫСОКОЕ

СВЯЗЬ

ИТ-СИСТЕМАМИ

ВЗАИМО-

С ДРУГИМИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМБИЗНЕС-

КОНТРОЛЬ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Основные характеристики M-Files► Централизованное хранение документов

Документы доступны всем авторизованнным пользователям► Быстрый и гибкий поиск

Автоматическая классификация документов по их реквизитам, поиск по названиям, словам в тексте и реквизитам документов

► Повышенная безопасность Разграничение прав доступа к документам, встроенные ЭЦП, автоматическое

резервное копирование► Автоматическое отслеживание изменений

Контроль версий документов, протоколирование изменений► Поддержка международных стандартов

ISO 9000/9001, EU GMP Annex 11, FDA 21 CFR Part 11, SOX► Интеграция с другими офисными приложениями

Microsoft Office, E-mail, CRM, ERP, сканеры документов,...

Хранилище документов M-Files

как виртуальный диск в Windows

Интеграция с Microsoft Office

- cохранение документов в M-Files

Заполнение учетной карточки документа

Определение прав доступа к документам

Интеграция с Microsoft Outlook

- архивирование эл. почты

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

ДИНАМИЧЕСКОЕУПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ

ОРГАНИЗАЦИЯ НА БАЗЕ

СОДЕРЖАНИЯ МЕСТАИНФОРМАЦИИ ЕЕ ХРАНЕНИЯ

а не

ТИП ДОКУМЕНТА

КЛИЕНТ

ДАТА

РАЗРЕШЕНИЯ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

ПЛЕЙЛИСТ

АРТИСТ

ЖАНР

АЛЬБОМ

iPhoneЭТО ТАК ЖЕ ПРОСТО КАК

Динамическая группировка документов в

виртуальные папки на основании их свойств

Связь документов с клиентами, проектами

и любыми другими учетными данными

Полнотекстовый

поиск

Автоматическое отслеживание версий документов

Сравнение версий документов

Создание документов из

шаблонов с автозаполнением и

присвоением названия

Использование гиперссылок на

документы в системе

Постановка задач пользователям

Список задач пользователя

Автоматические напоминания о назначении, задержке, выполнении задач

Отображение задач в календаре

Электронное согласование

документов по настраиваемым

цепочкам

История комментариев к документу

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Электронно-цифровые подписи

► Подтверждение подписи хранится в M-Files

► Связывает документ или запись БД с подписантом

► 1 или более подписей на документе

► Для документов и записей БД

► Подтверждение подписи встраивается в документ

► Контроль изменений после подписания

► 1 подпись на документе► Только для документов► Требует сертификата ЭЦП

Простая электронная подпись Усиленная электронная подпись

M-Files поддерживает оба варианта!

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Распознавание текста• Преобразование существующих графических файлов в PDF с возможностью поиска

Бумажные

документы

Локальный или сетевой сканнер Распознавание текста M-Files

(OCR)

Документ в M-Files

• Распознавание текста и сохранение документов, поступающих со сканеров

Работа с документами в режиме «оффлайн»

Веб-доступ к документам

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Мобильный доступ к документам

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Отчеты по документам и бизнес-процессам

Спасибо за внимание!