1

time management

Ma avremo

mai tempo

per gestire

il nostro

TEMPO???

pin

om

angio

ne

2

definizionepin

om

angio

ne

Il tempo è quella qualità della natura che impedisce agli eventi di accaderetutti contemporaneamente

Ultimamente non sembra funzionare …

3

Schematizziamo

Il nostro

TEMPO

URGENTE

URGENTE

NON URGENTE

NON URGENTE

IMP

OR

TA

NT

E

IMP

OR

TA

NT

EN

ON

IMP

OR

TA

NT

E

NO

N IM

PO

RT

AN

TE

I II

III IV

pin

om

angio

ne

4

Primo quadranteURGENTE

IMP

OR

TA

NT

E

II

III IV

• Problemi pressanti• Computer che non funziona• Scadenze pagamenti• Vendere• Consegnare• Problemi legali• Manca la carta igienica• Telefonata della moglie o marito …

• In una parola CRISI !!!

pin

om

angio

ne

5

Terzo Quadrante

URGENTE

NO

N IM

PO

RT

AN

TEI II

IV

• Interruzioni• Alcune telefonate ricevute• Fax con la dicitura urgentissimo• E-mail• Fare il lavoro degli altri …• ATTIVITÀ URGENTI CHE NON

FARANNO MAI LA DIFFERENZA PER LA SOCIETÀ

pin

om

angio

ne

6

Quadrante pinomangione

In verità non è che non ho tempo ….Lo impegno nelle cose che più mi piacciono …Ultimamente mi piace far NIENTE (pinomangione).p

inom

angio

ne

7

Quarto Quadrante

I II• Mondoffice / Internet• Alcune telefonate fatte• Pulire la tastiera con cura

maniacale• Fare lavoro con programmi che

non si conoscono• Attività piacevoli …• Riunioni inutili..

NON URGENTE

NO

N IM

PO

RT

AN

TE

III Normalmente ci si dedica al quadrante IV quando molto

stanchi perché si sono fatte tutte attività del quadrante III…

pin

om

angio

ne

8

Secondo QuadranteNON URGENTE

IMP

OR

TA

NT

E

I

III IV

• Formazione• Pianificazione• Prevenzione• Consolidamento relazioni importanti• Organizzazione• Verifica• Progetti a termine• CURA DI SE STESSI E DELLA

FAMIGLIA

pin

om

angio

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9

CRISI

Il nostro

TEMPO

URGENTE

URGENTE

NON URGENTE

NON URGENTE

IMP

OR

TA

NT

E

IMP

OR

TA

NT

EN

ON

IMP

OR

TA

NT

E

NO

N IM

PO

RT

AN

TE

I II

III IV

CRISI

pin

om

angio

ne

10

Il bel Quadrante

Il nostro

TEMPO

URGENTE

URGENTE

NON URGENTE

NON URGENTE

IMP

OR

TA

NT

E

IMP

OR

TA

NT

EN

ON

IMP

OR

TA

NT

E

NO

N IM

PO

RT

AN

TE

I II

III IVpin

om

angio

ne

11

Legge del management

Se un manager in uno stato di crisi, continua solamente far fronte ai problemi, la necessità di “far fronte”continuerà ad aumentare nel futuro,fino a che l’intero Team non annega!

pin

om

angio

ne

12

Come si lavora

Lavorando sulle

Cose

“importanti”

ma non

“urgenti”

Un manager

efficace

comprime

le crisi del futuro

pin

om

angio

ne

13

Come operare nel quadrante II

1.Lista dei cicli aperti

2. Identificare gli obiettivi strategici che si vorranno eseguire nelle prossime settimane

3.Fissare delle date irrevocabili in agenda per quando ci si dovrà occupare di tali obiettivi.

pin

om

angio

ne

14

Cicli aperti

=

• Ogni Finestra (ciclo) APERTO rallenta l’attività delle altre cose in corso e crea CONFUSIONE

pin

om

angio

ne

15

Cicli aperti

questa costante, improduttivapreoccupazione per le cose da fareé il più grande consumatore ditempo e energia. (Kerry Gleeson)

pin

om

angio

ne

16

Cicli aperti

Spesso, la ragione per cui pensiamo ripetutamente a una cosa è che vorremmo che fosse diversa da come attualmente è, …

ma:• Non abbiamo definito con precisione ciò che vogliamo ottenere;

• Non abbiamo deciso quale sarà il prossimo passo concreto in proposito;

• Non abbiamo inserito un promemoria riguardo l’obiettivo e ai passi da fare in un sistema affidabile.p

inom

angio

ne

17

Cicli aperti - cose da fare“cose”

Che cos’é

È fattibile ora? no

cestino

prima o poiforse

(scadenziario, agenda)

archivio(attività consultabilequando necessario)

si

progetti

specifiche deiprogetti(fermarsi,controllareper decidere i passi successivi)

richiede menodi due minuti?

si

FARE

no

delegare in lista per data precisa

pin

om

angio

ne

18

Cicli aperti

pensare più volte a una cosa in cuinon si fa alcun progresso è una perdita di tempo e di energia,e finisce solo con l’alimentare l’ansialegata alla sensazione che non statefacendo quello che dovreste fare

pin

om

angio

ne

19

Esempio cicli aperti1. Portare documentazione in banca

2. Ordinare il mio posto di lavoro

3. Rispondere a quella lettera

4. Comprare il regalo per il mio amore

5. Rileggere la procedura (progetto) dell’attività in corso

6. Sistemare il problema del mio collega

7. Comprare i pannolini…• Si devono aggiungere attività all’elenco solo

quando è completato o restano poche voci

• Ricordarsi di ricordare che è necessario ricordare di guardare periodicamente l’elenco (appuntamento ricorrente)

pin

om

angio

ne

20

Cicli aperti

di solito la quantità di tempoper cui qualcosa resta in menteé inversamente proporzionale aquanto è stato già fatto

pin

om

angio

ne

21

La nostra agendaFissare i colloqui di lavoro

con collega in orari che non interrompono il normale svolgimento delle attività

Appuntamenti con esterni nelle ore finali del lavoro e magari di seguito… così si è costretti a mollare il primo che fa perdere tempo per passare al prossimo

Verificare i cicli aperti almeno una volta a settimana di prima mattina

Programmare le attività strategiche in modo da lasciare spazio agli imprevisti

Programmare riunioni di settore periodiche

Prepararsi per le Riunioni Generali

pin

om

angio

ne

22

Attività

Raramente le cose si bloccanoPer mancanza di tempo.Lo fanno perché non sono state definite.

Gestire le attività è la sfida principale

pin

om

angio

ne

23

Un esempio …

• Se non metti prima le pietre non ce le metterai mai più !!!

• QUALI SONO LE PIETRE ???

• I tuoi figli, i tuoi cari, la tua crescita culturale e personale, i sogni del tuo cuore, una giusta causa

• Insegnare o investire nelle vite degli altri, fare altre cose che ami, avere tempo per te stesso, la salute, ecc.

pin

om

angio

ne

24

In Una sola Parola …

AVERE

RISPETTO

DI NOI

STESSI

Metti tutto quello che ti succede nelle tue mani,immaginariamente, e fa il gesto di custodirlo nel tuo cuore, come si custodisce un gioiello in uno scrigno.

Metti tutto quello che ti succede nelle tue mani,immaginariamente, e fa il gesto di custodirlo nel tuo cuore, come si custodisce un gioiello in uno scrigno.

Memorizzalo dentro di te,

e dì “Grazie”, di cuore.

Memorizzalo dentro di te,

e dì “Grazie”, di cuore.

pin

om

angio

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Concludendo

Trova il tempo di RIFLETTERE,é la fonte della forza.

Trova il tempo di GIOCARE,é il segreto della giovinezza.

Trova il tempo di LEGGERE,é la base del sapere.

Trova il tempo di ESSERE GENTILE,é la strada della felicità.

Trova il tempo di SOGNARE,é il sentiero che porta alle stelle.

Trova il tempo di AMARE,é la vera gioia di vivere.

Trova il tempo di ESSERE CONTENTO,é la musica dell'anima.

pin

om

angio

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Concludendo

Il TEMPO

Non ci da TEMPO.

DOMINIAMOLO

e saremo

S E R E N I( pinomangione)p

inom

angio

ne