10 Điều cần biết khi sử dụng dịch vụ bảng lương bản báo ... · 10 Điều...

10 Điều cần biết khi sử dụng Dịch vụ Bảng lương tại Việt Nam Bản báo cáo miễn phí Tom Vovers Tháng 10 năm 2010

www.hr2b.com

of 15

© Talent Recruitment JSC 2010

“10 Điều bạn cần biết trước khi sử dụng dịch vụ Bảng lương ở Việt Nam” HR2B đã tư vấn cho hàng trăm công ty về Dịch vụ Bảng lương. Mục đích của bản báo cáo này là nhằm tạo ra một bước khởi đầu dành cho bạn trong việc quyết định sử dụng dịch vụ Bảng lương ở bên ngoài.

Dịch vụ Bảng lương là một khái niệm khá mới mẻ ở Việt Nam. Trong khi đó công ty chúng tôi HR2B đã bắt đầu cung cấp dịch vụ này từ năm 2005. Trước đây các công ty có 3 lựa chọn;

• Sử dụng dịch vụ của FOSCO/ HANECO hoặc một vài cơ quan nhà nước khác cung cấp dịch vụ về lao động

• Sử dụng một công ty luật (như PWC) hoặc công ty phần mềm máy tính

• Làm bảng lương ngay tại công ty của bạn

Khi chúng tôi mới bắt đầu thực hiện dịch vụ này đã không tránh khỏi một số điều tiếng không hay như giá dịch vụ hơi đắt hay đôi khi thiếu chính xác. Nhưng hiện nay việc đó không còn xảy ra nữa. Tuy nhiên bạn vẫn cần phải thận trọng.

Khi tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ Bảng lương bạn cần phải đánh giá các mức phí, những rủi ro cũng như dịch vụ được cung cấp. Bản báo cáo này sẽ phần nào giúp bạn có được quyết định đúng đắn.

Hi vọng 10 điểm sau đây sẽ hữu ích đối với bạn. Hãy xem những điều này như một danh sách nhằm để đánh giá việc quản lý bảng lương hiện tại của bạn hoặc đơn giản chỉ là để suy nghĩ một chút.

Chúng tôi luôn hoan nghênh những ý kiến đóng góp của bạn. Hãy gửi mail hoặc dưa lên trang blog của chúng tôi (trang Facebook)

Hãy truy cập trang web hoặc gọi cho chúng tôi để có thêm thông tin về dịch vụ Bảng lương.

Tom Vovers

Tổng Giám Đốc

Công ty Cổ Phần Tuyển Dụng Nhân Tài Thành Phố Hồ Chí Minh +84 8 3930 8800 Thủ đô Hà Nội +84 4 3736 6843 [email protected] www.hr2b.com

www.hr2b.com

of 15


“10 ĐIềU BạN CầN BIếT TRƯớC KHI Sử DụNG DịCH Vụ BảNG LƯƠNG ở VIệT NAM”

1. HIệN TạI CÔNG TY CủA BạN CHI BAO NHIÊU CHO VIệC LÀM BảNG LƯƠNG? 4

2. Từ CHốI – RủI RO THƯờNG GặP 6

3. Từ CHốI – NHữNG VấN Đề ĐốI VớI NGƯờI Sử DụNG LAO ĐộNG 7

4. BảO MậT – KHÔNG GIAN 8

5. BảO MậT – Hệ THốNG 8

6. BảO MậT – CON NGƯờI 8

7. NGUY CƠ Từ Hệ THốNG MÁY TÍNH 9

8. RủI RO KHI THựC HIệN 10

9. BạN HIểU GÌ Về DịCH Vụ BảNG LƯƠNG BÊN NGOÀI 11

10. LÀM THế NÀO Để ĐÁNH GIÁ MộT NHÀ CUNG CấP DịCH Vụ BÊN NGOÀI? 12

www.hr2b.com

of 15


1. Hiện tại công ty của bạn chi bao nhiêu cho việc làm Bảng lương?

Quản lý Bảng lương là một quy trình làm việc thường được gọi là ‘nhiệm vụ hay bị chỉ trích’. Vì bạn thật sự không muốn làm sai nó. Đối với chúng tôi ở khía cạnh làm dịch vụ, tiền lương là một trong những chi phí lớn nhất. Vì vậy các công ty để hoạt động hiệu quả cần phải đảm bảo quy trình trả lương được trôi chảy, nhưng bạn sẽ chi bao nhiêu cho quy trình đó?

Ví dụ sau đây là để giúp bạn tính được chi phí cho việc quản lý Bảng lương hiện tại của công ty bạn và khá hữu ích trong việc đánh giá một dự thảo về việc quản lý tiền lương. Công ty bạn yêu cầu một bản đánh giá thực tế vì vậy chúng tôi thực hiện bảng tính này cho riêng công ty của bạn. Có thể bạn cũng cần trao đổi với bộ phận kế toán của công ty mình để có được những con số chính xác. Bạn có thể thay đổi các số được đánh dấu màu vàng.

Một công ty có 50-100 nhân viên thì sẽ cần phải trả khoảng 300 USD một tháng cho người làm bảng lương. Chi phí để làm bảng lương theo cách này thật ra là khoảng 750 USD theo như những phân tích dưới đây.

www.hr2b.com

of 15


Chi phí làm lương hiện tại Đơn giá Chi phí Chú thích

Tỷ giá 19,500

Từ USD sang VND

Số lượng nhân viên

1

Toàn thời gian

Mức lương trung bình

5,000,000 $ 256.41

Lương gộp hàng tháng tính bằng VND

Chi phí trả thêm

30% $ 76.92

BHYT/BHXH, tiền thưởng, lương tháng 13, tiền bồi thường, các khoản bảo hiểm khác

Đào tạo

5% $ 13.89

% trên lương gộp hàng năm tính cho mỗi tháng

Đỗ xe

75,000 $ 3.85

Phí đỗ xe hàng tháng ở các tòa nhà hạng B

Diện tích văn phòng

6

mét vuông cho mỗi nhân viên bao gồm cả khu vực thông thường và nơi lưu trữ hồ sơ (chuẩn quốc tế là 12)

Chi phí thuê văn phòng

$ 40.00 $ 240.00

USD mỗi mét vuông cho mỗi tháng

Vật dụng trong văn phòng

$ 50.00 $ 50.00

cho mỗi nhân viên hàng tháng, điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm

Phần cứng máy tính

1,000 $ 41.67

USD chi phí khấu hao cho máy tính sử dụng trên 24 tháng

Phần mềm máy tính

500 $ 20.83

USD Chi phí khấu hao bản quyền sử dụng MS Office 2007 sử dụng trên 24 tháng

Chi phí đi lại

200,000 $ 10.26

VND phí taxi đi lại đến các cơ quan nhà nước cho mỗi người

$ 713.82 Tổng cộng chi phí ước tính

278% % tăng trên lương gộp

Nếu bạn không có thời gian để tính toán, đơn giản hơn thì bạn chỉ cần lấy lương của nhân viên làm lương nhân lên 2.5 lần để ước tính chi phí thực phải trả cho việc quản lý bảng lương của công ty bạn

www.hr2b.com

of 15


2. Từ chối – Rủi ro thường gặp Cơ quan chính phủ và cơ sở hạ tầng Việt Nam đang phát triển cùng với nền kinh tế. Đây là một mẩu tin trích từ một bài báo gần đây.

Trước đây các công ty có thể từ chối và tránh các thủ tục của cơ quan Nhà nước. Bây giờ thì không như thế nữa vì mọi công ty (trong và ngoài nước) đều phải tuân thủ các luật lệ chung.

Việc tuân thủ qui định của Nhà nước ngày càng được coi trọng. Các cơ quan Nhà Nước có những mục tiêu riêng và các cơ quan Nhà nước sẽ không quan tâm đến việc chúng ta có hiểu nhầm các điều luật hay không khi họ quyết định xử phạt/

www.hr2b.com

of 15


3. Từ chối – Những vấn đề đối với người sử dụng lao động

Sự xâm nhập của công nghệ Internet đang phát triển với tốc độ chóng mặt trên thế giới. Do đó người lao động hiện nay được thông báo đầy đủ về quyền lợi của mình khi có những vấn đề tiền lương. Họ cũng dễ dàng hơn trong việc chia sẻ kinh nghiệm với công ty của bạn trên những trang blogs và trang thông tin điện tử. Hiện tại đang có sự cạnh tranh gay gắt về chất xám. Trả lương chính xác và đúng lúc là chiếc chìa khóa trong việc xây dựng nên thương hiệu của nhà tuyển dụng.

Điều này đáng giá bao nhiêu?

www.hr2b.com

of 15


4. Bảo mật – Không gian Trước đây việc quản lý trả lương ở Việt Nam khá công khai vì mọi người được trả một mức lương như nhau. Ngày nay trong ‘cuộc chiến chất xám’ nhiều công ty phải trả cho nhân viên mới một mức lương cao hơn những nhân viên cũ trong công ty. Điều này xem ra không công bằng tuy nhiên lại cần thiết để duy trì hoạt động công ty. Do đó việc bảo mật thông tin bảng lương đang trở thành một vấn đề thực sự. Có ba khía cạnh liên quan đến việc bảo mật bạn cần hiểu rõ liên quan đến vật chất, hệ thống và con người.

Bảo mật về vật chất đơn giản chỉ là giữ bí mật thông tin bảng lương. Nhưng sẽ có một số rủi ro như:

1) In dữ liệu bảng lương trên máy in chung của công ty

2) Không khóa dữ liệu bảng lương trên máy tính

3) Người thực hiện bảng lương làm việc chung trong văn phòng

5. Bảo mật – Hệ thống Bảo mật hệ thống liên quan đến hệ thống máy tính và hệ thống công việc trong công ty bạn. Thật dễ dàng khi những người không có thẩm quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu bảng lương của bạn. Một số nguy cơ thường gặp:

1) Lưu giữ dữ liệu lương trên các ổ đĩa chung

2) Các hồ sơ không được bảo mật trên hệ thống mail

3) Chia sẻ quá nhiều thông tin với bộ phận kế toán

6. Bảo mật – Con người Bảo mật ở khía cạnh nhân sự liên quan đến cách cư xử của nhân viên trong công ty bạn. Các nguy cơ thông thường bao gồm:

1) Những nhân viên thiếu kinh nghiệm thường sơ suất để lộ thông tin bảo mật

2) Nhân viên được đào tạo thiếu bài bản trong việc giữ thông tin mật

3) Nhân viên không có ý thức trong việc bảo mật

System

People

Space

Secrets

www.hr2b.com

of 15


7. Nguy cơ từ hệ thống máy tính Bạn có chắc chắn rằng hệ thống máy tính hiện tại của công ty thực hiện quy trình tính lương một cách chính xác hay không?

1) Các công thức dùng để tính lương có phù hợp với luật pháp hiện hành không?

2) Dữ liệu bảng lương có được sao chép dự phòng và lưu trữ bên ngoài không?

3) Những nhân viên khác có thể chạy hệ thống bảng lương khi nhân viên làm lương chủ chốt nghỉ việc?

www.hr2b.com

of 15


8. Rủi ro khi thực hiện Các rủi ro này là do cách công ty bạn thực hiện dữ liệu bảng lương như thế nào? Ví dụ

1) Bạn có vạch ra chương trình quản lý lương để bạn có thể dễ dàng nhận ra những sai sót có thể xảy ra không?

2) Làm thế nào để tiến trình được thông qua một cách rõ ràng cũng như các chi tiết về việc trả lương cho nhân viên được bảo mật tốt?

3) Làm thế nào để cập nhật những thay đổi về yêu cầu quản lý lương của các cơ quan Nhà nước khác nhau và làm thế nào để bạn biết được điều đó?

www.hr2b.com

of 15


9. Bạn hiểu gì về dịch vụ Bảng lương bên ngoài Đối với bất kỳ nguồn cung cấp dịch vụ nào từ bên ngoài bạn cũng cần phải biết được ranh giới giữa dịch vụ bên ngoài với nội bộ bên trong. Các nhà cung cấp dịch vụ quản lý bảng lương là những nhà cung cấp kịp thời và chính xác nhất quy trình thanh toán lương cho cá nhân và các cơ quan.

Các vấn đề về Thuế và Luật Pháp:

Một nhà cung cấp chương trình bảng lương tốt sẽ không để bạn vi phạm pháp luật Việt Nam, tuy nhiên bạn không nên hoàn toàn tin cậy vào các nhà cung cấp dịch vụ bảng lương về các tư vấn về thuế và luật pháp. Theo quan điểm của chúng tôi bạn nên sử dụng dịch vụ tư vấn luật và thuế từ luật sư và nhân viên tư vấn thuế của riêng công ty bạn. Một nhà cung cấp dịch vụ bảng lương giỏi sẽ dễ dàng làm việc với luật sư và các nhà tư vấn khác của công ty bạn để tìm ra giải pháp cho các tình huống kinh doanh riêng biệt cho công ty bạn

Thiết lập chính sách công ty: Một nhà cung cấp dịch vụ bảng lương tốt có thể đưa ra những hướng dẫn về các quyết định chính sách của các công ty khác trong cùng lĩnh vực, tuy nhiên công ty vẫn có quyền quyết định chính về việc thiết lập các chính sách đó.

Phổ biến chính sách của công ty: Nhà cung cấp dịch vụ bảng lương có thể giúp bạn làm việc này, tuy nhiên công ty bạn vẫn có những trách nhiệm cơ bản

www.hr2b.com

of 15


10. Làm thế nào để đánh giá một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài?

Bạn đã quyết định sử dụng dịch vụ bảng lương bên ngoài, vậy bước tiếp theo sẽ là gì? Cũng giống như mọi quyết định mua hàng, bạn cần phải tìm cho mình một số lựa chọn và so sánh chúng. Bảng danh sách sau đây sẽ giúp bạn tổng hợp được thông tin để đưa ra quyết định của riêng mình. HR2B có thể cung cấp cho bạn danh sách này.

Khi tìm nhà cung cấp để có bảng báo giá phải chắc chắn rằng bạn đưa cho họ cùng một thông tin để bạn có thể so sánh giá cả. Những công ty tốt sẽ đề xuất những mức giá khác nhau dựa trên độ phức tạp của quy trình nhằm giữ cho chi phí của bạn không bị đội lên.

Những thông tin cần thiết để lập bản dự thảo lương cho công ty bạn

1. Số lượng nhân viên người Việt trên bảng lương

2. Số lượng nhân viên nước ngoài trên bảng lương

3. Nhân viên của bạn được đăng ký ở đâu (cơ quan cấp tỉnh nào có thẩm quyền)

4. Công ty bạn thực hiện bảng lương hiện nay như thế nào (để có thể ước tính chi phí thiết lập)

5. Bạn có kế hoạch gì cho tương lai (để họ có thể đưa ra một khoản giảm giá thích hợp)

6. Số lượng công ty trong việc kinh doanh của bạn (mỗi công ty sẽ có chương trình bảng lương riêng)

www.hr2b.com

of 15


Danh sách để đánh giá Nhà cung cấp dịch vụ Bảng lương

Chắc chăn rằng bạn gửi cho các nhà cung cấp cùng một thông tin để bạn có thể so sánh bảng giá của họ.

Giá sẽ thay đổi tùy thuộc vào sự phức tạp của quy trình Cho biết số lượng nhân viên ở mỗi khu vực cũng như số lượng công ty Thang điểm (thấp nhất là 1 và cao nhất là 10) Mức độ quan trọng ( 100 điểm cho các hạng mục) Lập một bảng đánh giá cho mỗi nhà cung cấp sau đó so sánh

Thang điểm

#

Mức độ quan trọng Nội dung Mục Công ty B

Cơ sở pháp lý của công ty B

1 15% Kết quả hoạt động Chính xác

2 Đúng lúc 3 Dịch vụ Khách hàng 4 Danh sách Khách hàng lớn 5 Sự chuyển giao tốt 6 Tổng điểm kết quả hoạt động 0 7 15% Hệ thống máy tính Một hệ thống không có giấy tờ 8 Có thể truy cập web ở bất cứ đâu 9 Trên toàn cầu 10 Có thể lập các báo cáo tiêu chuẩn 11 Có thể lập các báo cáo theo ý khách hàng 12 Tuân thủ luật định hiện hàng 13 Qui trình cập nhật các điều luật mới

www.hr2b.com

of 15


14 Tổng điểm về hệ thống máy tính 0 15 15% Dịch vụ khách hàng Lưu trữ hồ sơ 16 Nhân viên được đào tạo trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng 17 Nhân viên tận tình phục vụ

18 Qui trình giải quyết vấn đề của khách hàng theo từng bước rõ ràng

19 Tổng điểm về dịch vụ khách hàng 0 20 15% Phạm vi dịch vụ Trả lương nhân viên qua tài khoản ngân hàng 21 Tính toán và nộp thuế 22 Tính toán và thực hiện việc quyết toán thuế hằng năm 23 Tính toán và nộp BHYT, BHXH 24 Quản lý sổ BHXH 25 Các báo cáo cho sở Lao động 26 Quản lý sổ Lao động 27 Dịch vụ báo cáo thương mại (cho các văn phòng đại diện) 28 Đáp ứng cho các nhu cầu của doanh nghiệp 29 Tổng điểm cho phạm vi dịch vụ 0 30 15% Đáp ứng Cập nhật chính sách và thủ tục mới nhất 31 Chuyên gia về nhân sự và bảng lương 32 Chương trình đề phòng các vấn đề mới xảy ra 33 Tồng điểm về Đáp ứng 0 34 10% Chi phí Giảm giá với số lượng lớn 35 Giá cả linh hoạt đối với các qui trình phức tạp 36 Cho phép tham khảo giá 37 Giá tốt cho các dịch vụ 38 Xuất hóa đơn và biên nhận bằng tiền đồng Việt Nam 39 Tổng chi phí 0 40 5% Hệ thống bảo mật Bảo mật 24/24

www.hr2b.com

of 15


41 Hệ thống máy tính có phân quyền 42 Mã hóa bảo vệ vững chắc 43 Hệ thống mã 128 bit SSL 44 Qui trình truyền dữ liệu bảo mật 45 Tổng điểm cho hệ thống bảo mật 0 46 5% Không gian bảo mật Hệ thống truy cập bảo vệ điện tử 47 Máy quay camera

48 Khu vực sử dụng hệ thống khóa bảo mật dành riêng nhân viên bảng lương

49 khu vực lưu hồ sơ sử dụng hệ thống khóa bảo mật 50 Máy tính được đặt trong trung tâm dữ liệu bảo mật 51 Những người không có thẩm quyền không thể truy cập vào 52 Hệ thống sao lưu dự phòng Raid 5 53 Khu vực bảo mật lưu trữ dữ liệu 54 Tổng điểm cho Không gian bảo mật 0 55 5% Bảo mật nhân sự Nhân viên được đào tạo kỹ về tính bảo mật 56 Nhân viên có kinh nghiệm trong việc quản lý dữ liệu bảng lương 57 Nhân viên được hướng dẫn có ý thức về việc bảo mật thông tin 58 Qui trình bằng hệ thống máy tính (không sử dụng giấy tờ) Tổng điểm Bảo mật Nhân sự 0 100% Tổng điểm 0

10 Điều cần biết khi sử dụng dịch vụ bảng lương bản báo ... · 10 Điều...

Documents