17. aud del ciclo de adquisiones y pagos

17 O B J E T I V O S DE A P R E N D I Z A J E

El estudio a profundi-dad de este capitulo le permitira:

1. Describir el cicio de adquisiciones y pagos, y los documentos y regis-tros pertinentes, funciones y controles internos (pags. 627-631). 2. Disenar y desarrollar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el cicio de adquisiciones y pagos, y evaluar el ries-go de control relaciona-do (pags. 631-636). 3. Analizar la naturaleza de las cuentas por pa-gar, y describir los controles relacionados (pags. 636-639). 4. Disenar y desarrollar procedimientos de anali-sis para cuentas por pa-gar (pags. 639-640 ). 5. Disenar y desarrollar pruebas de detalles para cuentas por pagar (pags. 640-641). S. Conocer la importan-cia de las pruebas de pa-sivosfuera del periodo para las cuentas por pa-gar y pruebas comunes (pags. 641-645). 7. Conocer la confiabili-dad relativa de las factu-ras y estados de cuenta de los proveedores, y ias conf irmaciones de :as cuentas por pagar (pags. 645-647).

AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

El tercer cicio principal de transacciones que se analiza en este libro de texto es la adquisicion y pago de mercancfa y servicios de fuentes externas. La adquisicion de mercanci'as y servicios incluye partidas como la adquisicion de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mante-

nimiento, e investigacion y desarrollo. El cicio no incluye la adquisicion y pago de servicios de empleados, ni las transferencias internas y distribucion de costos dentro de la organizacion. Lo primero forma parte del cicio de nominas y personal, y lo segundo pasa a auditon'a como parte de la verificacion de activos o pasivos individuales. El cicio de adquisiciones y pagos tambien excluye la adquisicion y reembolso de capital (deuda que genera intereses y capital social), que se consideran en forma separada en el capitulo 20.

Se estudia la auditon'a del cicio de adquisiciones y pagos en loscapitulos 17 y 18. En este capitulo se repite el formato para analizar el control interno introducido en capftulos anteriores. La primera parte del capitulo trata de la naturaleza del cicio de adquisiciones y pagos, incluyendo documentos y registros, asf como sus funciones primarias y controles internos. La segunda parte analiza pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el cicio relacionadas con los controles internos clave. La ultima parte cubre detalles de cuentas por pagar, que es la cuenta principal del balance en el cicio. Enfatiza las relaciones entre pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones, y pruebas de detalles

625

de los saldos. En el capftulo 18, se examinan otras cuentas importantes del balance, que forman parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Estas son equipo de fabrication, gastos anticipados, y pasivos acumulados. El capftulo tambien toca las pruebas de detalles de las cuentas del estado de resultados incluidas en el ciclo de adquisiciones y pagos.

El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: Adquisiciones de mercancias y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas tambien son una clase de transaccion, pero, para la mayoria de las companias, las cantidades son insigni-ficantes.

Existe un numero mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos que para cualquier otro ciclo en una empresa tipica. Examine la balanza de comprobacion para Hillsburg Hardware Co., en la pagina 152. Se identifica a las cuentas afectadas por el ciclo de adquisiciones y pagos con la letra "A" en la columna a la izquierda. Observe primero que las cuentas afectadas por el ciclo incluyen activos, pasivos, gastos y cuentas de ingresos miscelaneos y, en segun-do lugar, el gran numero de cuentas que resultan afectadas. Por tanto, no es

F I G U R A 1 7 - 1 Cuentas en el ciclo de adquisiciones y

pagos

6 2 6 PARTE 5 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

sorprendente que por lo general, se lleve mas tiempo auditar el ciclo de adqui-siciones y pagos que cualquier otro.

Las cuentas T en la figura 17-1 ilustran la forma en que la informacion contable fluye a traves de las diversas cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos. Para mantener manejable la ilustracion solo se muestran los controles de cuenta para las tres categorias principales de gastos utilizados por la mayoria de las organizaciones. Para cada cuenta de control tambien se dan ejemplos de las cuentas auxiliares de gastos.

La figura 17-1 muestra que toda transaccion se carga o acredita a las cuentas por pagar. Puesto que muchas companias efectuan algunas adquisiciones en directo por cheque o por caja chica, la figura es una sobresimplificacion. Supo-nemos que las transacciones de desembolsos en efectivo se procesan en la misma forma que todas las demas.

NATURALEZA DEL CICLO

El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancias y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparacion de una requisicion de compra por un emplea-do autorizado que necesita las mercancias o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos. Aunque el analisis que sigue trata de una pequefia empresa industrial que fabrica productos tangibles para su venta a terceras personas, los mismos principios se aplican a una compania de servicios, a una unidad gubernamental, o a cualquier otro tipo de organizacion.

La columna 3 de la tabla 17-1 identifica las cuatro funciones del negocio en un ciclo tipico de adquisicion y pago. La tabla muestra las relaciones entre las clases de transacciones, cuentas, funciones de la empresa y documentos y

TABLA 17-1 CLASES DE TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES DE NEGOCIOS, Y DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS PARA EL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

O B J E T I V O 1

Describir el ciclo de

adquisiciones y

pagos, y los

documentos y

registros, funciones

y controles internos.

CLASES DE TRANSACCIONES

Adquisiciones

CUENTAS

Inventario Propiedades, planta y equipo Gastos anticipados Mejoras a instalaciones rentadas Cuentas por pagar Gastos de manufactura Gastos de ventas Gastos administrativos

FUNCIONES DE NEGOCIOS

Procesamiento de ordenes de compra

Recepcion de bienes y servicios Reconocimiento del adeudo

D O C U M E N T O S Y REGISTROS

Requisicion de compras Orden de compra

Reporte de recepcion

Diario de adquisiciones Reporte resumido de adquisiciones Factura del proveedor M e m o r a n a u m de adeudo Comprobante Archivo maestro de cuentas por pagar Balanza de comprobacion de cuentas

por pagar Estado de cuenta del proveedor

Salidas de efectivo

Efectivo en el banco (de salidas de efectivo)

Cuentas por pagar Descuentos en compras

Procesamiento y registro de desembolsos de efectivo

Cheques Diario de desemboisos de efectivo

CAPiTULCU7 AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 6 2 7

registros. En esta seccion se analizan las funciones del negocio y sus documentos relacionados. Ademas, hay un analisis de los controles internos clave para evitar errores o irregularidades y para afianzar la seguridad de los activos.

PROCESAMIENTO DE LAS ORDENES DE COMPRA

El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancias o servicios por el personal del cliente. La forma exacta de la solicitud y la aprobacion necesaria dependen de la naturaleza de las mercancias y servicios, y de la politica de la empresa.

Requisition de compra Solicitud de mercancias y servicios que presenta un empleado autorizado. Puede tomar la forma de una peticion de adquisicion de materiales por un superintendente o el supervisor del almacen, reparaciones externas por personal de oficina o de fabrica, o de una poliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad y equipo.

Orden de compra Documento que identifica la descripcion, cantidad e infor-macion relacionada con las mercancias y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorizacion para la adquisicion de mercancias y servicios.

Controles internos La autorizacion correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta funcion, porque asegura que las mercancias y servicios se adquieran para propositos autorizados de la organizacion y evita la adquisicion de partidas excesivas o innecesarias. La mayoria de las companias permiten la autorizacion general para la adquisicion de necesidades regulares de operation, como inventario, en un nivel, y para la adquisicion de activo fijo o partidas similares en otro nivel. Por ejemplo, las adquisiciones de activos fijos que reba-san un limite especifico en dinero necesitan la intervention del consejo de administration; las partidas adquiridas con relativa frecuencia, como polizas de seguro y contratos de servicio a largo plazo, son aprobadas por determinados funcionarios; los suministros y servicios que cuestan menos de una cantidad senalada son aprobados por los supervisores y jefes de departamento; y algunos tipos de materias primas y suministros se reordenan de manera automatica siempre que bajan a un nivel predeterminado.

Despues de haberse aprobado una adquisicion, se inicia una orden para adquirir las mercancias o servicios. Se emite una orden a un vendedor para una partida especifica a determinado precio, que se entregara en determinado lugar o en un tiempo designado. Por lo general, la orden esta por escrito, y es un documento legal que es un ofrecimiento de compra. Para la mayoria de las partidas rutinarias, se usa una orden de compra para indicar la oferta.

Es comun que las companias cuenten con departamentos de compra para asegurar una calidad adecuada de mercancias y servicios a un precio minimo. Para un buen control interno, el departamento de compras no es responsable de autorizar la adquisicion o reception de mercancias. Todas las ordenes de compra estan foliadas previamente e incluyen suficientes columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones no intencionadas en la forma cuando se ordenan las mercancias.

RECEPCION DE MERCANCIAS Y SERVICIOS

La recepcion de mercancias o servicios del proveedor es un punto critico en el ciclo de la empresa, porque es el punto en donde la mayoria de las companias


reconocen por primera vez la adquisicion y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reciben las mercancias, un control adecuado exige que se examine su descripcion, cantidad, arribo oportuno y condicion.

Reporte de recepcion Documento que se prepara en el momento que se reciben las mercancias tangibles, que indica la descripcion de las mercancias, cantidades recibidas, fecha recibida y otros datos pertinentes. La recepcion de mercancias y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes reconocen normalmente la constitucion de un pasivo por la adquisicion.

Controles internos La mayoria de las empresas hacen que el departamento de recepcion inicie un reporte como evidencia de la misma y el examen de las mercancias. Por lo regular se envia una copia al almacen y otra al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de informacion. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen fisicamente las mercancias desde el momento de su recepcion hasta su salida. El personal en el departamento de recepcion debe ser independiente del personal de almacen y del departamento de contabilidad. Por ultimo, los registros contables transfieren la responsabilidad de las mercancias conforme pasan de la recepcion al almacen, y del almacen a fabricacion.

RECONOCIMIENTO El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepcion de mercancias DE LA y servicios requiere registros rdpidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto RESPONSABILIDAD significativo sobre los estados financieros registrados y el desembolso real de

efectivo; por tanto, se debe tener gran cuidado para incluir solo las adquisiciones validas de la compania en las cantidades correctas.

Diario de adquisiciones Diario para registrar las transacciones de adquisiciones. Un diario detallado de adquisiciones incluye cada transaccion por concepto de adquisiciones. Por lo general, incluye varias clasificaciones para los tipos mas significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios, reparaciones y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, y los debitos y creditos miscelaneos. El diario de adquisiciones tambien puede incluir devolu-ciones de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un diario por separado. El diario de adquisiciones se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones de adquisiciones que se incluyen en los archivos de la computadora. Se asientan los detalles del diario en el archivo maestro de las cuentas por pagar y se asientan los totales del diario en el mayor general por medio de la computadora.

Reporte resumido de adquisiciones Documento generado por computadora que resume las adquisiciones para un periodo. El reporte por lo general incluye informacion analizada por componentes claves, como clasificacion de cuentas, tipo de inventario y division.

Factura del proveedor Documento que indica conceptos como la descripcion y cantidad de mercancias y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, terminos de descuento en efectivo, y fecha de facturacion. Es un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por una adquisicion.

CAPI'TULO 17 AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 6 2 9

Poliza de cargo Documento que indica una reduccion en la cantidad que se le debe a un proveedor por mercancia devuelta o por una rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas.

Poliza Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para esta-blecer un medio formal de registrar y controlar las adquisiciones. Las polizas incluyen una hoja o folder de cubierta para contener los documentos y un paquete de documentos relevantes, como la orden de compra, copia de la boleta de empaque, reporte de recepcion, y factura del proveedor. Despues del pago, se agrega una copia del cheque al paquete de polizas.

Archivo maestro de cuentas por pagar Archivo para registrar las adquisiciones individuales, desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor. Se actualiza el archivo maestro de los archivos de adquisiciones, devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y archivos de transacciones de desembolsos en efectivo, por computadora. El total de los saldos de las cuentas individuales en el archivo maestro es igual al saldo total de las cuentas por pagar en el mayor general. Una impresion del archivo maestro de cuentas por pagar muestra, por proveedor, el saldo inicial en las cuentas por pagar, cada adquisicion, devoluciones y rebajas en las adquisiciones, desembolsos en efectivo, y el saldo final. Muchas compahias no mantienen un archivo maestro de cuentas por pagar por proveedor. Estas empresas pagan sobre la base de facturas del proveedor individual. Por tanto, el total de facturas no pagadas de proveedores en el archivo maestro es igual al total de las cuentas por pagar.

Relacion de cuentas por pagar Listado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada factura o poliza en un momento determinado. Se prepara directamente del archivo maestro de cuentas por pagar.

Estado de cuenta del proveedor Un estado de cuenta que se prepara mensual-mente por el proveedor que indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades representan las transacciones para el periodo por parte del proveedor y no del cliente. Excepto por las cantidades que no se han conciliado y las diferencias causadas por las fechas, el archivo maestro de cuentas por pagar del cliente debe ser igual que el estado de cuenta del proveedor.

Controles internos En algunas companias, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de la recepcion de mercancias y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones. Se efectua esto comparando los detalles en la orden de compra, con los reportes de recepcion y la factura del proveedor para determinar que las descripciones, precios, cantidades, terminos y flete en la factura del proveedor estan correctas. Por lo general, tambien se verifican las extensiones, totales y distribucion de cuentas.

Un control importante en los departamentos de cuentas por pagar y de PED es exigir que el personal que registra las adquisiciones no tenga acceso al efectivo, valores negociables, y otros activos. Los documentos y registros ade-

APLICACION DEL PROCESO DE AUDITOR!A A OTROS CICLOS

cuados, procedimientos correctos para mantener los registros, y revisiones independientes sobre el desempeno tambien son controles necesarios en la funcion de cuentas por pagar.

PROCESAMIENTO Para la mayoria de las organizaciones, el pago se efecttia por cheques prepara-Y REG 15TRO DE dos por computadora a partir de la inf ormacion que se incluye en el archivo de DESEMBOLSOS EN transacciones de adquisiciones en el momento que se reciben las mercancias y EFECTIVO servicios. Es usual que los cheques se preparen en un formato de copias

multiples, con el original para el proveedor, una copia se archiva con la factura del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es archivada numericamen-te. En la mayoria de los casos, los cheques individuaies se registran en un archivo de transacciones de desembolsos de efectivo.

Cheque Medio de pago de la adquisicion cuando se vence el pago. Despues, una persona autorizada firma el cheque, y este se convierte en un active Cuando el proveedor lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque cancelado.

Diario de desembolsos en efectivo Diario para, registrar las transacciones de desembolso en efectivo. El libro de desembolsos en efectivo se genera para cualquier periodo, por las transacciones de desembolso de efectivo que se incluyen en los archivos de la computadora. Los detalles del diario se asientan en el archivo maestro de cuentas por pagar y se traspasan los totales del diario al mayor general por medio de la computadora.

Controles internos Los controles mas importantes en la funcion de las salidas de efectivo incluyen la firma de cheques por una persona con la autoridad necesaria, separacion de responsabilidades para firmar los cheques y desempe-har la funcion de cuentas por pagar, y un examen cuidadoso de los documentos de respaldo por el que firma el cheque en el momento en que lo firma.

Los cheques estan foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la alteracion del nombre del receptor o la cantidad. Tambien es impor-tante tener un metodo de cancelacion de los documentos de respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro cheque en un momento posterior. Un metodo comun es escribir el numero del cheque en los documentos de respaldo.

En una auditoria comun, las cuentas que mas tiempo se llevan para su verifica-cion en pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. De estas cinco, cuatro estan relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. Puede ser extenso el tiempo neto ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos de efectivo. Por tanto, no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos reciban atencion considerable en las auditorias bien llevadas, en especial cuando el cliente tiene una estructura efectiva de control interno.

PRUEBAS DE CONTROLY PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES

CAI'iTUL017 AUDITORI'A DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 6 3 1

OBJETIVO 2 Disenar y desarrollar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos, y evaluar el riesgo de control relacionado.

Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen en dos amplias areas: pruebas de adquisiciones y pruebas de pagos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de tres de las cuatro funciones senaladas con anterioridad en este capitulo: procesamiento de las ordenes de compra, recepcion de mercancias y servicios, y el reconocimiento del pasivo. Las pruebas de pagos se encargan de la cuarta funcion, el procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo.

De nuevo se utilizan los seis objetivos de auditoria relacionados con las transacciones desarrolladas en los capitulos 5 y 6 como marco de referenda para disenar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, para las transacciones de adquisicion y de desembolsos de efectivo. Para cada objetivo, el auditor sigue el mismo proceso logico que se ha analizado en capitulos anteriores. En primer lugar, el auditor necesita comprender la estructura de control interne para determinar cuales son los controles que existen. Despues que el auditor identifica los controles existentes y las debilidades de cada objetivo, realiza una evaluacion inicial del riesgo de control para cada objetivo. En este momento, el auditor decide cuales van a ser los controles que planea comprobar para satisfacer la evaluacion inicial del riesgo del control. Las pruebas sustantivas para errores monetarios son irregularidades reiacionadas con los objetivos, y pueden determinarse en gran parte sobre la base de esta evaluacion y pruebas planeadas. Despues que el auditor desarrolla los proce-dimientos de auditoria para cada objetivo, se combina los procedimientos en un programa de auditoria que se realiza con eficiencia. La figura 17-2 resume esa metodologia. Es la misma que se utilizo en el capitulo 11 para ventas y entradas de efectivo. De nuevo, el enfasis en la metodologia esta en determinar los procedimientos apropiados de auditoria, tamano de la muestra, partidas a seleccionar, y momento oportuno.

FIGURA 17-2 Metodologia para

disenar pruebas de controles y pruebas

sustantivas de transacciones para

el ciclo de adquisiciones y

pagos

Comprension de la estructura de control interne— adquisiciones y desembolsos de efectivo

Evaluacion de riesgo de control pianeado— adquisiciones y desembolsos de efectivo ;

Evaluacion de costo-beneficio de

controles de pruebas

I Diseno'de pruobas de controles

y pruebas sustantivas de transacciones reiacionadas con

las adquisiciones y desembolsos rie efectivo, para

satisfacer los objetivos de auditoria relacionados con las

transacciones

Procedimientos de auditoria

Tamano de la muestra

Partidas que seleccionar

Momento oportuno


VERIFICACION En la tabla 17-2 se resumen los controles internos clave, las pruebas comunes DE LAS de controles, y pruebas comunes sustantivas de transacciones para cada objeti-ADQUISICIONES vo relacionado con las transacciones. Un supuesto subyacente a los controles

internos y a los procedimientos de auditoria es la existencia de un diario separado para registrar las adquisiciones.

Al estudiar la tabla 17-2, es importante relacionar los controles internos con los objetivos, las pruebas de controles con los controles internos, y las pruebas sustantivas de transacciones con los errores e irregularidades en dinero que estarian ausentes o presentes por los controles y debilidades en el sistema. Se toma en cuenta que una serie de procedimientos de auditoria para un trabajo de auditoria variara con los controles internos y otras circunstancias.

Cuatro de los seis objetivos de auditoria relacionados con las transacciones merecen una atencion especial. A continuacion sigue un analisis de cada uno de estos objetivos.

Las adquisiciones registradas son de mercancias y servicios recibidos, consis-tentes con los mejores intereses del cliente (existencia) Si el auditor queda satisfecho de que los controles son adecuados para este objetivo, se reduce mucho las pruebas para transacciones incorrectas e invalidas. Es probable que los controles adecuados eviten que el cliente incluya como gastos del negocio o activos aquellas transacciones que benefician principalmente a la administracion u otros empleados, en lugar de la entidad a la que se le practica la auditoria. En algunos casos las transacciones incorrectas son obvias, como la adquisicion de articulos personates no autorizados por el personal o un desfalco verdadero de efectivo al registrar una adquisicion fraudulenta en el diario de adquisiciones. En otros casos, es mas dificil evaluar la correccion de una transaccion, como el pago de la membresia de funcionarios a clubes campestres, vacaciones con gastos pagados a paises extranjeros para los miembros de la administracion y sus familias, y pagos ilegales aprobados por la administracion a funcionarios de paises extranjeros. Si los controles sobre transacciones incorrectas o invalidas son inadecuados, es necesario realizar un examen exhaustivo de la documenta-cion comprobatoria.

Se registran las adquisiciones existentes (completas) La falta del registro de la adquisicion de mercancias y servicios recibidos afecta de forma directa el saldo en las cuentas por pagar y resulta en una valuacion excesiva de la utilidad neta y activo neto. A causa de esto, por lo general, los auditores se preocupan mucho con el objetivo de que este completa. En algunos casos, puede ser dificil desarrollar pruebas de detalles para determinar la existencia o inexistencia de transacciones no registradas, y el auditor confia en los controles para este proposito. Ademas, puesto que la auditoria de cuentas por pagar requiere un tiempo considerable, una estructura efectiva de controles internos, comproba-da, reduce de manera considerable los costos de auditoria.

Se registran las adquisiciones con precision (precision) Puesto que la precision de muchas cuentas de activos, pasivos, y gastos depende del registro correcto de transacciones en el diario de adquisiciones, el alcance de las pruebas de detalles de muchas cuentas de gastos y balance depende de la evaluacion que el auditor desarrolle de la efectividad de los controles internos sobre la precision del registro de las transacciones de adquisiciones. Por ejemplo, si el auditor cree

CAPITULO17 AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 6 3 3

TABLA17-2 RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES, CONTROLES CLAVE, PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES PARA ADQUISICIONES

OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES

CONTROL INTERNO CLAVE

PRUEBACOMUNDE CONTROL

PRUEBAS SUSTANTIVAS COMUNES DE TRANSACCIONES

Las adquisiciones registradas son por mercancfa y servicios recibidos, consistentes con los mejores intereses del cliente (existencia).

Existencia de requisicion de compra, orden de compra, reportes de recepcion y factura del proveedor adjunto al comprobante.+

Aprobacion de adquisiciones en el nivel correcto.

Cancelacion de documentos para evitar que se vuelvan a usar.

Verificacion interna de las facturas de proveedores, reportes de recepcion, ordenes de compra y requisiciones de compra.

Examen de documentos en el paquete del comprobante para verificar su existencia.

Verificar la indicacion de aprobacion.

Verificar la indicacion de cancelacion.

Examen de la indicacion de verificacion interna.

Revisar el diario de adquisiciones, mayor general, y archivo maestro de cuentas por pagar en busca de cantidades grandes o desusadas.*

Examen de documentos de respaldo para determinar su razonabil idad y autent ic idad (facturas de proveedores, reportes de recepcion, ordenes de compra y requisiciones de compra).

Rastreo de las adquisiciones de inventario en el archivo maestro de inventarios.

Examen de activos fijos adquir idos

Se registran las transaccionesde adquisicion existentes (terminados).

Se fol ian y contabil izan las ordenes de compra.

Las ordenes de recepcion se folian y contabil izan.

Los comprobantes se fol ian y contabil izan.

Se contabiliza una secuencia de ordenes de compra.

Se contabiliza una secuencia de reportes de recepcion.

Se contabiliza una secuencia de comprobantes.

Se rastrea desde un archivo de reportes de recepcion hasta el diario de adquisiciones.'

Se rastrea desde un archivo de facturas de proveedores hasta el diario de adquisiciones.

Las transacciones de adquisiciones registradas son precisas (precision).

Verificacion interna de cantidades y calculos.

Los totales de lotes se comparan con los reportes resumidos de computadora.

Aprobacion de precios y descuentosen adquisiciones.

Examen de las indicacionesde verificacion interna.

Examen del archivo de los totaies de lotes para identificar las iniciales del empleado de contro l de datos; comparacion de los totales con los reportes resumidos.*

Examen de la indicacion de aprobacion.

Comparacion de transacciones registradas en el diario de adquisiciones con la factura del proveedor, reportes de recepcion y otra documentac ion de respaldo.+

Recalcular para verificar la correccion de los calculos del empleado en la factura del proveedor, incluyendo los descuentos y f letes.

Las transacciones de adquisiciones estan clasificadas correctamente (clasificacion).

Catalogo de cuentas adecuado.

Verif icacion interna de la clasificacion.

Examen del manual de procedimientos y del catalogo de cuentas.


Comparacion de la clasificacion con el catalogo de cuentas haciendo referenda a las facturas de los proveedores.


TABLA 17-2 (Continuacion)

OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOSCON TRANSACCIONES


PRUEBA COMUN DE CONTROL


Las transacciones de adquisiciones estan registradas en las fechas correctas (tiempo oportuno).

Los procedimientos exigen el registro de las transacciones tan pronto como sea posible despues de haberse recibido la mercancfa y servicios.

Verificacion interna.

Examen del manual de procedimientos y observar si hay facturas no registradas de proveedores.

Examen de indicacion de la verificacion interna.

Comparacion de fechas de los reportes de recepcion y las facturas de los proveedores con las fechas del diario de adquisiciones.4"

Las transacciones de adquisiciones estan incluidas correctamente en los archivos maestros de cuentas por pagar e inventarios, y estan resumidas debidamente (asientos y resumenes).

Verificacion interna del contenido del archivo maestro de cuentas por pagar.

Comparacion del archivo maestro de cuentas por pagar o totales de la balanza de comprobacion con los saldos en el mayor general.


Examinar las iniciales en las cuentas en el mayor general que indiquen una comparacion.

Comprobacion de la precision del empleado al sumar los diarios y rastrear los asientos en el mayor general y en los archivos maestros de cuentas por pagar e inventarios.

* Este procedimiento de analisis tambien puede aplicarse a otros objetivos, incluyendo el estado de terminacion, precision y momento oportuno. Los reportes de recepcion se utilizan solo para articulos tangibles, y, por tanto, no se utilizan para servicios, como servicios publicos y reparaciones y

mantenimiento. Frecuentemente, las facturas de los proveedores son la unica documentacion disponible. J Este control se probaria en muchas auditorias por medio de la computadora.

que e\ activo ii)0 esta debidamente asentado enlosl ibros de ingreso original, es aceptable verificar menos adquisiciones del periodo actual que si los controles son inadecuados.

Cuando un cliente utiliza registros de inventario perpetuo, tambien reduce considerablemente las pruebas de detalles del inventario, si el auditor cree que los registros perpetuos son precisos. Los controles sobre las adquisiciones incluidos en los inventarios perpetuos se verif ican normalmente como parte de las pruebas de control y pruebas sustantivas de transacciones de adquisiciones, y los controles sobre este objetivo tienen un papel clave en la auditoria. La inclusion tanto de cantidad como de costos unitarios en los registros perpetuos de inventarios permiten una reduccion en las pruebas de conteo fisico y los costos unitarios del inventario si los controles estan operando efectivamente.

Las adquisiciones estdn clasificadas correctamente (clasificacion) El auditor reduce las pruebas de detalles de determinadas cuentas individuales si cree que la estructura de control interno es adecuada para proporcionar una seguridad razonable de su clasificacion correcta en el diario de adquisiciones. Aunque todas las cuentas resultan afectadas hasta cierto grado por los controles efectivos sobre la clasificacion, las dos areas mas afectadas son las adquisiciones del periodo actual de activos fijos y todas las cuentas de gastos, como reparaciones y mantenimiento, sen Icios, y publicidad. Puesto que el desarrollo de pruebas de documentacion de adquisiciones de activo fijo y cuentas de gastos del

CAPI'IULO 17 AUDITORIA DHL CICLO DE ADQUISICIONI-S Y PAGOS 6 3 5

periodo actual para cerciorarse de su precision y clasificacion son procedimien-tos de auditoria que se llevan cierto tiempo, el ahorro en el tiempo de auditor; puede ser significativo.

VERIFICACION DE DESEMBOLSOS DE EFECTIVO

El mismo formato de la tabla 17-2, que se usa para las adquisiciones se utilizi tambien para los desembolsos en efectivo. El supuesto subyacente a estos cor.-troles y procedimientos de auditoria es la existencia de diarios separados para desembolsos de efectivo y adquisiciones. Los comentarios asentados acerca de 1= metodologia y procesos para desarrollar procedimientos de auditoria se aplicar. de igual forma para los desembolsos de efectivo.

Una vez que el auditor ha fijado sus procedimientos, por lo general, se desarrollan de manera concurrente las pruebas de adquisiciones y desembolsos de efectivo. Por ejemplo, para una transaccion que ha sido seleccionada para su examen del diario de adquisiciones, se examinan la factura del proveedor y el reporte de recepcion al mismo tiempo que el cheque cancelado relacionado con la adquisicion. De esta manera, la verificacion se efectua con eficiencia, sir. reducir la efectividad de las pruebas.

MUESTREO DE ATRIBUTOS PARA PRUEBAS DE CONTROLESY PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES

En virtud de la importancia de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones por adquisiciones y salidas de efectivo, es comun el uso de muestreo de atributos en esta area de auditoria. Este enfoque es similar al que se utilizo para las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones por ventas que se analizo en el capitulo 12. Sin embargo, se denota, con referenda a los objetivos de auditoria mas esenciales relacionados con transacciones, que se presentaron con anterioridad, que la mayoria de los atributos importantes en el ciclo de adquisiciones y pagos tienen un efecto monetario directo sobre las cuentas. Ademas, muchos de los tipos de errores e irregulari-dades que se encuentran representan una falacia de dinero devengado y son una preocupacion considerable para el auditor. Por ejemplo, existen errores en el corte del inventario o un asiento incorrecto de una cuenta de gastos. Por esto., es relativamente baja la tasa de exception tolerable seleccionada por el auditor en pruebas de muchos de los atributos en este ciclo. Ya que las cantidades en dinero de las transacciones ind iv idua l s en el ciclo tienen una gran variation, tambien es comun separar las partidas grandes y desusadas y probarlas en un 100%.

CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVO 3 Analizar la naturaleza de las cuentas por pagar, y describir los controles relacionados.

Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por mercancias y servicios recibidos en el curso comun del negocio. En ocasiones es dificil distinguir entre cuentas por pagar y pasivos acumulados, pero es util definir un pasivo como cuenta por pagar si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en lafecha del balance. Por tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisicion de materias primas, equipo, servicios, reparaciones y muchos otros tipos de mercancias y servicios que se recibieron antes del fin del ano. La gran mayoria de cuentas por pagar tambien se identifican por la existencia de facturas del proveedor para la deuda. Tambien se distinguen las cuentas por pagar de las obligaciones que generan intereses. Si una obligation incluye el pago de intere-ses, se registra como documento por pagar, contrato por pagar, hipoteca por pagar, o bono por pagar.

636 PARTE 5 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

TABLA17-3

RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES, CONTROLES CLAVE, PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES PARA DESEMBOLSOS DE EFECTIVO





Los registros de desembolsos de efectivo son por bienes y servicios realmente recibidos (existencia).

Adecuada separacion de funciones entre cuentas por pagar y custodia de cheques firmados.

Examen de la documentacionde respaldo antes de la firma de cheques por una persona autorizada.

Aprobacion del pago sobre los documentos de respaldo en el momento en que los cheques se firman.

Analizar las actividades con el personal y observarlas.

Analizar las actividades con el personal y observarlas.

Examinar la indicacion de aprobacion.

Revisar el diario de desembolsos de efectivo, mayor general, y archivo maestro de cuentas por pagar para detectar cantidades grandes o desusadas.*

Rastrear el cheque cancelado hasta el asiento relacionado en el diario de adquisiciones y examinar el nombre del receptor y cantidad.

Examinar los cheques cancelados para buscar la firma autorizada, endoso correcto y cancelacion por el banco.

Examinar los documentos de respaldo como parte de las pruebas de adquisiciones.

Se registran las transacciones de desembolsos de efectivo existentes (estado de terminacion).

Los cheques se folian y contabilizan.

Se prepara cada mes una conciliacion bancaria por una persona independiente.

Se contabiliza una secuencia de cheques.

Examen de las conciliaciones bancarias y observar su preparacion.

Conciliar los desembolsos de efectivo registrados con los desembolsos de efectivo en el estado bancario (prueba de los desembolsos de efectivo).

Las transacciones de desembolsos de efectivo registradas son correctas (precision).

Verificacion interna de calculos y cantidades.

Preparacion de una conciliacion bancaria mensual por una persona independiente.

Examinar la indicacion de verificacion interna.

Examinar las conciliaciones bancarias y observar su preparacion.

Comparacion de los cheques cancelados con los registros en el diario relacionado de adquisiciones y diario de desembolsos de efectivo.

Recalcular los descuentos en efectivo.

Preparar una comprobacion de los desembolsos de efectivo.

Las transacciones de desembolsos en efectivo se han clasificado correctamente (clasificacion)

Adecuado catalogo de cuentas.

Verificacion interna de la clasificacion.

Examinar el manual de procedimientosy el catalogo de cuentas.


Comparacion de la clasificacion con el catalogo de cuentas haciendo referencia a las facturas de los proveedores y al diario de adquisiciones.

CAPiTULO 17 AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 637

TABLA17-3

(Continuacion)


'




Las transacciones de desembolsos de efectivo se registrar! en las fechas correctas (momento oportuno).

Los procedimientos requieren el registro de las transacciones tan pronto como sea posible despues de haberse firmado el cheque.

Verificacion interna.

Examinar el manual de procedimientos y observar si existen cheques no registrados.

Examinar indicacion de verificacion interna.

Comparar las fechas de los cheques cancelados con el diario de desembolsos de efectivc

Comparar las fechas de los cheques cancelados con la fecha de cancelacion del banco.

Las transacciones de desembolso de efectivo estan incluidas correctamente en el archivo maestro de cuentas por pagar y estan resumidas debidamente (asientos y resumenes).

Verificacion interna del contenido del archivo maestro de cuentas por pagar.

Comparacion de los totales del archivo maestro de cuentas por pagar o de la balanza de comprobacion con los saldos en el mayor general.


Examen de las iniciales en las cuentas del mayor general que indican la comparacion.

Comprobar la precision del personal sumando los diarios y rastreando los registros en el mayor general y en el archivo maestro de cuentas por pagar.

Este procedimiento de analisis tambien puede aplicarse a otros objetivos, incluyendo el hecho de su terminacion, precision y momento oportuno.

FIGURA17-3 Metodologia para

disenar pruebas de detalles de saldos de

cuentas por pagar

: Fijar ia importancia y evaluar el 4 riesgo acepiable de auditorfa y riesgo inherente de las cuentas

por pagar

Evaluar el riesgo de control de las cuentas por pagar

Disenar y desarrollar pruebas de control y pruebas sustantivas de

transacciones del ciclo de adquisiciones y pagos

Disenar y desarrollar procedimientos analiticos para ei ciclo de adquisiciones y pagos

Disenar pruebas de detalles de saldos de las cuentas por pagar para satisfacer los objetivos de auditoria relacionados con los

Procedimientos de auditoria

Tamafio de la muestra

Pallidas a selecciorar

Momento oportuno


En la figura 17-3 se resume la metodologia para disenar pruebas de detalles de las cuentas por pagar. Esta metodologia es la misma que se utilize para las cuentas por cobrar en el capitulo 13. Es comun que las cuentas por pagar sean de magnitud importante, y asi existen varios riesgos inherentes. A menudo los controles internos para las cuentas por pagar son inefectivos porque muchas companias dependen de los proveedores para que estos les facturen y les recuerden de deudas no pagadas. Por tanto, a menudo se necesita que las pruebas de detalles para las cuentas por pagar sean extensas.

CONTROLES Se ilustra los efectos de los controles internos del cliente sobre las pruebas de INTERNOS las cuentas por pagar con dos ejemplos. En el primero, supongamos que el

cliente tiene una estructura de control interno m u y efectiva sobre los registros y pago de las adquisiciones. Se documenta con la recepcion de mercancias por reportes foliados de recepcion; se preparan con rapidez y eficiencia, y se registran los comprobantes foliados en el archivo de transacciones de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas por pagar. Tambien se efectuan las desembolsos de efectivo con oportunidad cuando tienen que hacerse, y se les registra de inmediato en el archivo de transacciones de desembolsos de efectivo y en el archivo maestro de cuentas por pagar. Cada mes se concilian los saldos individuales de las cuentas por pagar en el archivo maestro con los estados de cuenta de los proveedores y se compara el total con el mayor general, por una persona independiente. En estas circunstancias, la verificacion de las cuentas por pagar exige poco esfuerzo del auditor, una vez que este llega a la conclusion de que la estructura de control interno esta operando de forma efectiva.

En el segundo ejemplo, supongamos que no se utilizan reportes de recepcion, el cliente detiene el registro de las adquisiciones hasta que se efectuan los desembolsos de efectivo, y, a causa de una debil posicion de efectivo, con frecuencia se pagan las facturas varios meses despues de su vencimientd. Cuando un auditor se enfrenta a esta situacion, existe gran probabilidad de subestimar las cuentas por pagar; por tanto, en estas circunstancias se necesitan extensas pruebas de detalles de las cuentas por pagar, para determinar si las cuentas por pagar se registraron de forma correcta en la fecha del balance.

Ya se han analizado los controles mas importantes de las cuentas por pagar como parte del control y registro de las adquisiciones y desembolsos de efectivo. Ademas de esos controles, es importante efectuar una conciliacion mensual de los estados de cuenta de los proveedores con los pasivos registrados y el archivo maestro de las cuentas por pagar con el mayor general. Esto lo debe llevar al cabo una persona independiente.

El uso de procedimientos analiticos es tan importante en el ciclo de adquisiciones y pagos como lo es en cualquier otro ciclo. La tabla 17-4 ilustra los procedimientos analiticos para las cuentas de balance y de estados de resultados en el ciclo de adquisiciones y pagos, que son utiles para descubrir areas en donde es deseable que se efectue una investigacion adicional.

Uno de los procedimientos de analisis mas importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la comparacion de los totales de gastos del aho actual con los de anos anteriores. Por ejemplo, al comparar los gastos por servicios con los del ano anterior, el auditor puede determinar que no se registro el ultimo recibo del ano. La comparacion de gastos con los anos anteriores es un

CAPITULO 17 AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 6 3 9

PROCEDIMIENTOS DE ANALISIS

OBJETIVO 4 Disenar y desarrollar procedimientos de analisis para cuentas por pagar.

TABLA17-4 PROCEDIMIENTOS

DE ANALISIS PARA ELCICLODE

ADQUISICIONESY PAGOS

OBJETIVOS DE AUDITOR! A RELACIONADOS CON LOS SALDOS PARA PRUEBAS DE DETALLES

OBJETIVO 5 Disenar y desarrollar pruebas de detalles para cuentas por pagar.

procedimiento analitico efectivo para las cuentas por pagar porque los gast: ano tras ano, son mas o menos estables relativamente.

PROCEDIMIENTO ANALITICO

Comparacion de los saldos en la cuenta de gastos relacionados con adquisiciones con los arios anteriores.

POSIBLE ERROR

Errores en las cuentas por pagar y gastcs

Revisar la lista de cuentas por pagar para buscar cuentas por pagar desusaclas, sin proveedores, y que generan intereses.

Errores de clasificacion por deudas que ni son del giro comercial.

Comparacion de las cuentas por pagar individuales con los anos anteriores.

Cuentas no registradas o nulas, o errores

Calcular las relaciones, como compras divididas entre cuentas por pagar, y cuentas por pagar divididas entre pasivos circulantes.

Cuentas no registradas o nulas o errores.

El objetivo global en la auditoria de cuentas por pagar es determinar si se ham asentado de manera correcta y se han revelado debidamente. Ocho de los nuevi objetivos de auditoria relacionados con los saldos que se analizaron en d capitulo 5 son aplicables a las cuentas por pagar. El valor realizable no es aplicable a las deudas.

El auditor reconoce la diferencia en el enfasis entre la auditoria de pasivos I la de activos. Al verificarse los activos, se enfoca la atencion en cerciorarse qui el saldo de la cuenta no tenga una valuacion excesiva. De forma constante s-i cuestiona la existencia de los activos asentados, y se les verifica por medio df confirmacion, examen fisico, y examen de los documentos de apoyo. Es verdaz que el auditor no debe pasar por alto la posibilidad de que se subvaloren lr-= activos, pero el hecho importante esta en que el auditor esta mas preocupad: por la posibilidad de una sobreestimacion que de una subestimacion. Cuando se verifican los saldos deudores se toma el enfoque opuesto, es decir, el enfoqui principal esta en el descubrimiento de deudas subestimadas u omitidas.

La diferencia en enfasis en la auditoria de activos y pasivos proviene dire:-tamente de la responsabilidad legal de los auditores. Si los inversionistas, accioru_;

tas, acreedores y otros usuarios determinan despues de la emision de los estadr-f financieros auditados, que se sobrevaluo de manera considerable el capita. existe una probabilidad real de que se demande al bufete de auditoria. Pues:: que una sobrevaluacion del capital puede resultar de la sobreestimacion de activos o de la subestimacion de pasivos, es natural que los auditores enfaticer esos dos tipos de errores. Es menos probable que tenga exito una demandi contra un auditor por no descubrir una subvaluacion de capital.

No obstante, los auditores no ponen demasiado enfasis en la proteccion m usuarios mediante un dispositivo para detectar la sobrevaluacion del capital i costa de pasar por alto la subvaluacion. Si los activos se subestiman y los pasivos se sobreestiman de manera constante para grandes numeros de empresa-auditadas, es probable que decline el valor de la informacion de los estadzf financieros para la toma de decisiones. Por tanto, aun cuando es natural qui los auditores enfaticen la posibilidad de sobreestimar los activos y subestimar I:-; pasivos, el descubrimiento de los tipos opuestos de errores tambien constituvi una responsabilidad importante.

6 4 0 PARTE 5 APLICACION DEL PKOCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

PRUEBAS DE DETALLES DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Los mismos objetivos de auditoria relacionados con saldos que se utilizaron como marco de referenda para verificar las cuentas por cobrar en el capitulo 13, tambien son aplicables a los pasivos, con tres modificaciones menores. La diferencia mas obvia en la verificacion de pasivos es que no se aplica el objetivo de valor realizable. La segunda diferencia radica en el objetivo de los derechos y obligaciones. En el caso de los activos, el auditor se preocupa de los derechos del cliente al uso y disposicion de los activos. En los pasivos, el auditor se preocupa de las obligaciones del cliente por el pago de deudas. Si el cliente no tiene obligacion de pagar un pasivo, no se incluye como tal. Se hablo de la tercera diferencia: en la auditoria de pasivos, el enfasis esta en la busqueda de subesti-maciones mas que de sobreestimaciones.

La tabla 17-5 incluye los objetivos de auditoria relacionados con saldos y pruebas comunes de detalles de procedimientos de saldos para las cuentas por pagar. Los procedimientos reales de auditoria varian considerablemente, de acuerdo con la naturaleza de la entidad, la importancia de las cuentas por pagar, la naturaleza y efectividad de la estructura de control interno, y el riesgo inherente.

PRUEBAS DE PASIVOS FUERA DELPERIODO

OBJETIVO 6 Conocer la importancia de las pruebas de pasivos fuera del periodo para las cuentas por pagar y pruebas comunes.

Debido al enfasis en la posibilidad de subestimacion de las cuentas de pasivo, las pruebas de pasivos fuera del periodo son importantes para las cuentas por pagar. El alcance de las pruebas para descubrir cuentas por pagar no registra-das, al que a menudo se le llama la busqueda de cuentas por pagar no registradas, depende mucho del riesgo de control evaluado y la importancia del saldo potencial en la cuenta. Los mismos procedimientos de auditoria utilizados para descubrir cuentas por pagar no registradas son aplicables al objetivo de precision. Los procedimientos de auditoria que siguen son pruebas tipicas.

Examine la documentacion subyacente para los desembolsos subseaientes de efectivo El proposito de este procedimiento de auditoria es revelar aquellos desembolsos de efectivo realizados en el periodo de contabilidad subsecuente, que representan responsabilidades en la fecha del balance. La documentacion de respaldo se examina para determinar si un desembolso de efectivo se realizo para cubrir una obligacion del periodo actual. Por ejemplo, si el inventario se recibio antes de la fecha del balance, se indicara asi en el reporte de recepcion. Es frecuente que la documentacion para los desembolsos de efectivo realizados en el periodo subsecuente se examine durante varias semanas, en especial cuando el cliente no paga sus cuentas con oportunidad. Cualquier desembolso de efectivo que se haga para cubrir una obligacion del periodo actual debe rastrearse en la balanza de comprobaci6n de las cuentas por pagar, para tener la seguridad que se ha incluido como responsabilidad.

Examine la documentacion subyacente defacturas que no se han pagado varias semanas despues del final del ano Este procedimiento se realiza de la misma manera que el anterior, y sirve para el mismo proposito. La diferencia unica es que se realiza para obligaciones no pagadas cerca del final del periodo que constituye el campo de trabajo del auditor, mas que para obligaciones que ya se han pagado. Por ejemplo, en una auditoria en que el ano finaliza el 31 de marzo, si el auditor examina la documentacion de respaldo de los cheques que se pagaron hasta el 28 de junio, las cuentas que todavia estan sin pagar en esa


TABLA17-5 0BJETIV05 DE

AUDITORIA

RELACIONADOS

CON BALANCES Y

PRUEBAS DE

DETALLES DE

SALDOS DE

CUENTASPOR

PAGAR

OBJETIVO DE AUDITORIA RELACIONADO CON EL SALDO

PRUEBAS COMUNES DE DETALLES DE PROCEDIMIENTOS DE SALDOS COMENTARIOS

Las cuentas por pagar en la lista de cuentas por pagar concuerdan con el archivo maestro relacionado, y el total se ha sumado correctamente y concuerda con el mayor general (enlace de detalles).

Sume la lista de cuentas por pagar.

Rastree el total al mayor general.

Rastree las facturas individualesde los vendedores en el archivo maestro para verificar nombres y cantidades.

No es necesario que se sumen todas las paginas.

A menos que los controles sean debiles, el rastreo en el archivo maestro debe ser l imitado.

Las cuentas por pagar existen en la lista de cuentas por pagar (existencia).

Rastree de la lista de cuentas por pagar hasta las facturas y estados de cuenta de los proveedores.

Conf irme las cuentas por pagar, dando mayor atencion a cantidades grandesy desusadas.

Por lo general recibe poca atencion porque la preocupacion primordial es con las subestimaciones.

Las cuentas por pagar existentes estan incluidas en la lista de cuentas por pagar (terminadas).

Realizar pruebasde adeudos fuera de periodo (vease el texto).

Estas son pruebas esenciales de la auditoria de las cuentas por pagar.

Las cuentas por pagar incluidas en la lista de cuentas por pagar estan correctas (precision).

Desarrollar los mismos procedimientos que los que se uti l izaron para objetivos de existencia y pruebas de deudas fuera de periodo.

Por lo general el enfasis en estos procedimientos para detectar la precision es la subestimacion en lugar de la omision.

Las cuentas por pagar en la lista de cuentas por pagar estan clasificadas correctamente (clasificacion).

Revisar la lista y el archivo maestro para detectar partes relacionadas, pagares u otros documentos que generan intereses, cuentas por pagar a largo plazo, y saldos en contra.

El conocimiento del negocio del cliente es esencial para estas pruebas.

Las transacciones en el ciclo de adquisicionesy pagos estan registradas en el periodo correcto (corte).

Desarrollar pruebas de deudas fuera de periodo (vease el texto).

Desarrollar pruebas detalladas como parte de la observacion fi'sica del inventario (vease el texto).

Haga pruebas para inventario en transito (vease el texto).

Estas son pruebas esenciales de auditoria para las cuentas por pagar. Se les llama pruebas de corte.

La compahi'a t iene una obligacion de pagar las deudas incluidas en las cuentas por pagar (obligaciones).

Examinar los estados de cuenta de los proveedores y conf irmar las cuentas por pagar.

Por lo regular no es una preocupacion en la auditoria de las cuentas por pagar, porque todas las cuentas por pagar son obligaciones.

Las cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos estan presentadasy reveladas debidamente (presentaciony revelacion).

Revise los estados financieros para asegurarseque estan separadas las partes relacionadas, los pasivos de largo plazo, y que generan intereses, que son importantes.

Por lo general no es un problema.

642 PARTE 5 AFLICACION DLL PROCLSO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

fecha se examinan para determinar si son obligaciones que corresponden al ano terminado el 31 de marzo.

Rastree los reportes de recepcion emitidos antes del fin de ano en las facturas relacionadas de proveedores Toda la mercancia antes del final del ano del periodo contable indicado por la emision de un reporte de recepcion, se incluye como cuentas por pagar. Cuando el auditor rastrea los reportes de recepcion emitidos a fin de ano y antes del mismo hasta las facturas de proveedores y verifica que se incluyen en las cuentas por pagar, el auditor esta verificando la existencia de obligaciones no registradas.

Rastree los estados de cuenta de los proveedores que mnestran un saldo deudor en la balanza de comprobacion de cuentas por pagar Si el cliente conserva un archivo de estados de cuenta de los proveedores, cualquier estado que indique un saldo deudor puede ser rastreado hasta el listado para tener la seguridad que se incluye como cuenta por pagar.

Envie confirmaciones a los proveedores con los cuales el cliente realiza opera-ciones Aunque el uso de confirmaciones para cuentas por pagar es menos comun que para las cuentas por cobrar, se utiliza con frecuencia para la verificacion de omisiones de proveedores en la lista de cuentas por pagar, transacciones omitidas y errores en los saldos de las cuentas. El envio de confirmaciones a proveedores activos para los cuales no se ha incluido un saldo en la relacion de cuentas por pagar, es un medio util de busqueda de montos omitidos. Este tipo de confirmacion se conoce comunmente como confirmation de saldo cero. Al final de este capitulo se presenta mayor informacion sobre la confirmacion de las cuentas por pagar.

Las pruebas de corte para las cuentas por pagar determinan si las transacciones registradas durante unos cuantos dias antes y despues de la fecha del balance se incluyen en el periodo correcto. Los cinco procedimientos de auditoria presentados en la section anterior se relacionan en directo con el corte para adquisiciones, pero enfatizan la subestimacion de los saldos. En el caso de los primeros tres procedimientos tambien es apropiado examinar la documentation de apoyo como prueba de la sobreestimacion de las cuentas por pagar. Por ejemplo, el tercer procedimiento rastrea los reportes de recepcion emitidos antes de fin de ano de las facturas de proveedores relacionadas, con el fin de verificar la existencia de cuentas por pagar no registradas. Para verificar los montos de corte sobreestimados, el auditor rastrea los reportes de recepcion emitidos despues del final de ano hasta las facturas relacionadas para tener seguridad de que no estan registradas como cuentas por pagar (a menos que haya inventario en transito, lo que se analiza mas adelante).

En vista de que la mayor parte de las pruebas de corte ya se han presentado, aqui solo ampliaremos dos aspectos: El examen de los reportes de recepcion y la determinacion del monto del inventario en transito.

Relacion del corte con la observacionfisica del inventario En la determinacion de que es correcto el corte de cuentas por pagar, es esencial que las pruebas de corte esten coordinadas con la observacionfisica del inventario. Por ejemplo, supongamos que una adquisicion de inventario por 40,000 dolares se recibe al final de la tarde

CAPITULO 17 AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 643

del 31 de diciembre, despues de que se ha completado la toma del inventario fisico. Si la adquisicion se incluye en las cuentas por pagar y en compras, pero se excluye del inventario, el resultado es una subestimacion de las utilidades netas de 40,000 dolares. En sentido contrario, si la adquisicion se excluye tanto del inventario como de las cuentas por pagar hay subestimacion en el balance, pero el estado de resultados es correcto. La unica forma en que el auditor conozca que tipo de subestimacion ha ocurrido, es coordinar las pruebas de corte con la observacion del inventario.

La informacion de corte para las adquisiciones se obtiene durante la observation fisica del inventario. En este momento el auditor revisa los procedimientos en el departamento de recepcion para determinar que se conto todo el inventario recibido, y el auditor debe registrar en sus papeles de trabajo el ultimo numero de reporte de recepcion del inventario incluido en el conteo fisico. Durante el trabajo de campo de fin de ano, el auditor prueba despues los registros de contabilidad para el corte. El auditor rastrea los numeros de reportes de recepcion hasta los registros de cuentas por pagar, para verificar que se han incluido o excluido de forma correcta.

Por ejemplo, supongamos que el ultimo numero de reporte de recepcion que representaba inventario incluido en el conteo fisico fue el 3167. El auditor registra este numero de documento y lo rastrea posteriormente a este y a varios numeros anteriores con sus facturas relacionadas de los proveedores y con la lista de cuentas por pagar o el archivo maestro de cuentas por pagar, para determinar que todos estan incluidos. De manera similar, las cuentas por pagar para adquisiciones registradas en los reportes de recepcion con numeros mayo-res a 3167, quedan excluidas de las cuentas por pagar.

Cuando el inventario fisico del cliente tiene lugar antes del ultimo dia del ano, es necesario realizar un corte de cuentas por pagar al momento del conteo fisico en la forma descrita en el parrafo anterior. Ademas, el auditor verifica si todas las adquisiciones que tienen lugar entre el conteo fisico y el final del ano se agregaron al inventario fisico y a las cuentas por pagar. Por ejemplo, si el cliente lleva a efecto el conteo fisico un 27 de diciembre para un fin de ano de 31 de diciembre, la informacion de corte se toma al 27 de diciembre. Durante el trabajo de campo del fin de ano, el auditor hace pruebas primero para determinar si el corte al 27 de diciembre fue correcto. Despues de determinar que el corte de 27 de diciembre fue correcto, el auditor debe verificar si todo el inventario recibido despues del conteo fisico, pero antes de la fecha de balance, se agrego al inventario y a las cuentas por pagar por el cliente.

Mercancia en trdnsito Se hace distincion en las cuentas por pagar entre las adquisiciones de mercancias que estan con base de destino LAB y aquellas que estan hechas con base de origen LAB. En la primera modalidad, la propiedad pasa al comprador cuando la mercancia se recibe para inventario. Por tanto, solo el inventario recibido antes de la fecha de balance se incluye en el inventario y cuentas por pagar al final del ano. Cuando una adquisicion se hace sobre una base de origen LAB, las mercancias y las cuentas por pagar relacionadas deben registrarse en el periodo actual si el embarque ocurrio antes de la fecha de balance.

Si las mercancias se han adquirido sobre base de origen o destino LAB la determinacion se realiza examinando las facturas de los proveedores. El auditor debe examinar las facturas relacionadas con mercancia recibida poco despues de fin de ano para determinar si se encontraban con base de origen LAB. Para las

APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

que si lo estuvieron, y siempre que las fechas de embarque sean anteriores a la fecha de balance, las mercancias y las cuentas por pagar relacionadas deben quedar registradas en el periodo actual si los montos son importantes.

CONFIABILIDAD Al decidir cual es la evidencia apropiada que hay que reunir para verificar las DE LA EVIDENCIA cuentas por pagar, es esencial que el auditor comprenda la confiabilidad relativa

de los tres tipos primarios de evidencia que se usan generalmente: facturas de los proveedores, estados de cuenta de los proveedores, y confirmaciones.

Distincion entre las facturas de los proveedores y los estados de cuenta de los •proveedores Al verificar el monto que se debe a un proveedor, el auditor establece distincion entre las facturas y los estados de cuenta de los proveedores. Al examinar las facturas de los proveedores y los documentos de apoyo o respaldo relacionados, como son los reportes de recepcion y las ordenes de compra, el auditor tiene a su disposicion una evidencia sobre las transacciones individuales altamente confiable. El estado de cuentas de un proveedor no es tan deseable como las facturas para verificar las transacciones individuales, porque un estado de cuenta incluye solo el importe total de la transaccion. Las unidades adquiridas, precio, flete y otros datos, no quedan incluidos. Sin embargo, un estado de cuenta tiene la ventaja de incluir el saldo final de acuerdo con los registros del proveedor. ^Cual de estos dos documentos es mejor para verificar el saldo correcto en las cuentas por pagar? El estado de cuenta del proveedor es superior para verificar las cuentas por pagar porque incluye el saldo final. El auditor compara las facturas existentes de los proveedores con la lista del cliente, y a pesar de ello puede no descubrir las que faltan, que es la preocupacion primaria en las cuentas por pagar. ^Cual de estos dos documentos es mejor para verificar las adquisiciones en las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones? La factura del proveedor es superior para verificar las transacciones, porque el auditor esta verificando transacciones individuales y la factura mues-tra los detalles de las adquisiciones.

Diferencia entre los estados de cuenta y las confirmaciones de los proveedores La diferencia mas importante entre el estado de cuenta de un proveedor y una confirmacion de cuentas por pagar, es la fuente de la informacion. Un estado de cuenta de un proveedor ha sido preparado por un tercero independiente, pero esta en las manos del cliente en el momento en que el auditor la examina. Esto proporciona al cliente la oportunidad de modificar un estado de cuenta del proveedor o no poner algunos estados de cuenta en manos del auditor. La confirmacion de cuentas por pagar que por lo regular es una solicitud de un estado de cuenta desglosado enviado directamente a la oficina del auditor, proporciona la misma informacion, pero puede ser considerada mas confiable. Ademas, las confirmaciones de cuentas por pagar a menudo incluyen una solicitud de informacion sobre documentos y aceptaciones por pagar, asi como el inventario consignado que es propiedad del proveedor, pero esta almacena-do en las instalaciones del cliente. En la figura 17-4, se muestra una ilustracion de una tipica solicitud de confirmacion de cuentas por pagar.

A causa de la disponibilidad de estados de cuenta y facturas de los proveedores, documentos que constituyen una evidencia relativa confiable porque se originan en un tercero, la confirmacion de cuentas por pagar es menos comun que la de cuentas por cobrar. Si el cliente tiene una estructura de control interno

OBJETIVO 7 Conocer la confiabilidad relativa de las facturas y estados de cuenta de los proveedores, y las confirmaciones de las cuentas por pagar.

CAP1TULO17 AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 645

adecuada y los estados de cuenta de los proveedores estan disponibles para su examen, por lo general no se envian confirmaciones. Sin embargo, cuando la estructura de control interno del cliente es debil, cuando no estan disponibles los estado de cuenta, o el auditor cuestiona la integridad del cliente, es deseable enviar solicitudes de confirmacion a los proveedores. A causa del enfasis en la subestimacion de las cuentas de pasivo, las cuentas confirmadas incluyen cuentas grandes, cuentas activas, cuentas con saldo cero, y una muestra repre-sentativa de todas las demas.

En la mayor parte de los casos en que se confirman las cuentas por pagar, esto se realiza despues de la fecha de balance. Sin embargo, si el riesgo de control es bajo, se confirman las cuentas por pagar en una fecha intermedia como prueba de la efectividad de la estructura de control interno. Entonces, si las confirmaciones indican que los controles internos son inefectivos, es posible disenar otros procedimientos de auditoria para comprobar las cuentas por pagar al final del afio.

ROGER MEAD, INC. 15de enero, 1995

Jones Sales, Inc.

Calle Stewart #2116

Waynesville, Kentucky 36021

Muy senores nuestros:

Nuestros auditores, Murray y Rogers, estan realizando una auditoria de nuestros estados financieros. Para este proposito, les rogamos proporcionarles la siguiente informacion al 31 de diciembrede 1994:

(1) Estados pormenorizados de nuestras cuentas por pagar con ustedes, mostrando todas las partidas sin pagar;

(2) Una lista completa de todos los pagares y aceptaciones pagaderas a ustedes (incluyendo cualquiera que haya sido descontada), mostrando la fecha original, fecha de vencimiento, cantidad original, saldos sin pagar, colaterales y avales; y

(3) Una lista pormenorizada de la mercancfa que ustedes consignaron a nosotros.

Agradeceremos su rapida atencion a esta solicitud. Se incluye un sobre para su respuesta.

Atentamente.

Pkil Qetiauini

Phil Geriovini, Presidente

Cuando los estados de cuenta de los proveedores se examinan o se reciben las confirmaciones, existe una conciliation del estado de cuenta o de la confirmacion con la lista de cuentas por pagar. Es frecuente que las diferencias sean causadas por inventario en transito, cheques puestos en el correo por el cliente pero no recibidos todavia por el proveedor a la fecha del estado de cuenta, y


FIGURA 17-4 Solicitud de

confirmacion de cuentas por pagar

TAMANO DE LA MUESTRA

rezagos en el procesamiento de los registros de contabilidad. La conciliacion es de la misma naturaleza general que se vio en el capltulo 13, para las cuentas per cobrar. Los documentos que se utilizan por lo general para conciliar los saldos de la lista de cuentas por pagar con las confirmaciones o los estados de cuenta de los proveedores, incluyen los reportes de recepcion, facturas de los provee-dores y cheques cancelados.

El tamano de la muestra para las pruebas de cuentas por pagar varian de manera considerable, de acuerdo con factores como la importancia de las cuentas por pagar, numero de cuentas vigentes, riesgo de control evaluado, y resultados del ano anterior. Cuando es debil la estructura de control interno de un cliente, lo que no es raro en las cuentas por pagar, deben verif icarse casi todas las partidas del universo. En otras situaciones se necesitan pruebas minimas.

El muestreo estadistico se utiliza menos para la auditoria de cuentas por pagar que para las cuentas por cobrar. Es mas dificil definir el universo y determinar su tamano en las cuentas por pagar. Ya que el enfasis se pone en las cuentas por pagar omitidas, es esencial que el universo incluya todo aquello pen-diente de pago. Definir el universo de manera que se incluya todo aquello que esta pendiente de pago, frecuentemente hace que el tamano del universo se vuelva inmanejable. Dos ejemplos en que se podria utilizar en forma practica el muestreo de variables para comprobar las cuentas por pagar son:

• El auditor se considera satisfecho cuando los nombres de todos los pro-veedores se incluyen en la lista de cuentas por pagar, aun cuando algunos puedan tener un importe erroneo. El universo se define como todos los proveedores de la lista. El enfasis de las pruebas son la existencia, correction y clasif icacion.

• El auditor se considera satisfecho de que todas las cuentas por pagar a la fecha de balance hay an sido pagadas despues del fin de ano. El universo se define como todos los desembolsos de efectivo posteriores al final del ano.

TERMINOSIMPORTANTES

Archivo maestro de cuentas por pagar. Archivo de computadora para mantener un registro para cada proveedor de adquisiciones individuates, desembolsos de efectivo, devolution y rebajas de adquisiciones y saldos de proveedores.

Ciclo de adquisiciones y pagos. Ciclo de transac-ciones que incluye la adquisicion y pago de mercancia y servicios de proveedores externos a la organization.

Destino LAB. Contrato de embarque en que la propiedad de la mercancia pasa al comprador cuando la mercancia se recibe.

Estado de cuenta del proveedor. Estado de cuenta preparado cada mes por el proveedor que indi-ca el saldo inicial, adquisiciones, pagos, y saldo final del cliente.

Fachira del proveedor. Documento que especifica los detalles de una transaction de adquisicion y el importe de dinero que se debe al proveedor por la adquisicion.

Memo de de'bito. Documento que indica una reduction en el monto debido a un proveedor por mercancia devuelta o por una rebaja ob-tenida.

Orden de compra. Documento preparado por el departamento de compra indicando la description, cantidad e information relacionada de mercanclas y servicios que la compania preten-de comprar.

Origen LAB. Contrato de embarque en que la propiedad de la mercancia pasa al comprador en el momento en que esta se embarca.

CAPITUL017 AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 6 4 7

Relacidn de cuentas por pagar. Listado del monto que se debe a cada proveedor en un punto dado en el tiempo; se prepara directamente del archi-vo maestro de cuentas por pagar.

Reporte de recepcidn. Documento preparado por el departamento de recepcion en el momento en que se reciben articulos tangibles, la cantidad

recibida, la fecha de recepcion y otros datos relevantes; es parte de la documentacion nece-saria para que el pago se realice.

Requisicidn de compra. Solicitud de un empleado autorizado al departamento de compra para colocar una orden de suministro de inventario y otros articulos que utiliza una entidad.

CUESTIONARIO DE REPASO

17-1 Enliste cinco cuentas de activo, tres cuentas de pasivo y cinco cuentas de gastos incluidas en el ciclo de adquisiciones y pagos de una compafiia manufacturera tipica. 17-2 Enliste un posible control interno para cada uno de los seis objetivos de auditoria relacionados con las transacciones de desembolso de efectivo. Para cada control, enliste una prueba de procedi-miento de control para verificar su efectividad. 17-3 Enliste un posible control para cada uno de los seis objetivos de auditoria relacionados con las transacciones de adquisiciones. Para cada control, enliste una prueba de procedimiento de control para verificar su efectividad. 17-4 Evalue la siguiente declaracion de un auditor en relacion con las pruebas de adquisiciones y desembolsos de efectivo: "Al seleccionar la mues-tra de adquisiciones y desembolso de efectivo para su verificacion, el mejor enfoque es seleccionar un mes al azar y comprobar todas las transacciones del periodo. Este enfoque me permite plena com-prensidn de la estructura de control interno, por-que examino todo lo que sucedio durante el periodo. Como parte de la prueba mensual, tambien pruebo la conciliacion bancaria inicial y final y preparo una prueba de efectivo para el mes. Cuan-do termino estas pruebas, creo que estoy en condi-ciones de evaluar la efectividad de la estructura de control interno/ ' 17-5 ^Cual es la importancia de los descuentos de efectivo para el cliente, y como puede verificar el auditor si se estan tomando de acuerdo con la politica de la compafiia? 17-6 ^Cual son las similitudes y diferencias en los objetivos de los siguientes dos procedimientos? (1) seleccione una muestra al azar de los reportes de recepcion y rastreelos en los asientos del diario relacionados con las facturas y adquisiciones de los

proveedores, comparando el nombre del proveedor, tipo de material y cantidad adquirida, y el importe total de la adquisicion. (2) Seleccione una muestra al azar de los asientos del diario de las adquisiciones y rastreelos en las facturas y reportes de recepcion del proveedor, comparando el nombre del proveedor, tipo de material y cantidad adquirida e importe total de la adquisicion. 17-7 Si un cliente de auditoria no tiene cheques foliados, ^cual tipo de error tiene mayores pro-babilidades de ocurrir? En esas circunstancias, ^cuales procedimientos de auditoria puede utili-zar el auditor para compensar esta falla? 17-8 <-,Que se quiere decir con "comprobante"? Explique como su uso mejora los controles inter-nos de una organizacion. 17-9 Explique la razon por la cual la mayoria de los auditores consideran que la recepcion de mer-cancias y servicios es el punto mas importante en el ciclo de adquisiciones y pagos. 17-10 Explique la relacion entre las pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos y las pruebas de inventarios. Proporcione ejemplos especificos de como estos dos tipos de pruebas se afectan unas a otras. 17-11 Explique la relacion entre las pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos y las pruebas de cuentas por pagar. Proporcione ejemplos especificos de como estos dos tipos de pruebas se afectan unas a otras. 17-12 El auditor examina todas las facturas no registradas a mano el 28 de febrero de 1995, el ultimo dia de trabajo en el campo. ^Cual de los siguientes errores es el mas factible de encontrar por este procedimiento? Expliquese. a. Las cuentas por pagar se sobreestiman al 31 de

diciembre de 1994. b. Las cuentas por pagar se subestiman al 31 de

diciembre de 1994.

6 4 8 PARTE 5 APLICACI6N DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

c. Los gastos de operacion se sobreestiman para los doce meses que terminaron el 31 de diciem-bre de 1994.

d. Los gastos de operacion se sobreestiman para los dos meses que terminaron el 2 de febrero de 1995.*

17-13 Explique por que es comun que los audito-res envien solicitudes de confirmacion a los pro-veedores con "saldos cero" en la lista de las cuentas por pagar del clients, pero es algo fuera de lo comun que sigan el mismo enfoque al verificar las cuentas por cobrar. 17-14 Distinga entre la factura de un proveedor y su estado de cuenta. ^Cual es el documento que idealmente se utiliza como evidencia en la audito-ria de transacciones de adquisiciones y cual para *AdaptadodeAICPA.

verificar los saldos en las cuentas por pagar? ^Por que? 17-15 Es todavia menos comun confirmar las cuentas por pagar en una fecha intermedia que las cuentas por cobrar. Explique por que es esto. 17-16 Al comprobar el corte de las cuentas por pagar en la fecha del balance, explique por que es importante que los auditores coordinen sus prue-bas con la observacion fisica del inventario. ^Que puede hacer el auditor durante el inventario fisico para destacar la probabilidad de un corte preciso? 17-17 Distinga entre el destino LAB y el origen LAB. ^Cuales procedimientos debe seguir el auditor respecto de adquisiciones de inventario con base de origen LAB cerca del fin de afio?

PREGUNTAS DE OPCION MULTIPLE DE LOS EXAMENES PARA CP

17-18 Las siguientes preguntas se relacionan con los controles internos en el ciclo de adquisiciones y pagos. Escoja la mejor respuesta. a. Un control interno efectivo sobre la compra de

materias primas por lo general debe incluir los siguientes procedimientos, excepto (1) reportes sistematicos de los cambios en el pro-

ducto que afectaran a las materias primas. (2) determinar la necesidad de las materias pri

mas con antelacion a la preparacion de la orden de compra.

(3) obtener reportes por escrito de calidad y cantidad de terceros, antes del pago de las materias primas.

(4) obtener aprobacion financiera antes de hacer un compromiso.

b. Budd, agente de compras de Lake Hardware Wholesalers, tiene un pariente que es propieta-rio de una tienda que vende ferreteria al menu-deo. Budd hizo arreglos para que los fabrican-tes entregaran ferreteria a la tienda sobre una base COD, permitiendo que su pariente com-pre a los precios de mayoreo de Lake. Budd probablemente pudo lograr esto debido al po-bre control interno de Lake sobre

(1) las requisiciones de compra (2) recepcion de efectivo (3) registros de inventario perpetuo (4) ordenes de compra

c. ^Cual de los siguientes es un procedimiento de control interno que evitaria que se presentaran documentos de desembolsos de efectivo, ya pagados, por segunda vez para su pago?

(1) Las personas responsables de firmar cheques deben preparar los cheques no firmados.

(2) Los documentos de desembolso de efectivo deben ser aprobados por lo menos por dos funcionar ios admin i s t r a t i vos responsables.

(3) La fecha en los documentos de desembolso de efectivo debe ser dentro de unos cuantos dias de la fecha en que se presenta el documento para su pago.

(4) El funcionario que firma el cheque debe comparar el cheque con los documentos y debe cancelar los documentos.

17-19 Las siguientes preguntas estan relaciona-das con la acumulacion de evidencia en el ciclo de adquisiciones y pagos. Escoja la mejor respuesta. a. En la confirmacion de las cuentas por pagar con

los provedores y la confirmacion, de cuentas por cobrar con los clientes deudores, la decla-racion verdadera es que (1) la confirmacion de las cuentas por pagar con

los proveedores es un procedimiento de au-ditoria mas ampliamente aceptado que la confirmacion de cuentas por cobrar con los deudores.

(2) las tecnicas de muestreo estadistico se acep-tan mas ampliamente en la confirmacion de cuentas por pagar que en la confirmacion de cuentas por cobrar.

(3) en comparacion con la confirmacion de cuentas por pagar, la confirmacion de cuen-


tas por cobrar tiende a enf atizar cuentas con saldos cero en la fecha del balance.

(4) es menos factible que la solicitud de confir-macion enviada al proveedor muestre la cantidad que se le debe, que el hecho de que la solicitud enviada al deudor muestre la cantidad que el debe.

b. Como parte de su busqueda de deudas no re-gistrada, un auditor examina las facturas y comprobantes de cuentas por pagar. Por lo general, este examen puede limitarse a (1) comprobantes de cuentas por pagar no pa-

gadas y facturas sin comprobantes a mano en la fecha del balance.

(2) comprobantes de cuentas por pagar prepa-radas durante el periodo subsecuente y facturas sin comprobantes recibidas durante el ultimo dia de trabajo en el campo, cuyos valores en dinero excedan cantidades razo-nables.

17-20 Por lo general, se encuentran las preguntas 1 a la 8 en cuestionarios utilizados por los auditores para comprender la estructura de control interno en el ciclo de adquisiciones y pagos. Al utilizar el cuestionario para un cliente, una respuesta "si" a una pregunta indica un probable control interno, mientras un "no" indica una debilidad potencial.

1. ^Se desarrolla la funcion de compras por personal que es independiente de las fun-ciones de recepcion y embarque y de las funciones de cuentas por pagar y desem-bolsos?

2. ^Envia la seccion de correspondencia todas las facturas de los proveedores directamen-te a contabilidad?

3. ^Estan foliados todos los reportes de recepcion, y revisa su secuencia numerica una persona ajena a la preparation de cheques?

4. ^Se revisan todas las extensiones, sumas, descuentos, y terminos de flete en las facturas de los proveedores para cerciorar su precision?

5. ^Revisa y aprueba la distribution de cuentas de facturas un empleado responsable antes que se registre en el diario de adquisiciones?

(3) facturas recibidas durante el ultimo dia de trabajo en el campo (sea que se hayan pre-parado o no comprobantes de cuentas pc : pagar), pero que es necesario incluir todas las facturas de cualquier cantidad recibic a durante este periodo.

(4) un periodo razonable despues de la fechi del balance, normalmente el mismo perioc: utilizado para el estado bancario de corte.

c. A fin de establecer eficazmente lo correcto de. corte de cuentas por pagar, es mas probab.e que un auditor (1) coordine los reportes de corte con las orde-

nes de compra. (2) compare los reportes de corte con las orde-

nes de compra. (3) compare las facturas de los proveedores cor.

sus estados. (4) coordine el envio por correo de las confir-

maciones con las pruebas de corte.

6. i Se asientan los cheques en el diario de desem-bolsos de efectivo conforme se les prepara?

7. ^Se cancelan correctamente todos los docu-mentos de apoyo en el momento en que se firman los cheques?

8. ^Se hace cargo un empleado independiente de todas las funciones de cuentas por pagar desembolsos, efectivo, y mayor general, de la custodia de los cheques despues de su firma y antes de su envio por correo?

Tarea

a. Para cada una de las preguntas anteriores, in-dique los objetivos de auditoria relacionados con la transaction que se estan cumpliendo si el control esta en vigor.

b. Para cada control interno, enliste una prueba de procedimientos de control para comprobar su efectividad.

c. Para cada una de las preguntas anteriores identifique la naturaleza de lo(s) error(es) po-tenciales en la parte c, enliste un procedimientc sustantivo de auditoria que se pueda utilizar para determinar si existe un error considerable.

PUNTOS DE DEBATE Y PROBLEMAS

650 PARTE 5 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORiA A OTROS CICLOS

17-21 A continuacion encontramos algunas de las rruebas de controles y pruebas sustantivas de pro-cedimientos de transacciones que se desarrollan a menudo en el ciclo de adquisiciones y pagos. De-re desarrollarse cada una sobre una base de muestreo.

1. Rastree las transacciones registradas en el diario de adquisiciones con la documenta-cion de apoyo, comparando el nombre del proveedor, el total de los montos en dinero, y la autorizacion para su adquisicion.

2. Explique una secuencia de reportes de recepcion y rastree algunos reportes escogidos en las facturas relacionadas de los proveedores y los asientos en el diario de adquisiciones.

3. Repase los documentos de apoyo para com-probar la precision de los oficinistas, correction de la distribution de las cuentas, y la razonabilidad del gasto en funcion de la naturaleza de las operaciones del cliente.

4. Examine los documentos de apoyo de las transacciones de adquisicion, para asegu-rarse que cada transaction incluye la factura de un proveedor aprobado, reporte de reception, y orden de compra.

5. Sume el diario de desembolsos en efectivo, rastree los asientos del total hasta el mayor general, y rastree los asientos de desembolsos individuales de efectivo del archivo maestro de cuentas por pagar.

6. Explique la secuencia numerica de los cheques en el diario de desembolsos de efectivo y examine todos los cheques cancelados o inutilizados para cerciorarse de su cancelation correcta.

7. Prepare una comprobacion de los desembolsos de efectivo para un mes intermedio.

8. Compare las fechas de los cheques cancelados con las fechas en el diario de desembolsos de efectivo y la fecha de cancelation del banco.

Tarea

a. Indique si cada procedimiento anterior es prin-cipalmente una prueba de control o una prueba sustantiva de transacciones.

b. Indique el proposito de cada procedimiento.

17-22 Se incluyen los siguientes errores en los registros contables de Westgate Manufacturing Company:

1. Los gastos telefonicos (cuenta 2112) se car-garon sin mala intention a reparaciones y mantenimiento (cuenta 2121).

2. Con frecuencia, no se registran las adquisiciones de materias primas sino hasta varias semanas despues de haberse recibido los mercancias, porque el personal de recepcion falla en remitir los reportes de recepcion a contabilidad. Cuando el departamento de credito de un proveedor presiona al departamento de contabilidad de Westgate, busca el reporte de recepcion, registra las transacciones en el diario de adquisiciones, y paga la factura.

3. La empleada de cuentas por pagar prepara un cheque mensual para Story Supply Company por la cantidad de una factura que se debe, y presenta el cheque sin firmar al te-sorero para su pago, junto con los documentos de apoyo relacionados y que ya han sido aprobados. Cuando recibe el cheque firma-do del tesorero, lo registra como cargo a cuentas por pagar y deposita el cheque en una cuenta bancaria personal para una com-pania que se llama Story Company. Pocos dias despues, ella asienta la factura de nue-vo en el diario de adquisiciones, presenta de nuevo los documentos y cheque nuevo al tesorero, y envia el cheque al vendedor despues de que ha sido firmado.

4. La cantidad de un cheque en el diario de desembolsos de efectivo se registra como 4,612.87 dolares en lugar de 6,412.87 dolares.

5. La empleada de cuentas por pagar excluye intencionalmente del diario de desembolsos de efectivo, 7 cheques mayores escritos y enviados por correo el 26 de diciembre, para evitar que el efectivo en el banco tenga un saldo negativo en el mayor general. Se les registro el 2 de enero del aho siguiente.

6. Cada mes un empleado del departamento de recepcion presenta un reporte de recepcion ficticio al departamento de contabilidad. Unos cuantos dias despues, envia a Westgate una factura por la cantidad de mercancia ordenada a una pequena empre-sa propiedad suya y que opera por las no-ches. Se prepara un cheque, y se paga la cantidad cuando la empleada de cuentas por pagar compara el reporte de recepcion y la factura del proveedor.

CAPITULO17 AUDITOR!A DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 6 5 1

Tarea

a. Para cada error identifique el objetivo de audi-toria relacionado con las transacciones que no se satisfizo.

b. Para cada error, indique un control que podia haber evitado su ocurrencia continua.

c. Para cada error, indique un procedimiento sus-tantivo de auditoria que podria descubrirlo.

17-23 Se desarrollaron los siguientes procedi-mientos de auditoria en la auditoria de cuentas por pagar:

1. Examinar los documentos de apoyo para los desembolsos de efectivo varios dias antes y despues del fin de ano.

2. Examinar los diarios de adquisiciones y desembolsos de efectivo durante los ultimos dias del periodo actual y los primeros dias del periodo subsecuente, buscando transacciones grandes o desusadas.

3. Rastrear desde la balanza de comprobacion del mayor general y documentos de respal-do, para determinar si las cuentas por pagar, las partes relacionadas, y otros activos y pasivos relacionados estan incluidos correc-tamente en los estados financieros,

4. Para los pasivos pagaderos en divisas ex-tranjeras, determinar el tipo de cambio y revisar los calculos.

5. Analice con el contador si algunas cantida-des incluidas en la lista de cuentas por pagar se deben a personas relacionadas, saldos deudores, o documentos por pagar.

6. La obtencion de los estados de los vendedo-res del contralor y conciliarlos con la lista de cuentas por pagar.

7. Obtener los estados de los proveedores di-rectamente de ellos y conciliarlos con la lista de cuentas por pagar.

8. Obtener una lista de las cuentas por pagar. Vuelva a sumarla y comparela con el mayor general.

Tarea

a. Para cada procedimiento, identifique el tipo de evidencia de auditoria que se utilizo.

b. Para cada procedimiento, utilice la siguiente matriz para identificar cuales fueron los objeti

vos de auditoria relacionados con el saldo que quedaron satisfechos. (Se termina el procedimiento 1 como ilustracion.)

c. Evaliie la necesidad de tener ciertos objetivos satisfechos por mas de un procedimiento de auditoria.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

1

2

3

4

5

6

7

8

OBJETIVO DE AUDITORIA RELACIONADO CON EL SALDO

Enl

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les

Exi

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Ter

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17-24 Al comprobar los desembolsos de efectivo para la Jay Klein Company, usted ya ha compren-dido la estructura de control interno. Los controles son razonablemente buenos, y no han surgido pro-blemas desusados de auditoria en anos anteriores.

Aunque no hay muchas personas en el departa-mento de contabilidad, existe una separacion razo-nable de funciones en la organizacion. Hay un agente de compras separado que tiene la respon-sabilidad de ordenar mercancias, y un departa-mento de recepcion separado para contar las mercancias cuando se reciben y para preparar reportes de recepcion. Existe una separacion de funciones entre el registro de adquisiciones y los desembolsos en efectivo, y se registra toda la informacion en los dos libros en forma independiente. El contralor revisa todos los documentos de apoyo antes de firmar los cheques, y los envia de inmediato por correo al proveedor. Se utilizan copias de los cheques para los registros subsecuentes.


Todos los aspectos de la estructura de control interno le parecen satisfactorios, y usted desarro-11a un minimo de pruebas de 75 transacciones como medio para evaluar el riesgo de control. En sus pruebas usted descubre las siguientes excep-ciones:

1. Se han clasificado en forma erronea dos par-tidas en el diario de adquisiciones.

2. Tres facturas no habian sido rubricadas por el contralor, pero no habia declaraciones equivocadas evidentes en dinero en las transacciones.

3. Se registraron cinco reportes de recepcion en el diario de adquisiciones por lo menos dos semanas posteriores a la f echa en que se registraron en el reporte de recepcion.

4. Una factura se pago dos veces. El segundo pago estaba apoyado por una copia dupli-cada de la factura. Ambas copias de la factura habian sido marcadas "pagado".

5. La cantidad de un cheque en el diario de desembolsos de efectivo era de 100 dolares menos que la cantidad senalada en la factura del proveedor.

6. Faltaba un cheque cancelado. 7. Faltaban dos reportes de recepcion para las

facturas de los proveedores de los paquetes de transaccion. La factura de un proveedor tenia un error de extension, y se habia rubri-cado la factura como indicacion de que la cantidad habia sido revisada.

17-25 Usted es el contador que comprueba el diario combinado de adquisiciones y desembolsos de efectivo para un pequeno cliente de auditoria. Considera la estructura de control interno como razonablemente efectiva, tomando en cuenta el numero del personal.

El audi tor encargado ha decidido que una muestra de 80 partidas sera suficiente para esta auditoria, toda vez que los controles que existen son excelentes. Le da a usted las siguientes instruc-ciones:

1. Todas las transacciones escogidas deben so-brepasar los 100 dolares.

2. Por lo menos 50 de las transacciones deben estar relacionadas con adquisiciones de ma-terias primas, puesto que estas transacciones suelen ser importantes.

3. Es inaceptable incluir mas de una vez a un mismo proveedor en la muestra.

4. Todas las facturas de los proveedores que no se puedan localizar deben ser reempla-zadas con una nueva muestra.

5. Tanto los cheques como los documentos de verificacion deben revisarse para las mis-mas transacciones.

6. La muestra debe ser aleatoria, despues de las modificaciones para las instrucciones 1 al 5.

Tarea

Tarea

a. Identifique si cada uno de los numeros 1 al 7, fue una desviacion de la prueba de control, un error o irregularidad monetaria, o ambos.

b. Para cada excepcion identifique cual fue el ob-jetivo de auditoria relacionado con transacciones que no se satisfizo.

c. ^Cual es la importancia en auditoria de cada una de estas excepciones?

d. <j,Que procedimientos de seguimiento utilizaria usted para determinar con mas exactitud la naturaleza de cada excepcion?

e. ^Como afectarian cada una de estas excepciones el saldo de su auditoria? Sea especifico.

f. Identifique los controles internos que deberian haber evitado cada error.

a. Evalue cada una de estas instrucciones para comprobar las transacciones de adquisiciones y desembolsos de efectivo.

b. Explique las dificultades que se encuentran para aplicar cada una de estas instrucciones al muestreo de atributos.

17-26 Cada aho, cerca de la fecha del balance, la presidenta de Bargon Construction, Inc., toma unas vacaciones de tres semanas en Hawaii, y f irma varios cheques para pagar las deudas principales durante el periodo en que esta ausente. Jack Morgan, contador en jefe de la compania, utiliza esta practica para su beneficio. Morgan llena un cheque a su nombre por la cantidad de una factura de un vendedor gran-de y, puesto que no existe un diario de adquisiciones, registra la cantidad en el diario de desembolsos de efectivo como una adquisicion del proveedor en-

CAITIUL017 AUDITORIA DELCICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 6 5 3

listado en la factura. Guarda el cheque cancelado para que los auditores no tengan oportunidad de examinarlo. Poco despues del primero del ano, cuando regresa la presidenta, Morgan presenta de nuevo la factura para su pago y registra otra vez el cheque en el diario de desembolsos en efectivo. En ese momento, marca la factura "pagada" y la ar-chiva con todas las demas facturas pagadas. Morgan ha seguido esta practica con exito durante varios anos, y siente confianza que ha desarrollado un metodo seguro.

Tarea

a. ^Cual es la responsabilidad del auditor para descubrir este tipo de desfalco?

b. ^Cuales debilidades existen en la estructura de control interno del cliente?

c. ^Cuales procedimientos de auditoria proba-blemente descubran el desfalco?

17-27 Usted estaba en la etapa final de su auditoria de los estados financieros de Ozine Corporation para el ano que termino el 31 de diciembre de 1994, cuando lo consulto el presidente de la empresa, que cree que no tiene caso que usted examine el diario de adquisiciones de 1995 y compruebe los datos de apoyo de los asientos de 1995. El le indico que: (a) las facturas del ano de 1994 y que se recibieron demasiado tarde para su inclusion en el diario de adquisiciones de diciembre, la corporacion las registro como de fin de ano por asientos en el diario; (b) el auditor interno efectuo pruebas despues del fin de ano; y (c) que el le proporcionara una carta que certifique que no hubo pasivos sin registrar.

Tarea

a. ^Debe una prueba de pasivos no registrados del auditor verse afectada por el hecho de que el cliente hizo un asiento en el diario para registrar las facturas de 1994 que se recibieron demasiado tarde? Expliquese.

b. ^Debe una prueba de pasivos no registrados del auditor verse afectada por el hecho de que se obtiene una carta en la que un funcionario administrative responsable certifica que, segun su mejor leal saber y entender, se han registrado todos los pasivos? Expliquese.

c. ^Debe eliminarse o reducirse la verificacion de pasivos no registrados del auditor por las pruebas de auditoria interna? Expliquese.

d. Supongamos que la corporacion, que manejc algunos contratos gubernamentales, no tenia auditor interno, sino que un auditor de una dependencia gubernamental paso tres sema-nas auditando los registros y apenas estaba terminando su trabajo en estos dias. ^Como se veria afectada la verificacion de pasivos no registrados del auditor por el trabajo del auditor de una dependencia federal?

e. ^Cuales fuentes, ademas del diario de adquisiciones para 1995 debe tomar en cuenta el auditor para localizar posibles pasivos no registrados?*

17-28 Por el tamaho pequeno de la compania y el numero limitado del personal de contabilidad, la Dry Goods Wholesale Company registra inicial-mente todas las adquisiciones de mercancias f servicios en el momento en que se efectuan los desembolsos de efectivo. Al final de cada trimes-tre, cuando se preparan los estados financieros para propositus internos, se registran las cuentas por pagar ajustando los asientos en el diario. Se invierten los asientos al principio del periodo sub-secuente. Con excepcion de la carencia de un diaric para adquisiciones, los controles sobre las adquisiciones son excelentes para una compania peque-fia. (Existen documentos foliados adecuados para todas las adquisiciones, las autorizaciones son co-rrectas, y existe una verificacion interna adecuada donde es posible.)

Antes del arribo del auditor para la auditoria de fin de ano, el contador prepara los asientos de ajuste para registrar las cuentas por pagar con fecha del balance. Se prepara una lista de todos los saldos pendientes por proveedor, en una lista de cuentas por pagar y se le proporciona al auditor. Todas las facturas de los proveedores que respal-dan la lista se guardan en un archivo separadc para uso del auditor.

Durante el presente ano, el saldo de cuentas per pagar ha aumentado drasticamente por una fuerte escasez de efectivo (aparentemente la escasez de efectivo surgio de la expansion de inventarios e instalaciones y no por falta de ventas.) Muchas cuentas se han quedado sin pagar durante varios

* Adaptado de AICPA.


meses, y el cliente esta siendo presionado por va-rios proveedores para que pague las facturas. Puesto que la empresa tuvo un ano relativamente bueno, la administracion esta ansiosa de terminar la auditoria tan pronto como sea posible, para que se puedan utilizar sus resultados para obtener un gran credito bancario.

Tarea

a. Explique como la falta de un diario de adqui-siciones afectara las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de transacciones por adquisiciones y desembolsos de efectivo del auditor.

b. <-,Que debe utilizar el auditor como unidad de muestra cuando desarrolla las pruebas de adquisiciones?

c. En el supuesto de que no se descubren errores en las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones de adquisiciones y desembolsos de efectivo realizadas por el auditor, ^como puede afectar ese resultado la verifica-cion de las cuentas por pagar?

d. Analice la razonabilidad de la solicitud del cliente para que se termine pronto la auditoria y las implicaciones de la solicitud desde el pun-to de vista del auditor.

e. Enliste todos los procedimientos de auditoria que deben tener lugar en la auditoria de fin de ano de las cuentas por pagar, para satisfacer el objetivo de corte.

f. Indique su opinion acerca de si es posible llevar al cabo una auditoria adecuada en estas cir-cunstancias.

17-29 Mincin es el auditor de The Raleigh Corporation. Mincin esta pensando en el trabajo de auditoria que se debe desarrollar en el area de cuentas por pagar para el trabajo del ano en curso.

Los papeles de trabajo del ano anterior mues-tran que se enviaron solicitudes de confirmacion a 100 de los 1,000 proveedores de Raleigh. Los proveedores seleccionados se basaron en la muestra de Mincin, que estaba disenada para escoger cuentas con grandes saldos en dinero. Raleigh y Mincin pasaron un numero considerable de horas resol-viendo diferencias relativamente menores entre las respuestas de confirmacion y los registros de contabilidad de Raleigh. Se utilizaron procedimientos alternos de auditoria para aquellos pro-

CAPITULO17 A

veedores que no contestaron las solicitudes de confirmacion.

Tarea

a. Identifique los objetivos de auditoria relaciona-dos con el saldo en cuentas por pagar, que Mincin tiene que tomar en cuenta para deter-minar los procedimientos de auditoria que se deben seguir.

b. Identifique las situaciones en que Mincin debe utilizar las confirmaciones de cuentas por pagar y analice si Mincin esta obligado a utilizarlas.

c. Analice porque el uso de grandes saldos en dinero como criterio para seleccionar las cuentas por pagar para sujetarlas a confirmacion pudiera no ser el enfoque mas efectivo, e indi-car cuales procedimientos mas efectivos po-drian seguirse al escoger cuentas por pagar para su confirmacion.*

17-30 Como parte de la auditoria de cuentas por pagar de Milner Products Company al 30 de junio de 1995, el auditor envio 22 confirmaciones de cuentas por pagar a proveedores en forma de solicitudes de estado de cuenta. Cuatro de los vende-dores no devolvieron los estados de cuenta, y cinco vendedores reportaron saldos diferentes de las cantidades registradas en el archivo maestro de cuentas por pagar de Milner. El auditor saco copias de los cinco estados de cuenta de los proveedores para controlar esta informacion independiente, y paso los originales al empleado de cuentas por pagar del cliente para conciliar las diferencias. Dos dias despues, el empleado devolvio los cinco estados al auditor con la informacion en los siguientes papeles de trabajo.

Tarea

a. Determine si es aceptable permitir al cliente desarrollar las conciliaciones, suponiendo que el auditor tiene la intencion de llevar al cabo pruebas adecuadas adicionales.

b. Describa las pruebas adicionales que se deben desarrollar para cada uno de los cinco estados de cuenta que tienen diferencias.

c. ^Cuales procedimientos de auditoria deben de-sarrollarse para las empresas que no respon-dieron a las solicitudes de confirmacion?

* Adaptado de AICPA.

DITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 6 5 5

CASOS

17-32 PARTE 1 A usted se le proporciona la siguiente informa-cion acerca de la estructura de controles internos para la adquisicion de materiales de Johnson Machinery Company, empresa de tamano mediano que construye maquinaria especial a la orden.

Las requisiciones de compra de materiales se aprueban primero por el sobrestante de la planta, que las envia al departamento de compras. Se prepara una orden de compra foliada por tripli-cado por alguno de los empleados del departamento. Los empleados contabilizan todos los nu-meros en las ordenes de compra. El original se envia al proveedor. Se manda una copia al departamento de recepcion para que la use en un re-porte de recepcion. La tercera copia se guarda en el archivo del departamento de compras, junto con la requisicion.

Los materiales entregados se envian de inme-diato al almacen. El reporte de recepcion, que es una copia de la orden de compra, se envia al departamento de compras. Se envia al almacen una copia del reporte de recepcion. Los materiales se entregan a los trabajadores de la fabrica despues de que se presenta una solicitud verbal de uno de los supervisores.

Cuando el empleado de correspondencia reci-be las facturas de los proveedores, las envia al empleado del departamento de compras que fin-co la orden. Se compara la orden de compra archivada con la factura, para ver que precios y terminos indico el empleado. Se compara la can-tidad en la factura con el reporte del departamento de recepcion. Despues de revisar las surnas, extensiones y descuentos, el empleado indica que aprueba el pago rubricando la factura. Entonces envia la factura al departamento de contabilidad. Se ingresan el nombre del proveedor, la fecha, montos brutos y netos de la factura y la distribu-cion en las cuentas en el sistema de computacion, para actualizar el diario de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas por pagar, y se archi-va por fecha de vencimiento de pago. La factura del proveedor se archiva en el departamento de contabilidad. La orden de compra y el reporte de recepcion se archivan en el departamento de compras.

El departamento de contabilidad obtiene cheques foliados del cajero. Se preparan manual-

mente y luego los regresa al cajero, que los inserta en la maquina firmadora de cheques. Despues de revisar la secuencia de los numeros, el cajero envia los cheques al departamento de contabilidad, donde se asienta en los registros de desem-bolso de efectivo y se actualizan las cuentas por pagar. Se colocan los cheques en sobres y se mandan a correspondencia. Al final de cada mes se imprime una lista del archivo maestro de cuentas por pagar y se compara con el saldo en el mayor general. Se investiga cualquier diferencia que surja.

Tarea

a. Prepare una grafica de flujos para el ciclo de adquisiciones y pagos de Johnson Machinery Company.

b. Enliste los controles en existencia para cada uno de los seis objetivos de auditoria relacio-nados con transacciones para las adquisiciones.

c. Para cada control en la parte b, enliste una prueba de control de procedimientos de auditoria para verificar su efectividad.

d. Enliste las debilidades mas importantes en el control interno de adquisiciones y desembol-sos de efectivo.

e. Disene un programa de auditoria para verificar la estructura de control interno. El programa debe incluir las pruebas de control de la parte c y los procedimientos para compensar las debilidades en la parte d, pero no limitarse a ellos.

PARTE 2

Al confirmar las cuentas por pagar al 31 de di-ciembre de 1995, se sugiere a usted que utilice los siguientes procedimientos para Johnson Machinery Company. 1. Obtener del cliente una lista de cuentas por

pagar al 31 de diciembre de 1995 y (a) Sumar la lista (b) Comparar el total con el saldo que muestra

el mayor general (c) Comparar las cantidades que se muestran

en la lista con los saldos en el archivo maestro de cuentas por pagar.

CAPITULO17 AUDITORIA DEL. CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 657

2. Seleccionar cuentas para confirmar. (a) Seleccionar todas las cuentas con un saldo

pagadero por arriba de 2,000 dolares (b) Seleccionar una muestra aleatoria de otras

cincuenta cuentas mayores de 100 dolares (c) Indicar las cantidades a confirmarse en la

lista de cuentas por pagar, copiar la lista, y darsela al empleado de cuentas por pagar, junto con instrucciones para que escriba en las confirmaciones el nombre del provee-dor, su direction y el saldo que se debe.

3. Comparar las confirmaciones con el archivo maestro de cuentas por pagar.

4. Obtener la firma del contralor en cada confirmation.

5. Indicar al empleado de cuentas por pagar que inserte las confirmaciones y sobres de contestat ion dirigidos al bufete de auditoria en los sobres del cliente. El empleado tambien debe poner timbres y sellar los sobres. Todo esto debe efectuarse bajo control del auditor.

6. Enviar por correo las confirmaciones.

Tarea

Supongamos que los resultados de las pruebas de controles en la primera parte apoyan su evaluation preliminar del riesgo de control en el ciclo de adquisiciones y pagos. Evalue los procedimien-tos para confirmar las cuentas por pagar.

17-33 & PARTE 1 Se utilizan las siguientes pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones en los procedi-mientos de auditoria de adquisiciones y desembol-sos de efectivo en la auditoria que se realiza a Ward Publishing Company. Usted ha llegado a la conclusion que la estructura de control interno parece efectiva, y que es probable que una reduction en el riesgo de control evaluado pueda ser conveniente en terminos de costo. La participation activa de Ward en el negotio, una buena separation de funciones, y el competente trabajo del contralor y otros emplea-dos, son factores que afectan su opinion.

PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES EN PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA ADQUISICIONES Y DESEMBOLSOS DE EFECTIVO

1. Sume y haga verificaciones cruzadas de los diarios de adquisiciones y desembolso de efectivo durante dos meses, y rastree los totales hasta los asientos en el mayor general.

2. Revise los diarios de adquisiciones y desem-bolsos de efectivo para todos los meses e investigue cualquier asiento desusado.

3. Concilie los desembolsos de efectivo segun los libros con los desembolsos de efectivo segun los estado de cuenta bancario, para un mes.

4. Examine las evidencias de que el contralor prepara la conciliation bancaria.

5. Determine por medio de la observacion di-recta, que se utiliza un protector de cheques.

6. Indague y observe si el contralor concilia periodicamente los saldos en el archivo maestro de cuentas por pagar con los esta-dos de cuenta de los proveedores.

7. Examine la bitacora como evidencia de que se ha contabilizado la secuencia numerica de cheques por alguna persona que es inde-pendiente de la funcion de su preparation.

8. Pregunte y observe que los cheques se en-vian por correo por D. Ward o alguien bajo su supervision, despues de que el firma los cheques.

9. Examine las rubricas que indican que el contralor salda cada mes el archivo maestro de cuentas por pagar con el mayor general.

10. Seleccione una muestra de asientos en el diario de desembolsos de efectivo, y a. Obtenga una relation de cheques cance-

lados y comparelos con los asientos para el receptor, fecha y cantidad, y examine los endosos firmados.

b. Obtenga las facturas de los proveedores, los reportes de reception y ordenes de compra, y (1) examine las facturas de los proveedo

res para determinar que se adjuntan todos los documentos de apoyo.

(2) determinar que los documentos con-cuerdan con el diario de desembolsos de efectivo.

(3) compare los nombres de los proveedores, las cantidades y fechas con los asientos.

(4) determine si se aprovecho un des-cuento cuando era apropiado.


(5) examine las facturas de los proveedo-res en busca de rubricas que indiquen una revision independiente de la co-dificacion del catalogo de cuentas.

(6) examine la razonabilidad de los de-sembolsos de efectivo y las codifica-ciones de cuentas.

(7) revise las facturas para verificar la ap robac ion de adquis ic iones por Ward.

(8) revise las ordenes de compra y / o re-quisiciones de compra para la aprobacion debida.

(9) Verifique los precios y vuelva a cal-cular las sumas y extensiones en las facturas.

(10) Compare montos y descripciones en las ordenes de compra, reportes de recepcion y facturas de proveedores hasta el grado mayor posible.

(11) Examine las facturas de proveedores y reportes de recepcion, para determi-nar que se incluyen los numeros de cheque, y que se marcan los docu-mentos "pagado" en el momento de la firma del cheque.

c. Rastree los asientos hasta el archivo maestro de cuentas por pagar para verificar nombre, cantidad y fecha.

11. Seleccione una muestra de los reportes de recepcion formulados durante el ano y ras-treelos en las facturas de los proveedores y en los asientos en el diario de adquisiciones. a. Compare el tipo de mercancia, nombre del

proveedor, fecha recibida, cantidades y sumas.

b. Si en el libro de adquisiciones se indica que la transaccion esta pagada, rastree el nu-mero del cheque en los asientos en el diario de salidas de efectivo. Si no esta pagada, investigue las razones para ello.

c. Rastree las transacciones en el archivo maestro de cuentas por pagar, comparan-do nombre, cantidad y fecha.

Tarea

Preparar todas las partes de una hoja de datos de muestreo de atributos mediante el tamaho de

muestra planeado para el programa de auditoria anterior, en el supuesto de que se utiliza una partida de linea en el diario de desembolso de efectivo para la unidad de muestreo. Para todos los procedimientos para los cuales la partida de linea en el diario de desembolsos de efectivo no es una unidad de muestreo apropiada, suponga que se desarrollaron los procedimientos de auditoria sobre una base no estadistica. Para todas las pruebas de controles, utilice una tasa de excep-cion tolerable de 5%, y para todas las pruebas sustantivas de transacciones utilice una tasa de 6%. Use un riesgo aceptable de sobreconfiabili-dad del 10%. Planee una tasa de excepcion del universo calculado de 1% para las pruebas de control y de 0% para las pruebas sustantivas de transacciones.

Prepare la hoja de datos utilizando la micro-computadora (opcion del instructor —tambien se aplica a la parte 2).

PARTE 2 Supongamos una muestra de 50 partidas para todos los procedimientos en la primera parte, sin importar cuales hayan sido sus respuestas en la primera parte. Para los demas procedimientos, supongamos que se selecciono una muestra de tamano adecuado para las circunstancias. Las unicas excepciones en sus pruebas de auditoria para todas las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones en los procedimientos de auditoria son las siguientes: 1. Procedimiento 2 —se identificaron dos gran-

des transacciones como desusadas. La inves-tigacion determino que eran adquisiciones autorizadas de activos fijos. Se registraron ambas correctamente.

2. Procedimiento 10 b (1) —no se habia adjunta-do una orden de compra a la factura del proveedor. Se encontro la orden de compra en un archivo por separado y se determino que fue-ra aprobada, puesto que era apropiada.

3. Procedimiento 10 b (5) —no se habian rubri-cado seis facturas de proveedores como veri-ficadas internamente. Existian tres malas cla-sificaciones reales. El contralor explico que frecuentemente no revisaba las codificaciones porque el empleado de contabilidad que efec-tuaba las codificaciones era competente, y se sorprendio de los errores.

CAP1TULO17 AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS 659

Tare a

a. Termine la hoja de datos de muestreo de los atributos de la parte 1.

b. Explique el efecto de las excepciones de las pruebas de detalles de las cuentas por pagar. ^Cuales objetivos de auditoria relacionados con el saldo se ven afectados, y como afectan, a su vez, estos objetivos la auditoria de cuentas por pagar?

c. Dadas sus pruebas de controles y pruebas sustantivas de resultados de las transaccio-nes, escriba un programa de auditoria para

pruebas de detalles de saldos para las cuentas por pagar. Supongamos: (1) El cliente proporciono una lista de cuentas

por pagar, preparadas del archivo maestro. (2) Es alto el riesgo aceptable de auditoria

para las cuentas por pagar. (3) Es bajo el riesgo inherente para las cuentas

por pagar. (4) Los resultados del procedimiento de ana-

lisis f ueron excelentes.

Nota: Este caso se continiia en el caso 18-31.

PARTE 5 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

17. aud del ciclo de adquisiones y pagos

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