4 gestion des risques operationnels
TRANSCRIPT
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
1/41
G R O U P E C O N S U L T A T I F D A S S I S T A N C E A U X P A U V R E S
AA II DD EE MM MM OO II RR EE
Gestion des Risques Oprationnels
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
2/41
NOTE Cet aide-mmoire est constitu des messages et notions techniques cls qui sont livrs dans ce cours. Il neremplace pas les matriels du cours livrs travers la srie de formations Com pten ces pour les Cadres des I MF.
Les utilisateurs qui souhaitent participer aux cours devront contacter directement les projets et partenaires du CGAP
pour les dates et lieux des cours dans les diffrents pays, ou ils peuvent visiter le site internet du CGAP
www.cgap.org/html/mfis_skills_microfinance_manag.html. Le CGAP tient remercier les personnes ayant contribu la
cration et au dveloppement de ce cours, sur lequel cet aide-mmoire est bas : Janis Sabetta, Joyce Lehman, Howard
Brady, Michael McCord, Betty Sabana, Pamela Champagne, Steven Kelly, Andr Hue, Alex Silva, Jennifer Isern, Xavier
Reille, Leslie Barcus, Tiphaine Crenn et tous les partenaires de formation de CGAP. Copyright 2003, Le GroupeConsultatif dAssistance aux Pauvres (CGAP).
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
3/41
Table des Matires
Gnralits ....................................................................................................... 3 But du cours .......................................................................................................4Les objectifs du cours ...........................................................................................4
Gestion des risques ............................................................................................ 5 Quest-ce que cest la gestion des risques ? .............................................................5Identifier les risques des IMF.................................................................................7Caractristiques dune IMF ....................................................................................9
Gestion des risques oprationnels .................................................................... 10 Contrles internes ........................................................................................... 12
Gestion des ressources humaines......................................................................... 12Politiques et procdures ...................................................................................... 18Information....................................................................................................... 19O se trouve les risques cls ?............................................................................. 22Les fondamentaux dun systme efficace de contrle .............................................. 25Quels sont les dfis majeurs ?............................................................................. 26
Audit interne (Contrle dtectif) ...................................................................... 28 Quest-ce que cest ? .......................................................................................... 28
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
4/41
Qui doit conduire laudit ? ................................................................................... 28Audit externe (Contrle dtectif) ..................................................................... 32
Quest-ce que cest ? .......................................................................................... 32Pourquoi les audits externes des IMF nont-ils pas toujours produit des rsultats
satisfaisants ? ................................................................................................... 33Gestion du processus de laudit externe ................................................................ 33Etendue du travail de laudit externe .................................................................... 35
Contrles correctifs ......................................................................................... 36 Qui est responsable des actions correctives ?......................................................... 36Quelles actions correctives sont possibles ? ........................................................... 37Que faire si la fraude s'est dj produite ?............................................................. 37
Rfrences ..................................................................................................... 39
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
5/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 3
Gnralits
Au cours des 20 dernires annes, le secteur de la microfinance sest dvelopp pour les pauvres
du monde entier, gnralement exclus des systmes financiers classiques. Comme dautres
entreprises de services financiers, les institutions de microfinance (IMF) sont confrontes des
risques puisquelles manipulent de largent, et souvent des espces. Il est important de grer cesrisques et de rduire la probabilit dune perte et, au cas o elle surviendrait quand mme, den
limiter lampleur. En labsence de systmes et contrles efficaces, les institutions risquent
dbranler leur capacit atteindre leurs objectifs.
Ce cours a t conu pour aider les IMF laborer un processus de gestion des risquesoprationnels. Il donne des directives pour la mise en place dactivits oprationnelles qui
aideront les directeurs des IMF identifier les faiblesses, concevoir et mettre en oeuvre des
contrles, et surveiller lefficacit de ces contrles.
La gestion des risques comprend la prvention des
problmes potentiels ainsi que la dtection et la
correction de problmes qui se sont effectivement
produits.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
6/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 4
But du cours
Amliorer la qualit de la gestion des risques dans les IMF en :
Comprenant limportance dune culture institutionnelle prnant des systmes de contrle
stricts
Evaluant et mesurant la vulnrabilit de son institution par rapport certains types de
risques Elaborant des techniques capables didentifier et dattnuer les risques
Surveillant lefficacit des stratgies de gestion des risques
Les object ifs du cours
Dfinir la gestion des risques dans le contexte particulier de la microfinance
Identifier les domaines de risque (domaines de vulnrabilit) des IMF
Expliquer aux parties concernes limportance dune stratgie de gestion des risques pour
une IMF
Apprendre dvelopper avec les parties concernes des contrles internes pour une IMF
Comprendre le rle de laudit interne pour une meilleure surveillance dans un systme de
contrle interne
Comprendre le rle essentiel que joue le systme dinformation dans le processus de gestion
des risques
Apprendre comment commanditer et utiliser efficacement laudit externe
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
7/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 5
Gestion des risques
La plupart des programmes de microfinance existe pour remplir une double mission : offrir des
services financiers aux gens pauvres et atteindre la prennit financire. Bien quil y ait de plus
en plus de succs dans lindustrie, la plupart des institutions sont de petite taille, non-rentables et
nont souvent pas de systme digne de ce nom pour rduire leur exposition aux risques.Cependant, pour quune IMF puisse atteindre sa mission, elle doit tre en mesure didentifier et
dattnuer les risques qui menacent sa sant financire et son existence long-terme.
Quest-ce que cest la gestion des risques ?Il nest ni possible ni conseill, tant donn le cot, dliminer tous les risques potentiels dans une
IMF. La gestion des risques est le processus par lequel les risques sont valus en utilisant une
approche systmatique qui identifie et organise par priorit les risques, et qui ensuite met en
place les stratgies pour attnuer les risques. Cet approche comprend la fois la prvention desproblmes potentiels et la dtection au plus tt des problmes actuels. Cest un processus
itratif qui demande la participation du personnel tous les niveaux de lorganisation (voir Figure
1).
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
8/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 6
Figure 1. Le P rocessus de Gestion des Risques
Source : Adapt de Anita Campion, Improving Internal Control : A Practical Guide for
Microfinance Institutions, Technical Guide No. 1 (Washington D.C. : MicroFinance Network and
GTZ, 2000).
1. Identifier lesrisques
2. Dvelopper des stratgies etprocdures pour classer les
risques par priorit
3. Elaborer des politiques pourattnuer les risques
4. Mettre en oeuvre les contr leset attribuer les responsabilits
5. Tester lefficacit et valuerles rsultats
6. Amender les politiques et procdures
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
9/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 7
La gestion des risques est un processus itratif car les
points de vulnrabilit changent avec le temps
I dentif ier les risques des I MF
Les risques des IMF peuvent tre organiss en quatre catgories principales (voir Figure 2). Les risques institutionnels menacent soit la mission sociale soit la mission commerciale :
changement du march cible, dpendance vis--vis dun bailleur.
Les risques oprationnels rsident dans les points de vulnrabilit caractrisant les
oprations courantes : crdit, fraude, inefficacit, scurit.
Les risques lis la gestion financire comprennent la gestion bilantielle, la liquidit,
lintgrit du systme.
Les risques externes sont le plus souvent hors de contrle pour lIMF mais doivent tre
valus et attnus : rglementation, concurrence, dmographie, macroconomie, etc.
Pour beaucoup dinstitutions, les risques oprationnels sont les plus significatifs carcest ici que les pertes risquent dtre les plus leves.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
10/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 8
Figure 2. Catgories de risques en microfinance
Source : Adapt de Craig Churchill et Dan Coster, CARE Risk Management Handbook
(Washington D.C. : CARE and Pact Publications, 2001).
Risques lis lagestion financire
Risques externes
Risquesoprationnels
Risquesinstitutionnels
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
11/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 9
Caractristiques dune I MF
Les IMF diffrent dautres types dinstitutions dans leur susceptibilit aux risques oprationnels eten particulier leur vulnrabilit la fraude puisque :
Les IMF allouent un nombre important de petits crdits et donc reoivent un nombre
important de petits paiements, qui peuvent tre plus difficiles suivre.
Les oprations dune IMF sont souvent dcentralises et disperses sur une large tendue
gographique.
La croissance rapide exerce de la pression sur les systmes.
Les dirigeants sont plus souvent forms en sciences sociales quen gestion des affaires.
Il existe souvent une pression importante pour diminuer les cots, parfois au dtriment dessupervisions et contrles adquats.
La plupart des IMF nutilisent pas des SIG pleinement intgrs.
Les IMF naiment pas dclasser les crdits en crances irrcouvrables cela risquerait de
leur crer des difficults avec les bailleurs et de rduire leurs produits.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
12/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 10
Gestion des risques oprationnels
La gestion des risques oprationnels est le processus qui consiste contrler lventualit et la
gravit potentielle dun incident dfavorable, et il comprend trois mcanismes inter-lis :
Contrles internes les moyens de linstitution pour surveiller les risques avant et aprs
les oprations
Audit interne une valuation systmatique a posteriori des oprations pour sassurer que
les politiques et procdures sont suivies
Audit externe une valuation externe des contrles et des tats financiers de linstitution
Un systme de contrle interne efficace est le mcanisme primaire pour identifier, mesurer, etattnuer les risques oprationnels.
Cls pour une gestion des risques efficace
Mission et valeurs clairement nonces Personnes motives et confiantes Environnement favorable Mthodologie saine
Responsabilit et transparence Scurit
Performance et efficacit Systme dinformation de gestion fiable
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
13/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 11
Une gestion des risques oprationnels efficace est compose des :
Contrles de prvention conus pour viter les incidents indsirables avant leur
survenue.
Contrles de dtection conus pour identifier les incidents indsirables lorsquils
surviennent. Ils identifient les erreurs aprs quelles soient survenues.
Contrles de correction conus pour s'assurer que des mesures correctives sont prisesen vue de rparer les incidents indsirables ou d'viter qu'ils se renouvellent.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
14/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 12
Contrles internes
Les contrles internes correspondent l'ensemble des ressources et procdures utilises par les
dirigeants pour contrler efficacement les activits. Grce eux, la direction et le personnel
peuvent tre raisonnablement certains d'atteindre les objectifs. Ils aident corriger les
contradictions et dtecter les anomalies survenant entre les diffrents centres dcisionnels (parexemple, les chefs dagence) dots de niveaux d'autonomie varis. Les contrles internes doivent
tre prventifs, dtectifs, et correctifs.
Gest ion des ressources hum aines
La bonne gestion des ressources humaines est importante dans la prvention des risques
oprationnels.
Les personnes sont cls
Toute personne dans linstitution, du conseil dadministration au personnel junior, a un rle jouer dans la gestion des risques.
Les dirigeants identifient et ordonnent par priorit les risques, ils conoivent et ajustent les
politiques et les systmes afin de minimiser les risques et ils donnent des instructions claires
pour la mise en oeuvre des politiques.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
15/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 13
Les grants des agences mettent en oeuvre les procdures de contrle et ils suivent leur
application dans lagence.
Le personnel oprationnel se conforme aux politiques et informe la direction des risques
potentiels ou donne des avis pour rendre les politiques plus appropries.
Le personnel de laudit interne suit lapplication des politiques partout dans linstitution et
rend compte au conseil dadministration et aux dirigeants.
Le conseil dadministration passe en revue et approuve lanalyse des risques et les
politiques oprationnelles proposes par les dirigeants, et il suit les rsultats.
Le personnel est le facteur cl pour la russite et chaque
personne doit comprendre la vision et la mission delinstitution, et doit adhrer ses valeurs nonces pour
que le processus de gestion des risques russisse.
Clart de la mission et des valeurs
La clart de la mission est un lment essentiel llaboration dune bonne stratgie. Pour
russir, une IMF doit reconnatre limportance des valeurs organisationnelles et doit tre engage
dans un processus de dveloppement de ces valeurs. Les individus doivent comprendre la nature
des activits de lorganisation, et quel point les valeurs de lorganisation influent sur leurs
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
16/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 14
activits. A dfaut, le personnel ne pourra se montrer vritablement dvou lorganisation et
sa russite. Une mission dfinit un but et incorpore une vision des accomplissements futurs,
savoir :
But Quel est le but de linstitution ?
Clients Qui linstitution sert-elle ?
Service Que fera linstitution pour remplir ce but ? Avantages Quels avantages linstitution apportera-t-elle aux parties concernes ?
Il est moins frquent mais aussi important que linstitution dveloppe et communique une
expression des valeurs fondamentales ou des principes de conduite qui sont complmentaires
lnonc de la mission. Les valeurs qui sont clairement nonces amnent linstitution embaucher des personnes qui adhreront ces valeurs et leur fournir la formation,
lquipement et lencadrement dont elles ont besoin. Un tel cycle sassure que le personnel reste
engag envers la mission de linstitution.
Expression des valeurs politiques but, objectifs, etstratgies pour la mise en oeuvre
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
17/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 15
Lorsquune expression des principes de bonnes conduite est accepte, nonce clairement,
communique, affiche, et le plus important, mise en oeuvre, linstitution a fait des progrs
importants dans le matrise des risques lis llment humain de la gestion des risques.
Les politiques de gestion des ressources humaines
Une IMF peut rduire de faon importante sa vulnrabilit face aux risques si son personnel est
bien form et motiv. Cela peut se faire en mettant en place des politiques efficaces de gestiondes ressources humaines comme lembauche, la formation, la rmunration, lvaluation, et le
licenciement des membres du personnel.
Embauche
Les procdures dembauche sont-elles conues de manire attirer les individus honntes et bien
motivs ?
Une IMF doit suivre des pratiques de recrutement solides et transparentes et elle doit tre prte
investir le temps et les ressources lui permettant de trouver les bonnes personnes. En plus des
mthodes danalyse des capacits techniques, on peut aussi utiliser des tests psychologiques, desdemandes auprs des employeurs prcdents, ou demander dautres contacts personnels sils
lui confieraient leur argent, ou aussi embaucher la personne pendant une priode dessai.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
18/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 16
F o rma t i o n
Les nouveaux employs sont-ils orients et constamment re-focaliss sur une culture dhonntetet de tolrance-zro en matire de fraude ?
La formation se focalise souvent sur les tches dun poste, mais pour savrer un moyen de
contrle efficace, aussi doit-elle transfrer plus que les seules capacits techniques. La priode
dorientation est le moment de plonger les nouvelles personnes dans la culture institutionnelle,
dencourager leur engagement envers la mission et les valeurs de linstitution, et de renforcer la
politique de tolrance-zro concernant la fraude.
Pour retenir les personnes de qualit et sassurer
quelles avancent, se dveloppent et restent motives
alors que linstitution volue, il est ncessaire doffrir des
formations internes rgulirement
R mu n ra t i o n
Le personnel est-il rmunr un niveau raisonnable et comptitif ?
Plus que la rmunration elle-mme, la transparence et lquit en matire de dtermination de
celle-ci seront des exigences de la part du personnel. Linstitution doit faire des tudes de march
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
19/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 17
rgulirement pour vrifier les niveaux de salaire adapts, et dvelopper une grille salariale
comprenant tous les postes de travail. Les employs qui se sentent rmunrs un niveau
insuffisant ne seront pas engags dans leur travail de manire efficace, ne porteront pas
lattention ncessaire aux dtails, et auront plus tendance profiter des opportunits de
commettre une fraude.
Eva lua t ion
Existe-il un systme dvaluation des performance intervalles rguliers ?
Plus que le salaire, les facteurs qui motivent les employs comprennent la responsabilit, les
opportunits davancement, la reconnaissance du bon travail, et un sentiment de satisfaction pour
un travail de haute qualit. Un processus formel dvaluation des performances de chaqueemploy offre lopportunit dune communication en deux directions entre les employs et leur
superviseur.
L icenc iement
Existe-il une politique de licenciement immdiat des cas de malhonntet ou de fraude ?
La connaissance par les employs des consquences ngatives rsultant dune performance
inadquate dans leur travail est aussi un contrle prventif, surtout contre les actions
frauduleuses. Un message clair doit tre transmis aux membres du personnel, savoir quils
seront immdiatement licencis, perdront leurs revenus et avantages, et peuvent tre poursuivis
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
20/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 18
par la justice sils commettent une fraude. Des actions rapides et permanentes doivent tre la
rponse aux moindres activits frauduleuses, cela enverra un message aux employs, savoir
que lIMF ne tolre pas la fraude ou la malhonntet de quelque nature quelle soit.
Politiques et p rocdures
Des politiques et procdures claires et exhaustives font partie des contrles de risque prventifs.
Que sont les politiques et procdures ?
Les politiques de crdit, par exemple, comprendront les directives crites qui indiquent les critres
dligibilit des clients, la description des produits, etc. Les procdures sont des instructions
crites qui indiquent comment appliquer et suivre les politiques.Pour tre efficaces, les politiqueset procdures doivent tre :
Ecrites les instructions orales sont rarement cohrentes et sont frquemment mal
comprises
Simples/ claires rester directes et focalises sur le sujet; utiliser des schmas pour
montrer le flux des oprations
Accessibles garantir que chaque membre du personnel possde les politiques associes
son poste
Comprises offrir la formation tout le personnel
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
21/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 19
Pertinentes si une politique a chang, vrifier quelle soit communique et quune
formation soit offerte
Appliques exiger de tout le personnel le suivi des politiques et procdures tel
qunonces
In format ion
Linformation et un systme dinformation de gestion sont vitaux pour le processus de gestion des
risques. Vous ne pouvez pas contrler ce que vous ne connaissez pas! Linformation est
ncessaire pour suivre et attnuer les risques les prvenir et les dtecter et ne se limite
pas la comptabilit mais touche tous les aspects des oprations. Donc, les IMF ont besoin dun
systme capable de grer et de contrler les contenus et flux des informations.
Les risques lis au manque dinformation
Incapacit classer les risques par priorit Un lment cl du processus de gestion
des risques est le classement par priorit. Cela peut se faire en utilisant une matrice pour
classer les risques selon la possibilit quun vnement arrivera (la frquence) et une
estimation du cot potentiel (limpact). La non-disponibilit dinformations historiques rendra
ce processus plus difficile.
Incapacit dtecter la fraude Si une fraude est commise dans une IMF, son effet se
constate le plus souvent sur la qualit de portefeuille. Si des informations temps et
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
22/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 20
exactes sur le portefeuille sont disponibles, la fraude lie aux dboursements et
remboursements peut tre dtecte plus facilement.
Procdures de gestion du personnel vagues Chaque membre du personnel doit avoir
un dossier personnel o se trouvent le contrat de travail, les dcisions sur sa rmunration
(avec approbation), les rsultats des valuations de performance signs par lemploy et son
superviseur, et dautres documents lis lemploy. Pour maintenir un bon systme de
gestion des ressources humaines, les informations dans les dossiers des employs sont
cruciales.
Non-conformit avec les rglementations Sans des informations correctes et temps,
les rapports rglementaires seront inexacts ou incomplets.
Manque de contrle sur les actifs Il est important de garder les registres dentre etsortie des fournitures de bureau, dutilisation des vhicules, et de tenir un registre des
immobilisations.
Non-conformit avec le budget Un systme dinformation financire doit comprendre
une comparaison entre les rsultats et le budget. Si un directeur nest pas en mesure de
vrifier la raison des carts, une manipulation du systme ne pourra pas tre dtecte.
Etats financiers inexacts Des procdures denregistrement et de comptabilit
imprcises ne crent pas seulement un environnement favorable aux activits frauduleuses,
mais laissent les dirigeants et les parties prenantes avec les informations incorrectes pour la
gestion de lentreprise.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
23/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 21
Que veut dire la gestion de linformation ?
La gestion de linformation comprend beaucoup plus que linstallation dun systme informatique.La direction de linstitution a besoin de dcider de quels rapports elle a besoin pour prendre les
dcisions appropries, et pour crer les rapports ncessaires aux parties prenantes le conseil
dadministration, les bailleurs, les investisseurs, les corps rglementaires, etc. Pour que les
dirigeants aient les rapports ncessaires, les informations doivent tre collectes, enregistres, et
introduites correctement dans le systme.
Des rapports exacts et temps doivent tre exigs de
tout le personnel et ils doivent tre pris en compte dansleurs valuations de performance
Les lments cls dune bonne information
Une schmatisation rsumant les flux de rapportage, mentionnant les formulaires utiliss, les
personnes responsables, les dates de livraison de tous les rapports internes, peut aider garantir
que linformation donne rpond aux critres suivants.
Linformation est-elle :
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
24/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 22
Pertinente remplit-elle le besoin ?
Utilise le destinataire a-t-il besoin de toute cette information ?
Disponible en temps voulu est-elle livre temps pour tre utile ?
Prcise linformation est-elle correcte ?
Distribue aux bonnes personnes les rapports vont-ils aux personnes ayant besoin
deux ?
Lue par les bonnes personnes laccs aux rapports est-il limit aux utilisateurs ?
Bien mise en forme le rapport est-il facile comprendre ?
Rcuprable les rapports sont-ils classs dans des formats et endroits standards ?
Vrifiable linformation se trouvant dans les rapports peut-elle tre audite ?
O se tr ouve les risques cls ?
Une institution doit dcouvrir o se trouvent les risques oprationnels en examinant les pratiques
et processus actuels. Cette tche importante peut se faire de manire efficace en regroupant les
processus oprationnels selon leurs divisions logiques, parfois connues comme cycles daffaires.
Dans une IMF, les catgories majeures comprennent gnralement :
Les oprations financires
Crdit de la demande au recouvrement , en passant par lapprobation et le
dboursement
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
25/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 23
Epargne de lapprobation de demande dadhsion aux dpts et retraits
Qualit du portefeuille et provisionnement
Projection de la demande le marketing, le suivi et lanalyse des demandes/ des clients
potentiels
Lapprovisionnement (achats, paie, immobilisations)
Achats de la demande au paiement, en passant par lapprobation, lachat, la rceptiondes biens ou services
Paie lembauche, la rmunration, les retenues sur salaires ou autres obligations
lgales, les dossiers du personnel
Immobilisations la requte budgtaire et lapprobation, lachat, lutilisation, la scurit,
la politique damortissement, lemplacement
La trsorerie (espce, banque, investissements, subventions)
Manipulation des espces
Transactions bancaires ouverture de compte, fermetures, dpts, transferts et retraits
Investissements
Financement subventions, fonds propres, dettes
Gestion de la trsorerie
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
26/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 24
Figure 3. Lapproche par cycle pour lidentification des risques et descontrles appropris
1. Noter les tapespour chaque procdure
oprationnelle
3. Classer les risques parfrquence et impact
2. Identifier les lmentsde risque dans chaque
procdure
4. Etablir et mettre enoeuvre les contrles pour
attnuer les risques
5. Evaluer le niveau deconformit
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
27/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 25
Les fondam entaux dun systm e efficace de cont rle
Pour quun systme de contrle interne soit efficace tous les lments suivants doivent tre
prsents :
Lenvironnement de contrle le climat rgnant dans lorganisation tous les niveaux,
commencer par la philosophie et le style de management des cadres dirigeants
Des employs honntes et capables les politiques et procdures les plus appropries
ne seront pas efficaces si elles ne sont pas mises en oeuvre par le personnel
Une dlgation claire des responsabilits un organigramme et des descriptifs de
postes doivent montrer clairement les lignes de rapportage et les fonctions remplies
Sparation des tches dvelopper les fonctions afin de sparer les tches correctement
pour que la mme personne ne cumule pas les tches denregistrement, dapprobation et de
mise en uvre
Procdures pour le traitement de toutes les transactions crites, communiques, et
mises en uvre Des documents appropris et des registres comptables
Des contrles physiques adquats pour la gestion des immobilisations et des
dossiers
Une vrification des performances indpendante
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
28/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 26
Quels sont les dfis m ajeur s ?
Avec la croissance de linstitution, les contrles doivent voluer pour rester efficaces. En vue de
maintenir lefficacit des contrles internes, la direction doit dterminer si les procdures sont
devenues lourdes et si les cots sont trop levs alors que le programme se dveloppe. La
croissance peut aussi avoir un effet ngatif sur le moral du personnel, sa culture et ses valeurs.
Tout le personnel doit rester au courant des nouveaux types de fraudes qui sont plus complexes
au fur et mesure que lIMF dveloppe des nouveaux produits et quelle devient plus
sophistique.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
29/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 27
Les limites des contrles internes
Mme des contrles internes bien conus ne peuvent fournir quune assurance raisonnable que lesobjectifs seront atteints. Il existe des limites inhrentes tout systme de contrle interne.
Jugement lefficacit des contrles sera limite par des dcisions qui reposent sur lejugement humain, sous la pression de conduire les affaires avec linformation disponible.
Echecs mme les contrles internes bien conus peuvent tomber en panne. Les employs
comprennent parfois mal les instructions ou simplement font des erreurs. Les erreurspeuvent aussi tre lies une nouvelle technologie et la complexit des systmes
dinformation de gestion informatiss. Les contrles peuvent devenir obsoltes avec les
nouveaux systmes et oprations.
Abus de la direction le personnel bien plac peut passer outre aux politiques etprocdures en vue de gains ou avantages personnels. Cela ne doit pas tre confondu avec
des interventions de la direction, qui peuvent constituer des dviations par rapport auxpolitiques et procdures pour des raisons lgitimes de gestion.
Complicit le systme de contrle peut tre contourn par la collusion entre employs.Des individus qui agissent ensemble peuvent changer les donnes financires ou dautres
informations de gestion de manire ne pas tre reconnus par les systmes de contrle.
Rapport cot-bnfice Il peut coter trop cher de mettre en place certains contrlesrelativement aux avantages lis leur mise en place. Erreur humaine Les personnes peuvent commettre des erreurs, tre mal diriges,
irresponsables, peuvent montrer un jugement affaibli, ou grer une surcharge de travail.
Elles ne savent peut-tre pas quoi faire, comment et o le faire.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
30/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 28
Audit interne (Contrle dtectif)
Quest-ce que cest ?
Laudit interne est une apprciation systmatique et objective par les auditeurs internes des
divers activits et contrles dune institution. (Le Tableau 1 liste les responsabilits des
participants un audit interne.) Lobjectif dun audit interne est de dterminer si les risques
auxquels sexpose linstitution peuvent tre identifis en vrifiant si :
Les informations financires et les donnes dexploitation sont exactes et fiables
Les politiques et les procdures internes sont respectes Les risques dexploitation de linstitution sont identifis et rduits au minimum
Les rglementations externes sont respectes
Des critres dexploitation satisfaisants sont remplis
Les ressources sont utilises de manire efficace et conomique
Les objectifs de linstitution sont effectivement atteints
Qui doit condu ire laud it ?
Si une petite IMF na pas largent lui permettant dembaucher un auditeur interne plein temps,
la fonction daudit interne peut tre contracte lextrieur. Si les services dune socit sont
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
31/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 29
requis, elle ne doit pas tre la mme que celle qui fait laudit externe annuel. En combinant les
deux, lindpendance de laudit externe sera mise en cause.
Toute IMF devrait avoir une forme quelconque daudit interne.
Dans le meilleur des cas, lauditeur possdera un diplme en comptabilit et aura de lexprience
en audit, soit externe avec un cabinet daudit, soit interne avec une institution financire, il
connatra les techniques daudit, les standards, et les procdures informatiques. Lauditeur doit
possder de bonnes capacits de communication, la fois crite et orale, montrer des capacits
en gestion, organisation, et analyse. Il/elle doit tre indpendant dans sa pense, et capable de
formuler des conclusions et recommandations solides.
Lauditeur interne rend compte directement au conseil dadministration.
Cela permet lauditeur de parler franchement et de rendre compte de manire objective et
indpendante des rsultats, sans risque de licenciement. Lindpendance implique aussi les
ressources ncessaires la conduite des activits, par exemple, un bureau spar et quip, unvhicule, et un budget de transport.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
32/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 30
Table 1. Les responsabilits dans un audit interne
Responsable de lauditinterne
Directeur Gnral Conseil dadministration
Dveloppe un programme daudit
complet portant sur lensemble de
linstitution pour approbation par
le conseil dadministration, y
compris un calendrier et des
budgets
Excute le plan daudit annuel qui
couvre tous les oprations de
lIMF et qui rponde auxstandards daudit
Cre les documents de travail qui
dmontrent clairement le travail
daudit fait et les conclusions
tires
Maintient et dveloppe une
quipe daudit professionnelle,
faisant appel des candidats bien
qualifis en interne ou travers
des recrutements
Participe au travail sur le terrain
Etablit les politiques et
procdures de lIMF
Etablit un environnement qui dit
que les contrles sont importants
pour lIMF
Facilite laccs de lauditeur
partout dans linstitution
Fournit les ressources ncessaires
Reoit les copies des rapportsdaudit
Impulse la fourniture des
rponses de la part des
dpartements et personnels
concerns
Supervise la correction et la mise
en oeuvre des recommandations
de lauditeur interne
Supervise la fonction daudit
interne
Evalue le risque
Sassure quun systme de
contrle appropri est install
Suit la prparation de la
description des tches et le
processus dembauche de
lauditeur interne Finalise la slection de lauditeur
interne
Etablit la fonction du comit
daudit
Etablit les procdures
Dsigne une personne comme
intermdiaire entre le conseil
dadministration et lauditeur
interne
Garantit que lauditeur interne
rend compte au comit daudit
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
33/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 31
Responsable de laudit
interne
Directeur Gnral Conseil dadministration
si appropri, afin dassurer la
qualit du travail et des
procdures
Rend compte au conseil
dadministration de faon
rgulire et aider le CA remplir
ses responsabilits relatives aux
audits
Suit les rsultats des audits
prcdents afin de sassurer que
les actions corrective ont tmenes
Gre la fonction daudit
indpendamment de la direction
mais maintient les
communications appropries avecle directeur gnral
Etablit et maintient des relations
professionnelles avec les groupes
professionnels avec lesquels il est
en relation
Garantit que les exigences des
rapports sont tablies et suivies
Evalue la performance de
lauditeur interne et assure
lvaluation de son salaire
Ngocie les questions entre la
direction et lauditeur (mdiation)
Rvise le rapport de laudit
interne et amne la direction
faire les corrections ncessaires
Valide le plan de travail annuel delauditeur interne
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
34/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 32
Audit externe (Contrle dtectif)
Quest-ce que cest ?
Un audit externe est un examen formel et indpendant des tats financiers, registres,
transactions, et oprations dune structure par une partie externe en vue dexprimer une opinion
sur les tats financiers de lIMF.
Les avantages dun audit externe pour une IMF sont :
Donner de la crdibilit aux tats financiers et autres rapports de gestion
Garantir la transparence sur lutilisation des fonds des investisseurs Identifier les faiblesses dans les contrles internes et les systmes
Les termes de rfrence de lauditeur externe :
Peuvent varier de faon significative entre les institutions
Comprennent les objectifs spcifiques de lIMF
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
35/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 33
Pourquoi les audit s ext ernes des I MF nont -i ls pas tou jours produ it des
rsultat s satisfaisants ?
En gnral, les IMF doivent commander des audits externes annuels, faits par des cabinets daudit
indpendants, car cest une exigence des bailleurs, crditeurs, investisseurs ou corps
rglementaires. Les audits sont souvent perus comme ayant peu de valeur pour linstitution, et
plutt comme envahissants et coteux mener bien. Peu dauditeurs externes ont de
lexprience en microfinance et ils ne comprennent pas toujours que le risque li au portefeuille
ainsi que les techniques de gestion dans une IMF sont diffrents de ceux des banques, aussi les
procdures traditionnelles daudit ne suffisent pas. De plus, il nexiste pas de directives standards
pour les tats financiers des IMF, et les IMF ont souvent des contrles internes et des systmes de
rapportage faibles, lments qui rendent la tche de lauditeur plus difficile. La direction, leconseil dadministration, et les bailleurs dune IMF ne comprennent pas souvent la fonction de
laudit externe et ne savent pas comment sassurer que laudit soit pertinent et utile.
Gest ion du p rocessus de laudit externe
Pour sassurer que linstitution reoit un audit de qualit par rapport aux cots, et qui rponde aux
exigences rglementaires, une personne doit tre dsigne pour grer le processus, depuis la
demande jusqu la rception du rapport final. Cette personne peut tre le directeur financier,
mais il est trs important quau moins un membre du conseil dadministration soit impliqu
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
36/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 34
chaque tape du processus, y compris lors de lapprobation de toutes les tapes. Ces tapes
comprennent :
Etablir les termes de rfrence le document qui liste les attentes de lIMF et sur lequel
les cabinets daudit doivent baser leur offre
Evaluer les offres choisir des auditeurs qui sont rigoureux et objectifs, mais qui ont aussi
la capacit, le jugement, et le dsir de comprendre les circonstances et dfis spcifiques lis
la microfinance
Ngocier les frais
Revue du contrat ou lettre dengagement sassurer que laccord final reflte les
exigences cites dans les termes de rfrence
Prparation de laudit fixer les dates, tablir une liste des informations ncessaires aux
auditeurs, planification des visites aux agences, etc.
Assister les auditeurs mettre disposition les documents et autres informations
demandes, rpondre aux questions
Revue des rapports prliminaires passer en revue avec soin les documentsprliminaires soumis par le cabinet et faire les commentaires ou poser des questions avant
que les rapports finaux ne soient soumis au conseil dadministration
Suivi si la lettre la direction indique des points amliorer, vrifier quils soient traits
avant le prochain cycle daudit
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
37/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 35
Etendue du t ravail de laudit externe
Ltendue du travail peut varier significativement selon les objectifs de l'audit. L'audit des tats
financiers est le plus courant, mais il peut galement y avoir des lettres la direction, des
missions d'audit spciales, et des missions selon des procdures convenues pour la conduite de
l'audit.
Tableau 2. Missions daudit les plus courantes pour une IMFMission But Activits RsultatsAudit des
tats
financiers
annuels
Confirmer que les tats financiers sont exempts
de toute erreur capitale, et qu'ils prsentent
sincrement la situation financire de
l'organisation
Auditer par sondage les
comptes cls, et les
pices sous-jacentes ainsi
que les procdures lies
Rapports d'audit,
comprenant une opinion, les
tats financiers et annexes
Lettre ladirection
Obtenir des commentaires constructifs, que ladirection peut utiliser pour amliorer les
oprations o les contrles internes
Rsultante de l'audit destats financiers annuels
Lettre la direction
Mission
d'audit
spciales
Gnralement, auditer la conformit avec les
conditions de financement d'un bailleur,
notamment sur l'affectation des fonds
Examen de problmes
spcifiques selon la
demande du client, en
gnral la requte dun
bailleur
Opinion daudit spcial et
rapport
Procdures
convenues
Obtenir des rsultats dtaills suite des
procdures de tests spcifiques, portant sur des
transactions ou postes comptables slectionns,
tels que test sur le portefeuille de crdit, examen
des contrles internes ou valuation du SIG
Performance des
procdures convenues
Rapport sur les rsultats des
procdures, sans expression
dune opinion. Les
utilisateurs tirent leurs
propres conclusions
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
38/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 36
Contrles correctifs
Les audits, interne ou externe, produisent chacun des rapports qui notent les faiblesses et les
vulnrabilits de l'IMF. Dans de nombreux cas, ces rapports vont suggrer des besoins de
changement aux politiques ou procdures existantes, et vont aussi mettre en vidence des
risques jusqu' prsent non identifis. Une composante d'un systme de contrle effectif est de
prendre des mesures correctives, quand de telles faiblesses ont t dtectes.
Qui est r esponsable des act ions correct ives ?
Le directeur gnral a la responsabilit primordiale dassurer que des actions correctives sont
menes. Il ou elle doit, en relation avec la personne approprie, concevoir de nouvelles mesures
de contrle du risque, et superviser leur mise en uvre. Quand l'auditeur interne identifie des
problmes, la personne en charge de superviser le dpartement concern met en oeuvre les
actions correctives. Si par exemple le problme se situe au niveau de la fonction comptable, lechef comptable rpond.
Aprs que les nouveaux contrles aient t mis en place, l'IMF teste leur efficacit et value les
rsultats.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
39/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 37
Quelles act ions correct ives sont possibles ?
En gnral, les faiblesses, une fois identifies, peuvent tre corriges par une ou plusieurs des
actions suivantes :
changements au sein du personnel
changements de procdures
identifier une personne qui sera en charge de la mise en oeuvre des changements
documenter, et communiquer les changements tout le personnel concern
recueillir le feed-back de la part des employs sur les changements effectus
Que faire si la fraude s'est dj produit e ?
Quel que soit le montant ou le domaine de la fraude, il est du plus important d'agir rapidement.
Toute IMF devrait avoir un plan en place pour rpondre immdiatement toutes les occurrences
de fraude, quel que soit le montant de la perte. Les actions peuvent aller de la suspension au
licenciement de l'employ qui a commis la fraude, et au lancement de procdures judiciaires. Une
IMF peut aussi faire des efforts pour rcuprer les fonds perdus. Des exemples de fraude peuvent
aussi tre expliqus et prvenus par une communication claire avec les clients. Dans les cas o la
connaissance de fraudes plus ou moins frquentes est largement diffuse, une IMF peut
galement avoir besoin de grer le problme avec ses bailleurs et avec le public au sens large.
Si une IMF rpond rapidement et de faon dcisive aux occurrences de fraude, elle va renforcer
l'existence d'un environnement qui adhre ses valeurs fondamentales, et ne tolre pas la
fraude. Une action corrective prompte est aussi la meilleure mesure prventive pour rduire les
occurrences futures, grce au message clair qu'elle donne toutes les parties prenantes.
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
40/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 38
Figure 4. Processus de gestion des risques
En rsum, la gestion des risques demande un cycle de contrles continus qui sont prventifs,dtectifs et correctifs.
1. Identifier lesrisques
2. Dvelopper desstratgies et procdurespour mesurer les risques
3. Elaborer des po litiquespour attnuer les risques
4. Mettre enoeuvre les
contrles etattribuer les
res onsabil its
5. Tester lefficacit duprocessus et valuer les
rsultats
6. Amender les politiqueset procdures
Correctif
Dtectif
Prventif
-
8/3/2019 4 Gestion Des Risques Operationnels
41/41
CGAP Aide Mmoire : Gestion des Risques Oprationnels 39
Rfrences
Campion, Anita. Improving Internal Control : A Practical Guide for Microfinance Institutions.
Washington, D.C. : Microfinance Network et GTZ, 2000. (Disponible chez Pact Publications,
www.pact.com)
Churchill Craig et Dan Coster. CARE Microfinance Risk Management Handbook. Washington,
D.C. : CARE et Pact Publications, Inc., 2001. (Disponible chez Pact Publications,
www.pact.com)
Audit externe des institutions de microfinance : Guide pratique. Srie outil technique
no 3. Washington, D.C.: CGAP, 1998. (Disponible chez le GRET, [email protected], et sur le site
web du CGAP en format lectronique, www.cgap.org)
Audit Services Resource Centre,www.microfinancegateway.org/audit/index.htm
http://www.pact.com/http://www.pact.com/http://www.pact.com/http://www.pact.com/mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.cgap.org/http://www.cgap.org/http://www.cgap.org/http://www.microfinancegateway.org/audit/index.htmhttp://www.microfinancegateway.org/audit/index.htmhttp://www.microfinancegateway.org/audit/index.htmhttp://www.microfinancegateway.org/audit/index.htmhttp://www.cgap.org/mailto:[email protected]://www.pact.com/http://www.pact.com/