70 : ELEADER

การจดการเนอหาในเวบ (Web Content Management)

คออะไร

ทาง Forrester Group ไดใหค�านยามเรองของการจดการเนอหาในเวบ (Web Content Management) ไวดงน“A Combination of well-defined roles, formal pro-cesses and supporting system architecture that helps companies contribute, collaborate on, and control page elements such as text, graphics, multimedia and ap-plets” สรปกคอ รปแบบการจดการเนอหาในเวบ จะเปนระบบการจดการเนอหาและรปแบบ (Content and Format) ของเวบไซต หรอหนาเวบส�าหรบองคกรทตองการควบคมเนอหาและรปแบบของเวบใหมมาตรฐาน โดยจะมการแบงบทบาทของผทเกยวของในการจดการเนอหาในเวบออกเปน 4 สวน คอ ผสรางเนอหา (Content Editor), นกพฒนาเวบ (Web

บทความตอนน จะกลาวถงเรองของการจดการเนอหาในเวบ (Web Content Management) ซงเปนอกประเภทหนงของการจดการขอมลเนอหาในองคกร (Enterprise Content Manage-ment) หรอในบางครงกจะเรยกวา การจดการเนอหาขอมล (Content Man-agement System)

BPM> ไพโรจน ตนศรอนสรณ ผอำ นวยการฝายทปรกษาองคกร บรษท เทคคอนสบส จำ กดE-mail : pairoj@techconsbiz.com

Enterprise Content Management ตอนท 5: การจดการเนอหาในเวบ (Web Content Management)

Developer), นกออกแบบกราฟก (Graphics Design) และ เจาหนาท IT Admin ในองคกรขนาดใหญนน เวบไซตเปนสวนหนงของการท�า Branding ดงนนกอนทจะสรางหรอปรบปรงเนอหาในเวบ จะตองมกระบวนการ (Process) ทใหผมหนาทเกยวของกบการจดการเนอหาในเวบด�าเนนการสอดคลองกน และอยางทกลาวไวตอนตน มการแยกแยะบทบาทการด�าเนนการอยางชดเจน

ประเภทและวตถประสงคของเวบไซต กอนทจะอธบายถงขนตอนการท�างานของระบบการจดการเนอหาเวบ เรามาดกนกอนวา ในองคกรหนง ๆ ม เวบไซตอะไรบาง และ ใชเพอวตถประสงคอะไร• เวบไซตสาธารณะ (Public Website) หรออนเทอรเนตเวบไซต (Internet Website) เปนเวบหนาตาขององคกร มเพอการประชาสมพนธขอมลขององคกรนน ๆ และบางเวบกอาจจะมบรการตาง ๆ ทใหผทเกยวของเขามาใชงาน หนวย

BPM

ELEADER : 71

งานทเปนเจาของมกจะเปนหนวยงานประชาสมพนธองคกร (Corporate PR) ส�าหรบในแงเทคนคแลว เวบไซตสาธารณะเปนเวบไซตทใหทกคนสามารถเขาถงได จงอาจจะตองดแลเรองความปลอดภย และจ�ากดสทธการเขามาแกไขปรบปรง (Update) หนาเวบอยางรดกม• เวบไซตส�าหรบใชรวมกนกบองคกรอน ๆ (Extranet) เปนเวบทใชส�าหรบการแลกเปลยนขอมล และใชเปนการบรการใหกบองคกรทเกยวของกบเรา เชน เวบไซตส�าหรบใหดลเลอรเขามาตรวจสอบขอมลโปรโมชน และสงสนคา เปนตน โดยทวไปแลว เวบไซตแบบนจะไมไดเปนเวบไซตท

จ�ากดสทธการเขาถงเฉพาะหนวยงานหรอองคกรทเกยวของกบเราเทานน แตวาสถานทอยของเวบไซต เอกตราเนต กยงอยในอนเทอรเนตเชนกน เพยงแตไมไดอนญาตใหทกคนเขามาใชงานได• อนทราเนต (Intranet) เปนเวบทใชงานภายในองคกร วตถประสงคเพอการประชาสมพนธขอมลขององคกร และใหบรการตาง ๆ ในลกษณะ Self Service เจาของอนทราเนตจะเปนหนวยงานทเกยวของกบพนกงานเปนสวนใหญ เชน

สอสารภายใน หรอบางท ฝายทรพยากรบคคล กเปนเจาของอนทราเนต เวบไซตทเปนอนทราเนต จ�ากดใหใชไดโดยพนกงานในองคกรเทานน เนอหาจะเนนไปในเรองการประชาสมพนธทตองการใหพนกงานไดรบทราบ และทตงกจะอยในเครอขายขององคกร การเขามาใชตองผานการลอกอนเขามาใชงาน ไมอนญาตใหคนขางนอกเขามาใชงาน

พฒนาการสำ�หรบจดการเนอหาในเวบ (Web Content Management) 1. ยคเรมตน : พฒนาโดยนกพฒนาเวบการจดท�าเวบไซตในยคแรกเมอประมาณ 20 กวาปกอน เหมอนการเขยนโปรแกรม เวบไซตจะพฒนาโดยภาษา HTML ซงเปนพนฐานของภาษาส�าหรบเวบไซต และมการประยกตเปนภาษาทรองรบการพฒนาเวบออกไปหลากหลาย เชน ASP, Java, PHP, Perl เปนตน ผทตองการสรางเวบไซตขนมาจะตองไปใหนกพฒนาเวบ (Web Developer) เขยน โดยใชภาษาทไดอธบายไว ขอจ�ากดทมกจะพบคอ ผพฒนาเวบจ�าเปนตองใชเวลาในการเขยนโปรแกรม เมอตองการจะเพมเตม แกไข หรอปรบปรงเนอหา ซงบางครงอาจจะไมทนเวลา 2. ใชเครองมอในการสรางเวบ (Web Development Tools)เนองดวยขอจ�ากดของการพฒนาเวบไชต ทตองอาศยนกพฒนาเวบ ท�าใหผทเปนเจาของเนอหาเวบมขอจ�ากดเนองจากไมสามารถจดท�าเวบดวยตวเองได ยคตอมา กไดมการสรางเครองมอส�าหรบการพฒนาเนอหาในเวบ (Web Development Tools) ในลกษณะทเรยกวา WYSIWYG

ในองคกรขนาดใหญ เวบไซตเปนสำวนหนง

ของการทำ� Branding

72 : ELEADER

(What You See Is What You Get) ซงอ�านวยความสะดวกใหผทเปนเจาของเวบไปด�าเนนการเองไดโดยไมตองรอนกพฒนาเวบ ปญหาทจะเกดกคอ เนอหา และรปแบบทจะอยในเวบ อาจจะควบคมใหเปนมาตรฐานไดยาก การตรวจเนอหากอนน�าขนเวบ กเปนการตรวจแบบ Manual และการบรหารกไมเปนระบบมากนก3. การใชระบบซอฟตแวรในการจดการเนอหาในเวบ (Web Content Management System or Content Man-agement System) เปนการใชซอฟตแวรส�าหรบการบรหารจดการเนอหาขอมลบนเวบ โดยมการแบงหนาทกนชดเจน ส�าหรบเจาของเนอหา (Content Owner), นกพฒนาเวบ (Web Developer), นกออกแบบกราฟก (Graphics Designer) รวมถงผดแลระบบ (System Admin) โดยแตละคนจะมหนาทในระบบแตกตางกน ผทมหนาทในการน�าเขา หรอปรบปรงเนอหาในเวบ กไมจ�าเปนตองรอนกพฒนาเวบ เมอจ�าเปนตองมการปรบปรงเนอหา (Content), เมอมความจ�าเปนตองเปลยนรปแบบดานกราฟก (Graphics Theme) กจะไมกระทบกบเนอหาทมอย เปนตน

ระบบการจดการเนอหาในเวบ (Web Content Management System)อยางทไดกลาวไปแลว เราจะแบงบทบาทของผทเกยวของท�าหนาทแตกตางกน • นกออกแบบกราฟก (Graphics Designer) ท�าหนาทออกแบบรปแบบของหนาเวบในรปแบบตาง ๆ ซงจะท�าออกมาในรปแบบ HTML, CSS และพวกรปประกอบตาง ๆ เพอใหนกพฒนาเวบ (Web Developer) น�าไปจดท�าเปนตนแบบของหนาเวบ (Web Template) ตาง ๆ • นกพฒนาเวบ (Web Developer) จะน�ารปแบบกราฟก (Graphics Design Theme) พฒนาออกมาเปนตนแบบ (Web Page Template) โดยหนาแบบของเวบ อาจจะมรป

แบบทแตกตางกน เชน หนาเวบหลก, หนาเวบรองตามรปแบบของเนอหาตาง ๆ เชน ขาวสาร ประกาศ เปนตน ในปจจบน ระบบการจดการเนอหาในเวบ มกจะมเครองมอการพฒนาในลกษณะทเรยกวา WYSIWYG ซงบางครงอาจจะไมตองการนกพฒนาเวบทมทกษะสง ๆ กได• เจาของขอมลในเวบ (Web Content Owner) เปนผน�าเขาและปรบปรงเนอหาในเวบ โดยไมจ�าเปนตองใหนกพฒนาเวบด�าเนนการให และไมจ�าเปนตองใชเครองมอในการพฒนาเวบ (Web Development Tools) เอง การน�าเขาสวนใหญ จะเปนการปอนขอมล Text File หรอ การ Upload พวกรปภาพตาง ๆ เขาไป รวมถงบางครงอาจจะมการดงขอมลตรงจากระบบงานมาแสดงในหนาเวบ ในระบบการจดการเนอหาเวบ จะมขนตอนการอนมตกอนดวย เพอใหมนใจในเนอหาทจะแสดงผล ไดรบการตรวจสอบและอนมตจากผทตองรบผดชอบแลว• ผดแลระบบ (System Admin) ท�าหนาทจดเตรยมเครองเซรฟเวอร ก�าหนดสทธการใชงาน รวมถงการน�าเนอหาเวบขนไปยงเซรฟเวอร (Deploy) • ฟงกชนพนฐานทนาจะมในระบบการจดการเนอหาเวบในปจจบน มระบบการจดการเนอหาเวบจ�านวนมากในทองตลาด ซงมฟงกชนหลากหลาย แลวแตความสามารถของซอฟตแวร แตฟงกชนพนฐานของการจดการเนอหาเวบ ควรจะมดงตอไปน• เครองมอการออกแบบและพฒนาเวบในลกษณะ

ทมา http://www.dev-

battles.com/en/sand/post-294-

Which+Programming+Language+to+Learn+%E2%80%93+Web+Pro

gramming

>

BPM

ELEADER : 73

• การรองรบการแสดงผลผานอปกรณหลากหลาย (Multi-device Display)

ขนตอนการจดการเนอหาในเวบ Web Content Management Lifecycleขนตอนการจดการเนอหาในเวบ (Web Content Manage-ment Lifecycle) กจะมลกษณะคลาย ๆ กบการจดการเรองเอกสาร (Document Management) คอจะเรมจากการสรางเนอหาใหม (Content Creation) แลวสงไปใหผทเกยวของตรวจสอบ (Review) และผมสทธรบผดชอบอนมตเนอหา (Approve) เมอเนอหาอนมตแลว ระบบกจะสงขนแสดงผลแบบอตโนมต เนอหาบางประเภทจะมการก�าหนดระยะเวลาทจะแสดงผล ระบบการจดการเนอหาในเวบ กจะตองมความสามารถในการน�าเนอหาออกไดเมอเลยก�าหนดแลว

ประโยชนจากการมระบบการจดการเนอหาในเวบ ในความเปนจรงแลวจะมไวส�าหรบองคกรขนาดคอนขางใหญ ทมผทเปนเจาของขอมลหลายหนวยงาน รวมถงมการปรบปรงและแกไขเนอหาในเวบไซตคอนขางบอย และตองการควบคมการแสดงผลใหเปนไปตามอตลกษณองคกร (Corporate Identity) ประโยชนหลก ๆ ของการมระบบการจดการเนอหาเวบ มดงตอไปน • การบรหารจดการรปแบบและเนอหาเวบอยางเปน ระบบ (Manageability) • สามารถตรวจสอบ (Audit) และตรวจสอบขนตอนทมา ของเนอหาได (Tracking) • ผทเกยวของสามารถบรหารจดการเนอหาขอมลในเวบ ไดเองโดยไมตองอาศยนกพฒนา • ระบบรองรบการน�าเนอหาเดมกลบมา ในกรณท เนอหาทแสดงเกดความผดพลาด (Rollback) • ระบบรองรบการน�าขอมลไปแสดงหลายไซต จาก ตนก�าเนดขอมลเดยวกน (Multiple Site Deployment) • สามารถตรวจสอบความถกตองของโครงสราง เพอ ปองกนเรอง Link ทไมมขอมล (Missing Link) • สามารถควบคมรปแบบและเนอหาใหเปนมาตรฐาน เดยวกนในฉบบหนาจะเปนตอนสดทายของชดการจดการเนอหาขอมลองคกร (Enterprise Content Management) โปรดตดตามครบ

WYSIWYG (what you see is what you get) • การจดการเรองรปแบบของเวบในลกษณะตนแบบ (Template) • การจดการโครงสรางของเวบ (Web Site Structure) ทรองรบการจดการเวบมากกวาหนงไซต • การจดการน�าเนอหาตดตง (Deploy) ไปยงเวบไซต ตาง ๆ ซงจะรวมถงการน�าเนอหาทหมดอาย (Expire) ออกจากเวบดวย • การจดการเรองเวอรชนของรปแบบ (Theme) และ เนอหา (Content) • การก�าหนด Workflow ส�าหรบการอนมตการเพม และ แกไขเนอหาขอมล • ระบบเรองการก�าหนดบทบาทและสทธ (Role and Permission)

ขอมลอางอง• https://

en.wikipedia.org/wiki/Web_con-tent_manage-ment_system

• http://www.aiim.org/What-is-

Web-CMS-WCM-System-Content-

Management• http://www.tthree.org/

Tthree2.0/Web/We_ContentMan-agementSystem.

aspx

การสำรางเนอหาใหม

การน�ขอมลออก

การอนมตเนอหา

การน�ขอมลขนแสำดงผล

การแกไขตรวจสำอบเนอหา