hva arbeides det med i ks-arkivgruppe depot? karlsen/hva_arbeides... · • ekommune 2008-2012 var...
Post on 07-Aug-2020
4 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Hva arbeides det med i KS-Arkivgruppe
med hensyn til elektroniske arkiv og depot?
Kari Remseth, IKA Trøndelag iks
eK
om
mu
ne
20
12
1. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet
2. Tjenester på nett
3. IKT i helse og omsorg
4. NAV-reformen og IKT
5. IKT i grunnopplæringen
6. Geografisk informasjon
7. E-handel
8. Arkivering og saksbehandling
9. Informasjonssikkerhet
10. IKT-arkitektur
11. Åpne standarder
12. Fri programvare
13. Grønn IT
14. Bredbånd
15. Interkommunalt IKT-samarbeid
16. Strategisk IKT-ledelse
17. Kompetanseutvikling
Fokusområder i eKommune 2012
KS faggruppe for dokumentasjon
og arkiv
• Medlemmene i gruppen:
– Harriet Terjesen, Vestfold fylkeskommune
(leder)
– Tore Somdahl-Åmodt, Oslo kommune
– Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal
– Jan Tore Helle,Bergen kommune, Byarkivet
– Laila Risdal, Lillesand kommune
– Wenche Stinessen, Trondheim kommune
– Kari Remseth, IKA Trøndelag
Mandat
Mål og arbeidsområde
• Faggruppen er et rådgivende organ for KS, og skal bl.a. bidra til å realisere mål i eKommune knyttet til saksbehandling, arkivdanning og arkivbevaring
• Faggruppen skal:
ivareta interesser og behov knyttet til faglige standarder, spesifikasjoner og til bestemmelser i lov og forskrift for arkiv og dokumenthåndtering i kommunesektoren
i tillegg bidra til kompetanseheving og erfaringsutveksling og sette viktige spørsmål innenfor sitt fagområde på dagsorden
bistå KS i høringssaker
bidra til å etablere og påvirke KS sin arkivpolitikk
Fra eKommune 2012
Strategi - hovedtemaer
1. Arkivpolitikk
2. Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling
3. Arkivfunksjonalitet i ulike systemer
4. Kommunens arkivkrav til organ som løser
oppgaver på vegne av kommunene og
fylkeskommunene
Arkivpolitikk Effektmål
• Økt bevissthet hos politikere og administrative
ledere om betydningen av arkivets funksjon i
organisasjonen
Resultatmål
• Politikere og administrative ledere har relevant
kunnskap om arkivproblematikk i egen
organisasjon
• Nasjonale og regionale konferanser omhandler
relevante temaer innenfor arkivområdet
• Kommunene har oppdaterte arkivplaner
• Større andel av nasjonale finansieringsordninger
må komme kommunal sektor til gode
Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling
Effektmål
• Kommuner og fylkeskommuner gjennomfører gode
prosesser og tar ut gevinster ved overgangen til
elektronisk arkiv
Resultatmål
• Alle kommuner og fylkeskommuner har
gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og
gjenfinning av alle typer henvendelser (eKommune-
mål)
• Arkivledere har tilstrekkelig kompetanse til å
bevisstgjøre og påvirke arbeidsprosesser og
organisatoriske endringer knyttet til
dokumenthåndtering, saksbehandling og arkivering
• Alle kommuner og fylkeskommuner tilbyr
kompetansetiltak innenfor dokumentasjon og arkiv
Arkivfunksjonalitet i ulike systemer Effektmål
• Sikre rettighetsdokumentasjon gjennom forsvarlig
dokumenthåndtering innenfor alle fagområder i
kommunen.
Resultatmål
• Alle fagsystem for kommunespesifikk oppgaveløsning
(lovpålagte tjenester) har funksjonalitet for elektronisk
saksbehandling, journalføring, arkivering og avlevering.
• Alle kommuner og fylkeskommuner har etablert digitalt
saksarkiv, basert på gjeldende standarder og rutiner for
avlevering til digitalt deponi (eKommune-mål)
• Alle kommuner og fylkeskommuner har utarbeidet en plan for
integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og
datafangstsystemer (eKommune-mål)
Kommunens arkivkrav til organ som løser oppgaver
på vegne av kommunene/fylkeskommunene
Effektmål
• Sikre tilgjengelighet og bevaring av
rettighetsdokumentasjon skapt organer når disse
løser oppgaver på vegne av kommunal forvaltning
Resultatmål
• Kommunesektoren stiller krav til at organer som
utfører tjenester for kommunen skal avlevere
bevaringsverdig arkivmateriale til kommunens
arkivdepot
• Organet som løser oppgaver på vegne av
kommunal sektor, utfører sine oppgaver i henhold
til offentlig lovverk sine dokumentasjonskrav
• eKommune 2008-2012 var
svært konkret, på mange
måter på
handlingsplannivå.
• 2012 - 2016 vil det
fokuseres mer på et
overordnet, strategisk nivå.
• Det utarbeides en strategi
som staker ut felles kurs og
sørger for at alle impliserte
får en felles forståelse av
hva man ønsker å oppnå
med bruk av IKT.
Det nasjonale bakteppet
• Bedre tjenester for
innbyggere og næringsliv
• En mer effektiv offentlig
forvaltning
Fornyings-,
administrasjons- og
kirkedepartementet
29.11.2012 Sikkerhet , robusthet og personvern
KS tar grep
• Etablering av program for IKT-samordning i
kommunesektoren (KommIT) fra høsten 2012
• Initiativ til et felles råd for offentlig sektor, for å bedre
koordineringen på IKT-området
• Utvikling av en ny digitaliseringsstrategi for kommunal
sektor for perioden 2013-2016
Vedtak i KS’ hovedstyre 23. mai 2012
• KS etablerer et Program for IKT-samordning i
kommunesektoren (KommIT).
• Programmet skal i første omgang gå ut 2015, og skal i
siste fase evalueres og komme fram til egnet
organisasjons- og finansieringsform fra 2016.
• KommIT eies av KS og styres av et programstyre
bestående av kommuner, fylkeskommuner og KS. FAD
og KRD bør være observatører.
• KS forventer at det gjøres en innsats for samordning
mellom statlige aktører, og mer samordning av IKT-
utviklingen i offentlig sektor som helhet.
• KS vil ta initiativ til at det etableres et felles råd for
offentlig sektor
Vedtak forts. • Det skal brukes ressurser og kompetanse fra eksisterende
fagmiljøer og samarbeid i kommunesektoren.
• KommIT skal gjennomføre forvaltnings- og utviklingsoppgaver allerede fra oppstarten, slik at sektoren på relativt kort sikt kan se gevinster ved samordningen.
• KS vil fortsatt ha det interessepolitiske ansvaret på vegne av kommunesektoren, for IKT-utviklingen i sektoren.
• KS vil ha en pådriverrolle og være premissgiver og bestiller for en koordinert IKT-utvikling.
• Det oppnevnes et programstyre for KommIT
Programstyret for KommIT består av
følgende personer:
Arild Sundberg, Kommunaldirektør Oslo kommune (leder)
Inger Østensjø, Rådmann Stavanger kommune
Evy-Anni Evensen, Fylkesrådmann Telemark fylkeskommune
Harald Danielsen, Rådmann Arendal kommune
Marit Elisabeth Larsen, Rådmann Gloppen kommune
Ole Magnus Stensrud, Rådmann Kragerø kommune
Helge Eide, Områdedirektør KS
Magne Nicolaisen, Regiondirektør KS
Utkast til effektmål for KommIT
Når programmet kommer til utgangen av 2015
skal det ha
• sørget for samordning i kommunesektoren
• sørget for samordning stat/kommune
• økt den kommunale IKT-kompetansen
• utredet framtidens utviklings- og
forvaltningsenhet og forberede et vedtak om
dette
Utkast til resultatmål 1 for KommIT
• KommIT som utvikler av felles IKT-arkitektur skal ved utgangen av 2015 ha:
– Utviklet governancekonsept av arkitektur
– Utredet forvaltningsmodell for IKT-utvikling i kommunal sektor
– Forvaltet og utviklet de standardene som allerede eksisterer
– Videreført arbeid med felles kommunal IKT-arkitektur
– Spredd kunnskap om standardene i sektoren
– Stilt krav til leverandørene om bruk av standarder
– Hatt kontinuerlig oppmerksomhet på informasjonssikkerhet
Utkast til resultatmål 2 for KommIT
• KommIT som kompetanseutviklingsorgan skal ved utgangen av 2015 ha:
– Tilbudt kommunene nettverk for rådmenn i strategisk ledelse og IKT
– Etablert bestillernettverk for å gjøre kommunene sterkere i møte med leverandører
– Arbeidet for generell digital kompetanseheving i sektoren
Utkast til resultatmål 3 for KommIT
• KommIT som nasjonal aktør for digital samordning i offentlig sektor skal ved utgangen av 2015 ha:
– Hatt en tydelig stemme inn mot sentrale nasjonale myndigheters satsninger, prosesser og prosjekter sammen med KS
– Slike satsninger kan for eksempel være innen eHelse, NAV, Skatteetaten, Altinn
Hvorfor skal kommunene være med på
dette?
• Det er mellom 180 og 200 IKT-systemer i en kommune
• For å levere gode tjenester til innbyggerne må informasjon og dokumentasjon kunne brukes på tvers i organisasjonen
• For at IKT-systemer skal kunne «snakke sammen» trengs noen byggeklosser som kalles arkitektur
• Å utvikle denne arkitekturen er teknisk komplisert og dyrt
• Å tilpasse den IKT-systemet etter at systemet er anskaffet er enda dyrere
• KommIT vil ta utviklerjobben på vegne av kommunene!
• KommIT vil vise hvilke standarder og prinsipper kommunene skal stille krav om overfor leverandørene
• KommIT vil være kommunes representant inn i de faglige endringsprosessene som skjer nasjonalt, slik at disse endringene blir gode også for kommunal sektor
Finansiering
• Drift av programmet finansieres av sektoren selv
• 2013: 20 mill
• Kommunene: 1 kroner per innbygger i 2013 – ca. 10 millioner. Økning fra 2014
• 10 millioner fra KRD på statsbudsjettet i 2013
• Staten støtter aktivitet knyttet til prosjekter
• Søknader sendes evt i tillegg andre departementer
Hva gjør KS i dag? – Organisering av IKT-
området i kommunal sektor
– Jevnlige møter KRD, FAD, HOD, Difi, Hdir om «alle» tema på «alle» nivå
– Arkitektur og standarder
– Utvikling av felleskomponenter
– Modernisering av folkeregisteret
– Tilgang til nasjonale felleskomponenter
– Bredbånd
– Digitaliseringsstrategi
– eKommunekonferansen
– NOKIOS
– Arkiv
– Informasjonssikkerhet
– GeoIntegrasjon
– Sosiale medier
– KS IKT Forum (faggrupper)
– Samarbeid med K10
– eHelse
– NAV
– Grunnopplæringen
– Forsknings- og utviklingsprosjekter
– CEMR/Elanet
– Rådmannsnettverk
– Velferdsteknologi
…..med mer…..
KommIT - Utviklings- og forvaltningsoppgaver
1. Felles IKT-arkitektur, verktøy og veiledninger
• KS har gjennom flere år utviklet tekniske standarder, verktøy og
veiledninger osv. Forvaltning og videreutvikling av disse kan være aktuelt for KommIT å overta umiddelbart
– Noark 4 WS, KS Resultat XML barnehage og SFO, GeoIntegrasjon
– Sjekklister (f.eks. anskaffelse sak/arkiv-system)
– Veiledere (f.eks. veiledere for informasjonssikkerhet og personvern ved etablering av digitale tjenester
• I tillegg vil det være aktuelt for KommIT å overta utviklingsprosjekter som er i gang og iverksette planlagte, ikke påbegynte aktiviteter.
– Videreutvikle og forvalte SvarUt-komponenten
– Rendyrke Noark 5 WS
– Flere tjenester over på KS Resultat XML • Utvikling av felles arkitektur og løsninger
– Videreføre arbeidet fra FAKS-prosjektet
KommIT – utviklings- og forvaltningsoppgaver
2. Kompetanseheving i kommunal sektor
• KommIT vil ha oppgaver knyttet til kompetanseheving i
kommunal sektor
– Kompetansenettverk i strategisk ledelse og IKT
– Kompetansenettverk bestillerfunksjon og kravsetting
overfor leverandører
– Digital kompetanse for ansatte og brukere
Utviklings- og forvaltningsoppgaver for KommIT
3. Nasjonale satsinger
• KommIT vil ha en rolle i nasjonale felles prosjekter,
sammen med store statlige etater, for å sikre at offentlig
sektor samlet prioriterer de rette prosjektene og ta
veivalg som er gode for hele offentlig sektor samlet
– Eks. modernisering av folkeregisteret
– Standarder og løsninger for efaktura
Aktiviteter i KommIT akkurat nå
• Ansetter i disse dager leder i KommIT
• Ferdigstiller styringsdokument for KommIT
• Forberedelse av strategi/plan for KommIT
• Utviklings- og forvaltningsoppgaver for KommIT
– FAKS, standarder og felleskomponenter • Forvaltning av eksisterende standarder, verktøy og veiledninger
• Overta prosjekter som er i gang - og overta planlagte. ikke iverksatte
– Kompetanseutvikling • Nettverk for strategisk ledelse og IKT, bestillerkompetanse og
kravstilling overfor leverandører og digital kompetanse for ansatte og brukere
– Nasjonale felles prosjekter
• Utarbeider modell for finansiering
• Informasjonsarbeid
Strategien for 2013-2016 deles i to deler:
• En strategi som setter visjon og mål for kommunene på
digitaliseringsområdet (Lokal Digital Agenda)
• En interessepolitisk strategi som setter visjon og mål for
hvordan kommunesektoren skal gjennomføre det
interessepolitiske arbeidet i forhold til staten
En handlingsplan lages i elektronisk form, som en portal med
foreslåtte tiltak og linker til aktuelle eksempler. På denne måten
velger kommunene selv hvilke tiltak de prioriterer, og strategien
binder ikke KS eller kommunene økonomisk.
Bred deltakelse i prosessen
Dette arbeidet har KS invitert til bred deltakelse i: kommuner og
fylkeskommuner, samarbeidspartnere, leverandører og
akademia er invitert inn i en utvidet arbeidsgruppe.
Eks på deltakere i utvidet arbeidsgruppe:
KS IKT-forum, KS Fagråd Helse, KS Fagråd IKT i utdanningen,
Faggruppe Arkiv, K10, Leverandør-representanter, FAD, DIFI,
KRD, IKT-Norge, IKT-senteret, Fylkeskommunalt IT-forum,
HOD, HDIR, NHN, Gartner, Akademia
Arbeidet skal være ferdig innen utgangen av 2012.
Programstyret i KommIT bør involveres før KS’ hovedstyre får
strategien til vedtak.
Inndeling • Sammendrag
• 3 overordnede prinsipper:
– Innbyggeren i sentrum
– Strategisk ledelse
– Digital samhandling
• 5 tverrgående satsningsområder:
– Den digitale kommunen
– En ny måte å jobbe på
– Kompetanse
– Dokumentasjon og arkiv
– Informasjonssikkerhet og personvern
• 3 sektorielle satsningsområder:
– Helse og velferd
– Oppvekst og utdanning
– Teknikk og miljø
• Beskrivelse av prosessen med strategien. Deltakere / forankring.
Dokumentasjon og arkiv
- Hovedmål og innledende tekst
• Arkiv- og dokumentbehandling i kommunal
sektor skal
– sikre gode tjenester for innbyggere og
næringsliv
– støtte effektiv saksbehandling
– ivareta lovpålagte oppgaver
– ivareta juridiske rettigheter og forpliktelser
Effektmål (mål for hver
kommune/fylkeskommune):
Kommuner og fylkeskommuner skal:
• gjennomføre gode prosesser og ta ut gevinster ved bruk av digitale arkiv, fagsystem og tjenester
• sikre rettighetsdokumentasjon gjennom forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder, både når det utføres av kommunen selv og av andre som utfører oppgaver på vegne av kommunene.
• sørge for sikker dokument- og arkivhåndtering ved implementering av nye digitale løsninger og tjenester
Faggruppens strategi revideres • Flere av utviklingstiltakene fra dagens strategi foreslås
flyttet til KommIT
– Utvikling av åpen Noark 5 kjerne
– Prosjekt. Informasjonsforvaltning i samhandlingstjenester mellom flere forvaltningsnivå
– Utvikling og forvaltning av standarder for integrasjon mellom systemene
– Utvikling av veiledere og informasjon knyttet til anskaffelser, videreutvikling og integrasjoner
• Faggruppen bidrar interessepolitisk
• Faggruppen bidrar strategisk
• Faggruppen gir KS og KommIT råd
top related