la cartographie des risques pour améliorer les services
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La cartographie des risques pour améliorer les
services relatifs à la gestion des contrats et
conventions
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Université de Lorraine
Catherine ROCH – Valorisation et Innovation
Sabine GOULIN – Pilotage et Qualité
Méthode AVOID – agir en connaissance www.methode-avoid.fr
Le contexte
La Sous-Direction Valorisation-Innovation :- Négocie des contrats avec les partenaires socio-
économiques- Apporte son expertise en Propriété Intellectuelle (PI)- Suit le portefeuille de PI de l’UL et de sa valorisation en
lien avec les autres acteurs de la valorisation
Restructuration profonde en 2014
Problématique des délais de gestion des contrats Tension avec les laboratoiresMise en tension de l’équipe
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Les objectifs
Résoudre les problèmes et difficultés par une approche
globale et objective
Traiter la problématique du
délai de traitement des contrats et
conventions Renforcer la confiance et la qualité de vie au travail
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Approche1) Une écoute bienveillante et objective Comprendre le métier Évaluer les enjeux
2) Brainstorming le « contrat pourri » Les risques associés, leurs niveaux de maîtrise
3) La recherche de solutions classement des risques associés Recherche de solutions pour chaque type de risque
(quelle action de correction pour quel effet ?)
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Approche Le « contrat pourri »
Les effets 4 niveaux de risques Des actions correctives pour chaque niveau Constat : tout ne peut pas être réglé décision politique
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Les effets Analyse des risques Financiers, Ressources Humaines et Image de marque
Sensibilisation renforcée : « Kit valo »
Permanences dans les laboratoires et pôles scientifiques
Formalisation des process d’arbitrages internes à la SDVI et politiques
Revues de contrats régulières
Analyse des risques Juridiques Hors PI
Réflexion sur relations inter-directions et arbitrages
Analyse des risques Juridiques PI
Sensibilisation
Politique PI de l’UL
Arbitrage politique
Analyse des risques opérationnels et politiques
Amélioration du process interne de contrôle et de suivi des dossiers
Réflexion sur relations inter-directions
Formalisation du process d’arbitrage politique
Comité stratégique de la valorisation
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Et l’analyse de risque dans tout cela !
ANALYSE DES VULNERABILITES POUR DECIDER
Méthode AVOID - Thierry Bontems CNRS – UMR PACTE – Sabine Goulin – Université Lorraine
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
www.methode-avoid.frcontact@methode-avoid.fr
Objectifs
Proposer aux décideurs une méthode rapide, fiable, pour lister, visualiser, hiérarchiser et analyser les vulnérabilités d’un système.
S’intéresser à la vulnérabilité avant tout, c’est-à-dire plus au moyen de maîtriser le risque qu’au constat du risque en lui-même
Utiliser des leviers pour observer les systèmes sous d’autres angles
8ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Une approche multicritère hyper cubique
9
AVoID - Thierry Bontems – Sabine Goulin
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
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Très significatif :Désastre susceptible de provoquer l’effondrement du système observé
Significatif : Événement critique supportable si gérer correctement
Modéré : L’objectif est majoritairement atteint mais dans des conditions
insatisfaisante
Mineur : le risque avéré complique l’atteinte de l’objectif sans le dégrader
Non significatif : événement dont l’impact peut être absorbé par l’activité normale
IMPACT
Quasiment certain : événement attendu dans la plupart des cas (>90%)
Probable : événement probable dans la plupart des cas (50-90%)
Possible : événement devant se produire à un moment donné (30-50%)
Peu probable : événement risquant de se produire à un moment donné (10-30%)
Rare : événement risquant de se produire uniquement dans des cas exceptionnels
(<10%)
PROBABILITE
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Les étapes de la méthode
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AVoID - Thierry Bontems – Sabine Goulin
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Un outil de saisie et de cartographie
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AVoID - Thierry Bontems – Sabine Goulin
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
L’information recueillie
13ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Vers l’analyse et la prise de décision
AVoID -Thierry Bontems – Sabine Goulin
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RISQUES BRUTS RISQUES RESIDUELS RISQUES RESIDUELS A ECHEANCENiveau de risque avec mise en œuvre des moyens de maitrise existants Niveau de risque avec mise en œuvre des moyens de maitrise à transférer ou à inventer
IMP
AC
TS
IMP
AC
TS
TRES
SIG
NIF
ICATI
FS
TRES
SIG
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ICATI
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TRES
SIG
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IMP
AC
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IMP
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MODERE
MODERE
MODERE
IMP
AC
TS
IMP
AC
TS
IMP
AC
TS
MIN
EUR
MIN
EUR
MIN
EUR
IMP
AC
TS
LISTE DES RISQUES IDENTIFIES1- Org-1 21- Gouv-4
2- Org-2 22- Gouv-5
3- Org-3 23- Gouv-6
4- Com-1 24-
5- Com-2 25-
6- Com-3 26-
7- RH-1 27-
8- Gouv - 1 28-
9- Gouv - 2 29-
10- Moy-1 30-
11- Moy-2
12- RH-2
13- RH-3 CARTOGRAPHIE DES VULNERABILITES CARTOGRAPHIE DES VULNERABILITES A ECHEANCES
14- RH-4 Niveau de vulnérabilité avec mise en œuvre des moyens de maitrise existants Niveau de vulnérabilité avec mise en œuvre des moyens de maitrise à transférer ou à inventer
POSSIBLE PROBABLEQUASI
CERTAIN
IMP
AC
TS
RAREPEU
PROBABLE
IMP
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TS
NON
SIG
NIF
ICATI
FS
PEU
PROBABLEPOSSIBLERARE
PEU
PROBABLEPOSSIBLE PROBABLE
QUASI
CERTAIN
NON
SIG
NIF
ICATI
FS
Focalisation sur le public beneficiaire
NON
SIG
NIF
ICATI
FS
IMP
AC
TS
PROBABLEQUASI
CERTAINRARE
PROBABILITE
Ne pas se connaitre et ne pas travailler ensemble
Manque d'Identification des acteurs
Ne pas comprendre le projet
Projet pas sexy
Pas de moyens techniques
MQ Role et mission des salariés
Personnalité du porteur de projet
Mise en cause du porteur de projet
PROBABILITE PROBABILITE
Pas de local dédié à l'équipe
Manque d'Identification et Structuration du partenariat Place des jeunes dans le projet
Absence de connaissance du public
Mauvaise communication (à tout va)
avoir un chargé de Com débutant
Desengagement des personnes operationelles techniques
Absence des OT au CA decisionnel
15- RH-5
16- Gouv-3
17- Fin-1
NIV
EA
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ISQ
UE
S
TRES
ELE
VE
NIV
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UE
S
TRES
ELE
VE
Defaillance du porteur de projet
Responsabilité financiere du PP
Non justification des dépenses
18- Fin-2
19- Org-4
20- Gouv-4
NIV
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S
ELE
VE
NIV
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S
Gestion Budgetaire
ELE
VE
Place des jeunes dans le projet
Demotivation des structures associatives
CARTOGRAPHIE DES RISQUESLEGENDE
NIV
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S
MOYEN
NIV
EA
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risques
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zzzzzzzzzzzzz ElevéSurveil
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LE
Niv
eau
risques
Niv
eau
Vuln
éra
bili
té
Auteur de l'analyse :
Nom du projet :
Pilote(s) du projet :
zzzzzzzzzzzzz Moyen Vigilance
Faible
Projet GlobalTrès
Faible
MAITRISE DES LEVIERS
Délai (Exc = court ; Très faible = long)
NIVEAU DE MAITRISE
NIV
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ISQ
UE
S
TRES
FAIB
LE
TRES ELEVE ELEVE MOYEN FAIBLE TRES FAIBLE
NIV
EA
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ISQ
UE
S
TRES
FAIB
LE
NIVEAU DE MAITRISE
TRES ELEVE ELEVE MOYEN FAIBLE TRES FAIBLE
Personne(s) auditée(s) :
Date de l'analyse :
Domaine :
mercredi 23 novembre 2016
VU
LN
ER
AB
ILIT
E
ALE
RTE
VU
LN
ER
AB
ILIT
E
SURVEIL
LANCE
VU
LN
ER
AB
ILIT
E
VIG
ILANCE
EXCELLENTE BONNE MOYENNE FAIBLE TRES FAIBLE
MAITRISE DU LEVIER
RB Org-1
RB Org-2
RB Org-3
RB Com-1
RB Com-2
RB Com-3
RB RH-1RB Gouv - 1
RB Gouv - 2
RB RH-2
RB RH-5
RB Gouv-3
RB Fin-1
RB Fin-2
RB Org-4
RB Gouv-4
RB Gouv-5
RB Gouv-6
RR Org-1
RR Org-2
RR Org-3
RR Com-1
RR Com-2
RR Com-3 RR RH-1RR Gouv - 1
RR Gouv - 2
RR RH-2
RR RH-5RR Gouv-3
RR Fin-1
RR Fin-2
RR Org-4
RR Gouv-4
RR Gouv-5
RR Gouv-6
RRE Org-1
RRE Org-3
RRE Com-1
RRE Com-2
RRE Com-3
RRE RH-1 RRE Gouv - 1
RRE Gouv - 2
RRE RH-2
RRE RH-3RRE RH-5
RRE Gouv-3
RRE Fin-1
RRE Fin-2
RRE Org-4
RRE Gouv-4
RRE Gouv-5
RRE Gouv-6
RR Org-1
RR Org-2
RR Org-3
RR Com-1
RR Com-2
RR Com-3
RR RH-1
RR Gouv - 1
RR Gouv - 2
RR RH-2
RR RH-3
RR RH-5
RR Gouv-3
RR Fin-1
RR Fin-2
RR Org-4
RR Gouv-4
RR Gouv-5
RR Gouv-6
RRE Org-1
RRE Org-2
RRE Org-3
RRE Com-1
RRE Com-2
RRE Com-3
RRE RH-1
RRE Gouv - 1
RRE Gouv - 2
RRE RH-2
RRE RH-3
RRE RH-5
RRE Gouv-3
RRE Fin-1
RRE Fin-2
RRE Org-4
RRE Gouv-4
RRE Gouv-6
RRE Gouv-5
RR Org-1
RR Org-2
RR Org-3 RR Com-1
RR Com-2
RR RH-1RR Gouv - 1
RR Gouv - 2
RR RH-2RR RH-3
RR RH-5
RR Fin-2RR Org-4RR Gouv-4
RR Gouv-5
RR Gouv-6
I I I
I I
I
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Résultat visuel qui objective la réalité
15ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
AVoID - Thierry Bontems – Sabine Goulin
16
EN 2016 PEU DE MOYENS DE MAITRISE
CARTOGRAPHIE DES VULNERABILITES A ECHEANCES
Niveau de vulnérabilité avec mise en œuvre des moyens de maitrise à transférer ou à inventer
NIV
EA
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ISQ
UE
S
TRES
ELE
VE
NIV
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ISQ
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S
ELE
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NIV
EA
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S
MOYEN
NIV
EA
U D
E R
ISQ
UE
S
FAIB
LE
NIVEAU DE MAITRISE
NIV
EA
U D
E R
ISQ
UE
S
TRES
FAIB
LE
TRES ELEVE ELEVE MOYEN FAIBLE TRES FAIBLE
RRE Org-1
RRE Org-2
RRE Org-3
RRE Com-1
RRE Com-2
RRE Com-3RRE RH-1
RRE Gouv - 1
RRE Gouv - 2
RRE RH-2RRE RH-3
RRE RH-5
RRE Gouv-3
RRE Fin-1
RRE Fin-2
RRE Org-4
RRE Gouv-4
RRE Gouv-6
RRE Gouv-5
IGO / NO GOChoix politique
Consolider les moyens de maitrises Processus qualité
Surveiller le niveau de risques Indicateur de fréquence
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Hélène BOULANGERVice Présidente CA
Université de Lorraine
Gérer les risques, une activité vitale pour la gestion
des équilibres et la réassurance des financeurs
Colloque "Research Evaluation for the Social Sciences and the Humanities" - Rennes - 4-6 juin 2015"Differentiation levers of the practices and improvement of research quality in SSH. Thierry BONTEMS (CNRS) - Hélène BOULANGER (Université de Lorraine)- Sabine GOULIN (Université de Lorraine)
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
Merci de votre attention
ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019
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