lupapisteen viranomaiskoulutusten materiaali

Saanko luvan?

Lupapisteen viranomaiskoulutusten materiaali18.11.2016 Vantaa & 22.11.2016 Tampere

Päivän aikataulu

9:30 Perusteet ja huomiot Lupapisteen viranomaiskäytöstä    • Hakemuksen teko hakijan puolesta• Lupapisteen kartta• Hankejonon hallinta • Hakemuksen sisällön tarkastus (Huomiot ja Tehtävät)

Tauko

• Liitteet ja suunnitelmat• Lausunnot ja naapureiden kuulemiset

11:30-12.15 Ruokaa!

12:15 Päätös ja rakentamisen aikainen toiminta 

• Päätöksenanto• Prosessi taustajärjestelmän kanssa• Päätöksen antaminen käsin Lupapisteessä

• Liitteiden leimaus

Tauko

• Rakentamisen aikainen toiminta• Työnjohtajat• Katselmukset• Erityissuunnitelmat

• Kysymyksiä ja keskustelua

14:00 Lähdetään hyvällä fiiliksellä ja taskut täynnä varmuutta                    

Päivän tavoitteet• Hahmotetaan luvan käsittelyprosessi• Saadaan täsmävinkkejä omaan tekemiseen• Oivalletaan asiakaspalvelun sujuvoittaminen• Tiedetään, mistä löytyy tukea ja apua• Otetaan Lupapiste täysillä käyttöön!

Lupapiste tänään (11/2016) 102 kunnassa asiointipalvelu käytössä

2 500 viranomaiskäyttäjää

37 000 asioitsijakäyttäjää

65 000 hakemusta

4 500 neuvontapyyntöä

500 000 liitettä tallennettuna

2 viikon välein päivityksiä

Suomalaiset Lupapiste-kunnissa

493552889.7 %

56675610.3 %

Asuu Lupapiste-kunnassa

Väestön ennakkotilasto, lokakuu 2016. http://www.stat.fi/til/vamuu/2016/10/vamuu_2016_10_2016-11-17_tie_001_fi.html

Suomalaiset Lupapiste-kunnissa

285523951.9 % 2647045

48.1 %

Asuinkuntaan voi jättää hakemuksen

Väestön ennakkotilasto, lokakuu 2016. http://www.stat.fi/til/vamuu/2016/10/vamuu_2016_10_2016-11-17_tie_001_fi.html

Lupapisteen prosessi1. Käy ennakkoneuvottelut

2. Seuraa ja ohjeista saapuvia hankkeita ja neuvontapyyntöjä

3. Tarkista vireille jätetyt hankkeet1. Tarkista hakemuksen tiedot 2. Tarkista osapuolet3. Tarkista liitteet

4. Pyydä tarvittaessa lausunnot ja kuule naapurit

5. Pyydä tarvittaessa korjaukset ja täydennykset

6. Kun hakemus on valmis, siirrä se käsittelyyn (taustajärjestelmään)

7. Tee päätös

8. Rakentamisen aikainen toiminta (leimaus, liitteet, katselmukset yms. / jatkoaikahakemus / julkipano)

Roolien sopimiseen voi hyödyntää Vantaan mallia:http://www.slideshare.net/Lupapiste/vantaan-rakennusvalvonnan-lupapisteprosessi

Käyttö pähkinänkuoressa

Lupapisteen prosessiohje

Tunnukset Lupapisteeseen• Palveluun rekisteröidytään 1. kerran yhteydessä

• Viranomaiset: tunnukset luodaan pääkäyttäjätilin kautta• Yksittäisenä käyttäjänä: tunnistautuminen verkkopankkitunnusten tai

mobiilivarmenteen kanssa• Yritystili: Ylläpitäjä rekisteröi tilin ja luo tunnukset palveluun

• Jatkossa kirjautuminen: oma sähköpostiosoite ja vapaavalintainen salasana

• Uuden salasanan saa tilattua Lupapisteen etusivun kautta

Yritystili• Maksullinen lisäpalvelu paljon lupia hakeville ammattilaisille

• Organisaation hankkeiden hallintaa helposti yhteisen työtilan kautta• Käyttäjien hankkeet osaksi yhteistä työtilaa• Esim. Isännöitsijäyrityksille / isommille suunnittelijatoimistoille

• Myös yritys voi käyttää maksuttomia tunnuksia, mutta tällöin hankkeisiin ei ole automaattisesti yhteistä näkymää.

• Lisätietoa: https://www.lupapiste.fi/yrityksille

Hakemusten tekeminen – miten hakija toimii?

Omat tiedot-osio

• Täydennetään heti ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä• Yhteystiedot• Koulutus- ja pätevyystiedot ammattilaisilta• Salasanan ja käyttäjätunnuksen vaihtaminen

https://www.lupapiste.fi/ohjeet/luvanhakijoille/omat-tiedot

Hakemuksen luominen• Suositus on, että (pää)suunnittelija perustaa hankkeen Lupapisteeseen

• Hankkeen luonti aloitetaan valitsemalla sijainti kartalta

• Toimenpiteen valitseminen • Hakemuksen tiedot nousevat täydennettäväksi valitun toimenpiteen perusteella• Hakemuksen sisältö on jaoteltu eri välilehdille

• Hankkeen osapuolet valtuutetaan mukaan sähköisesti• Sähköinen valtuutus korvaa perinteisen valtakirjan• Vaihtoehtoisesti valtakirja skannataan suunnitelmat ja liitteet -välilehdelle

https://www.lupapiste.fi/ohjeet/luvanhakijoille/lupahakemuksen-tekeminen-2

Lupapisteen kartta• Karttatasot

• Valtakunnalliset• Kuntien omat aineistot

• Piirtotyökalut• Etäisyydet, alueet yms.• Omien kohteiden tallennus ja tulostus

• Voidaan havainnollistaa esim. kaivuualue piirtämällä alue kartalle• Kartta laskee alueiden syvyyksiä ja leveyksiä

• Lupapisteen osoitekartta on suuntaa-antava• Jos tarkka osoiteaineisto käytössä, se kannattaa lisätä (pääkäyttäjä)

https://www.lupapiste.fi/ohjeet/luvanhakijoille/kartta

Suunnitelmien ja liitteiden lisäys• Hakemukseen liittyvät liitteet lisätään Suunnitelmat ja liitteet-välilehdelle

• Jokaisen liitteen kohdalla on mahdollista:• Liitteen metatietojen täydentäminen• Uuden version lisääminen• Liitteen poistaminen• Liitekohtainen keskustelu• Sähköinen allekirjoitus

https://www.lupapiste.fi/ohjeet/luvanhakijoille/suunnitelmat-ja-liitteet

Viranomaiskäyttö – hakemuksen

tarkistaminen

Työjonon hallinta ja hakemusnäkymä

• Työjono• Hankkeiden ikonit kertovat muuttuneista tiedoista• Hakuehtojen määrittely ja tallentaminen

• Hakemusnäkymä• Hakemuksen tiedot on jaoteltu eri välilehdille• Kun muutokset tsekattu, merkitse muutokset nähdyiksi - vaikuttaa työjononäkymään• OK/Tarkennettavaa-merkinnät• Huomiot

https://www.lupapiste.fi/ohjeet/viranomaisille/hakemusnakyma#Hakemusnakyma

Hakemuksen tarkistaminen• Viranomaisella painikkeet OK / Tarkennettavaa

• Keskustelun kautta viestitään osapuolille puutteet hakemuksen tiedoissa

• Liitenäkymässä käyty keskustelu linkittyy suoraan liitteeseen

• Jos hakija muuttaa tietoja, poistuu OK / Tarkennettavaa -valinta

• Hyödynnetään HUOMIOT –kenttää • Omat muistiinpanot / viranomaisten viestintäkanava – ei näy hakijalle

• Hyödynnetään Tehtävät-toimintoa• Kohdennetut tehtävät itselle ja kollegoille

Lausuntojen pyytäminen ja naapureiden kuuleminen• Löytyvät Lausunnot-välilehdeltä

• Lausunnon pyytäminen

• Lausunnon antaminen

• Viranomainen valitsee kuultavat naapurit

• Naapurien kuuleminen palvelun kautta• Vaihtoehtoisesti kuulemisdokumentti skannataan palveluun

https://www.lupapiste.fi/ohjeet/viranomaisille/lausunnot-ja-naapureiden-kuuleminen

Taustajärjestelmään/käsittelyyn siirto ja päätös

• Hakemus siirretään käsittelyyn• Hakemuksen tulee olla jätettynä vireille hakijan toimesta ennen kuin voidaan

siirtää käsittelyyn• Käsittelyyn siirto lukitsee hakemuksen tiedot eli hakija ei voi muokata tai

täydentää hakemusta, keskustelu säilyy avoimena

• Hakemuksen palauttaminen täydennettäväksi, jos tehtävä muutoksia

• Päätöksen teko taustajärjestelmässä tai Lupapisteessä

• Päätöksen siirtyminen Lupapisteeseen

• Muutoksenhaku

Päätöksen jälkeiset toiminnot• Lupakuvien sähköinen leimaaminen

• (Lupakuvien tilaaminen esim. kopiolaitokselta)

• Työnjohtajan nimeäminen

• Erityissuunnitelmien lisäys

• Katselmukset

• Hankkeen statuksen päivittyminen

• Jatkoajan haku

• Julkipano

• Muutoksenhaku

https://www.lupapiste.fi/ohjeet/viranomaisille/rakentamisen-aikainen-toiminta

Pääkäyttäjätoiminnot• Pääkäyttäjä hallinnoi

• Organisaation viranomaistunnuksia• Toimenpiteitä • Toimenpiteiden oletusliitteitä• Avainsanoja• Taustajärjestelmäasetukset ja linkit• Kunnan omia kartta-aineistoja

• Pääkäyttäjälle on omat tunnukset• Viranomaiskäyttöön on omat tunnukset, jotka luodaan pääkäyttäjänäkymässä• Useampi viranomainen voi toimia pääkäyttäjänä yhteisellä tunnuksella

https://www.lupapiste.fi/ohjeet/viranomaisille/paakayttajatoiminnot

Tehtävät• Uusi toiminto Lupapisteessä (pääkäyttäjä aktivoi)

• Yhteystyön helpottamiseksi, voi luoda tehtäviä itselle tai kollegalle

• Tehtävä kohdistetaan aina johonkin hakemuksen osaan

• Tehtäville on oma työjono

https://www.lupapiste.fi/ohjeet/viranomaisille/tehtavat

Olemme tukenanne:tuki@lupapiste.fi

Ohjeet:https://www.lupapiste.fi/ohjeet

Tärkeät linkit

100% sähköinen lupakäsittely:https://www.lupapiste.fi/ohjeet/viranomaisille/100-sahkoinen-lupakasittely

Koulutukset ja tapahtumat:https://www.lupapiste.fi/tapahtumat

Yammer-keskustelupalsta:https://www.yammer.com

Kiitos!Internet: www.lupapiste.fi

Facebook: fb.com/lupapiste

Twitter: @Lupapiste

Instagram: lupapiste

YouTube: Lupapiste

tuki@lupapiste.fi | 044 750 4471