matrix gabungan
Post on 24-Jul-2015
161 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PT. JASA RAHARJA (Persero)
HASIL AUDITCABANG JAMBI
AUDIT TAHUN 2010(12 JANUARI S/D 1 FEBRUARI 2011)
SATUAN PENGAWASAN INTERN
PT JASA RAHARJA (PERSERO) SATUAN PENGAWASAN INTERNKESIMPULAN HASIL AUDIT
Temuan, Rekomendasi/Saran dan Tanggapan AuditanAuditorLokasi AuditBidangPeriode Audit
: SPI Pusat: Cabang Jambi: Bidang Pencegahan & Pelayanan : Januari s.d. Desember 2010
KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBAT REKOMENDASI/SARAN TANGGAPAN AUDITAN
Target kecepatan penye- lesaian santunan s.d Desember 2010.- Cabang Jambi
a. Kecepatan penyelesaian santunan dihitung dari tanggal kecelakaan sampai dengan pembayaran untuk entry berkas pilihan 1 (1-1 dan 5-1) periode Januari s.d. Desember 2010 diselesaikan dalam waktu rata-rata 7,05 hari (201 berkas diselesaikan dalam waktu 1417 hari) atau 0,05 hari lebih lambat dari sasaran waktu penye- lesaian yang ditetapkan Kantor Pusat yaitu 7 hari.
b. Prosentase penyelesaian berkas bermasalah (pilihan 3) secara over all 47,37% yg berarti terdapat kelebihan 12,37% dari batas toleransi yang telah ditetapkan yaitu 35%.
c. Menurut jam dari
PL/SE/21/2009 tanggal 25 Mei 2009 hal Target Kecepatan Pelayanan Klaim
a. Kecepatan penyelesaian untuk pilihan 1 di perwakilan cukup tinggi.
b. Belum maksimalnya kegiatan jemput bola.
c. Banyak berkas yang bermasalah, dikarenakan di Cabang Petugas Samsat tidak dilibatkan.
d. Sistem pembayaran klaim melalui surat perintah bayar (SPB) maupun transfer (SPT) berjalan efektif
a. Kecepatan penyelesaian Cabang dan Perwakilan secara over all tidak tercapai
b. Berkas pengajuan relatif bermasalah.
c. Waktu penyelesaian santunan hingga pembayaran lebih cepat dari waktu yang ditentukan
Agar Cabang dan Perwakilan khususnya di Perwakilan untuk lebih memanfaatkan petugas pelayanan dan melibatkan petugas samsat sesuai dengan SPO Pencegahan dan Pelayanan untuk meningkatkan kegiatan Jemput Bola.
tanggal pengajuan sampai dengan pembayaran membutuhkan waktu + 40 menit, lebih cepat dari yang ditetapkan 5 jam.
- Perwakilan Muara Bungoa. Kecepatan
penyelesaian santunan dihitung dari tanggal kecelakaan sampai dengan pembayaran untuk entry berkas pilihan 1 (1-1 dan 5-1) periode Januari s.d. Desember 2010 diselesaikan dalam waktu rata-rata 7,08 hari (100 berkas diselesaikan dalam waktu 708 hari) atau 0,08 hari lebih lambat dari sasaran waktu penye- lesaian yang ditetapkan Kantor Cabang yaitu 7 hari.
b. Prosentase penyelesaian berkas bermasalah (pilihan 3) secara over all 45,41% yg berarti terdapat prestasi 10,41% dari batas toleransi yang telah ditetapkan yaitu 35%.
c. Menurut jam dari tanggal pengajuan sampai dengan pembayaran membutuhkan waktu + 4 jam, lebih cepat dari yang ditetapkan 5 jam.
Dikarenakan Hasil Print out Dasi Cabang dengan Perwakilan terjadi perbedaan perhitungan kecepatan.
Laporan ke Kantor Pusat diragukan
Agar melakukan cross check antara laporan soft copy yang di kirimkan dari perwakilan dengan border yang dikirimkan dari perwakilan.
*Terjadi perbedaan pada pilihan 5-1 dan 5-3 untuk print out DASI Cabang dan Perwakilan
1) Administrasi pelayanan Surat Pemberitahuan
Kepada Pemilik KendaraanHasil pengujian kami secara sampling terhadap + 35 berkas santunan (Cabang sebagian besar sudah ada dan di Perwakilan belum membuat) yang telah dibayarkan, diketahui bahwa surat pemberitahuan kepada pemilik kendaraan tidak konsisten terlampir didalam berkas santunan.
Dari hasil pengujian berkas secara sampling sebanyak + 30 berkas Cabang, ada 5 berkas yang LDPB dan Tanda Terima Berkasnya tidak ada pada folder pengajuan santunan.
Tanda pemeriksaan berkas klaim tidak ada, yang menandakan bahwa FC telah sesuai aslinya.
Belum melakukan Pembuatan laporan bulanan Inventarisasi Data Kecelakaan Lalu
SPO Bidang Pencegahan & Pelayanan No. Kep/114/2008 tanggal 26 Mei 2009
PL/SE/12/2009 Tgl. 18 Maret 2009Hal: Inventarisasi Data Kecelekaan Lalu Lintas
- Sebelumnya pernah dibuat untuk perwakilan, namun setelah ada pergantian petugas tidak dilanjutkan.
- Tidak dibuat LDPB dan Tanda Terima
- Petugas belum mengetahui mengenai Laporan atas inventarisasi data Kecelakaan Lalu Lintas.
- Tidak dapat tercapai secara maksimal sasaran utama dalam menjaga eksistensi JR kepada masyarakat, terutama dalam hal pembayaran klaim.
- Sulit diketahui kronologis berkas santunan dan kelengkapan berkas
- Tidak terlaksananya tujuan perusahaan untuk mendata pelaksanaan pembayaran Klaim dan data kecelekaan yang terjadi di Cabang Jambi
Agar Cabang c.q. Ka Unit Pelayanan untuk segera membuat surat pemberitahuan dimaksud kepada klaimen pada tahun anggaran 2011 ini untuk mendukung tujuan manajemen.
Agar Arsip pelayanan terutama LDPB dan tanda Terima untuk di lengkapi kedepannya.
Agar Cabang membuat Laporan bulanan tersebut sesuai dengan lampiran format PL/SE/12/2009, perihal Inventarisasi Data Kecelakaan Lalu Lintas
Lintas setiap tanggal 10 bulan berikutnya
2) Pelimpahan Berkas SantunanDari hasil pengujian + 10 bekas pelimpahan keluar (terutama MD-TKP) rata – rata + 22 haridan + 10 berkas pelimpahan masuk rata-rata + 20 hari dan masih terdapat keterlambatan dalam hal penyelesaian.
P/SE/36/2008Hal: Mekanisme Pelimpahan Berkas dan Pembayaran Berkas PelimpahanTgl. 5 Nov 2008Dengan Ketentuan sbb:- Untuk
pelimpahan Keluar MD TKP 4 hari sejak tgl kecelakaan
- Untuk Pelimpahan masuk MD / MD+LL 2 hari sejak diterima
Belum mempedomani aturan yang ada dan belum efektifnya monitoring atas pelimpahan berkas keluar.
Adanya berkas yang belum lengkap, ahli waris yang tidak memiliki surat-surat.
Pelimpahan keluar tidak sesuai dengan criteria untuk MD – TKP selama 4 hari sejak tanggal lakaPelimpahan Masuk tidak sesuai dengan criteria selama 2 hari sejak tgl terima berkas.
Agar Cabang segera menyelesaikan berkas-berkas yang akan dilimpahkan dan juga berkas-berkas yang diterima
3) Kegiatan Survey Klaim Pasca BayarDiketahui bahwa survey klaim pasca bayar yang telah dilakukan oleh Cabang Jambi belum membuat laporan hasil survey dan belum dilaporkan ke kantor pusat.
PL/SE/16/20 tanggal 24 Februari 2010 Hal: Pelaksanaan Survey Santunan Pasca Bayar
Petugas mengetahui ketentuan mengenai pelaksanaan survey pasca bayar
Tidak terlaksananya tujuan pelaksanaan survey pasca bayar, untuk mengetahui kepuasan pelanggan dan pelayanan yang telah diberikan perusahaan.
Agar dalam hal ini Cabang c.q. Kepala Unit Pelayanan untuk mengkoordinasikan dengan Tim yang melakukan survey pasca bayar untuk membuatkan laporan secara periodic (Triwulanan) dan juga mengirimkan jadwal pelaksanaan kegiatan pasca bayar ini kepada kantor pusat.
4) Penggunaan Biaya SurveyTerdapat penggunaan biaya survey tidak sesuai dengan peruntukannya, seperti :- 0457/05/2010 tgl 31 Mei
PL/SE/41/2004Tgl 14 Sept 2004Hal: Penggunaan Biaya Survey
Tidak mempedomani peraturan mengenai biaya survey klaim dan biaya forum yang ada.
Tidak sesuai dengan peruntukkan penggunaan biaya survey, antara lain:1. Biaya survey
- Agar kepala Cabang c.q. Unit Pelayanan untuk mengetahui komponen2 biaya
2010 Bantuan 2 Meja, Kursi untuk Pos Pelayanan terpadu Laka Lantas Poltabes Jambi (B/02/V/2010/Lantas)
Keputusan Direksi No. KEP /186/2005 tanggal 23 Desember 2005Hal: pembentukan Forum Pemantau Pelaksanaan Undang-Undang No. 33 tahun 1964
P/SE/RHS/2/2009 tanggal 11 September 2009
2. Biaya Materai klaim3. Biaya perangko klaim4. Biaya Fotocopy
/pengadaan berkas klaim
5. Bantuan pengurusan berkas
Biaya survey menjadi membengkak, dikarenakan tidak sesuai dengan peruntukannya.
survey dan agar unit keuangan lebih melakukan pengawasan atas penggunaan biaya survey tersebut.
- Berdasarkan PSE/RHS/2/2009 disebutkan bahwa untuk pelaksanaan pemberian bantuan kepada Mitra terkait dibebankan kepada Biaya administrasi (saat ini biaya Operasional).
5) Pelaksanaan Kegiatan MUKL belum dilaksanakan dengan baik secara administratif Pembelian obat maupun
penggunaan tidak dimonitor dalam bentuk pencatatan stock persediaan obat.
Tidak ada SPPD dalam pelaksanaan kegiatan MUKL
Tidak ada jadwal kegiatan MUKL.
Tertib admnistrasi kegiatan MUKL Cabang
- Belum membuat stock obat
- Belum dibuatkan SPPD
- Tidak membuat jadwal karena penyesuain dengan kegiatan dari Dokter Dikdokes Polda
- Penggunaan obat tidak diketahui secara baik
- Perjalanan dinas untuk kegiatan MUKL tidak dapat dipertanggungjawabkan
- Tidak terjadwal dengan baik kegiatan MUKL
Tim merekomendasikan untuk Cabang c.q. Ka. Unit Pelayanan untuk:- Mencatat stock
obat- Membuat SPPD
setiap pelaksanaan dinas luar terutama MUKL
- Membuat jadwal untuk perencanaan kegiatan MUKL
6) Speciment untuk Kegiatan Pelaksanaan Berkas SantunanHanya terdapat speciment untuk Apotik, Rumah Sakit dan Kelurahan, namun tidak memiliki specimen ttd dari Dokter Rumah Sakit, Pejabat Polri.
SPO Bidang Pencegahan & Pelayanan No. Kep/114/2008 tanggal 26 Mei 2009
Diketahui bahwa cabang hanya memintakan specimen untuk keperluan RS dan Apotik yang menjadi central untuk pembayaran, menurut
Tidak dapat melakukan cross check antara ttd polisi untuk LP, dan Dokter untuk Rumah Sakit
Agar Cabang c.q. Kepala Unit Pelayanan untuk memintakan speciment tanda tangan kepada pejabat Polisi dan Dokter Rumah Sakit.
Ka. Unit Pelayanan
7) Daftar Forum Penyelesaian Berkas SantunanDari hasil uji silang penerima uang penyelesaian berkas santunan dengan daftar yang ada ditemukan beberapa nama yang tidak sesuai dengan daftar Forum penyelesaian berkas santunan
Keputusan Direksi No. KEP /186/2005 tanggal 23 Desember 2005 Hal: Pembentukan Forum Pemantau Pelaksanaan Undang-Undang No. 33 tahun 1964.
P/SE/RHS/2/2009 tanggal 11 September 2009
Dikarenakan belum diupdatenya data forum penyelesaian berkas santunan
Pembayaran biaya forum penyelesaian berkas santunan dapat diragukan
Agar Cabang c.q. Kepala Unit Pelayanan untuk melakukan update untuk setiap pejabat baru pada daftar forum penyelesaian berkas santunan.
8) Proses Klaim Sub Perwakilan Kuala TungkalTidak adanya pendelegasian wewenang kepada petugas sub perwakilan Kuala Tungkal untuk melakukan kegiatan pelayanan, dalam hal ini menerima berkas, survey dan lain-lain, dikarenakan klaimen diarahkan untuk selalu mengajukan ke Kantor Cabang
SPO PELAYANANTugas dan Tanggung Jawab Petugas Samsat
Cabang belum mendelegasikan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan santunan di wilayah Kuala TUngkal
Dapat mengakibatkan keterlambatan berkas pengajuan santunan terutama di wilayah kuala tungkalTidak berjalannya tugas dan tanggung jawab petugas samsat yang berada di wilayah Kuala Tungkal, yang mana jaraknya cukup jauh dari Cabang sekitar 5 jam perjlanan
Agar Cabang mendelegasikan kegiatan pelayanan yang sebaikanya dilakukan oleh Petugas Sub Perwakilan Kuala Tungkal, untuk mempercepat penyelesaian Santunan.
PT JASA RAHARJA (PERSERO) SATUAN PENGAWASAN INTERNKESIMPULAN HASIL AUDIT
Temuan, Rekomendasi/Saran dan Tanggapan AuditanAuditorLokasi AuditBidangPeriode Audit
: SPI Pusat: Cabang Jambi: Tehnik: Januari s.d. Desember 2010
KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBAT REKOMENDASI/SARAN TANGGAPAN AUDITAN
Aktivitas pencapaian pendapatan Undang-Undang No.33/1964 dan Undang-Undang No.34/1964
Pendapatan sektor Undang-Undang No.33/1964 secara keseluruhan periode Januari – Desember 2010 mencapai Rp.1.781.281.730 atau 106,66% berarti 6,66% diatas target anggaran minimum rata-rata (100%), walaupun terdapat penurunan aktivitas sebesar Rp.32.889.410,- atau 1.81%, serta penurunan anggaran Rp.163.300.000,- atau 8,91% dibanding tahun 2009.
Pendapatan sektor Undang-Undang No.34/1964 secara keseluruhan periode Januari – Desember 2010 mencapai Rp.38.203.377.600 atau 100,20%, berarti 0,20%
Rencana kerja anggaran perusahaan (RKAP) Cabang Jambi tahun 2010 sektor UU.33/1964 sebesar Rp.1.670.000.000,-
Manual adminitrasi bidang Iuran Wajib dan Sumbangan Wajib. (SKEP.NO.37/IV/2000 Tanggal 8 Juni 2000 halaman 13 point ‘’ A’’ landasan (Dasar) Pengutipan
Terjadi karena diwilayah Jambi ini potensi yang membayar IWKBU plat kuning relatif lebih kecil dibanding plat hitam yang juga banyak mengangkut penumpang secara temporer
Kondisi masyarakat yang kurang taat dalam membayar pajak karena seringnya dilaksanakan pemutihan oleh pemerintah daerahnya
Penurunan aktivitas dapat mempengaruhi kinerja Cabang Jambi, walaupun target pendapatan IWKBU tahun 2010 mencapai target minimum rata-rata
Pendapatan sektor UU.34/1964 di tahun 2010 mencapai target minimum rata-rata.
Agar Program Costumers Realitionship Management (CRM) dioptimalkan secara berkala dan kontinyu di tahun 2011, sehingga dapat menunjang kinerja Cabang.Selain pengutipan disamsat kiranya volume pelaksanaan checking ditingkatkan, sehingga dapat menunjang hasil di sektor UU.33/1964.
Kiranya dapat terus berupaya meningkatkan kinerja di sektor UU.34/1964 di tahun 2011 ini, dengan salah satu cara adalah mengirimkan surat pemberitahuan kepada pemilik kendaraan, sehingga dapat menciptakan mindset masyarakat tentang manfaat dari pelunasan SWDKLLJ.
diatas target anggaran minimum rata-rata (100%). Namun jika dilihat per sub sektor terdapat anggaran yang tidak tercapai mis;- SWDKLLJ mencapai
95,23%- KD/Sert mencapai
99,27%
PT JASA RAHARJA (PERSERO) SATUAN PENGAWASAN INTERNKESIMPULAN HASIL AUDIT
Temuan, Rekomendasi/Saran dan Tanggapan AuditanAuditorLokasi AuditBidangPeriode Audit
: SPI Pusat: Cabang Jambi: Tehnik: Januari s.d. Desember 2010
KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBAT REKOMENDASI/SARAN TANGGAPAN AUDITAN
Kegiatan operasional tertib administrasi sektor Undang-Undang No.33 dan 34 Tahun 1964.
Pengutipan IWKBU dari perusahaan otobus yang ada diwilayah Cabang Jambi belum dilengkapi dengan perjanjian kerjasama /MOU
Terdapat Resi batal yang tidak dibuatkan Berita Acaranya, hanya dibuat laporan harian terhadap Resi yang batal tersebut
Kunjungan kepada pemilik otobus sejak bulan Juli 2010 tidak dilaksanakan lagi dan pengiriman surat penagihan terhadap pemilik otobus yang kendaraannya menunggak lebih dari 3 bulan juga tidak dilakukan
Manual adminitrasi bidang Iuran Wajib Nomor SKEP.NO.37/IV/2000 Tanggal 8 Juni 2000
Petunjuk Kantor Pusat melalui Surat AS/SE/7/2007 tgl. 03 Mei 2007 perihal Tertib Administrasi Resi IWKBU
Manual adminitrasi bidang Iuran Wajib Nomor SKEP.NO.37/IV/2000 Tanggal 8 Juni 2000
Kondisi tersebut memang belum dilaksanakan.
Kondisi tersebut diakui dan memang belum dibuatkan berita acaranya
Kondisi tersebut memang belum dilaksanakan
Hak dan kewajiban dari pengusaha otobus dengan Jasa Raharja tidak diketahui secara legalitas karena tidak ada perjanjian tertulisnya
Sulit dipertanggung jawabkan terhadap pembatalan Resi tersebut
Akan berpengaruh kepada jumlah tunggakan yang berkesinambungan karena data kendaraan tidak valid sehingga mempengaruhi hasil penerimaan Cabang
Agar Cabang segera membuat perjanjian kerjasama / MOU dengan para pengusaha otobus, sehingga jelas Hak dan Kewajiban dari masing – masing pihak
Agar Cabang dan Perwakilan segera membuat Berita Acaranya terhadap resi-resi yang batal tersebut dan diketahui oleh Kepala Cabang
Agar Cabang segera melaksanakan kembali kunjungan kepada pemilik otobus dan mengirimkan surat tagihan kepada bagi kendaraan yang tunggakannya melebihi 3 bulan, sehingga dapat menunjang hasil di sektor UU.33/1964 Cabang Jambi
PT JASA RAHARJA (PERSERO) SATUAN PENGAWASAN INTERNKESIMPULAN HASIL AUDIT
Temuan, Rekomendasi/Saran dan Tanggapan AuditanAuditorLokasi AuditBidangPeriode Audit
: SPI Pusat: Cabang Jambi: Tehnik: Januari s.d. Desember 20109
KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBAT REKOMENDASI/SARAN TANGGAPAN AUDITAN
Penulisan resi IWKBU hasil penjualan di loket kantor Cabang maupun Perwakilan masih dilakukan secara manual belum menggunakan program DASI yang telah disediakan
Terdapat status keanggotaan “khusus” di dalam forum pemantau serta terdapat beberapa nama yang tidak tercantum dalam keanggotaannya, namun pembayaran biaya administrasinya dilakukan
Terdapat kekurangan jumlah terhadap pembayaran kontribusi biaya operasional Kantor Bersama Samsat, dimana yang diperhitungkan hanya jumlah kendaraan tahun berjalan saja.
Manual adminitrasi bidang Iuran Wajib Nomor SKEP.NO.37/IV/2000 Tanggal 8 Juni 2000
P/SE/RHS/2/2009 tanggal 11 September 2009 tentang Ketentuan Teknis Pemberian Biaya Administrasi dan Biaya Penyelesaian Berkas Santunan
Petunjuk Kantor Pusat melalui P/SE/11/2010 tanggal 12 Pebruari 2010
Printer yang digunakan untuk mencetak resi tersebut tidak memadai
Adanya perubahan dalam petunjuk tehnis mengenai pemberian biaya administrasi yang belum dipahamiBelum dilakukan up-dating terhadap keanggotaan yang baru
Kendaraan yang melunasi tahun lalu namun tidak ada tahun berjalannya, yang seharusnya dihitung 1 kendaraan belum diperhitungkan dalam pemberian kontribusi tersebut
Petugas harus melakukan peng-entryan ulang kedalam program DASI, sehingga mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak efisien dan kontrol menjadi lemah
Kontrol terhadap pertanggung jawaban biaya administrasi menjadi tidak efektif dan diragukan kebenaran pembayarannya
Dapat terjadi kesalah pahaman dengan mitra kerja (Dispenda) jika mengetahui kekurangan pembayaran tersebut
Agar Cabang dan Perwakilan memaksimalkan program DASI yang telah tersedia dengan melengkapi sarana penunjangnya (dhi printer)
Agar melaksanakan kegiatan pemberian biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan, serta melakukan up-dating bagi anggota forum yang baru, sehingga fungsi kontrol dapat efektif
Agar dilakukan penyesuaian jumlah pembayaran kontribusi biaya operasional KB Samsat dimaksud dalam tahun 2011 ini sesuai petunjuk Kantor Pusat
PT JASA RAHARJA (PERSERO) SATUAN PENGAWASAN INTERNKESIMPULAN HASIL AUDIT
Temuan, Rekomendasi/Saran dan Tanggapan AuditanAuditorLokasi AuditBidangPeriode Audit
: SPI Pusat: Cabang Jambi: Sistim Informasi Perusahaan (SIP): Januari s.d. Desember 20109
KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBAT REKOMENDASI/SARAN TANGGAPAN AUDITAN
Kendala-kendala pada DASI-JR yang terdapat di setiap unit di Cabang Jambi
Keuangan & Akuntansi :- Terdapat duplikasi data
didalam sistim atas hasil konsolidasi sebelum dan sesudahnya
- Terdapat perbedaan atas hasil penerimaan dari Samsat antara Keuangan dan Tehnik
- Tidak dapat melakukan
proses suplesi akhir tahun pada saat posting untuk Bulan Desember 2010
Tehnik :- Terdapat pemisahan
atas potensi kendaraan pada program DASI-JR bidang Tehnik UU.33/1964
Program DASI-JR Bidang Keuangan dan Akuntansi
Program DASI-JR Bidang Tehnik
Belum ada menu untuk menghapus jika terjadi tambahan/koreksi
Menu yang terdapat pada program DASI-JR untuk penerimaan hasil Samsat belum dimanfaatkanBelum ada menu untuk melakukan suplesi pada program DASI-JR
Bagi kendaraan yang membayar di tempat lain, saat di konsolidasi tidak dapat masuk kedalam kode PO nya
Jurnal menjadi tidak balance antara debet dengan kredit krn terdapat duplikasi data
Perbedaan selalu terjadi antara Keuangan dengan Tehnik pada hasil penerimaan SamsatSuplesi Desember 2010 tidak dapat diproses di Kantor Cabang
Kendaraan tersebut masih tercatat didalam tunggakan, sehingga mempengaruhi jumlah tunggakan yang ada
Agar Cabang mengusulkan ke Kantor Pusat c.q. Divisi SIP atau Akuntansi secara tertulis atas kendala-kendala yang terjadi, sehingga Kantor Pusat dapat mengambil langkah-langkah penyelesaiannya
Agar Cabang meng-informasikan kondisi tersebut ke Kantor Pusat c.q. Divisi SIP secara tertulisAgar Ajun komputer
Cabang dapat membuat program tambahan yang dapat mengantisipasi kondisi tersebut untuk sementara
PT JASA RAHARJA (PERSERO) SATUAN PENGAWASAN INTERNKESIMPULAN HASIL AUDIT
Temuan, Rekomendasi/Saran dan Tanggapan AuditanAuditorLokasi AuditBidangPeriode Audit
: SPI Pusat: Cabang Jambi: Sistim Informasi Perusahaan (SIP): Januari s.d. Desember 20109
KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBAT REKOMENDASI/SARAN TANGGAPAN AUDITAN
- Kendaraan bermotor dapat memperpanjang masa berlaku nya di Kantor Samsat lain (Samsat Link)
Umum :Setiap akan dilakukan entry maupun edit data pada program aktiva selalu muncul warning “ file atthb does not exist, cancel ignore”
Program DASI-JR Bidang Tehnik
Program Aktiva Kantor Pusat
Bagi kendaraan yang memperpanjang di tempat lain tidak dapat menjadi potensi daerah asal
Terjadi kerusakan pada program aktiva tersebut
Potensi riil suatu daerah tertentu diwilayah kerja Cabang Jambi menjadi tidak akurat
Tidak dapat dilakukan edit jika terjadi kesalahan dalam pengentryan data aktiva
Agar Cabang meng-informasikan kondisi tersebut ke Kantor Pusat c.q. Divisi Umum secara tertulis, sehingga dapat diberikan solusinya
PT. JASA RAHARJA (PERSERO) CABANG JAMBIPERIODE AUDIT : JANUARI s/d DESEMBER 2010
TANGGAL : 12 JANUARI s/d 1 FEBRUARI 2011BIDANG KEUANGAN & AKUNTANSI
NO. KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBATREKOMENDASI TANGGAPAN
AUDITEE1 2 3 4 5
6 7
1. Pajak yang dibayarkan oleh Cabang Jambi periode Tahun 2010 belum dilaporkan ke KPP Wilayah Jambi.
.
Peraturan Perpajakan Republik Indonesia.
Pelaporan yang dilakukan oleh JR Cab Jambi ditolak oleh KPP Wilayah Jambi karena adanya perbedaan persepsi penerapan tarif pajak, menurut Kepala Unit Keuangan & Akuntansi, KPP Wilayah Jambi meminta tambahan denda sebesar 10% atas semua pajak yang dibayarkan baik PPH 21 maupun PPH 23, sehingga dari awal tahun 2010 sampai akhir tahun 2010 untuk PPH tidak pernah dilaporkan ke KPP Wilayah Jambi karena menunggu surat konfirmasi dari pihak KPP Wilayah Jambi mengenai perbedaan persepsi tersebut.
Pelaporan atas seluruh pajak baik itu PPH 21 maupun PPH 23 selama periode tahun buku 2010 yang belum dilaporkan ke KPP Wilayah Jambi akan memiliki konsekuensi dikenakan denda Rp.100.000,-/masa pajak atau perbulan.
Agar Cabang Jambi di awal tahun 2011 ini melaporkan permasalahan tersebut ke Kantor Pusat, sehingga pajak yang telah dibayarkan baik PPH 21 dan PPH 23 di periode tahun 2010 dapat segera dilaporkan ke KPP Wilayah Jambi serta dapat dibayarkan denda keterlambatan lapornya.
NO. KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBATREKOMENDASI TANGGAPAN
AUDITEE1 2 3 4 5
6 7
2. Administrasi Keuangan Cabang :
a. Masih adanya form FPPP dan FPPT yang belum di sign, bahkan ada yang tidak terlampiri form FPPT.
b. Dipertanggungjawaban kegiatan Humas dan Hukum, masih ada kuitansi yang tidak diisi tanggal pembayaran-nya.
c. Untuk pertanggung- jawaban yang berkaitan dengan pemberian bantuan kepada mitra kerja, masih ada yang tidak dilengkapi dengan lampiran surat dari mitra kerja tersebut yang telah di disposisi oleh Kepala Cabang.
d. Untuk pertanggung- jawaban uji petik, selalu ada 3 (tiga) kuitansi yang merupakan biaya dalam rangka uji petik, namun tidak ikut dalam per- tanggungjawaban pelaksanaan uji petik.
e. Dalam pertanggung- jawaban setiap pelaksanaan MUKL, tidak
a. Standar Prosedur Operasi Akuntansi Keuangan Keputusan Direksi NO. KEP/102/2003.
b. SPO Bidang Pencegahan & Pelayanan No.Kep/114/2008 tanggal 26 Mei 2009.
c. KU/SE/10/2008 tanggal 29 Juli 2008 Hal Teknis Pelaksanaan Pembayaran Santunan berikut lampirannya.
d. P/SE/RHS/2/2009 tanggal 11 September 2009 Hal Ketentuan Teknis Pemberian Biaya Administrasi dan Biaya Penyelesaian Berkas Santunan.
e. P/SE/RHS/1/2010 tgl 5 Maret 2010 Hal Tarif PPH Pasal 23 Berdasarkan PMK Nomor 244/PMK.03/2008.
f. AS/SE/28/2004. Tgl 13 Okt 2004 Ttg penggunaan alokasi biaya ceking yaitu Biaya ceking, uang
Belum dipedomaninya peraturan perusahaan oleh petugas di Unit Keuangan Cabang, Kantor Perwakilan dan Unit-Unit Teknis yang melakukan pertanggung jawaban terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan.
Transaksi keuangan tidak dapat dipertanggungjawab-kan secara akuntabilitas dan audibiltas.
Agar Unit Keuangan Cabang Jambi dapat lebih teliti dalam melakukan verifikasi terhadap pertanggungjawaban keuangan dari tiap-tiap unit di Kantor Cabang dan dari Kantor Perwakilan, serta melakukan pem- binaan terhadap administrasi bidang keuangan di Perwakilan.
disertai dengan surat tugas (SPPD).
f. Dalam pembayaran biaya forum, status keanggotaan dalam kuitansi tidak sama dengan status keanggotan yang ada dalam daftar susunan nama-nama anggota forum pemantau pelaksana UU No.33 dan UU No.34 tahun 1964.
Perwakilan :a. SPT (Surat Perintah
Transfer) tidak dilampirkan sebagai bukti untuk prembayaran santunan.
b. Kolom signer, checker dan maker pada SPT ada yang belum diparaf sama sekali terutama pada bulan januari 2011 sedangkan pada periode sebelumnya kebanyakan dari kolom signer dan checker-nya yang belum di ttd.
c. Masih adanya FPPT yang belum dibuat dalam melakukan pembayaran atas biaya-biaya yang di ttd.
d. FPPT belum dibuat oleh PJ Keuangan atau Kasir, sehingga pada FPPT nominal anggaran
makan pet. samsat hari sabtu dan pet. kontrak.
g. Peraturan Per-pajakan Republik Indonesia.
h. PL/SE /03/2004 tanggal 13 Januari 2004 tentang Pendukung/bukti dasar Pembayaran Pemberian Bantuan Biaya Pengurusan Berkas Santunan.
Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan Keputusan Direksi Nomor KEP/217/2009 tgl 31 Agustus 2009.
a. Belum mengetahui kelengkapan atas pelaksanaan pembayaran klaim.
b. Belum mengetahui validitas atas kolom signer, checker, dan Maker yang ada pada form SPT (Surat Perintah Transfer).
c. Petugas belum membuat FPPT yang dimaksud.
d. Ada sebagian FPPT yang dibuat oleh petugas selain petugas keuangan.
e. Dikarenakan adanya kendala atas jarak untuk pengiriman dokumen dari Sungai Penuh ke Kantor Perwakilan.
f. Dikarenakan petugas
- Control melalui dokumen pendukung atas pembayaran santunan yang ada di DHK sulit diketahui keabsahannya.
- Sulit diyakini kebenaran transaksi dari Surat Perintah Transfer tersebut.
- Kurangnya pengendalian atas biaya-biaya yang akan dikeluarkan atau diper- tanggungjawabkan.
- Pembayaran biaya keperantaraan menjadi tidak dapat dipertanggungjawabkan secara akuntabilitas dan audibilitas serta pengenaan
- Agar Perwakilan Muara Bungo cq. Bidang Keuangan lampiran BKK terdiri dari : Kwitansi Pembayaran, Kwitansi perawatan, KTP korban / Ahli Waris, Formulir pengajuan.
- Agar Perwakilan Muara Bungo cq Kasir, setiap menerbitkan Surat Perintah Transfer (SPT) meminta tanda tangan/paraf dari pihak Bank.
- Agar Perwakilan Muara Bungo cq unit keuangan untuk membuat setiap FPPT atas pengeluaran biaya yang terjadi, serta melakukan kontrol atas biaya pada FPPT tersebut dengan mengisi kolom2 yang ada pada FPPT.
dapat terisi, yang dalam hal ini untuk pengendalian anggaran.
e. Kelengkapan dokumen Samsat Sungai Penuh yang sering mengalami keterlambatan.
f. Dalam pembayaran Jasa Keperantaraan Penyalur IWKBU di loket Samsat-Samsat wilayah kerja Perwakilan, redaksional kuitansi, pajak yang ditetapkan tidak sesuai ketentuan dan pemberian biaya keperantaraannya tidak dengan melihat berapa hasil yang diperoleh namun dengan sistem lumpsum (ada yg rutin setiap bulan berkisar dari Rp.350rb – Rp.1jt)
penerima Honor atas biaya forum tidak mau menerima uang honornya pada pertengahan bulan sehingga pertanggung- jawaban sedikit terhambat.
g. Pembayaran biaya keperantaraan di- lakukan tanpa melihat berapa kontribusi yang diberikan oleh pihak penyalur dan tidak mempedomani pera- turan mengenai pembayaran biaya administrasi.
pajak atas biaya tersebut tidak tepat.
- Untuk permasalahan atas pertanggungjawaban dan pengiriman dokumen dari Sungai penuh agar dikoordinasikan kembali dengan petugas Samsat, sehingga pengiriman dokumen dapat tepat waktu.
- Kepala Perwakilan Muara Bungo dalam memberikan biaya keperantaraan dapat mempedomani peraturan perusahaan mengenai pembayaran biaya administrasi beserta penetapan pajak atas biaya tersebut, sehingga pertanggungjawabannya lebih akuntabel.
3. Transfer otomatis belum berjalan di Bank BRI Cabang dan Perwakilan
MOU Antara Direksi PT. Jasa Raharja dengan Direksi PT. BRI Tbk
Transfer dilakukan oleh petugas BRI hanya apabila diminta oleh Kasir Cabang dan Perwakilan.
Setiap hari Kasir Cabang dan Perwakilan harus meminta dilakukan transfer ke rekening BRI Kantor Pusat dengan bukti transfer yang dibuat.
Agar Kepala Cabang Jambi dapat segera berkoordinasi dengan Kepala Cabang BRI untuk pelaksanaan transfer otomatis tersebut.
PT. JASA RAHARJA (PERSERO) CABANG JAMBIPERIODE AUDIT : JANUARI s/d DESEMBER 2010
TANGGAL : 12 JANUARI s/d 1 FEBRUARI 2011BIDANG UMUM
NO. KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBATREKOMENDASI TANGGAPAN
AUDITEE1 2 3 4 5
6 7
1. Pendataan Aktiva di Cabang Jambi belum dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan, dimana untuk pengiriman aktiva tidak disertai dengan Bukti pengiriman barang aktiva ke Kantor Perwakilan/Samsat.
UM/SE/9/2008 tanggal 24 Oktober 2008 Hal Pemberkasan dan Penomoran Realisasi Belanja Modal.
Belum dipatuhinya petunjuk yang ada berkaitan dengan pengadministrasian aktiva tidak konsisten dibuat.
Aktiva yang tercatat dengan lokasi penempatan aktiva tidak sesuai dengan data aktiva per ruangan/lokasi
Agar Cabang melakukan pencatatan/pendataan ulang aset perusahaan di Cabang Jambi dan menempatkan aktiva sesuai dengan pencatatannya.
2. Proses Pengadaan Barang dan Jasa :
a. Untuk pengadaan Perpanjangan atas sewa billboard pelayanan PT. Jasa Raharja (Persero) Cabang Jambi sebesar Rp.500jt, Pengadaan sewa billboard pelayanan PT. Jasa Raharja (Persero) Cabang Jambi sebesar Rp.500jt tidak ada Pakta Integritas (letter of undertaking) yang harus dibuat oleh Tim Pengadaan dan Penyedia Barang dan Jasa dan daftar absensi rapat tim pengadaan serta SK
Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang dan Jasa Keputusan Direksi Nomor KEP/297/2009 tanggal 4 Desember 2009.P/SE/37/2010 tanggal
9 Juni 2010 tentang Kelengkapan Bio Data Administrasi Perusahaan.Surat Kantor Pusat
No.: P/SE/9/2010 tanggal 4 Pebruari 2010 Tentang Alokasi Anggaran pendapatan dan biaya dan belanja modal. Realisasi belanja
modal Cabang Tahun
Belum sepenuhnya dipedomani SPO Pengadaan Barang dan Jasa dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan belanja modal dan belanja rutin.Petugas kurang teliti
dalam melakukan verifikasi administrasi dalam proses pengadaan barang dan jasa.
1. Prosedur administrasi terabaikan, sehingga mengakibatkan kontrol dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan belanja modal dan belanja rutin menjadi lemah.
2. Potensi risiko dalam pelaksanaan pengadaan.
3. Persyaratan berlebihan tidak efektif dan efisien.
1. Agar dalam pelaksanaan pengadaan belanja modal dan rutin mempedomani SPO Pengadaan Barang dan Jasa
2. Konsisten dalam melakukan verifikasi terhadap proses kelengkapan pengadaan barang dan jasa.
3. Anggaran Belanja modal sd. Rp.40.000.000,- dilakukan dengan metode pengadaan langsung/ pertanggungjawaban langsung dengan menggunakan media order lainnya.
yang digunakan dalam dua pengadaan tersebut sama dengan Keputusan Direksi Nomor KEP/206/2010 tgl 7 Juli 2010, serta tidak memenuhi asas adil/tidak diskriminatif sesuai prinsip dasar pengadaan barang dan jasa.
b. Untuk seluruh pengadaan barang dan jasa periode tahun 2010 oleh Cabang Jambi, tidak ada bukti penerimaan barang dan jasa.
c. Metode Pelaksanaan Belanja Modal dengan jumlah s.d. Rp. 40.000.000,- dilakukan dengan metode penunjukan langsung, dibuatkan al: SPK, SPPH, Biodata lengkap perusahaan, seharusnya cukup dengan media order.
d. Terdapat SPPH menyebutkan merek barang yang akan dibeli (Pengadaan AC Split & Prabot Kantor dan Rumah Dinas).
e. Tidak dilakukan Survey harga sebagai pembanding.
f. Barang jadi selain PPN dikenakan PPH dan rekanan sebagai
2010.
perusahaan PKP fakturnya tidak dibuat hanya SSP.
g. Arsip Kuitansi pembayaran tidak bertanggal (Pembelian Prabot Kantor,Pengadaan Apar, Pengadaan Notebook & Camera, Tower Air, Pengadaan CCTV, Kampanye Keselamatan Lalu lintas).
h. Pelaksanaan Dialog Publik dan Kampanye Pencegahan & Keselamatan Lalu lintas tidak ada Survey harga/HPS.
i. Kampanye Pencegahan & Keselamatan Lalu lintas surat-surat ditandatangani oleh Ketua Tim, namun SK pembuatan Tim tidak ada.
j. Pengadaan Sp.Motor Berita Acara penyerahan II setelah pemeliharaan tidak dibuat.
3. Perwakilan :a. Bukti pengeluaran
material teknik dan non teknik dari Gudang Perwakilan, Perwakilan belum membuat surat pengeluaran barang dari Gudang ke petugas-petugas Samsat maupun Loket Kantor (terakhir dibuat pada bulan Juli 2010).
b. Terjadi kesalahan pencetakan material
UM/SE/9/2008 tanggal 24 Oktober 2008 Hal Pemberkasan dan Penomoran Realisasi Belanja Modal.
a. Petugas Perwakilan belum membuat bukti pengeluaran barang tersebut.
b. Petugas tidak melakukan pengecekan atas penerimaan RESI IWKBU dan setelah diketahui adanya kesalahan pencetakan no resi petugas mencoret no resi yang salah tersebut dan diganti dengan nomor yang seharusnya.
c. Petugas Cabang belum
Tanggung jawab atas material produksi baik tehnik maupun non tehnik belum berpindah dari Gudang ke petugas-petugas yang menerima material tersebut.Risiko terjadi penjualan
RESI IWKBU yang sama no resinya.Tidak diketahui lokasi
penempatan inventaris perusahaan tersebut.
a. Agar Perwakilan dalam mengeluarkan barang material teknik dan non teknik disertai dengan bukti pengeluaran barang dari Gudang.Agar dalam hal kesalahan
atas pencetakan yang terjadi atas material teknik tersebut segera dilaporkan ke Kantor Cabang dan diteruskan ke Kantor Pusat
Teknik IWKBU, dimana Resi dengan no. 629592 seharusnya bernomor 619592, kesalahan pencetakan dari Kantor Pusat ini tidak dilaporkan ke Kantor Cabang.
c. Diketahui bahwa Cabang belum melakukan update untuk daftar Inventaris pada Bulan Des 2010 terhadap barang-barang inventaris yang ada di Perwakilan, seperti Computer Perwakilan yang saat ini di perwakilan ada 7, sedangkan dalam daftar inventaris Cabang hanya tercatat 5.
melakukan update atas inventaris yang berada dibawah wilayah Perwakilan.
untuk meminta penggantian atas resi yang salah cetak tersebut.Agar Cabang cq. Unit
Umum untuk selalu melakukan update daftar inventaris setiap ada inventaris baru yang didistribusikan atau yang rusak.
PT. JASA RAHARJA (PERSERO) CABANG JAMBIPERIODE : JANUARI S/D. DESEMBER 2010
BIDANG SDM
NO KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBATREKOMENDASI TIM AUDITOR
1 2 3 4 56 7
1. Penilaian kinerja pega wai belum sepenuhnya mengikuti peraturan yang ada. Penilaian Pegawai belum dibuat secara lengkap sesuai ketentuan meliputi Form A s/d. F. Penilaian semester I 2010 hanya dibuat form E dan F saja. Sedangkan form lainnya tidak dibuat. Penilaian Semester II 2010 belum dibuat..
Kep/49/2004 tanggal 30 April 2004 tentang Penilaian Kinerja Pegawai PT Jasa Raharja (Persero)
Pembuatan penilaian pegawai yang terdiri dari formulir A s/d. F cukup rumit dan memerlukan waktu yang panjang.Dilain pihak Bagian Administrasi belum sepenuhnya menguasai system penilaian yang ada.
Tidak dapat diketa hui penilaian yang dilakukan oleh Ke pala Cabang dan masing-masing Kepala Unit secara berkesinambungan terhadap bawahannya.
Cabang cq. Ka.Unit SDM & Umum agar dalam melakukan penilian form-form dibuat secara lengkap/dicetak kemudian diba gikan kepada pejabat yang akan menilai.Dengan cukup rumitnya pembuatan penilaian pegawai saat ini Tim merekomendasikan ke Kantor Pusat cq. Divisi SDM untuk mengkaji kembali system penilaian yang ada.
2. Masih terdapat formasi yang belum memenuhi kualifikasi jabatan yang dipersyaratkan. Penanggung Jawab Samsat dan Kasir P.Muara Bungo masih menduduki Tingkat
Jabatan 9: Kasir Perwakilan Muara
Bungo Muara Jambi Muara Sabak Sarolangun
Keputusan Direksi nomor Skep/19/III/1998 tentang Sistem Pola Karir Pegawai PT. Jasa Raharja (Persero).
Belum tersedianya pegawai dengan kualifikasi TJ 8. Di Cabang Jambi
Tanggung jawab pegawai tersebut melebihi porsinya dan tanggung jawab tidak mak simal dan hal ini dapat menumbu hkan dismotivasi dalam melaksana kan tugas
Tim merekomendasi agar Cabang dalam hal ini Unit SDM mengusulkan Promosi dan Atau Transfer bagi ketiga pegawai tersebut bila telah memenuhi criteria yang dipersyarat kan sesuai ketentuan yang berlaku
3. Penanggung Jawab di bidang keuangan & umum, pelayanan dan operasional belum terisi.Cabang Jambi belum memiliki: Ajun Pranata Komputer Pelaksana Adm.Bidang
Teknik Ajun Surveyor PKWT Bidang PKBL
Struktur organisasi Cabang Tipe C/Perwakilan Tk.II, sesuai Keputusan Direksi nomor Kep/168/2008 tentang Struktur Organisasi PT. Jasa Raharja (Persero)
Keterbatasan SDM di Cabang Jambi
Terjadinya tugas rangkap, beban tugas pegawai menjadi bertambah ssehingga fungsi control menjadi lemah
Tim merekomendasi agar Cabang mengisi Jabatan yang lowong dengan cara mengusulkan kekantor Pusat
4. Terdapat 3 (tiga) orang pegawai bertugas ditempat dan Tingkat Jabatan yang sama lebih dari 3 tahun, an :1. Efri Penjab S.Perw.M
Bulian sejak 3 Jan. 1994 (Tj8 - SG 21)
2. Adrizal Penjab S.Perw. K.Tungkal sejak 1 Oktober 1996 (Tj8 - SG19)
3. Yulis Basri Penjab. S.Perw. Sungai Penuh sejak 16 Juli 1988 ( Tj8 – SG21)
Struktur Organisasi Cabang sesuai Ke putusan Direksi no mor Kep/168/2008 tentang Struktur Organisasi PT. Jasa Raharja (Persero)
Kantor Pusat belum memenuhi permintaan Cabang sesuai surat No.SM/141/2010 tanggal 27 September 2010
Kelancaran pelaksa naan tugas dibi dang tersebut me ngalami hambatan Terjadinya tugas rangkap, beban tugas pegawai bertambah .
Terhadap kondisi tersebut, tim merekomendasikan kepada Cabang Jambi untuk dapat mengajukan kembali penam bahan pegawai kepada Kantor Pusat untuk mengisi formasi kekosongan tersebut. Agar Divisi SDM Kantor Pusat untuk menanggapai surat Cabang No.SM/141/2010 tanggal 27
September 2010.
5. Daftar Pembayaran Uang
Makan Pegawai masih terdapat ketidak sesuai dengan Daftar Hadir/ Absensi Pegawai.Pegawai yang pulang lebih awal dari ketentuan jam kerja masih diberikan bantuan uang makan siang.
SM/SE/5/2009 tanggal 4 Februari 2009.Instr/18/2009 tanggal 30 Januari 2009 tentang Pemberian uang makan siang pegawai
Kondisi tersebut terjadi karena Cabang tidak mematuhi dan melaksa nakan ketentuan yang telah digariskan oleh Perusahaan
Perusahaan membayar bantuan uang makan siang kepada pegawai yang tidak seharusnya dapat dan efek jera terhadap pelanggaran isiplin terutama absensi menjadi tidak ada.
Hendaknya Cabang tetap mematuhi seluruh ketentuan yang telah digariskan oleh Perusahaan
6. Pembayaran dan laporan pajak PPh Ps 21 belum sesuai ketentuan yang berlaku:Masih terdapat pembayaran pajak PPh Ps 21 diatas tanggal 10 setiap bulannya.Unit SDM tidak melaporkan pajak yang telah dibayarkan ke kantor pajakPembayaran pajak dilakukan setiap ada transaksi
Peraturan PerpajakanPembayaran pajak selambat lambatnya tanggal 10 setiap bulannyaLaporan pajak yang telah dibayarkan selambat lambat nya tanggal 20 setiap bulannya
Kondisi tersebut terjadi karena Ca bang tidak mematuhi dan melaksa nakan ketentuan yang telah digariskan oleh Peru sahaan Kanit SDM & Umum belum mema hami pembuatan laporan pajak
Perusahaan dapat dikenakan denda keterlambatan setor sebesar 2% dari jumlah pajak yang disetor.Peruhasaan dapat dikenakan denda Rp.100.000,- setiap keterlam batan lapor tidak efisien, dan SSP (Surat Setoran Pajak) menjadi banyak
Ka Unit SDM & Umum lebih meningkatkan pengawasan terhadap pegawai bawahannya, dan senatiasa mematuhi aturan yang telah digariskan perusahaan
Tim merekomendasi pembayaran pajak dilakukan sekaligus sebelum jatuh tempo dan dilaporkan ke kantor pajak sebelum tanggal 20 setiap bulannya
7. Penggantian biaya rawat jalan tidak sesuai dengan ketentuanHasil verifikasi kami terhadap penggantian biaya rawat jalan menunju kan adanya ketidak sesuaian dengan ang berlaku. Pra inhealth biaya rawat jalan seluruhnya dibayarkan. Biaya yang diganti perusahaan sebesar Rp.11.634.172,- biaya yang seharusnya diganti sebesar Rp 2.919.000,- sehingga kelebihan bayar sebesar Rp 8.715.172,-
P/SE/17/2010 tanggal 1 Maret 2010
Cabang tidak mempe domani sepenuhnya P/SE/17/2010 tanggal 1 Maret 2010
Cabang keliru mempersepsikan ketentuan tersebut
Perusahaan menanggung beban biaya rawat jalan lebih besar yaitu sejumlah Rp.8.715.172,-
Agar Cabang mempedomani P/SE/17/2010 tanggal 1 Maret 2010 dan menghitung kelebihan pembayaran untuk disetorkan kembali ke Perusahaan.
8. Penggantian Kaca MataPengajuan penggantian kaca mata tanpa surat rujukan dari dokter keluarga terlebih dahulu.
Kep./157/2008 tgl 19 nopember 2008. Psl.5 Pe rusahaan mem berikan penggan tian biaya untuk pembelian ga gang/ frame dan kaca/ lensa kaca mata bagi pega wai berdasarkan resep yang dike luarkan oleh Dok ter spesialis ma ta yang ditunjuk atau oleh dr spesialis mata di rumah sakit yg ditunjuk
Ka.Unit SDM tidak memahami ketentuan yang berlaku
Sulit dipertanggung jawabkan proses pelaksanaannya
Ka Unit SDM lebih mening katkan pemahaman mengenai prosedur penggantian kaca mata
9. Data pegawai kantor Pusat belum terdokumentasi.Daftar Riwayat Hidup pegawai yang berasal dari kantor Pusat data lengkapnya
Peraturan Kepegawaian PT Jasa raharja (Persero)
Cabang telah mengirim surat ke Kantor Pusat namun belum dikirim sampai saat ini.
Cabang tidak dapat mengetahui riwayat hidup dan perkembangan pegawai yang bersangkutan
Agar Cabang mengirimkan surat ke Kantor Pusat dengan menunjuk surat terdahulu. Dan Kantor Pusat cq. Div. SDM dapat mengirim RH tersebut ke
masih berada di Kantor Pusat.
Kantor Cabang.
10. Masih terdapat Tenaga bayangan di Cabang JambiCabang masih mempeker jakan tenaga bayangan an.:1. Irawati Ravitri, sejak bulan
Juni 2005 di unit PKBL2. Rafik di Samsat Bangko3. Riki Adisaputra di Samsat
Sarolangun4. Fahmi di Samsat sungai
penuh5. Marwanto & Adek Rohana
di Samsat Muara Bungo
Kep/58/2010 tgl 8 Maret 2010 tentang Komponen Gaji Orga nik
P/SE/4/2010 tgl 12 Januari 2010 point 6 dilarang mempeker jakan orang atau pihak lain yang tidak berada dalam struk tur perusahaan baik di Cabang ,Samsat dan Unit Pelayanan lainnya (Staff only)
Cabang tidak mematu hi ketentuan perusaha anCabang kekurangan tenaga SDM
Dalam pelaksanaan tugas bila terjadi hal hal yang tidak diinginkan tidak dapat dipertanggung jawabkan
Tim merekomendasi agar cabang tidak mempekerjakan tenaga bayangan
PT. JASA RAHARJA (PERSERO) CABANG JAMBIPERIODE : JANUARI S/D. DESEMBER 2010
BIDANG HUMAS
1.
Terdapat program yang melebihi realisasi anggar an humas, antara lain :- Langganan surat kabar untuk
Perwakilan melebihi 13,15%- Expose Kegiatan Perusahaan
Cabang melebihi 25,47%- Kegiatan Pemasangan Spanduk
dan Umbul2 melebihi 134,93%
Program dan Anggaran Humas
Cabang dalam merealisir kegiatan kurang memper hatikan anggaran perprogram. Terdapat kegiatan yang menyerap anggaran cukup tinggi al:
- Pemasangan Media Reklame di R. Tunggu Bandara.
- Pemasangan Branding Display Perusahaan pada Rompi Tribun Jambi.
- Ulang Tahun Kota Jambi Emas.
Terjadi kelebihan penggunaan anggaran dalam beberapa program humas
Dalam merealisasikan anggaran Humas berdasarkan anggaran dan RTL yang telah disusunKa.Unit Humas harus lebih teliti dalam mengantisipasi setiap kegiatan sehingga penetapan anggaran dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
2.
Laporan Kegiatan Humas berupa foto dokumentasi dan per tanggungjawaban keu angan saja. Masing masing Kegiatan Humas yang telah dilakukan tidak dibuatkan laporan kegiatannya tetapi hanya berupa dokumentasi berupa foto dan pertanggung jawaban keuangan. Antara lain kegiatan : Penyuluhan Dialog interaktif
Program Humas tahun 2010
Unit Humas belum sepenuhnya memanfaatkan laporan sebagai bahan evaluasi untuk pelaksa naan tugas dan evaluasi kegiatan mendatang.
Cabang tidak memi liki arsip kegiatan humas yang ber fungsi sebagai bahan evaluasi dan kontrol atas kegiatan tersebut
Agar Cabang setiap melakukan kegiatan kehumasan membuat laporan kegiatan sebagai bahan evaluasi
3.
Pemberian honor dan uang transport belum berdasarkan ketentuanPemberian Honor dan bantuan uang transport kepada nara sumber dan wartawan serta pegawai dalam kegiatan humas belum berdasarkan suatu ketentuan.
Perlu ada ketentuan yang mengatur honor wartawan dan nara sumber, serta honor panitia khusus untuk kegiatan Humas
Pemberian Honor dan uanag transport disesuai kan dengan kegiatan dan anggaran humas.Cabang belum membuat ketentuan untuk pembe rian honor wartawan dan narasumber untuk kegiatan Humas
Pemberian honor tidak seragam dan tidak berdasar
Tim merekomendasi agar Cabang membuat ketentuan untuk pembe rian honor wartawan dan nara sumber untuk kegiatan Humas dengan mengkonsultasikan dulu ke Kantor Pusat bagian Humas
4.
Tanda tangan penerimaan kegiatan Sosialisasi dan Konferensi Pers diragukanTanda tangan masing masing penerima uang saku peserta sosialisasi Jasa Raharja untuk pengemudi angkutan penumpang tanggl 17 Mei 2010 diragukan. Masing masing tanda tangan cenderung sama.Tanda tangan Bantuan transport untuk wartawan kegiatan konferensi pers tanggal 9 Desember 2010 diragukan
Masing masing tanda tangan penerima uang saku berbeda.
Diakui bahwa tanda tangan tersebut hanya dilakukan oleh dua orang saja yaitu orang yang dianggap pemimpin dari pengemudi anggkutan umum tersebut. Diakui bahwa tanda tangan tersebut ditanda tangani oleh petugas Humas
Tanda tangan bukan dilakukan oleh masing masing pengemudi, dan wartawan penerima uang transport sehingga penerima uang tersebut diragukan bukan orang yang berhak menerimanya. Lemahnya pengawasan dari atasan langsung.
Tim merekomendasi agar Kepala Cabang lebih meningkatkan pengawasan kepada bawahannya
PT. JASA RAHARJA (PERSERO) CABANG JAMBIPERIODE : JANUARI S/D. DESEMBER 2010
BIDANG PKBL
1.Realisasi AnggaranBesar dana PKBL tahun 2010 adalah Rp.1.000.000.000,- telah tersalurkan sejumlah Rp. 947.500.000,- atau sebesar 94,7% dengan jumlah mitra binaan 46 pengusaha. Dana yang tidak tersalurkan sebesar Rp. 52.500.000,- atau sebesar 5,3 %
Anggaran PKBL Cabang Tahun 2010
Kantor Pusat tidak mensuplai dana tersebut yang telah diminta Cabang melalui surat No.PK/48/2010 tanggal 20 Nopember 2010
Tidak seluruh dana PKBL yang telah dianggarkan dapat tersalurkan dan 8 mitra yang mengajukan tidak dapat terpenuhi pinjamannya.
Tim merekomendasi agar Urusan PKBL Kantor Pusat merespon permintaan Cabang karena sudah dianggarkan.
2. Prosentase akumulasi tunggakkan mitra binaan dibawah maksimum yang ditetapkan (maks.15%). Sumber Dana Jasa Raharja
sebesar Rp. 13.187.471,67 atau 2,69%
Sumber Dana ex PT BNI sebesar Rp. 285.947.480,66 atau 4,69%
Total tunggakan sebesar 4,54% Prosentase tunggakan s.d
Desember 2010 masih dibawah target maksimal 15%.
RKAP Bidang PKBL Tahun 2009. Prosen tase Tunggakan mak simal 15 %
Cabang Jambi telah melakukan kunjung an dan penagihan kepada mitra binaan secara kontinu.
Tunggakan diba wah target yang ditetapkan. Lebih kecil dari 15 %
Agar Cabang mempertahankan prestasi yang sudah baik dan lebih meningkatkan di tahun yang akan datang.
3. Tertib Administrasi Pengajuan Pinjaman dan Cicilan Mitra Binaan belum sepenuhnya dipatuhi, al: Terdapat Laporan Survey yang
belum ditanda tangani. Proses persetujuan pemberian pinja
Kep./139/2004 tgl 30 September 2004 ttg
Kurang teliti dalam melaksanakan tugas
Verifikasi data yang terdapat dalam proposal dapat
Agar Kaunit PKBL menanda tangani setiap Lembar hasil Survey. Agar Kaunit keuangan menanda
man Form PK-05 masih ada yg belum ditanda tangani surveyor.
Terdapat Berita Acara Penyerahan Pinjaman MB yang belum ditanda tangani KaCab.
Kwitansi bukti tanda terima cicilan mitra binaan tidak ditanda tangani oleh Kanit Keuangan
Standar Prosedur Operasi Program PKBL.
Surat Perjanjian Pinjaman yang telah ditanda tangani, merupakan bukti yang sah
diragukan
Keabsahan penyerahan pinjaman kepada mitra binaan sulit dipastikan
tangani setiap kuitansi pembaya ran cicilan MB
Tim merekomendasi agar Kantor Pusat melengkapi SPO Program Kemitraan dan Program Bina Lingkungan PT Jasa Raharja (Persero) Kep/139/2004 tanggal 30 September 2004 dengan melampirkan contoh format resmi Surat Perjanjian Pinjaman sesuai SPO hal 57
4. Hasil Survey PKBL Tim SPI ke mitra binaan menun jukan hal sebagai berikut Pada umumnya mitra binaan
tidak pernah melaporkan perkem bangan hasil usahanya atau kepindahan alamat usahanya.
MB an Tabri Idris, nama usaha Depot Kayu Aman menyata kan uang pinjaman digunakan oleh San tosa (Pegawai JP) atas sepengetahuan Sdr Tabri Idris dan Istri. Tunggakan saat Rp 11.000.000,- pinjaman dilkukan pada Nopem ber 2007 yang seha rusnya berakhir pada Nopember 2010
Kep./139/2004 tgl 30 September 2004 ttg Standar Prosedur Operasi Program PKBL.
Unit PKBL harus proaktif memonitor perkembangan usaha dan kegiatan mitra binaan sebagai kontrol
Petugas PKBL tidak melakukan survey kelayakan terhadap permohonan pengajuan PKBLPetugas PKBL tidak melakukan monitoring danPenagihan baik secara tertulis maupun kunjungan
Perkembangan usa ha dan kegiatan mitra tidak diketa hui Tunggakan ti dak tertagih karena hilangnya kontakUang pinjaman diberikan kepada orang yang bukan haknyaTerjadi tunggakan yang cukup besarTidak termonitor usaha mitra binaan
Agar dilaksanakan survey sebelum dilakukan penyerahan kepada calon mitra binaan dan proaktif memonitor perkem bangan usaha dan kegiatan mitra binaan sebagai kontrolSegera melakukan penagihan terhadap tunggakan tersebut
5. Laporan kagiatan pelatihan belum dibuatUnit PKBL telah melaku kan Pelatihan “Kewirausa haan dan
Setiap kegiatan pela tihan harus dibuat kan laporan
Unit PKBL belum sepenuhnya memanfaatkan laporan pelatihan sebagai
Cabang tidak memi liki arsip kegiatan pelatihan mitra bi
Agar Cabang setiap melakukan kegiatan pelatihan mitra binaan dan
Manajemen” terhadap 30 Mitra Binaan (sesuai PK/7/2010 tang gal 10 Nopember 2010). Dengan biaya sebesar Rp.67.396.200,- (sesuai P/7/2010 tgl 10 Nopem ber 2010) Namun Lapor an Kagiatan Pelatihan sebagai bahan evaluasi tidak dibuat
kegiatan nya bahan evaluasi untuk pelaksanaan tugas dan evaluasi untuk kegiatan mendatang.
naan yang berfung si sebagai bahan eva luasi dan kon trol atas kegiatan tersebut
kegiatan lainnya membuat laporan kegiatan sebagai bahan evaluasi.
6.Pegawai bayangan mene rima uang hasil setoran cicilan mitra binaan dan menyetor ke bank. Sdri Wati tenaga bayang an melakukan penerima an cicilan mitra sekaligus menyetorkannya ke bank.
Perusahaan tidak diperkenankan mem pekerjakan pegawai bayangan/ honda
Cabang memiliki keter batasan SDMCabang tidak mematuhi ketentuan yang telah digariskan perusahaan
Bila terjadi hal hal yang tidak diingin kan, ybs tidak dapat diminta per tanggungjawaban nya
Agar Cabang melakukan hal hal sebagai berikut: Tidak mempekerjakan pega wai
bayangan. Meminta tambahan pegawai
kepada kantor pusat guna mengisi kebutuhan yang ada
7.Tanda tangan peneri maan kegiatan Sosia lisasi dan Konferensi Pers diragukanTanda tangan masing masing penerima uang saku peserta sosialisasi Jasa Raharja untuk pengemudi angkutan penumpang tanggal 17 Mei 2010 diragukan. Masing masing tanda tangan cenderung sama.Tanda tangan Bantuan transport untuk wartawan kegiatan konferensi pers tanggal 9 Desember 2010 diragukan
Masing masing tanda tangan penerima uang saku berbeda.
Diakui bahwa tanda tangan tersebut hanya dilakukan oleh dua orang saja yaitu orang yang dianggap pemimpin dari pengemudi anggkutan umum tersebut. Diakui bahwa tanda tangan tersebut ditanda tangani oleh petugas Humas
Tanda tangan bu kan dilakukan oleh masing masing pe ngemudi, dan war tawan penerima uang transport se hingga penerima uang tersebut dira gukan bukan orang yang berhak mene rimanya. Lemah nya pengawasan dari atasan lang sung.
Tim merekomendasi agar Kepala Cabang lebih meningkatkan pengawasan kepada bawahannya
8. Tertib administrasi kegia tan Pameran Bengkulu Expo 2010 belum sepe nuhnya dipenuhi. Tidak ditemukan surat
persetujuan dan kese pakatan sebagai peser ta pameran
Tidak ditemukan pe nunjukan mitra bina an sebagai peserta pameran dan hasil konfirmasi kesediaan calon (MB)
Masih ditemukan kui tansi tanpa tanggal pada Kegiatan Pame ran Bengkulu Expo
Uang saku petugas PKBL tidak sesuai dengan ketentuan, uang saku Tj.10 Rp.500.000,-
Kep/139/2004 tanggal 30 Septem ber 2004
Akuntabilitas pertanggung jawaban keuangan
PK/11/2008 tanggal 16 Januari 2008 tentang Lumpsum Kunjungan/Survey dan Diklat/ Pameran Mitra binaan. Uang saku untuk Tj.10 Rp.450.000,-
Dalam memper siapkan pameran Ka.Unit PKBL ber komunikasi via telepon tidak melalui surat menyurat
Pada saat pemba yaran tidak diisi tanggal pemba yaran
Ka.Unit PKBL tidak mempedomani ke tentuan yang diga riskan. Tj.10 diber iuang saku sejum lah Rp.500.000,-
Tertib adminis trasi belum sepenuhnya dilaksanakan.
Tidak adanya bukti autentik tertulis
Akuntabilitas pertanggung jawaban keu angan diragu kan
Terdapat kele bihan bayar se besar Rp.50.000,-
Setiap kegiatan pameran dan pelatihan dapat dipenu hi prosedurnya dan terdo kumentasi
Agar lebih teliti dalam melakukan pertanggungjawab an keuangan sehingga akunta bilitas dan audibilitas dapat dipertanggungjawabkan
Dalam setiap pembayaran harus mengacu pada ketentuan yang telah digariskan oleh perusahaan
PT. JASA RAHARJA (PERSERO) CABANG JAMBIPERIODE : JANUARI S/D. DESEMBER 2010
BIDANG SEKRETARIAT
NO KONDISI KRITERIA SEBAB AKIBATREKOMENDASI TIM AUDITOR
1 2 3 4 56 7
1. Kearsipan dinamis dan persuratan dinas di Cabang dan Perwakilan belum sesuai dengan ketentuan- Surat surat yang diterima oleh
Kantor Perwakilan belum seluruhnya diberikan kode klasifikasi dan distempel
- Diperwakilan penyimpanan dokumen tebal seperti laporan bulanan yang disimpan dalam box arsip sebagian box belum diberi label
- Perwakilan dalam hal pengiriman dan penerimaan surat belum memanfaatkan sarana kearsipan (kartu kendali, lembar disposisi, pengantar surat biasa)
- Belum semua tab folder pelayanan mencantumkan no. berkas.
- Box Pelayanan belum seluruhnya diberi label dan daftar klaimen pada tutup box
- Pengelolaan surat masuk dan
Tata Persuratan Dinas PT.Jasa Raharja (Per sero).
SPO Kearsipan Dinamis Keputusan Direksi No. Kep/182/2004 tanggal 31 Desember 2004
Petugas perwakilan yang menangani kearsipan telah me nerima pembinaan kearsipan namun ybs dipindah tugaskan ke Cabang, sehingga di Perwakilan tidak ada yang paham tentang kearsipan
Cabang dan Perwa kilan belum sepenuh nya memperhatikan masalah kearsipan dinamis dan persu ratan dinas.
Arsip menjadi sulit ditemukan apabila diperlukan.Kontrol terhadap penyelesaian pekerjaan tidak termonitor
Agar Cabang dan Perwakilan dalam melaksanakan kearsipan dinamis dan persuratan dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Agar Cabang segera melakukan pembinaan kearsipan kepada perwakilan Muara Bungo guna tertib kearsipan sesuai dengan ketentuan Tata Kearsipan Kep/182/2004 tanggal 31 desember 2004
keluar telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Kartu kendali & lembar pengantar telah digunakan sebagai alat penelusur surat. Namun masih ditemukan KK yang belum dicantumkan kodenya
- Surat-surat yg ada dalam folder belum seluruhnya diberi kode klasifikasi arsip dan index pada samping kanan bawah surat
- Penyimpanan KK untuk relasi masih disatukan dengan KK internal.
- Lembar disposisi tidak dicantumkan tanggal penyele saiannya
- Surat edaran yg berisi peraturan perusahaan yg harus diketahui oleh seluruh pegawai telah diedarkan sesuai ketentuan berikut paraf pegawai sebagai bukti bahwa surat tsb telah diedarkan dan dibaca oleh seluruh pegawai.
- Penataan berkas rapat sudah dilakukan sebagaimana mestinya. Belum seluruhnya dibuatkan daftar hadir dan notulen rapat.
- Berkas pelimpahan di bagian pelayanan tidak diarsip dengan baik, folder tidak ada nomor dan nama korban.
JAMBI, 31 JANUARI 2011
AUDITEE: AUDITOR:
Nama : Nina ViranaJabatan : Ketua Tim
Tandatangan :
Nama : Abdul RachmanJabatan : Ka. Unit PelayananTandatangan :
Nama :Basarudin SidikJabatan : Ka. Unit SDM dan Umum
Tandatangan :
Nama : Syafaat RahmanJabatan : Ka. Unit PKBL
Tandatangan :
Nama : Taufik HidayatJabatan : Anggota Tim
Tandatangan :
Nama : Mario Ricky P. LubisJabatan : Anggota Tim
Tandatangan :
Nama : Khalil GibranJabatan : Anggota Tim
Tandatangan :
Nama :Halomoan HarahapJabatan : Ka. Unit HumasTandatangan :
Nama : Edi ArmanJabatan : Ka. Unit Keuangan dan Akun.Tandatangan :
Nama : Erwin SudrajatJabatan : Ka. Unit Teknik
Tandatangan :
MENGETAHUI,
Ismail, SE., MM.Kepala Cabang
Denny A. LongkutoyPengawas
top related