stakeholder management

25/07/2014 1

Project stakeholders management

Instructor:

José Pantoja Magaña

Agosto, 2014

Diplomado en Administración de Proyectos

Administración de los Stakeholders

Jose Pantoja Magaña

• Ing. Químico UNAM (1967-1971) • M en C Fisicoquímica UNAM ( 1975-1977) • M. en C. Liderazgo FIU ( 1987-1989) • M. en C. Calidad La Salle (1991-1993) • Diplomados Impartidos: • Habilidades Gerenciales • Administración de Proyectos • Desarrollo de Habilidades Docentes • Desarrollo de Habilidades Administrativas • Calidad en el Trabajo • Liderazgo • Administración del tiempo • Control Estadístico del Proceso (FORD-ITESM) • Certificación Black Belt y Green Belt Six- sigma • 5´S + 1 • Habilidades Docentes ,,,,,,,,Y otros más

Objetivo

Identificar los procesos principales de la Gestión de Stakeholders del proyecto y sus interacciones con las diferentes áreas de conocimientos de acuerdo con las definiciones del PMBOK.

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• Procesos a estudiar:

• 1.- Identificación de los Stakeholders I

• 2.- Plan Stakeholders Management P

• 3.- Manage Stakeholder Engagement E

• 4.- Control Stakeholders Engagement M

Project stakeholder management

• Esta área de conocimiento incluye: • Los procesos requeridos para

identificar la gente, grupos u organizaciones que pueden impactar o ser impactadas por el proyecto, analizar las expectativas de los Stakeholders y sus impactos sobre el proyecto.

• El desarrollo de estrategias de administración adecuadas para involucrar de manera efectiva a los Stakeholders en la toma de decisiones y ejecución del proyecto.

• .

Project stakeholder management

También se enfoca en la continua comunicación con los stakeholders entendiendo sus necesidades y expectativas , direccionando adecuada y oportunamente los incidentes que ocurran, manejar los conflictos de intereses y buscar la manera de involucrarlos en las actividades y decisiones propias del proyecto.

La satisfacción de los Stakeholders debe ser vista y manejada como un objetivo del proyecto

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procesos que se incluyen en project stakeholder management:

• Identificación de Stakeholders

• Plan Stakeholder Management

• Manage Stakeholder Engagement

• Control Stakeholder Engagement

Identificacion de stakeholders

• Su principal objetivo es :

Identificar a la gente, grupos u organizaciones que

podrían impactar o ser impactadas por una decisión, actividad., o salida del proyecto, y analizar y documentar todo lo relevante considerando sus intereses, involucramiento, interdependencias, influencia y potencial impacto que puedan tener para el éxito del proyecto.

Etapa de Inicio

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Identify Stakeholders

Project Charter

Procurement documents

Enterprise enviromental factors

Organizational process assets

Inputs

Stakeholder analysis

Expert judgment

Meetings

Tools and techniques

Stakeholder register

Outputs

Plan stakeholder management

Su principal objetivo es :

• Desarrollar las estrategias adecuadas para

administrar un involucramiento efectivo de los Stakeholders a lo largo del ciclo de vida del proyecto, basándose en el análisis de sus necesidades, intereses, y potencial impacto que puedan tener para el éxito del proyecto.

• Etapa de Planeación

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Plan Stakeholder Management

Project Management Plan

Stakeholder Register

Enterprise enviromental factors

Organizational process assets

Inputs

Expert judgment

Meetings

Analytical techniques

Tools and techniques

Stakeholder Management Plan

Project documents updates

Outputs

Manage stakeholder engagement

• Su principal objetivo es :

• Comunicar y trabajar con Stakeholder para identificar sus necesidades y expectativas.

• Direccionar adecuadamente los incidentes que ocurran, y fomentar apropiadamente su compromiso de manera efectiva en las actividades del proyecto a los largo de su ciclo de vida.

• Etapa de Ejecución

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Manage Stakeholder Engagement

Stakeholder Management Plan

Communications Management Plan

Change log

Organizational process assets

Inputs

Communications methods

Interpersonal skills

Management skills

Tools and techniques

Issue log

Change requests

Project management plan updates

Project documents updates

Organizational process assets updates

Outputs

Control stakeholder engagement

• Su principal objetivo es :

• Monitorear en forma global las interrelaciones de los

Stakeholders ajustando estrategias y planes para asegurar el compromiso de estos con el desarrollo del proyecto.

• Etapa de Monitoreo y Control.

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Control Stakeholder Engagement

Project Mangement Plan

Issue log

Work performance data

Project documents

Inputs

Information management systems

Expert judgment

Meetings

Tools and techniques

Work performance information

Change requests

Project management plan updates

Project documents updates

Organizational process assets updates

Outputs

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Resulta critico para el éxito del proyecto, identificar tempranamente el el proyecto y analizar sus niveles de ínteres, sus expectativas individuales, así como su importancia e influencia en el desempeño del proyecto Esta evaluación inicial debe ser revisada y actualizada regularmente. Deben ser clasificados de acuerdo a su interes, influencia, e involucramiento en le proyecto. .

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Identify Stakeholders

Project Charter

Procurement documents

Enterprise enviromental factors

Organizational process assets

Inputs

Stakeholder analysis

Expert judgment

Meetings

Tools and techniques

Stakeholder register

Outputs

ENTRADAS

• Project Charter.- Puede proveer información acerca de los participantes externos e internos relacionados con el proyecto y afectados por los resultados de la ejecución del proyecto, tales como el sponsor, miembros del equipo, grupos y departamentos participantes en el proyecto y otra gente u organizaciones afectadas por el proyecto

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Documentos de Procuración.- Si el proyecto es el resultado de actividades de procuración o esta basado en un contrato establecido, los participantes del contrato serán los diferentes tipos de Stakeholders. Otros participantes relevantes , tales como proveedores , deben ser considerados dentro de la lista de los Stakeholders del proyecto

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Factores ambientales de la empresa.- Cultura y estructura organizacional Estándares industriales y gubernamentales, y/o Regulaciones . Tendencias locales, regionales y globales. Hábitos y costumbres

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Activos de los procesos organizacionales.- Templates o plantillas del Registro de Stakeholders y su análisis. Lecciones aprendidas de fases previas o proyectos anteriores Registros de Stakeholders de proyectos anteriores.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• Análisis de Stakeholders .- Es una técnica de agrupar y analizar cualitativa y cuantitativamente la información que determina los intereses que deben ser considerados a través del proyecto.

• Identifica los intereses, expectativas e influencia de los Stakeholders y sus relaciones con el propósito del proyecto.

• También puede ayudar a identificar las interrelaciones entre ellos , para provocar coaliciones, sinergia o sociedades potenciales entre ellos y que sirvan para resaltar las oportunidades de éxito del proyecto.

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Pasos para el Análisis de Stakeholders

• Identificar todos los potenciales Stakeholders documentando información relevante, tal como sus roles, departamentos, intereses, área de conocimiento, expectativas y niveles de influencia en la toma de decisiones que puedan impactar los resultados del mismo

• .

• Analizar el potencial impacto o apoyo que cada Stakeholder puede generar y clasificarlos para definir una estrategia . Resulta importante priorizar la importancia de cada uno de ellos en la ejecución del proyecto para asegurar el uso eficiente y esfuerzos de comunicación necesarias para manejar adecuadamente sus expectativas

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Pasos para el Análisis de Stakeholders

• Evaluar sus probables reacciones ante varias situaciones, con el fin de planear como estas pueden influir en ellos con el fin de intensificar su apoyo y mitigar posibles impactos negativos ,

• Modelos:

• Power/Interest grid

• Power/Influence grid (Involvement)

• Influence/Impact grid

• Salience Model.-Diferentes clases de impacto de un Stakeholder basados en su autoridad, urgencia de atención, y legitimidad de

involucramiento en el proyecto

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• Juicios de Expertos.-

• Senior Management • Otras unidades dentro de la Organización • Stakeholders Identificados • Project Managers que han trabajado en proyectos en la misma

área • SME’ s • Profesionales y Asociaciones técnicas , cuerpos reguladores y

organizaciones no gubernamentales

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• Juntas .- + • Con el fin de identificar, desarrollar y entender

mediante un análisis de perfiles de los Stakeholders sus intereses, conocimientos, postura con respecto al proyecto y posible impacto en el mismo

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SALIDAS

• La principal salida es el Registro de los Stakeholders, la cual debe de contener todos los detalles relacionados a estos incluyendo:

• Información de Identificación.- Nombre, posición en la organización, rol en el proyecto, información para contactarlo-

• Información de la Evaluación .-Principales requerimientos, principales expectativas ,influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo del proyecto en que muestran más interés

• Clasificación de los Stakeholders.- Externos e internos, apoyadores, neutrales, resistentes, interesados, etc.

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Plan Stakeholder Management

Project Management Plan

Stakeholder register

Enterprise enviromental factors

Organizational process assets

Inputs

Expert judgment

Meetings

Analytical techniques

Tools and techniques

Stakeholder Management Plan

Project documents updates

Outputs

• Project Management Plan.- La información obtenida de este documento integrador servirá para :

• Seleccionar del ciclo de vida del proyecto los procesos que serán aplicados a cada fase.

• La descripción de como el trabajo será ejecutado para cumplir los objetivos del proyecto.

• La descripción de los requerimientos de recursos humanos necesarios, así como sus roles y responsabilidades, relaciones de información, y otros que ayuden a evaluar sus comportamientos y desempeño.

• Necesidades y técnicas para comunicarse con y entre stakeholders

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• Registro de Stakeholders.- Que contenga la información necesaria para planear adecuadamente el compromiso necesario de estos en el proyecto.

• Factores Ambientales de la Empresa.-Todos los factores ambientales son usados como entradas para estos procesos debido a que la administración de los Stakeholders debe adaptarse al ambiente del proyecto.

• De estos, la cultura organizacional, estructura, políticas de trabajo son de particular importancia, debido a que ayudarán a determinar las mejores opciones de apoyo o adaptación para cada actividad planeada.

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• Activos de los Procesos Organizacionales.-

• Son importantes los registros de lecciones aprendidas e información histórica debido que estas permitirán tener una visión en las estrategias y su efectividad para administrar a los stakeholders

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Herramientas y Técnicas

• Juicios de Expertos.

• Juntas o Reuniones

•

• Técnicas Analíticas.- El nivel de compromiso de los Stakeholders puede ser clasificado como sigue:

• Unaware.- Ajeno o inconsciente del proyecto y sus impactos potenciales, alejado del proyecto.

• Resistant.- Consciente del proyecto y sus potenciales impactos pero resistente al cambio.

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• Neutral.-Conscientes del proyecto, pero aún ni apoyadores ni resistentes.

• Supportive.-Conscientes del proyecto e impactos potenciales y partidarios del cambio.

• Leading.- Conscientes del proyecto e impactos potenciales, compromiso auténtico y activo asegurando el éxito del proyecto

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SALIDAS

• Stakeholder Management Plan.-

• Un componente básico del Project Management Plan que identifica las principales estrategias para lograr el compromiso efectivo de los Stakeholders.

• Este puede ser formal o informal, altamente detallado o ampliamente referenciado y basado en las necesidades del proyecto.

• En adición a los datos recolectados en el registro de los Stakeholders, también debe proveer de lo siguiente:

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• Deseos y niveles de compromiso de stakeholders

• Alcance e impacto

• Identificación de posibles interrelaciones y potenciales traslapes de influencia e impacto de los Stakeholder

• Requerimientos de comunicación de los Stakeholders dependiendo de la fase del proyecto.

• Tipo de información a ser distribuida, incluyendo lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle.

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• Razón para la distribución de la información e impacto esperado en el compromiso de los Stakeholders.

• Marco de tiempo y frecuencia para la distribución de la información

• Métodos para actualizar y afinar detalles para el progreso del proyecto.

• Project Documents Updates

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Manage Stakeholder Engagement

Stakeholder Management Plan

Communications Management Plan

Change log

Organizational process assets

Inputs

Communications methods

Interpersonal skills

Management skills

Tools and techniques

Issue log

Change requests

Project management plan updates

Project documents updates

Organizational process assets updates

Outputs

• Este proceso involucra actividades tales como: • Involucramiento o Compromiso de Stakeholders en etapas

apropiadas o adecuadas del proyecto para obtener o confirmar su compromiso para el éxito del proyecto.

• Hacerse cargo de las expectativas de los Stakeholders a través de le negociación y comunicación, asegurar el logro de metas.

• Direccionar intereses potenciales para evitar futuros incidentes o problemas .

• Estos intereses deberán ser identificados y discutidos tan pronto como sea posible, y de esta manera evaluar potenciales riesgos del proyecto.

• Clarificar y resolver issues que han sido identificados

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• Incrementar la probabilidad de éxito del proyecto mediante el aseguramiento del claro entendimiento de las metas, objetivos, beneficios y riesgos del proyecto con los Stakeholders.

• Incrementar el apoyo activo de Stakeholders y guiar a la mejor toma de decisiones.

• Anticiparse a las reacciones de la gente involucrada en el proyecto mediante acciones proactivas que ayuden a ganar apoyo y minimizar impactos negativos.

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Este proceso ayudará a incrementar la probabilidad de éxito del proyecto mediante la adecuada y seguro entendimiento de los Stakeholders de las metas del proyecto, objetivos, beneficios y riesgos. Podría asegurar un apoyo activo y ayudaría a guiar la mas adecuada toma de decisiones para el proyecto, anticiparse a las reacciones hacia el proyecto y generar acciones proactivas que ayuden a minimizar impactos negativos. El Project Manager es el encargado de enganchar o comprometer a los Stakeholders y recurrir como última instancia al Sponsor para que lo asista en caso necesario.

• Inputs:

• Stakeholder Management Plan

• Communications Management Plan

• Change Log

• Activos de los procesos organizacionales : • Requerimientos de comunicación organizacional

• Procedimientos de Administración de Issues

• Procedimientos de Control de Cambios

• Información histórica

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• Stakeholder Management Plan.- Aquí se describirán métodos y tecnologías adecuadas para mantener informados a los stakeholders.

• Communications Management Plan.- Proporciona una guía e información sobre las expectativas der los Stakeholders proporcionando entre otros. Requerimientos de comunicación. Información a ser comunicada incluyendo lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle, razones para la distribución de esta información, personas o grupos quienes la recibirán.

• Change Log.- Documentación debidamente informada de los cambios efectuados, su impacto en términos de tiempo, costo y riesgo

• Activos de los Procesos Organizacionales

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• Herramientas y técnicas.

• Communications Methods

• Interpersonal Skills:

• Building trust

• Resolving conflicts

• Active Listening

• Overcoming resistance to change

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• Interpersonal Skills

• Leadership

• Team building

• Motivation

• Communication

• Influencing

• Decision making

• Political and Cultural Awareness

• Negotiation

• Trust building

• Conflict Management

• Coaching

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• Management Skills:

• Facilitar consenso para lograr los objetivos del proyecto

• Influenciar a la gente que soporta o da apoyo al proyecto

• Acuerdos negociando ganar- ganar que satisfagan las necesidades del proyecto

• Modificar el comportamiento organizacional y competencias de la gente involucrada.

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• Outputs:

• Issue Log.- A project document used to document and monitor elements under discussion or in dispute between project Stakeholders o Project Staff members.

• Change Request.- Acciones correctivas y preventivas

• Project Management Plan Updates

• Project Documents Updates

• Actualización de Activos de los procesos organizacionales, dentro de los cuales cabe destacar para este proceso los siguientes:

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• Notificaciones a los Stakeholders .- Información pertinente para resolver issues aprobar cambios e incluir en el project status

• Reportes del proyecto.- Reportes formales e informales que describan el status del proyecto e incluyan lecciones aprendidas , issue logs, reportes de cierre, y salidas de cualquier área de conocimiento del proyecto.

• Presentaciones del proyecto.- información formal o informal presentada al equipo de proyecto u otros Stakeholders.

• Registros o records del proyecto.- Incluyendo correspondencia, memos, minutas de reuniones y otros documentos descriptivos del proyecto.

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• Feedback proveniente de Stakeholders .

• Información recibida de los Stakeholders concerniente a las operaciones del proyecto que puede ser compartida y usada para modificar y/o mejorar el desempeño.

• Documentación de lecciones aprendidas.-

• Documentación que incluye el análisis de las causas raíz de conflictos vividos, el razonamiento de las acciones correctivas escogidas, y otro tipo de lecciones aprendidas que deben formar parte del acervo histórico de la organización , para la mejora continua .

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Control Stakeholder Engagement

Project Management Plan

Issue log

Work performance data

Project documents

Inputs

Information management systems

Expert judgment

Meetings

Tools and techniques

Work performance information

Change requests

Project management plan updates

Project documents updates

Organizational process assets updates

Outputs

Control stakeholder engagement

• Proceso para monitorear las inter relaciones entre Stakeholkders, ajustar estrategias y planes para comprometer o enganchar a los Stakeholders, servirá para mantener o incrementar la eficiencia y efectividad de su desempeño y accionar respecto al proyecto y poder generar cambios ambientales que beneficien al proyecto y a la organización

• Inputs: • Project Management Plan.- El ciclo de vida seleccionado para el

proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase

• Issue Log

• Work Performance data.- Observaciones primarias y mediciones identificadas durante las actividades que ayuden a un mejor desempeño en el trabajo. Por ejemplo: % de trabajo terminado o de la meta propuesta , % de entregables documentados y aprobados, medidas técnicas de desempeño, inicio y término de actividades calendarizadas en el Schedule, número de cambios requeridos, número de defectuosos, costo actual, riesgos actuales, etc.

• Documentos del proyecto. Que soporten las diferentes etapas del proyecto desde el inicio y planeación al cierre ( Schedule; Registro de Stakeholders, Issue log, Change log, Project Communications, etc.

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• Herramientas y Técnicas:

• Information Management Systems.-

• Como una herramienta para estandarizar la captura, almacenamiento, y distribución de información del proyecto acerca de costos, presupuestos, progreso del Schedule, alcance y desempeño.

• También permite al Project Manager a consolidar reportes de varios sistemas y facilitar la distribución de los diferentes reportes de desempeño.

• Expert Judgment

• Meetings.- Intercambiar y analizar información relevante

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• Outputs:

• Work performance Information

• Change Request.- Acciones correctivas y Acciones preventivas recomendadas

• Project Management Plan Updates

• Change Management Plan

• Communications Management Plan

• Cost Management Plan

• Human Resources Management Plan

• Stakeholder Management Plan

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• Procurement Management Plan

• Quality Management Plan

• Requeriments Management Plan

• Risk Management Plan

• Schedule Management Plan

• Scope Management Plan

• Project Documents Updates • Stakeholder register

• Issue log

• Organizational Process Assets Updates

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¡GRACIAS

POR TU PARTICIPACIÓN !